Кто ответственный за эдо

Обновлено: 02.07.2024

Стоит заметить, что редакция Федерального закона № 377 от 22.11.2021 существенно изменилась с момента начала его рассмотрения в Государственной Думе. В статье мы рассмотрим основные вопросы, которые касаются применения ЭДО именно в рамках принятого закона.

Что такое ЭДО в трудовых отношениях?

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

К каким документам может применяться ЭДО?

ЭДО применяется к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись.

Иными словами, если в Трудовом кодексе РФ или в ином нормативном акте указано, что какой-либо документ должен быть оформлен на бумаге или с каким-либо документом работник должен быть ознакомлен под подпись, такой документ можно перевести в электронный вид.

К каким документам нельзя применить ЭДО?

ЭДО не применяется в отношении:

• трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
• акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказа (распоряжения) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

С помощью каких информационных систем можно применить ЭДО в компании?

ЭДО может осуществляться посредством следующих информационных систем:

Является ли ЭДО обязательным?

Нет, работодатель сам принимает решение о применении ЭДО. Организация может продолжать вести документы на бумажном носителе без каких-либо санкций.

На основании какого документа в организации вводится ЭДО?

ЭДО вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Локальный акт должен содержать:

• сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
• порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
• перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
• срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Также необходимо будет определить порядок осуществления ЭДО (локальным актом). В нем рекомендуется предусмотреть:

• сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
• исключительные случаи, при которых допускается оформление отдельных документов на бумаге;
• процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Как и кого нужно уведомить о переходе на ЭДО?

Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом (указанным выше), о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие. Также компания обязана проинформировать об осуществлении электронного документооборота лиц, принимаемых на работу.

Переход на взаимодействие с работодателем с помощью ЭДО осуществляется с письменного согласия работника. Отсутствие согласия признается отказом сотрудника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в будущем. Таким образом, предполагается, что в случае отказа от перехода на ЭДО в отношении данного работника нужно продолжить оформлять документы на бумажном носителе.

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.

Работодатель обязан безвозмездно предоставлять работникам, которые не дали согласия на взаимодействие посредством ЭДО, документы, связанные с их работой в организации, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Кто оплачивает оформление электронных подписей для работников?

Если у работника на момент перехода на ЭДО нет ранее оформленной электронной подписи, работодатель несет расходы на ее получение и использование им.

Если у работника или лица, принимаемого на работу, уже есть ранее оформленная электронная подпись, то они могут использовать ее.

Какую электронную подпись может использовать работодатель?

Вид подписи будет зависеть от электронного документа, который нужно подписать, а также от вида используемой информационной системы.

Так, при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

При подписании иных электронных документов посредством информационной системы работодателя в компании может использоваться:

Какую электронную подпись может использовать работник?

Вид электронной подписи работника также будет зависеть от электронного документа, который нужно подписать, а также от вида используемой информационной системы.

При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

При подписании иных электронных документов посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
• простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.

• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
• простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке в соответствии с установленными Правительством РФ правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Как работник может получить копии документов?

При подаче работником такого заявления работодатель обязан безвозмездно предоставить ему в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления требуемые документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе. Либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, предоставить электронные документы способом, указанным в заявлении работника:

Как обеспечивается доступ работника к электронным документам?

По заявлению работника работодатель обеспечивает ему доступ к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя, путем направления электронного документа в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале государственных и муниципальных услуг.

Что изменилось в процедуре приема на работу?

В соответствии с принятым законопроектом, прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Таким образом, приказ о приеме на работу переходит из разряда обязательных документов в разряд возможных. При желании работодатель может отказаться от оформления приказа о приеме на работу. В таком случае документом-основанием, подтверждающим факт приема на работу, будет трудовой договор (его нужно будет указывать в качестве основания при внесении в трудовую книжку записей о приеме на работу и при подаче сведений в Пенсионный фонд РФ).

Рекомендуется ознакомиться с полным текстом принятого Федерального закона.

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Кадровый электронный документооборот с 1 января 2022 года описан и регламентирован в новых статьях ТК РФ: 22.1-22.3. Переход на кадровый ЭДО - дело добровольное. Организации, которые хотят вести кадровые документы на бумаге, могут оставить все как есть, и не тратится на создание новой или доработку имеющейся программы учета и кадрового документооборота.

Новые статьи по кадровому ЭДО внесены в Трудовой кодекс Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ и вступили в силу сразу после опубликования закона в конце ноября 2021 года.

В статье 22.1 ТК РФ дано определение электронного документооборота в трудовых отношениях.

Это: создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Организациям, которые перейдут на кадровый ЭДО, не нужно дублировать электронные документы на бумаге.

Как организовать электронный кадровый документооборот

В статьях 22.2-22.3. Трудового кодекса РФ описаны системы, с помощью которых можно вести кадровые документы, правила перехода на ЭДО и требования в подписям сторон.

Системы для кадрового ЭДО

Организация может вести электронный документооборот с помощью:

Информационная система, собственной разработки, кроме обычных стандартных функций по созданию и редактированию документов должна иметь несколько обязательных функций:

подписание электронного документа ЭЦП,
хранение электронного документа,
фиксация факта получения документа сторонами трудовых отношений.

Расходы на разработку и поддержание информационной системы ЭДО, хранение документов и т.п. несет работодатель, их нельзя перекладывать на работников. Это касается и покупки ЭП работником, у которого ее нет на момент приема на работу.

Требования к кадровым документам

При создании электронных документов нужно соблюдать все требования по их составу и формату, которые установлены законодательством.

В новой статье 22.1 ТК РФ четко говорится, что при создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов. Но, этот абзац вступает в силу только с 1 марта 2023 года. До этой даты можно применять неунифицированные формы и ждать, пока новые бланки разработают Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом.

Не все документы можно перевести в ЭДО

Большинство кадровых документов можно перевести в электронный формат и вести в информационной системе без дублирования их на бумаге. Большинство, но не все.

Перевести на ЭДО нельзя:

акт о несчастном случае на производстве;
приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
документы о прохождение инструктажа по охране труда, особенно те, на которых должна стоять личная подпись работник.

Трудовые книжки и ЭДО

Для трудовых книжек новые статьи ТК РФ допускают наличие и бумажной, и электронной версий.

Здесь дублирование сохраняется для тех кто, сохранил бумажную трудовую. Ведь по действующим сейчас правилам, если работник не отказался от бумажной трудовой книжки бухгалтерия или менеджер по кадрам (в компании, где он есть) продолжают вести бумажную трудовую и параллельно ведут электронную, подавая сведения в ПФР по форме СТД-Р.

Как нужно вести электронный документооборот и принимать на работу

Этой теме полностью посвящена статья 22.2 Трудового кодекса РФ.

Приказ о введении кадрового ЭДО

Электронный документооборот вводится в компании на основании приказа, в котором нужно указать:

сведения об информационной системе, с помощью которой будет вестись ЭДО;
порядок доступа к ИС;
перечень электронных документов;
перечень работников, в отношении которых ведется кадровый ЭДО;
срок уведомления работников о переходе на электронный документооборот,
дату введения электронного документооборота, которая не может быть ранее даты указанной на уведомлении.

Порядок осуществления электронного документооборота

сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
порядок проведения инструктажа по взаимодействии с работодателем через ЭДО;
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
взаимодействие работодателя с представительным органом работников и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Согласие работников на кадровый ЭДО

Перейти на кадровый ЭДО можно только с согласия работников, которые уже работают в компании.

Каждого работника нужно уведомить о переходе на электронный документооборот и получить от него письменное согласие. В уведомлении должно быть четко указано, что работник имеет право отказаться.

Если согласия работника нет, это будет считаться отказом работника от электронного взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

Согласие о переходе на электронный ЭДО нужно получить только у работников, которые приняты в компанию до 31 декабря 2021 года.

У тех, кто будет принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого по состоянию на 31 декабря 2021 нет трудового стажа, получать согласие не нужно.

Если компания перейдет на кадровый ЭДО, каждого нового работника, принимаемого в компанию, нужно будет информировать о кадровом ЭДО.

Если у принимаемого на работу новичка, будет в наличии ранее полученная им усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), он может с ее помощью подписать все документы в нового работодателя. Переоформлять подпись не нужно.

Если у нового работника не окажется УКЭП, организация должна будет за свой счет оплатить ее получение.

Согласно статьи 312.2 ТК РФ на электронный кадровый документооборот разрешено переводить и дистанционных работников.

Важно, не пропустите:

Подписание кадровых документов

Для прочих электронных документов, связанных с работой, установлено следующее правило.

Обе стороны трудовых отношений вправе подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо усиленной неквалифицированной ЭП (УЭП).

Для простого обмена документами в ИС можно использовать простую ЭП, но эту возможность лучше закрепить в трудовом договоре.

Оценив преимущества документов в электронном виде (ДЭВ) по сравнению с бумажными, организации все чаще принимают решение отказаться от привычного бумажного и перейти полностью или частично на электронный документооборот (ЭДО). Рассмотрим, с чего следует начать этот процесс, на что обратить внимание для правильной организации ЭДО, а также другие вопросы.

1. Что понимается под ЭДО организации

Примечание
ЭД — один из видов ДЭВ. Основная его особенность и отличие от остальных ДЭВ — наличие действительной сертифицированной ЭЦП (абз. 7, 12, 15, 16 ст. 1 Закона N 113-З, п. 8 и 9 Инструкции N 19).

2. Посредством чего осуществляется ЭДО

АС ДОУ обеспечивает создание, движение и оперативное хранение ДЭВ, позволяет формировать их в электронные дела, передавать эти дела на хранение в информационные системы архива организации и др. (п. 14 Инструкции N 19).

Зачастую на практике АС ДОУ называют системой электронного документооборота (СЭД). Это связано с тем, что АС ДОУ создается на базе СЭД. Вместе с тем ее функционал шире, чем функционал СЭД, хотя в современных СЭД реализованы некоторые функции АС ДОУ. Например, оперативное хранение ДЭВ.

3. С чего следует начинать процесс перехода на ЭДО

Первым шагом организации, принявшей решение о переходе на ЭДО, должен быть выбор СЭД, в которой будет осуществляться ЭДО внутри организации.

Чтобы выбрать СЭД, необходимо провести анализ документооборота организации:

— какие документы создаются;

— в каком количестве;

— маршруты их движения и т.д.

На основании этого анализа следует сформулировать требования к СЭД.

Обратите внимание!
Целесообразно выбирать СЭД, которую можно подключить к СМДО (указать в требованиях, что СЭД должна иметь интеграцию с СМДО). Тогда у организации будет возможность обмениваться ЭД с другими организациями и госорганами.
При получении и отправке ЭД СМДО автоматически проверяет ЭЦП (подп. 3.1.1 п. 3.1 Регламента функционирования СМДО).

Справочно
Список СЭД, интегрированных с СМДО, размещен на сайте НЦЭУ. Там же можно ознакомиться с порядком оказания электронных услуг СМДО.

На практике проведение анализа и выработку требований к СЭД поручают рабочей группе, создаваемой в организации. Ее состав определяет наниматель. На наш взгляд, в рабочую группу следует включать:

— работников, непосредственно работающих с документами (секретаря, юрисконсульта, инспектора по кадрам, главбуха и т.д.);

— специалиста, ответственного за информационные технологии (если он есть в организации).

Состав рабочей группы и порученное ей задание отражают в соответствующем приказе.

После выбора СЭД ее нужно приобрести и внедрить. Для внедрения СЭД необходимо:

— создать рабочую группу по разработке плана внедрения СЭД.

— разработать план внедрения СЭД (заключение договора, установка и настройка СЭД, интеграция с СМДО, ввод СЭД в эксплуатацию и т.д.);

— издать приказ о внедрении СЭД.

Затем следует организовать работу с использованием СЭД: ознакомить работников о порядке работы в ней, утвердить необходимую документацию, назначить ответственных лиц и т.д.

Примечание
Программное обеспечение СЭД может работать с документами, хранящимися:
— на сервере (так называемый локальный вариант хранения);
— в облачном хранилище.
Каждый из этих вариантов имеет свои достоинства и недостатки. Например, в числе недостатков облачных хранилищ называют необходимость постоянного стабильного интернет-соединения, ежемесячные платежи за предоставление свободного места в облаке.

4. Что нужно сделать для подключения к СМДО

В первую очередь необходимо подать заявку в НЦЭУ для организации канала связи (VPN-канала), который обеспечивает защищенную связь и гарантирует, что будет получен именно тот документ, который был отправлен.

Обратите внимание!
Обращаться с заявкой на создание VPN-канала целесообразно параллельно с началом внедрения СЭД.

НЦЭУ обрабатывает заявку и перенаправляет ее предприятию связи, которое создаст и будет обслуживать VPN-канал. Предприятие связи оказывает эти услуги на возмездной основе по отдельному договору. После подписания договора о предоставлении канала связи все вопросы по его обслуживанию решаются непосредственно с провайдером связи.

Примечание
Заявку можно оформить прямо на сайте НЦЭУ по адресу.

Затем следует обратиться за приобретением личных ключей ЭЦП в РУЦ ГосСУОК. Они понадобятся работникам для обмена документами в СМДО. Ключи ЭЦП целесообразно получить всем работникам, которые уполномочены подписывать документы от имени организации (руководителю, его замам, главбуху и т.д.) (п. 4.2 Порядка оказания электронных услуг СМДО). Отметим, что в каждой организации перечень будет свой, поскольку включение в него тех или иных работников зависит от их должностных обязанностей.

После подключения VPN-канала и приобретения средств ЭЦП организация может подать заявку на подключение к СМДО.

Примечание
Заявку в электронном виде можно подать на сайте НЦЭУ по адресу.

5. В каком документе отразить вопросы работы с ДЭВ (ЭД) в организации

Порядок работы с ДЭВ (ЭД) в организации следует определить в соответствующем ЛПА. Требования, касающиеся работы с ДЭВ (ЭД), могут содержаться:

— в одном из разделов инструкции по делопроизводству организации;

— отдельном документе: положении о порядке работы с ДЭВ, инструкции о порядке работы с ЭД, регламенте ЭДО и т.д.

Обратите внимание!
До утверждения ЛПА, в котором будет прописан порядок работы с ЭД, организации, являющиеся источниками комплектования госархивов, должны согласовать его с соответствующим архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству облисполкома. Тот, в свою очередь, обеспечит согласование данного ЛПА с БелНИЦЭД (ч. 1 п. 4 Инструкции N 19, абз. 11 ст. 2, ч. 4 ст. 9 Закона об архивном деле).

В ЛПА обязательно следует прописать положения по тем вопросам, которые законодатель оставил на усмотрение организации, в том числе:

1) порядок применения личного ключа ЭЦП, владельцем которого является организация: в качестве аналога оттиска печати организации или вместе с ЭЦП, владельцем личного ключа которой является физическое лицо, для подтверждения полномочий этого лица (т.е. вместо атрибутного сертификата) (ч. 7 ст. 22, абз. 2 и 3 ч. 6 ст. 23, ст. 26-1 Закона N 113-З). Для носителя личного ключа ЭЦП в ЛПА целесообразно определить:

— место хранения. Напомним, владелец должен хранить личный ключ ЭЦП в тайне и месте, защищающем от случайного уничтожения, повреждения, изменения (абз. 2 и 3 ч. 3 ст. 25 Закона N 113-З);

— порядок применения и использования (в том числе указать, какие документы могут быть подписаны с использованием ЭЦП организации);

— работника, ответственного за его применение, а также работника, который вправе применять личный ключ ЭЦП организации в случае отсутствия основного ответственного лица. Кроме того, в ЛПА рекомендуется предусмотреть положение о смене личного ключа при смене (увольнении) ответственного работника;

2) порядок управления (получение и отзыв) атрибутными сертификатами, если они применяются в организации, а также круг ответственных за это должностных лиц.

Примечание
Лицом, ответственным за применение личного ключа ЭЦП организации, может быть назначен, к примеру, главбух. Управление атрибутными сертификатами может входить в обязанности секретаря или помощника руководителя организации. Для этого издается приказ о назначении лица, ответственного за применение личного ключа ЭЦП, принадлежащего организации (за управление атрибутными сертификатами), а соответствующие обязанности и ответственность включаются в должностную инструкцию этого работника.

Кроме того, в этом ЛПА следует предусмотреть все способы передачи ДЭВ (ЭД), а также целесообразно установить порядок использования электронной почты.

Также в организации должны быть разработаны ЛПА, регламентирующие в том числе:

— вопросы защиты информации (гл. 4 Инструкции N 19). В этом ЛПА следует определить лицо, которое обеспечивает меры по защите информации и несет за них ответственность. Им может быть, к примеру, администратор системный;

— порядок изготовления, удостоверения и использования электронных копий документов на бумажном носителе (ЭК) (п. 54 Инструкции N 19);

— организацию хранения ДЭВ (ЭД). Такой ЛПА должен быть разработан в соответствии с Правилами N 20.

Примечание
При разработке ЛПА также следует учитывать требования к составу и содержанию ЛПА, установленные в Инструкции по делопроизводству, Правилах N 143, иных актах законодательства.

6. С каких документов стоит начать перевод документооборота в электронный

Обратите внимание!
Организация вправе разработать свой (аналогичный) перечень ДЭВ и дополнить его другими видами документов со сроком хранения до 10 лет без дополнительных условий выделения к уничтожению, а также теми, которых нет в перечне N 140.

Обусловлено это тем, что такие документы не нужно сдавать в архив организации (ч. 1 п. 204, п. 213 Инструкции по делопроизводству, перечень N 140). ДЭВ (ЭД) со сроком хранения до 10 лет хранят в СЭД, посредством которой они созданы или получены. Но при условии, что она обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (ч. 3 п. 236 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, использовав такой подход, организация будет иметь время для создания и организации работы архива с ДЭВ (ЭД).

Примечание
Для хранения ДЭВ в архиве организации должен быть создан ряд условий для обеспечения их сохранности и целостности (гл. 6 Правил N 20).

Кроме того, переход на ЭДО целесообразно проводить постепенно: начать с документов с небольшими сроками хранения, организовать работу с ними, а затем уже переходить к документам с более длительными сроками хранения.

7. Что собой представляет смешанный документооборот

Обратите внимание!
Юридически значимыми являются только оригиналы документов. При СДО это подписанные бумажные документы и ЭД (т.к. они приравниваются к документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, и имеют одинаковую с ними юридическую силу) (ч. 1 ст. 22 Закона N 113-З). Если одновременно создается один и тот же документ на бумажном носителе (с оформлением и подписанием его согласно законодательству) и в электронном виде, то ни один из них не является копией другого. Оба являются оригиналами.

На практике СДО, как правило, применяется в следующем формате:

— документы, которые подлежат передаче в архив (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу) создаются в бумажном виде;

— документы, которые не передаются в архив, создаются в виде ЭД.

Примечание
Основная причина такого подхода состоит в том, что хранить ЭД постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу можно только в случае, если в организации создан отвечающий ряду условий архив для их хранения (гл. 6 Правил N 20).

Сведения о том, что в организации ведется СДО, необходимо отразить в соответствующем ЛПА, к примеру, в инструкции по делопроизводству. Помимо этого, в нем следует закрепить в том числе:

— особенности создания, регистрации и т.д. ДЭВ (ЭД) и бумажных документов;

— особенности формирования бумажных, электронных и гибридных дел;

— наименование функционирующей в организации СЭД.

8. Какие дела являются гибридными

— ДЭВ (ЭД), поступившие в организацию по каналам электросвязи (СМДО, электронная почта) или созданные в ней в СЭД;

— документы на бумажном носителе, поступившие в организацию или созданные в ней.

Гибридные дела можно формировать документами (ч. 3 и 5 п. 237 Инструкции по делопроизводству, ч. 1 п. 73 Инструкции N 19, гл. 6 Правил N 20):

— с временным сроком хранения (до 10 лет);

— постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения при условии, что в архиве организации созданы условия для хранения ДЭВ (ЭД) с сохранением их целостности.

Обратите внимание!
ДЭВ после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе (ч. 1 п. 236 Инструкции по делопроизводству, п. 11 Инструкции N 19).

Гибридные дела существуют только на стадии оперативного хранения. После окончания делопроизводственного года гибридные дела (ч. 1, 3 — 5 п. 237 Инструкции по делопроизводству, ч. 2 и 3 п. 73 Инструкции N 19):

1) временного (до 10 лет) хранения не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков;

2) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при подготовке к передаче в архив организации, в котором созданы условия для хранения ДЭВ с сохранением их целостности, оформляются в два самостоятельных дела:

— документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе;

— ДЭВ — в электронное дело. Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях.

Двум этим делам присваивается один индекс и заголовок по номенклатуре дел. В свою очередь, в рамках АС ДОУ необходимо обеспечить связь между указанными делами.

Обратите внимание!
Особенности формирования и оформления электронных и гибридных дел следует отразить в ЛПА организации, например, инструкции по делопроизводству (ч. 6 п. 237 Инструкции по делопроизводству).

9.Что понимается под копией ЭД

Копия ЭД представляет собой форму внешнего представления ЭД на бумажном носителе, удостоверенную в установленном порядке, и содержащую указание на то, что она является копией соответствующего ЭД (абз. 3 ст. 1, ч. 1 и 2 ст. 20 Закона N 113-З). Иными словами, копия ЭД — распечатанный на бумаге ЭД, содержащий удостоверительную надпись.

Примечание
Порядок удостоверения формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе содержится в Положении N 1086.

Удостоверительная надпись придает копии ЭД юридическую силу. Поэтому копия ЭД, соответствующая установленным требованиям, имеет одинаковую юридическую силу с оригиналом ЭД (ч. 4 ст. 22 Закона N 113-З, п. 8 Положения N 1086).

Пример

Организация получила посредством СМДО акт выполненных работ в виде ЭД. Впоследствии этот акт был распечатан на бумаге и удостоверен в установленном порядке. Иными словами, была создана копия ЭД (на бумажном носителе), т.е. акта выполненных работ, обличенного в ЭД. Такая копия имеет такую же юридическую силу, что и оригинал ЭД, содержащий акт выполненных работ.

Обратите внимание!
Если в соответствии с законодательством требуется, чтобы документ был оформлен в письменной форме, то и сам ЭД, и его копия считаются соответствующими этому требованию (ч. 5 ст. 22 Закона N 113-З). Иными словами, в такой ситуации создавать копию ЭД при наличии самого ЭД нет необходимости.

10. Как отличить ЭК от ЭД

ЭК представляет собой электронное отображение (скан) созданного на бумаге документа. Оно должно соответствовать оригиналу и быть подписано ЭЦП лица, которое это электронное отображение изготовило (абз. 14 ст. 1 Закона N 113-З).

Примечание
Общие требования к процессу создания ЭК и их учету закреплены в п. 55 — 64 Инструкции N 19.

ЭК может применяться взамен оригинала документа на бумажном носителе, т.к. после подписания ЭЦП приобретает юридическую силу и приравнивается к ЭД (ч. 4 ст. 23 Закона N 113-З, ч. 1 п. 54 Инструкции N 19).

Отличительной особенностью ЭК от ЭД является следующее:

— ЭД имеет ЭЦП поставившего ее лица;

— ЭК содержит электронное отображение бумажного документа (в том числе собственноручную подпись лица, подписавшего бумажный документ) и ЭЦП лица, сделавшего копию (т.е. отсканировавшего бумажный документ).

Обратите внимание!
После создания ЭК (скана с ЭЦП) бумажный документ временного (до 10 лет) срока хранения, не подлежащий передаче в архив, можно уничтожить. Но только если в организации созданы все условия для надежного хранения ЭК (п. 67 Инструкции N 19). Однако если скан, хоть и сохранен, но не подписан ЭЦП, уничтожить документ на бумажном носителе нельзя.
Если документ подлежит передаче в архив, то даже при наличии ЭК в архив передается именно бумажный оригинал. Судьбу же имеющейся ЭК определяет организация. Она вправе ее уничтожить или также передать в архив, если в нем созданы необходимые условия для хранения (п. 65 Инструкции N 19).

Информационные технологии пронизывают все сферы жизни человека вообще и ведения бизнеса — в частности. И бухучет здесь не является исключением. Рассмотрим, как нужно организовать электронный документооборот в бухгалтерском учете, чтобы в полной мере использовать все его преимущества.

Что такое электронный документооборот

Но затем, чтобы передать документ контрагенту, или даже просто отнести в соседний отдел, многие все равно распечатывают его. Возникает резонный вопрос: зачем это делать? Нельзя ли просто переслать информацию в виде файла?

Такой формат обмена данными, при котором не используются бумажные носители, и называется электронным документооборотом (ЭДО), а каждый отдельный файл, который соответствует бумажному счету, накладной и т.п. — электронным документом (ЭД).

Нормативная база для электронного документооборота

Если же говорить об обмене данными внутри компании, то здесь все обычно гораздо проще. Электронная подпись, как правило, не требуется, а ответственным за информацию считается тот сотрудник, с корпоративного почтового ящика которого было отправлено письмо. Хотя в крупных компаниях могут и для внутреннего документооборота применяться более сложные схемы защиты данных.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Переход на обмен информацией в электронном формате дает компании ряд преимуществ:

Снижение затрат: не нужно приобретать бумагу, принтеры, расходные материалы и т.п.
Экономия времени: любой ЭД можно найти практически мгновенно, а затем так же быстро переслать контрагенту, где бы тот не находился.
Повышение эффективности работы сотрудников.
Защита от несанкционированного доступа.
Нет необходимости в организации бумажного архива.

Но, разумеется, у ЭДО есть и отрицательные стороны:

Основные виды электронных документов

Любые взаимоотношения в бизнесе начинаются с заключения договора. Его единой типовой формы не существует, что вполне естественно. Ведь различных видов сделок очень много, и каждой из них соответствует свой договор. Отличие договора, направляемого в рамках ЭДО, от обычного будет только в том, что к нему добавляется электронная подпись.

Итоги работы компании отражаются в ее отчетах. Если порядок обмена данными с контрагентами выбирает сама организация, то предоставление отчетов в онлайн-формате является обязательным для большинства бизнесменов.

Пример

Все плательщики НДС должны сдавать декларацию по данному налогу только в электронном виде (п. 5 ст. 174 НК РФ). Обязанность сдавать в онлайн-режиме остальные налоговые отчеты установлена для тех налогоплательщиков, численность сотрудников у которых превышает 100 чел. (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Однако, начиная с отчетности за 2019 год, установлен обязательный порядок сдачи баланса и других форм финансовых отчетов в электронном виде. Исключение сделано только для малых предприятий, которые перейдут на обязательный электронный формат годом позднее (п. 4 ст. 2 закона от 28.11.2018 № 444-ФЗ).

Электронная подпись

Как было сказано выше, все документы в рамках ЭДО нужно заверять электронной подписью (ЭП). Это определенным образом закодированная информация, которая позволяет идентифицировать как сам документ, так и лицо, подписавшее его. Закон № 63-ФЗ определяет для ЭП три уровня:

Простая.
Усиленная неквалифицированная
Усиленная квалифицированная

Квалифицированная ЭП обеспечивает максимальную защиту данных и обладает следующими характеристиками:

Получена с применением средств криптографии, соответствующих требованиям закона № 63-ФЗ.
Дает возможность идентифицировать лицо, подписавшее документ.
Позволяет отследить изменения в документе.
Ключ проверки указан в специальном сертификате.

Квалифицированная ЭП по умолчанию соответствует подписи на бумажном документе (п. 1 ст. 6 закона № 63-ФЗ).

Важно!

Неквалифицированную подпись организация может создать самостоятельно, используя специальное ПО. Для получения квалифицированной подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр, который должен быть аккредитован в Минсвязи РФ. Стоимость этой услуги начинается от 1000 руб.

Как направлять документы в рамках ЭДО

Порядок обмена данными при ЭДО зависит от категории документа. Отчетность обязательно необходимо направлять по защищенным каналам связи. Их предоставляют специализированные сервисы — операторы документооборота.

Важно!

Поступать так довольно опасно. Ведь многие организации не имеют в штате специалистов по защите информации. Поэтому лучше всю электронную документацию отправлять через операторов, тем более что расценки на их услуги не так уж и высоки. Отправка одного документа будет стоить, в зависимости от тарифного плана, в среднем от 5 до 10 рублей.

Как быстро проверить качество работы с документами в вашей компании

Прежде чем переходить на новые форматы — полезно будет оценить, на каком уровне работа с документами находится в настоящее время.

Дело в том, что бухгалтеры нередко откладывают рутинные операции с документами на потом. Однако при внезапной налоговой проверке инспекторы в первую очередь потребуют именно учетную документацию. Насколько быстро вы сможете найти необходимые документы?

Все документы наших клиентов мы храним в виде электронных копий, поэтому имеем возможность в любой момент предоставить любую необходимую информацию. А при проверке можем полностью взять на себя работу с налоговиками, включая участие в судебном процессе, если возникнет такая необходимость.

Вывод

Электронный бухгалтерский документооборот позволяет во многих случаях упростить работу с документами и снизить затраты на ведение учета.

Решение о переходе на обмен данными со своими контрагентами в режиме онлайн организация принимает добровольно. Для этого необходимо, чтобы обе стороны использовали электронные подписи.

А вот сдача в онлайн-формате налоговой отчетности (а с 2019 года — и бухгалтерской) является обязательной для большинства бизнесменов, кроме малых предприятий.

Читайте также: