Как организуется подготовка к координационному совещанию кто ее осуществляет

Обновлено: 04.07.2024

Из указанных форм координации к наиболее значимым и распространенным относится проведение координационных совещаний руководителей правоохранительных органов. Совещание возглавляет председатель-прокурор, который созывает его по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал, а также по инициативе одного из членов координационного совещания. При этом необходимо различать координационные совещания руководителей правоохранительных органов и межведомственные совещания. Отличие координационного совещания от межведомственных, оперативных совещаний, проводимых правоохранительными органами, заключается в том, что, во-первых, это постоянно действующее совещание, которое образуется в составе: председателя-прокурора и членов – руководителей соответствующих правоохранительных органов по должности или лиц, исполняющих их обязанности. Во-вторых, порядок организации и проведения такого совещания, периодичность его созыва регламентированы в Положении о координации. В-третьих, на координационных совещаниях обсуждаются вопросы и принимаются решения по наиболее важным и значимым проблемам борьбы с преступностью, требующим объединения усилий, в первую очередь правоохранительных органов. Межведомственные совещания проводятся зачастую по итогам работы правоохранительных и других государственных органов по борьбе с преступностью и устранению обстоятельств, способствующих совершению преступлений за год, полугодие, по итогам проверок организации работы правоохранительных органов по широкому кругу вопросов правоохранительной деятельности. Порядок их проведения, состав участников строго не регламентирован. На этих совещаниях могут обсуждаться не только вопросы борьбы с преступностью, но и вопросы, связанные с исследованием причин и условий, способствующих совершению преступлений. Они могут быть связаны с невыплатой заработной платы, защитой прав предпринимателей, воспитанием детей, борьбой с алкоголизмом, состоянием общей профилактики преступности в регионе, городе, районе, мерами по минимизации и (или) ликвидации последствий преступных проявлений, а также с решением проблем развития форм и средств взаимодействия правоохранительных органов с институтами гражданского общества, в том числе со СМИ.

При организации работы координационного совещания следует учитывать, что формирование состава этого органа является прерогативой прокурора-председателя. В органах прокуратуры в отдельных регионах сложилась практика определения персонального состава координационного совещания посредством издания прокурором специального приказа. Вместе с тем Положение о координации такого полномочия прокурора по назначению руководителей правоохранительных органов членами координационного совещания не предусматривает. Поэтому более правильным представляется порядок, в соответствии с которым персональный состав координационного совещания (так же как и состав секретариата во главе с ответственным секретарем, назначаемым из числа прокурорских работников приказом прокурора), по инициативе председателя координационного совещания на одном из заседаний одобряется руководителями правоохранительных органов и оформляется отдельным постановлением этого совещания. Всякие изменения в персональном составе руководителей правоохранительных органов также оформляются постановлением на ближайшем заседании.

Не имеют должных правовых оснований рекомендации, характерные для деятельности военных прокуроров, о формировании координационного совещания в виде "узкого" и "расширенного" составов членов этого совещания. Тем более что в этом случае нарушается условие функционирования совещания как постоянного координационного органа.

Для исключения формального подхода к проведению координационных совещаний в повестку дня следует вносить наиболее актуальные вопросы борьбы с преступностью. Эти вопросы должны определяться с учетом адекватной оценки реальной криминогенной обстановки, исходя из результатов анализа состояния преступности, распространенности тех или иных видов преступлений; замеров латентности преступлений; необходимости принятия совместных предупредительно-профилактических мер; наличия нерешенных проблем взаимодействия правоохранительных органов между собой или с органами местного самоуправления, контрольно-ревизионными, территориальными правоохранительными органами и т.п.

На координационное совещание по решению прокурора или других членов совещания могут приглашаться представители законодательных (представительных) органов государственной власти, судов, контрольно-надзорных органов и органов местного самоуправления, руководители общественных организаций, другие представители гражданского общества, СМИ, научные работники и др.

Для подготовки рассмотрения того или иного вопроса на заседании координационного совещания прокурор вправе организовывать рабочие группы из представителей правоохранительных органов с привлечением работников контрольно-надзорных органов, истребовать статистическую и иную информацию, осуществлять контроль хода подготовки необходимых документов. Непосредственно при подготовке к проведению заседания совещания прокурор: а) формирует круг конкретных лиц, представителей различных органов и организаций, подлежащих приглашению на заседание; б) составляет план проведения и проекты повестки дня и регламента заседания; в) определяет степень готовности доклада (докладчика), содоклада (содокладчика), выступающих в прениях; г) обеспечивает согласование с членами совещания содержания проекта постановления; д) выполняет другие подготовительные действия, в том числе готовит тезисы своего выступления.

При подготовке основного документа – постановления координационного совещания в его тексте (в описательной части) необходимо отражать результаты анализа (обобщения и оценки) состояния преступности и непреступных нарушений законов, деятельности правоохранительных органов, в том числе прокуратуры по рассматриваемому вопросу, обозначать выявленные проблемы, "болевые точки" деятельности по борьбе с преступностью, формировать предложения по разрешению этих проблем, по мерам согласованной правоохранительной деятельности, в том числе по распространению положительного опыта. В свою очередь, в постановлении (особенно в резолютивной части) не рекомендуется: а) давать оценку деятельности (работы) того или иного органа (должностного лица); б) употреблять выражения типа "усилить", "повысить", "углубить", "добиться" и другие подобные декларативные формулировки; в) воспроизводить положения, прописанные в законах, ведомственных приказах и иных нормативных правовых актах и относящиеся к текущей работе; г) вмешиваться в "чужую" компетенцию (суда, органов власти субъектов РФ и органов местного самоуправления); д) включать поручения и рекомендации иным органам власти, которые не являются участниками координационной деятельности (членами координационного совещания); е) подменять предмет и компетенцию деятельности других органов (контрольно-ревизионных, надзорных, следственных и др.).

Постановление и протокол не заменяют, а логически дополняют друг друга. Постановление совещания, если оно одобрено членами координационного совещания, подписывается председателем и руководителями правоохранительных органов. Руководители правоохранительных органов, в том числе и прокуроры во исполнение постановлений координационных совещаний издают приказы, распоряжения о порядке выполнения согласованных мероприятий, составляют планы по их реализации, принимают другие организационно-распорядительные меры.

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.

Все топ-менеджеры проводят совещания. Важнейшая задача секретаря – обеспечить полноценную подготовку к этому событию. А какой она будет – зависит от вида совещания и роли руководителя в нем. В статье расскажем об оперативных (внутренних) совещаниях и о том, какую документационную и информационную работу должен проводить секретарь, чтобы не подвести руководителя и помочь ему сделать совещание эффективным управленческим инструментом. Кроме того, поговорим о возможности упорядочения работы по организации совещаний и управлении документацией.

Совещания в работе секретаря

Насколько часто на практике секретарь будет сталкиваться с совещаниями – зависит от специфики и структуры организации, а также от стиля управления конкретного руководителя и должностных обязанностей самого секретаря. Если деятельность компании предполагает активное взаимодействие с партнерами, заключение большого количества договоров, то совещания с привлечением сторонних представителей будут проводиться постоянно. Причем не обязательно к их организации или документированию привлекают именно секретаря. В крупных компаниях для проведения подобных мероприятий могут создаваться целые подразделения – например, служба протокола.

Секретарь в основном имеет дело именно с такими совещаниями – внутренними, оперативными, проводимыми руководителем для управленческого контроля за работой персонала. Стиль работы руководителя определяет их частоту. Для некоторых топ-менеджеров совещание – основной инструмент контроля, а значит и в должностных обязанностях секретаря эта функция выходит на первый план.

О центре ответственности за подготовку и проведение совещаний

Иногда организовывать совещания поручают сотрудникам структурных подразделений по направлениям деятельности. Например, если речь идет о заседаниях коллегиальных органов. Или если совещание посвящено узкой тематике. Так, за подготовку к совещанию в рамках аудита системы менеджмента качества отвечает отдел менеджмента качества, за ним же обычно закрепляют обязанность по оформлению протокола. Это удобно, так как специалист подразделения, который выступает в роли секретаря совещания, понимает обсуждаемые вопросы. Кроме того, не каждый секретарь может постоянно покидать свое рабочее место, чтобы вести протокол.

Каким бы ни было распределение обязанностей при организации совещаний в организации, для секретаря важно упорядочить эту работу. Если не определен центр ответственности (то есть если нет специального подразделения, курирующего подготовку и проведение совещаний), то будут возникать проблемы. Какие?

1. Проблемы организационного характера: когда не понятно, кто и за что отвечает в вопросах подготовки совещания. В итоге задачи секретарю ставят как топ-менеджеры, так и представители подразделений: составь повестку дня, сделай рассылку, напиши письмо-приглашение в филиалы, забронируй переговорную. Из-за несогласованности действий возникают недоработки. И вот, например, участники совещания оказались не готовы к обсуждению некоторых вопросов, так как вовремя не получили справочные материалы. Руководитель задает вопрос: кто должен был сделать рассылку?

2. Проблемы управления документацией. Отметим общие из них, которые свойственны многим организациям:

нет единого стандарта документирования совещаний;
локальные нормативные акты (далее – ЛНА), затрагивающие вопросы проведения совещаний, не согласованы между собой;
протоколы совещаний разных видов оформляют по-разному;
не урегулирован вопрос постановки поручений на контроль;
не налажена система хранения документов к совещаниям.

Требования к документированию совещаний и заседаний

В процессе документирования совещаний обычно образуется ряд документов. Перечислим основные из них, а также приведем их определения, руководствуясь Словарем видов и разновидностей управленческой документации[3]:

1. Список участников – документ, содержащий упорядоченное перечисление участников (заседания).

2. Повестка дня – информационно-справочный документ, направляемый в адрес участников.

3. Протокол (заседания) – информационно-справочный документ, фиксирующий ход заседания и принятые решения.

Интересно, что мнения специалистов о месте протокола в системе документации расходятся. В приведенном толковании указано, что это информационно-справочный документ, и в этом есть смысл. Ведь в большинстве случаев, особенно когда речь идет о заседаниях коллегиальных органов или встречах с представителями сторонних организаций, основная цель протокола – фиксация хода обсуждения и принятого решения. Другие наши коллеги считают протокол организационно-распорядительным документом, и с этим тоже сложно поспорить, особенно когда речь идет об оперативных совещаниях, проводимых руководством: основой протокола становятся поручения с конкретными сроками исполнения. Поручения, зафиксированные в протоколе, имеют такую же управленческую силу, как и пункты приказа.

В нормативных актах по делопроизводству нет требований к оформлению списка участников и повестки дня (их организация может разработать и закрепить в ЛНА самостоятельно), зато сформулированы правила работы с протоколами.

[2] Утв. Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н.

[4] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

Е.С. Буслаева,
канд.филол.наук, руководитель отдела делопроизводства

1. Координационное совещание по обеспечению правопорядка в Кировской области (далее - координационное совещание) является постоянно действующим коллегиальным совещательным органом при Губернаторе Кировской области по обеспечению правопорядка в Кировской области.
2. Председателем координационного совещания является Губернатор Кировской области.
3. Состав координационного совещания и Положение о координационном совещании по обеспечению правопорядка в Кировской области (далее – Положение) утверждаются Губернатором Кировской области.
4. Координационное совещание в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Уставом Кировской области, законодательством Кировской области, а также настоящим Положением.

5. Основными задачами координационного совещания являются:
5.1. Обобщение и анализ информации о состоянии правопорядка в Кировской области, а также прогнозирование тенденций развития ситуации в этом направлении.
5.2. Анализ эффективности деятельности территориальных органов Министерства внутренних дел Российской Федерации и территориальных органов иных федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления по обеспечению правопорядка в субъектах Российской Федерации.
5.3. Разработка мер, направленных на обеспечение правопорядка в Кировской области.
5.4. Организация взаимодействия территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти Кировской области и органов местного самоуправления, а также указанных органов с институтами гражданского общества и социально ориентированными некоммерческими организациями по вопросам обеспечения правопорядка в Кировской области.
5.5. Подготовка рекомендаций по разработке правовых актов Кировской области по обеспечению безопасности, защите прав и свобод граждан, законности и правопорядка на территории области.

6. Организация работы координационного совещания:
6.1. Координационное совещание осуществляет свою деятельность на постоянной основе.
6.2. Заседания координационного совещания проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал.
6.3. Деятельностью координационного совещания руководит председатель координационного совещания.
6.4. Заседание координационного совещания ведет председатель координационного совещания или лицо, его замещающее.
6.5. Заседание координационного совещания считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины от установленного числа членов координационного совещания или лиц, их замещающих.
6.6. При равенстве голосов членов координационного совещания председатель координационного совещания имеет право решающего голоса.
6.7. В зависимости от содержания рассматриваемых вопросов к участию в заседаниях координационного совещания могут приглашаться иные лица, в том числе представители общественных организаций.
7. Вопросы координационного совещания оформляются протоколами, подписываемыми секретарем координационного совещания и утверждаемыми председателем координационного совещания. По наиболее важным вопросам принимаются решения. Решения координационного совещания оформляются актами Губернатора Кировской области, а в необходимых случаях – актами Правительства Кировской области в пределах их полномочий
8. Предложения координационного совещания, касающиеся совершенствования нормативно-правового регулирования деятельности по обеспечению правопорядка, при необходимости представляются Губернатором Кировской области Президенту Российской Федерации или полномочному представителю Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе для принятия по ним решений.
9. Деятельность координационного совещания обеспечивается администрацией Правительства Кировской области.
10. Расходы на организационно-техническое обеспечение деятельности координационного совещания осуществляются за счет средств областного бюджета, предусмотренных на содержание администрации Правительства Кировской области.

Вы можете отметить интересные вам фрагменты текста, которые будут доступны по уникальной ссылке в адресной строке браузера.

от 30 декабря 2010 года N 86-пг

О Координационном совещании по обеспечению правопорядка в Санкт-Петербурге

(с изменениями на 9 июля 2021 года)

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 11.12.2010 N 1535 "О дополнительных мерах по обеспечению правопорядка" в целях совершенствования координации деятельности по обеспечению правопорядка в Санкт-Петербурге

1. Образовать Координационное совещание по обеспечению правопорядка в Санкт-Петербурге в составе согласно приложению.

2. Утвердить Положение о Координационном совещании по обеспечению правопорядка в Санкт-Петербурге.

3. 3. Контроль за выполнением постановления возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Пикалёва В.И.
(Пункт в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Санкт-Петербурга от 2 апреля 2020 года N 23-пг. - См. предыдущую редакцию)

Губернатор Санкт-Петербурга
В.И.Матвиенко

УТВЕРЖДЕНО
постановлением Губернатора
Санкт-Петербурга
от 30 декабря 2010 года N 86-пг

Положение о Координационном совещании по обеспечению правопорядка в Санкт-Петербурге

(с изменениями на 9 июля 2021 года)

1. Координационное совещание по обеспечению правопорядка в Санкт-Петербурге (далее - Координационное совещание) является постоянно действующим коллегиальным совещательным органом при Губернаторе Санкт-Петербурга, обеспечивающим координацию деятельности исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (далее - исполнительные органы), территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления внутригородских муниципальных образований Санкт-Петербурга (далее - органы местного самоуправления) по обеспечению правопорядка в Санкт-Петербурге.

2. Координационное совещание в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, Указом Президента Российской Федерации от 11.12.2010 N 1535 "О дополнительных мерах по обеспечению правопорядка", другими указами Президента Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Санкт-Петербурга, постановлениями Губернатора Санкт-Петербурга, постановлениями Правительства Санкт-Петербурга, а также настоящим Положением.

3. Координационное совещание осуществляет свою деятельность во взаимодействии с Законодательным Собранием Санкт-Петербурга, прокуратурой Санкт-Петербурга, аппаратом полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления, институтами гражданского общества и социально ориентированными некоммерческими организациями.

4. Основными задачами Координационного совещания являются:

а) обобщение и анализ информации о состоянии правопорядка в Санкт-Петербурге, а также прогнозирование тенденций развития ситуации в этой области;

б) анализ эффективности деятельности территориальных органов Министерства внутренних дел Российской Федерации и территориальных органов иных федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов и органов местного самоуправления по обеспечению правопорядка в Санкт-Петербурге;

в) разработка мер, направленных на обеспечение правопорядка в Санкт-Петербурге;

г) организация взаимодействия территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов и органов местного самоуправления, а также указанных органов с институтами гражданского общества и социально ориентированными некоммерческими организациями по вопросам обеспечения правопорядка в Санкт-Петербурге.

5. Для осуществления своих задач Координационное совещание имеет право:

запрашивать и получать у исполнительных органов, органов местного самоуправления, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, общественных объединений, организаций и должностных лиц информацию, документы и материалы, необходимые для работы Координационного совещания, в том числе о выполнении решений Координационного совещания;

приглашать для участия в заседаниях Координационного совещания представителей органов государственной власти Санкт-Петербурга, государственных учреждений Санкт-Петербурга, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений и организаций;

создавать рабочие и экспертные группы по различным направлениям деятельности Координационного совещания с привлечением ученых, специалистов, представителей исполнительных органов, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, а также иных организаций в пределах своей компетенции;

направлять информационные и рекомендательные материалы в исполнительные органы, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления по вопросам, отнесенным к компетенции Координационного совещания;

вносить Губернатору Санкт-Петербурга предложения по совершенствованию нормативно-правового регулирования деятельности по обеспечению правопорядка в субъектах Российской Федерации;

6. Организационное обеспечение деятельности Координационного совещания осуществляется Комитетом по вопросам законности, правопорядка и безопасности (далее - Комитет). Должностное лицо Комитета, исполняющее обязанности ответственного секретаря Координационного совещания, определяется председателем Комитета.

7. Заседания Координационного совещания по тематическим, наиболее актуальным для Санкт-Петербурга вопросам в сфере законности, правопорядка и безопасности проводятся на плановой основе не реже одного раза в квартал.

Повестка дня заседания Координационного совещания определяется председателем Координационного совещания либо по его поручению заместителем председателя Координационного совещания на основании плана работы Координационного совещания, решений и рекомендаций федеральных коллегиальных органов правоохранительной направленности, а также предложений членов Координационного совещания не позднее чем за пять рабочих дней до дня проведения заседания.

8. Подготовка материалов к заседанию Координационного совещания осуществляется исполнительными органами, структурными подразделениями Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, а также территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, к сфере ведения которых относятся вопросы повестки дня.

Материалы должны быть представлены в Комитет не позднее, чем за три рабочих дня до дня проведения заседания Координационного совещания.
(Абзац в редакции, введенной в действие постановлением Губернатора Санкт-Петербурга от 9 июля 2021 года N 51-пг. - См. предыдущую редакцию)

Должностное лицо Комитета, исполняющее обязанности ответственного секретаря Координационного совещания, представляет материалы на согласование заместителю председателя Координационного совещания не позднее чем за три рабочих дня до дня проведения заседания Координационного совещания.
(Абзац дополнительно включен постановлением Губернатора Санкт-Петербурга от 9 июля 2021 года N 51-пг)

Заседание Координационного совещания считается правомочным, если на нем присутствует более половины его членов. Решение Координационного совещания принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов Координационного совещания. В случае равенства голосов решающим является голос председательствующего на заседании Координационного совещания.

На заседании Координационного совещания ведется протокол, который подписывается председательствующим на заседании.

11. Для реализации решений Координационного совещания в необходимых случаях издаются правовые акты Губернатора Санкт-Петербурга, правовые акты Правительства Санкт-Петербурга, а также могут даваться поручения Губернатора Санкт-Петербурга и вице-губернаторов Санкт-Петербурга.

12. Предложения Координационного совещания, касающиеся совершенствования нормативно-правового регулирования деятельности по обеспечению правопорядка, при необходимости представляются Губернатором Санкт-Петербурга для принятия по ним решений Президенту Российской Федерации или полномочному представителю Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе.

13. Информационно-аналитическое обеспечение деятельности Координационного совещания осуществляют исполнительные органы, структурные подразделения Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, а также территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, руководители которых являются членами Координационного совещания.

Состав Координационного совещания по обеспечению правопорядка в Санкт-Петербурге

(с изменениями на 2 апреля 2020 года)

Губернатор Санкт-Петербурга

Заместитель председателя

вице-губернатор Санкт-Петербурга - руководитель Администрации Губернатора Санкт-Петербурга

Члены Координационного совещания:

начальник Главного управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по г.Санкт-Петербургу и Ленинградской области (по согласованию)

начальник Управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Санкт-Петербургу и Ленинградской области (по согласованию)

руководитель Службы охраны по Северо-Западному федеральному округу Федеральной службы охраны Российской Федерации (по согласованию)

командующий войсками Западного военного округа (по согласованию)

начальник Управления на транспорте Министерства внутренних дел Российской Федерации по Северо-Западному федеральному округу (по согласованию)

начальник Главного управления Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Санкт-Петербургу (по согласованию)

Исключен из состава Координационного совещания постановлением Губернатора Санкт-Петербурга от 23 ноября 2016 года N 91-пг

прокурор Санкт-Петербурга (по согласованию)

Северо-Западный транспортный прокурор (по согласованию)

руководитель Главного следственного управления Следственного комитета Российской Федерации по г.Санкт-Петербургу (по согласованию)

начальник Северо-Западного таможенного управления (по согласованию)

начальник Управления Федеральной службы исполнения наказаний по г.Санкт-Петербургу и Ленинградской области (по согласованию)

руководитель Управления федеральной службы судебных приставов по Санкт-Петербургу (по согласованию)

начальник Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Санкт-Петербургу (по согласованию)

(Включен в состав Координационного совещания постановлением Губернатора Санкт-Петербурга от 20 марта 2015 года N 19-пг)

начальник Главного управления Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации по г.Санкт-Петербургу и Ленинградской области (по согласованию)

(Включен в состав Координационного совещания постановлением Губернатора Санкт-Петербурга от 23 декабря 2016 года N 103-пг)

начальник Пограничного управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по городу Санкт-Петербургу и Ленинградской области (по согласованию)

Исключен из состава Координационного совещания постановлением Губернатора Санкт-Петербурга от 2 апреля 2020 года N 23-пг

Исключен из состава Координационного совещания постановлением Губернатора Санкт-Петербурга от 21 февраля 2019 года N 11-пг

Ответственный секретарь

председатель Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"

О Координационном совещании по обеспечению правопорядка в Санкт-Петербурге (с изменениями на 9 июля 2021 года)

Читайте также: