Когда менять штатное расписание при сокращении должности

Обновлено: 16.05.2024

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

В этой статье мы постараемся осветить все моменты, которые необходимо знать работодателю, чтобы правильно провести сокращение. Дело в том, что юридически наемные сотрудники защищены гораздо сильнее, а у работодателя имеется много обязанностей, которые необходимо соблюдать, чтобы избежать конфликтов или даже судебных споров. Для этого надо неукоснительно соблюдать протокол, прописанный в Торговом кодексе РФ.

Когда сокращается штат

В бизнесе нередко случаются различные непредвиденные ситуации. Если они сопряжены с дополнительными трудностями, в том числе и финансовыми, приходится сокращать расходы, снижать издержки, уменьшать количество персонала. Для этого работодатели выбирают один из двух путей либо комбинируют их:

стараются обойтись меньшим количеством сотрудников – сокращение численности штата;
убирают те или иные должности или штатные единицы по ним – сокращение штата.

СПРАВКА! Если из штатного расписания убирают должности, которые на данный момент вакантны, это не является сокращением.

Ст.81 ТК РФ подробно регламентирует все положения освобождения работника от должности в результате сокращения.

Определяем рабочий оптимум

Прежде чем начать подбирать кандидатов в увольняемые, работодатель должен ответить сам себе на вопрос, скольких сотрудников и на каких должностях он намерен оставить. Иными словами, штатное расписание должно быть пересмотрено. Работодатель принимает решение и на его основании вносит изменения в действующее до этого штатное расписание.

К СВЕДЕНИЮ! В новом расписании сокращение действительно должно быть реальным. Недопустимо наряду со снижением численности работников или упразднением некоторых должностей вводить вместо них другие, на которые нужно будет назначать других людей.

Руководитель фирмы, составив новое штатное расписание, издает приказ о его утверждении. Это еще не приказ о сокращении штатов и увольнениях, а обязательная предварительная процедура. По какой форме будет составлен этот приказ, большого значения не имеет, важно, чтобы в нем была дата, начиная с которой новое штатное расписание будет считаться действительным. От этой даты работодатель будет отталкиваться, планируя следующие этапы сокращения, в частности, уведомление сотрудников.

Чем руководствоваться при увольнении сотрудника

Руководитель, принимая сложное решение о том, кто останется, а кто будет сокращен, не может руководствоваться своим желанием либо антипатиями. Сокращение предусматривает преимущественное право: это значит, что некоторые сотрудники имеют меньше шансов быть уволенными, чем другие. Рассмотрим факторы, которые влияют на выбор руководителя (ст. 179 ТК РФ).

Сравнительный анализ всех этих пунктов должен быть отражен в личных делах каждого кандидата на увольнение.

Кого нельзя сокращать

Некоторые категории сотрудники не могут быть уволены по этому основанию. П.2 ст.81 ТК РФ не может быть применен к:

ВАЖНО! Работники из этих категорий, попавшие под неправомерное сокращение, легко восстанавливаются через суд, доставляя работодателю массу неприятностей.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Не противоречит процедуре только вручение извещения под роспись. Устные объявления, переговоры, помещение информации на стенде и т.п. способы юридической силы не имеют: в случае оспаривания законности сокращения работодатель не сможет доказать, что предупредил сотрудника вовремя.

Сокращение или другая работа

Прежде чем сократить сотрудника, работодатель обязан предложить ему другие должности по его квалификации, если они есть и вакантны. Предлагать их надо вплоть до самого увольнения. Список предложений стоит указать в уведомлении, вручаемом за 2 месяца. Если сотрудник согласен, вместо сокращения последует перевод. Если нет подходящих должностей или согласия сотрудника, увольнение продолжится своим чередом.

Профсоюз в курсе

За те же 2 месяца, что и работников, о предстоящем сокращении нужно уведомить профсоюз (если он действует в организации). Если планируется уволить более 15 человек, срок увеличится до 3 месяцев. При таких масштабных сокращениях предупреждать нужно и Службу занятости.

Компенсируем потерю работы

Данное основание увольнения предусматривает самые большие выплаты освобожденным сотрудникам. Получая запись в трудовую о расторжении трудового договора по сокращению штата сотрудников организации, п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ, сотрудник имеет право на:

выходное пособие (еще одна зарплата, вычисленная как средняя сумма за месяц);
после увольнения еще 2 месяца будет начисляться средняя зарплата, если за это время человеку не удастся найти новую работу;
еще один среднемесячный оклад (за третий после увольнения месяц) может быть начислен, если уволенный сотрудник в течение двух недель встал на биржу труда и за эти месяцы еще не трудоустроен;
обычные увольнительные выплаты – начисления за больничные (если они были), компенсация неотгулянных дней отпуска;
дополнительную компенсацию – если работник уходит раньше истечения 2 месяцев после известия о сокращении (сумма будет пропорциональна плате за оставшееся время работы).

Пошаговое руководство работодателю

Подведем итоги: перечислим все процедуры, необходимые для выполнения руководителем при сокращении численности или штата.

Оптимизация работы компании или ее реорганизация может привести к тому, что руководство будет вынуждено попрощаться с частью своего рабочего коллектива. Делается это путем уменьшения численности работников или кадровых единиц. Для этого на предприятии издается приказ об утверждении нового штатного расписания при сокращении штата. И только после этого происходит уведомление тех, кто подлежит увольнению, а также службы занятости и профсоюза.

Расшифровка определения

Трудовой кодекс предусматривает несколько вариантов возможного увольнения работника по инициативе руководителя организации (статья 81 ТК России). Наиболее часто применяемое основание для расчета — это систематическое несоблюдение сотрудником дисциплины: постоянные прогулы, появление на работе в состоянии алкогольного опьянения и аналогичные нарушения. Другими мотивами, которые могут послужить тому, что человек останется без работы, могут выступать:

Для работника более приемлемым вариантом является именно увольнение по сокращению, так как человек при расчете получит компенсацию от нанимателя (статья 178 ТК России).

Обоснованность решения

Аргументировать свое решение, касающееся уменьшения числа сотрудников, работодатель не обязан. Основание — Постановление Пленума Верховного Суда РФ № 2, пункт 10.

Но есть и другая резолюция Верховного Суда — № 19-В07−34. Ею установлено, что руководитель компании все-таки должен представить доказательства необходимости сокращения персонала. Поэтому для того, чтобы в будущем не появилась благоприятная почва для подачи судебных исков подчиненными, будет разумнее, если директор предприятия перестрахуется и свое намерение подкрепит доводами, например, такими:

Технология производства изменилась, из-за чего часть работников стала невостребованной.
Доход компании снизился, поэтому у руководства пропала возможность оплачивать зарплату такому количеству персонала.
Сотрудники, которых предполагается уволить, имели слабую эффективность.

Подтверждением факта сокращения персонала станет внесение определенных изменений в штатное расписание. Но нужно учитывать, что введение новых должностей, на которые будут трудоустраиваться другие люди, в это время запрещено.

Регламент оформления

Несмотря на весь негатив, который вызывает эта процедура у персонала предприятия, сокращение штатов для работодателя является одной из мер, что позволит улучшить работу компании. Сам процесс включает в себя несколько этапов, соблюдение которых строго регламентируется законом:

Издание приказа о новом штатном расписании.
Учреждение комиссии по проведению процедуры сокращения персонала. В ее состав обязательно должны войти начальник отдела кадров, представитель юридической службы, уполномоченный профсоюзной организации. Это действие также необходимо подтверждать приказом.
Создание и внедрение плана мероприятий по уведомлению сотрудников фирмы. О предстоящем сокращении работники должны быть уведомлены персонально, минимум за 60 дней до предполагаемой даты увольнения. Основание — статья 180 ТК РФ.
Изучение комиссией личного дела каждого кандидата на сокращение.
Анализ, проведенный комиссией, касающийся преимущественного права на сохранение рабочего места.
Сбор подписей сотрудников под приказом о грядущем сокращении.
Если работник выразит желание уволиться досрочно, — заявление от него с личной подписью. Право на получение положенной компенсации за этим сотрудником сохраняется.
Составление акта, содержащего информацию о том, что работнику предлагалась другая должность. Если человек отказался от нее, — документ, подтверждающий это, подписанный лично этим сотрудником. Аналогичная бумага должна быть и в том случае, если служащий соглашается принять предложение о новой работе.
Направление уведомительного письма профсоюзу.
Оформление акта согласия или несогласия профсоюза с основаниями для сокращения.

Издание протокола разногласий с профсоюзным органом (если он имеется на фирме).
Направление уведомительного письма в территориальную службу занятости (за 90 дней до увольнения персонала), передача им сведений о каждом увольняемом сотруднике.
Приказ об увольнении на каждого сотрудника, попавшего под сокращение.
Платежные документы, подтверждающие получение работником компенсаций.

Ключевые ошибки

Персонал, попадающий под расчет, не был поставлен в известность об этом в установленный срок.
Руководство предприятия не уведомило службу занятости о грядущем увольнении сотрудников. Если проводится сокращение только штатных единиц, а люди останутся трудоустроенными, то необходимости в предоставлении информации центру занятости нет.
На фирме имелись вакансии, но они не были предложены увольняемым работникам.
Профсоюзный орган, если такой имелся в организации, также не был уведомлен (это касается только тех случаев, когда при реорганизации фирмы часть служащих была уволена).
Сотрудникам не было назначено (и выплачено) выходное пособие.

Речь идет о невыполнении проведения оценки преимущественного права (статья 179 ТК России). Поэтому при судебных разбирательствах бывшие подчиненные часто выигрывают процессы против своих работодателей, если удается доказать субъективность тех сведений, которые были предоставлены нанимателю.

Приоритетность при сокращении

На основании статьи 179 Трудового кодекса РФ первыми под сокращение попадают те служащие, которые имеют более низкую квалификацию и наименьший стаж работы в этой организации. Но есть и категория лиц, которые вообще не могут быть уволены по причине уменьшения численности персонала (статья 261 ТК РФ). К ним относятся:

Беременные женщины и те, на иждивении которых находится ребенок возрастом до трех лет.
Матери-одиночки.
Родители детей-инвалидов.
Сотрудники, являющиеся единственными кормильцами в своей семье.
Служащие, направленные по инициативе руководства фирмы на курсы повышения квалификации.
Изобретатели.

Лица, пострадавшие во время трагедии на Чернобыльской АЭС либо те, кто участвовал в ликвидации последствий этой аварии.
Работники, имеющие награды.

Кроме этих граждан, увольнять запрещено и тех работников, которые получили профессиональное заболевание или увечье во время выполнения своих должностных обязанностей в этой организации.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание — это внутренний нормативный документ фирмы, который показывает структуру, состав и численность персонала. В нем обязательно указывается и размер зарплаты (оклад) сотрудника в зависимости от того, какую должность он занимает. Форма составления — унифицированная, но она носит не обязательный, а скорее рекомендательный характер. Сведения, содержащиеся в бумаге:

Название структурных подразделений.
Наименование профессий, должностей.
Численность штатных единиц.
Размер зарплаты для каждой должности.
Наличие и размер надбавки (если она предусмотрена).
Другая информация.

Составлять штатное расписание может любой сотрудник компании, на которого руководитель возложит эту обязанность: директор фирмы, специалист отдела кадров, главный бухгалтер.

Внесение изменений

В утвержденное расписание могут вноситься изменения. Для этого на предприятии издается специальный приказ. В нем обязательно должна содержаться такая информация:

Полное наименование компании.
Номер и дата составления бумаги.
Название документа.
Причины, послужившие мотивом к изменению прежнего расписания (оптимизация или реорганизация производства).

Название должностей, которые будут выведены из штатного расписания, их количество.
Дата, с которой изменения будут считаться вступившими в силу.
Подпись руководителя предприятия, дата.
Визы согласования с заинтересованными должностными лицами.
Подписи сотрудников, ознакомленных с приказом, даты.

Другие нюансы

Чаще всего споры, связанные с увольнениями, касаются обжалований самой процедуры сокращения. Чтобы избежать этого, перед изданием приказа нужно еще раз тщательно все перепроверить и оценить возможные риски и затраты, которые могут последовать после принятия такого решения. На что нужно обращать внимание:

Памятка работнику

Часто происходит так, что человек, попавший под сокращение, испытывает некоторый шок: потерять работу в наше время для многих означает изменение привычного образа жизни. Но, прежде чем расстраиваться, служащий должен и сам проанализировать правомерность того, что от него требует наниматель:

Работник не должен соглашаться на увольнение по собственному желанию или взаимному согласию сторон в том случае, если речь шла изначально об увольнении из-за сокращения.

В противном случае он может лишиться положенных законом компенсаций и льгот. А ведь именно они помогут человеку переждать период вынужденной безработицы наиболее безболезненно.

Трудовое законодательство не устанавливает особых требований к штатному расписанию. В связи с этим при его составлении у работодателей возникает множество вопросов. В этой статье мы собрали ответы на самые злободневные и часто встречающиеся вопросы наших читателей.

Ш татное расписание – это локальный акт организации 1 , в котором зафиксированы ее структура, штатный состав и штатная численность с указанием условий оплаты труда в зависимости от занимаемой должности или профессии.

Судьи дают чуть более раскрытое определение, например, в решении Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.2017 по делу № 2-5392/2017 суд указал, что штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором:

прописываются структура, штатный состав и численность работников организации;
содержится перечень структурных подразделений;
приводятся наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Несмотря на важность документа, порядок составления штатного расписания и внесения в него изменений не регламентирован. Ответим на поступившие в адрес редакции вопросы читателей.

Должно ли в компании с момента ее создания быть одно штатное расписание? Как лучше вносить изменения и дополнения: приказом либо (если их много) утвердить его в новой редакции? Или каждый год можно принимать новое штатное расписание с новым номером?

путем составления нового штатного расписания под новым регистрационным номером;
путем внесения изменений в действующее штатное расписание, которые оформляются приказом по основной деятельности.

Второй способ, как правило, применяется в том случае, если вносимые в штатное расписание изменения несущественны.

Часть организаций применяют следующую практику: в течение календарного года все изменения в штатное расписание вносят вторым способом, а на 1 января следующего года разрабатывают новое штатное расписание с учетом всех внесенных в течение текущего года изменений.

Ряд экспертов полагает, что штатное расписание может быть лишь одно в компании, а все изменения помечаются как новая редакция первого расписания (либо же отдельные вносимые в изначальное штатное расписание изменения / дополнения).

Обратите внимание: штатные расписания организации хранят постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Как доработать форму штатного расписания под себя? Что можно ценного включить в штатное расписание для удобства?

Для штатного расписания может быть использована как унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (которая обязательной не является с 2013 года), так и самостоятельно разработанная организацией. Унифицированная форма № Т-3 содержит все необходимые для штатного расписания реквизиты. По этой причине большинство организаций предпочитает составлять штатные расписания именно по ней. Однако у организаций имеется возможность адаптировать ее под себя.

персональная надбавка;
надбавка за стаж работы (в организации, в отрасли и др.);
надбавка за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;
доплата за работу во вредных условиях труда и др.

Пример 1. Штатное расписание с внесенными по сравнению с унифицированной формой изменениями

Кто вправе утверждать штатное расписание помимо руководителя организации? Как делегировать это право? Как оформить? Издать приказ или выдать доверенность?

Полномочия по утверждению штатного расписания прописаны, как правило, в уставе. Этим правом наделяется обычно руководитель организации. Однако не противоречит нормам законодательства и делегирование руководителем данной обязанности кому-либо из должностных лиц компании, например заместителю генерального директора, руководителю службы персонала, главному бухгалтеру и др.

Законодательно прямо не установлено, в каком порядке и каким документом руководитель должен оформить делегирование полномочий на утверждение локального акта (каковым является штатное расписание) другим работникам организации. По смыслу норм трудового законодательства, передача полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику должна быть предусмотрена во все том же уставе (ином учредительном документе) или локальном нормативном акте (Пример 2).

Пример 2. Возможная формулировка в уставе организации-работодателя о делегировании права утверждать штатное расписание

4.1. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом Общества.

Он вправе делегировать полномочия в сфере трудовых и связанных с ними отношений, в том числе по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, утверждению штатного расписания и подписанию кадровых документов, начальнику кадровой службы. Порядок делегирования должен быть закреплен в локальном нормативном акте Общества.

Если же мы говорим о временном делегировании (на период болезни, нахождения в командировке или в отпуске), то понадобится еще и издание соответствующего приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего генерального директора. Правомерно ли будет оформить передачу полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику организации доверенностью? По нашему мнению, нет. Институт представительства на основании доверенности – это институт гражданско-правовых, а не трудовых отношений. Согласно п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Кроме того, согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. То есть речь идет о представлении интересов на основании доверенности вовне – во взаимоотношениях с партнерами, госорганами и пр. При передаче полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику факт представительства перед третьими лицами отсутствует.

Вопрос. Через какое время можно вновь ввести с сокращенную ставку с прежним наименованием должности?

Ответ. Срок, в течение которого работодатель не вправе вновь ввести в штатное расписание ранее сокращенную должность, законодательством не установлен.

Работодатель, учитывая особенности деятельности и потребности организации, технологии производства работ, спрос на выпускаемую продукцию, планы на дальнейшее развитие и прочие факторы, самостоятельно определяет структуру и численность работников организации. То есть при необходимости работодатель вправе в любое время внести в штатное расписание изменения, влекущие как уменьшение количества требующихся работодателю должностей (специальностей, профессий) либо штатных единиц, так и их увеличение.

В п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" указано, что согласно ст. 8, ч. 1 ст. 34, ч. 1 и 2 ст. 35 Конституции РФ и абз. 2 ч. 1 ст. 22 ТК РФ работодатель в целях эффективной экономической деятельности и рационального управления имуществом самостоятельно, под свою ответственность принимает необходимые кадровые решения: осуществляет подбор, расстановку, увольнение персонала. То есть если работодатель однажды принимает решение о сокращении численности (штата), то впоследствии при появлении у него потребности в дополнительной рабочей силе он может вновь ввести в штатное расписание ранее исключенные из него должности (специальности, профессии) либо штатную единицу. Законодательством не установлено ограничивающего срока, до истечения которого работодатель не вправе ввести в штатное расписание сокращенную ранее должность.

Кого из претендентов перевести на вакантную должность при сокращении штата работодатель решает по своему усмотрению (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 28.03.2019 N 33-1371/2019).

При этом следует учитывать, что увольнение в связи с сокращением численности (штата) работников недопустимо использовать исключительно в качестве способа избавления от неугодных работодателю работников.

Так, в Определении Конституционного Суда РФ от 17.12.2008 N 1087-О-О указывается на то, что прекращение трудового договора на основании п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ признается правомерным при условии, что сокращение численности или штата работников в действительности имело место (п. 2.3). Суд обращает внимание и на то, что полностью исключать возможность злоупотребления правом со стороны работодателя, использующего сокращение штата работников для увольнения конкретного лица, нельзя. Действительность сокращения численности или штата работников устанавливается, как правило, сравнением прежней и новой редакции штатного расписания, но не ограничивается этим.

В случае возникновения спора работодатель обязан доказать, что изменение штатного расписания было вызвано какими-либо объективными экономическими, техническими, организационными или иными факторами.

Введение в штатное расписание упраздненной должности и принятие нового работника на эту должность через небольшой промежуток времени после увольнения прежнего работника, на наш взгляд, могут свидетельствовать о том, что сокращения численности или штата фактически не произошло. По нашему мнению, даже если вновь принятый работник будет занимать другую должность, но выполнять трудовую функцию, аналогичную трудовой функции уволенного, расторжение трудового договора по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ может быть признано незаконным.

Срок обращения работника в суд за обжалованием увольнения составляет один месяц со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или со дня предоставления ему в связи с увольнением сведений о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы (ч. 1 ст. 392 ТК РФ).

Отметим, что в 2020 г. осуществляется переход на ведение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (электронные трудовые книжки). По 31.10.2020 включительно работодатели обязаны были уведомить работников о праве отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде. Соответствующее заявление работники представляют до 2021 г. (ст. 66.1 ТК РФ, п. 4 ч. 1, ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887).

Если работник откажется от ведения трудовой книжки на бумажном носителе, при увольнении ему предоставляются сведения о трудовой деятельности у данного работодателя (ч. 4, 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 1.1 Порядка заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)" и формы "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР)", утв. Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н).

Этот срок может быть восстановлен судом исходя из совокупности всех обстоятельств, не позволивших лицу своевременно обратиться в суд за защитой нарушенного трудового права (п. 10 "Обзора судебной практики Верховного Суда Российской Федерации N 2 (2019)", утв. Президиумом Верховного Суда РФ 17.07.2019).

При этом, поскольку уволенный работник может узнать о восстановлении в штатном расписании должности, которую он ранее занимал, лишь по истечении указанного срока и поскольку только судом устанавливаются обстоятельства, свидетельствующие о нарушении прав этого работника, о чем он не знал и не мог знать на момент вручения ему копии приказа об увольнении либо выдачи трудовой книжки, суд, рассматривая в порядке ч. 4 ст. 392 ТК РФ соответствующее ходатайство, не вправе отказать в восстановлении пропущенного процессуального срока без исследования фактических обстоятельств дела, которые могут послужить основанием для такого восстановления (п. 2.3 Определения Конституционного Суда РФ от 17.12.2008 N 1087-О-О).

Вопрос: Когда следует утверждать штатное расписание и как скоро после сокращения должностей и увольнения работников эти должности можно снова внести в штатное расписание? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Ростовской обл., 2020)

Читайте также: