Как оформляется внешняя докладная записка
Обновлено: 19.04.2024
Деятельность любой организации, независимо от формы собственности, масштабов и сферы производства, не обходится без деловой документации.
Полномочия собственника или первого руководителя определены трудовым законодательством. Однако, в силу объективных обстоятельств, работодатель не в состоянии самостоятельно контролировать работу каждого из подчиненных персонально. Одной из форм донесения до сведения руководителя тех или иных фактов, является докладная записка.
Остановимся подробнее, отвечая на вопросы, касающиеся содержания докладных, требований к форме документа.
Что такое докладная записка?
По сути, докладная записка является письменным обращением к руководителю с донесением каких-либо сведений и информации, касающейся рабочего процесса.
Лицо, докладывающее о тех или иных фактах, связанных с производством или, например, о нарушениях трудовой дисциплины, высказывает свое мнение о необходимости принятия конкретных мер.
Так, начальник структурного подразделения вправе довести до сведения работодателя:
- о недобросовестном отношении к выполнению трудовых обязанностей сотрудников, находящихся в непосредственном его подчинении, с целью привлечения к ответственности;
- доложить о необходимости приобретения материалов, сырья, необходимых для выполнения работ;
- сообщить о выходе из строя оборудования для планирования проведения ремонтных работ;
- и так далее.
Приходим к выводу, что докладная записка – письменно доложенная информация вышестоящему должностному лицу, полномочному принять конкретные меры для разрешения сложившейся ситуации.
Докладная записка всегда адресуется вышестоящему лицу
Назначение докладных записок
Доводя до сведения работодателю или руководителю определенную информацию, предполагают принятия конкретных действенных мер, решений.
Например, начальник отдела, может лишь сделать замечание опаздывающему на работу подчиненному, не имея полномочий привлечь к дисциплинарной ответственности.
Подав первому руководителю докладную записку о нарушении дисциплины труда, он вправе инициировать объявить выговор или, при грубых нарушениях, нахождении в нетрезвом состоянии на рабочем месте – принять более строгие меры наказания, вплоть до увольнения.
В зависимости от желаемого результата доведения информации, касающейся производства, трудовых правоотношений, соблюдения дисциплины, докладные могут иметь разные функции:
- для урегулирования проблем производственного или административно-хозяйственного характера;
- предлагать введение рационализаторских предложений, способствующих улучшению производственной деятельности;
- предоставлять отчетные сведения о выполненных работах;
- информировать о происшествиях, ставших причиной нанесения материального ущерба или несчастных случаях, связанных с производством;
- доводить до сведения руководителя о необходимости принятия конкретных мер для устранения нарушений, выявленных в ходе контрольных мероприятий органами государственного надзора;
- выделять положительные моменты, для поощрения добросовестных сотрудников.
Докладная записка, пример, когда подана после плановой проверки и выданного предписания об устранении нарушений:
Докладная записка
Довожу до Вашего сведения, что для выполнения п. 3 Предписания № 181-06/ 12-2019, выданного по итогам плановой проверки, проведенной территориальной инспекцией труда с 01. 12.2019 по 05.12.2019, необходимо провести обучение и проверку знаний лиц, обслуживающих паровые стерилизаторы.
Прошу выделить средства для заключения договора с учебным центром для обучения 5 человек.
Инженер по охране труда (подпись) И. И.Тимофеева
Отличительные особенности докладной записки от служебной и объяснительной
Внутренний обмен деловой информацией предполагает помимо докладных, возможность подачи:
- служебных записок;
- обязательных при определенных обстоятельствах письменных объяснений.
Служебную записку по существу можно определить как одну из разновидностей докладной.
Применяется такого рода документ для внутреннего пользования, обмена информацией между сотрудниками, не подчиняющимися друг другу.
Как правило, служебные записки, в отличие от докладных, поданных вышестоящему руководству, адресованы коллегам, занимающим равное должностное положение.
Подают служебные записки для получения необходимой информации, либо сообщая сведения, касающиеся производства другому отделу. Например, подготовив служебную записку, главный бухгалтер предприятия информирует структурные подразделения о смене банковских реквизитов.
Согласно трудовому законодательству, для принятия руководителем решения о выборе меры привлечения к дисциплинарной или в предусмотренных законом ситуациях, материальной ответственности, должны быть соблюдены процессуальные требования.
С виновного подчиненного берут письменные объяснения, помогающие разобраться в причинах совершенного проступка, принять объективное решение. При отказе писать объяснительную, составляется соответствующий акт.
Отсутствие объяснительной записки или акта, подтверждающего отказ дать объяснения содеянному, чревато признанием приказа о наложении взыскания незаконным.
Например, при обжаловании увольнения в надзорные органы или суд, руководителю придется не только восстановить с нарушением уволенного сотрудника в прежней должности, но и выплатить компенсацию среднего заработка за время вынужденного прогула.
Цель объяснительной – дать пояснения нарушения дисциплины, невыполнение своевременно задания, и тому подобное.
Должность руководителя,
фамилия, инициалы имени, отчества
полностью фамилия, имя, отчество сотрудника,
структурное подразделение, являющееся основным местом работы,
занимаемая должность (профессия)
Объяснительная записка
Дата подпись инициалы имени, отчества, фамилия.
Образец служебной записки:
Служебная записка
Для проезда к месту выполнения поручения и обратно был использован личный автомобиль марки ВАЗ 2106, номер государственной регистрации М346РО 123.
Во время пребывания в командировке проживала у родственников.
Отбыла 25.11.2019 в 7ч 00 мин.
Прибыла 25.12.2019 в 19ч 00 мин.
- кассовый чек на заправку в г. Ростове 25.11.2019;
- кассовый чек на заправку в г. Шахты, Ростовской области от 25.12.2019;
- отчет о проделанной работе.
27.12.2019 г. подпись Н.В. Федонюк
Для наглядности отличий разного рода письменных обращений, используемых в делопроизводстве, приведем таблицу:
| Вид записки | Цель | Кому адресуют | Суть содержания | Примеры |
|---|---|---|---|---|
| Докладная | Информируют о конкретной ситуации, факте, выполнении работы. Обосновывают выводы, вносят предложения. | Вышестоящему должностному лицу. | 1 часть – причины и мотивы, послужившие для написания 2 часть – информирование, анализ ситуации 3 часть – выводы, предложения, просьбы. | Предложение о премировании, повышении сотрудника и так далее. |
| Служебная | Оперативно передают в письменном виде информацию между отделами, получают ответы на запросы, уточняют данные поручения. | Лицу, состоящему на одном уровне управления с составителем записки. Адресат и составитель не подчиняются друг другу. | Заявка на пропуск сотрудников в выходной день, оповещение о ремонтных работах в офисе, прочее. | |
| Объяснительная | Объяснить причины совершения проступка, что стало основанием конкретных действий. | Собственнику или первому руководителю, непосредственному начальнику. | Описываются причины и мотивы написания записки, их объяснение. Не содержит выводов и просьб. | Объяснение прогула, невыполнения задания, перерасхода средств компании и тому подобное. |
Классификация докладных записок
- внешними – когда информируют вышестоящие организации;
- внутренними – поданными на имя руководителя организации.
Возможно разделение видов докладных записок, по сути содержания:
Образец докладной записки
Главному врачу
Центральной городской больницы г. Калуга
Малышеву И. И.
инженер по охране труда
Волков Н.И.
- по охране труда на рабочих местах;
- соблюдения правил пожарной и электробезопасности;
- техники безопасности эксплуатации сосудов, работающих под давлением;
- организации и производства работ повышенной опасности.
По результатам проверок прошу поощрить лучших работников и подразделения почетными грамотами:
Инженер по охране труда (подпись) О.Н. Малышева
Кто может написать докладную и куда ее подавать?
Законодательные и правовые акты не ограничивают право работников в зависимости от занимаемой должности, профессии, обращаться к руководству с докладной запиской.
На практике, решение вопросов, связанных с трудовыми правоотношениями, происходит в порядке подчиненности. Сотрудники пишут заявления, служебные записки, объяснительные своему непосредственному начальнику. Далее информация доводится до сведения первому руководителю.
В то же самое время, например, с жалобой на директора каждый работник вправе написать докладную в вышестоящую организацию.
В каких случаях пишется докладная?
Докладная записка является одной из обязательных составляющих при оформлении документации дисциплинарных взысканий, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации № 299, действующему в редакции от 17.07.2019.
Помимо этого, докладные используются для информирования вышестоящего руководства, имеющего полномочия принимать действенные меры для решения производственных задач, стимулирования, поощрения подчиненных.
Содержание и правила составления докладной записки
Унифицированных бланков для заполнения при необходимости донести до сведения руководителя определенную информацию не существует. Локальными правовыми актами может быть утверждена типовая форма докладных.
Несколько рекомендаций о том, как написать докладную, имеющую силу юридического документа:
Оформление внутренней докладной
Образец, как можно написать докладную записку
Документ можно подготовить, написав от руки или распечатать современными средствами оргтехники. Стиль изложения должен быть деловой, без лишних эмоций, объяснять суть и четко выражать желаемый результат.
По результатам проверки с 01.12.2019 по 10.12.2019 пожарно-технической комиссией состояния внутреннего противопожарного водоснабжения, было выявлено, что пожарные краны:
- не подключены к центральному водоснабжению;
- не имеют полной комплектации.
Прошу принять меры для устранения неполадок.
11.12.2019 г. подпись А.И. Михалев
Оформления внешней докладной
Никаких особых требований к составлению докладной, направленной в вышестоящие организации (внешней), нет.
Поскольку докладная записка играет роль исходящего документа, она должна быть оформлена на фирменном бланке с указанием:
- полного названия предприятия, выступающего юридическим лицом;
- адреса регистрации и местонахождения;
- номеров контактных телефонов, факса, адреса электронной почты.
Докладная, направленная от имени администрации, регистрируется в соответствующем журнале с присвоением исходящего номера.
В конце документ подписывается с уточнением должности лица, направляющего докладную, фамилии, инициалов имени, отчества.
Особенности написания докладной
Как и любое деловое письмо, докладную готовят, соблюдая основные правила, указав:
- кому направлен документ;
- кто его заявитель;
- суть проблем, требующих решения.
В отличие от служебной, объяснительной записки, резолютивная часть докладной содержит мнение лица, обращающегося к вышестоящему по должности, просьбу принять соответствующее решение.
Результат рассмотрения докладной
Изучив изложенные документально факты, руководитель принимает решение, сделав письменную резолюцию.
Так, если до сведения директора доведена информация о прогулах подчиненного, приложен акт об отказе давать письменные объяснения, руководитель отписывает поданную докладную инспектору кадровой службы для подготовки приказа об увольнении.
Образцы докладных записок
Докладная на сотрудника может быть подана его непосредственным руководителем или коллегами по работе.
Приведем примеры текстовой части при разных обстоятельствах, ставших причиной для обращения.
При некорректном поведении
«Довожу до вашего сведения, что 15.12.2019 г. водителем Петровым Николаем Ивановичем были допущены некорректные высказывания в адрес медицинской сестры Лихачевой Лидии Петровны при освидетельствовании перед выездом на линию.
Нарушая рабочую обстановку, этику поведения, Петров Н.И. постоянно делает нетактичные замечания, касающиеся внешнего вида других водителей, применяя нецензурные выражения, провоцирует конфликт.
Прошу привлечь Петрова Н.И. к дисциплинарной ответственности.
При нарушении трудовой дисциплины
«Довожу до вашего сведения, что 17.12.2019 г. медсестра доврачебного кабинета Леонтьева Наталья Петровна не вернулась на рабочее место после обеденного перерыва, отсутствовала с 13.00 до 16.00 часов.
18.12.2019 года никаких оправдательных документов, подтверждающих обоснованность причин ее отсутствия, предоставлено не было.
Письменные объяснения давать отказалась, о чем составлен соответствующий акт.
Прошу привлечь в установленном порядке Леонтьеву Н. П. к дисциплинарной ответственности в виде выговора.
При невыполнении профессиональных обязанностей
Обычно докладная записка начинается со слов “Довожу до Вашего сведения”, но это необязательное требование
4.6. Докладная, служебная записка
4.6.1. Докладная записка - информационно-справочный документ, адресованный, как правило, конкретному должностному лицу: начальнику управления центрального аппарата (руководителю территориального органа), руководству ФССП России (реже - вышестоящему органу). В отдельных случаях ее копии могут направляться другим заинтересованным лицам.
Докладная записка представляет собой обстоятельную по содержанию информацию о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе с выводами и предложениями составителя или информацию о событиях, фактах, требующих принятия решения.
Служебная записка - информационно-справочный документ деловой внутренней переписки между управлениями и должностными лицами центрального аппарата ФССП России.
Служебная записка составляется, если выполнение функций управления центрального аппарата ФССП России невозможно без привлечения других управлений и если вопрос не может быть решен устно.
4.6.2. Докладная записка может быть внешней или внутренней.
4.6.2.1. Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящей организации и исполняется на общем бланке ФССП России размером шрифта N 14, подписывается Директором или по поручению одним из его заместителей в соответствии с распределением обязанностей.
4.6.2.2. Внутренняя докладная записка готовится работником в инициативном порядке или по заданию непосредственного руководителя и адресуется начальнику управления центрального аппарата или руководству ФССП России. Внутренняя докладная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 и печатается шрифтом размером N 14.
4.6.3. Внутренняя докладная записка имеет реквизиты:
4.6.3.1. Адресат - полное наименование должности руководителя, в чей адрес представляется докладная записка, а также его инициалы и фамилия.
Наименование должности печатается в правом верхнем углу листа в пределах верхней и правой границ текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.
Инициалы и фамилия адресата печатаются через дополнительный интервал 12 пт ниже наименования должности и центруются также относительно самой длинной строки в наименовании должности;
4.6.3.2. Наименование управления центрального аппарата ФССП России - печатается с дополнительным межстрочным интервалом 36 - 48 пт от предыдущего реквизита через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой границе текстового поля;
4.6.3.3. Наименование вида документа - "ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА" - печатается прописными буквами вразрядку (2 пт) от левой границы текстового поля через дополнительный межстрочный интервал 24 пт от предыдущего реквизита;
4.6.3.4. Дата и номер документа - печатаются в одну строку под названием вида документа без дополнительного межстрочного интервала.
Дата оформляется цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля, далее проставляется знак "N" и номер документа.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписи.
Докладной записке присваивается номер очередного документа по журналу (электронной базе данных) учета внутренних документов управления центрального аппарата ФССП России;
4.6.3.5. Заголовок к тексту - отвечает на вопрос "О чем?" и начинается с предлога "О" ("Об"). Заголовок должен точно передавать содержание документа и быть кратким.
Заголовок печатается с дополнительным межстрочным интервалом от предыдущего реквизита 24 пт через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой границе текстового поля. Первое слово заголовка начинается с прописной буквы без абзацного отступа, остальной текст заголовка печатается строчными буквами. Длина заголовка должна быть не более 5 строк размером в 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится;
4.6.3.6. Текст - состоит из двух частей. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются выводы, предложения (просьбы).
Текст отделяется от заголовка дополнительным межстрочным интервалом 24 пт, первое предложение текста начинается с абзацного отступа 12,5 мм. Текст выравнивается по левой и правой границам текстового поля и печатается с межстрочным интервалом 12 - 18 пт;
4.6.3.7. Подпись - включает наименование должности работника, представляющего докладную записку, его личную подпись с указанием даты, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается с 1 межстрочным интервалом и выравнивается по левой границе текстового поля.
Расшифровка подписи оформляется в соответствии с пунктом 3.5.20 Инструкции;
4.6.3.8. Резолюция - включает инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя, которому адресована докладная записка, дату. Резолюция, как правило, оформляется в рукописном варианте в верхней части документа на свободном от текста пространстве. Допускается оформление резолюции на отдельном сопроводительном листе к документу (Приложение N 23);
4.6.3.9. Отметка об исполнении - оформляется в соответствии с требованиями пункта 3.5.25 Инструкции.
Образец докладной записки приведен в Приложении N 24.
4.6.4. Реквизиты служебной записки оформляются в порядке, установленном для оформления реквизитов внутренней докладной записки в пункте 4.6.3 Инструкции (Приложение N 24).
Служебная записка относится к одному из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия руководителя компании и ее сотрудников.
Что такое служебная записка?
Это внутренний документ, при помощи которого можно:
Благодаря служебной записке должностное лицо сможет показать, что возникшая ситуация находится под его непосредственным контролем
Пример служебной записки
В тексте этого документа, составленного на стандартном листе формата А4, указывается информация о целях, оформленная в виде просьбы, заявки или предложения. Это может быть связано с проведением встреч, перемещением, поощрением или наказанием персонала, изменением в корпоративной культуре фирмы.
Подписывается этот внутренний документ руководителем подразделения, его заместителем или любым иным уполномоченным должностным лицом. С этого момента он вступает в силу до момента удовлетворения просьбы или отказа в этом.
Жестких требований к составлению и оформлению служебных записок законодательство не устанавливает.
Порядок оформления каждая компания диктует самостоятельно с учетом специфики деятельности, закрепляя его в таком локальном нормативном акте, как инструкция по делопроизводству.
Различия служебной записки, докладной и объяснительной
Некоторые должностные лица путают служебную с докладной запиской. Несмотря на их сходство, эти два документа отличаются друг от друга. Если в докладной руководство компании ставится в известность о том, что на том или ином участке существует проблема или сбой в работе, то в служебной не только приводится этот факт, но еще излагаются варианты решения возникшей проблемы.
Также чем-то похожа на докладную объяснительная записка, только ее чаще всего пишут подчиненные на имя своих вышестоящих руководителей. Этот внутренний документ используется для объяснения причин происшествия, описания предпринятых действий и обстоятельств произошедшего.
В некоторых случаях закон обязывает работодателя взять у работника объяснение при нарушении им трудовой дисциплины или нанесении материального вреда имуществу предприятия.
Как написать служебную записку?
Ее текст зависит от того, с какой целью она была написана. В начале документа указывается наименование компании и данные руководителя, которому она направляется. После этого составитель указывает собственные данные. Внизу с новой строки в произвольной форме излагается суть проблемы.
Если текст большой, он должен быть разделен на несколько абзацев. В первом описывается проблема, а во втором указывается просьба или предложение. Если просьба исходит от коллектива, в третьем абзаце указывается место их работы (цех, отдел, бригада) и фамилии работников, составивших документ. Свою подпись с расшифровкой ставит руководитель подразделения, а подписи остальных сотрудников могут быть приложены на отдельном листе. В конце документа проставляется дата составления.
Подпись должна быть собственноручной, а не отснятой на ксероксе, даже если документ напечатан на компьютере. Желательно, чтобы он имел свой порядковый номер.
О невыполнении служебных обязанностей
Случаи нарушения трудовой дисциплины могут быть установлены в процессе выполнения должностных обязанностей.
После того как указанные обстоятельства стали известны непосредственному руководителю среднего звена, он обязан сообщить об этом директору
В такой служебной записке указывается:
- точное время и место составления, которое очень важно в случае применения в отношении сотрудника дисциплинарного и материального наказания;
- подробное, вплоть до малейших деталей, описание нарушенных работником обязанностей, с учетом конкретных действий или бездействия. Обязательно делается ссылка на раздел или пункт нарушенной должностной инструкции;
- перечень свидетелей произошедшего, у которых нужно взять объяснения.
Чем точнее и правильнее был составлен документ, тем справедливее будет решение нанимателя.
На командировку
Оформить служебную записку о направлении в командировку достаточно просто. В ней указывается:
- информация о работнике, которого направляют в командировку;
- место, куда сотрудник будет отправлен, и выполняемые им в это время функции;
- срок работы;
- подпись руководителя и дата составления;
О премировании
На основании такой служебной записки работника за хорошую и качественную работу могут материально поощрить. Составить такой документ вправе:
- руководитель подразделения, в котором работает сотрудник, претендующий на получение премиальных доплат;
- совет бригады;
- профсоюз, членом которого является сотрудник.
В служебной записке такого типа нужно указать:
- полные данные и должность руководителя, который вправе издать приказ о поощрении сотрудника;
- должность и ФИО должностного лица, составившего документ;
- просьба о премировании конкретного работника или нескольких человек. В обязательном порядке указывается причина премиальных доплат, их размер и время (число и месяц) выплаты;
- полная информация о работнике (его должность и ФИО без сокращений);
- дата подписания служебной записки (день, месяц и год);
- подпись составителя документа.
Для получения премиальных выплат на основании служебной записки необходимо пройти несколько этапов:
- подписанный документ отправляют в канцелярию или отдел, отвечающий за внутренний документооборот. Там бумагу регистрируют и присваивают ей индивидуальный номер. После этого ее направляют для рассмотрения руководителю;
- документ о начислении премии рассматривает ответственный руководитель компании. Он принимает решение о выплате или об отказе. Решение оформляют в письменном виде, после чего его направляют в отдел по работе с кадрами;
- сотрудники отдела кадров готовят приказ о поощрении работника. Основанием для выплаты будет служебная записка;
- на последнем этапе приказ отправляют в бухгалтерию, которая производит начисление.
Для того, чтобы правильно оформить эту бумагу, следует обратиться за помощью к опытным юристам компании Правовед.ру. Они проанализируют ситуацию и помогут подготовить именно тот вид документа, который необходим в вашей ситуации.
 | Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года |
Комментарии
Подана служебная записка директору колледжа на недобросовестно выполненные работы по ремонту музыкальных инструментов. Качество и количество работ не соответствует смете. Служебная записка зарегестрирована. В течение какого времени директор должен отреагировать и провести работу по этой записке. Каким законом или статьями эти сроки определены?
добрый день тк рф — данный вопрос, по сроку рассмотрения записок, не урегулирован- на усмотрение директора…
Добрый день подскажите как правильно написать служебную записку на рассмотрение повышения заработной платы в связи с частыми командировками в другую область
Пишите в произвольной форме.
Кому, от кого, адрес свой укажите для ответа.
В самой записке пишите о ситуации на рабочем месте и просите добавки.
Изменение определенных сторонами условий трудового
договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по
соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных
настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий
трудового договора заключается в письменной форме.
Образец. В Железнодорожный районный суд
г. Новосибирска
(630132, г. Новосибирск,
ул. Железнодорожная, 4/1)
Истец: ФИО, адрес, телефон
Ответчик: ФИО, адрес, телефон
Третьи лица: 1. ФИО, адрес, телефон
2. ФИО, адрес, телефон
ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ
(о признании утратившим право пользования жилым помещением)
добрый день! Мне нужно написать служебную записку что я в данный момент замещаю сотрудника который занимался совершенно другой работой, должность была Логист. И чтоб мне выплатили эти надбавки. я даже не знаю как это называется. Как мне это правильно написать?
Я бы добавил еще про оформление внутреннего совмещения, только тогда у работодателя появится обязанность по оплате.
Вам может быть интересно
При сокращении штата и ликвидации предприятия, работодатель обязан уведомить сотрудника о предстоящем увольнении. Этот документ имеет определенную юридическую форму и должен быть вручен минимум за 2 месяца до начала процедуры. Как правильно составить документ, кому передать и какие могут быть нарушения? Получить ответ по личной ситуации можно через форму на сайте нашей компании, а также задав вопрос.
Сокращение штата в организации может быть обусловлено рядом причин – от ликвидации предприятия до ненадобности занимаемой должности. В любом случае работодатель обязан соблюдать установленные правила сокращения работника с выплатой выходного пособия и его увольнением из штата. Как оформить сокращение в 2018 году? Какие правила установлены законодательством РФ? Какие выплаты положены сотруднику и как.
Трудовое соглашение между сотрудником и работодателем чаще всего расторгается по инициативе работника – собственное желание. Это может быть принудительная мера или добровольная, в зависимости от обстоятельств. Встречаются случаи, когда сотрудник не справляется с возлагаемыми на него обязанностями, что приводит к смене должности или его увольнению. В 2018 году снятие с занимаемой должности проводится.
В соответствии с действующим законодательством работодатели обязаны проводить специальную оценку условий труда своих сотрудников. Как осуществляется данная процедура, расскажем в представленном материале. Это комплекс мероприятий, с помощью которого выявляются вредные или опасные для здоровья работников факторы производства. В отличии от действовавшей ранее аттестации, спецоценка проводится на всех.
Докладная записка — это служебный документ, который составляется, когда нужно донести до руководителя важную информацию: например, о том, что кто-то из работников бездельничает, нарушает дисциплину или позволяет себе некорректное поведение. Чтобы работника привлекли к ответственности, записка должна быть оформлена по определенным правилам. Рассмотрим подробно, как она пишется и какие нюансы надо помнить при ее подаче.
Виды служебных записок
Хотя традиционно считается, что унифицированных требований к ее оформлению нет, это не так: любой внутренний документ составляется по определенным принципам, чтобы стать основанием для принятия распорядительных актов. В статье рассмотрим, как составляется докладная записка: образец можно использовать, адаптировав его к своим обстоятельствам.
Классификация возможна по нескольким признакам:
- в зависимости от содержания:
- информационными, доносящими определенные данные до начальства;
- отчетными, то есть их составление регулируется внутренними документами организации и сообщает об определенном этапе в ее деятельности;
- инициативными — с предложениями работника;
Особенности составления докладной записки
Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого можно проинформировать руководство о происшествии, требующем внимания и реакции. Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решение: как реагировать на поступившую информацию, какие принять меры вплоть до дисциплинарного наказания, взыскания и увольнения. Ее рассмотрение можно назвать обязанностью руководства. Таков общий порядок рассмотрения обращения. Докладная записка — пример взаимодействия в коллективе и получения обратной связи руководством от персонала.
Есть много случаев, когда пишется докладная, пример: неисполнение должностных обязанностей, некорректное поведение. Причины и форма написания в законодательных актах не регламентируются.
Обычно пишется в случаях:
- наличия споров производственного или административного характера — при необходимости вмешательства руководства для урегулирования;
- проявления инициативы работников относительно улучшения деятельности компании, производственного процесса, например для внесения рационализаторских предложений;
- при несогласии работника со спорным, по его мнению, решением руководства;
- при наличии длительной конфликтной ситуации — для изложения своей позиции;
- создания отчета о каком-либо этапе деятельности — чтобы доложить о результатах работы;
- нарушения работником трудовой дисциплины, например при отказе выполнять свои обязанности, — для привлечения внимания руководства;
- неправомерного делегирования полномочий — для обеспечения реагирования руководства;
- происшествий, которые повлекли или могли повлечь вред работникам или материальный ущерб имуществу работодателя;
- достижения работником значительных результатов, на которые руководству нужно, по мнению менеджера среднего звена, обратить внимание, например для премирования работника за успешный труд.
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Это один из наиболее распространенных видов служебных записок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, например об опозданиях на работу или игнорировании распоряжений администрации. Такой документ может стать инициативным, то есть когда коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника. Бывают ситуации, когда докладная на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом. Согласно ст. 193 ТК РФ , перед применением административного взыскания руководитель должен взять объяснительную у сотрудника. Это обязанность администрации, при неисполнении которой решение о наказании может быть признано незаконным. Служебная записка чаще всего становится основанием для написания объяснительной — это один из наиболее распространенных способов получения руководством информации о нарушении дисциплины или отказе от исполнения кем-либо из работников своих обязанностей.
Что можно считать невыполнением должностных обязанностей
У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работник должен выполнять. При устройстве на работу до гражданина должна быть донесена его трудовая функция, работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором. Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами. О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия для принятия решения. Для этого и нужна докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец такого документа может быть разработан в организации в качестве шаблона (можно воспользоваться примером из нашей статьи).
В то же время, согласно ст. 142 ТК РФ , работник может приостановить свою трудовую деятельность и не исполнять трудовую функцию при невыплате заработной платы, и это не будет считаться нарушением договора, так как нет встречного обеспечения. В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации.
Как пишется докладная записка на сотрудника
Главное правило служебки — четко описать, что произошло и кто в этом виноват. Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело или может привести. Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто именно работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении быть не должно.
Как же должна выглядеть докладная записка? Образец по ГОСТу, к сожалению, предоставить невозможно, поскольку отдельного свода правил для нее нет. Существует ГОСТ Р 7.0.97-2016, который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов компании, его можно взять на вооружение. Если применять установленные в нем принципы, будет составлена грамотная докладная записка, образец по ГОСТу, однако, в данном документе не дан, его необходимо разработать самостоятельно.
Но поскольку служебная записка — это официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, он должен содержать все элементы, присущие официальным бумагам:
- по возможности оформляется на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
- справа в углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
- в середине — название документа;
- информация, которую надо донести, с указанием конкретных дат, должностей и имен сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют своих служебных обязательств;
- в конце обязательно ставится дата и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.
Докладная записка, образец 1: невыполнение обязанностей
Образец 2: нарушение дисциплины
При устройстве на работу гражданина знакомят с Правилами внутреннего трудового распорядка, существующими в организации, коллективными договорами и иными локальными нормативными актами при их наличии. Обязательно нужно ознакомить работника со всеми документами, определяющими трудовую дисциплину на предприятии, чтобы он знал, какие действия допустимы, каков трудовой распорядок, график работы и т. д. Нарушение дисциплины может привести к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения. Посмотрим, как пишется докладная в случае дисциплинарных провинностей.
Докладная: образец при нарушении дисциплины
Образец 3: о некорректном поведении
Некорректное поведение непосредственно нарушением дисциплины может не являться, однако это создает неблагоприятный климат в коллективе и способствует появлению конфликтных ситуаций. Служебная записка в этом случае оформляется не только в целях наказания, но в большей степени для недопущения в будущем подобных действий. Если в действиях работника содержатся признаки административного правонарушения или уголовного преступления, должны быть приняты соответствующие меры реагирования.
Важно, чтобы документ попал к руководству, иначе оно не сможет привлечь к ответственности прогульщика или работника, не справляющегося со своими трудовыми функциями. Для этого служебку можно отнести лично директору или начальнику подразделения, в котором выявлено нарушение. Если начальства нет на месте, бумагу надо зарегистрировать в секретариате. Секретарь передаст ее руководителю как входящую корреспонденцию.
Действия руководителя
Любая служебная записка создается в целях информирования руководства. Ее рассмотрение — ответственность директора, его заместителя, начальника отдела, уполномоченного на то внутренними документами, уставом и т. д. По итогам разбирательства по изложенным в ней фактам руководитель принимает определенное решение. Свою волю он излагает в резолюции, которая в дальнейшем является основанием для исполнения решения руководителя.
Дисциплинарное взыскание накладывается только после получения объяснений от гражданина, в отношении которого была составлена служебка. Отказ в их предоставлении не является препятствием для принятия мер реагирования, однако данный отказ необходимо оформить отдельным актом. Также рекомендуется составить акт расследования обстоятельств случившегося в целях получения необходимых доказательств на случай последующих разбирательств с участием судебных органов (дисциплинарное взыскание может быть оспорено работником). Взыскание действует в течение года. До истечения этого срока оно может быть снято решением руководства. Причем инициатива снятия может исходить как от самого работника, так и от его непосредственного руководителя, а также представительного органа или самого руководителя организации.
![]()
На практике довольно часто вместо докладной составляют служебную записку или справку. Статья дает четкое представление о том, в какой ситуации составление какого вида документа уместно. Кроме того, объясняются правила и приводятся образцы оформления этих документов.
Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.
Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:
- Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
- Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
Докладная записка
Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.
Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.
В зависимости от адресата докладные записки могут быть:
- внутренними , т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
- внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.
Внутренняя докладная записка
- наименование структурного подразделения;
- вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
- дата;
- регистрационный номер;
- заголовок к тексту;
- текст;
- адресат;
- подпись составителя (с указанием должности).
Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.
Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:
![]()
Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.
Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.
Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.
Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.
В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.
Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:
![]()
Внешняя докладная записка
Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.
![]()
Служебная записка
Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне ,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.
Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.
Пример оформления служебной записки:
![]()
Справка
Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя .
В зависимости от целей составления справки могут быть:
- аналитические,
- отчетные или
- информационные.
Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.
Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.
Справки, в зависимости от адресата, могут быть:
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.
Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.
Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).
![]()
При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:
- полноты и достоверности фактов и сведений;
- правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
- точности датирования;
- соблюдения уровня подписания.
Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.
Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.
Читайте также:
