Какую ответственность можно передавать при передаче поручения

Обновлено: 30.06.2024

Ключ ЭП может быть выдан юридическому лицу на законных основаниях. Однако в этом случае при его оформлении обозначается конкретное физическое лицо, выступающее представителем организации. Чаще всего им является учредитель или нынешний руководитель, имеющий соответствующие документы или доверенность. Таким образом, владельцем ЭЦП все-таки является не организация, а конкретный человек, который подписывает документы от ее имени.

Анализируя статьи 63-ФЗ, нельзя сделать однозначного вывода о том, можно ли передавать электронную подпись другому лицу. С одной стороны, 63-ФЗ не рассматривает передачу прав на основании доверенности как частный случай, а, следовательно, не подразумевает такой возможности. С другой — п. 1 ст. 10 содержит информацию о том, что ключ ЭП не может быть использован без согласия его владельца. Исходя из логики формулировки, можно предположить, что при наличии согласия такой акт возможен. Однако на практике он должен представлять собой чисто техническое исполнение.

Например, часто встречается такая ситуация: директор передал ЭП бухгалтеру, чтобы тот подписал бумаги под его руководством. Разумеется, руководитель вправе наделить сотрудника правом подписи. Но сертификат при этом должен оставаться засекреченным и находиться при законном владельце.

Существует ли образец приказа о передаче ЭЦП?

Несмотря на то, что законодательство не содержит прямого запрета на подобные действия, регламентация этого процесса в нем также отсутствует. Не существует нормативных актов, которые описывали бы акт приема-передачи электронной подписи. Соответственно, четкого образца подобного приказа тоже не существует, а прямой необходимости составлять его - нет.
Однако ввиду отсутствия законодательного урегулирования судебные разбирательства, касающиеся таких ситуаций, нередки. Если руководитель компании желает обезопасить себя от подобных инцидентов в дальнейшем, он может составить акт передачи ЭЦП в произвольной форме.

В таком документе непременно должны быть упомянуты:

имена и должности
физических лиц,
представляющих стороны

бумаги и полномочия,
которые руководитель
передает доверенному лицу

реквизиты сертификата
ключа проверки

дата, когда совершается
сделка

При этом если сертификат хранится на специальном внешнем носителе (токене), в документе желательно обозначить его дальнейшее местонахождение.

И все же стоит помнить, что для контролирующих органов подобный документ не имеет юридического веса. Он может пригодиться только в процессе судебного разбирательства в качестве доказательства, что передача была осуществлена добровольно.

Передача ключа ЭЦП: чьей считается подпись?

Даже при наличии доверенности, составленной в произвольной форме, ответственность за использование ЭП все равно несет ее непосредственный владелец. Являясь аналогом рукописной подписи, ЭЦП автоматически закрепляется за своим оформителем, и только за ним. С юридической точки зрения обвинение в тайном использовании ключа равносильно упреку в краже руки. Чтобы доказать свою непричастность к составлению того или иного документа, руководителю придется немало потрудиться.

Ответственность за присвоение чужой электронной подписи

К сожалению, на практике нередки ситуации, когда недобросовестные сотрудники подделывают документы в выгодную для себя сторону, используя ЭЦП директора. Арбитражный суд по такому делу имеет свои нюансы. Законный владелец не имеет права обвинять ответчика в использовании ЭЦП без его ведома, поскольку сама эта ситуация будет расценена судом как небрежность и недосмотр истца. Законодательством запрещено передавать ключ другому лицу, и виноватым на практике оказывается его владелец. Если бумаги, оформленные с помощью чужой ЭЦП, использовались в противоправных целях, вина тоже будет лежать на руководителе. Сам факт передачи не подразумевает никакого административного или уголовного наказания — его могут повлечь только противоправные действия, которые за этим последовали.

Однако если использование ключа было сопряжено с уголовно наказуемыми действиями — финансовыми махинациями, хищениями и т. п. — ситуация меняется. В этом случае иск становится оправданным, если владельцу удастся подтвердить свое неведение относительно несанкционированного применения ЭЦП. Дальнейшее разбирательство ведется в соответствии с нормами Уголовного кодекса.

Юридические последствия

Как уже было сказано, данный процесс не регламентируется четкими правилами. Соответственно, акт приема-передачи ЭЦП является внутренним соглашением, не выходящим за пределы компании. Внешние структуры не уведомляются о том, что произошла перемена, следовательно, для них все остается по-прежнему. По умолчанию считается, что документ был подписан владельцем ЭЦП, если ключ содержит его персональные данные. Даже при наличии доверенности, составленной в произвольной форме, ответственность за использование ЭП все равно несет ее непосредственный владелец. Являясь аналогом рукописной подписи, ЭЦП автоматически закрепляется за своим оформителем, и только за ним. С юридической точки зрения обвинение в тайном использовании ключа равносильно упреку в краже руки. Чтобы доказать свою непричастность к составлению того или иного документа, руководителю придется немало потрудиться.

Передача электронной подписи другому лицу на практике

Положения 63-ФЗ едины для всех трех видов ЭП. Однако практически проще всего дело обстоит с простой электронной подписью. При необходимости каждый может предоставить другому свой логин и пароль, скажем, от электронной почты. Это не повлечет никаких последствий ровно до тех пор, пока пользователь не начнет совершать запрещенные действия (например, рассылать неприемлемые материалы).

В случае с квалифицированной и неквалифицированной ЭП последствия передачи могут нести более серьезный характер. Поэтому разумнее всего каждому представителю компании обзавестись личной ЭП. Перечень документов, которые сотрудники могут оформлять, используя ключ директора, должен быть четко сформулирован. В остальных случаях бухгалтер или представитель иной должности сможет пользоваться своим ключом и нести ответственность за собственные действия.

Во многих компаниях есть проблема с организацией работы персонала. Поручения руководителей не выполняются в срок или выполняются не полностью. Из-за задержек с исполнением поручений организация теряет прибыль. Как контролировать поручения, должен знать руководитель любого уровня: от генерального директора компании до менеджеров.

Правила формулировки поручений

Поручения следует грамотно составлять. Эффективность исполнения определяется точностью донесения информации. Четкие формулировки помогают организации в управлении персоналом.

Формулируйте поручения по методу SMART. Информация должна соответствовать 5 критериям:

Конкретность. Указание содержит ясное, точное описание результатов. Назначен работник, ответственный за реализацию. Двусмысленное толкование исполнителем недопустимо.
Измеримость. Формулировка содержит критерии оценки результата. Контроль поручений проводится по установленным критериям.
Достижимость. Срок выполнения указаний соответствует их сложности. Нельзя поставить заранее невыполнимое указание: это снижает мотивацию у персонала. Нельзя оставлять указания без ограничений дедлайна.
Адекватность. Поручение руководителя соответствует компетенции работника. Запрещено ставить задачи, не относящиеся к рабочему процессу: это нарушение корпоративной этики.
Ограниченность. Установлен срок реализации. Дедлайн соответствует важности. Заданный дедлайн не переносится. Нельзя называть дела срочными, проверяя результат 1−2 недели: снижается мотивация быстрого исполнения.

Кто должен управлять исполнением, на каких этапах?

Контроль поручений является многоуровневым процессом. Цепочка передачи поручений бывает длинной или короткой. Примеры видов цепочек по передаче ответственности:

Генеральный директор организации — руководитель отдела — помощник руководителя — менеджер — стажер.
Заказчик дизайна — менеджер креативного агентства — дизайнер.

Цепочку нет смысла рассматривать единым целым. Директор и помощник руководителя в крупных компаниях не взаимодействуют с линейным персоналом: это в компетенции менеджеров. Работа корпораций основана на пирамидальной структуре и праве делегирования.

Цепочку передачи стоит рассмотреть по звеньям: высшее руководство — руководитель среднего звена — подчиненные. Организация контроля происходит по единым принципам на всех уровнях пирамиды:

Руководитель подразделения получает задачи высшего руководства. Формулировка задач происходит устно, по телефону, рабочей почте. Определяется срок исполнения поручения. Если поручение непонятно, он обязан выяснить детали, прежде чем передавать указание.
Руководитель подразделения заносит новое поручение в систему контроля. Фиксирует срок выполнения. Планирует занятость подчиненных, доносит правила реализации задачи, срок исполнения. Разграничивает зоны ответственности подчиненных.
Руководитель проводит проверку сроков исполнения поручения, качества сданной работы. Взаимодействует с персоналом, отвечает на вопросы, проводит решение проблем.
При несоблюдении дедлайнов руководитель подразделения применяет регулирующие меры. Мотивирует сотрудников работать сверхурочно или информирует о лишении премии за просрочку.
Руководитель составляет отчеты, доносит сведения вышестоящему начальнику. Проверка включает регулярную отчетность или отчетность по реперным точкам (часто применяются оба правила отчетности).

Этапы сдачи крупных заданий называются реперными точками. Любые реперные точки должны формулироваться по методике SMART. Проверка реперных точек позволяет не затягивать работу над долгосрочными инициативами.

Регулярные отчеты проводятся в установленное время. Например, руководитель компании может проводить еженедельные совещания по понедельникам. На совещаниях проводится обсуждение и распределение нагрузки, сбор отчетности за прошедшую неделю.

Распространенной практикой департаментов продаж является почасовая отчетность. Например, работники заполняют отчеты о выполнении дневного плана продаж в 12:00, 15:00, в конце смены. Начальник проверяет записи подчиненных, реагирует на снижение продаж, выясняет причины.

Работа удаленных сотрудников: добиваемся порядка и дисциплины

Удаленный персонал должен чувствовать присутствие начальства. Надомная работа располагает к прокрастинации, отвлечению, откладыванию дел. Контроль поручений удаленным работникам проводится дистанционно. Неправильная организация вызывает потери времени. Уменьшается мотивация персонала к продуктивному труду.

Эффективным решением для надзора за удаленной работой является установка приложений. Специальные приложения мониторят занятость персонала, передают отчетность начальству.

ТОП-5 программных решений для дисциплины контролируемых исполнителей:

Непрерывная запись экрана. Перехват нажатий клавиш. Отслеживание переписки в мессенджерах. Запись поисковых запросов, посещенных страниц. Запись микрофона, камеры. Мониторинг портов, защита от утечки корпоративной тайны. Проверка запущенных приложений.

Просмотр движений на мониторе в онлайн режиме. Запись начала и окончания смены. Отслеживание активности и простаивания ПК. Статистика эффективности работника. Запись посещенных сайтов, активных приложений. Отслеживание посещений развлекательных порталов. Ведение рабочего календаря.

Запись начала и окончания смены. Проверка присутствия работника за ПК. Отправка уведомлений о нарушении регламента. Регулярные скриншоты экрана. Ведение табеля для расчета заработной платы. Сравнение продуктивности коллег. Проверка использования рабочего принтера.

Отслеживание продуктивного труда, непродуктивных занятий. Снимки экрана. Составление докладов о продуктивности. Проверка геолокации на мобильном устройстве. Мониторинг посещенных страниц, активных приложений. Настройка платежных ведомостей. Интеграция с CRM.

Трекер отработанных часов. Мониторинг запущенных приложений, открытых страниц. Проверка отвлечений, посторонних занятий. Проверка отчетности по приказам. Проведение онлайн совещаний.

Начинайте смену сбором удаленных исполнителей на видеоконференцию. Проводите совещание, чтобы обсудить итоги труда, поставить задачи на смену. Для координации действий удаленных и офисных исполнителей создавайте корпоративные чаты, документы с общим доступом

Инструменты контроля поручений: автоматизация процедуры

Бумажный контроль исполнения поручений неэффективен. Оформление документов, организация документооборота вызывает потерю времени. Бумаги захламляют стол исполнителя, теряются и портятся. Систему стоит организовывать в электронной форме. Компьютерная система наглядно показывает список указаний с дедлайнами.

Google документы

Для управления персоналом удобно использовать таблицы Google Docs c общим доступом. Вести онлайн-таблицу удобнее, чем заполнять файлы Excel. Число столбцов определяется спецификой деятельности компании.

Минимальный стандарт оформления столбцов:

Порядковый номер.
Текст: описание сути указания.
ФИО отвечающего сотрудника.
ФИО соисполнителей
Установленный дедлайн.
Дата промежуточной отчетности.

Сроки исполнения в документе фиксируются отдельным столбцом. Выполнив сортировку по сроку исполнения, дате отчетности, можно определить приоритеты. Преимущества Google документов — возможность доступа с любого устройства, бесплатная регистрация.

CRM

CRM — это программа для управления персоналом, отслеживания взаимодействий с клиентами.

Популярные CRM для контроля поручений:

Битрикс 24
Мегаплан
Простой Бизнес
Brizo.
ClientBase

Для каждого указания начальник создает и заполняет карточку CRM. К карточке прикрепляется ответственный исполнитель, соисполнители. Подчиненные видят описание поставленного задания в учетной записи.

Сроки исполнения в документе указывает его создатель. Ответственные видят срок исполнения задачи в календаре. Некоторые CRM показывают отсчет установленного дедлайна. В документе фиксируются этапы реализации, проводится переписка сотрудников.

Trello

Система проверки исполнения Trello основана на методике Kanban. Вопросы к исполнению в Trello оформляются списками и карточками. Для каждого проекта создается отдельная доска карточек. В карточках начальник указывает промежуточные этапы, сроки исполнения поручений. Доступ к доске планирования открывается для группы специалистов. В документах можно комментировать содержимое, переписываться с коллегами.

Gantt Pro

Система проверки исполнения Gantt Pro помогает организовать взаимодействие. Интерактивная утилита позволяет мониторить реализацию поручений любой сложности. Для планирования используется вид диаграммы Ганта.

Предусмотрена разбивка целей на подзадачи, составление схемы зависимостей. Можно ставить дедлайны методом календарного планирования. Достоинством является наглядная визуализация целей и результатов.

Организация контроля поручений позволяет работать эффективно, развивать и расширять бизнес. Создание системы контроля начните правильной постановкой задач по методу SMART. Задачам присваивайте ФИО отвечающего работника, срок исполнения. Используйте системы для проверки исполнения, чтобы автоматизировать управление персоналом

Читайте также: