Как выбрать гостиницу для командировки

Обновлено: 02.07.2024

Чаще всего организацией деловой поездки сотрудника занимаются секретари, но в редких случаях вам может понадобиться осуществить поиск подходящего места проживания самостоятельно. Такой выбор может быть довольно сложным, но если знать, на какие факторы стоит обратить внимание, то командировка принесет вам множество приятных эмоций.

Как выбрать номер во время командировки?

Если вы узнали, что вам придется искать себе место проживания самостоятельно, то не стоит расстраиваться. Наоборот, вы имеете возможность выбрать наиболее подходящее место под свои интересы и потребности. Обратим внимание на следующие факторы, которые помогут вам выбрать удобный вариант размещения:

  1. Расположение. Этот пункт играет самую важную роль. Нужно учесть, чтобы отель находился недалеко от места проведения рабочих мероприятий. Конечно, вам захочется посмотреть город и будет искушение заказать отель поближе к основным достопримечательностям. Но стоит помнить основную цель своей поездки. Чтобы избежать опозданий на семинар или конференцию, лучше найти место не более 15 минут от работы в пешем доступе. Это позволит вам сэкономить свое время и силы.
  2. Уровень удобства. Каждый должен сам определить, что в номере должно быть обязательно. Желательно, чтобы в номере был душ, свободный доступ в интернет и возможность привести свои вещи в порядок. Кроме того, рекомендуем вам обратить внимание на общую обстановку в отеле, отсутствие шума и хорошее обслуживание персонала. Все это позволит спокойно готовиться к рабочим мероприятиям и не отвлекаться на мелочи.
  3. Готовность отеля предоставить вам чеки. Довольно часто сотрудники решают арендовать квартиру во время командировки, так как поиск подходящего номера в отеле занимает слишком много времени. Важно учесть, что в этом случае вы не получите документов, подтверждающих ваше проживание, а значит и не сможете рассчитывать на компенсацию затрат от компании.

Как сэкономить во время проживания?

Те, кто регулярно ездят в командировку, мечтают о удобном месте ночлега и организации комфортной работы. Чаще всего командировка сотрудников занимает очень много времени и средств. Если вам приходиться часто совершать поездки, то стоит запомнить несколько правил. Они помогут вам сэкономить на проживании или комфорте.

  1. Старайтесь сотрудничать с компаниями, которые организовывают командировки. Такие организации могут предложить выгодные условия поездки и размещения.
  2. Обращайте внимание на отели, которые предлагают скидки. Вы можете искать такие предложения заранее, чтобы подобрать удобный номер за минимальную цену. Обязательно спрашивайте о скидках, если вам нужно разместить от 10 человек. Обычно на коллективную бронь тоже действуют специальные предложения.
  3. Узнавайте о дополнительных услугах, которые включены в ваше проживание. Довольно часто отель предоставляет своим постояльцам различные услуги, о которых гости даже не знают. При въезде стоит сразу спросить о том, чем вы можете воспользоваться в счет оплаты номера.

И, наконец, самым простым советом, позволяющим вам сэкономить на поездке, будет правильное оформление командировочного листа. Чтобы вы могли получить потраченные средства от вашей компании, документация для бухгалтерии должна быть правильно оформлена.

Чтобы деловая поездка принесла максимум удовольствия и результата, важно позаботиться о предварительном бронировании комнаты для проживания. Надеемся, что наши советы помогут вам в правильной организации командировки!

На что еще смотреть перед бронированием номера в рабочей поездке?

Самый главный совет – это раннее бронирование комнаты. Особенно это правило нужно учесть, если командировка проходит в курортном городе или в пиковый период. Также заблаговременная забота о ночлеге нужна в случае проведения рабочих мероприятий в праздничные или выходные дни. Предусмотрительное отношение экономит не только деньги, но и нервы.

Кроме расположения заведения, уровня удобства и готовности предоставить чеки, есть и другие моменты, требующие внимания:

  1. Кроме близости к рабочим мероприятиям гостиница должна находиться недалеко от вокзала или аэропорта.
  2. Предлагает ли заведение трансфер, или есть ли возможность вызвать такси для клиентов отеля.
  3. Возможность заселения в нестандартное время. На этот нюанс гости редко смотрят, но если поезд задержался ли приехал раньше, то услуга позволит постояльцу отдыхать в номере, а не ждать.
  4. При наличии собственного транспорта гостям следует убедиться, что в заведении есть бесплатная парковка, и для вашего автомобиля будет место.
  5. Наличие завтраков и время подачи еды. Если деловые встречи начинаются рано утром, то о времени стоит уточнять обязательно.
  6. Наличие ресторана и кафе на территории учреждения экономит время. Часто сотрудникам компаний приходится ужинать прямо в отеле, чтобы не терять драгоценные минуты.
  7. Наличие интернета в комнате. Этот фактор кажется нелепым, ведь все гостиничные комплексы должны иметь такую услугу по умолчанию. На деле все оказывается печальнее. О возможности проводить встречи в онлайн режиме с помощью подключения к скоростному интернету лучше узнать заранее.
  8. Те, кто едут в командировку, иногда хотят иметь в комнате удобное кресло и письменный стол. Эта мебель не входит в комплектацию каждого номера, о ней тоже нужно спросить при бронировании.
  9. Если мероприятия планируют проводить на территории гостиницы, то узнайте о наличии зала для проведения конференций.
  10. Круглосуточное наличие горячей воды. Такая кажущаяся мелочь, как отсутствие горячей воды ранним утром или поздним вечером, часто становится причиной плохого настроения гостей отеля.

Конечно, есть немало и других факторов, влияющих на удобное проживание гостей, приехавших в командировку. Если заранее составить список требований для сотрудников своей компании, то поиск подходящего места пройдет эффективно.

Читайте также: