Как проходит подписание соглашения

Обновлено: 05.07.2024

Заключение договора в электронной форме — это современный способ подписания соглашений с партнерами, не требующий личных встреч. В настоящий момент разработан такой порядок удаленного подписания, при котором цифровой документ по уровню достоверности и надежности не уступает бумажному.

Когда разрешено и когда запрещено заключать соглашения удаленно

Основным нормативным документом, регулирующим правила подписания и исполнения соглашений, является Гражданский кодекс РФ. Статья 434 устанавливает общие требования к форме соглашений и говорит о том, что сделки заключаются как в бумажном, так и цифровом виде. Таким образом, заключение электронного договора признано текущим российским законодательством и признается допустимой практикой.

Поскольку основным инструментом для удаленного подписания сделок является электронная подпись, правила подписания электронных документов регулируется федеральным законом №63-ФЗ. В этом законе подробно рассмотрены имеющиеся на территории РФ виды ЭП и сказано, что документы, подписанные усиленной квалифицированной ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.

В том же законе сказано, что заключение договора в электронном виде не исключается в отдельных случаях. К таким случаям относятся:

корпоративные соглашения согласно ст. 67.2 ГК РФ;
сделки по продаже недвижимости — ст. 550 ГК РФ;
сделки аренды здания — ст. 651 ГК РФ.

В то же время имеются случаи, когда заключение договора онлайн — это единственный способ подписать соглашение. Например, исключительно в цифровом виде подписываются контракты, заключаемые по итогам проведения тендеров.

Как подписать документ, чтобы он имел юридическую силу

Чтобы дистанционное заключение договора имело ту же юридическую силу, что и оформление бумажного документа, необходимо подписать его ЭП.

В соответствии с 63-ФЗ в Российской Федерации принято три их типа:

простая;
усиленная неквалифицированная;
усиленная квалифицированная.

Виды подписей различаются по уровню защиты: простая имеет наименьший уровень и применяется на отдельных сайтах и сервисах. Наивысшей степенью обладает усиленная квалифицированная подпись, используемые в ней средства криптозащиты сертифицированы ФСБ. Выдавать такие подписи вправе только аккредитованные удостоверяющие центры.

Для подписания соглашений стороны вправе использовать любые виды подписей, однако требуется соблюдение следующих условий:

если стороны используют усиленные квалифицированные подписи, они вправе делать это свободно без каких-либо предварительных договоренностей;
заключение договора электронной подписью иного типа возможно, если стороны предварительно условились о возможности такого подписания документов.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как получить электронную подпись для документооборота. Используйте эти инструкции бесплатно.

Что потребуется, чтобы заключать с партнерами е-сделки

Чтобы начать работать с цифровыми документами, достаточно получить ЭП. Целесообразно получать сразу усиленную квалифицированную подпись — с ее помощью допускается заключение договора по электронной почте путем пересылки друг другу подписанных файлов.

В некоторых случаях для подписания цифровых сделок дополнительно требуется регистрация на специальных сервисах:

заключение договора на сайте торговой площадки доступно после регистрации на ней, в частности это необходимо компаниям, которые работают в сфере госзаказа, — торги проходят на таких площадках, контракты подписываются там же;
для упрощения работы с контрагентами компании регистрируются в системе электронного документооборота — ЭДО.

Услуги ЭДО являются платными, но если на одной и той же площадке работает большинство контрагентов компании, регистрация на ней значительно экономит время, усилия и бумагу.

Акционерное соглашение — это договор, который оформляют члены акционерного общества. В статье расскажем о том, для чего заключается такое соглашение, как его оформить и какие вопросы могут возникнуть при его составлении.

Что такое акционерное соглашение

Акционеры могут договориться о порядке:

создания органов управления и установления правил их работы;
распределения прибыли между акционерами;
разрешения сложных и конфликтных ситуаций между владельцами акций и третьими лицами, а также между отдельными акционерами.

С какой целью подписывается соглашение между акционерами

Акционерные соглашения подписываются для достижения следующих целей:

согласованное управление обществом крупными инвесторами, обладающими весомым пакетом акций (мажоритариями);
усиление влияния акционеров, обладающих небольшим количеством голосов, на деятельность общества (миноритариев);
недопущение к реальному управлению обществом инвесторов, интересы которых противоречат интересам большинства акционеров.

Предмет соглашения

Акционерное соглашение, как и любой другой договор, должно содержать существенные условия, предусмотренные законом. Обязательно лишь одно существенное условие — о предмете договора (п. 1 ст. 432 ГК РФ).

Предмет соглашения зависит от цели, которую хотят достичь акционеры. Это может быть обязательство сторон (п. 1 ст. 32.1 ФЗ № 208):

перед голосованием согласовывать свое мнение с остальными акционерами;
покупать или продавать акции по установленной цене при наступлении определенных событий;
не продавать акции до наступления определенных обстоятельств;
согласовывать с другими участниками общества иные действия, связанные с его деятельностью, реорганизацией или ликвидацией.

Важно! Нельзя заключить соглашение, на основании которого у сторон возникает обязательство по голосованию в соответствии с указаниями органа управления акционерным обществом (п. 2 ст. 32.1 ФЗ № 208).

Порядок заключения соглашения

Законодательно порядок заключения соглашения между акционерами общества строго не регламентирован. Это значит, что стороны вправе определить его самостоятельно, руководствуясь общими правилами, установленными гражданским законодательством.

В соответствии с ч. 2 п. 1 ст. 32.1 ФЗ № 208 соглашение между акционерами заключается путем подписания всеми сторонами письменного документа.

Обратите внимание! Законодатель указывает на то, что для заключения соглашения нужно составить только один документ. Это значит, что договор не может быть заключен посредством обмена письмами, электронными документами или телеграммами (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Правовые нюансы при заключении акционерного соглашения

Любое АО в своей деятельности руководствуется положениями устава — главного корпоративного документа, составляемого и подписываемого участниками общества. Соглашение, заключаемое между акционерами:

не должно противоречить положениям устава;
может уточнять и дополнять его положения.

Важно! Соглашение акционеров является обязательным для исполнения только его сторонами (п. 3 ст. 32.1 ФЗ № 208). Участники общества, которые не являются сторонами соглашения, исполнять его положения не обязаны.

Акционеры, заключившие между собой соглашение, должны уведомить об этом общество. Это нужно сделать в течение 15 дней с момента подписания документа. Если пренебречь этим правилом, акционеры, не являющиеся участниками соглашения, могут потребовать возмещения убытков, которые они понесли в результате действия этого соглашения (п. 4.1 ФЗ № 208). Однако факт причинения таких убытков придется доказать.

Итоги

Итак, акционерное соглашение — это разновидность корпоративного договора. Оно заключается между акционерами компании с целью объединения имеющихся у них голосов для достижения определенных единых целей в управлении обществом. Условия соглашения обязательны для исполнения всеми его участниками. Акционеров, не являющихся сторонами соглашения, необходимо уведомить о факте его заключения в течение 15 дней с момента подписания документов.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.

Обычно в компаниях перед подписанием договора или другого документа его согласуют внутри одного или нескольких отделов. Документ перемещается на визирование ответственному сотруднику или подразделению. Если документооборот происходит на бумаге, то приходится долго ждать получения подписей и постоянно отслеживать движение документов. Если документы в электронном виде, сложные цепочки согласований можно автоматизировать.

Согласование документов в электронном виде происходит в системе для электронного документооборота внутри организации (СЭД) или в сервисе для электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами. Использование программ для согласования документов позволяет ускорить процессы. При этом хронология изменений будет сохранена — так участники смогут отследить внесенные изменения и актуальные статусы документа в реальном времени.

Как согласовать?

Рассмотрим, как происходит электронное согласование проекта договора и других документов в СЭД.

Система согласования документов предоставляет доступ к нужным файлам, правкам и комментариям сотрудникам компании. Доступы можно настроить на подразделение, отдельных коллег, а также разграничить права: администратор, редактор, читатель.

После того как вовлеченные сотрудники выдадут решение по документу, статус последнего изменится, и система отправит ответственному уведомление.

Когда процесс завершен, необходимо подписать документ. Это автоматически сделает система согласования. Либо сотруднику понадобится проверить цепочку и поставить подпись самостоятельно. Если документ подписан, внести в него правки невозможно.

Таким образом, согласование документов в электронном виде состоит из этапов:

Также СЭД позволяет настроить автоматизированные маршруты, когда документ движется по цепочке, а участники получают напоминания.

Настройте систему согласования документов под ваши процессы в Диадоке

Согласование документов в системе ЭДО Диадок

Разберем, как происходит согласование документов в сервисе для электронного документооборота с контрагентами Контур.Диадок.

Рассмотрим сценарии согласования и подписания входящих документов от контрагентов с участием в процессе двух сотрудников.

В первом случае у оператора есть право подписи и передачи на согласование или подпись, у бухгалтера — право согласования:

Оператор получает документ.
Передает документ на согласование бухгалтеру.
Бухгалтер получает документ и согласовывает.
Оператор подписывает документ или передает на подпись другому специалисту.

Теперь опишем сценарий подписания, где участвуют оператор, который может передавать документы на согласование или подпись, и директор с правом подписи:

Оператор получает документ.
Передает документ на подпись директору.
Директор получает документ и подписывает его.
Оператор видит, что документ подписан.

Все статусы документов наглядно отображены в системе, поэтому сотрудники могут легко ориентироваться в статусах.

Маршруты согласования в системе ЭДО Диадок

В Диадоке можно использовать автоматизированные маршруты согласования документов. Они нужны в следующих случаях:

Документы в компании согласовывают дольше трех дней.
Директор подписывает документы массово после согласования ответственными сотрудниками.
В согласовании участвуют несколько человек.
Сотрудники находятся в разных офисах.
Перед подписанием и отправкой документ нужно дополнительно согласовать с помощью КЭП.

Маршруты настраиваются индивидуально в каждой организации. Это ускоряет процесс согласования и позволяет:

Запускать по цепочке входящие и исходящие документы.
Настраивать и менять шаги маршрута.
На каждом шаге задать время, за которое нужно обработать документ.
Настроить напоминания для исполнителя.
Подключить уведомления руководителю для случаев, когда исполнитель пропустил срок согласования.
Перемещать обработанные документы в специально созданные подразделения в ящике Диадока.

Диадок позволяет настраивать автоматический режим, когда система сама запустит документ по маршруту.

Составляйте маршруты согласования, подключайте уведомления для всех участников процесса, чтобы ускорить обработку документов в системе ЭДО Контур.Диадок

Плюсы согласования

Согласование договоров в электронном виде и других документов экономит время и упрощает работу. Еще преимущества:

Над документом работают несколько сотрудников онлайн, без физического перемещения бумажных носителей.
Настраиваются уровни доступа для категорий пользователей.
История работы над документом фиксируется — процесс прозрачен.
Участники согласования получают уведомления об изменениях.
Маршрут движения настраивается по желанию клиентов, в соответствии с внутренними процессами в организации.
Использование маршрутов увеличивает скорость согласования в СЭД и в системе ЭДО, что делает быстрее обмен документами с контрагентами, а значит, и получение оплаты от клиентов.
Сервис ЭДО позволяет согласовывать документы с телефона (через веб-интерфейс или приложение).

Вопрос-ответ

В каких случаях лучше автоматизировать маршруты согласования?

Автоматизация пригодится, если согласование занимает несколько дней, в нем участвуют больше трех сотрудников из разных филиалов, работать приходится с большим объемом документов.

Сколько участников можно добавить в цепочку согласования?

В Диадоке нет ограничений по количеству пользователей в маршруте. Для автоматизации в цепочку добавляют всех участников процесса.