Какие обязанности выполняет загс
Обновлено: 04.07.2024
1.1. Настоящее Положение определяет назначение, задачи, функции, права, ответственность и основы деятельности специализированного отдела – Архив Управления ЗАГС при Правительстве Республики Саха (Якутия) (далее – отдел).
1.2. Отдел является специализированным отделом Управления ЗАГС при Правительстве Республики Саха (Якутия) (далее – Управление).
Управление осуществляет возложенные на него полномочия непосредственно через отдел.
Отдел не является юридическом лицом, осуществляет деятельность от имени Управления и действуют на основании настоящего положения.
Отдел может наделяться имуществом, которое учитывается на балансе Управления.
1.3. Отдел непосредственно подчиняется руководителю Управления и его заместителям.
1.4. Структура и штатная численность отдела утверждаются руководителем Управления в пределах установленной численности, фонда оплаты труда.
1.5. Отдел имеет круглую печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием, а также другие необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы, бланки.
1.6. Деятельность отдела осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, персональной ответственности специалистов за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений начальника отдела.
1.7. Начальник и специалисты отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом руководителя Управления в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Начальник отдела или лицо, исполняющее его обязанности, имеет право подписи (визирование) документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
1.8. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность начальника и специалистов отдела определяются должностными регламентами, утверждаемыми приказом руководителя Управления.
1.9. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими отделами Управления, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.
1.10. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, международными правовыми актами, Конституцией (Основным законом) Республики Саха (Якутия), законами Республики Саха (Якутия), указами и распоряжениями Главы Республики Саха (Якутия), постановлениями и распоряжениями Правительства Республики Саха (Якутия), приказами и распоряжениями Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), иными нормативными правовыми актами Республики Саха (Якутия), правовыми актами Управления, а также настоящим Положением.
Задачами отдела являются:
2.1. Накопление, комплектование, учет и обеспечение сохранности архивного фонда записей актов гражданского состояния Республики Саха (Якутия), находящихся на хранении в отделе.
2.2. Подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.
2.4. Исполнение полномочий Управления (органа исполнительной власти субъекта РФ) по оказанию правовой помощи в соответствии с международными договорами Российской Федерации в части истребования документов о регистрации актов гражданского состояния, а также исполнения и пересылки документов о государственной регистрации актов гражданского состояния.
2.5. Руководителем Управления на отдел могут быть возложены иные задачи и полномочия.
III. Функции отдела
Отдел осуществляет следующие функции:
3.1. Создание условий и обеспечение сохранности архивного фонда записей актов гражданского состояния Республики Саха (Якутия), находящихся на хранении в отделе.
3.2. Организация приема граждан, своевременное, правильное рассмотрение и разрешение их обращений, а также обращений органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3.3. Осуществление переписки по вопросам оказания правовой помощи в соответствии с международными договорами Российской Федерации в части истребования документов о регистрации актов гражданского состояния, а также исполнения и пересылки документов о государственной регистрации актов гражданского состояния. Консультирование специалистов структурных подразделений Управления по вопросам оказания международной правовой помощи.
3.4. Удостоверение официальных документов, выданных отделами Управления, органами местного самоуправления муниципальных образований Республики Саха (Якутия), наделенными отдельными государственными полномочиями по государственной регистрации актов гражданского состояния (далее – органы местного самоуправления), в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия в случаях, установленных международными договорами Российской Федерации, путем проставления апостиля.
3.5. Мониторинг законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, писем Министерства юстиции Российской Федерации и Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Саха (Якутия) по вопросам оказания международной правовой помощи, проставлению апостиля, в области архивного дела и своевременное доведение изменений до сведения отделов Управления.
3.7. Выдача (высылка) повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в случае, если первый экземпляр записи актов гражданского состояния не сохранился; выдача (высылка) справок, иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния.
3.8. Предоставление сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния по запросам граждан, юридических лиц и органов ЗАГС.
3.9. Внесение исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния, проставление отметок в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.10. Исполнение заключений и решений судов о внесении исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния, выдача новых свидетельств в связи с исправлениями и изменениями (в случае, если первый экземпляр записи актов гражданского состояния не сохранился).
3.11. Прием вторых экземпляров записей актов гражданского состояния о рождении, смерти, о перемене имени, заключении и расторжении брака, об установлении отцовства, усыновлении от отделов Управления по истечении текущего месяца.
3.12. Учет, обработка вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, формирование их в книги актовых записей.
3.13. Обеспечение своевременного переплета и оформления книг записей актов гражданского состояния.
3.14. Обеспечение хранения актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, и других архивных материалов, осуществление контроля за соблюдением условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
3.15. Обеспечение своевременной реставрации актовых книг, имеющихся на хранении.
3.16. Организация передачи в государственный архив Республики Саха (Якутия) актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, в порядке, установленном уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
3.17. Обеспечение своевременной передачи книг государственной регистрации актов гражданского состояния (далее – актовые книги) отделами по улусу (району) и г. Якутску на постоянное хранение в соответствии с действующим законодательством.
3.18. Ведение электронной базы данных актов гражданского состояния на территории Республики Саха (Якутия), полученной от отделов Управления.
3.19. Подготовка аналитической информации по итогам деятельности отдела за квартал, год и т.д.
3.20. Составление и представление руководителю Управления отчетности по расходованию бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния по окончании квартала, года.
3.21. Оказание практической помощи отделам в улусах (районах) и г. Якутску в формировании книг составленных из первых экземпляров актовых записей, журналов учета книг, описей к ним.
3.22. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами Управления.
Для реализации своих функций отдел вправе:
4.1. В пределах своей компетенции запрашивать и получать необходимую информацию от органов государственной власти, правоохранительных, налоговых и других органов, руководителей и специалистов Управления и его отделов.
4.2. Принимать и реализовывать решения, направленные на выполнение задач и осуществление функций отдела.
4.3. Вносить на рассмотрение руководителю Управления предложения по вопросам реализации задач и функций отдела, Управления в целом и его отделов.
4.4. Получать поступающие в Управление документы и иные информационные материалы по роду своей деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе.
4.5. Пользоваться банками данных органов государственной власти Республики Саха (Якутия).
4.6. Вести переписку с организациями и учреждениями по вопросам компетенции отдела, рассматривать и принимать решения по письмам, заявлениям и жалобам граждан в пределах своих полномочий.
4.7. Осуществлять иные права в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Саха (Якутия).
5.1. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя Управления в соответствии с действующим законодательством.
5.2. В период отсутствия начальника отдела по причине отпуска, болезни, командировки или иным причинам его обязанности возлагаются на одного из специалистов отдела в соответствии с распределением должностных обязанностей.
5.3. Начальник отдела:
- руководит всей деятельностью отдела, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на отдел задач и функций;
- осуществляет в пределах своей компетенции функции Управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех специалистов отдела;
- распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между специалистами отдела, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения руководителю Управления об изменении должностных регламентов подчиненных ему специалистов;
- участвует в перспективном и текущем планировании деятельности отдела, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на отдел задач и функций;
- принимает меры по совершенствованию работы отдела, а также организует взаимодействие отдела с другими отделами Управления;
- обеспечивает исполнение документов, поступивших в отдел;
- проводит прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию отдела, рассматривает их предложения, заявления;
- принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки специалистов отдела;
- вносит руководству Управления предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на специалистов отдела, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;
- осуществляет контроль за исполнением подчиненными ему специалистами своих должностных обязанностей, соблюдением трудовой дисциплины и деятельностью отдела в целом.
- осуществляет иные полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Саха (Якутия).
VI. Взаимоотношения с другими отделами Управления
Для реализации своих функций отдел вправе:
6.1. Взаимодействовать с другими отделами Управления по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.
6.2. Обращаться в отделы Управления для получения необходимой информации по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
6.3. Контролировать исполнение руководителями отделов приказов и распоряжений по вопросам работы отдела.
6.4. Направлять в отделы Управления рекомендации и указания по вопросам компетенции отдела.
6.5. Привлекать к своей работе работников других отделов Управления с согласия их руководителей для решения задач, предусмотренных разделом 2 настоящего Положения.
6.6. Осуществлять материально-техническое и организационное обеспечение деятельности отдела в пределах компетенции отдела.
VII. Ответственность
7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела.
7.2. Государственные гражданские служащие Управления несут персональную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Саха (Якутия) за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей в соответствии с должностными регламентами, несоблюдение правил работы со служебной информацией, сохранность находящихся у них документов, разглашение конфиденциальной информации, в том числе содержащейся в документах ограниченного распространения, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
Читайте также: