Может ли ооо отправить ип в командировку

Обновлено: 04.07.2024

Командировки работников — явление весьма распространенное, причем как в организациях, так и у индивидуальных предпринимателей (далее — ИП). Однако командировкой можно признать далеко не всякую деловую поездку. О том, какие условия должны выполняться предпринимателями в отношении командирования работников, мы и поговорим далее.

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ О КОМАНДИРОВКАХ

Для того чтобы разобраться с вопросами отнесения деловых поездок к командировкам, необходимо в первую очередь определиться с тем, что понимается в российском праве под данным термином.

Как следует из ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

На это указывает и п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в ред. от 14.05.2013; далее — Положение), а также ст. 11 ТК РФ, из которой следует, что нормы трудового права не распространяются на лиц, работающих на основании договоров гражданско-правового характера.

Кто может быть командирован?

Сторонами трудового договора, как известно, являются работник и работодатель. Причем в отличие от работника, под которым всегда понимается физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем, в качестве работодателей, согласно ст. 20 ТК РФ, могут выступать не только организации, но и ИП, частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, и иные лица, использующие труд наемных работников. Следовательно, в командировку может быть направлен как работник организации, так и работник ИП.

Однако следует помнить, что в отношении некоторых категорий лиц Трудовым кодексом РФ установлен запрет на направление их в командировки.

К таким лицам относятся:

работники в период действия ученического договора, при условии, что командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ);

работники в возрасте до 18 лет, за исключением несовершеннолетних спортсменов (ст. 348.8 ТК РФ) и творческих работников, перечисленных в ст. 268 ТК РФ.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 166 ТК РФ указано, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Поэтому нельзя считать командировкой работу курьера, торгового агента, стюардессы, машиниста, проводника, водителя-дальнобойщика и т. д. Однако если данная категория лиц в интересах ИП направляется в поездку для выполнения поручения, отличного от своих основных трудовых обязанностей, то такая поездка будет считаться командировкой.

Откуда и куда?

Отметим, что командировкой признается выполнение поручения вне места постоянной работы. Обратимся к ст. 57 ТК РФ, посвященной содержанию трудового договора, согласно которой местом постоянной работы считается место расположения организации, либо ее обособленного подразделения, работа в котором обусловлена трудовым договором, либо рабочего места.

Причем это может быть как головной офис фирмы, так и ее структурное подразделение или рабочее место, расположенное в другой местности.

В последнем случае в трудовом договоре, заключаемым с работником, оговаривается, что местом работы работника является обособленное подразделение организации, местонахождение которого отлично от местоположения самой организации.

Поэтому для работников, работающих в обособленных подразделениях фирм, поездка в головную организацию также будет являться служебной командировкой, и наоборот.

Таким образом, к служебной командировке можно приравнять и поездку работника для выполнения служебного поручения в обособленное подразделение своей организации в пределах одного населенного пункта.

На какой срок?

Вместе с тем нужно учитывать, что командировка представляет собой временное событие, в течение которого работник выполняет поручение работодателя. Поэтому направление в очень длительную служебную командировку может повлечь за собой со стороны налоговых органов требование о регистрации обособленного рабочего места.

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

Первичные документы необходимы

Разумеется, командировка работника должна быть документально оформлена соответствующим образом, причем и в данном случае не имеет значения, кто выступает работодателем, — организация или ИП.

Согласно ст. 6 Федерального закона № 402-ФЗ ИП могут не вести бухгалтерский учет, но только при условии, что, в соответствии с налоговым законодательством, они ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения в порядке, установленном указанным законодательством. Сегодня такой порядок ведения налогового учета имеется у всех категорий предпринимателей, начиная от тех, кто применяет традиционную систему налогообложения, уплачивая налог на доходы физических лиц (НДФЛ), и заканчивая теми ИП, которые уже с 2013 г. планируют использовать вводимую с 1 января 2013 г. патентную систему налогообложения.

В частности, для ИП, уплачивающих с предпринимательских доходов НДФЛ, такой Порядок учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей утвержден Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 (далее — Порядок учета).

Составляем документы

Таким образом, ИП, как и любой работодатель, должен оформить для направляемого в командировку работника служебное задание, в котором указываются:

фамилия, имя и отчество работника, направляемого в командировку;

Документ подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник, а при отсутствии подразделений — самим ИП.

На основании служебного задания издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, который подписывается самим ИП или лицом, на которое возложены такие полномочия.

В приказе указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки. При необходимости в приказе указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления в командировку.

На основании утвержденного приказа (распоряжения) оформляется командировочное удостоверение в одном экземпляре. Удостоверение вручается работнику, направляемому в командировку, находится у него в течение всего ее срока и подтверждает фактическое время пребывания работника в служебной командировке, которое определяется по отметкам о времени прибытия в место командировки и выбытия работника.

Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них в командировочном удостоверении необходимо сделать соответствующую отметку о прибытии и выбытии.

Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности фирмы, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При командировках по России и в большинство стран СНГ наличие командировочного удостоверения является обязательным. Если имеет место поездка в страны дальнего зарубежья, то оформлять его нет необходимости, на что указывает п. 15 Положения.

Учет командировочных расходов

Перед отправлением работника в служебную командировку ему под отчет выдаются денежные средства на командировочные расходы, что прямо предусмотрено п. 10 Положения.

Напомним, что с 1 января 2012 г. порядок ведения кассовых операций на территории Российской Федерации регулируется нормами Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П; далее — Положение о порядке ведения кассовых операций).

Согласно Положению о порядке ведения кассовых операций ИП, так же как и юридические лица, ведут кассовую книгу и оформляют поступление и выдачу денег посредством приходных и расходных кассовых ордеров.

Порядок выдачи денежных сумм под отчет, применяемый в том числе ИП, фактически установлен п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций.

Как следует из указанной нормы, выдача денег на расходы, связанные с деятельностью ИП, производится на основании расходного кассового ордера 0310002, унифицированная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 03.05.2000).

Указанный документ оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составляемому в произвольной форме, в котором указывается требуемая сумма и срок, на который производится выдача наличных. Заявление визируется предпринимателем с указанием даты и передается в бухгалтерию.

Обратите внимание, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу представить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии — самому ИП) авансовый отчет, приложив к нему подтверждающие документы.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером, бухгалтером или самим предпринимателем, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный ИП.

Предпринимателям рекомендуется обратить внимание на письмо Банка России от 02.08.2012 № 29-1-2/5603, разъясняющее, что наличные деньги, снятые ИП с расчетного счета на личные нужды, могут расходоваться им без каких-либо ограничений. Составления авансового отчета по таким суммам не требуется.

Таким образом, возвратившись из командировки, работник ИП обязан отчитаться по ее итогам, а также представить в бухгалтерию либо самому предпринимателю авансовый отчет вместе с оправдательными документами по своим расходам.

Причем отчитаться по командировке и сдать отчет в бухгалтерию нужно не позднее трех рабочих дней с момента возвращения. На это указывает как п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, так и п. 26 Положения.

Содержание

Периодически по заданию начальства сотрудников организации отправляет со служебными заданиями в командировку. Такая поездка связана с выполнением поставленных задач, и так же требует определенных затрат, нужно знать, как происходит оформление таких командировок.

Кого нельзя отправлять в командировку

Зачастую руководитель отправляет в командировку без согласия сотрудников, так как она является выполнением трудовой обязанности.

Хотя существуют категории людей, для которых служебная командировка под запретом, или требуется письменное согласие.

Существует запрет на оформление командировки для таких людей:

Для женщин, которые ждут появления ребенка и с ними заключен трудовой контракт;
Рабочие организации, которые являются несовершеннолетними (но если они занимаются творческими профессиями и профессионально спортом, ограничений нет);
Рабочие, которые работаю в организации по ученическому договору.

Определенные категории личности можно отправлять в командировку, но в обязательном порядке нужно запросить письменное согласие на это. К ним относиться:

Женщины, которые работают по трудовому договору, у которых есть малолетние дети. И так же единственный родитель, у которого ребенку до 3-х лет;
Сотрудники организации, которые имеют детей инвалидов;
Рабочие организации, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи;
Рабочие организации с группой инвалидности, если командировка нарушает программу восстановления.

!Важно специалистам кадров нужно запомнить, что перед командировкой этих категорий специалистов ,нужно запросить на их согласие должен быть получен ответ в процессе командировки.

Может возникнуть много проблем когда предполагается командировочная поездка. Запрета же не существует на отправку в командировку. Вопрос может возникнуть, как отобразить время в командировке на 2-ом рабочем месте в компании. По закону запрещается оформлять отпуск за свой счет или ежегодно оплачиваемый в этот период. В таком случаи, рекомендуется предоставлять своим сотрудникам дополнительный отпуск (оплачиваемый).

Длительность командировки

Продолжительность командировки устанавливает руководитель, который фиксирует срок в своем распоряжении. Нужно решить, какой период нужен сотрудникам в командировке, определиться с производственными целями, которые ставиться перед сотрудниками и сроками.

Если положения организация предполагается служебное задания, то длина командировки также должна присутствовать в документе.

Нельзя точно учитывать вес факторы, то длительность поездки может быть продлена и сокращена. Оформляться такая ситуация должна путем отдельного распоряжения руководителя организации. Командировка считается поездкой более 1-ого дня и не может превышать больше 40-ка дней. А если срок выходит за пределы установленных рамок, то кадровая служба должна оформить перевод сотрудника.

В данное время вступил закон о том, что не закреплен ни минимальный, ни максимальный срок.

Очень часто возникают вопросы при определении командировки у специалистов, работа, которая требует постоянные разъезды для выполнения своих обязанностей.

Какие нужны документы для командировки

Внесены некоторые изменения в оформлении командировок, в данное время только два документа имеют обязательно к использованию:

Приказ или распоряжение директора – основной документ, который определяет направление, длительность поездки, такой приказ обычно оформляют по форме Т-9 или же на фирменном бланке компании;
Авансовый отчет– бланк, который работник подтверждает расходы во время командировки с прикреплением определенных документов. Составляется по форме АО-1.

Для оформления таких дополнительных документов необходимо упоминать в актах организации:

Командировочные удостоверения– должна быть отметка печатей от организации, можно использовать единый бланк, который будет включать в себя служебное задание, авансовый отчет и удостоверение;
Служебное задание – должно содержать сведения о работе, которую необходимо выполнить во время командировки, оформляться может по форме Т-10а;
Отчет о выполнении задания – Такой документ, составляться сотрудником, когда вернется с поездки. Нужно в этом документе объяснить проделанную работу во время командировки.
Журнал работника, уезжающего в командировку – это нужно для фиксации работника, который едет в поездку;
Служебная записка – нужна для оплаты расходов, если вдруг сотрудник использовал личный транспорт.

Как оформить командировку сотрудника несколько простых шагов

К отчету прикрепляется:

· Счет о проживание;

· Счет на проезд к месту командировки;

· Служебная записка с расходами;

· Квитанции за другие расходы.

Чтобы определить перерасход нужно:

· Есть ли затраты по неотложной причине;

· Есть ли документ на эти затраты, и составлены ли они правильно

Что еще можно и чего нельзя при отправки в командировку

Продлить или перенести уже действующую командировку в законах не содержаться. Хотя в тоже время ни в одном акте не указанно, как это можно и нужно сделать. Перенос срока командировки оформляется отдельным приказом. В нем нужно указать причину переноса, а так же новые даты.

Цель командировки — это сформулированное во внутренних документах организации задание, на выполнение которого направляется сотрудник. Шаблоны локальных актов, касающихся служебных поездок, могут быть составлены кадровой службой самостоятельно. К формулировкам в них Налоговая служба относится с пристальным вниманием.

Особенность командировки, или служебной поездки работника на определенный срок, состоит в том, что она совершается в рабочих, деловых целях, по направлению непосредственного руководителя предприятия. Сотрудник в рамках командировки должен выполнить конкретное задание в другом населенном пункте (городе, поселке, селе) — не по месту основной своей работы в организации. Таким образом, для признания поездки командировкой, необходимо соблюдение ряда условий: отправление сотрудника в другой населенный пункт, исполнение там задания руководства, входящего в должностные обязанности сотрудника, нахождение вне места постоянной работы достаточное количество времени.

Чтобы командировочные расходы были правильно учтены для снижения налогооблагаемой прибыли, важно правильно указать цель командировки, и примеры формулировок найти в законодательстве не удастся. Приведем примеры целей служебных поездок, которые налоговая инспекция может признать обоснованными.

Законодательное регулирование

С 2015 года требования к оформлению служебных поездок, командировок изменились, были отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением № 749.

До этого момента для оформления служебной поездки использовались следующие документы:

приказ директора фирмы;
командировочное удостоверение, заполнение которого производилось по определенным правилам: так, обязательно отмечалось время прибытия и убытия сотрудника;
служебное задание, в котором была также сформулирована цель поездки и в котором сотрудник составлял отчет о проделанной работе.

С 2015 года последние две формы отменены, хотя их применение и не запрещено. Новые формы не были введены. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и внесения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении в рамках командировки поручения в соответствии с поставленным заданием. Сейчас, если командировочное удостоверение не заполняется, цели и длительность командировки указываются в приказе.

Также, если это указано в локальных актах, составляется план поездки, где указываются данные организации и работника, а также сроки поездки, ее цели, пункт назначения, конкретные задания и этапы их выполнения, с которыми работник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он документ прочел. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.

При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:

беременных женщин;
несовершеннолетних сотрудников (исключение составляют представители творческих профессий, занятые на соответствующих должностях);
принятые по ученическому договору;
участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности сотрудники.

Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:

женщины — матери детей в возрасте до 3 лет;
граждане, воспитывающие в одиночку детей, которым еще не исполнилось 5 лет;
инвалиды или трудящиеся на особых условиях;
граждане, осуществляющие уход за больными членами семьи (если это необходимо в соответствии с полученным в установленном законодательством порядке медицинским заключением);
родители или опекун, обеспечивающие содержание и воспитание инвалидов, не достигших совершеннолетия.

Правила определения цели

Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:

соответствует виду деятельности и интересам компании;
не противоречит должностной инструкции и должности конкретного сотрудника;
отвечает принципу целесообразности и выполнения возложенных задач в определенный документами срок поездки (например, если она занимает всего один выходной день, это может вызвать подозрения);
не содержит общих, расплывчатых формулировок.

Распространенные примеры

Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:

заключение договора, подписание соглашения, достижение договоренностей о контракте (подписание предварительного договора);
представление интересов на судебном заседании;
ведение переговоров с контрагентами;
присутствие на научной конференции и представление доклада;
обмен опытом, прохождение обязательного обучения или курсов повышения квалификации.

План может быть представлен в отдельном документе.

Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:

инвентаризация;
проверка бухгалтерской и налоговой отчетности;
проверка правил ведения бухгалтерской документации и т. д.

В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.

Примеры для различных должностей и специальностей

Приведем формулировки целей командировок в распорядительных актах. Например, в командировку отправляется непосредственно директор ООО. В этом случае формируется не приказ, а распоряжение, формулировка выглядит следующим образом:

Цели могут быть сформулирован следующим образом:

для участия в переговорах;
для презентации продукта;
для заключения договора поставки оборудования и т.д.

Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции). Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.

Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:

установка устройства или изделия;
наладка его работы;
обучение штата предприятия или филиала правилам работы на оборудовании;
тестирование работы аппаратов;
сервисное обслуживание или производство гарантийного ремонта;
осуществление профилактических работ.

Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.

Определить необходимость оформления служебной поездки для работников с разъездным характером деятельности сложнее всего. Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностными инструкциями. Например, поездка с целью ремонта автомобиля является служебной. Формулировка является аналогичной: для обеспечения выполнения ремонта транспортного средства.

Могут быть направлены в командировки и другие сотрудники, например, преподаватели: для участия в конференциях, проведения курса лекций по взаимному соглашению, организации практических занятий и т.д.

Главное — описать задачи конкретно, чтобы сотрудник мог профессионально и на должном уровне выполнить задание руководства и составить отчетные документы. Это необходимо и для оформления отчетности перед налоговой инспекцией, и для организации эффективной работы предприятия.

Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то все затраты, связанные с поездкой, компания берёт на себя, в том числе и бензин. Можно возместить расходы по чекам, а можно выплатить фиксированную сумму. От этого будет зависеть размер компенсации за бензин и порядок её налогообложения.

Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов

Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем. Если вопрос согласован, бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку.

Приказ на командировку

Путевой лист

Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.

Служебная записка

По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.

По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 Положения о командировках).

А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина. Это делается на основании кассовых чеков.

Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.

Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля

Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

После этого работодатель издает:

приказ о выплате компенсации;
соглашение об использовании автомобиля, где прописывает сумму компенсации (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).

Суды согласны с таким подходом (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).

Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):

1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.

Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства

В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем.
По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины.

Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. 646 ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.
Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.

Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без. Если автомобиль без экипажа, страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Читайте также: