Как осуществлять поиск по базам данных в эксель

Обновлено: 14.05.2024

2.1. Общие положения.

2.2. Списки Excel как база данных.

2.3. Проверка данных при вводе.

2.4. Сортировка данных.

2.5. Промежуточные итоги в базе данных.

2.6. Автофильтр.

2.7. Расширенный фильтр.

3. Порядок выполнения работы.

4. Контрольные вопросы.

5. Список рекомендуемой литературы.

1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Цели:

повышение уровня понимания темы "Базы данных в приложении Microsoft Excel";
овладение специальными техническими умениями конструирования и использования реляционной базы данных на уровне их свободного использования;
развитие навыков самостоятельной работы и способности применить полученные знания на практике при разработке собственной базы данных.

2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1. Общие положения

Базы данных как способ хранения и обработки различной информации играют в настоящее время огромную роль. В базах данных хранят сведения о клиентах, заказах, справочники адресов и телефонов, различного рода информацию о туристических агентствах и предлагаемых услугах и т. д.

Для учета данных о сотрудниках на предприятиях используют самые разнообразные методы. В одних организациях существуют журналы учета, куда информация вносится вручную, в других применяются классические базы данных для учета кадров, в третьих используются СУБД Access. Но в большинстве случаев на небольших предприятиях учет данных о сотрудниках ведется в электронных таблицах Microsoft Excel.

В предложенном пособии рассматриваются основные возможности, предоставляемые Excel, для работы с базами данных на примере списка "Сотрудники", который содержит информацию о работниках некоторого условного предприятия. Такая база данных удобна по следующим причинам:

она обеспечивает удобный метод поиска информации о работнике (фамилия, имя, отчество, место проживания, телефон, должность, дата рождения и т. д.);
с ее помощью можно выполнять различного рода анализ, например, определять структуру кадров;
пользуясь хранящейся в ней информацией, можно быстро сформировать отчет.

2.2. Списки Excel как база данных

Приложение Microsoft Excel обладает богатыми встроенными средствами для обработки и анализа данных. Аналогом простой базы данных в Excel служить список.

Список - это группа строк таблицы, содержащая связанные данные.

Отличительной особенностью списка является то, что каждый его столбец содержит однотипные данные, например, перечень фамилий, дату рождения и т. д. (рис. 1).

Если провести аналогию между списком и табличной базой данных, то столбцы списка являются полями базы данных, а его строки - записями. Считается, что первая строка списка является его заголовком и содержит названия столбцов списка. Заголовок должен иметь на листе электронных таблиц горизонтальную ориентацию. Заголовки применяются Excel при составлении отчетов, а также при поиске и организации данных. Шрифт, размер шрифта, выравнивание и другие параметры форматирования, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от параметров, назначенных для строк данных. В списке не должно быть пустых строк и столбцов.

2.3. Проверка данных при вводе

Если с файлом работает сразу несколько пользователей, желательно контролировать тип вводимой ими информации и свести к минимуму ошибки ввода. В Excel выполнение подобных условий проверяется при помощи средства, которое называется проверкой ввода. Для этого надо:

2.4. Сортировка данных

Команда Сортировка позволяет переставить записи в другом порядке на основании значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются возрастанию/убыванию или по выбранному пользователю порядке (например, по дням недели).

Чтобы отсортировать список надо:

Установить курсор в ячейку списка.
Выполнить команду Сортировка на ленте Данные в группе Сортировка и Фильтр.
В диалоговом окне Сортировка выбрать поле, по которому будет происходить сортировка; тип сортировки (по значению, цвет ячейки, цвет шрифта, значок ячейки) и порядок (по возрастанию, убыванию, настраиваемый).

Примечание. Выбор настраиваемого порядка позволяет задать нестандартный порядок сортировки. Для этого надо в диалоговом окне Списки (рис. 2) выбрать НОВЫЙ СПИСОК, в поле Элементы списка ввести значения, образующие пользовательский порядок сортировки (например, АОП, ФЭО, ИВЦ, ИТО, МПО), после чего последовательно выбрать кнопки Добавить и ОК.

2.5. Промежуточные итоги в БД

Для организации списков используют команду Промежуточные итоги на ленте Данные в группе Структура, которая позволяет:

упорядочить список посредством группировки записей с выводом промежуточных итогов, средних значений или другой вспомогательной информации;
выводить итоговую сумму;
отображать список в виде структуры, что позволяет разворачивать и сворачивать разделы с помощью щелчка мыши.

Перед вызовом команды Итоги список обязательно надо отсортировать по полю, которое будет использоваться для группировки.

Режим структуры, в котором оказывается список после выполнения команды Итоги, позволяет просматривать различные части списка с помощью кнопок, расположенных на левом поле (рис. 3).

Рис. 3. Просмотр списка в режиме структуры

Кнопки, расположенные в верхнем левом углу, определяют количество выводимых уровней данных. Кнопки со значками "+" и "-" предназначены для свертывания \ развертывания отельных групп.

Чтобы удалить промежуточный и окончательные итоги, надо повторно выполнить команду Промежуточные итоги, а затем щелкнуть по кнопке Убрать все.

2.6. Автофильтр

Отфильтровать список - значит показать только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию.

Чтобы установить или убрать автофильтр надо на ленте Данные в группе Сортировка и фильтр выбрать команду Фильтр. После этого нажать кнопку со стрелкой возле названия какого-либо поля, чтобы раскрыть список его элементов и выбрать отображаемые значения или задать условие отбора. На экране появятся только те записи, которые отвечают заданному условию. В случае необходимости можно продолжить фильтрацию, нажимая кнопки со стрелками на других полях.

Показать все записи по отфильтрованному полю, не убирая фильтр, можно выбрав в списке фильтра критерий Снять фильтр с….

Показать все записи по всем полям, не убирая фильтр, команда Очистить.

Для данных разного типа существуют дополнительные автофильтры, которые находятся в списке критериев Текстовые фильтры, Числовые фильтры, Фильтры по дате и т.д.

Если выделить какое-то числовое поле (например, Возраст), а в списке критериев выбрать Числовые фильтры, то появится список дополнительных фильтров (рис. 4), которые позволяют:

задать критерий в виде неравенства – критерии равно, не равно, больше, больше илиравно, меньше, меньшеилиравно, между;
вывести первые N значений – критерий Первые 10: после выбора в списке Числовых фильтров команду Первые 10…, необходимо в появившемся окне указать число значений (N), а также способ вычисления: количество элементов списка, % от количества элементов;
определить условие по среднему значению в указанном столбце – критерии Выше среднего, Ниже среднего;
самостоятельно задаваемый фильтр – критерий Настраиваемый фильтр.

Рис. 4. Дополнительные числовые фильтры

Настраиваемый фильтр позволяет задать критерии из одного или двух условий.

Простое условие состоит: из имени поля (атрибута); варианта условия (равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно; начинается с, не начинается с, заканчивается на или не заканчивается на; содержит, не содержит); слова или числа для сравнения.

Сложное условие состоит из двух простых, соединенных союзами И или ИЛИ.

При написании значений в условиях сравнения в фильтрах можно использовать подстановочные знаки (Таблица 1).

Среди тысяч строк и десятков столбцов данных вручную в таблице Эксель найти что-то практически невозможно. Единственный вариант, это воспользоваться какой-то функцией поиска, и далее мы рассмотрим, как осуществляется поиск в таблице Excel.

Попробуем найти сразу все значения, при этом все найденное будет перечислено в окошке под настройкой поиска. Если оставить все настройки по умолчанию, то результат поиска будет не совсем такой, как мы ожидали.

При поиске слов в таблице Excel следует также учитывать все эти тонкости и к примеру, можно учитывать даже регистр букв.

Таблицы в Excel представляют собой ряд строк и столбцов со связанными данными, которыми вы управляете независимо друг от друга.

Работая в Excel с таблицами, вы сможете создавать отчеты, делать расчеты, строить графики и диаграммы, сортировать и фильтровать информацию.

Если ваша работа связана с обработкой данных, то навыки работы с таблицами в Эксель помогут вам сильно сэкономить время и повысить эффективность.

Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция

Данные должны быть организованы в строках и столбцах, причем каждая строка должна содержать информацию об одной записи, например о заказе;
Первая строка таблицы должна содержать короткие, уникальные заголовки;
Каждый столбец должен содержать один тип данных, таких как числа, валюта или текст;
Каждая строка должна содержать данные для одной записи, например, заказа. Если применимо, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа;
В таблице не должно быть пустых строк и абсолютно пустых столбцов.

1. Выделите область ячеек для создания таблицы

Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.

На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.

3. Выберите диапазон ячеек

В всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.

4. Таблица готова. Заполняйте данными!

Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.

Форматирование таблицы в Excel

Для настройки формата таблицы в Экселе доступны предварительно настроенные стили. Все они находятся на вкладке “Конструктор” в разделе “Стили таблиц”:

Если 7-ми стилей вам мало для выбора, тогда, нажав на кнопку, в правом нижнем углу стилей таблиц, раскроются все доступные стили. В дополнении к предустановленным системой стилям, вы можете настроить свой формат.

Помимо цветовой гаммы, в меню “Конструктора” таблиц можно настроить:

Отображение строки заголовков – включает и отключает заголовки в таблице;
Строку итогов – включает и отключает строку с суммой значений в колонках;
Чередующиеся строки – подсвечивает цветом чередующиеся строки;
Первый столбец – выделяет “жирным” текст в первом столбце с данными;
Последний столбец – выделяет “жирным” текст в последнем столбце;
Чередующиеся столбцы – подсвечивает цветом чередующиеся столбцы;
Кнопка фильтра – добавляет и убирает кнопки фильтра в заголовках столбцов.

Как добавить строку или столбец в таблице Excel

Даже внутри уже созданной таблицы вы можете добавлять строки или столбцы. Для этого кликните на любой ячейке правой клавишей мыши для вызова всплывающего окна:

Выберите пункт “Вставить” и кликните левой клавишей мыши по “Столбцы таблицы слева” если хотите добавить столбец, или “Строки таблицы выше”, если хотите вставить строку.

Если вы хотите удалить строку или столбец в таблице, то спуститесь по списку в сплывающем окне до пункта “Удалить” и выберите “Столбцы таблицы”, если хотите удалить столбец или “Строки таблицы”, если хотите удалить строку.

Как отсортировать таблицу в Excel

Для сортировки информации при работе с таблицей, нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

В окне выберите по какому принципу отсортировать данные: “по возрастанию”, “по убыванию”, “по цвету”, “числовым фильтрам”.

Как отфильтровать данные в таблице Excel

Для фильтрации информации в таблице нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

“Текстовый фильтр” отображается когда среди данных колонки есть текстовые значения;
“Фильтр по цвету” также как и текстовый, доступен когда в таблице есть ячейки, окрашенные в отличающийся от стандартного оформления цвета;
“Числовой фильтр” позволяет отобрать данные по параметрам: “Равно…”, “Не равно…”, “Больше…”, “Больше или равно…”, “Меньше…”, “Меньше или равно…”, “Между…”, “Первые 10…”, “Выше среднего”, “Ниже среднего”, а также настроить собственный фильтр.
В всплывающем окне, под “Поиском” отображаются все данные, по которым можно произвести фильтрацию, а также одним нажатием выделить все значения или выбрать только пустые ячейки.

Если вы хотите отменить все созданные настройки фильтрации, снова откройте всплывающее окно над нужной колонкой и нажмите “Удалить фильтр из столбца”. После этого таблица вернется в исходный вид.

Как посчитать сумму в таблице Excel

Для того чтобы посчитать сумму колонки в конце таблицы, нажмите правой клавишей мыши на любой ячейке и вызовите всплывающее окно:

В списке окна выберите пункт “Таблица” => “Строка итогов”:

Внизу таблица появится промежуточный итог. Нажмите левой клавишей мыши на ячейке с суммой.

В выпадающем меню выберите принцип промежуточного итога: это может быть сумма значений колонки, “среднее”, “количество”, “количество чисел”, “максимум”, “минимум” и т.д.

Как в Excel закрепить шапку таблицы

Таблицы, с которыми приходится работать, зачастую крупные и содержат в себе десятки строк. Прокручивая таблицу “вниз” сложно ориентироваться в данных, если не видно заголовков столбцов. В Эксель есть возможность закрепить шапку в таблице таким образом, что при прокрутке данных вам будут видны заголовки колонок.

Для того чтобы закрепить заголовки сделайте следующее:

Перейдите на вкладку “Вид” в панели инструментов и выберите пункт “Закрепить области”:

Выберите пункт “Закрепить верхнюю строку”:

Теперь, прокручивая таблицу, вы не потеряете заголовки и сможете легко сориентироваться где какие данные находятся:

Как перевернуть таблицу в Excel

Представим, что у нас есть готовая таблица с данными продаж по менеджерам:

На таблице сверху в строках указаны фамилии продавцов, в колонках месяцы. Для того чтобы перевернуть таблицу и разместить месяцы в строках, а фамилии продавцов нужно:

Выделить таблицу целиком (зажав левую клавишу мыши выделить все ячейки таблицы) и скопировать данные (CTRL+C):

Переместить курсор мыши на свободную ячейку и нажать правую клавишу мыши. В открывшемся меню выбрать “Специальная вставка” и нажать на этом пункте левой клавишей мыши:

В открывшемся окне в разделе “Вставить” выбрать “значения” и поставить галочку в пункте “транспонировать”:

Готово! Месяцы теперь размещены по строкам, а фамилии продавцов по колонкам. Все что остается сделать – это преобразовать полученные данные в таблицу.

В этой статье вы ознакомились с принципами работы в Excel с таблицами, а также основными подходами в их создании. Пишите свои вопросы в комментарии!

Основное назначение офисной программы Excel – осуществление расчётов. Документ этой программы (Книга) может содержать много листов с длинными таблицами, заполненными числами, текстом или формулами. Автоматизированный быстрый поиск позволяет найти в них необходимые ячейки.

Простой поиск

Аналогично производится поиск текста. В этом случае в строке поиска набирается искомый текст.

Если данные или текст ищется не во всей экселевской таблице, то область поиска предварительно должна быть выделена.

Расширенный поиск

Анализируя результаты произведённого поиска, можно отметить, что, наряду с правильными 9 результатами, программа также выдала неожиданные, подчёркнутые красным. Они связаны с наличием в ячейке или формуле цифры 3.

Разновидности поиска

Поиск совпадений

Результат представлен на скриншоте ниже.

При необходимости пользователь может поменять цвет визуального отображения совпавших ячеек.

Фильтрация

Другая разновидность поиска – фильтрация. Предположим, что пользователь хочет в столбце B найти числовые значения в диапазоне от 3000 до 4000.

Как видно, отображаться стали только строки, удовлетворяющие введённому условию. Все остальные оказались временно скрытыми. Для возврата к начальному состоянию следует повторить шаг 2.

Настройка фильтра для поиска слов

) поиска номер четыре — это макрос VBA для поиска (перебора значений)

В зависимости от назначения и условий использования макрос может иметь разные конфигурации, но основная часть цикла перебора VBA макроса приведена ниже.

Sub Poisk()

Dim keyword As String

On Error Resume Next ‘при ошибке пропустить

For Each cell In Selection ‘для всх ячеек в выделении (выделенном диапазоне)

If InStr(StrConv(cell.Value, vbLowerCase), keyword) > 0 Then cell.Interior.Color = vbRed ‘если в ячейке содержится слово окрасить ее в красный цвет (поиск)

Line1:

Next cell

End Sub

Видео

Как же конкретно работает формула ВПР

Создание образца листа

В этой статье используется образец листа для иллюстрации встроенных функций Excel. Рассматривайте пример ссылки на имя из столбца A и возвращает возраст этого человека из столбца C. Чтобы создать этот лист, введите указанные ниже данные в пустой лист Excel.Введите значение, которое вы хотите найти, в ячейку E2. Вы можете ввести формулу в любую пустую ячейку на том же листе.

Дополнительные параметры поиска слов и фраз

Здесь можно указать дополнительные параметры поиска.

на листе — только на текущем листе;
в книге — искать во всем документе Excel, если он состоит из нескольких листов.

по строкам — искомая фраза будет искаться слева направо от одной строки к другой;
по столбцам — искомая фраза будет искаться сверху вниз от одного столбца к другому.

Выбор варианта, как просматривать, актуален, если в таблице много данных и есть какая-то необходимость просматривать по строкам или столбцам. Пользователь увидит, как именно просматривается таблица, когда будет нажимать кнопку Найти далее для перехода к следующему найденному совпадению.

Область поиска — определяет, где именно нужно искать совпадения:

в формулах;
в значениях ячеек (уже вычисленные по формулам значения);
в примечаниях, оставленных пользователями к ячейкам.

А также дополнительные параметры:

Учитывать регистр — означает, что заглавные и маленькие буквы будут считаться как разные.

Формат для поиска можно задать самому, а можно выбрать из ячейки-образца — Выбрать формат из ячейки…

Чтобы сбросить настройки формата для поиска нужно нажать Очистить формат поиска.

Это меню вызывается, если нажать на стрелочку в правой части кнопки Формат.

Производим поиск по указанному интервалу ячеек

Если таблица большая, и не удобно искать по всему листу, можно ограничить поисковое пространство конкретным диапазоном ячеек.

Чтобы выполнить поиск по указанному интервалу ячеек выполните следующие действия:

Форматирование

При поиске дат функция ПОИСК, как и все текстовые функции, воспринимает их как числа, поэтому для корректного поиска может понадобиться функция ТЕКСТ.

При этом логические значения ИСТИНА и ЛОЖЬ конвертируются в текст, соответствующий их написанию.

Извлечь первое слово

В этом простейшем примере извлекаем первое слово из ячейки с помощью комбинации — функция ЛЕВСИМВ + функция ПОИСК. Поскольку пробел — регистронезависимый символ, для этого случая можно использовать и функцию НАЙТИ.

Определяем номер позиции первого пробела и возвращаем символы до этой позиции

Таблица выше была использована для извлечения имени из строки с именем и фамилией.

ПОИСК возвращает позицию пробела между именем и фамилией.
Длина имени вычисляется как позиция пробела минус 1. извлекает имя на основе его длины.

Параметры поиска

Можете задать свои условия. Например, запустить поиск по нескольким знакам. Вот как в Экселе найти слово, которое вы не помните целиком:

Также вы можете зайти в настройки:

Параметры формата ячеек

Чтобы отыскать значения с определённой заливкой или начертанием, используйте настройки. Вот как найти в Excel слово, если оно имеет отличный от остального текста вид:

Поиск нескольких слов

Чтобы в Экселе найти не одно слово, а сразу несколько, сделайте следующее:

Примеры

Пусть в ячейке А2 введена строка Первый канал — лучший . Формула =ПОИСК(СИМВОЛ(32);A2) вернет 7, т.к. символ пробела (код 32) находится на 7-й позиции.

Различия

Проанализировав результаты, полученные при использовании инструментов ПОИСК и НАЙТИ, можно выделить несколько ключевых отличий:

Функция НАЙТИ чувствительна к регистру букв, то есть алгоритм распознает большие и маленькие символы. Это четко видно на примере фрукта Апельсин. ПОИСК вернул 1, а НАЙТИ выдало ошибку, поскольку маленькой буквы а нет в ячейке. Подобная ситуация и для Ананаса с Айвой

Дополнительным различием является то, что ПОИСК умеет работать с подстановочными символами типа вопросительный знак (?) и звездочка (*), которые используются для неточного формирования поискового запроса.

На заметку! Чтобы найти именно эти символы в тексте необходимо использовать тильду (~) перед аргументом.

Инструмент НАЙТИ реализован как в виде отдельной кнопки на главной панели, так и в виде встроенной функции редактора.

Как видите, excel позволяет осуществлять поиск несколькими способами, каждый из которых обладает своими преимуществами. При помощи одного можно осуществить поиск по нескольким значениям, а другой можно вызвать используя горячие клавиши, что, несомненно, ускоряет процесс работы с документом.

Найти

Комбинация клавиш Ctrl+F позволяет быстро вызвать окно функции Найти. Также можно активировать инструмент через отдельную кнопку на Панели инструментов.

Расширенное диалоговое окно содержит поле для ввода искомой информации, параметры масштаба, например поиск по всем листам, а также варианты анализа информации по столбцу или строке.

Производительность работы функции ВПР

Вы добрались до кульминационного места статьи. Казалось бы, ну какая разница, укажу ли я в качестве последнего параметра ноль или единицу? В основном все указывают, конечно же, ноль, так как это довольно практично: не надо заботиться о сортировке первого столбца массива, сразу видно, найдено значение или нет. Но если у вас на листе несколько тысяч формул ВПР (VLOOKUP), то вы заметите, что ВПР вида II работает медленно. При этом обычно все начинают думать:

мне нужен более мощный компьютер;
мне нужна более быстрая формула, например, многие знают про ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ (INDEX+MATCH), которая якобы быстрее на жалкие 5–10%.

И мало кто думает, что стоит только начать использовать ВПР вида I и обеспечить любыми способами сортировку первого столбца, как скорость работы ВПР возрастёт в 57 раз. Пишу прописью — В ПЯТЬДЕСЯТ СЕМЬ РАЗ! Не на 57%, а на 5 700%. Данный факт я проверил вполне надёжно.

Секрет такой быстрой работы кроется в том, что на отсортированном массиве можно применять чрезвычайно эффективный алгоритм поиска, который носит название бинарного поиска (метод деления пополам, метод дихотомии). Так вот ВПР вида I его применяет, а ВПР вида II ищет без какой-либо оптимизации вообще. То же самое относится и к функции ПОИСКПОЗ (MATCH), которая включает в себя аналогичный параметр, а также и к функции ПРОСМОТР (LOOKUP), которая работает только на отсортированных массивах и включена в Excel ради совместимости с Lotus 1-2-3.

Поиск и замена данных

Данные обычно ищутся не просто так, а для каких-то целей. Такой целью часто является замена искомой комбинации (или формата) на другую. Чтобы найти и заменить в выделенном диапазоне Excel одни значения на другие, в окне Найти и заменить необходимо выбрать вкладку Замена. Либо сразу выбрать на ленте команду Главная → Редактирование → Найти и выделить → Заменить.

Еще удобнее применить сочетание горячих клавиш найти и заменить в Excel – Ctrl+H.

Описание общей потребности в поиске данных и объектов в базе данных

Достаточно часто может возникнуть ситуация, при которой нужно найти:

объект базы данных (таблицу, представление, хранимую процедуру, функцию и т д)
данные (значение и в какой таблице располагается)
фрагмент кода в определениях объектов базы данных

Сначала рассмотрим как можно осуществлять поиск данных и объектов в базе данных с помощью встроенных средств самой СУБД, а затем рассмотрим как это сделать с помощью бесплатной утилиты dbForge Search.

Поиск с помощью встроенных средств самой СУБД

Определить есть ли таблица Employee в базе данных можно с помощью следующего скрипта:

Результат может быть примерно такой:

идентификаторы объекта и схемы, где располагается объект
название этой схемы и название этого объекта
тип объекта и описание этого типа объекта
даты и время создания и последней модификации объекта

Результат может быть примерно такой:

Как видно из результата, здесь подстроку “Project” содержат не только две таблицы Project и ProjectSkill, но и также некоторые первичные и внешние ключи.

Чтобы понять кому именно принадлежат данные ключи, добавим в вывод поле parent_object_id и его имя и схему, в которой он располагается следующим образом:

Результатом будет вывод таблицы с детальной информацией о родительских объектах, т е где определены первичные и внешние ключи:

В запросах используются следующие системные объекты:

Чтобы найти строковое значение по всем таблицам базы данных, можно воспользоваться следующим решением. Упростим данное решение и покажем как можно найти например значение “Ramiro” с помощью следующего скрипта:

Результат выполнения может быть таким:

Здесь выводятся имена таблиц и в каких столбцах хранится значение, содержащие подстроку “Ramiro”. А также количество найденных входов данной подстроки для найденной пары таблица-колонка.

Чтобы найти объекты, в определениях которых есть заданный фрагмент кода, можно воспользоваться следующими системными представлениями:

Здесь будет выведен идентификатор, название, описание и полное определение объекта.

Поиск с помощью бесплатной утилиты dbForge Search

Однако, более удобно поиск производить с помощью готовых хороших инструментов. Одним из таких инструментов является dbForge Search.

Для вызова этой утилиты в окне SSMS нажмите на кнопку .

Появится следующее окно поиска:

Обратите внимание на верхнюю панель (слева направо):

можно переключать режим поиска (ищем DDL (объекты) или данные)
непосредственно что ищем (какую подстроку)
учитывать ли регистр, искать точное соответствие слову, искать вхождения:

В режиме поиска данных изменится только выбор типов объектов:

А именно будут доступны для выбора только таблицы, где и хранятся собственно сами данные:

Теперь как и раньше найдем все вхождения подстроки “Project” в названиях объектов:

Как видно, был выбран режим поиска по DDL-объектам, заполнено что ищем-строка “Project”, остальное все было по умолчанию.

При выделении найденного объекта внизу отображается код определения данного объекта или всего его родительского объекта.

Также можно переместить навигацию на найденный объект, щелкнув на кнопку :

Можно также сгруппировать найденные объекты по их типу:

Обратите внимание, что выводятся даже те таблицы, в которых есть поля, в именах которых содержится подстрока “Project”. Однако, напомним, что режим поиска можно менять: искать полное соответствие/частичное/учитывать регистр или нет.

Теперь найдем значение “Ramiro” по всем таблицам:

Обратите внимание, что внизу отображаются все строки, в которых содержится подстрока “Ramiro” выбранной таблицы Employee.

Также можно переместить навигацию к найденному объекту, нажав как и ранее на кнопку :

Таким образом мы можем искать нужные объекты и данные в базе данных.

Заключение

Были рассмотрены способы поиска как самих данных, так и объектов в базе данных как с помощью встроенных средств самой СУБД MS SQL Server, так и с помощью бесплатной утилиты dbForge Search.

Также от компании Devart есть и ряд других бесплатных готовых решений, полный список которых можно посмотреть здесь.

научиться осуществлять поиск информации в базе данных по различным критериям; научиться производить сортировку информации.

Задание 1. Заполните таблицу, содержащую информацию о планетах Солнечной системы согласно рисунку 8. 1 и сохраните ее под именем раб_6.xls.

Единицы измерения, используемые в таблице:

период обращения по орбите - в земных годах;

среднее растояние от Солнца - в млн. км;

экваториальный диаметр - в тыс. км;

масса - х10 24 кг.

Основные понятия баз данных

Область таблицы А2:F12 можно рассматривать как базу данных. Столбцы А, В, C, D, E, F этой таблицы называются полями, а строки с 3 по 12 - записями. Область A2:F2 содержит имена полей.

Существуют ограничения, накладываемые на структуру базы данных:

первый ряд базы данных должен содержать неповторяющиеся имена полей;

остальные ряды базы данных должны содержать записи, которые не являются пустыми рядами;

информация по полям (столбцам) должна быть однородной, т. е. только цифры или только текст.

Основная работа с любой базы данных заключается в поиске информации по определенным критериям. С увеличением количества записей поиск информации затрудняется. Excel позволяет упростить этот процесс путем фильтрации данных.

Фильтрация данных

Команды Данные, Фильтр позволяют выделять (фильтровать) нужные записи. Фильтрация возможна как через автоматический фильтр - Автофильтр, так и через ручной - Расширенный.

П
ри использовании Автофильтра необходимо переместить курсор в область, содержащую базу данных, или выделить ее. Затем нужно выполнить команды Данные, Фильтр, Автофильтр. На именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз. Нажимая на кнопки, можно задавать критерии фильтрации. В появляющемся подменю пункт Условия вызывает диалоговое окно, в котором можно установить параметры фильтрации (см. рис. 8.2). Для одного поля могут быть заданы два условия одновременно, связанные логическим И или ИЛИ.

Задание 2. С использоованием Автофильтра осуществить поиск планет, начинающихся на букву С или букву Ю с массой менее 600х10 24 кг.

2.1. Выполните команды Данные, Фильтр, Автофильтр.

На полях появились кнопки.

2.2. Нажмите на кнопку в поле Планета. Выберите пункт Условие.

2.3. В диалоговом окне задайте критерии согласно рис. 8. 2. и нажмите на кнопку ОК.

Проверте! В базе данных остались планеты Солнце, Юпитер, Сатурн.

2.4. Нажмите на кнопку на поле Масса. Выберите пункт Условие.

2.5. В диалоговом окне задайте критерий: Масса

Проверте! Остался только Сатурн.

2.6. Выполните команды меню Данные, Фильтр, Все.

Задание 3. С использованием Автофильтра самостоятельно:

Осуществите поиск планеты, имеющтх экваториальный диаметр менее 50 тыс. Км. И массу менее 4х10 24 (ответ:Меркурий, Марс, Плутон);

Осуществите поиск планет, находящихся от Солнца на расстоянии не менее 100 млн.км, имеющих массу в диапазоне от 3х10 24 до 500х10 24 кг, а так же не долее 2 спутников (ответ:Венера, Земля, Нептун).

При использовании Расширенного фильтра необходимо сначала определить (создать) три области (см. рис. 8. 3.):

Интервал списка - область базы данных (А2:F12);

Интервал критериев - область, где задаются критерии фильтрации (А14:F15);

Интервал извлечения-область,в которой будут появляться результаты фильтрации (А17:F21).

И
мена полей во всех интервалах должны точно совпадать.

Для выполнения действий по фильтрации необходимо воспользоваться командами меню Данные, Фильтр, Расширенный фильтр. В диалоговом окне надо указать координаты интервалов.

Если необходимо получать результаты фильтрации в интервале извлечения, нужно выбрать Копировать на другое место (см.. рис. 8. 4.)

Задание 4. С использованием Расширенного фильтра осуществить поиск планет с периодом обращения более 10 земных лет и количеством спутников не менее 2.

4.1. Создайте интервал критерии поиска в интервал критериев.

4.3. Поместите курсор в область базы данных.

4.4. Выполните команды Данные, Фильтр, Расширенный фильтр.

4.5. Установите Копировать на другое место.

Проверте! Должны быть найдены планеты Юпитер, Сатурн, Уран, Нептун.

Задание 5. Сохраните результаты в файле planeta..xls..

Задание 7 . С использованием Расширенного фильтра самостоятельно:

Найдите планеты, имеющие период обращения более 2 световых лет и экваториальный диаметр более 50 тыс. Км (ответ: Уран, Плутон );

Осуществите поиск планет, находящихся от Солнца на расстоянии более 1000 млн.км. а так же имеющих более 1 спутника (ответ: Сатурн, Уран, Нептун).

Сортировка данных

Команды Данные, Сортировка позволяют упорядочивать (сортировать) базу данных.

Для выполнения сортировки необходимо выделить область базы или поместить в нее курсор, а затем выполнить команды Данные, Сортировка. При этом появится диалоговое окно. Нужно установить Сортировать по и выбрать название поля, по которому нужно производить сортировку (см. рис.8. 5.)

Кроме того, необходимо указать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию и нажать кнопку ОК.

После указанных действий база будет упорядочена. Символьные поля упорядочиваются в алфавитном порядке.

Задание 8. Отсортируйте данные в таблице в порядке убывания количества спутников.

Задание 9. Отсортируйте данные в таблице в алфавитном порядке названий планет.

Задание 10. Отсортируйте данные в порядке увеличения их расстояния от солнца.

Задание 11. Подведите итоги.

знаете ли вы, что такое: база данных; имя поля; поле; запись; требования к базе;

умеете ли вы: производить поиск информации в базе по различным критериям;

Читайте также: