Как сделать календарь занятости

Обновлено: 04.07.2024

Вы можете создать новый календарь, добавить календарь через файл или ссылку и подписаться на изменения в чужом календаре.

Создать календарь

Задайте начальные настройки календаря:

Если вы хотите, чтобы события в этом календаре не мешали другим пользователям приглашать вас на встречи, отключите опцию События влияют на занятость .

Вы можете создать сколько угодно календарей специально для ваших целей. Например, календарь дней рождения друзей, рабочих встреч или спортивных тренировок. Просматривайте ваши события как вместе, так и раздельно, включая или отключая тот или иной календарь.

Импорт событий из другого календаря

Вы можете перенести события из другого календаря в свой Яндекс.Календарь. Источником календаря может быть внешняя ссылка (URL) или файл в формате *.ics (iCal).

Как вы хотите импортировать события?

Выберите календарь, в который вы хотите импортировать события. Вы можете выбрать уже существующий или создать новый.

Удалить импортированный календарь

Вы импортировали события календаря в уже существующий календарь или создавали новый?

В этом случае удалить все события импортированного календаря одним действием не получится. Вы можете удалять события только по одному. Для этого нажмите на событие в сетке календаря, затем нажмите значок .

Примечание. При удалении импортированного календаря события будут автоматически перенесены в другой ваш календарь. Если вы не хотите сохранять события, отключите опцию Перенести события в другой календарь .

Подписаться на календарь

Вы можете подписаться на изменения в календаре на другом ресурсе. В Яндекс.Календаре вы будете видеть все события из другого календаря, но не сможете их изменить или создать новые.

Задайте начальные настройки календаря:

Изменения будут автоматически отображаться в Яндекс.Календаре, если:

доступен ресурс, где размещается календарь;

Отписаться от календаря

Вы можете создать новый календарь, добавить календарь через файл или ссылку и подписаться на изменения в чужом календаре.

Создать календарь


Задайте начальные настройки календаря:

Если вы хотите, чтобы события в этом календаре не мешали другим пользователям приглашать вас на встречи, отключите опцию События влияют на занятость .

Вы можете создать сколько угодно календарей специально для ваших целей. Например, календарь дней рождения друзей, рабочих встреч или спортивных тренировок. Просматривайте ваши события как вместе, так и раздельно, включая или отключая тот или иной календарь.

Импорт событий из другого календаря

Вы можете перенести события из другого календаря в свой Яндекс.Календарь. Источником календаря может быть внешняя ссылка (URL) или файл в формате *.ics (iCal).

Как вы хотите импортировать события?



Выберите календарь, в который вы хотите импортировать события. Вы можете выбрать уже существующий или создать новый.



Выберите файл на компьютере.

Удалить импортированный календарь

Вы импортировали события календаря в уже существующий календарь или создавали новый?


В этом случае удалить все события импортированного календаря одним действием не получится. Вы можете удалять события только по одному. Для этого нажмите на событие в сетке календаря, затем нажмите значок .


Наведите курсор на название календаря на панели слева и нажмите значок .

Примечание. При удалении импортированного календаря события будут автоматически перенесены в другой ваш календарь. Если вы не хотите сохранять события, отключите опцию Перенести события в другой календарь .

Подписаться на календарь

Вы можете подписаться на изменения в календаре на другом ресурсе. В Яндекс.Календаре вы будете видеть все события из другого календаря, но не сможете их изменить или создать новые.

Мы уже рассказывали о Google Календаре и его возможностях, а теперь подготовили статью про Яндекс.Календарь — как его создать и настроить, какие у сервиса функции.

Советуем прочитать оба обзора и сравнить, какой календарь удобнее и больше подходит для ваших задач.

Переходи и подписывайся прямо сейчас:

Что такое Яндекс.Календарь и как его использовать для планирования

Яндекс.Календарь — простой минималистичный инструмент планирования. В нем можно создать сколько угодно календарей с карточками задач, настраивать уведомления, подключать коллег и друзей для совместной работы.

Чтобы создавать и редактировать календари, нужно иметь учетную запись в Яндексе.

Возможности, функции и настройка Яндекс.Календарь

Расскажем подробнее о возможностях календаря. Как его настроить и использовать.

Создание календаря

При входе в сервис открывается дефолтный пустой календарь — можно сразу работать с ним или создать новый. Текущий день отмечается серым цветом. В левой панели также есть обычный календарь, где можно выбрать дату — в нем текущий день отмечается красным кружком.

Как сделать Яндекс Календарь

По умолчанию в календаре отображается текущая неделя с датами и временем, но можно настроить показ одного дня и месяца. Также календарь можно отобразить в виде расписания задач.

Настройка дат

Новый календарь

Пишем название календаря, выбираем цвет, настраиваем уведомления. Их можно получать моментально при создании событий, а также за час, день, неделю до события (количество часов, дней и недель вы устанавливаете сами, по умолчанию стоит 1).

Название календаря

Здесь же указываем, как именно будем получать уведомления — по почте, через SMS или протокол CalDAV (позволяет работать с календарем с мобильного через приложение-календарь или мобильный сайт).

Настройка уведомлений

Как добавить уведомление в Яндекс Календаре

Видимость событий

Добавление события в календарь

События можно добавлять двумя способами:

Как создать событие в Яндекс Календаре

Новое событие

Повторение события

Ниже можно сразу добавить новых участников — нужно ввести их имена или почту.

Важно: можно выслать приглашение пользователю любого почтового сервиса, а не только Яндекс.Почты — ему будет предложено добавить событие в свой календарь.

Занятость отображается не только по событиям из вашего календаря, но и по другим календарям. Например, вы пригласили участника на событие, но у него есть свой календарь, при создании которого он тоже указал отметку занятости. Допустим, этот участник создал событие на одну и ту же дату с вами. Или его уже пригласили на другое событие. Когда вы попытаетесь добавить этого участника к карточке, он будет отмечен в графике, как занятый.

Занятость участников

Как добавить участников

Событие в календаре

Новая встреча

Если нажать на значок шестеренки в карточке, можно включить дополнительные настройки встречи — участники, уведомления, статус, видимость, доступ.

Настройки встречи

Также можно перейти к полной форме настроек — здесь заполняем поля так, как при первом способе.

Как создать новое событие

Приглашение участников на событие

Как редактировать событие

Как пригласить участников по почте

Как пригласить участников по ссылке

Импорт и экспорт календарей и событий

Можно обмениваться событиями из разных календарей — импортировать в Яндекс.Календарь и экспортировать из него. Форматы для экспорта: iCal, HTML и протокол CalDAV, для импорта — файл в формате *.ics (iCal). Также можно импортировать события при помощи внешней ссылки.

Экспорт.

Наводим курсор на название календаря, в правом углу появится значок шестеренки — жмем на него.

Экспорт календаря

Как перенести даты из календаря

Выбираем формат экспорта, копируем соответствующую ссылку и добавляем в календарь на другом сервисе.

Формат данных календаря

Импорт.

Импорт календаря

Импорт календаря из файла

Как поделиться календарем

Как поделиться Яндекс календарем

Публичный и секретный адрес Яндекс Календаря

Совместная работа в Яндекс Календаре

В Яндекс.Календаре предусмотрено несколько прав доступа:

  • просмотр открытых событий;
  • просмотр всех событий;
  • просмотр и создание новых событий;
  • редактирование содержимого календаря.

Просмотр событий

Список дел

Эта функция позволяет создавать ежедневный To-Do лист. Находится в правом верхнем углу календаря — квадрат с галочкой.

Как сделать список дел в Яндекс Календаре

Как сделать список дел в Яндекс Календаре

Как добавить новое дело

Ежедневные дела

Общие настройки

Рядом со списком дел и фото профиля находятся общие настройки календаря — значок шестеренки. Здесь есть 2 вкладки — настройки и уведомления.

В настройках указываем первый день недели и начало дня (удобно, если рабочая неделя начинается не с понедельника), ниже настраиваем часовой пояс и что показывать в календаре.

Настройки Календаря

В уведомлениях указываем почту и телефон для уведомлений, настраиваем отключение напоминаний, приглашения на встречи и уведомления о запланированных/просроченных делах.

Уведомления

Заключение

Яндекс.Календарь подходит, как для решения ежедневных задач, так и для планирования простых бизнес-процессов (например, записей на встречи, назначения времени конференций). Для более сложных задач советуем использовать канбан доски и CRM-системы.

Степан Овчинников

Корпоративный портал от 1С-Битрикс – средство организации работы каждого сотрудника и урегулирования процессов в компании в целом.

Из чего состоит работа современного офисного сотрудника?

4_0.jpg

Встречи, звонки, отчеты, презентации. Часто это рутина. К сожалению, иногда это еще и бардак: опоздания, срывы, неожиданное наступление конца квартала, накладки и прочее.

Рабочий календарь – хорошее средство упорядочить все процессы. Здорово когда все по полочкам.

В корпоративном портале от 1С-Битрикс есть поддержка личных и групповых рабочих календарей.

Сегодня говорим о календарях.

По сложившейся традиции краткий план.

Есть: Общие и групповые календари, персональные календари, учет занятости сотрудников, коллективные мероприятия и приглашения на них (почти как в Outlook), синхронизация с Outlook, синхронизация с Apple- и Android-устройствами.

Для иллюстрации мой календарь

4_1.jpg

Основа. Личные, общие и групповые календари

Календари, как и файлы, могут принадлежать компании в целом (общие), рабочей группе (групповые) и конкретному человеку (личные).

4_2.jpg

В своем личном кабинете человек может настроить отображение любого набора нужных ему календарей.

События между ними распределяются по смыслу. Празднование Нового года будет отнесено к общему календарю, планерка в отделе закупок это событие рабочей группы, а встреча с клиентами это персональное дело сотрудника, и ему место в личном календаре.

4_3.jpg

Более того, каждый человек может создать новые календари для каких-то специальных целей.

4_4.jpg

Внешние календари – это способ работы на корпортале с вашим календарем с IPhone, IPad, любых других Apple-устройств или календарями платформы Android. В последнем случае ваш внешний календарь это календарь Google.

Удобно: где бы я ни создал событие, оно появляется сразу везде, на всех моих устройствах.

Даже события, созданные путем принятия приглашения от коллег, тоже оказываются в мобильных устройствах.

Представления. День, неделя, месяц

4_5.jpg

Бывают дни, когда событий очень много. Чтобы все увидеть, нужно видеть расписание дня.

4_6.jpg

Бывают недели, отведенные под крупные мероприятия вроде семинаров. Тогда пригодится расписание недели.

Если у вас относительно мало крупных мероприятий или вы хотите окинуть взглядом общую картину, не уточняя время каждого дела, нужно расписание месяца.

4_7.jpg

Создаем мероприятие

4_8.jpg

Календарь корпортала, несмотря на обилие настроек, простая в использовании штука. Открыл нужный день в любом представлении (день, неделя, месяц) и выделил мышкой нужный интервал времени, чтобы запланировать на него мероприятие.

Она открывает окно с дополнительными настройками.

4_10.jpg

Можно настроить место проведения мероприятия, указать время на циферблате часов (не особо полезная, но красивая возможность),

4_11.jpg

пригласить других участников

4_12.jpg

настроить напоминание и указать повторы события.

Если вы забывчивы, а ваша деятельность располагает к планированию – календарь корпортала для вас будет очень полезен.

Другой способ (я им пользуюсь) применять календарь – настроить синхронизацию со смартфоном, вводить все с мобильного устройства, а на портале просто просматривать свой график.

Коллективные мероприятия и приглашения на них. Учет занятости сотрудников

Поскольку корпортал знает все про занятость аккуратных сотрудников, то естественна его возможность предотвращать накладки.

Пример: попробуем пригласить на встречу с клиентом утром в пятницу моих коллег Юрия Ромась (у него еженедельное мероприятие, занесеное в корпортал) и Сергея Горелова (у него отпуск в Барселоне).

Что же будет? Правильно, корпортал меня предупреждает, что на встречу я пойду в одиночестве, как ни грустно.

4_13.jpg

Работа с планировщиком событий

Посмотрим еще раз на последний пример. Нужно встретиться, сотрудники заняты. Что, менять время встречи пока не окажется, что они свободны? А если много участников, и у каждого плотный график? Метод проб и ошибок – не лучший в этой ситуации, и делать много попыток мне не хочется.

Можно перетаскивать мероприятие по шкале времени, пока хотя бы кто-то занят, оно светится красным. Все свободны – позеленеет.

Корпортал не запрещает ставить мероприятие на тот момент, когда человек занят, просто предупреждает.

После назначения мероприятия все получают уведомления, можно подтвердить свое участие в мероприятии или отказаться от него.

4_16.jpg

После принятия решения его можно изменить, открыв переписку с тем участником, который вас пригласил.

4_161.jpg

Экспорт календарей в сторонние программы и Outlook

В окне открывается ссылка, и вы скачиваете файл с календарем. Если на компьютере есть программа, понимающая этот формат, ваша операционная система (допустим, Windows), предложит открыть с ее помощью ваш календарь.

4_17.jpg

Для экспорта в Outlook корпортал выводит инструкцию, как это сделать.

Вся настройка проводится в Outlook’e

4_20.jpg

Синхронизация с Outlook

Если вам нужно не просто передать уже настроенные события в Outlook, а связать календари вместе, то речь идет не об экспорте, а о синхронизации.

Синхронизация – это когда видишь одно и то же в обеих программах, а работаешь в той, которая сейчас удобна или под рукой.

4_18.jpg

Корпортал позволяет любые календари связать с Outlook. Для этого есть специальная панель на странице календаря.

Если у вас этой панели нет (как у большинства пользователей, которые не первый день работают с корпорталом), скорее всего вы ее скрыли случайно или намеренно, нажав крестик.

Вернуть ее можно, очистив так называемые пользовательские настройки календаря. Тут минус удобству корпортала: скрыть легко, вернуть сложно.

4_19.jpg

4_21.jpg

Корпортал поддерживает синхронизацию с MS Outlook любых календарей : персональных, компании или рабочих групп.

Outlook будет задавать много вопросов про безопасность. Нужно соглашаться.

4_22.jpg

Забавно, что Outlook будет считать что синхронизируется с Microsoft SharePoint, и это хорошо, меньше проблем. Битриксу тут плюс: сумели соблюсти все требования Microsoft, не изобретая велосипедов.

В итоге вы увидите в Outlook ту же сетку мероприятий, что и в корпортале. Удобно и просто.

Поскольку мы добавили календарь из веб-источника, то сама синхронизация происходит автоматически, в соответствии с настроенной частотой проверки почты Outlook'ом
Синхронизация двусторонняя, то есть если вы измените или удалите мероприятие, изменения отобразятся везде.

Синхронизация с Apple- и Android-устройствами

4_23.jpg

Для соединения с устройствами Apple IPhone и IPad корпортал выводит простое и понятное окно помощи.

С Android-устройствами синхронизация проще всего проходит, если связать Google Calendar c календарем корпортала (я писал об этом выше). Тогда все работает само и думать ни о чем не надо.

4_24.jpg

Для Mozilla Sunbird тоже есть инструкция:

Как же этим пользоваться?

Часто при изучении и внедрении корпортала возникает ощущение что возможностей много, а как ими пользоваться – неясно.

Однозначного ответа нет, но советы дать можно.

Мероприятие – то, что произойдет, даже если вас не будет. Оно не требует отметки о вашем участии, отчета, завершающего действия. Это план и контроль его исполнения не ведется и не автоматизирован.

Для события дата и время важнее сути.

Задача – то, что должны сделать вы (и отчитаться об этом). Момент исполнения вторичен. Если вы задачу закроете раньше дедлайна – прекрасно, позже – терпимо. Незакрытая задача будет висеть вечно и мучить вашу совесть.

Для задачи факт выполнения важнее момента времени, когда это было запланировано и когда фактически произошло.

Самое лучшее – когда на календаре отмечаются не только мероприятия, но задачи с периодом выполнения и дедлайнами. В следующей версии корпортала (10.5) это должно появиться. Будем ждать.

Проблемы и решения

Глупая проблема – несовместимость календаря с js-кодом счетчика LiveInternet. Когда они расположены на одной странице, календарь не работает.

Вопрос специфический, и, честно говоря, надуманный, ведь можно включить штатную Веб-аналитику Битрикса и увидеть статистику там.

Однако я люблю LiveInternet за наглядность и простоту и хочу с его помощью отслеживать число посещений страниц нашего корпортала.

К сожалению, пока вопрос не решен и на страницах календаря счетчик у меня отключен самым примитивным образом.

4_14.jpg

Выводы и впечатления

Календари — отличная штука. Их активное использование крайне полезно для человека и организации в целом. В корпортале они реализованы очень и очень хорошо, не хватает разве что показа Задач на календаре.

Все остальное от синхронизации со смартфонами до групповых мероприятий и планировки сделано на твердую пятерку.

Вы можете легко отметить время как "Занят" или "Нет на месте" в календаре Outlook. Но что делать, если вы не используете Microsoft 365 и у вас не включен общий доступ к календарю, но вам нужно, чтобы ваше время было видно вашим коллегам? В этой статье рассказывается, как использовать приглашения на собрания, занимающие целый день, для оповещения коллег, не влияя при этом на свободное время в их календарях.

О том, как предоставить общий доступ к календарю, читайте в статье Предоставление общего доступа к календарю Outlook другим пользователям.

Оповещение об отпуске через приглашение на собрание выполняется в два этапа. Во-первых, сообщите коллегам, что вы будете отсутствовать, добавив свой отпуск в их календари. Затем укажите отпуск в своем календаре.

Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег

Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.

Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.

В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать собрание.

Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.

Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.

С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.

Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, в группе Параметры выберите Часовые пояса.

В группе Участники в группе Параметры ответав кнопке "Запросить ответы" отпишитесь.

В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.

Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.

Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.

Введите любые сведения, предназначенные для получателей.

Укажите получателей в строке Кому.

Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.

Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.

Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре

Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.

Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.

Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.

В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать встречу.

В поле Тема введите название отпуска.

В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.

Установите флажок Целый день.

Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.

Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.

Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег

Если пометить время в календаре как "Нет на работе", коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.

Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.

В меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать и выберите Приглашение на собрание.

Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.

Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.

С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.

Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Часовые пояса.

В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.

Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.

Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.

Введите любые сведения, предназначенные для получателей.

Укажите получателей в строке Кому.

Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.

При добавлении шаблона повторения к приглашению на собрание название вкладки Собрание изменяется на Повторяющееся собрание.

На вкладке Собрание в группе Показать нажмите кнопку Встреча.

Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.

Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре

Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.

Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.

Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.

В Календаре в меню Файл выберите пункт Создать, а затем щелкните Встреча.

В поле Тема введите название отпуска.

В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.

Установите флажок Целый день.

Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.

Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.

Читайте также: