Кто такой референт генерального директора

Обновлено: 07.07.2024

1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

1.4. На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.

1.5. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- Гражданским кодексом Российской Федерации;

- Трудовым кодексом Российской Федерации;

- Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;

- ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

- ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);

- Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

- ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;

- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;

- Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;

- Единой государственной системой делопроизводства;

- Правилами и указаниями Росархива;

- Инструкцией по делопроизводству Общества;

- Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

- Приказами, распоряжениями руководства Общества;

- Настоящей должностной инструкцией.

1.6. На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

- прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

- подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;

- контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;

- контроль исполнения документов и поручений;

- организация работы приемной Генерального директора;

- документирование деятельности совещательных органов Общества;

- разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;

- организация документов в делопроизводстве;

- организация бездокументного обслуживания Генерального директора.

3.1. выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;

3.2. принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;

3.3. следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;

3.5. отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);

3.6. обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

3.7. получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;

3.8. организует телефонные переговоры Генерального директора;

3.10. осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;

3.11. выполняет печатные и копировально-множительные работы;

3.12. следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

3.13. принимает документы на подпись Генеральному директору;

3.14. контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;

3.15. контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

3.16. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;

3.17. ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;

3.18. ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;

3.19. ведет график работы водителей;

3.20. решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;

3.21. принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;

3.22. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;

3.23. в соответствии с действующими правилами шифрует дела;

3.24. систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

3.25. подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;

3.26. участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

3.27. выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;

3.28. консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.

Секретарь-референт имеет право:

4.1. разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;

4.2. запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;

4.3. рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;

4.4. вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;

4.5. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;

4.8. предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;

4.9. организовывать прием и определять приоритет посетителей;

4.10. требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;

4.11. давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе;

4.12. разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;

4.13. принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;

4.14. вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;

4.15. требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;

4.16. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. своевременность передачи адресатам входящей информации;

5.2. своевременность отправки исходящей корреспонденции;

5.3. качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;

5.4. небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

5.5. несвоевременную передачу информации Генеральному директору;

5.6. сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;

5.7. разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;

5.8. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;

5.9. нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;

5.10. невыполнение требований настоящей инструкции.

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

6.1. с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности;

6.2. с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;

6.3. со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.

VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

7.1. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

В условиях жесточайшей конкуренции, царящей сегодня на рынке, благополучие любой компании зависит от принятия руководителем своевременных и правильных решений. Поэтому так важно, чтобы рядом с ним находился опытный личный помощник, с одной стороны, готовый взять на себя ведение отдельных проектов, а с другой — умеющий приспособиться к особенностям характера своего шефа.

Общее описание

Образование

В настоящее время около 80 вузов страны ведут подготовку специалистов по документационному обеспечению управления. Традиционно высоко ценятся работодателями выпускники ГУУ и Историко-архивного института РГГУ.

Также больших успехов в этой профессии добиваются специалисты, получившие высшее лингвистическое образование, — филологи, переводчики.

Если говорить о курсах, занимающихся подготовкой секретарей и помощников руководителя с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования, то в числе лучших необходимо назвать следующие:

Смежные карьеры

Функциональные обязанности

Среди основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:

Круг обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании, стиля руководства и корпоративных стандартов. Так, в небольших фирмах помощник руководителя помимо своих должностных обязанностей нередко занимается административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров/водителей/менеджеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняет функции кадровика. Тогда как в крупных компаниях руководителю часто помогают не один, а два человека: делопроизводитель, отвечающий за техническое исполнение рутинной работы с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе, и координатор, личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.

В мегакорпорациях, где в каждом департаменте или подразделении есть секретарь-делопроизводитель, на помощника руководителя организации иногда возлагаются еще и функции руководителя секретариата или заведующего канцелярией.

Навыки

По существу, современный высокопрофессиональный помощник руководителя — это управляющий администратор, к наиболее важным компетенциям которого можно отнести следующие:

Среди ценнейших качеств, обеспечивающих успешность в профессии, необходимо назвать грамотность, коммуникабельность, дипломатичность, ответственность, исполнительность и аккуратность, способность оперативно обрабатывать большой поток информации, умение расставлять дела в порядке приоритетности, корпоративность, стрессоустойчивость, хорошую память и реакцию.

Кроме того, сегодня, когда многие российские фирмы выходят на международный уровень, свободное владение иностранным языком (или даже несколькими языками) стало важнейшим навыком, позволяющим соискателю получить должность помощника руководителя в солидной фирме.

Плюсы и минусы

Основным плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения бесценного управленческого опыта и перспектива неограниченного совершенствования собственных качеств и талантов. Работая рядом с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения стратегических и тактических задач бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня. В дальнейшем приобретенные знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть собственное дело.

Среди минусов можно выделить:

Оплата труда

В среднем зарплата помощника руководителя в Москве составляет 40–60 тысяч рублей, а в регионах значительно ниже — 15–30 тысяч рублей. Но, если кандидат владеет несколькими иностранными языками или имеет второе высшее образование, например юридическое (ведь по долгу службы ему приходится заниматься разработкой официальных/фирменных бланков служебных документов, составлением и оформлением документов, приданием документам юридической силы), то он может претендовать и на более высокую финансовую компенсацию. Фактически же верхнего предела зарплаты личного помощника руководителя не существует.

Перспективы

Не секрет, что многие сотрудники рассматривают должность персонального ассистента как хороший старт, трамплин для достойной карьеры. В будущем толковый помощник руководителя, хорошо знающий структуру компании, направления ее деятельности, специализацию сотрудников и внешние связи предприятия, может стать топ-менеджером — исполнительным/административным директором, заместителем директора или руководителем отдела/департамента. Нередко опытные помощники руководителя уходят в бизнес, так как приобретенные знания и опыт позволяют им успешно руководить собственным делом.

Тем не менее, подчас достижение должности помощника руководителя и есть свидетельство успешного карьерного роста: от секретаря небольшой фирмы или ресепшиониста до персонального ассистента руководителя мегакорпорации или холдинга. В настоящий период развития экономики эта профессия является достаточно престижной, высокооплачиваемой и весьма интересной и перспективной, особенно с точки зрения возможностей неограниченного совершенствования индивидуальных качеств и талантов.

Референт – относительно недавняя профессия. В советский и постсоветский период обязанности референта выполнял секретарь.

Со временем в развитых компаниях с обильной загруженностью начала формироваться новая специальность, которая заключается в консультировании клиентов и ознакомлении с общей информацией управляющего.

сбор и предоставление необходимой документации;
организация, либо помощь в организации проведения собраний и презентаций;
выполнение частных поручений начальства;
работа на ресепшене (ответы на телефонные звонки и электронную почту, прием и консультирование посетителей);
командировочные поездки;
заказ билетов для поездок руководителя.

Это далеко не весь список. Может быть включена работа с почтой, закупка канцелярии в офис, организация корпоративных вечеров и экскурсий. Должностные обязанности референта зависят от деятельности самого руководителя.

Основные требования к должности

Почти во всех вакансиях говорится про наличие высшего образования и владение общением делового характера. Чтобы развивать себя в профессии референта можно освоить такие направления подготовки:

лингвистика;
государственное и муниципальное управление;
зарубежное регионоведение;
педагогическое образование по профилю английского, немецкого или французского языка;
фундаментальная и прикладная лингвистика;
педагогическое образование по профилю информатика и английский язык.

Также потребуются навыки работы с компьютером минимум на начальном уровне (работать с Word, Excel, осуществлять переписки в социальных сетях, уметь оперативно находить в интернете требуемую информацию).

В большинстве случаев предпочтение отдается сотрудникам с имеющимся опытом работы. Желательно от двух лет.

Запросы к личности сотрудника

Профессия имеет прежде всего социальную направленность поэтому кроме грамотного владения русским языком, референту стоит владеть коммуникабельностью и живой экспрессией в речи. Если компания имеет высокий статус, важную роль сыграет приятная внешность референта.

Часто данный сотрудник является промежуточным лицом между начальством и коллективом, поэтому специалисту необходимо обладать личностной уравновешенностью и умением сглаживать конфликты.

Учитывая, что референт – помощник начальника, немаловажную роль сыграют такие черты, как ответственность, пунктуальность, исполнительность.

Нередко приходится работать с большими объемами документации, частыми звонками. Это может привести к эмоциональному выгоранию и нервному срыву сотрудника. Чтобы работать в таком режиме нужна хорошая психологическая закалка.

Не лишним остается творческая инициатива и находчивость. Она сыграет ведущую роль в организации корпоративных вечеров и бизнес-идей.

Четко определить высоко оцениваемые личностные качества референта достаточно сложно. Все зависит от самой компании и специализации управляющего. Допустим, если компания ориентирована на туристическую деятельность, для референта будет не лишним знание хотя бы одного иностранного языка.

Кому подойдет профессия? Какие перспективы карьерного роста?

Главным образом специальность подойдет тем людям, которые собираются продолжать работать в офисной среде. Это отличная начальная площадка, чтобы практически закрепить коммуникативные, компьютерные навыки.

В зависимости от специализации компании можно закрепить знания иностранных языков. Множество успешных менеджеров начинали именно с этой специализации.

Достоинства и недостатки специальности

Среди главных плюсов – возможность завести новые связи и за время работы понять, кому можно доверять. Это может быть хорошим толчком для карьерного роста. Другая перспектива заключается в шансе обрести практические навыки ведения бизнеса за время работы с руководителем. Нередки случаи, когда после ухода с должности управляющий ставит на свое место референта.

Дополнительные плюс – достаточно высокий оклад. В Москве и Санкт-Петербурге он колеблется в пределах 30 – 60 тысяч рублей. В других областях минимальная заработная плата составляет 25 000 руб.

Среди минусов – высокий риск перезагруженности. Работа эта зачастую ненормированная: приходится оставаться допоздна и выходить в выходной день. Кроме того, неожиданно могут назначить командировку. Такой режим вряд ли подойдет для человека с семьей. Потребуется значительная психологическая выдержка и высокой степени самообладание.

Должностная инструкция советника генерального директора применяется для описания трудовых взаимоотношений нанимателя и специалиста. В ней прописаны требования к квалификации сотрудника, спектр решаемых им задач, должностные права, возможная ответственность за нарушения. Поскольку инструкция обладает правовой значимостью, нужно внимательно относиться к её структуре и формулировкам.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Образец должностной инструкции советника генерального директора

1. Общие положения

Советника гендиректора принимает на работу и увольняет с неё лично руководитель компании.
Советник гендиректора находится в подчинении у руководителя компании.
Советник гендиректора обязан подходить под следующие критерии:
- высшее профильное образование;
- знание английского языка на уровне не ниже C1;
- знание офисной оргтехники и профильных компьютерных программ;
- знание основ делопроизводства;
- опыт профильной работы от года.
В случае вынужденного отсутствия (лечение, командировка и т.д.) обязанности советника временно выполняет другой специалист, назначенный генеральным директором.
От советника генерального директора требуется знать:
- действующие законы и административные акты, затрагивающие область его профессиональной деятельности;
- корпоративные нормы делопроизводства;
- правила ведения деловых переговоров;
- правила ведения деловой переписки;
- корпоративные документы, регулирующие деятельность генерального директора;
- этапы проведения аналитических работ;
- принципы создания и защиты презентаций, докладов, других итоговых документов аналитического характера;
- теоретические основы экономики, маркетинга, менеджмента, PR-деятельности;
- основы ведения бухгалтерского учета и корпоративных финансов;
- основной кадровый состав компании;
- ключевых партнеров и контрагентов компании;
- основных лиц, с которыми общается по работе генеральный директор;
- планы развития компании и основные текущие проекты;
- отраслевую и региональную специфику деятельности компании;
- организационную структуру компании и её иерархию;
- нормы делового этикета;
- принципы трудовой дисциплины и охраны труда.
Советник гендиректора руководствуется:
- актуальным законодательством;
- корпоративными документами;
- содержимым данной инструкции.

2. Функции

Советник отвечает за следующие вопросы:

Координация аналитических исследований, предпринятых по распоряжениям гендиректора.
Взаимодействие с другими служащими по аспектам выполнения поручений гендиректора.
Сопровождение гендиректора в его деловых встречах и переговорах.
Составление отчетов, докладов, аналитических записок для представления гендиректору.
Доведение до служащих компании распоряжений гендиректора и текущий контроль за их исполнением.
Выполнение поручений гендиректора в пределах своей компетенции.
Сбор необходимой для гендиректора информации.
Замещение гендиректора в пределах своих полномочий.
Участие в деятельности рабочих групп на уровне руководства компании.
Подготовка проектов распоряжений и прочих документов для гендиректора.
Контроль за своевременным поступлением нужных гендиректору документов.
Внесение предложений по кадровой деятельности (перемещение сотрудников, поощрение и пр.) в пределах своей компетенции.
Помощь гендиректору в контактах с иностранными партнёрами.
Подготовка и проверка корректности презентаций, докладов, отчетов, нужных для выступлений гендиректора.
Информирование гендиректора по проблемным моментам в рамках своей ответственности.
Текущий контроль за соблюдением правил технической и пожарной безопасности, норм трудовой дисциплины.

3. Ответственность

Советник гендиректора несёт персональную ответственность за:

Ущерб, который получен компанией по его вине, — в пределах, указанных в соответствующих разделах законодательства.
Разглашение конфиденциальной информации компании третьим лицам — в соответствии с корпоративными правилами и действующим законодательством.
Некорректное выполнение профессиональных функций — в соответствии с актуальными разделами трудового законодательства.
Нарушения норм и законов, совершенные в ходе профессиональной деятельности, — в пределах, указанных в административном, трудовом либо уголовном праве.

4. Права

Для качественного выполнения своей работы советник наделен правами:

Представлять предложения для руководства по возможностям улучшения ситуации в компании, в том числе и кадрового характера.
Получать необходимые в работе данные, в том числе конфиденциальные, от других служащих компании, в пределах своей ответственности.
Подписывать документацию в границах своих должностных полномочий.
Привлекать к выполнению распоряжения гендиректора профильных специалистов, по согласованию с руководителями соответствующих подразделений.
Требовать от менеджмента компании поддержания необходимых для продуктивной работы условий.
Участвовать в совещаниях, на которых затрагиваются вопросы, находящиеся в пределах профессиональной компетенции.
Получать вознаграждение по мере выполнения утвержденных KPI.
Получать частичную компенсацию транспортных расходов и мобильной связи в соответствии с правилами компании.

Основные параметры должностной инструкции

При создании инструкции используют стандартную либо расширенную структуру. Стандартная наиболее распространена, особенно в средних и малых организациях. В подобные инструкции включают:

Общие положения.
Должностные функции.
Трудовые права.
Ответственность за нарушения.

Расширенная структура применяется в крупных компаниях при создании инструкций для топ-менеджеров и ответственных специалистов. К вышеперечисленным разделам добавляют:

Показатели для оценки эффективности успехов (KPI).
Правила должностных взаимосвязей.
Особенности трудовой деятельности.
Другие моменты, на которые хочет обратить внимание наниматель.

В обоих вариантах документ не должен содержать противоречий с пунктами трудового договора и положениями действующего законодательства.

Основные положения

Вступительная часть инструкции, в которой излагаются базовые параметры деятельности работника. Прописывается порядок его временной замены и подчинения, требования к квалификации, параметры найма и увольнения. Для ряда высококвалифицированных позиций отдельно упоминают требования к владению иностранным языком, специальными компьютерными программами и другими подобными умениями.

Цель данного раздела — обеспечить прием на работу кандидата с соответствующей квалификацией, готового к выполнению работы, описанной в следующем разделе.

Внимание! Если советник отвечает за какое-то конкретное направление (право, финансы и пр.), то в разделе следует прописать соответствующие квалификационные требования.

Функции

Эта ключевая часть инструкции отведена под перечисление должностных обязанностей сотрудника. Они включают не только функции, которые обязательны для должности, но и специфические, зависящие от особенностей деятельности конкретного работодателя. Так, для советника гендиректора, если предприятие ведет дела с иностранными партнерами, может потребоваться готовность работать с документацией на иностранном языке, принимать участие в переговорах на иностранном языке и пр.

Внимание! Если у гендиректора работают несколько советников, то во избежание конфликтов лучше составить для каждого индивидуальную инструкцию. Это позволит избежать пересечения зон ответственности между ними.

Ответственность

Конкретные меры наказания за нарушения определяются после разбирательств, в том числе и в суде. Они основаны на положениях действующего законодательства и корпоративных правилах, которые не должны им противоречить. Объем, сложность и особенности этих положений делают невозможным их детальный разбор в инструкции, поэтому раздел составляется в общем ключе.

Внимание! Для позиций с высокой ответственностью отдельно добавляют параграф про ответственность за передачу конфиденциальных данных третьим лицам.

Права

В этой части инструкции дается перечень должностных прав. Чем значительнее ответственность, возлагаемая на сотрудника, тем больший объем возможностей ему предоставляется в разделе.

Перед вступлением в действие инструкция должна пройти ряд согласований:

с юристом, специализирующемся на трудовом праве;
с кадровиком компании;
со специалистами в той профессии, для которой составляется инструкция.

Лишь после одобрения этими лицами документ может быть предложен для подписания главой компании. Также подписи ставят и другие лица, согласовывающие положения инструкции. Сам сотрудник подписывает документ в ходе приема на работу, соглашаясь с его положениями.

Читайте также: