Как выбрать программное обеспечение для предприятия

Обновлено: 30.06.2024

Джейкоб Морган, основатель консалтинговой компании Chess Media Group, автор нескольких книг по оптимизации бизнес-процессов, в своем блоге делится методикой оценки поставщиков программных решений для бизнеса на основе восьми простых критериев. Предлагаем вашему вниманию перевод его статьи.

Я уверен, вы заметили, что многие поставщики программного обеспечения выглядят очень похоже, и не только внешне, но и по функциональности. Это очевидно и для самих вендоров, и для клиентов, поэтому оценка и выбор конкретного поставщика – довольно непростая задача. Я предлагаю использовать для оценки восемь переменных, которые, по сути, являются основными конкурентными преимуществами в этой сфере.

Цена

Итак, сколько поставщик запрашивает за использование своей платформы? Здесь обычно используется два подхода – оплата за каждого пользователя, либо некая общая фиксированная сумма. Поэтому важно понять, какое количество ваших сотрудников будет непосредственно работать с системой. При этом желательно сделать примерный расчет на перспективу – сколько это будет вам стоить сейчас, сколько – через полгода, год, два или более. Не обязательно делать точные прогнозы, важно понимать общую стратегию. Например, в первый год вам понадобится 100 пользователей системы, а со временем это число может вырасти в несколько раз. Или наоборот. Поэтому нужно подробно рассмотреть все условия – зависит ли стоимость предлагаемого решения от количества пользователей, как она меняется при масштабировании системы, и так далее.

Особенности

Что именно эта платформа может сделать для вас такого, что не могут другие? Большинство платформ имеют очень похожие наборы функций, поэтому наличие специфических возможностей бывает весьма весомым аргументом при выборе. Лучший способ определить, какие возможности вам нужны – это сначала продумать все возможные варианты использования системы, и затем сопоставлять их с предлагаемым функционалом.

Люди

Наверняка вы захотите убедиться, что работаете с поставщиком, которые не только предлагает отличный продукт, но и отличный сервис. Как правило, сотрудничество с поставщиками программного обеспечения для бизнеса носит долговременный характер – любая платформа развивается, обновляется, дорабатывается по мере появления новых потребностей клиента. Поэтому послепродажное обслуживание и техническая поддержка – один из крайне важных аспектов, которые следует учитывать при выборе поставщика.

Безопасность

Некоторые компании ориентируются только на замкнутые корпоративные системы, другие выбирают облачные решения, третьи используют смешанные подходы. У каждой компании свое отношение к безопасности и свои требования к ее обеспечению. Но независимо от вашего выбора, необходимо убедиться, что предлагаемая поставщиками платформа обеспечивает безопасность ваших данных, и в то же время достаточно гибка, чтобы обеспечить все ваши потребности.

Настройка и интеграция

Большинство клиентов заинтересованы в возможности интеграции предлагаемых программных решений с уже использующимися в компании. Иногда это может иметь решающее значение. Однако далеко не все поставщики могут обеспечить быструю и эффективную интеграцию с другими программами, поэтому этот аспект желательно учитывать заранее, и одним из первых.

Простота в освоении и использовании

Грамотные поставщики уделяют особое внимание этому параметру. Многие из них стараются делать свои интерфейсы максимально легкими и интуитивно понятными, при этом используя элементы, уже знакомые пользователям – например, используемые в социальных сетях.

Стоимость поддержки и обслуживания

Убедитесь, что поставщик предлагает адекватную стоимость поддержки своего продукта. Цены здесь варьируются очень широко – одни производители взимают более 20 процентов от годовой лицензии, другие, наоборот, предлагают бесплатную поддержку. Есть поставщики, которые настраивают систему, и затем оставляют за собой только решение проблемных вопросов. Другие берут на себя обязательства по постоянному обновлению и настройке платформы по мере выхода новых версий.

Оценка опыта поставщика

Я не сторонник того, чтобы рассматривать этот фактор как решающий. Да, часть поставщиков специализируются на компаниях какой-то определенной отрасли – например, финансовой, или фармацевтической, или ритейла. Однако многие решения могут быть внедрены в компаниях самых разных отраслей. Если у поставщика уже есть в клиентах несколько компаний вашей отрасли – это безусловный плюс. Но лучше анализировать платформу с точки зрения соответствия именно вашим потребностям.

И, пожалуй, еще один фактор, который я не стал включать в основной список, но тоже считаю существенным. Особенно если вы оказались в ситуации, когда нужно сделать выбор между практически равнозначными поставщиками. Советую обратить внимание, выступает ли поставщик в качестве эксперта в своей отрасли, и каковы его ресурсы по обучению пользователей. Регулярный выпуск образовательных материалов, мануалов, проведение семинаров и тому подобное – хороший признак того, что вы имеете дело с профессионалами. В столь изменчивой и стремительно развивающейся индустрии, как IT, мне нравится работать с людьми, которые являются для своих клиентов источниками актуальных знаний. Это помогает в достижении общих целей.

Программ для ведения бухгалтерского учета множество – есть как платный многофункциональный софт, так и бесплатные программы с ограниченным набором возможностей. Существуют также онлайн-сервисы, позволяющие вести бухучет через браузер.

Рассмотрим 10 лучших программ и сервисов для ведения бухгалтерии, от недорогих или бесплатных решений до комплексных продуктов с широкими возможностями, а также разберемся, в каких случаях использование того или иного варианта является оптимальным.

Бесплатные программы для ведения бухгалтерии

Начнем обзор с бесплатных решений для бухучета.

Инфо-Предприятие

Это вполне подходящее решение для ИП и небольших компаний, не имеющих обособленных подразделений, со штатом не более 100 сотрудников. В приложении дается возможность обновлять отчетные формы и алгоритмы без каких-либо ограничений.

Налогоплательщик ЮЛ

Своя Технология

Чтобы получить возможность работать с расширенными отчетами, подключать торговое оборудование или выгружать данные в 1С, можно приобрести профессиональную версию программы. Ее стоимость составляет 1990 рублей за одно рабочее место. При переходе на платную версию вся информация сохраняется.

Платные бухгалтерские программы

1С:Бухгалтерия

ПАРУС-Предприятие

Главными особенностями программы можно назвать: возможность по необходимости добавлять в систему отдельные компоненты, простой процесс администрирования, интеграцию с другими приложениями, например, с офисным пакетом Microsoft Office.

Онлайн-сервисы для бухучета

При использовании облачной бухгалтерии вы не будете привязаны к рабочему месту. В личный кабинет можно зайти с любого устройства: нужно только подключение к интернету. Все формы и документы в таких сервисах обновляются автоматически сразу после произошедших в законодательстве изменений, а документы хранятся на удаленных серверах, их даже не нужно скачивать на свой компьютер. Кроме того, использование онлайн-сервисов для ведения бухучета обходится дешевле по сравнению с популярными бухгалтерскими программами.

1С: БизнесСтарт

Разобраться в программе очень легко, техподдержка по телефону и в чате работает круглосуточно, сервис поддерживает все режимы налогообложения и напоминает о сроках уплаты налогов. В числе плюсов также быстрые обновления, возможность работы с фискальным регистратором и сканером.

СБИС Бухгалтерия и учет

Сервис хорошо адаптируется под бизнес любых масштабов, обеспечивает легкое формирование всех видов отчетов (в Росстат, ФНС, ФСС и другие органы), дает доступ к облачному хранилищу, где можно держать резервные копии вашей документации.

Характерной особенностью продукта является простой ввод документов: вам достаточно один раз связать номенклатурные позиции, после чего сервис будет сопоставлять их автоматически. Процесс подготовки, анализа, а также проверки отчетности также полностью автоматизирован. Сдача отчетности происходит через интернет.

Имеется мобильная версия, которая позволяет выставлять счета прямо со смартфона. Стоимость программы зависит от используемого вами налогового режима и нужного функционала.

Моё дело

Цены на использование сервиса вполне разумны, к тому же разработчики предлагают гибкую систему тарифов и комплексные решения для розничной/оптовой торговли и онлайн-магазинов. Для тестирования сервиса есть возможность получить бесплатный пробный доступ.

Эльба

Для ознакомления с сервисом новым пользователям предлагается бесплатный 30-дневный период. О времени сдачи отчетности и уплаты налогов сервис напомнит вам по почте или SMS.

Контур.Бухгалтерия

ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учета;
производит расчеты по сотрудникам (зарплаты, больничные, отпуска, а также налоги и взносы);
учет производства, включая оформление выпуска, продажи продукции и расчет ее себестоимости;
сервис подготовит и поможет сдать налоговую отчетность в ФСН, Пенсионный фонд, ФСС и Росстат;
произведет проверку контрагентов по данным ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
обеспечит электронный документооборот;
включает интеграцию с ведущими российскими банками.

Бесплатный пробный период использования составляет 14 дней.

Удобный интерфейс и широкий функционал, круглосуточная техподдержка, многопользовательский режим и автоматические обновления делают данный сервис выгодным решением для небольших копаний и ИП.

Какую программу для ведения бухгалтерии выбрать?

При выборе программы для ведения бухгалтерии следует учитывать следующие факторы: организационно-правовую форму (ИП, АО, ООО), используемую систему налогообложения (УСН, ЕНВД, ПСН и т.д.), количество сотрудников в штате, масштаб бизнеса, а также сферу деятельности.

Один из важных инструментов по увеличению эффективности работы компании – система управления проектами в организации. В зависимости от целей бизнеса, встречаются простые программы и сложные сервисы, использующие внутренние разработки. На личном опыте опишу 13 систем, помогающих в организации работы компаний.

Бесплатный облачный сервис для одновременной работы 10 человек. Имеет множество функций: доски с заданиями, видеочат, настройка доступа, обмен файлами. Подходит для малого бизнеса. Руководители могут настроить должности сотрудников, контролировать выполнение плана.

К плюсам относится:

Составление отчётов организации;

Создание бесконечного числа задач;

Красивый и понятный интерфейс (по моему мнению);

Доступ к файлам по ссылке.

Из недостатков выделяют:

Бесплатное использование до 10 человек;

Платная установочная версия для компьютера.

Тариф, не имеющий ограничений, стоит 499 рублей в месяц. Подойдёт для работы с малыми и средними организациями. Позволяет составлять план работы и следить за процессом контроля сотрудников организации.

Знакомый многим инструмент с простым интерфейсом для небольшой группы разработчиков. Доступен платный тариф, открывающий множество функций. Рабочий стол состоит из досок, на которых находятся списки необходимых дел. Для руководителя отдела предусмотрена удобная система наблюдения за выполнением плана.

Плюсы Trello:

Использование для маленькой команды;

Планирование целей для каждого сотрудника.

Минусы Trello:

Нельзя открыть больше 10 досок;

Платный экспорт данных (что очень печалит);

Открытие доступа сотрудникам только в пакетах за деньги.

Относительно новая система управления с большим количеством доступных модулей: быстрое внедрение, кастомизация под нужды предприятия и самостоятельное администрирование. В интерфейсе A2B разберётся каждый сотрудник – будь то программист лет 20 или бухгалтер Лидия Ивановна 65 лет.

Преимущества A2B:

Возможность купить модули программы отдельно друг от друга. Например, канбан мы в компании вообще не брали.

Быстрая работа службы поддержки;

Недостатки A2B:

Нет готовых шаблонов;

Тарифы на облачную версию начинаются от 150 рублей. За отдельную плату, пользователь может получить доработку системы под свои индивидуальные требования.

A2B подходит для разных сфер деятельности. В удобном интерфейсе сотрудники компании быстро освоятся и смогут контролировать выполнение проектов. Имеется коробочная версия от 10 пользователей и более.

Известнейшая CRM-система с возможностью интегрирования бухгалтерии 1C. Демонстрационная версия сильно ограничена, она подходит для мелких предпринимателей. Возможна интеграция с сервисами Google Drive, Яндекс Диск и One Drive.

Плюсы Bitrix24:

Удобный рабочий чат. По мне, так самый удобный из всех CRM.

Хранение файлов до 5 ГБ;

Редактор документов прямо на рабочем столе (мастхэв!);

Общение в чатах, видеоконференции.

Недостатки Bitrix24:

Деньги и еще раз деньги! Тарифы дороговаты, почти все плагины и интеграция платные;

Доступно 6 тарифов от 790 до 9590 рублей, в зависимости от целей бизнеса. Какой вам подходит – решать самим.

Программа используется во множестве государственных органов 😊 Среди доступных функций выделяется удобная CRM с возможностью контроля работников.

К преимуществам Мегаплана относятся:

Бесконечное число проектов;

Интеграция с бухгалтерией 1C.

Минусы программы:

Платный аудит бизнес-процессов.

Мегаплан предоставляет множество пакетов от малого бизнеса до крупных компаний. Имеется приложение для работы со смартфонов Android или iOS.

Популярный таск-трекер с понятным интерфейсом. Можно использовать как в команде, так и в личных целях. Имеется демонстрационная версия, которая открывает широкий функционал: планирование, общение в чате, контроль выполнения.

К преимуществам относят:

Удобный рабочий стол;

Возможность создать команду внутри программы;

Интеграция с облачными сервисами;

Недостатки Asana:

Отсутствие русского языка в приложении Android. Существенный минус.

Разработчик представляет 4 тарифа в зависимости от целей компании. Для большого предприятия подойдёт пакет Premium и Business за 10,99$ и 24,99$ в месяц. Также возможны индивидуальные условия для крупных предприятий.

Бесплатная система для контроля задач организации. Подходит только тем компаниям, которые не ведут документооборот , и не составляют отчёты. Данные возможности открываются только после покупки платного тарифа.

К плюсам относятся:

Бесконечное создание задач;

Интеграция с популярными CRM-системами;

Недостатки использования Pyrus:

Платное резервное копирование;

Нет подробной аналитики в демонстрационной версии.

Существует 2 пакета: облачный и безоблачный. Первый продаётся за 279 рублей в месяц. Скачиваемая программа с неограниченным доступом к хранению файлов доступна по подписке за 825 рублей.

Бесплатная программа для контроля и управления командой до 10 человек. Имеется ограничение на обмен файлами до 2 ГБ. Также представлен гостевой режим, в котором можно попробовать стандартные функции: проекты, отчёт, использование шаблонов, воронки.

К преимуществам относят:

Контроль выполнения целей, назначение дедлайнов;

Детальные отчёты и сводки;

Большое количество шаблонов;

Недостатки Jira:

Возможность вести журнал событий;

Наличие анонимного доступа.

Пробная версия подходит только для маленьких компаний. Для команды от 10 человек потребуется платный тариф. Его стоимость составляет 7-14$ в зависимости от целей организации и необходимого функционала.

Удобный инструмент, позволяющий создавать проекты и задачи в бесплатном режиме. Лимит на количество человек не должен превышать 5 участников. Имеет удобный рабочий стол со структурированными функциями.

К достоинствам ToDoist относят:

Создание проектов и задач;

Контроль выполнения целей;

Возможность обмениваться файлами.

Недостатки использования:

Отсутствие комментариев при создании проекта;

Платная интеграция с почтой и другими сервисами.

ToDoist подходит для управления малым бизнесом. Большим компаниям функционал программы покажется недостаточным. Представлено 3 тарифа: бесплатный, Pro и бизнес. Пакеты доступны по подписке за 229 и 329 рублей.

Система управления имеет урезанную демонстрационную версию, в которой доступно ведение двух дел и возможность пригласить до 5 человек. Также ограничения коснулись обмена файлами. Объём не должен превышать 100 мб.

К плюсам WorkSection относятся:

Групповые чаты и комментарии к задачам;

Контроль бюджета компании;

Возможность настроить права доступа;

Недостатки WorkSection:

Малый функционал демоверсии.

Подходит для использования любым видом бизнеса. На официальном сайте представлено 5 тарифов с различным функционалом. Стоимость составляет от 29$ до 199$. Также доступен пакет Enterprice для крупных агентств и предприятий.

Программа с большим бесплатным функционалом. Разработчик не ставит ограничения на количество проектов и участников. Основные функции: блокнот, заметки и календари для контроля выполнения плана. Программа считает количество времени, которое уходит на выполнение цели.

Достоинства ClickUp:

Интеграция с облачными хранилищами;

Доступ к готовым шаблонам;

Более 100 различных функций;

Сортировка карточек по тегам.

Минусы ClickUP:

Лимит в бесплатной версии на 100 действий;

Настройка прав доступа только в режиме за деньги.

Функционал ClickUP подходит для компаний различного объёма. Для малого бизнеса объем функционала может показаться даже слишком большим. Для получения полного функционала, достаточно купить подписку за 5$ в месяц.

Онлайн трекер, предназначенный для управления большим количеством процессов. Используется среди разработчиков, предпринимателей и владельцев небольших торговых точек. Полностью локализован на русский язык. Позволяет работать с клиентами и управлять сделками. Доступна настройка воронок продаж.

К преимуществам YouTrack относят:

Интеграция с почтой, телефонией и мессенджерами;

Коммуникация между партнерами и сотрудниками;

Наличие поиска для быстрого нахождения нужной функции;

Отметки на важных задачах.

Минусы YouTrack:

Обширный функционал, с которым сложно работать;

Малый объём хранимых данных;

Точную стоимость платного тарифа Youtrack назвать сложно. Она рассчитывается исходя из количества пользователей. Например, тариф с доступом для 1000 людей обойдётся руководителю в 1625$.

Планфикс – система для автоматизации бизнес-процессов, позволяющая работать в любой сфере бизнеса. Доступна настройка планеров, назначение событий. Также программа формирует отчёт и статистику. Имеется облачная версия.

К достоинствам внедрения сервиса Планфикс относят:

Быстрая техническая поддержка;

Общение с клиентами через единый сервис;

Единая база клиентов;

Простой рабочий стол и быстрая настройка нужных функций;

Наличие шаблонов для документов.

Недостатки сервиса:

Нет визуализации отчётов;

Отсутствие чата (весомый минус!);

При отключении от оплаты, нельзя посмотреть данные о компании.

Планфикс подходит как для мелкого бизнеса, так и для крупных корпораций. Цена за сотрудника составляет от 2 до 5 евро, в зависимости от предоставленного функционала.

Выбор программного обеспечения для ведения бизнеса всегда сложен: хочется учесть все нюансы и не потратить деньги и время впустую. Советую заранее обдумать не только функции, которые необходимы сейчас, но и те, что могут понадобиться в будущем. Ведь переход с одной системы управления бизнесом на другую, настройка и внедрение новой программы могут занять длительное время и большие расходы.

Если организация небольшая и имеет менее 5-10 сотрудников, то можно обойтись бесплатными версиями YouGile, Jira и ToDoist.

Популярная, незатейливая и главное бесплатная система для небольшого количества задач с простым интерфейсом – Trello. Думаете, что визуальная составляющая играет большое значение в эффективности сотрудников - ознакомьтесь с тем, как это реализовано в Asana.

У вас средняя или большая организация, которой нужно множество функций, включая CRM и систему электронного документооборота? Предлагаю обратить внимание на платные тарифы от Bitrix24, Мегаплан, A2B и Планфикс.

Необходимо настроить систему четко под свои задачи и выбрать только необходимый функционал без переплаты, тогда лучше остановиться на A2B. Системы Bitrix24 и Мегаплан также можно настроить под конкретные задачи организации, однако придется обращаться к сторонним специалистам и оплачивать их услуги.

Каждая организация индивидуальна: разные процессы и задачи, количество сотрудников. Поэтому лучшим решением будет выбрать несколько подходящих вам программ и воспользоваться пробным периодом.

Пишите в комментариях, какой CRM вы пользуетесь - будет полезно узнать мнения.

Для автоматизации мелкого и среднего бизнеса, предпринимательства, ИП, организаций и фирм требуются программное обеспечение, по мимо него, конечно же необходим компьютер, ноутбук, планшет и т.д., но самое основное - это то, в чем будет работать конечный пользователь - от этого зависит сама эффективность автоматизации.Случается покупают программу - руководители принимают решение автоматизировать бизнес-процессы, даже не посмотрев что эта за программа - подходи ли она для решения их задач и самое главное, они должны сначала понять - смогут ли конечные пользователи (если не они лично буду на ней работать) эффективно работать на этой программе, как быстро научаться это делать и сколько на это уйдет времени, нерв и самое главное средств. По этому при выборе программы нужно исходит из нескольких основных условий:

Насколько программа распространена - работает в похожем бизнесе с ней "коллеги" по отрасли, как работают с ней, есть ли опыт работы на ней, а так же можно всегда можно найти знакомого который подскажет на чем работают и насколько эффективна данная программа.

Стоимость программы - программы бывают платными и бесплатными. С бесплатными программами для мелкого и среднего бизнеса дела обстоят сложно, найти что то толковое и нормальное практический невозможно - кто же бесплатно будет делать для предпринимателей программное обеспечение. С платными программами в России установилась монополия 1С:Предприятия.

Программы 1С по стоимости для мелкого бизнеса являются самыми оптимальными, у 1С:Предприятия есть базовые версии - как раз для ИП и мелких организаций и фирм, на одно рабочее место и стоит они несколько тысяч.

Практический вся автоматизация в России бухгалтерского учета, расчета заработной платы и кадрового учета осуществляется в программах: 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление предприятием . Учет торговых операция в программе 1С:Управление торговли , а расчет на торговой розничной точке в программе 1С:Розница .Так что выбор тут не велик и нужно стараться покупать и работать на той программе, на которой работают большинство в вашем экономическом виде деятельности!Но, прежде чем купить 1С:Предприятие необходимо уточнить - какая вам нужна версия, какие процессы хотите автоматизировать и упростить, а вместе с тем охватить ранее не учитываемые или мало учитываемые формы отчетов.

Существует множество программного обеспечения, но в РФ уже есть отрасли в которых само собой подразумевается работа на программах 1с, например - бухгалтерия(на работу бухгалтера уже не примут без знания 1с) в институтах учат работы на ней.

Для крупного бизнеса есть программное обеспечение, вернее они сами создают у себя отдел программирования, в котором для них конкретно пишут необходимый им софт, но удовольствие это стоит не одну сотню тысяч рублей.По этому, если вы начинающий предприниматель ИП и не только, владелец мелкого и среднего бизнеса(организаций, предприятий, колхозов, совхозов) то выбора большого в России не существует - монополию в этом деле захватили программные продукты фирмы 1С

Читайте также: