Где должен находиться лист оценки рисков и согласования поездки

Обновлено: 15.05.2024

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Категория сотрудников

Ссылка на законодательство

Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:

женщины, имеющие детей до 3 лет;
отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
родители детей с ограниченными физическими возможностями;
родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
сотрудники на больничном по уходу за членами семьи.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
куда;
в какие даты и на сколько календарных дней;
зачем (цель поездки).
кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.

Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные талоны); ;
если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Отчётные документы

На жильё

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

Еще можно почитать

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее

Наступил 2021 год, которые уже принес и еще принесет нам много изменений в нормативные требования охраны труда.

Вступившие в силу новые правила по охране труда, в зависимости от уровня оценки профессиональных рисков, возлагают на работодателя права в обеспечении дополнительных мер по обеспечению безопасности при выполнении работ, а в целях дополнительного контроля за производством работ применять дополнительное оборудование, обеспечивающие фото, видео или аудио фиксацию.

Помимо новых правил по охране труда, обязанность по оценке и управлению профессиональными рисками в 2021 году предусмотрена ст. 209, 212 Трудового кодекса РФ.

Работодатель обязан обеспечить информирование работников об условиях и охране труда на рабочих местах, о риске повреждения здоровья, предоставляемых им гарантиях, полагающихся им компенсациях и средствах индивидуальной защиты.

Оценка профессиональных рисков в типовом положение по охране труда

В соответствии с при Приказом Минтруда России от 19.08.2016 N 438н "Об утверждении Типового положения о системе управления охраной труда" (далее – Положение) одним из основных компонентов Системы управления охраны труда является внедрение процедуры Системы управления профессиональных рисков При не проведении оценки профессиональных рисков в организации, ГИТ признает функционирование Системы управления охрану труда не в полном объеме.

Конкретных требований, правил или методик к порядку проведения оценки профессиональных рисков в действующем законодательстве не представлено, но более подробно порядок проведения процедуры оценки профессиональных рисков изложен в пункте 33 Положения:

В соответствии с пунктом 36 Положения N 438н работодатель самостоятельно устанавливает порядок выявления, оценки и управления профессиональными рисками.

При выявлении опасностей можно руководствоваться пунктом 35 Положения, в данном представлен типовой перечень опасностей, которые работодатель может использовать в зависимости от специфики своей деятельности.

Оценка профессиональных рисков в новых правилах по охране труда

Новые правила по охране труда при работе на высоте (Приказ Минтруда России № 782н от 16 ноября 2020 г.) прямо указывают на то, что работодатель должен провести оценку профессиональных рисков.

"Работодатель, исходя из специфики своей деятельности и характеристик объекта, обязан в рамках процедуры управления профессиональными рисками системы управления охраной труда (далее - СУОТ) провести оценку профессиональных рисков, связанных с возможным падением работника с высоты в соответствии с классификацией работ на высоте, указанной в пункте 3 Правил".

На основании результатов проведенной оценки профрисков работодателю необходимо будет разработать мероприятия, направленные на снижение уровня профессиональных рисков.

Проверочные листы Роструда

В утвержденных проверочных листах Приказа Роструда от 10.11.2017 N 655, которыми руководствуется государственная инспекция труда, при контроле за соблюдение трудового законодательства работодателям так же упоминается о проверке информирования работников и риске повреждения здоровья.

При выполнении вышеуказанного требования информирования работников и риске повреждения здоровья рекомендуем проводить под подпись.

Как провести оценку профриска самостоятельно

Для проведения процедуры по выявлению опасностей и управление профессиональными рисками работодателю необходимо провести комплекс последовательных мероприятий:

Пример карты оценки риска:

Пример плана мероприятий:

Какие нормативные документы использовать

Для оценки профессиональных рисков работодатель вправе применять имеющиеся методики оценки или разработанные самостоятельно. Среди имеющихся документов, которые помогут в реализации процедуры стоит выделить:

Данный приказ описывает общие требования к процедуре оценки профессиональных рисков. В нем так же можно найти типовой перечень опасностей.

В данном ГОСТе представлены описаны способы оценки рисков, которые можно применять в различных отраслях экономике и на рабочих местах.

Стандарт утвержден еще в 2011 году, в нем представлены методы оценки риска и даны ссылки на другие международные стандарты, в которых более подробно описано применение конкретных методов оценки риска.

Руководством определяются санитарно-эпидемиологические требования при проведении оценки профессионального риска.

Штрафные санкции за непроведение оценки профессиональных рисков

За непроведение оценки профессиональных рисков, работодатель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии с ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ, в виде штрафа:

На должностных лиц – от 2000 до 5000 рублей;
На индивидуальных предпринимателей - от 2000 до 5000 рублей;
На юридические лица – от 50000 до 80000 рублей.

Оценка профессиональных рисков сторонней организацией

Наша компания является лидером на рынке услуг по оценке профессиональных рисков. Основное наше преимущество в том, что мы оцениваем риски не только по типовому положению системы управления охраны труда, но и в зависимости от деятельности организации и видов выполняемых работ.

Специалисты нашей компании:

Совершат выезд в Вашу организацию;
Обследую рабочие места и помещения на наличие потенциальных опасностей;
Оценят функционирование системы управления охраны труда;
Подготовят отчет и разработают мероприятия по управлению рисками;
Проведут консультации по применению результатов оценки;
Окажут консультации и поддержку в течение всего срока действия отчета.

Если у Вас остались вопросы Вы можете заполнить форму ниже или связаться с нами по телефону, указанному на сайте.

Основное изменение в законодательстве в сфере охраны труда в 2019 году — пересмотр Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации раздела X Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ), посвященного охране труда. В рамках этого пересмотра будет много нововведений, но больше всего бизнес волнует тот факт, что оценка профессиональных рисков теперь — обязательная по закону процедура, и ее должна проводить каждая организация в России. Оценка рисков стала одной из самых горячих тем в сфере охраны труда уже в 2018 году, когда ГИТ приступили к проверкам в Санкт-Петербурге, Ленинградской и Самарской областях и по результатам некоторых даже выписали ряд предписаний. Наш опыт в общении с клиентами показывает, что у бизнеса нет окончательного понимания, обязательна ли оценка рисков и как именно ее проводить. Основные причины этого — непонимание правовых основ процедуры и отсутствие опыта и практического навыка.

Попробуем разобраться с первой проблемой — непониманием правовых основ. Обязательность оценки рисков прямо не зафиксирована в законодательстве, однако она, во-первых, прописана в Типовом положении о системе управления охраной труда, утвержденном приказом Минтруда от 19 августа 2016 года № 438н (далее — Типовое положение), а во-вторых, четко вытекает из положений нескольких статей ТК РФ.

С Типовым положением все ясно: чтобы организовать управление профессиональными рисками, работодатель должен их выявить, оценить их уровень и снизить его. Что же касается вывода из ТК РФ, то речь идет о статьях 212 и 219.

Статья 212 ТК РФ обязывает работодателя, помимо прочего, информировать своих работников о риске повреждения здоровья на рабочем месте.

То есть без проведения оценки рисков никакая система управления охраной труда не будет полноценной и завершенной, а работодателя ждет административная ответственность.

Хорошая новость для бизнеса заключается в том, что оценка и управление рисками, как две части одной процедуры, несут в себе много бонусов (рисунок) — конечно, если не станут очередной формальной процедурой.

Чему можно научиться на практических тренингах

Как же добиться того, чтобы процедура не стала формальной? Здесь вернемся ко второй проблеме, которую мы озвучили выше, — отсутствию у бизнеса опыта и практического навыка оценки рисков.

На практических тренингах специалисты по охране труда любой компании могут в кругу коллег потренироваться выявлять и оценивать риски, а также разрабатывать мероприятия для их устранения.

Соревновательную часть таких тренингов компания всегда предваряет теоретическим блоком об оценке рисков. Эксперты рассказывают участникам, какие существуют методы проведения процедуры, и вместе с ними разрабатывают мероприятия, которые помогают снизить профессиональные риски, считаем их индексы (таблица 1).

Индекс профессионального риска (ИПР) рассчитывается по формуле:
ИПР = Вр Х Пд Х Пс,
где Вр — вероятность; Пд — подверженность, Пс — последствия.

Когда 30 или 40 человек одновременно учатся чему-то новому, в какой-то момент неловкость пропадает, и все начинают активно задавать вопросы и предлагать различные средства снизить найденные риски. В итоге
формат практического тренинга дает новые знания и навыки оценки рисков, что особенно полезно для тех, кто только начал знакомиться с данной процедурой.

Убедитесь, что вы подписаны на журнал и вся необходимая информация — под рукой!

Карта оценки профрисков решит для службы охраны труда сразу несколько задач: поможет защитить себя от претензий ГИТ, упорядочить работу по оценке профрисков, ознакомить работников с ее результатами и снизить травматизм. Как правильно составить этот документ и чем он полезен работникам, узнаете в статье.

Воспользуйтесь образцами карт, которые коллеги уже успешно применяют в работе.

Чем карта поможет службе охраны труда

Карты оценки профрисков нужны, чтобы проинформировать каждого работника об условиях труда на конкретном рабочем месте. Знать о рисках для здоровья и принятых мерах защиты от них – это право работника (ст. 21, 219 ТК).

Чтобы подтвердить факт, что персонал ознакомили с опасностями на их рабочих местах, в документах с результатами оценки профрисков должны стоять реальные подписи работников. Не запрещен и электронный документооборот, но такой метод требует дополнительных затрат и доступен не многим предприятиям. Когда нет доказательств, что работника ознакомили, накажут по части 1 статьи 5.27 КоАП (решение Заднепровского районного суда г. Смоленска от 10.06.2019 No 12-82/2019).

Не запрещено ознакомить персонал с полным отчетом по оценке профрисков и не разрабатывать отдельные карты, но на практике это неудобно. Если проводите процедуру поэтапно, придется постоянно собирать подписи со всех работников, когда вносите изменения в общий отчет. Чтобы этого не делать, внедряют карты оценки профрисков для каждого рабочего места. В этом случае повторно подпись работника получают, только если в карту оценки профрисков для его рабочего места внесли изменения.

50 000 руб. – минимальный штраф, который заплатит работодатель, если не ознакомит работника с результатами оценки профрисков (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП)

Почему карта полезна для работников

Если разработаете карты оценки профрисков и разместите их на рабочих местах, у сотрудников будет к ним постоянный доступ наравне с инструкциями по охране труда. Перечень потенциальных опасностей поможет работникам обратить внимание на риски их здоровью, о которых они даже не задумывались.

Например, сотрудники часто ходят по офису с горячими напитками и не обращают внимания на лужи в уборной или в помещениях после влажной уборки. В таких ситуациях есть риск обжечься или поскользнуться и получить травму.

Как разработать форму карты оценки профрисков

Обязательны для карты графы, которые докажут инспектору, что работник знает о профрисках, а работодатель понимает, как ими управлять:

наименование рабочего места;
перечень опасностей;
уровень риска;
средства предупреждения или меры по снижению риска; – дата ознакомления, Ф. И. О. и подпись работника.

Остальные графы и обозначения вводите исходя из особенностей своего предприятия. Например, данные об уровне профриска можно сопроводить знаками, которые помогут понять, какими последствиями грозит нарушение правил. Чтобы работники легче усваивали информацию, маркируйте цветом уровни риска: наиболее опасные ситуации обозначьте красным, наименее опасные – желтым.

Внесите в карту меры, которые должны обеспечить служба охраны труда и непосредственные руководители – например, проведение своевременных инструктажей, размещение плакатов о соблюдении требований охраны труда и пр. Покажите, как снижается риск, если применять СИЗ. На с. 35 (полная версия статьи доступна для просмотра по ссылке ниже) есть два образца, которые успешно используют коллеги, выберите наиболее удобный для себя.

Карта

оценки профессионального риска № 1

1. Наименование структурного подразделения: Финансовый департамент

2. Рабочее место (профессия/должность): Специалист 1-го разряда
3. Используемое в работе оборудование: ПК

No	Наименование потенциальной опасности для работника	Вероят- ность наступ- ления	Тяжесть послед- ствий	Пока- затель риска	Уровень риска	Требуемые меры по снижению риска
1	Падение вследствие поскальзывания на льду в зимний период	3	1	3	Низкий	Не спешить при ходьбе, соблюдать личную осторожность
2	Падение вслед- ствие спотыкания при переноске габаритного груза	2	2	4	Средний	Переносить грузы с сохранением обзора по ходу движения
3	Заболевание/ травма мышц спины и связок из-за пере- мещаемых тяжестей	2	2	4	Низкий	Переносить не более установленных норм в одиночку за раз. При ухудшении само- чувствия сообщить руководителю

Заключение: Среднее значение уровня риска на рабочем месте 4,26, что соответствует среднему уровню риска

Читайте также: