Индивидуальные сведения в пфр какая форма

Обновлено: 02.07.2024

Форма СЗВ-1 - это документ (индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица) который предоставляется в органы ПФР РФ за отчетные периоды до 31.12.2000 года.

В тех случаях, когда в течении Отчетного периода Страховые взносы, уплачиваемые за сотрудника Работодателем или лицом, самостоятельно уплачивающем Страховые взносы, начислялись в соответствии с различными тарифами, то на этого сотрудника подается несколько форм СЗВ-1, с различной Категорией Плательщика.
В случае, если в течении Отчетного периода сотрудник работал в организации в качестве Наемного работника и по договору гражданско-правового характера или авторскому договору, на этого сотрудника следует представить две формы СЗВ-1: одну как о Наемном работнике, другую - как о работнике по договору гражданско-правового характера или авторскому договору.
В случае, если в течении Отчетного периода сотрудник работал в организации по нескольким Договорам гражданско-правового характера или авторским договорам, то для каждого Договора гражданско-правового характера или авторского договора следует представить отдельную форму СЗВ-1.

На данной странице размещена информация о порядке заполнения формы СЗВ-1, так же вы можете посмотреть образец заполнения СЗВ-1 и скачать бланк для ручного заполнения.

Для того чтобы форма СЗВ-1 была заполнена корректно, без ошибок и не вызывала нареканий со стороны работников ПФР, предусмотрен порядок заполнения СЗВ-1. Рассмотрим его подробно.

Порядок заполнения СЗВ-1

1. Код по ОКУД временно не указывается.

2. Тип формы: заполняется обязательно. Символом "X" отмечается одно из следующих значений:

Исходная:
форма подаваемая в первый раз работодателем о застрахованном лице за данный отчетный период;
Корректирующая:
форма подаваемая с целью изменения ранее поданных сведений о застрахованном лице за данный отчетный период;
Отменяющая:
форма подаваемая с целью полной отмены ранее поданных сведений о застрахованном лице за указанный отчетный период;
Назначение пенсии:
форма, подаваемая о застрахованном лице, выходящем на пенсию.

В корректирующей форме указываются сведения в полном объеме за весь отчетный период, а не только исправляемые. Таким образом, информация корректирующей формы полностью заменяет информацию исходной формы.

В отменяющей форме заполняются реквизиты от "Страховой номер" до "Категория плательщика страховых взносов" включительно и при необходимости - реквизиты договора гражданско-правового характера или авторского договора.

3. Страховой номер: заполняется обязательно. Указывается страховой номер индивидуального лицевого счета, содержащийся в страховом свидетельстве данного застрахованного лица.

Формат: XXX-XXX-XXX XX (должны быть заполнены все 11 разрядов).

4. Фамилия, Имя, Отчество: Фамилию и Имя заполнять обязательно. Реквизиты указываются в именительном падеже.

5. Отчетный период: заполняется обязательно. При представлении индивидуальных сведений за год указывается нулевое значение поля "квартал". Пример: 0 квартал 1998 год.

6. Сведения о работодателе:

7. Категория плательщика страховых взносов: код\наименование: заполняется обязательно. Значения полей "код" и "наименование" указываются в соответствии с Классификатором параметров, используемых в формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования (приложение 1 к Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 21.10.2002 № 122п).

В тех случаях, когда в течение отчетного периода страховые взносы, уплачиваемые за застрахованное лицо работодателем или лицом, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, начислялись в соответствии с различными тарифами, на это застрахованное лицо представляются несколько форм СЗВ–1, в каждой из которых следует указать соответствующее значение реквизита “Категория плательщикастраховых взносов”.

8. Сумма начисленных страховых взносов:

уплачиваемых работодателем: заполняется обязательно. Указывается (в рублях и копейках) сумма начисленных страховых взносов, уплачиваемых работодателем по установленному для него тарифу. (Сумма начисленных страховых взносов, уплачиваемых работодателем, должна быть равна итоговой сумме общих начислений (за минусом начислений по больничным листкам), умноженной на процент страховых взносов, уплачиваемых работодателем, соответствующий указанному значению реквизита "Категория плательщика страховых взносов" и указанному отчетному периоду);
уплачиваемых из заработка застрахованного лица: заполняется обязательно. Указывается (в рублях и копейках) сумма начисленных страховых взносов, уплачиваемых из заработка застрахованного лица по установленному для работающих граждан тарифу. (Сумма начисленных страховых взносов, уплачиваемых из заработка застрахованного лица, должна быть равна итоговой сумме общих начислений (за минусом начислений по больничным листкам), умноженной на процент страховых взносов, уплачиваемых из заработка застрахованного лица, соответствующий указанному значению реквизита "Категория плательщика страховых взносов" и указанному отчетному периоду).

9. Сведения о заработке (вознаграждении), доходе за отчетный период: для отчетных периодов, начиная с 1 января 1998 года, сведения о начислениях указываются с помесячной разбивкой в рублях и копейках. Заполняются только ячейки, содержащие ненулевые суммы начислений. В случае представления сведений застрахованным лицом, самостоятельно уплачивающим страховые взносы государственного пенсионного страхования, допускается указание только итоговых значений. Указание итоговых значений является обязательным.

Общие начисления, учитываемые при назначении пенсии: заполняется обязательно. Указывается сумма всех видов начислений, учитываемых при назначении пенсии;
всего: заполняется в случае наличия в соответствующем месяце начислений, учитываемых при назначении пенсии. Указывается сумма всех начислений, учитываемых при назначении пенсии (в соответствии с Законом Российской Федерации от 20 ноября 1990 г. № 340-I “О государственных пенсиях в Российской Федерации”). Суммы выплат в пользу работника, на которые начисляются страховые взносы государственного пенсионного страхования, указываются в том месяце, когда на эти суммы начисляются страховые взносы;
в том числе по больничным листкам (листкам нетрудоспособности) и стипендии: заполняется в случае наличия в соответствующем месяце начислений по больничному листку (листку нетрудоспособности), стипендии. Указываются начисления, произведенные по больничным листкам (листкам нетрудоспособности), а также стипендии, выплачиваемые работодателем лицам, направленным работодателем на учебу. Начисления по больничным листкам указываются в том месяце, когда делаются соответствующие начисления, без разбивки указанных сумм по месяцам болезни.

10. Номер договора: заполняется только в том случае, когда работник выполняет работу или оказывает услуги по договору гражданско-правового характера или авторскому договору. Указывается номер договора гражданско-правового характера или авторского договора, заключенного с работником, на которого подаются индивидуальные сведения. (В случае отсутствия номера договора реквизит может быть заполнен так: "б/н", "бн", "б.н." и т. п.).

Если в течение отчетного периода застрахованное лицо работало в организации и в качестве наемного работника, и по договору гражданско–правового характера или авторскому договору, на это лицо следует представить две формы СЗВ–1: одну – как о наемном работнике, другую – как о работнике по договору гражданско–правового характера или авторскому договору.

Если в течение отчетного периода застрахованное лицо работало в организации по нескольким договорам гражданско–правового характера или авторским договорам, для каждого договора гражданско–правового характера или авторского договора следует представить отдельную форму СЗВ–1.

11. Дата заключения: заполняется обязательно при наличии договора гражданско-правового характера или авторского договора. Указывается фактическая дата заключения договора: ДД наименование месяца ГГГГ.

12. Вид выплаты: заполняется обязательно при наличии договора гражданско-правового характера или авторского договора в соответствии с Классификатором параметров. (Если указан вид выплаты "АВАНС", то стаж не проставляется).

13. Стаж работы за отчетный период: заполняется обязательно. Реквизит может содержать несколько строк в следующих случаях:

- если работник в течение отчетного периода увольнялся и вновь принимался на работу у одного и того же работодателя;

- если менялись условия труда и изменения были оформлены соответствующими документами;

- если застрахованное лицо по роду работы имеет различные условия труда, причем невозможно выделить календарный период работы в особых или вредных условиях труда, то в этом случае по графам "№", "Начало периода (дд.мм.гггг)" и "Конец периода (дд.мм.гггг)" значения указываются только по одной строке (соответственно: номер строки, дата начала календарного периода и дата конца календарного периода), а по остальным графам может быть заполнено несколько строк;

- если законодательство предусматривает льготный порядок исчисления стажа в соответствии с помесячным учетом фактически отработанного времени (например, для водолазов и других работников, занятых работой под водой (тренер морских животных), а также в условиях повышенного атмосферного давления (например, в барокамере), то данное время указывается с помесячной разбивкой в графе "Исчисляемый трудовой стаж - дополнительные сведения".
Если при заполнении формы СЗВ-1 сведения о стаже застрахованного лица не умещаются в установленное формой количество строк, то заполнение формы продолжается на оборотной стороне листа, при этом:

на лицевой стороне листа внизу справа делается отметка “продолжение на обороте”;
подпись руководителя организации и печать организации располагаются на оборотной стороне после таблицы “Стаж работы за отчетный период”.

- №: порядковый номер присваивается только строкам, содержащим даты "Начало периода" и "Конец периода".

- "Начало периода (дд.мм.гггг)" и "Конец периода (дд.мм.гггг)" - заполняются обязательно. Даты колонок "Начало периода (дд.мм.гггг)" и "Конец периода (дд.мм.гггг)" должны находиться в пределах отчетного периода. В случае представления сведений по окончании договора гражданско-правового характера (либо этапа этого договора) или авторского договора дата “Начала периода” может быть более ранней, чем дата начала отчетного периода, но не ранее даты заключения договора гражданско-правового характера или авторского договора.
Реквизиты: "Территориальные условия (код)", "Особые условия труда (код)", "Исчисляемый трудовой стаж:основание (код) \ дополнительные сведения", "Выслуга лет: основание (код) \ дополнительные сведения" заполняются в соответствии с одноименным Классификатором параметров.

- "Территориальные условия (код)": заполняется, если организация имеет рабочие места, которые находятся в районе, входящем в перечень районов Крайнего Севера, местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, зоны отчуждения, зоны отселения, зоны проживания с правом на отселение, зоны проживания с льготным социально-экономическим статусом. Для застрахованных лиц, работающих в районах Крайнего Севера, местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в следующей строке, начиная с колонки "Территориальные условия (код)", указывается размер районного коэффициента, установленный в централизованном порядке к заработной плате работников непроизводственных отраслей в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Строка, содержащая районный коэффициент, не нумеруется. Коэффициент указывается в виде числа с дробной частью. Например, если коэффициент составляет 70%, указывается 1,7

-"Особые условия труда (код)": заполняется только для особых условий труда. Если работник пользуется правом на льготное пенсионное обеспечение в соответствии со Списками № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, утвержденными постановлением Кабинета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10. Код соответствующей позиции Списка указывается в следующей (ниже) строке, которая не нумеруется, начиная с графы "Особые условия труда". Запись кода не ограничивается шириной графы. Если работник пользуется правом на льготное пенсионное обеспечение в соответствии со статьей 78 Закона Российской Федерации “О государственных пенсиях в Российской Федерации”, код профессии работника указывается в следующей строке, начиная с графы "Особые условия труда". Запись кода не ограничивается шириной графы.
При представлении сведений за полный календарный год на застрахованных лиц, занятых на работах, предусмотренных пунктами “г” и “д” подраздела 1 раздела I и пунктом “б” подраздела 2 Списка № 1, код особых условий труда проставляется с учетом примечания по применению указанных пунктов, содержащегося в разделе I Списка № 1.

- "Исчисляемый трудовой стаж: основание (код)": заполняется для отдельных категорий работников. Значение “СЕЗОН” заполняется только при условии, если отработан полный сезон на работах, предусмотренных перечнем сезонных работ.

- "Исчисляемый трудовой стаж: дополнительные сведения": заполняется либо в соответствии с одноименным Классификатором, либо указывается:

фактически отработанное время (месяцы, дни) - заполняется только в том случае, если застрахованное лицо было занято на работах с особыми условиями труда не каждый день в течение календарного периода, ограниченного датами "Начало периода" и "Конец периода", когда законодательство предусматривает исчисление стажа в льготном порядке застрахованному лицу при условии, если указанный работник постоянно на этих работах не занят (например, работники специализированных ремонтных организаций, цехов, участков); при заполнении следует руководствоваться пунктом 61 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования;
стаж работы осужденных лиц (месяцы, дни) - заполняется только для осужденных застрахованных лиц, отбывающих наказание в местах лишения свободы;
время пребывания водолаза под водой (часы, минуты) - заполняется только для водолазов.

- "Выслуга лет: основание (код)": заполняется для отдельных категорий работников;

- "Выслуга лет: дополнительные сведения": указывается:

налет часов - для летного состава гражданской авиации (часы, минуты). Графа заполняется только в том случае, если в графе "Выслуга лет: основание (код)" указано одно из значений: САМОЛЕТ, СПЕЦАВ;
налет часов – испытательного полета (часы, минуты). Графа заполняется только в том случае, если в графе "Выслуга лет: основание (код)" указано одно из значений: ИТСИСП, ИТСМАВ, ИНСПЕКТ, ЛЕТИСП;
количество прыжков с парашютом - графа заполняется только в том случае, если в графе "Выслуга лет: основание (код)" указано одно из значений: НОРМАПР, РЕАКТИВН;
количество спусков (подъемов) - графа заполняется только в том случае, если в графе "Выслуга лет: основание (код)" указано значение: НОРМСП;
фактически отработанное время (месяцы, дни) – количество календарных месяцев и дней, фактически отработанных в должностях инженерно-технического состава авиации или при управлении воздушным движением. Графа заполняется только в случае, если застрахованное лицо было занято на указанных работах не каждый день в течение календарного периода, ограниченного датами “Начало периода” и “Конец периода”, когда законодательство предусматривает исчисление стажа в льготном порядке застрахованному лицу приусловии, если указанный работник постоянно на этих работах не занят;
oбъем работы (доля ставки) по занимаемой должности, выполняемой медицинскими работниками – графа заполняется для периодов после 30.10.1999, если в графе "Выслуга лет: основание (код)" указано одно из значений: ЗП81СМ, ЗП81ГД, ХИРУРГСМ, ХИРУРГД;
доля ставки, отработанной педагогами в школах и других учреждениях для детей; количество учебных часов, отработанных педагогами в школах и других учреждениях для детей (кроме учителей начальных классов и директоров (начальников, заведующих) детских домов, санаторных детских домов и специальных (коррекционных) детских домов для детей с отклонениями в развитии) – графа заполняется для периодов после 01.09.2000, если в графе "Выслуга лет: основание (код)" указано одно из значений: ЗП80ПД (указание доли ставки обязательно; указание количества учебных часов необязательно); ЗП80РК (доля ставки не указывается; указание количества часов обязательно).

14. Наименование должности руководителя \ Подпись \ Расшифровка подписи: заполняются обязательно.

15. Дата: заполняется обязательно (ДД наименование месяца ГГГГ).

16. М.П.: печать ставится обязательно. (Может не ставить печать индивидуальный предприниматель и работодатель, не являющийся юридическим лицом).

Программа Документы ПУ 5 предусматривает проверку всех заполняемых полей, с выводом подсказок при не корректно заносимой информации.

Ежели форма СЗВ-1 будет заполнятся вами вручную, то соответсвенно вам понадобится сама форма СЗВ-1 скачать бланк которой вы можете по ссылке ниже.

Образец заполнения СЗВ-1

На данном примере представлен образец заполнения корректируюещей формы СЗВ-1 вцелом за 2000г.

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Вы – работодатель, имеющий наемных сотрудников? В таком случае, вам приходится ежемесячно сотрудничать с Пенсионным Фондом. Не миновать тесного общения также, если сотрудники были у вас в том году, за который вы отчитываетесь в государственные органы. ПФР аккумулирует специфические сведения обо всех трудоустроенных гражданах, а обязанность обновлять учетные данные лежит на работодателе.

В какой форме подавать эти сведения
Как часто это необходимо делать?
В какой орган предоставлять информацию?

В новом году в законодательстве вступят в силу серьезные перемены, которые потребуют от предпринимателей и бухгалтеров менять устоявшиеся привычки. Что именно ждет их относительно персонифицированного учета, разбираемся в этом материале.

Часть обязательной отчетности

Все наемные работники должны получить регистрацию в ПФР – стать застрахованным лицом. Оформить и проконтролировать этот процесс – обозначенная в законе обязанность работодателя.

Индивидуальный, он же персонифицированный учет – это система регистрации информации, производимой в Пенсионном Фонде РФ, касающейся страховой и накопительной долей будущей пенсии всех работников.

Для чего нужен этот тип учета

Все работники организации, получившие страхование в ПФР, обладают в ней индивидуальным лицевым счетом, номер которого (СНИЛС) является постоянным. В общей части этого счета указываются анкетные данные и информация, касающаяся трудового стаж.

В этих данных возможны периодические изменения: человек переезжает, повышает квалификацию, а соответственно, и оклад, иногда меняет личные данные. Поэтому информацию нужно постоянно контролировать и, при необходимости, обновлять.

Поэтому работодатель обязан с оговоренной в законодательных актах периодичностью подавать соответствующую информацию обо всех своих сотрудниках в органы надзора и контроля.

Перемены-2017

Бланки для подачи отчетности по индивидуальному учету

Информация, касающаяся персонифицированного учета, отражается в специальном расчете страховых взносов. Раньше для этого предусматривался отдельный бланк по форме РСВ-1. В этом бланке отмечаются взносы в ПФР, выполненные работодателем для каждого наемного работника с каждой зарплаты.

Кроме данного бланка, нужно было подготовить следующие документы:

перепись информации, поданной в ПФР — форма АДВ-6-2;
перечисление документов, переданный в ПФР — форма АДВ-6-3;
данные о страховых взносах в течение страхового стажа — форма СЗВ-6-1;
реестр взносов и сведения о стаже застрахованных — форма СЗВ-6-2.

С 2017 года, согласно Приказа ФНС от 10 октября 2016 года № ММВ-7-11/551, введена единая форма для всех страховых взносов, объединяющая в себе 4 своих раздельных предшественницы – РСВ-1, 4-ФСС, РСВ-2, РВ-3.

Что писать в отчете

Бланк для единого расчета предусматривает отражение в нем следующих данных:

информация об обязанностях плательщика взносов;
соответствующие суммы начислений по взносам;
выплаты по соцстраху в связи с больничными, материнством и другими обозначенными в законе поводами;
подробный расчет выплат за счет средств федерального бюджета;
личные данные застрахованных (ФИО, СНИЛС, ИНН).

ВАЖНО! Если в фирме за отчетный период по спискам числилось менее 25 наемных сотрудников, за которых производились страховые отчисления в ПФР, то допустима сдача этого отчета в бумажном варианте. Если персонал более многочислен, подавать отчет о нем необходимо в электронной форме.

Как часто сдавать

Отчетность по данному виду учета до сих пор сдавалась в ПФР каждые три месяца. В год необходимо было подать 4 таких отчета, каждый не позже середины следующего за кварталом месяца.

Так было до сих пор, однако, в грядущем году ожидаются перемены. Последний годовой отчет должен быть сдан, как положено, до 20 февраля следующего года, а дальше следует учитывать законодательные изменения в сроках. Ежеквартальный отчетный период остается в силе, а для сдачи отчетности предпринимателям дается время до 30 числа следующего за отчетным периодом месяца.

Первый расчет по 2017 году нужно будет сдать по итогам первого квартала – до 2 мая 2017 года, так как расчетное 30 апреля приходится на воскресенье, а следующий день – 1 мая – государственный выходной.
За полугодие нужно отчитаться не позднее 1 июля, поскольку 30 июня – воскресенье.
За 3 квартал отчет потребуется до 30 октября.
Для годового отчета потребуется подготовить документы к 30 января 2018 года.

Кому сдавать

Если раньше персонифицированный учет предоставлялся исключительно в ПФР, то с 2017 года часть функций контроля и администрирования взяла на себя ФНС. Поэтому теперь нужно будет подавать расчеты в оба этих органа:

в ПФР – ежеквартально форму СЗВ-М (сведения о застрахованных) – до середины следующего за отчетным месяца;
в ИНФС – ежеквартально Единый расчет (новая единая форма) – до 30 числа после каждого квартала.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 2017 года потребуется ежегодный переучет сведений персонифицированного учета, впервые его нужно будет сдать за целый 2017 год. Сроки для сдачи ограничивают предпринимателя 1 марта следующего года, так что первый такой отчет поступит в ПФР только в 2018 году. Форма для него еще не разработана.

Что хотят знать ФНС и ПФР касательно персонифицированного учета

Бланк формирует работодатель, но ему необходима соответствующая информация от каждого сотрудника.

Нужно предоставить ряд сведений не только о каждом человеке из наемного персонала, но и по самому работодателю.

Платите налоги, взносы и сдавайте отчетность, не выходя из дома! Сервис напомнит обо всех отчетах.

С 2017 года страховые взносы перешли под контроль налоговой службы, поэтому все расчеты по страховым взносам теперь направляются в ФНС. Но Пенсионный фонд тоже должен получать сведения о застрахованных лицах, поэтому он разработал целый список других отчетов и персонифицированных форм. Среди них — ежегодный отчет СЗВ-стаж, о котором мы расскажем в этой статье.

СЗВ-стаж: что это за отчет?

Форма СЗВ-стаж — это одна из недавно появившихся обязательных форм персонифицированной отчетности. Ее задача — донести до ПФР те данные о стаже сотрудников, которые раньше подавались в рамках формы РСВ-1.

Форма отчета СЗВ-стаж утверждена в приложении № 1 к Постановлению Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507П. А в приложении № 5 к этому постановлению утвержден порядок ее заполнения.

На кого нужно сдавать СЗВ-стаж

Отчет заполняется по каждому застрахованному лицу, и по сути эта форма — персонифицированная.

СЗВ-стаж сдают все организации и их обособленные подразделения, ИП с работниками, а также адвокаты и нотариусы. Отчет подается на каждое застрахованное лицо, с которым у вас заключен трудовой договор, гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг, договор авторского заказа, лицензионный договор. Срок действия договора и наличие выплат по нему значения не имеют. СЗВ-стаж надо сдать, даже если договор действовал всего один день, а застрахованный не получал по нему выплат, облагаемых взносами.

К застрахованным лицам относятся:

граждане РФ, независимо от места осуществления деятельности;
граждане государств ЕАЭС, кроме временно пребывающих высококвалифицированных специалистов;
высококвалифицированные специалисты с разрешением на временное проживание или с видом на жительство;
иностранцы, постоянно или временно проживающие в РФ, временно пребывающие в РФ;
директор — единственный учредитель.

На самозанятых и ИП, которые являются исполнителями по договорам ГПХ, отчёт представлять не надо.Нулевого отчета по форме СЗВ-стаж нет. Если в организации есть хотя бы руководитель, который является единственным участником и собственником имущества, в отчет надо включить данные о нем. Данные по ИП-руководителю без сотрудников в СЗВ-стаж не входят, он просто не должен будет отчитываться по форме.

Сроки сдачи формы СЗВ-стаж

Отчет представляется раз в год — с 1 января до 1 марта. Отчет за 2020 году нужно сдать до 1 марта 2021 года, отчет за 2021 год — до 1 марта 2022. Помните, что действует перенос сроков сдачи, если последний день приходится на выходной или праздничный день.

Иногда отчет нужно сдавать и в межотчетный период:

Помните, что одновременно с информацией по стажу ПФР ждет дополнительные сведения по форме ОДВ-1. Подать её нужно вместе с отчетом СЗВ-стаж. Бланк ОДВ-1 также утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507П.

Правила заполнения отчета СЗВ-стаж в общем порядке

Работодатель заполняет каждый бланк по одному работнику и заверяет отчет. Заполнять форму можно от руки печатными буквами или с использованием компьютера. Цвет чернил при заполнении отчета может быть любым, кроме красного и зеленого. Помарки и исправления недопустимы. Отчет СЗВ-стаж можно сдавать на бумаге и в электронном виде.

Для заполнения отчета работодатель должен располагать сведениями о своем сотруднике:

данные о зарплате и всех других выплатах и вознаграждениях;
данные о взносах — начисленных, доначисленных и удержанных;
данные о рабочем стаже сотрудника.

Особенности при заполнении отчета

Пройдемся по разделам формы.

В поле “Тип сведений” отметьте нужный тип отчета знаком “Х”: исходный, дополняющий или назначение пенсии. При подаче отчета по последнему типу форма сдается без связи со сроками отчетности, и только на тех работников, которым для установления пенсии нужно учесть рабочий стаж за текущий календарный год. Дополняющий отчет в ПФР отправляем на сотрудников, которые почему-то не попали в основной отчет.

Разделы 4 и 5 заполняйте только при назначении пенсии.

Как заполнить СЗВ-стаж на сотрудников — будущих пенсионеров?

Заполнить эту форму на сотрудников, выходящих на пенсию, придется многим работодателям. Поэтому приведем подробный порядок заполнения отчета. СЗВ-стаж заполняют, если для назначения пенсии надо учесть период работы в календарном году, срок представления отчетности за который не наступил.

В этом случае запросите у работника заявление о представлении в Пенсионный фонд отчета СЗВ-стаж (образец заявления приводим ниже). После этого подготовьте отчет по сотруднику и отправьте его в Пенсионный фонд не позднее трех календарных дней со дня подачи заявления. Этот порядок предусмотрен в п. 2 ст. 11 Федерального закона №27-ФЗ от 1 апреля 1996.

Образец заявления:

Директору ООО “Ромашка”
Иванову И.И
от флориста Петровой П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ.

В соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 и ч. 6 ст. 21 Федерального закона № 400-ФЗ от 28 декабря 2013 сообщаю, что 17 июня 2021 года мне исполнится 56,5 лет. В связи с достижением пенсионного возраста и наличием необходимого трудового стажа с 17 июня 2021 я имею право на назначение пенсии по старости.

Прошу предоставить необходимые сведения персонифицированного учета по форме СЗВ-СТАЖ, необходимые для назначения пенсии, в территориальное отделение ПФР РФ в течение 3 календарных дней со дня подачи этого заявления.

10.05.2021
Петрова П.П.
___________

При заполнении формы СЗВ-стаж на имя сотрудника — будущего пенсионера сделайте такие пометки:

Особенности заполнения при увольнении

Форма заполняется практически в стандартном порядке, но есть несколько особенностей:

В каком виде сдается СЗВ-стаж

Сдать отчет СЗВ-стаж в 2021 году можно из онлайн-сервиса Контур.Бухгалтерия.Также у нас вы можете вести учет, начислять зарплату, отправлять отчетность, пользоваться поддержкой наших экспертов и другими возможностями сервиса. Первые 14 дней работы — бесплатны для всех новых пользователей.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ за 2021 год? Какие для этого используются коды? В какие сроки нужно сдать отчет? Каковы особенности его представления при наличии обособленных подразделений? Кто может сдать его на бумаге, а кто обязан представить в электронном виде? За какие нарушения, связанные с формой СЗВ-СТАЖ, работодателя могут наказать? Ответы на эти и иные вопросы рассматриваются в этой статье.

Зачем введен отдельный отчет по стажу

С 2017 года страховые взносы, в отношении которых ранее приходилось отчитываться раздельно во внебюджетные фонды (кроме платежей на травматизм), стали подчиняться положениям НК РФ. Соответственно, курирует их налоговая служба.

Несмотря на то что большая часть текстов законов, регулировавших вопросы начисления и уплаты страховых взносов, без изменений перешла в особую главу НК РФ, ряд моментов в порядке работы с этими платежами пришлось изменить. В частности, изменилась отчетность по взносам. Она стала сводной, объединившей в себе основные разделы тех отчетов, которые прежде подавались в ПФР и ФСС. Однако при объединении из нее были удалены:

итоговые показатели расчетов с фондами на начало года и на дату отчета;
данные о платежных документах;
таблицы, содержащие персональные сведения о стаже работников.

Периодичность (ежеквартальная) у новой сводной отчетности по взносам сохранилась. Исключенные из нее данные о стаже, представляющие интерес исключительно для учета при начислении в будущем пенсии, важны только для ПФР. Поэтому за Пенсионным фондом и осталась функция принятия отчетности по нему. Однако частоту представления отчета решено было изменить — его нужно сдавать один раз по окончании года.

С 2020 года введен новый отчет в Пенсионный фонд под названием СЗВ-ТД. Прочитать о нем подробнее можно здесь.

Как правильно заполнить СЗВ-ТД в различных ситуациях, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал от экспертов К+, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Кто и кому представляет отчет о стаже

Страхователи (организации и ИП, имеющие наемных работников, адвокаты, нотариусы) заполняют СЗВ-СТАЖ на всех застрахованных лиц, работающих у них по трудовому или гражданско-правовому договору, в том числе в отношении руководителей организации, являющихся единственными участниками (учредителями) членами организаций, собственниками их имущества (письмо ПФР от 07.06.2018 № 08/30755).

Индивидуальные предприниматели, не имеющие наемных в отчетном периоде работников и не заключавшие с физическими лицами гражданско-правовые договоры на оказание услуг (выполнение работ), этот отчет не представляют.

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ заполняется вне зависимости от того, были ли в отчетном периоде произведены выплаты застрахованным лицам или нет.

в течение 5 дней с момента обращения;
в день увольнения;
в день прекращения гражданско-правового договора.

Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника отличается от общеустановленного. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и бесплатно ознакомьтесь с образцом и примером зполнения отчета в Типовой ситуации.

Порядок и срок сдачи СЗВ-СТАЖ в 2022 году

Форма отчета СЗВ-СТАЖ, подаваемая в 2022 году за 2021 год, утверждена постановлением правления ПФР от 06.12.2018 № 507п (в редакции от 06.09.2021). В сравнении с информацией, ранее попадавшей в ежеквартальные отчеты, подаваемые в ПФР, ничего принципиально нового в ней нет. Схожи даже таблицы, отражающие данные о стаже. Актуальный бланк применяется с 12 декабря 2021 года. Последняя редакция внесла небольшие коррективы:

с кодом "ПРОСТОЙ" гр. 11 не применяются коды территориальных условий (гр. 8), особых условий труда (гр.9), условий досрочного назначения пенсии (гр. 12);
с кодом "КВАЛИФ" гр. 11 можно указать коды особых условий и условий досрочного назначения пенсии в период профессионального обучения.

Подробнее с последними изменениями ознакомьтесь в снашей статье "ПФР изменил порядок заполнения СЗВ-СТАЖ".

Однако ПФР счел необходимым получение одновременно с информацией по стажу некоторых сведений, поясняющих отдельные вопросы в отношении отчитывающегося работодателя:

о числе лиц, по которым сформирована информация о стаже;
о сводных суммах начисленных и уплаченных за год взносов (с разделением их по видам платежей) и о задолженности по ним на начало и конец года;
о наличии условий труда, дающих работнику право на досрочный выход на пенсию, и о количестве таких лиц.

Для отражения этих данных постановлением № 507п утверждена еще одна форма — ОДВ-1, подать которую нужно вместе с отчетом СЗВ-СТАЖ.

За 2021 год отчет СЗВ-СТАЖ необходимо сдать до 01.03.2022.

В то же время законом предусмотрены и исключения в сроке сдачи отчета СЗВ-СТАЖ.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ при оформлении пенсии и какие документы подготовить дополнительно, узнайте в Типовой ситуации КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Страхователь, представляющий отчет досрочно

В какой ситуации отчет сдается досрочно

Когда сдается отчет

Ликвидируемое юридическое лицо

В течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса

До представления в арбитражный суд отчета конкурсного управляющего о результатах проведения конкурсного производства

Юридическое лицо, создаваемое при реорганизации

При реорганизации путем выделения

В течение одного месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса), но не позднее дня представления документов для его государственной регистрации

Юридическое лицо, присоединяемое к другому юридическому лицу при реорганизации

При реорганизации путем присоединения

Не позднее дня представления документов для внесения в ЕГРЮЛ записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица

При прекращении деятельности

В течение одного месяца со дня решения о прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя

Адвокат, нотариус, занимающейся частной практикой

При прекращении статуса адвоката, полномочий нотариуса

Одновременно с заявлением о снятии его с регистрационного учета в качестве страхователя

Правила оформления и образец заполнения СЗВ-СТАЖ в 2022 году

Перечень информации, которая должна отражаться в отчетности по стажу, приводит закон № 27-ФЗ (п. 2 ст. 11), требующий в отношении каждого работника указания:

Ф. И. О.;
номера его лицевого счета;
периода работы в течение отчетного года;
условий, дающих право на применение особого порядка учета стажа или на досрочный выход на пенсию.

Скачайте наш чек-лист по заполнению СЗВ-СТАЖ за 2021 год и не допускайте ошибок.

Предусмотрены в форме места для внесения отметок о наличии (отсутствии) фактов начисления и уплаты взносов, но в годовом отчете они не заполняются, поскольку предназначены для отчета, составляемого в связи с назначением пенсии.

В нем по порядку нужно указать фамилии, имена, отчества застрахованных лиц, СНИЛС, периоды работы в пределах отчетного года.

При этом нужно отдельной строкой по каждому работнику указать даты начала и окончания периода, когда он работал или не работал, например, был в отпуске, на больничном.

При этом в графе 11 нужно указать дополнительные сведения за каждый период работы. Дополнительные сведения отражаются по следующим кодам:

Отпуск по уходу за ребенком

Отпуск по беременности и родам

Работа по договорам гражданско-правового характера, в том числе выходящая за рамки отчетного (расчетного) периода, выплаты по которому произведены в отчетном периоде

Работа в рамках увеличенного расчетного периода

Пребывание в оплачиваемом отпуске работников, которые трудятся в особых условиях.

Подробнее см. здесь.

Отпуск без сохранения содержания

Период временной нетрудоспособности

Время вахтового отдыха

Перевод работника с работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, на другую работу, не дающую право на указанную пенсию, в той же организации по производственной необходимости на срок не более одного месяца в течение календарного года

Повышение квалификации с отрывом от производства

Исполнение государственных или общественных обязанностей

Дни сдачи крови и ее компонентов и предоставленные в связи с этим дни отдыха

Отстранение от работы (недопущение к работе) не по вине работника

Время простоя по вине работодателя

Дополнительные отпуска работникам, совмещающим работу с обучением

Период работы, соответствующий переводу в соответствии с медицинским заключением беременной женщины по ее заявлению с работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, а также период, когда беременная женщина не работала до решения вопроса о ее трудоустройстве в соответствии с медицинским заключением

Период работы застрахованного лица по гражданско-правовому договору, выплаты и иные вознаграждения за который начислены в следующие отчетные периоды

Период работы застрахованного лица по авторскому договору

Дополнительные выходные дни лицам, осуществляющим уход за детьми-инвалидами.

Сведения о замещении лицом государственной должности субъекта Российской Федерации на постоянной основе

Сведения о замещении лицом государственной должности Российской Федерации

Сведения о замещении лицом должности государственной гражданской службы Российской Федерации

Сведения о замещении лицом должности муниципальной службы

Сведения о замещении лицом муниципальной должности на постоянной основе

Если период прерывался, например работник в течение года увольнялся и снова был принят на работу, каждый период также нужно указать отдельной строкой.

Код

Наименование

Район Крайнего Севера

Местность, приравненная к районам Крайнего Севера

Район Крайнего Севера

Местность, приравненная к районам Крайнего Севера

Работа в сельском хозяйстве

Работа в зоне отчуждения

Постоянное проживание (работа) на территории зоны проживания с правом на отселение

Постоянное проживание (работа) на территории зоны проживания с льготным социально-экономическим статусом

Постоянное проживание (работа) в зоне отселения до переселения в другие районы

Работа в зоне отселения (по фактической продолжительности)

Примечание: Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утвержден постановлением Совмина СССР от 03.01.1983 № 12.

Подземные работы, работы с вредными условиями труда и в горячих цехах

Работы с тяжелыми условиями труда

Работа (женщин) в качестве трактористов-машинистов в сельском хозяйстве, других отраслях народного хозяйства, а также машинистами строительных, дорожных и погрузочно-разгрузочных машин

Труд (женщин) в текстильной промышленности на работах с повышенной интенсивностью и тяжестью

Работа в качестве рабочих локомотивных бригад и работников отдельных категорий, непосредственно осуществляющих организацию перевозок и обеспечивающих безопасность движения на железнодорожном транспорте и метрополитене, а также водителей грузовых автомобилей непосредственно в технологическом процессе в шахтах, в рудниках, разрезах и рудных карьерах на вывозе угля, сланца, руды, породы

Работа в экспедициях, партиях, отрядах, на участках и в бригадах непосредственно на полевых геологоразведочных, поисковых, топографо-геодезических, геофизических, гидрографических, гидрологических, лесоустроительных и изыскательных работах

Работа на лесозаготовках и лесосплаве, включая обслуживание механизмов и оборудования

Работа в качестве механизаторов (докеров-механизаторов) комплексных бригад на погрузочно-разгрузочных работах в портах

Работа в качестве водителей автобусов, троллейбусов, трамваев на регулярных городских пассажирских маршрутах

Работа спасателем в профессиональных аварийно-спасательных службах, профессиональных аварийно-спасательных формированиях и участие в ликвидации чрезвычайных ситуаций

Работа с осужденными в качестве рабочих и служащих учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы

МВД России и аварийно-спасательных служб МЧС России

Оленеводы, рыбаки, охотники-промысловики, проживающие постоянно в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях

Список производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, утвержден постановлением Кабмина СССР от 26.01.1991 № 10.

В графе 10 указывается код основания исчисления страхового стажа:

Работа полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности

Работа в экспедициях, партиях, отрядах, на участках и в бригадах на полевых работах (геологоразведочных, поисковых, топографо-геодезических, геофизических, гидрографических, гидрологических, лесоустроительных и изыскательных) непосредственно в полевых условиях

Работа осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы

Водолазы и другие работники, занятые работой под водой

Работа в лепрозориях и противочумных учреждениях

Образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ за 2021 год смотрите на нашем сайте:

Ответственность за нарушения, связанные с формой СЗВ-СТАЖ

непредставления или представления отчета с нарушением срока сдачи;
в отчете указаны неполные или недостоверные сведения.

За нарушение электронной формы представления установлен штраф в размере 1 000 руб.

Кроме того, на должностных лиц также будет наложен административный штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если работнику на момент увольнения не выдана выписка из СЗВ-СТАЖ, то согласно ч.1 ст.5.27 КоАП РФ:

должностные лица могут либо предупреждены, либо оштрафованы в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
индивидуальным предпринимателям назначается штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
организации могут быть оштрафованы на 30 000–50 000 руб.

Об ответственности за нарушения в СЗВ-М читайте в материалах:

Итоги

Информация о стаже больше не входит в состав отчетности по страховым взносам из-за того, что вопросы начисления и уплаты взносов, предназначенных для ПФР, сейчас курирует налоговая служба. Необходимости в получении сведений о стаже у нее нет, зато такая необходимость есть у ПФР. Поэтому обязанность приема данных о стаже сохранена за этим фондом. Отчет представляется по форме СЗВ-СТАЖ один раз в год не позднее 01 марта. Сдать отчет за 2021 год нужно не позже 01.03.2022 одновременно с отчетом ОДВ-1.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Согласно действующему законодательству все работодатели обязаны предоставлять в Пенсионный фонд РФ данные о своих сотрудниках. Они касаются начисленных сумм, переводимых на индивидуальные лицевые счета наемных работников предприятия. Законом определяются правила учета данных, касающихся пенсионных накоплений, по каждому гражданину в отдельности.

Определение персонифицированного учета

Персонифицированный учет в нашей стране − это система, в которой собраны все сведения о накопительной и страховой частях будущих пенсий. Он создан Пенсионным фондом РФ, поэтому управление производится им же. Сюда же нужно подавать соответствующие отчеты.

С момента, когда человек начинает свою трудовую деятельность, в Пенсионном фонде РФ на него открывается индивидуальный лицевой счет. За всю трудовую деятельность на нем собираются данные о стаже человека. Таким образом, в руках работника − управление собственным счетом. При начислении пенсии будет действовать следующий принцип: чем больше средств накоплено, тем больше размер пенсии.

Основными задачами, возложенными на организацию и ведение персонифицированного учета, являются:

формирование в стране единой инфосистемы, которая содержит самые актуальные сведения о застрахованных лицах;
обеспечение прозрачности сведений по начислению накопительных и страховых взносов;
постоянное обновление базы актуальными достоверными данными, получаемыми от работодателей.

Главными функциями персонифицированного пенсионного учета являются:

Порядок ведения и предоставления сведений персонифицированного учета

В настоящее время порядок ведения персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах установлен Федеральным законом №27-ФЗ и Инструкцией, утвержденной Приказом Минтруда и социальной защиты РФ от 21.12.2016 г. №766н

· порядок регистрации в системе обязательного пенсионного страхования;

· порядок предоставления в территориальные органы Пенсионного фонда РФ сведений и застрахованных лицах и порядок приема данных сведений ответственными должностными лицами Фонда;

· порядок проверки и контроля достоверности сведений, предоставляемых в Фонд;

· правила ведения документооборота, хранения и уничтожения документов, содержащих сведения персонифицированного учета.

Страхователи обязаны предоставлять в территориальные органы Пенсионного фонда сведения о работниках (застрахованных лицах), необходимые для ведения персонифицированного учета. В соответствии с Федеральным законом № 27-ФЗ, страхователями являются все юридические лица (в т.ч. иностранные), их обособленные подразделения, а также индивидуальные предприниматели и граждане, осуществляющие свою деятельность на территории РФ и осуществляющие прием на работу по трудовым договорам или заключающие гражданско-правовые договоры, на вознаграждение по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы.

Согласно ст.11 Закона страхователь обязан предоставлять в органы ПФР сведения в отношении каждого работающего у него застрахованного лица (в т.ч. получающего вознаграждение по договорам гражданско-правового характера). В состав этих сведений включаются:

суммы заработной платы (дохода), на которые начислялись взносы на обязательное пенсионное страхование;
суммы начисленных страховых взносов.

Сведения предоставляются на бумажном носителе (страхователем лично или по почте) или в форме электронного документа.

Правлением ПФР принят ряд нормативно-правовых актов, утверждающих формы документов для регистрации и ведения персонифицированного учета, а также установлен порядок их заполнения и направления в органы Фонда.

Форма предоставления сведений о застрахованных лицах утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 г. № 83п (Форма СЗВ-М).

Форма СЗВ-М включает:

сведения о страхователе (реквизиты, регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН, КПП, отчетный период, тип формы);
сведения застрахованных лицах – фамилия, имя, отчество, страховой номер, ИНН (при наличии).

Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 г. № 2п утверждены формы документов для регистрации граждан системе обязательного пенсионного страхования и Инструкция по их заполнению.

В частности, Постановлением утверждены:

· Анкета застрахованного лица (АДВ-1);

· Страховое свидетельство государственного пенсионного (АДИ-1) и обязательного пенсионного страхования (АДИ-7);

· Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР (АДВ-6-1);

· Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (СЗВ-К) и другие.

Инструкция по заполнению форм документов персонифицированного учета устанавливает подробный порядок заполнения и передачи данных в территориальные органы ПФР и содержит более 80 различных таблиц.

Сроки сдачи отчета по персонифицированному учету

Отчеты по персонифицированному учету сдаются в ПФ РФ по итогам каждого квартала. Срок сдачи документов − до 15-го числа второго месяца, который следует за отчетным кварталом.

Ответственность за нарушение порядка предоставления сведений персонифицированного учета

Сотрудники, ответственные за подачу указанных сведений, несут ответственность за их правильность и достоверность.

Контроль за достоверностью предоставляемых сведений осуществляется территориальными органами ПФР. При обнаружении ошибок и (или) их несоответствия сведениям, имеющимися у ПФР, а также при их несоответствии установленным формам и форматам, страхователю вручается уведомление об устранении ошибок (лично под расписку, по почте заказным письмом или в электронном виде). На устранение указанных ошибок страхователю отводится строк 5 рабочих дней.

За непредставление сведений в установленные сроки или представление неполных (недостоверных) сведений, а также неустранение ошибок руководители и должностные лица страхователей несут финансовую ответственность, установленную ст.17 с Федеральным законом № 27-ФЗ.

С 2016 года возлагается штраф на работодателей, которые:

несвоевременно подали отчет − в размере 5 % от суммы всех страховых взносов, которые были начислены за отчетный период. Штраф начисляется за каждый месяц просрочки. Его сумма не может быть меньше 1000 рублей и не может превышать 30 % от суммы начислений;
подали недостоверные сведения − в размере 5 % от квартальных отчислений. Но этот штраф взыскивается уже через суд.

Поэтому отчет нужно вести грамотно и корректно.

Помимо финансовой ответственности, стоит отметить, что лица, занимающиеся этим на предприятии, а также ответственные работники пенсионного фонда, которые кропотливо вводят данные в базу, решают судьбу будущих пенсий. От них зависит как корректность начислений, так и правильность ввода, а значит, и управление пенсионными накоплениями. В будущем это напрямую отразится на размере пенсий.

Помощь в ведении персонифицированного учета

Специалисты компании – это профессионалы высокой квалификации в сфере бухгалтерского учета, налогообложения, трудового законодательства и права. Имея огромный опыт ведения персонифицированного учета, мы гарантируем правильность и точность его составления на вашем предприятии и своевременное предоставление в органы ПФР. Передавая нам эту работу, вы можете быть уверены, что ведение персонифицированного учета на вашем предприятии будет соответствовать всем требованиям действующего законодательства.

Наши тарифы

1-20 сотрудников	150 руб. за каждого сотрудника
21-50 сотрудников	125 руб. за каждого сотрудника
51-100 сотрудников	100 руб. за каждого сотрудника
Свыше 100 сотрудников	Цена договорная

Бухгалтерский учет может быть относительно простым, сложным и очень сложным, хотя принципы отражения финансово-хозяйственных операций в учетной системе едины для предприятий с различными видами деятельности и любой формы собственности.

Читайте также: