Какие действия можно производить с рабочими листами каким образом

Обновлено: 25.06.2024

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Уничтожение документации – необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве и не несут необходимой к использованию информации. Уничтоженные документы, по умолчанию, не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особо ответственного отношения к отбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре.

Закон разрешает уничтожать только те документы, для которых истек предписанный законодательством срок хранения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуется выждать еще некоторое время после официального истечения срока хранения документов во избежание непредвиденных ситуаций, при которых эти бумаги могут потребоваться.

Налоговый Кодекс РФ регламентирует все вопросы, касающиеся бумаг, связанных с налоговой отчетностью. Порядок хранения и уничтожения документации описан в Законе о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г. Перечень № 41, действующий еще с советских времен (утвержден главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. и отредактирован Росархивом 06.10.2000 г.), содержит перечисление сроков хранения различных типов документации.

Документы, составленные после 2010 года, следует хранить в течение времени, обозначенного в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Соответствующие формы актов приведены в Правилах работы архивных подразделений.

Отбор документов, более не нужных

Рекомендуемый состав комиссии:

представитель руководителя;
бухгалтер;
юрист;
архивариус;
секретарь (кадровик);
один из сотрудников.

ВАЖНО! Акт о выделении к уничтожению документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.

Задачи комиссии:

отобрать документы, не подлежащие дальнейшему хранению, установив факт истечения их срока хранения;
составить акт о предоставлении документации к уничтожению;
подготовить документы к утилизации.

ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.

Даты отбираемых документов

Комиссия рассматривает только документацию заявленного в приказе временного промежутка. При этом срок хранения документа должен истечь на 1 января указанного в приказе года. Например, если начальник дал указание оценить документацию по 2012 год, то архивная масса, датированная 2013 годом и позже, не рассматривается, хотя ее сроки могут уже закончиться. Бумага, на которой стоит 2014 год, имеющая срок хранения 3 года, не может быть утилизирована до 2018 года, поскольку на начало 2017 года 3 полных года еще не прошли.

Акт составлен, что дальше?

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией.

Подготовка к уничтожению:

изъятие соответствующих документов из места их хранения;
освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

Как утилизировать документы?

Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера). Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.

Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.

Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору макулатуры, это значительно дешевле, но в таком случае не исключена нежелательная утечка информации.

Срок не истек, но больше хранить нельзя

Иногда приходится уничтожать документы, которые еще должны были бы храниться, но стали непригодными к прочтению и дальнейшему хранению. Такое случается, если хранимые бумаги были необратимо испорчены или повреждены. Причины повреждений могут быть различными – от банального несоблюдения правил хранения до чрезвычайных ситуаций и катастроф.

При оценке таких бумаг в акте надо отметить причину невозможности дальнейшего хранения документации.

Какие документы лучше сохранить!

Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:

документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;
финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.

все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ);
первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ).

Уничтожение электронных архивов

Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.

С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.

Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.

НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.

Ответственность несёт руководитель

Если уничтожены документы, которые должны были быть сохранены, то даже в случае правильного актирования ответственность несет руководитель. За нарушение сроков хранения документации и нарушение правил утилизации КоАп предусмотрены серьезные штрафы – от 2 до 3 тыс. руб., а за повторные нарушения – еще выше.

Основным способом выполнения работниками дополнительной работы является совмещение, которое не стоит путать с совместительством (другой регулярной оплачиваемой работой). И в отличие от совместительства, совмещению в Трудовом кодексе уделяется довольно мало внимания, что в результате вызывает у работодателей много вопросов. Что можно отнести к увеличению объема работ и расширению зон обслуживания? Как правильно оформляется совмещение? Как определяется доплата за совмещение? Должен ли устанавливаться срок совмещения?

Напомним положения Трудового кодекса. В соответствии со ст. 60.2 ТК РФ с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную плату.

При этом дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей), а дополнительная работа по такой же профессии (должности) – путем расширения зон обслуживания или увеличения объема работ. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручено выполнение дополнительной работы как по другой, так и по такой же профессии (должности).

Для начала разберемся с определениями дополнительной работы.

Совмещение профессий (должностей)

Такое совмещение осуществляется, если работнику поручается работа по профессии (должности), отличной от основной профессии (должности), предусмотренной трудовым договором.

Например, секретарь может выполнять дополнительную работу по должности специалиста по кадрам, бухгалтер – по должности кассира и т. д.

При этом совмещаемая должность в обязательном порядке должна быть предусмотрена штатным расписанием. И ситуация, когда работодатель поручает выполнять работнику дополнительную работу по другой профессии, но должности, которой в организации не существует, не только не будет считаться совмещением, но может быть признана нарушением трудового законодательства. То есть совмещение профессий (должностей) может осуществляться или в случае исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, или в случае, когда эта должность вакантна.

Не будет совмещением и ситуация, когда работник принимается на комбинированную должность (например, водитель-охранник), что отражено в штатном расписании и должностной инструкции.

Бывает, что исполнение обязанностей отсутствующего работника установлено должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора. Например, заместителю руководителя определено, что он исполняет обязанности руководителя на время его отсутствия. Должна ли такому работнику осуществляться доплата за совмещение должностей? Ответ на этот вопрос дается в Письме Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2012 № 22-2-897. В нем отмечается, что выполнение работы другого работника со схожей трудовой функцией, предусмотренной должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора, не предполагает осуществления доплат, поскольку в таком случае данная работа выполняется в рамках заключенного трудового договора.

Расширение зон обслуживания и увеличение объема работ

Расширение зон обслуживания и увеличение объема работ допускаются по такой же профессии или должности, но в большем объеме по сравнению с тем, который предусмотрен трудовым договором.

При этом расширение зон обслуживания подразумевает возложение дополнительных обязанностей на работах с четким разделением границ, то есть когда работа предполагает наличие зон или участков (например, социальный работник, врач, уборщица).

Увеличение объема работы – помимо основной работы, работнику поручается аналогичная дополнительная работа, то есть увеличивается объем ранее выполняемой работы. Например, когда бухгалтер выполняет дополнительную аналогичную работу вместо другого, уволившегося бухгалтера.

Обратите внимание: расширение зон обслуживания и увеличение объема работы, так же как и при совмещении должностей, применяются при наличии свободных вакансий, предусмотренных штатным расписанием, иначе осуществление доплат за выполнение дополнительной работы и их учет при определении размера государственных гарантий (в том числе государственных пособий в связи с материнством) могут быть признаны проверяющими органами необоснованными (см. Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.02.2012 № 15АП-15046/2011).

При этом также следует отметить, что согласно ст. 60.2 ТК РФ и совмещение должностей, и расширение зон обслуживания, и увеличение объема работ могут осуществляться при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника.

Вопрос:

Можно ли считать увеличением объема работ ситуацию, когда сотрудник по своим должностным обязанностям выполняет больший объем работ, чем для него был предусмотрен при приеме на работу, и можно ли установить за это доплату?

Ответ:

Поскольку и совмещение должностей, и увеличение объема работ, и расширение зон обслуживания возможны либо при наличии вакантных должностей, либо в случае временного отсутствия основного работника, совмещения в данном случае не происходит.

Увеличить работнику объем работ по сравнению с тем, который ему был установлен при приеме на работу, можно как с согласия работника, так и без него, если при этом не изменяется его трудовая функция либо если увеличение объема работы происходит в рамках тех же должностных обязанностей, установленных должностной инструкцией или квалификационными справочниками (профессиональными стандартами). Подобные выводы делают судьи (см., например, Апелляционное определение Московского городского суда от 30.03.2015 по делу № 33-10398/2015).

Таким образом, установить работнику доплату как за увеличение объема работ не получится. Но можно либо повысить оклад, либо определить стимулирующую надбавку, например, за интенсивность работы, если таковая предусмотрена положением об оплате труда.

Если для работников изначально были установлены нормы труда, то они подлежат пересмотру в соответствии со ст. 162 ТК РФ, согласно которой локальные нормативные акты, предполагающие введение, замену и пересмотр норм труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. О введении новых норм труда работники должны быть извещены не позднее чем за два месяца.

Оформление совмещения

Исходя из ст. 60.2 и 151 ТК РФ при поручении совмещения должно быть как минимум два документа: письменное согласие работника и соглашение между работником и работодателем. При этом в письменном согласии указываются срок совмещения, содержание и объем работы, а в соглашении – размер доплаты за выполнение дополнительной работы.

На практике все условия совмещения удобнее оформить одним документом – соглашением. Оно может быть составлено как отдельное соглашение или как дополнительное соглашение к трудовому договору. Что выбрать, решать работодателю.

В пользу заключения отдельного соглашения, не являющегося неотъемлемой частью трудового договора, говорит то, что определенные сторонами условия трудового договора в данном случае не изменяются и работнику поручается дополнительная работа, выполнение которой не предусмотрено трудовым договором.

Основанием для заключения дополнительного соглашения к трудовому договору считается тот факт, что при поручении сотруднику дополнительной работы происходит изменение определенных сторонами условий (расширение круга должностных обязанностей работника или увеличение объема его работы). И поскольку в трудовом договоре указывается трудовая функция (трудовые обязанности, выполняемые по должности, профессии), изменение определенных сторонами условий трудового договора возможно только по соглашению сторон, оформленному в письменном виде (ст. 72, ч. 1 ст. 74 ТК РФ).

На основании одного из этих документов руководителем организации издается соответствующий приказ.

Обратите внимание: отдельный приказ о работе по совмещению издается и в случае, если условие о совмещении было изначально включено в трудовой договор.

Согласно ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ работник вправе досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

Как следует из данного положения, ни работник, ни работодатель не обязаны указывать причину, по которой они досрочно отказываются от соглашения о выполнении дополнительной работы.

Условия соглашения

Содержание и объем дополнительной работы

Поскольку в силу ст. 60 ТК РФ запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами, в соглашении следует указывать конкретные дополнительные обязанности, которые поручаются выполнять работнику, или объем дополнительной работы.

В случае необходимости работника также следует ознакомить под подпись и с инструкциями по охране труда по совмещаемой должности.

К сведению: если замещаемый работник является материально ответственным лицом, то с работником, который его замещает, нужно заключить договор о материальной ответственности.

Срок совмещения

Некоторые работодатели сомневаются, обязательно ли в соглашении указывать срок выполнения дополнительной работы, особенно когда срок установить не получается, например при совмещении вакантных должностей.

Отвечаем: срок отражать нужно, потому что этого требует ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ. Кроме того, в силу ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ, как уже было отмечено, работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, что также говорит о срочном характере совмещения.

Доплата за совмещение

Правила, по которым назначается такая доплата, а также ее минимальный и максимальный размеры законодательством не установлены. Размер доплаты определяется по соглашению работника с работодателем с учетом содержания и объема дополнительной работы (ч. 2 ст. 151 ТК РФ).

Доплата может быть установлена:

в твердой сумме;

в процентах от часовой (дневной) ставки или оклада работника;

в процентах от часовой (дневной) ставки или оклада по замещаемой профессии (должности).

При этом, устанавливая доплату, следует учитывать, что она должна быть одинаковой, если разные работники выполняют аналогичную дополнительную работу или когда два работника совмещают одну должность или одинаковые должности. Так, работникам установлена доплата в размере 20 % от их оклада. И если оклады у работников разные, то и размер доплаты получится разный.

Подобные ситуации Роструд назвал дискриминацией в сфере оплаты труда, а она согласно принципам трудового законодательства запрещена. В силу ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату труда равной ценности.

Обратите внимание: доплаты, выплачиваемые работникам за совмещение профессий (должностей), включаются в средний заработок во всех случаях его исчисления: для оплаты отпусков, больничных, пенсий и в других случаях.

Если в организации нет вакантных должностей

Многих работодателей интересует: можно ли в случае отсутствия вакантных должностей поручить штатному работнику дополнительную работу путем заключения гражданско-правового договора?

Обратимся к гражданскому законодательству. В соответствии с п. 2 ст. 1 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в установлении своих прав и обязанностей на основе договора и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора. Гражданские права могут быть ограничены только на основании федерального закона и в той мере, в какой это необходимо в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

Граждане и юридические лица свободны в заключении договора (ст. 421 ГК РФ). Ограничений на заключение гражданско-правовых договоров между организацией и ее работником (штатным сотрудником) гражданским законодательством не установлено. То есть наличие трудового договора не исключает наличие гражданско-правового. Данную точку зрения подтверждают письма государственных органов (см., например, письма ФНС РФ от 13.07.2010 № ШС-37-3/6521, Минфина РФ от 21.09.2012 № 03-03-06/1/495).

Заключать гражданско-правовой договор для выполнения определенной работы можно только при отсутствии должностей, по которым такая работа может выполняться.

Заключается он, как правило, для исполнения разовых работ, когда конкретный результат работы (услуги) в количественных или качественных показателях должен быть сдан заказчику (работодателю) в объеме, предусмотренном договором.

Со штатными работниками чаще всего заключается договор подряда (гл. 37 ГК РФ) или возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). Но могут быть заключены и договоры перевозки (гл. 40 ГК РФ), поручения (гл. 49 ГК РФ), комиссии (гл. 51 ГК РФ), агентский договор (гл. 52 ГК РФ).

К сведению: по договору подряда одна сторона (подрядчик) по заданию другой стороны (заказчика) обязуется выполнить определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работ и оплатить его (ст. 702 ГК РФ).

По договору возмездного оказания услуг исполнитель по заданию заказчика обязуется оказать услуги (совершить определенную деятельность), а заказчик – оплатить выполнение данных услуг (ст. 779 ГК РФ).

Риск в заключении гражданско-правового договора связан с тем, что отношения, возникшие на его основании, могут быть признаны трудовыми (ст. 19.1 ТК РФ).

В результате при заключении гражданско-правового договора следует иметь в виду, что законодательство РФ допускает привлечение лиц к работе на основании договоров гражданско-правового характера только в случаях, если данные договоры фактически не регулируют трудовые отношения между работником и работодателем, то есть физические лица по договору гражданско-правового характера выполняют иную оплачиваемую работу, не предусмотренную трудовым договором (Письмо Минтруда РФ от 13.08.2014 № 17-3/В-383).

Таким образом, если работник в рамках, например, договора оказания услуг будет оказывать услуги, каким-либо образом схожие с его обязанностями по трудовому договору, взаимоотношения сторон могут быть признаны трудовыми.

Помимо схожей трудовой функции, гражданско-правовые договоры могут быть переквалифицированы в трудовые и по другим признакам. Например, когда работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, если ему выплачивается заработная плата вместо вознаграждения, когда договор заключается для выполнения текущих, систематических работ с одними и теми же лицами, когда договор не имеет срока или содержит условия трудового договора, установленные ст. 57 ТК РФ, и т. д.

Обратите внимание: заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 руб.; на юридических лиц – от 50 000 до 100 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Контролирующие органы могут обратить внимание и на то, когда именно выполняется работа по гражданско-правовому договору. Поскольку в течение рабочего времени работник должен исполнять обязанности по трудовому договору, за что он получает соответствующую оплату труда, выполнять работу в рамках гражданско-правовых отношений он должен в свободное от исполнения обязанностей по трудовому договору время.

Итак, можно сделать вывод, что заключить гражданско-правовой договор можно со штатным работником организации, если:

выполняемая работа не предусмотрена трудовым договором;

в гражданско-правовом договоре отсутствуют признаки трудового договора;

отношения между работодателем и работником регулируются нормами гражданского, а не трудового законодательства;

работа осуществляется в свободное от работы по трудовому договору время.

Подводя итог, сформулируем основные принципы совмещения.

1. Совмещение осуществляется двумя способами:

совмещение профессий (должностей), когда дополнительные обязанности исполняются по другой должности (профессии);

расширение зон обслуживания или увеличение объема работ, когда дополнительные обязанности исполняются по аналогичной должности (профессии).

2. Совмещение может осуществляться только при наличии вакантных должностей или замещении временно отсутствующего работника.

3. Совмещение оформляется соглашением (дополнительным соглашением к трудовому договору) и приказом.

4. Обязательными условиями соглашения являются:

содержание и объем работы;

5. Соглашение может быть расторгнуто по инициативе любой из сторон без указания причин.

6. При совмещении одной должности (профессии) несколькими работниками или осуществлении одного вида или объема работ доплата должна быть одинаковой.

При отсутствии вакантных должностей дополнительную работу можно осуществлять и путем заключения гражданско-правовых договоров.

При этом если у работодателя есть сомнения, что по отдельным признакам такой договор или такие отношения напоминают трудовые, то не стоит рисковать и заключать договоры гражданско-правового характера. Лучше включить в штатное расписание новую ставку или 0,5 ставки и оформить в отношении них совмещение или совместительство.

Комментарии читателей

Статья неплохая, но учитывает не все ньюансы, возникающие на почве трудовых отношений. Допустим, есть трое рабочих, например водители погрузчика. Их трудовая деятельность в организации регулируется как трудовым договором, так и кучей инструкций. Причем в трудовом договоре указана лишь профессия, разряд, цех и структурное подразделение. Так же есть три рабочих места с абсолютно разными условиями труда. В инструкции по охране труда четко прописаны ограничения, как по транспортировке грузов, так и скоростному режиму. Представим что один временно отсутствует (заболел, в отпуске и т.д.). Так вот, получается, что оформив на оставшихся двух водителей обязанности третьего, работодатель вынуждает их нарушать рабочие инструкции. Потому как, значительно увеличившаяся территория обслуживания, непропорционально увеличивает интенсивность работы, местами до неприличных размеров, а остановка производства грозит не только потерей премии, но и дисциплинарными взысканиями. 0 0

При получении работодателем исполнительного листа в отношении сотрудника прием и обработку документа должен производить специально назначенный сотрудник и чаще всего это бухгалтер по зарплате. Сначала он обязательно регистрирует его и затем проводит расчет суммовых показателей по исполнительному листу для удержания с работника и осуществляет их перечисление по указанным реквизитам. Кроме того, вашему сотруднику придется взаимодействовать с госорганами по вопросам, касающимся этих документов.

По исполнительным документам предусмотрены самые разные взыскания - алиментные выплаты, долги по кредитным обязательствам, коммунальной оплате, возмещение вреда, нанесенного третьим лицам, и т.д. Для верного удержания сумм по действующему законодательству РФ необходимо детально разобраться в особенностях и нюансах, возникающих при решении вопроса подобного рода.

В программе 1С:ЗУП есть специальный документ для удержаний по исполнительным листам.

Законодательство об исполнительных документах

Согласно ст. 137 ТК удержания из оплаты труда могут быть в случаях, регламентированных Трудовым кодексом или конкретными федеральными законами. Величина такого удержания не должна быть больше 20%, а в некоторых ситуациях (согласно конкретным нормативно-правовым актам) - не больше 50%.

Также существуют ситуации, при которых величина удержания будет не больше 70%, к примеру, взыскание алиментных выплат, возмещение вреда или ущерба. При таком варианте удержания производятся независимо от того, как к этому относится сотрудник. Главное - должен быть оформлен официальный документ от госорганов.

Если же работник сам изъявляет волю об удержании из его оплаты труда какой-либо суммы или процента, то в данном случае норма трудового законодательства не действует. Иными словами, нет никакого ограничения, в каком размере бухгалтер имеет право удерживать конкретный размер денежных средств из зарплаты работника.

Важно! Официальный документ об удержании, поступающий в организацию, имеет более весомую юридическую силу, чем заявление от сотрудника. В этой связи удержание следует изначально проводить по официальному документу от госорганов, а затем уже по решению самого физического лица.

Начало удержания

На первоначальном этапе при обработке исполнительного листа специалист может столкнуться с конкретными трудностями - с какого именно момента нужно осуществлять удержание и как определить размер долга по документу. Моментом начала удержания считается дата получения компанией данного документа.

Например, если он поступил работодателю в начале октября до выплаты сентябрьской зарплаты, то удержание нужно уже проводить с зарплаты за сентябрь. Если документ получен компанией после выплаты сентябрьской зарплаты, то первое удержание будет произведено из оплаты труда за октябрь.

При удержании также необходимо обращать внимание на то, указана ли в нем конкретная дата начала действия документа. Во многих случаях судебные приставы, как правило, самостоятельно указывают размер задолженности. В ситуации, когда исполнительный документ получен организацией гораздо позже указанной даты начала удержания, бухгалтеру ничего не нужно пересчитывать - он использует ту цифру, указанную в документе, с той даты, когда документ попал к нему в руки.

Если в адрес компании направлен не исполнительный лист, а, например, нотариально оформленное соглашение или судебный приказ, то бухгалтер должен действовать по-другому. При подобном варианте ему придется самостоятельно определить размер задолженности, поскольку конкретная цифра не указывается в документе. К примеру, может быть оформлено, что с дохода следует удерживать алиментные выплаты в размере 25%. И тогда бухгалтер самостоятельно определяет сумму в зависимости от величины доходов сотрудника. При этом моментом начала удержания будет та дата, которая конкретно указана в документе.

Лимиты по удержаниям

При расчете величины удержания бухгалтер должен ориентироваться на лимиты, регламентированные законодательством:

до 50% - в общих случаях;
до 70% - в исключительных случаях.

К исключительным случаям относятся алиментные выплаты; возмещение вреда, нанесенного здоровью иного лица; возмещение вреда физлицам, понесшим ущерб в связи с преждевременным уходом из жизни их кормильца; возмещение ущерба, нанесенного из-за преступного деяния.

Однако на практике часто возникают вопросы по поводу того, в каком именно размере нужно производить удержание по документу. Особенно это касается тех ситуаций, когда на одного работника приходит сразу несколько исполнительных документов. В данном случае бухгалтер по расчету заработной платы должен оценить, какой из полученных документов является более важным, т.е. обращает внимание на очередность удовлетворения требований по исполнительным документам.

К первой очереди относятся исключительные ситуации, указанные выше, а также компенсация морального вреда. Далее требования распределяются по степени важности и, к примеру, требование банка о взыскании задолженности по кредиту относится к четвертой очереди.

В итоге получается, что сначала необходимо удовлетворить требования, относящиеся к первой очереди. Если имеется возможность, то происходит удержание средств по требованиям из следующих очередей - второй, третьей и т.д.

Порядок работы с исполнительными листами

В организацию поступает обращение взыскания на зарплату, оформленное сотрудниками службы судебных приставов. К нему прилагаются следующие документы:

копия исполнительного листа;
постановление об удержании исполнительного сбора;
реквизиты счета в кредитной организации для перечисления удержанных сумм.

При получении постановления об удержании из заработной платы нужно произвести такие действия:

В плане организации документооборота исполнительных документов в законодательстве нет четкого указания, как именно он должен осуществляться. Однако если документ будет утерян или он будет несвоевременно возвращен судебным приставам, например, при увольнении сотрудника, то на компанию и ее должностных лиц будет наложен штраф согласно ч. 3 ст. 17.14 КоАП РФ, а именно на работодателя от 50 до 100 тыс. руб. и на ответственных лиц от 15 до 20 тыс. руб. Такое же административное наказание предусмотрено, если по исполнительному документу не будут исполнены указанные требования об удержании и перечислении средств.

Контроль по обработке исполнительных листов возлагается на судебных приставов. Они имеют право проводить проверки в компаниях, которым были направлены исполнительные документы на сотрудников.

Важно! С целью защиты организации от штрафных санкций целесообразно правильно организовать учет и хранение исполнительных листов. Также следует назначить ответственных лиц, которые будут производить регистрацию, хранение и исполнение документов.

Пример расчета удержаний

Рассмотрим пример расчета удержаний по двум исполнительным документам, поступившим в адрес работодателя в отношении одного сотрудника.

Первый исп. лист - об удержании алиментных выплат на ребенка в размере 25% от оплаты труда.

Второй исп. лист - об удержании долга по кредитному договору в размере 50% от зарплаты, который равен 15 000 руб.

За октябрь 2019 г. сотруднику начислена зарплата - 25 000 руб. Он имеет право получить стандартный налоговый вычет - 1400 руб. по несовершеннолетнему ребенку.

Бухгалтер должен произвести следующие расчеты:

НДФЛ = (25 000 - 1 400) * 13% = 3 068 руб.
1 исп. лист = (25 000 - 3 068) * 25% = 5 483 руб.
2 исп. лист = (25 000 - 3 068) * 50% = 10 966 руб.

Однако по второму исп. документу сумма должна быть удержана в меньшем размере, поскольку необходимо учесть удержание по первому исп. документу:

Остаточную задолженность по второму исп. документу нужно будет удерживать в следующие месяцы таким же образом, то есть после удержания алиментов.

Особенности удержания

При удержаниях из оплаты труда нужно обращать внимание на следующие нюансы:

удержание не может касаться некоторых видов доходов, например, государственных пособий или матпомощи из федерального бюджета, некоторых видов компенсационных выплат и др.;
плата за перечисление денег может быть удержана с сотрудника, в отношении которого производится данная процедура. Это может быть как комиссия кредитного учреждения за проведение платежного поручения, так и расходы за перевод по почте. Процентное ограничение, установленное законодательством, на эти суммы не распространяется;
при поступлении нового требования документ учитывается вместе с ранее поступившими, т. е. не откладывается до полного выполнения предыдущих требований об удержаниях;
судебные приставы могут проверять, как производится расчет удержаний, либо по своей инициативе, либо по жалобе взыскателя.

Автоматизация учета

Для автоматической обработки исполнительных листов в 1С необходимо сначала настроить программу, а именно поставить галочку, что нужно выполнять удержания по исполнительным листам. В этом случае будет производиться автоматический расчет удержаний в соответствии с внесенными требованиями по каждому документу.

Затем нужно настроить список выплат, которые будут участвовать в формировании базы для удержания по исполнительным документам. Список можно корректировать в зависимости от того, что указывается в локальных документах компании.

Для внесения информации по конкретному исполнительному листу в 1С используется вкладка, связанная с удержаниями. В создаваемом документе нужно указать все важные условия, содержащиеся в исполнительном документе. На основании внесенной информации можно формировать карточку учета исполнительного документа. Сведения по всем карточкам попадают в особый журнал учета исполнительных документов.

Непосредственное удержание по исполнительным документам проводится на основании операции по начислению зарплаты. Бухгалтер имеет возможность раскрыть информацию и проверить правильность расчета сумм удержаний за конкретный месяц начисления оплаты труда физическому лицу.

Ответственность бухгалтера за чужой исполнительный документ

Если бухгалтер допустит ошибки при обработке исполнительного листа, он рискует получить штраф от приставов. На сайте ФССП прошла информация о том, что бухгалтеру был выписан штраф в размере 30 тыс. руб. за то, что он не исполнил требование приставов об удержании алиментов.

Для исключения риска необработки исполнительного документа целесообразно своевременно вносить его в программу 1С:ЗУП, которая будет самостоятельно рассчитывать величину удержания согласно заданным условиям. Таким способом бухгалтер обезопасит себя и компанию от возможной административной ответственности и выполнит все требования законодательства РФ.

Мы все знаем что лист это наша рабочая область и именно поэтому Excel позволяет вставлять любое количество новых листов в книгу, удалять ненужные и переименовывать уже созданные. Благодаря этому можно размещать любое количество информации в книге, распределяя ее по соответствующим листам.

По умолчанию каждая книга Excel содержит как минимум один рабочий лист, но работая с большим объемом данных можно создать столько рабочих листов сколько это потребуется.

ВСТАВКА НОВОГО ЛИСТА

Чтобы вставить новый рабочий лист, нужно найти и нажать на кнопку Новый лист (выглядит как плюсик). Откроется пустой лист:

ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ ЛИСТА

Мы знаем что при создании новой книги в Excel содержиться всего один рабочий лист с заголовком Лист1, но это имя не подходит для работы (чтобы в будущем легче было различать листы). Поэтому лучше его переименовать и сейчас мы научимся этому исскуству.

Щелкаем правой кнопкой мыши по ярлычку листа, который требуется переименовать, и из контекстного меню выберите пункт Переименовать. Вводим желаемое имя листа. Как только переименовали щелкаем мышью за пределами ярлыка или нажимаем клавишу Enter на клавиатуре. Лист будет переименован.

УДАЛЕНИЕ ЛИСТА

Бывает так что нам не нужны некоторые листы и их нужно удалить, а делается это очень просто. Щелкаем правой кнопкой мыши по ярлычку листа, который необходимо удалить, и из контекстного меню выберите пункт Удалить.

Удаление листа из рабочей книги нельзя отменить. Это одно из немногих необратимых действий в Excel. Поэтому будьте осторожны с удалением листов.

КОПИРОВАНИЕ ЛИСТОВ

Если необходимо скопировать содержимое c одного листа на другой, Excel позволяет создавать копии существующих листов. Щелкаем правой кнопкой мыши по ярлычку листа, который необходимо скопировать, и из контекстного меню выбераем пункт Переместить или скопировать.

Откроется диалоговое окно. Здесь можно указать перед каким листом требуется вставить копируемый лист. Ставим флажок Создать копию, а затем нажимем OK. Лист будет скопирован. Он будет иметь точно такое же название, что и исходный лист, плюс номер версии.

Также можно скопировать лист совершенно в любую книгу Excel, при условии, что она в данный момент открыта. Необходимую книгу можно выбрать из раскрывающегося списка в диалоговом окне Переместить или скопировать.

ИЗМЕНЕНИЕ ЦВЕТА ЯРЛЫЧКА У ЛИСТОВ

Можно изменить цвет ярлычка у рабочих листов, чтобы систематизировать их и упростить навигацию по книге Excel. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по ярлычку нужного рабочего листа и из контекстного меню выберите пункт Цвет ярлычка. Откроется палитра цветов. Выбераем необходимый цвет. При наведении курсора на различные варианты, появится предварительный просмотр.

Защита листа

Чтобы никто кроме владельца Excel книги не смог отредактировать, удалить или сделать какие-либо плохие действия лист можно защитить от любых действий. Делается это очень просто. Щелкаем правой кнопкой мыши по ярлычку листа, который необходимо защитить, и из контекстного меню выбераем пункт Защитить лист….

Откроется диалоговое окно в котором нужно создать пароль для отключения защиты и поставить галочки перед пунктами, которые необходимы для защиты листа. После выбора пунктов защиты нажимаем ОК вводим еще раз пароль и на этом настройка защиты листа окончена. Пока защита действует никто не может изменить данный лист!

На сегоднешнем уроке я постарался рассказать и показать на примерах о самых необходимых манипуляций с листами в Excel. Я думаю что это все очень понятно и просто. Удачи Вам в изучении!

Читайте также: