Как закрыть поручение в лотусе
Обновлено: 19.05.2024
Эффективная система контроля исполнений поручений (СКИП) – это неотъемлемая часть организации. Независимо от того, внедрено ли в компании проектное управление, контроль поручений в том или ином виде есть абсолютно везде. Даже Agile команды в условиях самой бирюзовой холократии бессильны перед срочными требованиями пожарной инспекции, которые должны быть выполнены к 7 ноября. Команде поручается выполнить требования, отчет о выполнении приложить. Компании крайне важно контролировать, что требования выполнены или она получит штраф.
Контроль распространяется на поручения операционные и стратегические.
Операционные поручения – это незначительные действия, которые должны быть сделаны подразделениями.
Стратегические поручения – наоборот, распоряжения с самого верха, например, распоряжения генерального директора. Стратегические поручения могут быть крайне важны, потому что это задачи, которые ставит рынок, и ответ на которые должен быть получен быстро. То есть нет времени стартовать целый проект: если на рынок внезапно вышел западный конкурент, нужно срочно подготовить ответ – понизить цену, зайти с новым маркетинговой кампанией и т.п. Ответить конкуренту нужно сегодня, завтра будет уже поздно.
Важной частью системы исполнения поручений является контур поручений для проектов. У проектов есть план-график или же спринты, содержащие задачи. Тем не менее, по проекту постоянно проходят совещания и формируются какие-то задачи за пределами основных работ. Сложные работы вносятся в план-график. Но для простых действий, вносить которые в план сложнее, чем их сделать, реализуется контур управления поручениями. На поручения выделяется небольшой резерв трудового ресурса.
Из практики, 90% поручений возникают не спонтанно: они рождаются в рамках совещаний, где та или иная сторона берет на себя обязательство что-то сделать. Хорошо отлаженный процесс постановки поручений должен внедряться в цикл проведения совещаний, давая им автоматизированную поддержку и упрощая работу секретаря.
Контроль исполнения поручений для подразделений
В рамках подразделений в непроектной организации все задачи сотрудникам ставятся в форме поручений. Сотрудник выполняет работу, цель которой поставлена руководителем. Срок и содержание этой работы и составляют суть поручения.
В современных реалиях уже установлено, что лучшим средством контроля поручений внутри подразделения являются разные варианты Kanban. Для случаев, когда задачи подразделений не требуют доски, есть удобные инструменты, позволяющие закрыть контур постановки поручений: например, в системе ADVANTA инструменты простые и надежные – поставил задачу, принял результат.
Рис.1. Панель поручений в системе ADVANTA
Рис.2. Форма сбора факта по поручениям из системы
Контроль исполнения поручений генерального директора
Поручения генерального директора – это, в сущности, самые обычные поручения, только для их исполнения требуется существенно более ответственное отношение на всех уровнях управления. В примере, приведенном выше, если не выполнить поручение генерального директора и не дать ответ конкуренту, или не подготовиться к налоговой проверке, на зарплату денег может уже не хватить.
Сам по себе механизм постановки и контроля поручений в ADVANTA такой же, как у поручений для подразделений: есть ряд действий, как поставить поручение, выставить приоритет, и есть определенная последовательность, как его контролировать.
Рис.3. Рейтинг исполнителей поручений в ADVANTA
Контроль исполнения поручений проектов
В итоге контроль поручений становится не менее важной задачей управления проектом, чем контроль плана-графика проекта: если договоренности участников проектной команды не будут выполнены в срок, гарантированно сорвется какая-то задача проекта. Поэтому поручения контролируются в проектах рядом с основным планом-графиком. В ADVANTA возможно даже указывать влияние поручения на выполнение задачи.
Рис.4. Пример поручений по проектам в системе
Контроль исполнения поручений протоколов
Почти любое совещание генерирует поручения. Участники совещания собираются, чтобы о чём-то договориться. Договоренности бывают дух основных типов:
- выработанные правила (не требуют действий);
- задачи для участников совещания.
Если в компании установлена ADVANTA, она может сделать весь цикл постановки поручений по итогам совещания эффективнее: система может автоматически формировать протокол на основе введенной повестки и выставленных поручений. Поручения по протоколу автоматически войдут в контур контроля поручений и будут отслеживаться в рамках всех возможностей системы – их не нужно заводить отдельно в системе и для протокола.
Рис. 5. Печатная форма протокола совещаний в системе ADVANTA
Создание эффективной цифровой СКИП
В статье рассмотрены подходы ADVANTA к контролю поручений. Для повышения эффективности работы все эти подходы могут быть представлены в единой системе, дающей все преимущества цифровых процессов управления:
- Поручения ставятся в ADVANTA как едином источнике правды о существующих поручениях.
- Контроль исполнения поручений ведется в рамках цикла контроля исполнения, когда сотрудники регулярно отчитываются о результатах в электронной форме.
- Отчет о выполнении поручения может содержать множество деталей, включая фото/видео информацию, которые можно вводить в дороге с мобильных устройств.
- Протоколы и другие документы формируются автоматически: секретарь совещания и/или администратор проекта не тратит время на их подготовку.
- Результативность и дисциплина исполнения поручений сотрудниками выводится на Дашборд (панель управления для руководителя).
Как любая цифровая система, электронная online система контроля исполнения поручений (СКИП) позволит экономить много времени, сил и нервов участникам процесса.
Если Вам необходима система, которая обеспечит 100%-ный контроль исполнения Ваших бизнес-процессов, задач, поручений, и позволит привести компанию к запланированным результатам в проектах, ознакомьтесь с обновленной демоверсией нашего решения.
Спасибо, Вы подписаны на рассылку!
С этого дня Вы будете регулярно получать полезные и исключительно практичные материалы по проектному управлению.
Станьте частью проектного сообщества!
Так же будет интересно:
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.
Ежедневно в организациях принимается большое количество самых разнообразных управленческих решений, поэтому важнейшая функция системы используемого в компании электронного документооборота – реализовывать задания и поручения.
Система электронного документооборота 1С:Документооборот предоставляет пользователям мощнейшие инструменты для управления задачами и обеспечивает четкий оперативный контроль исполнительской дисциплины, фиксируя срок исполнения, даже когда имеет место быть перенаправление задач.
На рабочем столе 1С:Документооборот можно увидеть сразу несколько виджетов с функциями управления задачами, причем для оперативной оценки текущей ситуации не нужно углубляться в систему, достаточно посмотреть основные показатели.
Рис.1 Виджеты в 1С:Документооборот
Выполнение задач
Рис.2 Вкладка Задачи мне
Контроль исполнения и отчеты по задачам
Задачи отдела – функционал руководителя подразделения, дающий возможность контролировать загрузку подчиненных, оперативно отслеживать текущую ситуацию по задачам и исполнительской дисциплине.
Рис.3 Задачи отдела
Рис.4 Виджет Контроль
Подсистема управления процессами в 1С:Документооборот позволяет создавать задачи и поручения различной сложности, как произвольного характера, так и строго регламентированные на основе заранее разработанных шаблонов.
Постановка задач
Задачи в системе – это визуальные фиксированные точки прохождения бизнес-процесса с механизмами управления им.
Рис.5 Задачи в системе
Каждый из участников процесса видит задачи, адресованные непосредственно ему, и, соответственно, в рамках этих задач может осуществлять предопределенные системой действия.
Пользователи, наделенные специальными правами, могут наблюдать, изменять задачи других пользователей и состояние самого бизнес-процесса с целью осуществления оперативного контроля или устранения ошибок.
Например, руководитель, при определенной настройке системы, имеет полный доступ к задачам своих подчиненных.
Рис.6 Исполнитель задачи
Удаление задач
Руководитель также может и вовсе приостановить или прервать активный бизнес-процесс, который, например, был запущен по ошибке, или потерял свою актуальность.
Рис.7 Удаление задачи
Как управлять задачами и поручениями в 1С:Документооборот
Рис.8 Выбор шаблона
Процессы представляют собой заранее настроенные схемы, по которым действия производятся от старта до завершения. По мере продвижения процессов по маршруту пользователям автоматически направляются соответствующие задачи – согласовать, исполнить, утвердить, и т.д
Перечислим типовые процессы, заложенные разработчиками:
*Наиболее востребованный и популярный процесс.
Рис.9 Согласование задачи
Его можно направлять пользователям по одной из трех схем:
- Всем сразу (параллельное согласование).
- По очереди (последовательное согласование).
- Смешанно (параллельно-последовательное согласование).
В качестве согласующих можно использовать конкретных пользователей, системные автоподстановки и ролевую адресацию.
Срок согласования можно устанавливать для каждого согласующего лица индивидуально или конкретной датой и временем, или продолжительностью – дни, часы, минуты.
Рис.10 Варианты согласования
Рис.11 Результаты согласования
По результатам согласования формируется печатная форма листа согласования с визами согласующих, датой согласования и комментариями.
Рис.12 Лист согласования
Макеты печатных форм при наличии определенных знаний и опыта можно редактировать для собственных нужд.
Рис.13 Макет печатной формы
Рис.14 Процесс Исполнение
Если исполнителей несколько, самого первого в списке можно назначить ответственным исполнителем по задаче. Ответственный исполнитель завершает свою задачу последним, по результатам исполнения соисполнителями своих задач.
Рис.15 Подготовка отчета о выполненных работах
Рис.16 Проверка результата исполнения
Механизм использования шаблонов бизнес-процессов
Устоявшиеся рабочие процедуры любой компании можно описать как шаблоны процессов, и использовать их, как при работе с документами, так и независимо. Шаблоны процессов настраиваются администратором один раз и могут быть предопределенными (нельзя менять) и рекомендательными (можно менять).
Процессы по шаблонам могут запускаться программой автоматически, например, при создании нового документа или при его регистрации.
Рис.17 Шаблоны процессов
Добрый день, рад вас видеть на сайте Помощь с компьютером. Сегодня мы разберем, как же можно предоставить доступ к любому почтовому ящику в программе Lotus.
Многие компании могут использовать разные почтовые ящики, и Lotus является одной из таких почтовых программ.
Давайте приступим, для предоставление доступа нам нужно зайти в админку почтового сервера. Для этого открывает Lotus Admin.
Перед нами откроется база нашего сервера. Если открывается пустое окно, то нужно выбрать сервер почтового ящика.
Для этого нажимаем: File -> Open Server
В открывшемся окне нам нужно прописать Dns имя сервера или ip адрес.
На примере указываю адрес своего сервера
После чего откроется админское окно.
Первым делом включаем для нашей учетной записи полные права администратора.
Для этого проделываем следующие шаги Administration -> Full Access Administration
Должна стоять галочка напротив Full Access Administration
Следующем шагом, как мы предоставили полный доступ. Переходим на вкладку Files.
Откроется огромный список из папок. Раскрываем(если не раскрыт), ищем папку mail и открываем.
В данном списке откроются все почтовые ящики данного сервера. Наша задача найти нужный почтовый ящик, на который мы должны предоставить доступ.
Я хочу предоставить доступ себе к почтовому ящик Sergey A Mukhin.
Выбираем данный ящик, нажимаем ПКМ(правой кнопкой мыши)->Access Control -> Manage
Откроется Окно Access Control List данного пользователя
Теперь нажимаем по кнопке Add. Открывается окно по добавлению пользователей.
Нажимаем по синиму человечку. откроется окно с выбором из почтовых ящиков. Нам нужно выбрать нужный почтовый ящик(я выбрал NN-TTK), и выбрал себя. Нажимаем Add.
Нажимаем ОК. Пользователь появится Access Control List.
Следующем шагом, мы выставляем параметры доступа. Выбираем добавленного пользователя
И смотрим Attributes. Выставляем в User type -> Person. Access -> Manage и ставим все галочки.
Мы выставили тип нашей учетной записи Пользователь, и предоставили полные права на данный почтовый ящик. Нажимаем ОК
Доступ мы предоставили, осталось только добавить ящик пользователю в рабочую область. Для этого заходим на почту пользователя, открываем рабочую область.
В каждой версии открывается одинаково, только способ открытия выглядит по-разному.
В моей виде Open->Application->Workspace
В старых версиях слева будет список из папок, нужно найти Приложения, развернуть список и выбрать Рабочая область
Откроется окно, здесь нам нужно нажать комбинацию клавиш Ctrl+O
Пишем Ip адрес сервера на котором находится наш почтовый ящик. В моем случае 10.12.0.2, откроется весь список сервера. Ищем папку mail, открываем ее
Снова увидим весь список почтовых ящиков на данном сервере, ищем нужный нам ящик.
Если нажмем на любой другой вылетит окно, что нет доступа к данному почтовому ящику
Выбираем ящик и нажимаем Open.
Данный ящик появится у нас на рабочей области и откроется почта этого ящика.
Таким образом мы предоставили доступ к почтовому ящику.
Если почтовый ящик пользователя имеет права администратора, можно сразу открывать рабочую область и через нее открывать нужный почтовый ящик. На сервере автоматически добавится пользователь и получит полный доступ.
Надеюсь статья будет полезна и поможет без труда предоставить доступ к нужному почтовому ящику пользователю:)
А напоследок, если вы хотите посмотреть все на моем примере. Предоставляю к вашему вниманию видеоурок. Приятного просмотра:)
Dragonid
Ежедневное поручение, состоящее из трех квестов. Как помыть палубу, где найти капитана и чашечки лотоса. Достижение Карамба, пираты!
Как начать поручение Пираты в Ли Юэ в Genshin Impact
Так как задание относится к ежедневным и выпадает случайно, получить его в любой момент не получится. Увеличить вероятность появления можно, воспользовавшись Справочником искателя приключений. Во вкладке поручения, в правом верхнем углу, выберите Ли Юэ. На следующий день все ежедневные поручения будут в выбранном регионе и возможно, среди них будет нужное. Если же нет, придется подождать еще.
Как появится поручение, необходимо телепортироваться в гавань Ли Юэ, затем двигаться к пристани (в стороне гильдии искателей приключений). Малыши Лулу, Мэн и Фэй будут стоять на корабле сразу за большим якорем. Для начала задания нужно поговорить ними.
Прохождение Пираты в Ли Юэ в Genshin Impact
Ребята предложат одну из трех игр рандомно. То есть за раз можно поиграть лишь в одну, это может быть уборка на палубе корабля, сбор чашечек лотоса или поиск капитана.
Где найти чашечки лотоса
Во время ограбления Лулу скажет, что у нее нет денег и нечего забрать. Тогда ребята попросят путешественника принести чашечки лотоса, что станут сокровищами. Если в инвентаре их не окажется, можно собрать неподалеку в водоеме или приобрести у шеф-повара Мао в ресторане Народный выбор.
Как прибраться на корабле
Подражая Бэй Доу, малыши будут играть в хороших пиратов. Одним из шагов становления будет уборка на палубе. Путешественнику необходимо использовать Анемо или Гидро стихию любого персонажа на кучках мусора. Они отмечены белыми стрелочками, так что поиск не составит труда.
Где найти капитана
Малыш Фэй решит ограбить капитана корабля Мэна, сказав, что у него сокровищ точно больше всех. Здесь нужно следовать за Фэем, который придет к остальным ребятам. После этого они начнут ссориться, а чтобы их помирить, Лулу попросит снова принести чашечки лотоса.
Достижение Карамба, пираты! в Genshin Impact
Главное условие ачивки — поучаствовать во всех 3 играх. Но так как поручение и просьбы малышей выпадают случайно, это может занять много времени. За достижение Карамба, пираты! дадут 5 камней истока.
Награды
В награду за задание выдается мора, опыт приключений, опыт дружбы, руда для увеличения уровня оружия и камни истока. Примогемов всегда будет 10, а вот количество остальных наград зависит от уровня мира.
Видеопрохождение
Если информация была полезной, добавляйте статью в закладки и пишите комментарии. Следите за другими прохождениями по Геншин Импакт на нашем сайте.
Судьба бойца в Genshin Impact: как пройти и получить достижение "О, человечество!"
Genshin Impact: Сказано сделано – как получить достижение Перфекционист?
Genshin Impact: Вкус родины – как получить секретную ачивку "Ли Юэ итибан"?
Genshin Impact: как получить достижение "Круг жизни и смерти"? Головоломка с электро мечами
Читайте также: