Какие вопросы задавать на собеседовании кандидату на должность секретаря

Обновлено: 25.06.2024

Главный инструмент любого рекрутера – вопросы. Чем больше информации мы получим от заказчика относительно компании, вакансии и условий работы, тем больше у нас шансов найти подходящего сотрудника с наименьшими временными затратами.

1. Прежде всего, определим блок задач секретаря на ресепшн в конкретной компании. Круг обязанностей варьируется и зависит от сферы деятельности и размеров фирмы.

Возможные функции:

2. Если есть возможность посетите компанию, оцените атмосферу, сотрудников, которые там работают, это поможет прийти к выводу, какой человек будет полезнее.

3. Уточните у работодателя, сколько сотрудников работает на ресепшене, один или более. Если два и больше, уточните, как распределяются задачи между сотрудниками, какие отношения в коллективе, общие интересы.

5. Уточните все вопросы, связанные с мотивацией для сотрудников, как материальной, так не материальной (бонусы, премии, ДМС, тренинги личностного развития, корпоративные праздники, корпоративное изучение английского языка, наличие конкурсов, спортивных соревнований и пр).

6. Уточните, каковы перспективы развития внутри компании. Попросите рассказать о реальных примерах карьерного роста сотрудников.

7. Попросите заказчика описать идеального кандидата на эту должность. Этот проективный вопрос поможет понять ожидания клиента.

8. Одним из ключевых критериев при подборе секретаря на ресепшн является наличие у такого специалиста определенных личностных качеств. Совместно с заказчиком составьте профиль кандидата.

Среднестатистический портрет ресепшиониста
Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные. Обычно, руководство компании желает видеть на этом месте ухоженную девушку с привлекательной внешностью, грамотной речью и прекрасной дикцией, с высшим или неполным высшим образованием (желательно по профилю деятельности компании). Например, для строительной компании желательно подбирать секретаря с высшим техническим образованием, такому кандидату будет проще ориентироваться в сфере деятельности оганизации. Если общаться на иностранном языке секретарю предстоит довольно часто, лучше рассматривать кандидатов с лингвистическим образованием.

Основные компетенции:

Предполагает наличие отличных коммуникативных навыков, умения легко устанавливать контакт с незнакомыми людьми, вежливости, умения расположить к себе собеседника. Этого уровня будет достаточно!

Умение внимательно слушать клиента, не перебивать, без раздражения отвечать на вопросы, искренне улыбаться. Хорошими исполнителями для вакансии секретарь на ресепшн являются кандидаты с внешним или тяготеющим к внешнему типу референции. Они более гибки и эмпатийны в общении, ориентированы на помощь, им легче работать с клиентами, посетителями, соответствовать их ожиданиям и стандартам компании.

Позитивная реакция на любую просьбу/пожелание гостя, готовность выполнить просьбу не задумываясь, чья это работа и почему это пожелание возникло у гостя.

Секретарю приходится одновременно выполнять сразу несколько дел: отвечать на телефонные звонки, записывать распоряжения начальника, сортировать корреспонденцию, распечатывать презентации и т.п..

Как представлять вакансию соискателям (нюансы и правила создания презентации вакансии).
Здесь наша основная задача рассказать о вакансии так, чтобы из всех возможных предложений о работе соискатель выбрал именно наше. Само описание вакансии должно максимально подробно описывать задачи должности и предъявляемые требования к соискателю.
Например:
Четкая, грамотная речь и правильный русский язык (как устный, так и письменный);
Желание помогать людям;
Мы ищем кандидата, которому нравится постоянное общение с новыми людьми
Что бы сократить время поиска, можно сделать пометку "Резюме рассматриваются при наличии фотографии!"
Если нам нужен кандидат со свободным английским, делаем пометку "Если Вы считаете, что данная вакансия для Вас и готовы пройти собеседование на английском языке, пожалуйста, свяжитесь с нами!"
Таким образом, повышаются шансы, что именно секретарь со свободным английским откликнется на данное объявление, а не со средним или начальным уровнем. Т.е. мы отсекаем неподходящих кандидатов и экономим массу времени на просмотр резюме или телефонные переговоры, выясняя уровень языка.

Где размещаться (источники поиска, в том числе специальные и нетривиальные).
Размещаем вакансию в стандартных источниках поиска, можно задействовать соц. сети.

Стратегия поиска (отклики, активный обзвон, соцсети, объявления и т.д.).
Стратегия поиска традиционная - отклики и прямой поиск.
При отсутствии фото в резюме соискателей выручают открытые странички в вк, одноклассниках, фейсбуке, появляется дополнительная возможность оценить внешние данные соискателя.

Подготовка кандидатов к интервью в компании.
Обязательно оповестите соискателя о правилах дресс-кода, уточните, в чем кандидат планирует придти на собеседование, дайте свои рекомендации касаемо соблюдения делового имиджа (в одежде, прическе, маникюре, косметике), попросите придти за 10 минут до начала встречи. Придайте уверенности кандидату!

wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали авторы-волонтеры.

Узнайте больше о должностных обязанностях секретаря-референта. В этот список входят, как правило, организация встреч для руководителя, поддержание бумажной и электронной систем регистрации документов, ведение записей, использование баз данных для внесения и формирования информационных отчетов, работа с многоканальным телефоном (переадресация звонков), а также подготовка некоторых документов, таких как докладные записки и исходящие письма (бумажные и электронные).

Соберите информацию о компании. При подготовке к любому собеседованию, необходимо собрать максимум информации об организации, в которую вы хотите устроиться на работу. Так, вы покажете работодателю, что заинтересованы в получении именно этой должности, а не находитесь отчаянном поиске любой работы.

Ознакомьтесь с вакансией. У каждого работодателя свои требования к уровню профессионализма, квалификации будущего сотрудника, а также свое понимание его функциональных обязанностей. Важной частью подготовки к собеседованию является изучение особенностей той вакансии, на которую вы подали резюме. Если для одного работодателя приоритетом является своевременность и пунктуальность, то для другого важна гибкость и креативное мышление.

Будьте готовы рассказать о прошлой работе, вашем опыте, профессиональных навыках, а также о ваших сильных и слабых сторонах. Приготовьте краткое, лаконичное объяснение, относящееся к конкретной должности в рамках этого собеседования.

Просмотрите свое резюме. Вы должны быть готовы отвечать на вопросы по нему. К тому же, следует убедиться в том, что в нем отражена актуальная информация, подтверждающая ваши навыки работы секретарем-референтом.

Попрактикуйтесь в скоропечатании. Очень часто при выборе секретаря-референта, на собеседованиях проводится тестирование по ручному введению данных на время (скорость печати). Это значит, что часть времени, отведенного на подготовку к предстоящему собеседованию вы должны уделить практике скоропечатания и развитию навыков работы с десятичной клавиатурой.

Вы должны суметь объяснить, как организовывается рабочий день руководителя, указать какие для этого используются методы, как устанавливаются напоминания и решаются конфликты планирования.
Обязанности секретаря-референта часто включают в себя работу с клиентами. Референт принимает звонки, встречает клиентов и заказчиков и является связующим звеном между руководителем и его бизнес партнерами.
Будучи секретарем-референтом, вы можете иметь доступ к конфиденциальной информации. Будьте готовы объяснить на собеседовании, что вы планируете предпринимать для защиты закрытых сведений и как работать с ними.
Способность выполнять несколько задач одновременно – это обязательное требование к секретарю-референту, так что приготовьтесь привести примеры того, как вы выполняете несколько действий в одно и то же время. Сфокусируйтесь на тайм-менеджменте (управлении временем), организации и делегировании задач (когда это допустимо).
Вам придется работать с разнообразными компьютерными программами и офисным оборудованием. В рамках вашей подготовки к собеседованию перечислите свои навыки в данных областях.

Отрепетируйте ответы на вопросы. Вам не следует заучивать все ответы наизусть , но вы наверняка будете чувствовать себя комфортнее, если сможете отвечать на поставленные вопросы быстро и четко.

Продумайте свой внешний вид. Секретари-референты работают почти на всех предприятиях, во всех сферах деятельности, поэтому важно одеться согласно регламенту, установленному в той бизнес среде, в которую вы хотите попасть. Позвоните администратору и поинтересуйтесь имеющимися стандартами внешнего вида, и, отталкиваясь от этой информации, но с небольшим отступлением, подберите себе костюм для собеседования. К примеру, если дресс-код данной компании требует ношения деловой одежды, то попробуйте разнообразить стандартный офисный образ ярким блейзером.

Опыта в данной сфере нет, но нужна хоть какая-то работа
О себе:
ПК - уверенный пользователь (знание всех прог)
Работа з орг.техникой - все знаю
Языки- украинский, русский и английский (средненько,свободно не говорю)
Какие вопросы задают, тестируют? Девочки кто устраивался, работает?

Мнения, высказанные в этой теме, передают взгляды авторов и не обязательно отражают позицию администрации

Как повезет. Могут стандартные вопросы позадавать. Могут смотреть трудовую. А могут и анкетку как на космонавта дать заполнить )))

Все, что угодно могут спросить. Смотря, что это за учреждение и что они вкладывают в понятие ’секретарь’. Если кофе носить гостям, то ничего особенного спрашивать не будут. А если ’секретарь - правая рука шефа’, то вопросы могут быть абсолютно любые. На логику, сообразительность, эрудицию, грамотность. Чувство юмора и стрессоустойчивость проверить могут. какого рода деятельность у компании?
Вот на вскидку, по честному без калькулятора ответьте 120 юаней минус 20% сколько будет? И если позвонили одновременно два одинаково важных клиента, с которым будете соединять первым?

Имеет значение внешность и находчивость. Опыт работы, в принципе, не имеет значения.
Главное ум и сообразительность. И желание работать.

Язык - может быть важен. Средненько не прокатит.

Помню давно. лет 10 назад я проходила множество собеседований на эту должность. В одной организации дали бланк договора, клавиатуру, на которой стёрто 70% знаков и дали 7 минут времени. Проверяли скорость набора))) В другой фирме очень приветствовалось знание азов бухгалтерии, умение работать с базами данных (как перспектива повышения в должности). К слову, через полгода меня повысили из секретарей, благодаря способности к обучению и стрессоустойчивости :)

соединять можно с любым, второго на линии подержать беседами о погоде или здоровье мамы

Ещё в одной фирме, собеседование проводили 3 человека. За столом сидел директор и ещё 2 тётеньки были сосредоточены по кабинету. Стул для соискателя стоял спинкой к одной из тётенек и, тех девушек, которые не догадались разгадать данный психолог. ребус и не развернули стул так, чтобы ни к кому не сидеть спиной, они были отсеяны сразу же. А догадались всего двое)

соединять можно с любым, второго на линии подержать беседами о погоде или здоровье мамы

Спасибо, я почти два года по молодости лет пробарабанила )))

По поводу карьерной лестницы - с секретаря-референта до директора департамента дошла.
)))

главное. не заверайтесь.
нормальный менеджер спросит о семье, детях, причине ухода с бывшей работы, амбициях, проф. навыках и т.п.
смотрят на скорость реакции, уравновешенность, отсутствие неврологии (грызть губы, ногти, стучать пальцами, крутить юбку/волосы), общий внешний вид (важно состояние рук и ногтей) о да. и чистая голова!! контролируйте голос (что бы не дрожал) не краснеть! ах да! многие не берут тех, кто закидывает ногу на ногу!
(ответ рекрутера)

соединять можно с любым, второго на линии подержать беседами о погоде или здоровье мамы

Вот в зависимости от того, чем занимается компания, от ’солидности’, так сказать, за Ваш ответ на второй вопрос (о телефонном звонке) могут не взять на работу.

здесь еще многое зависит, что за важный клиент. и вообще, что он за птица.
с некторыми мы именно обсуждали здоровье мамы.
или домашних питомцев, или детей.
и были вась вась. и могли сказать, он (шеф в смысле) ботает по телефону, хотите на трубке повисим, хотие я наберу, как освободится.

с другими только по имени отчеству и по стойке смирно. вот их и соединяют первыми.

поэтому да, профиль конторы важен, но человеческий фактор - никто не отменял.
секретать - это и блокнот, и психолог, и помощник. сто личин в одном лице.
и да, пожалуй, самое важно - уметь чувствовать людей.

с другими только по имени отчеству и по стойке смирно. вот их и соединяют первыми.

ну это понятно, но разве на собеседовании так ответишь?
ответьте пожалуйста кто-нибудь, как правильно ответить на этот вопрос на собеседовании?
Просто интересно

Всегда один из вопросов важнее для нашего директора, так что с тем, кто более важен для шефа, с тем и соединяем, а второму сообщаем, что в данный момент директора нет на месте, но он уже в пути и будет через пару минут и вы его соедините. (этот второй ведь не знает, что вы им пренебрегаете)))) А секретарь хороший, ВСЕГДА в курсе, что более важно!

Ох, ходила я как-то на пом.руководителя устраиваться в Укртелеком.
Тетка кадровичка дала три листа мелким шрифтом вопросов от опыта работы до проверки грамотности и пересказа недавно прочитанных книг. Пока заполняла в кабинете у девочек с отдела кадров, насмотрелась на разных сотрудников их конторы и на отношение к ним начальства. Желания туда устраиваться поубавилось уже.
Затем свои бумажки понесла показывать кадровичке. Она открыла трудовую и заявила ’уууу, так у вас нет записи в трудовой, что работали секретарем’. Говорю - работала секретарем на атомной станции в международном отделе, но там эта должность называлась ’техник’. Кроме того, позже работала постоянно с документациями разного рода сложности, вплоть до юр.документов и бухгалтерии. ’Нет, это не катит, нужно чтобы вот именно слово секретарь было в трудовой’.
Спрашивается - нафига меня мурыжили эти два часа с бумажками, чтобы потом просто выкинуть их.

Возможные функции:

Основные компетенции:

Итак, Вас пригласили на собеседование. Что дальше? Как вести себя на собеседовании и как пройти интервью?

Собеседование на должность секретаря часто проводится в несколько этапов. Первый этап - это собеседование с менеджером по персоналу. Кстати, первичное собеседование секретаря может проводиться не только лично, но и удалённо (по телефону). Затем Вы, скорее всего, будете беседоватья с директором по персоналу и потом - с президентом компании. Возможно и наоборот - сначала с непосредственным начальником (если это не директор и не президент), а потом - с директором по персоналу.

К любому собеседованию на секретаря необходимо подготовиться. Причём на собеседовании не только оценивают Вас, но и Вы оцениваете компанию (захочеться Вам в ней работать или нет). Поэтому подготовка к собеседованию нужна, в первую очередь, для Вас.

Первое, что необходимо сделать, готовясь к собеседованию на секретаря – это зайти на сайт компании. Читая информацию на сайте, обратите внимание на такие моменты:
- Чем занимается компания, какова ее миссия;
- Как компания планирует развиваться дальше;
- Цели компании.

На некоторых сайтах можно найти даже информацию о приоритетах кадровой политики компании и возможностях для роста сотрудников. Обязательно всё внимательно просмотрите. Во время собеседования Вы сможете продемонстрировать осведомлённость о компании, что безусловно повысит Ваши шансы. Запишите все вопросы, которые у Вас возникли во время изучения информации о компании: о должности, об обязанностях, о направлениях деятельности и т.д..

Собеседование на секретаря проходит, как и любое другое собеседование:
1. Сначала (минут пять) – знакомство, беседа на отвлеченные темы.
2. Затем – Ваш краткий рассказ о себе.
3. Далее - вопросы интервьюера к Вам, описание новой должности;
4. В конце собеседования интервьюер, как правило, предлагает соискателю задать интересующие вопросы.

Собеседование на должность секретаря. Важно помнить.

- Продумайте Ваши ключевые достижения, сильные стороны и качества. Во время собеседования у Вас, скорее всего, будет возможность сообщить всё это интервьюеру.

- Оденьтесь в деловом стиле, будьте аккуратны и ухожены.

- Не опаздывайте на интервью. Это очень важно. Рассчитайте время так, чтобы учесть задержки на дороге, пробки и т.д.. Если же всё-таки случились какие-то форсмажорные ситуации, и Вы, не смотря на все старания, опаздываете - позвоните человеку, с которым у Вас должна состояться встреча, извинитесь и предупредите об опоздании. Но на следующий тур собеседований обязательно прийдите вовремя. Если на собеседование Вы пришли слишком рано, не идите сразу в компанию, чтобы доложить о своем прибытии. Погуляйте где-нибудь, посидите в холле, почитайте. Оптимальное время прихода на интервью – за 15-20 минут до начала собеседования.

- Если Вам предложили чай или кофе – не отказывайтесь (кроме случаев, когда Вы действительно ничего не хотите).

- Когда работодатель просит Вас рассказать о себе — нужно рассказать о своем профессиональном опыте. Сначала опишите своё последнее место работы. Дальше - смотрите по ситуации.

Собеседование на секретаря. Как вести себя на собеседовании?

- Ведите себя на интервью уверенно, но не высокомерно. Высокомерное поведение неприемлемо, это прямой путь к провалу. Кстати, высокомерие не только не подчёркивает уверенность, но и указывает на неуверенность, замаскированную таким способом. Уверенный в себе человек не бывает высокомерным.

- Ваша задача на собеседовании секретаря – представить свои квалификации, профессиональные навыки, знания, умения таким образом, чтобы работодатель понял, что Вы - самый лучший кандидат. Поэтому не надо скромничать. Если Вы не расскажете о Вашем опыте, достижениях и умениях, то работодатель никогда о них не узнает. Но ни в коем случае не врите и не преувеличивайте. Если требуется знания Word на хорошем уровне, а у Вас таких знаний нет, будьте честны. Скажите, что в данный момент у Вас есть хорошее теоретическое представление о работе с программой, а главное - Вы очень легко обучаетесь и с радостью в короткие сроки изучите программу на требуемом уровне.

Чего нельзя делать на собеседовании на секретаря.

- Не приходите на собеседование с мамой, мужем, подругой и т.д.. Вы – профессионал, принимающий решения сам! Именно этого от Вас ждут.

Информация для соискателя (тех, кто ищет работу): Разместите резюме, чтобы работодатель смог найти Вас: оставить резюме бесплатно | оставить резюме бесплатно и без регистрации

Работодателю на заметку: Чтобы повысить эффективность поиска кандидатов, которые отвечают требованиям вакансии, обязательно разместите вакансию: оставить вакансию бесплатно | оставить вакансию бесплатно и без регистрации и просматривайте резюме.

Читайте также: