Если в штатном расписании нет должности главного бухгалтера

Обновлено: 04.07.2024

Если в штатном расписании предприятия нет штатной единицы "главный бухгалтер", и обязанности главного бухгалтера выполняет генеральный директор, он же ставит свою подпись вместо главбуха, может ли организация внести изменение в штатное расписание, добавив штатную единицу "заместитель главного бухгалтера" (не "бухгалтер", а именно "заместитель главного бухгалтера"), и принять на работу сотрудника, который будет помогать вести бухгалтерию, при этом, по-прежнему не иметь в штатном расписании должность "главный бухгалтер". Нужно ли при этом издавать какой-либо приказ, что гендиректор выполняет обязанности главного бухгалтера, или это само собой вытекает из факта отсутствия главного бухгалтера? Спасибо!

Ответы на вопрос:

Да, можно внести в штатное расписание заместитель главного бухгалтера или помощник бухгалтера. Для выполнения данных функций ген. директором необходимо издать соответствующий приказ. Например: в связи сотсутствием в штатном расписании должности главного бухгалтера возложить обязанности главного бухгалтера на ген. директора (ФИО).

Как возложить обязанности главного бухгалтера на директора - образец приказа

Организовать структурное подразделение для ведения бухучета.
Утвердить должность бухгалтера в штатном расписании.
Заключить договор со специализированной организацией на ведение бухгалтерского учета.
Самостоятельно исполнять обязанности бухгалтера.

Главный бухгалтер предприятия назначается на должность приказом директора и подчиняется только ему. Приказ должен быть оформлен на фирменном бланке и содержать все учредительные реквизиты (название организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес).

Если директор имеет право и считает возможным принять на себя ведение бухгалтерского учета, ему необходимо также издать соответствующий приказ по организации:

Если бухгалтер на предприятии есть, то на время его отсутствия необходимо возложить обязанности по ведению бухгалтерского учета на другого сотрудника. Это можно оформить приказом на исполнение обязанностей или совмещение должностей.

Образец приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора при совмещении выглядит так:

Возложение обязанностей директора на главного бухгалтера

Случаются ситуации, когда кому-то в организации необходимо исполнять роль директора во время его длительного отсутствия. Если на предприятии есть должность заместителя директора, тогда не требуется оформления каких-либо документов, так как этот вопрос решается согласно должностной инструкции заместителя.

Но если в штатном расписании нет должности заместителя руководителя, то обязанности директора могут быть возложены на другого сотрудника. Чаще всего этими полномочиями наделяется главный бухгалтер организации. В этом случае обязательно составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где конкретизируются все передаваемые полномочия.

Возложение обязанностей директора на главного бухгалтера или любого другого сотрудника предприятия может происходить по следующим сценариям:

Исполняющий обязанности директора по совмещению

Для совмещения должностей или перевода работника на другую должность требуется письменное согласие работника. В приказе указываются: срок совмещения, передаваемые полномочия и размер вознаграждения за совмещение должностей. В интересах работника продублировать приказ дополнительным соглашением к трудовому договору. Такое соглашение может пригодиться когда-нибудь при смене работы и подтверждении опыта работы на руководящем посту.

Лицо, исполняющее обязанности генерального директора, должно иметь доверенность на право руководства текущей деятельностью и представления интересов организации. Оно может быть назначено учредителями в том случае, когда должность директора вакантна. При назначении нового руководителя совместитель, представлявший интересы предприятия в лице исполняющего обязанности директора, продолжает работу в своей основной должности.

Назначение временно исполняющего обязанности гендиректора

При временном переводе работника на должность руководителя работник освобождается от своих прежних обязанностей на период перевода. В этом случае обязательно нужно составлять и дополнительное соглашение к трудовому договору, и приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5.

Временно исполняющий обязанности генерального директора может быть назначен на период отпуска, командировки или болезни руководителя. Срок его полномочий четко определен. На время работы в должности ему обязательно выдается доверенность руководителя.

Итоги

Для того чтобы рабочий процесс на предприятии шел своим чередом в отсутствии должностных лиц, необходимо своевременно передавать их полномочия компетентным сотрудникам. Для этого необходимо вовремя и грамотно оформлять кадровую документацию.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Штатное расписание – это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают составлением штатного расписания, поскольку оно не является первичным документом, а форма № T-3, которая применяется для его подготовки, носит рекомендательный характер. Однако на практике штатное расписание необходимо, и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся во всех аспектах его подготовки и ведения.

Чем грозит отсутствие штатного расписания?

Штатное расписание обычно просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1-5 тыс. рублей, организацию – на сумму 30-50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Штатное расписание помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатного расписания работодателю сложно доказать, что увольнение оправдано. Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ).

Кто и как должен составлять и вести штатное расписание?

Вообще говоря составление штатного расписания – святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года). Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы. Официально отвечают за штатное расписание руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Штатное расписание может быть составлено на любой срок, но обычно его делают на год. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:

указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
форму приказа об утверждении штатного расписания;
ответственных за формирование и подписание штатного расписания и приказов лиц;
состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается штатное расписание;
работников, с которыми необходимо согласовывать проект штатного расписания и изменения в него.

По какой форме составлять штатное расписание?

Как заполнять форму № Т-3?

Реквизиты формы оформляем следующим образом:

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, что закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Дата составления в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько будет действовать штатное расписание и с какой даты оно вступает в силу.

Заполняем графы, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то а алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения.

Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, нужно указать название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения. Также указывается в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация. Указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих – профессии, у служащих – должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество штатных единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству – указывается в соответствующих долях (например, 0,5; 2,75 и т.д.).

Тарифная ставка, оклад указывается в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.) Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. От практики указывать зарплаты в долларах лучше отказаться. Формально это не запрещено, в ТК РФ говорится только об обязанности работодателя платить зарплату в рублях. То есть оклад просто переводится в рубли по текущему курсу. Однако судебная практика говорит о том, что здесь есть нарушение.

Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). Но согласно ч. 3 ст. 129 ТК РФ тарифная ставка и оклад имеет фиксированный размер, который должен быть неизменным в течение срока действия договора. А поскольку размер оклада всякий раз считается по текущему курсу, падение курса доллара, по мнению суда, может привести к ухудшению условий оплаты труда работника.

Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В графе Всего указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

Подписи под проектом штатного расписания ставят руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Проект штатного расписания готов, что дальше?

Штатное расписание утверждается соответствующим приказом по основной деятельности. В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем — регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и штатное расписание отправляется на бессрочное хранение, как правило, вместе с другими приказами по основной деятельности.

Как вносить изменения?

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся также приказом. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают. Если изменения незначительны, выпускаются поправки к расписанию, а если масштабны – составляется новое штатное расписание с новым приказом о его утверждении.

Изменения штатного расписания обычно затрагивают сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Внимание: ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и дата вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада – нужно указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ зарплата работника зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Внимание: уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно только при изменении организационных или технологических условий труда. Например, при принятии новой политики управления персоналом, при модернизации производства, уменьшении объема выпускаемой продукции, реорганизации производства.

Однако для такого маневра должность и квалификация работника не должны меняться, работодатель обязан доказать, что определенные трудовым договором условия не могли быть сохранены, а непринятие решения о снижении окладов привело бы к массовым сокращениям персонала. Аргументов в виде снижения спроса на услуги или продукцию или падение прибыли недостаточно.

Директор по оказанию услуг по расчету заработной платы и кадровому администрированию.

Суд округа подтвердил, что такая выплата является неэффективным расходованием бюджетных средств, в том числе потому, что одна из должностей не была предусмотрена штатным расписанием автономного учреждения

19 сентября 2019 г. Арбитражный суд Дальневосточного округа своим постановлением подтвердил позицию нижестоящих инстанций по делу № А59-7002/2018, которые посчитали, что доплата за выполнение дополнительной работы является неэффективным расходованием бюджетных средств, поскольку она производилась за счет субсидии из местного бюджета, при определении размера которой необходимость оплаты труда по одной из должностей, не предусмотренной штатным расписанием, не учитывалась.

Учреждение обязали вернуть более 500 тыс. рублей

По результатам проверки было установлено, что учреждение нарушило требования плана финансово-хозяйственной деятельности на расходы по оплате труда, а также ст. 57, 60, 60.2 Трудового кодекса. Дело в том, что в марте 2013 г. издан приказ, которым на главного бухгалтера было возложено исполнение обязанностей по ведению делопроизводства с доплатой за увеличение объема выполняемой работы в размере 15 тыс. руб. ежемесячно. При этом в штатном расписании редакции такая должность отсутствовала. Кроме того, учреждение не заключило с работником дополнительное соглашение об изменении его трудовой функции.

Контрольно-счетная палата городской думы решила, что увеличение заработной платы главного бухгалтера произведено незаконно. Поскольку за проверяемый период работник получил более 500 тыс. руб. за исполнение обязанностей делопроизводителя, муниципальный орган потребовал возместить потери бюджета на эту сумму.

В ходе проверки также было установлено, что учреждение получило от Южно-Сахалинска субсидию на возмещение затрат, связанных с опубликованием нормативных актов о деятельности органов местного самоуправления города, однако редакция газеты расходовала указанные средства и на иные цели. Данную сумму контрольно-счетная палата также потребовала вернуть в бюджет.

Суды подтвердили необходимость возврата денег в бюджет

Учреждение обжаловало представление контрольно-счетной палаты в Арбитражный суд Сахалинской области. Редакция газеты ссылалась на тот факт, что вмененные учреждению нарушения не являются бюджетными. Учреждение полагало, что, исходя из содержания акта проверки, оно нарушило не бюджетное, а трудовое и бухгалтерское законодательство.

Заявитель подчеркнул, что главой 30 Бюджетного кодекса определен исчерпывающий перечень бюджетных нарушений, при этом оспариваемое представление и акт проверки не содержат указаний ни на одно из них. По мнению учреждения, оно не должно компенсировать бюджету понесенные затраты, поскольку проверка не установила ни нецелевого использования бюджетных средств, ни иного бюджетного нарушения.

В обоснование своей позиции редакция также указала, что, поскольку доплата, произведенная за дополнительный объем работы по ведению делопроизводства, прописана в трудовом договоре главного бухгалтера и в приказе, то на нее должны быть выделены средства. Заявитель посчитал, что поскольку данная доплата включена в состав расходов по зарплате на получение субсидии, то она не может быть нецелевой.

В 2011 г. постановлением администрации г. Южно-Сахалинска установлен порядок определения объема и условий предоставления субсидий из его бюджета муниципальным бюджетным и автономным учреждениям. Согласно п. 1.5 указанного документа предоставление субсидий муниципальному учреждению осуществляется учредителем в пределах средств, предусмотренных на указанные цели в решении городской думы о бюджете на очередной финансовый год.

Суд отметил, что в 2016 г. администрация Южно-Сахалинска утвердила Методические рекомендации по форме, порядку составления плана финансово-хозяйственной деятельности муниципальных бюджетных и автономных учреждений и подготовке отчета о выполнении этого плана. В соответствии с ними при подготовке проекта бюджета городского округа для формирования показателей плана финансово-хозяйственной деятельности по поступлениям и выплатам учреждение составляет указанный план. При этом оно руководствуется полученной от учредителя информацией о планируемых объемах расходных обязательств.

После утверждения бюджета, как указано в решении суда, при необходимости автономное учреждение уточняет проект плана и направляет его на рассмотрение наблюдательному совету. При этом, подчеркнул суд, согласно Методическим рекомендациям, расходование учреждением средств осуществляется строго в соответствии с утвержденным планом финансово-хозяйственной деятельности.

Далее первая инстанция указала, что в соответствии с Методическими рекомендациями при расчете плановых показателей по оплате труда учитываются численность работников, их должностные оклады и ежемесячные надбавки, районные коэффициенты, стимулирующие и компенсационные выплаты, иные выплаты, предусмотренные законодательством, локальными нормативными актами учреждения, а также индексация указанных выплат.

К проекту плана редакции газеты были представлены расчеты фонда оплаты труда, согласно которым при формировании бюджета на 2017 и 2018 гг. потребность в финансовом обеспечении за счет средств субсидии из местного бюджета в виде доплаты за работу делопроизводителя заявлена не была, подчеркнул Арбитражный суд Сахалинской области. В уточненных планах сумма доплаты за отсутствующего работника также не отражалась.

Первая инстанция признала доплату за выполнение дополнительной работы неэффективным расходованием бюджетных средств, поскольку она производилась за счет субсидии из местного бюджета, при определении размера которой необходимость оплаты труда делопроизводителя не учитывалась. Суд также учел, что данная должность не была предусмотрена штатным расписанием организации.

Относительно второго нарушения АС Сахалинской области согласился с тем, что учреждение должно возместить местному бюджету ту сумму, которую расходовало не на публикацию информации о деятельности органов местного самоуправления, а на размещение иных материалов. При этом первая инстанция исправила неверные расчеты муниципального органа и уменьшила сумму, подлежащую возврату в бюджет.

Учреждение попыталось добиться удовлетворения своих требований в апелляционном порядке. Однако Пятый арбитражный апелляционный суд оставил решение нижестоящей инстанции без изменения (постановление от 3 июня 2019 г.).

В постановлении от 19 сентября его позицию поддержал и Арбитражный суд Дальневосточного округа. Кассационная инстанция посчитала, что доводы заявителя сводятся к несогласию с той оценкой, которую суды дали фактическим обстоятельствам дела. Поскольку аргументы учреждения уже рассматривали нижестоящие инстанции и, как указано в постановлении, дали им надлежащую оценку, суд округа отклонил их как направленные на переоценку представленных в дело доказательств.

Эксперты оценили выводы судов

В споре по делу № А83-6045/2017, по словам эксперта, кассационная инстанция обратила внимание на то, что служба финансового надзора, в частности, не установила отсутствие фактического выполнения работником дополнительной работы. По ее мнению, ссылка в том числе на это обстоятельство может помочь редакции газеты добиться возврата Верховным Судом дела на новое рассмотрение.

Главные темы месяца

Штатное расписание: самые разные вопросы из практики молодых организаций, Какой датой делать приказ о составлении ШР, какую дату составления указывать в ШР и с какого периода будет действовать ШР? Нужна ли печать? Другие вопросы

Цитата
yulyalva пишет: первый сотрудник принят на работу также 28 марта

Гендир? Как только назначают Генерального, так сразу все и делается.

Цитата
yulyalva пишет: После внесения изменений в ШР в связи с увеличением оклада одному из сотрудников, нужно ли хранить первый вариант ШР?

Хранятся все ШР, сколько бы их ни было в дальнейшем. Срок хранения постоянно.

Цитата
yulyalva пишет: Можно ли не указывать срок и окончание действия ШР?

Указываем обычно начало. Если укажете на какой срок, придется утверждать новое, а в этом может и не быть необходимости.

Цитата
yulyalva пишет: Кто подписывает ШР, если нет кадровой службы, а Ген дир выполняет ф-ции Главбуха.

Он и подпишет за Главбуха (если приказом возложено).

Цитата
yulyalva пишет: Нужно ли из формы убирать подпись кадрового работника

Из УФ ничего убирать нельзя.

Настоящей датой. В некоторых фирмах бывает что по несколько лет нет ШР.

Цитата
yulyalva пишет: После внесения изменений в ШР в связи с увеличением оклада одному из сотрудников, нужно ли хранить первый вариант ШР?

После изменения старое ШР утрачивает силу, но первый вариант ШР храниться в деле.

Цитата
yulyalva пишет: Можно ли не указывать срок и окончание действия ШР?

Указывается только с какой даты ШР вступает в силу. ШР действует до момента внесения изменений в ШР и издаётся новый приказ о введении нового ШР уже с изменениями.

Цитата
yulyalva пишет: Кто подписывает ШР, если нет кадровой службы, а Ген дир выполняет ф-ции Главбуха.

Внизу, где Руководитель кадровой службы ничего не указываете (если никто не замещает эту должность и если эта должность есть вообще в ШР), а где Главный бухгалтер указываете Ген. директора.

Цитата
yulyalva пишет: Нужно ли из формы убирать подпись кадрового работника или просто поставить 2 подписи Ген дира?

Цитата
yulyalva пишет: Необходим ли приказ о том, что ген. дир. выполняет ф-ции кадровой службы

Цитата
Nailya * пишет: В некоторых фирмах бывает что по несколько лет нет ШР.

Цитата
yulyalva пишет: первый сотрудник принят на работу также 28 марта

Да, Ген дир. Т.е. И дата приказа об утверждении ШР, и дата составления, и дата начала действия ШР будет 28 марта?

Уж не позднее 28 марта точно

Цитата
yulyalva пишет: После внесения изменений в ШР в связи с увеличением оклада одному из сотрудников, нужно ли хранить первый вариант ШР?

Цитата
yulyalva пишет: 3. Можно ли не указывать срок и окончание действия ШР?

Можно. ШР действует до момента внесения в него изменения.

Цитата
yulyalva пишет: Кто подписывает ШР, если нет кадровой службы, а Ген дир выполняет ф-ции Главбуха. Достаточно ли просто одной подписи Ген. дира? Нужно ли из формы убирать подпись кадрового работника или просто поставить 2 подписи Ген дира? Необходим ли приказ о том, что ген. дир. выполняет ф-ции кадровой службы?

Цитата

yulyalva пишет:
Кто подписывает ШР, если нет кадровой службы, а Ген дир выполняет ф-ции Главбуха. Достаточно ли просто одной подписи Ген. дира? Нужно ли из формы убирать подпись кадрового работника или просто поставить 2 подписи Ген дира? Необходим ли приказ о том, что ген. дир. выполняет ф-ции кадровой службы?

Согласно правилам по заполнению унифицированной формы ШР подписывает работник кадровой службы и главный бухгалтер. Если Гендиректор исполняет обязанности главбуха, то может за него и расписаться. А что касается кадрового учета, то при отсутствии кадровика, за кадровый учет по умолчанию "отвечает" Генеральный директор.
Убирать при этом что-то из унифицированной формы запрещено. Для того, чтобы внести изменения в унифицированную форму придется издавать отдельный приказ. Зачем? Не проще оставить две подписи и пусть Генеральный два раза распишется.

Печать в ШР унифицированной формой не предусмотрена. однако, учитывая, что ШР является локальным нормативным актом, некоторые специалисты считают, что там где написано "Утверждено приказом. " ее нужно поставить. Понятно, что ни чьей подписи такая печать не заверяет, но все же "для порядку" нужна, т.к. заверяет сам факт утверждения документа приказом ГД.

Читайте также: