Если отдать все канцелярские должности

Обновлено: 04.07.2024

Порой офисным сотрудникам кажется, что на рабочем месте они проводят гораздо больше времени, нежели дома, но это вовсе не означает, что им можно расслабиться и забыть о правилах поведения. Офисный этикет подразумевает соответствующее обстановке и уважительное отношение ко всем людям, с которыми вы контактируете по рабочим вопросам. Это могут быть как сотрудники вашей организации, так и клиенты, и ваше взаимодействие может происходить как в рабочее, так и в нерабочее время.

Не вполне адекватное поведение может вызвать неодобрение начальства и косые взгляды коллег. И, наоборот, соблюдение правил делового общения сглаживает острые углы повседневного взаимодействия и способствует взаимопониманию сотрудников и общей продуктивности коллектива.

В любой конторе есть свои правила поведения, и новичку, например, нужно время, чтобы в них разобраться. Однако существуют общие моменты, следуя которым, вы зарекомендуете себя как воспитанный и тактичный специалист, с которым приятно иметь дело.

Вот список общих правил, которым следует придерживаться в офисе:

1. Когда вас кому-то представляют при знакомстве, рекомендуется вставать, если в этот момент вы работаете за столом. Так вы покажете своё уважительное отношение к новому знакомому и будете чувствовать себя более уверенно, чем сидя и смотря на него снизу вверх.

2. Когда вы хотите войти в кабинет к начальнику или коллеге, а дверь заперта, постучите, чтобы обозначить своё намерение войти. Не входите без предупреждения, уважайте личное пространство другого человека даже на работе.

3. Если вам посчастливилось иметь свой собственный кабинет, закрывайте дверь, когда хотите сделать личный звонок. Если же вы работаете в одном помещении с несколькими сотрудниками, сведите такие звонки к минимуму и, если это возможно, выходите из кабинета, чтобы поговорить. Подобные разговоры могут отвлекать ваших коллег, вызывая их раздражение, ибо наоборот, привлекая излишнее внимание к вашим личным делам. Если же ответить на звонок нужно обязательно и в офисе, то говорите не громко и не затягивайте разговор.

5. Не стоит надолго занимать и различные служебные помещения для личных разговоров по телефону или обмена последними офисными сплетнями с коллегами.

6. На совещаниях и любого рода официальных собраниях уважительно относитесь ко всем выступающим. Вам же неприятно, когда вы произносите речь, тем более заранее подготовленную, а аудитория вас не слушает и занимается какими-то своими делами. Если вам все же нужно заглянуть в телефон либо сделать пометку в ежедневнике, делайте это быстро и незаметно для выступающего.

7. Не приходите на совещания без ручки и блокнота. На рабочих собраниях обычно обсуждают целый ряд вопросов, высказывают различные предложения, принимают решения и ставят задачи. Все это бывает трудно запомнить, и переспрашивать потом у коллег о тех моментах, которые вы пропустили, не совсем профессионально.

8. Критиковать чьи-то идеи и работу либо их высмеивать считается плохим тоном. Когда вам не нравится чье-либо предложение, высказывайте своё мнение без негативных эмоций, делайте акцент на том хорошем, что предлагает ваш коллега, и спокойно поясните, с чем вы не согласны.

9. Не у всех есть возможность обедать вне офиса, поэтому обдумывая вечером свое меню, следует помнить о других работниках. Старайтесь избегать еды, которая может разбрызгиваться и имеет сильный аромат. Помните, не все любят рыбу на пару так же сильно, как вы.

10. Если кто-то приносит угощение для всего коллектива, не заставляйте этого человека ещё и убирать за всеми тарелки. Если вы, к примеру, берете последний кусок торта, не поленитесь и вымойте блюдо, на котором он был подан.

11. Не ходите на работу простуженным. Во-первых, переносить простуду на ногах опасно, это чревато различными осложнениями. Во-вторых, в первые несколько дней заболевания вы распространяете вирус и можете заразить своих коллег. Спасибо они вам за это точно не скажут. Ну и в-третьих, не очень приятно находиться рядом с постоянно чихающим и сморкающимся коллегой.

12. Кому-то это правило может показаться не серьёзным, но к сожалению, о нем нужно напоминать. Жевательные резинки полезно жевать только в течение 15-20 минут после еды. А разговаривать с коллегами и клиентами со жвачкой во рту - неприлично.

13. Людям бывает намного сложнее понять прочитанное, нежели то, что они услышали. Поэтому изъясняйтесь в электронных письмах максимально доступно. И не забывайте о грамотности и знаках препинания.

14. Поддерживайте порядок на своём рабочем столе. Вам самому будет приятнее и удобнее работать, если бумаги и канцелярские принадлежности будут разложены по своим определённым местам, а не раскиданы в так называемом творческом беспорядке. Чистый и опрятный рабочий стол характеризует вас как организованного и ответственного сотрудника.

15. Как бы вы ни были дружны со своими коллегами, всегда спрашивайте у них разрешение прежде, чем взять что-то с их стола: карандаш, степлер, скрепки и т.д.

16. Будьте пунктуальны. А когда опаздываете, предупреждайте об этом тех, кто вас ждёт. Каждую минуту вашего предполагаемого времени опоздания умножайте на 2, и если считаете, что задержитесь всего на 10 минут, говорите собеседнику о 20 минутах. Лучше пусть у вас будет еще небольшой запас времени, а ваш клиент скорректирует свое дальнейшее расписание, и возможно, успеет решить какие-то мелкие вопросы, пока ждет вас.

17. Во всех ситуациях, с которыми мы сталкиваемся в течение дня, будь то по работе, либо просто в процессе общения с другими людьми, быть вежливым и говорить "спасибо" за любую оказанную услугу и помощь - главный показатель нашей воспитанности. Однако повторять слова благодарности несколько раз в течение одного разговора не нужно, чтобы не произвести впечатление отчаявшегося и беспомощного человека. Сказать "спасибо" один-два раза вполне достаточно, чтобы поблагодарить.

18. Если в процессе разговора вам нужно на что-то указать, делайте это рукой с ладонью, повернутой в сторону вашего собеседника, а не с помощью указательного пальца. Но лучше всего будет избегать подобных жестов. Данное правило касается как мужчин, так и женщин, т.к. привлечение внимания к чему-либо с использованием указательного пальца расценивается как угроза, и может вызвать у вашего собеседника негативную реакцию.

19. Не перебивайте собеседника или выступающего. Ваше мнение, как профессионала, может быть очень ценным, и ваше замечание по тому или иному вопросу вполне возможно изменит ход дискуссии, в любом случае дождитесь, когда ваш коллега закончит говорить и только тогда попросите слово.

20. Иногда может возникнуть ситуация, когда слова или поведение вашего коллеги либо руководителя будут вас раздражать. Однако, несмотря на весь накал страстей, не поддавайтесь искушению высказать все, что вы думаете, и следите за своей речью. Никогда не используйте ненормативную лексику в общении с другими сотрудниками и уж тем более с клиентами. Деловой этикет не допускает также грубые выражения, близкие к ругательным. Письменная коммуникация тоже должна быть вежливой и очищенной от подобного рода слов.

21. И уж если мы заговорили и чистоте речи, следует упомянуть и о её содержании. Даже если вы давно и сильно ненавидите свою работу, компанию или начальника, держите свое мнение при себе. Самое последнее, что все в офисе хотят слышать, так это ваши жалобы на ненавистную работу. Так вы выставляете себя в негативном свете и вносите раздражение в коллектив. Руководители довольно быстро узнают о таких раздражённых сотрудниках и, не жалея, избавляются от них, зная, что на его место всегда можно найти более воодушевленного работника.

21. Звонки коллегам, связанные с рабочими моментами, в выходные или во время их отпуска неприемлемы. Так вы вторгаетесь в их личную и семейную жизнь, а это неприятно никому. Старайтесь избегать подобных ситуаций, и беспокойте человека только в крайнем случае, при этом постарайтесь, чтобы звонок был как можно более коротким.

22. Вам может нравиться ваш новый дорогой парфюм, подаренный вашим поклонником, однако офис это не место для его презентации. Ароматы на работе должны быть незаметными, ненавязчивыми, и если вы решили использовать парфюм, помните, что наносить его надо на определённые точки на руках и шее, а никак не на одежду. Одежда надолго впитывает запахи, и вскоре весь ваш кабинет рискует превратиться в парфюмированную лавку.

23. Никому не хочется терпеть запах вспотевших ног, пота или чеснока изо рта. Поэтому следите за своей гигиеной и за тем, какое блюдо выбираете себе на обед.

24. В век расцвета социальных сетей следует помнить о том, что как таковой полной приватности уже не существует. Не пишите в Твиттере и ВКонтакте ничего оскорбительного о своем начальстве и коллегах, не обсуждайте их личную жизнь, не рассказывайте о том, что происходит в вашей компании. Ваш аккаунт может быть закрыт для неизвестных пользователей, но мир, как говорится, тесен, и о ваших высказываниях могут узнать те, кто знать этого не должен.

25. Даже если вас с коллегами связывают длительные тёплые отношения, не переходите границ. Делиться с ними всеми подробностями своей личной жизни не профессионально, несмотря на близкое общение в коллективе.

26. Избегайте быть втянутым в офисные сплетни и закулисные игры. Это не принесёт вам успеха и доверия в коллективе.

27. Ваша деловая одежда должна соответствовать дресс-коду, принятому в вашей компании. Даже если у вас не существует никаких регулирующих этот момент правил, одевайтесь по-деловому, т.к. это первое, что производит впечатление на клиентов и коллег. Каждый сотрудник является лицом своей организации, поэтому его внешний вид должен работать на положительный имидж его как профессионала в частности, и его компании в целом.

28. Правила поведения на корпоративах, даже несмотря на то, что это неофициальные праздничные мероприятия, все равно подразумевают, что вы находитесь в обществе коллег и начальства. Поэтому будьте сдержанны и не допускайте возникновения ситуаций, которые будут предметом офисных сплетен в течение следующих нескольких недель. Используйте корпоративы в своих целях: как возможность установить дружеские отношения с новыми коллегами либо с сотрудниками из других отделов вашей компании.

29. Первым с корпоратива уходит, как правило, начальство, поэтому покидать мероприятие до этого момента рядовому сотруднику неприлично.

Это правила делового этикета, которые приняты в различных организациях по всему миру. Однако следует помнить, что в разных странах и разных конторах могут быть свои особые дополнительные требования.

Если вы занимаете руководящую должность, не только требуйте от своих подчиненных соблюдения правил поведения на рабочем месте, но и сами будьте для них примером.

BIGGY'S OUT!! The In or Out Slime Challenge By The Norris Nuts

Делопроизводство обеспечивает бесперебойную работу офиса. Он включает повседневные административные задачи офиса, такие как автоответчик, планирование встреч, отправка факсов и подача документов.

Канцелярские / административные навыки полезны практически всем, кто работает в офисе. Большинству сотрудников требуется хотя бы некоторая конторская работа, поэтому эти навыки могут пригодиться независимо от того, какое у вас официальное должностное звание. Офисные клерки и секретари должны обладать особенно сильными канцелярскими навыками. Сотрудники на этих должностях выполняют большинство повседневных задач офиса.

Типы делопроизводства

Хотя некоторые люди используют эти должности взаимозаменяемо, офисные клерки и секретари отличаются от административных помощников. Административные помощники часто нуждаются в высшем образовании и получают больше обязанностей, включая ведущие проекты и иногда даже управление командами.

Напротив, клерки и секретари обычно не нуждаются в обширном образовании после получения высшего образования (хотя существуют программы высшего образования, которые сосредоточены на делопроизводстве и секретарской работе). Они управляют ежедневными операциями офиса, но обычно не имеют управленческих обязанностей.

Клерки и секретари работают в различных отраслях, включая финансы, бизнес, медицину, правительство, юриспруденцию и многое другое.Некоторые из этих должностей требуют определенных навыков. Тем не менее, есть базовые навыки, которые необходимы почти для каждой должности помощника канцелярского и административного персонала.

Ниже приведен список канцелярских навыков, которые работодатели ищут у кандидатов на работу. Включен подробный список пяти наиболее важных канцелярских навыков, а также дополнительные списки соответствующих административных навыков.

Как использовать списки навыков

Во-вторых, вы можете использовать эти ключевые слова в сопроводительном письме. В тексте вашего письма попытайтесь упомянуть один или два из этих навыков и приведите конкретный пример времени, когда вы демонстрировали их на работе.

Наконец, вы можете использовать эти слова навыков в интервью. Убедитесь, что у вас есть хотя бы один пример на время, когда вы продемонстрировали каждый из пяти лучших навыков, перечисленных здесь.

Конечно, каждая работа потребует различных навыков и опыта, поэтому убедитесь, что вы внимательно прочитали описание работы и сосредоточились на навыках, перечисленных работодателем.

Кроме того, просмотрите другие наши списки навыков, перечисленные по профессиям и типам навыков.

Лучшие канцелярские навыки

Внимание к деталям
Канцелярская работа включает в себя уделение внимания повседневным деталям офиса, вещам, которые другие люди могут упускать из виду, например, ответы и отслеживание электронных писем, отслеживание встреч и многое другое. Клерк или секретарь должны уметь сосредоточиться на этих деталях и не позволять чему-либо проскользнуть сквозь трещины.

аналитический
Организация поездок
Приоритезация
Решение проблем
аргументация
Бухучет, ведение учета, делопроизводство
Планирование встреч
Typing

связь
Работники канцелярии должны обладать сильными письменными и устными навыками общения. Они обычно отвечают на телефонные звонки, пишут заметки, отправляют электронные письма и приветствуют клиентов и клиентов.

Поэтому они должны иметь возможность говорить и писать четко и эффективно. Они должны передавать информацию так, чтобы ее было легко понять.

Отвечая на телефоны
связь
переписка
Обслуживание клиентов
Эл. адрес
Отправка факсов
Стойка регистрации
Языковые навыки
прослушивание
Устное общение
Вычитка
Пишу

Навыки работы с компьютером
В наше время навыки работы с компьютером имеют решающее значение для любой работы конторского служащего. Клерки и секретари должны быть быстрыми и аккуратными машинистками. Они также, как правило, обязаны вводить данные, поэтому они должны быть знакомы с Excel и другим программным обеспечением для ввода данных. Они также должны быть знакомы с другими программами Microsoft Office, такими как Word и PowerPoint. Любые дополнительные навыки работы с компьютером, такие как умение проектировать или редактировать веб-страницы, будут рассматриваться как большой плюс.

Ввод данных
Управление данными
Свободное владение базой данных
Настольная издательская система
Microsoft Office
Офисные машины
Обработка текста

Numeracy
Большая часть делопроизводства связана со счетом. Некоторые клерки в некоторой степени отвечают за бухгалтерию и / или бухгалтерский учет компании. Это требует навыков счета. Умение быстро рассчитывать суммы является положительным качеством для клерка или секретаря.

бухгалтерский учет
точность
Billing
счетоводство
составление бюджета
расходы
Электронные таблицы
Технология

организация
Клерки и секретари должны быть организованы. Они отвечают за обеспечение бесперебойной работы офиса. Это включает в себя отслеживание графика работодателя, ответы на электронные письма и телефонные звонки, а также ведение файлов. Все это требует много организационных навыков.

Принятие решения
Доставка почты
эффективное
подача
управление
Многозадачность
надзор
Фотокопирование и сортировка
планирование
Сортировка
Тайм-менеджмент

Мягкие навыки

В дополнение к этим пяти лучшим канцелярским навыкам лучшие офисные работники также обладают мягкими навыками, которые часто являются врожденными чертами личности, а не приобретенными навыками. К ним относятся сильные навыки межличностного общения, командная работа, гибкость, надежность, креативность, адаптивность и креативность. Они являются важными характеристиками для офис-менеджеров, администраторов, личных помощников, офисных помощников и исполнительных помощников.

Список и примеры рабочих навыков Blue Collar

См. Списки навыков синих воротничков для различных рабочих мест в производстве, строительстве и других секторах. Проанализируйте свой опыт, чтобы увидеть, какой у вас есть.

Список административных навыков и примеры

Список административных навыков для резюме, сопроводительных писем и собеседований, а также списки навыков и ключевых слов для многих связанных и разных работ.

Список и примеры навыков менеджера проекта

Менеджеры проектов нуждаются в разнообразных навыках, чтобы успешно выполнять свою работу. К ним относятся составление бюджета, создание команды и многое другое.

звание это присвоено всем вообще лицам, вступившим в государственную службу исключительно в силу прав по происхождению и не имеющим права при самом вступлении на службу на получение какого-либо классного чина; в частности наименование К. с. прилагается к тем из этих лиц, которые определяются к низшим канцелярским по переписке и исполнению бумаг должностям, не имеющим особых названий. Произведенный в первый классный чин К. служитель получает наименование К. чиновника. Прежде К. служители составляли своеобразное сословие, прикрепленное к приказной службе. Начиная с 1720 г. издается ряд указов, предписывающих местным властям наблюдать, чтобы приказные, которые в XVIII в. именовались К. служителями, подьячими и приказнослужителями (последний термин встречается еще в одном указе 1839 г.), праздно не шатались, но отсылаемы были в те провинции города, где в них чувствовался недостаток; уклонение от службы грозило им теми же карами, что и дворянам, а по указу 17 апреля 1729 г. — отдачей в солдаты. В 1721 г. повелено было учредить школы, "где учить детей подьячих их делу, именно цыфири и как держать книги, ко всякому делу пристойные, и кто тому не выучится, к делам не употреблять". В силу сенатского постановления 1744 г. дети приказнослужителей, не годные к статской службе, в том числе и малолетние, "которые к обучению приказных дел ненадежны", подлежали отдаче в военную службу. Указ 11 октября 1755 г., неоднократно подтверждавшийся, предписывал, чтобы дети приказнослужителей не из дворян ни в какую иную службу, кроме приказной, не определялись. Разрешая до 1766 г. определять подьячих из солдатских и прочих служилых чинов людей, сенат упорно, но тщетно борется с проникновением в канцелярии подьячих из купечества, мещан и черносошных крестьянских детей; в 1752 г. он запрещает брать подьячих и из казаков и их детей. Ряд указов, с 1729 до 1781 г., подтверждает запрещение К. служителям, находящимся не у дел, ходатайствовать в судах в качестве поверенных. Даже по отношению к К. служителям, состоявшим на службе, пришлось в 1766 г. издать указ, запрещавший им писать челобитные без ведома и позволения секретаря; вслед за тем оказалось необходимым подтвердить указ 20 января 1724 г. о воздержании К. служителей "от вымыслов и вредительных сочинений". Служа в канцеляриях, приказные подразделялись на канцеляристов, подканцеляристов и копиистов: первые занимались составлением бумаг под руководством и наблюдением секретаря (который также причислялся к К. служителям), последние — перепиской их набело. Одни К. служители получали жалованье, другие довольствовались от дел. Служба К. служителей в XVIII в. была, по общему правилу, повинностью, но не путем к возвышению; Сенат в 1773 г. разъяснил, что приказнослужители, "хотя бы и обер-офицерские ранги имели, дворянским достоинством пользоваться не могут". К. служители были исключены из подушного оклада, но права владеть населенными имениями они в силу указа 1739 г., подтвержденного межевой инструкцией 1754 г., не имели; указом 2 июля 1758 г. было разъяснено, что они не могут покупать крепостных и без земли. В 1775г. запрещено было увольнять приказнослужителей от службы без свидетельства о болезни через медицинскую коллегию или ее контору. Освобождение дворян от обязательной службы усилило недостаток в К. служителях, вследствие чего в 1778 г. разрешено было принимать К. служителей из свободных и в подушный оклад не положенных людей, как то: из купечества, вольноотпущенных и т. п. Обязательная служба наследственных К. служителей во многом носила черты крепостной зависимости. Еще указ 13 июля 1804 г. свидетельствует, что "в некоторых губерниях советники губернского правления наказывают приказнослужителей непристойно и бесчинно, как то: сажают под стражу в тюрьму, содержат в цепях, таскают за волосы, бьют по щекам и в присутствии, наконец, и самых больных понуждают к отправлению должности". Указом 14 октября 1798 г. начальству предоставлено было отсылать к определению в военную службу не только неспособных приказнослужителей, но и нерадивых; лишь указом 24 июля 1822 г. наказание это поставлено было в зависимость от суда. Постепенное раскрепощение К. служителей от канцелярий началось в 1790 г., когда К. служителям разрешено было переходить в военную службу нижними чинами. В 1808 г. детям К.. служителей, оказавшимся не способными ни к приказной, ни к военной службе, предоставлено было записываться в мещанство и цехи или в казенные поселяне. Именным указом 22 декабря 1832 г. К. служителям разрешено записываться в мещане без согласия общества и без удостоверения о неспособности к гражданской или военной службе. Для детей неимущих К. служителей решено было учредить в губерниях училища (такие училища существовали в Иркутске, Перми и других городах). Дальнейшее законодательство затрудняет производство К. служителей в первый классный чин, поставляя его в зависимость от образования. В 1834 г. постановлено было, что К. служители не могут быть произведены в первый классный чин за отличие; правило это действует и поныне.

По действующему законодательству К. служители распределяются по разрядам, смотря по происхождению. Окончившие курс в гимназиях или равных им учебных заведениях производятся в чин 14-го класса: К. служители первого разряда — через 1 год, второго и четвертого разрядов — через 2 года, третьего разряда — через 4 года. К. служители, не окончившие курса в среднеучебных заведениях, производятся в первый классный чин лишь по выдержании испытания в объеме курса уездного училища, сроки же выслуги для них удвоены, а для К. служителей третьего разряда, не имеющих по происхождению прав почетного гражданства — увеличены до 10 лет. Жалованье как К. чиновникам, так и К. служителям назначается, по усмотрению начальства, из общей суммы, штатом на них определенной.

Особый разряд составляли в свое время К. служители духовного ведомства. В 1732 г. Сенат постановил, чтобы в Св. Синод подьячие брались исключительно из поповских, диаконских и причетнических детей. В конце XVIII ст. детей церковнослужителей стали принимать на службу и по гражданскому ведомству, но положением о К. служителях 14 октября 1827 г. это было воспрещено. Затем в 1830 г. разрешено было принимать церковнослужителей и детей их К. сл. в духовные консистории, духовные попечительства и правления. Вновь возникшее разграничение между К. служителями духовного и гражданского ведомств уничтожено в 1871 г.

Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона. — С.-Пб.: Брокгауз-Ефрон . 1890—1907 .

Полезное

Смотреть что такое "Канцелярские служители" в других словарях:

КАНЦЕЛЯРСКИЕ СЛУЖИТЕЛИ — «звание это присвоено всем, вообще лицам, вступившим в государственную службу исключительно в силу прав по происхождению и не имеющим права, при самом вступлении на службу, на получение какого либо классного чина; в частности наименование… … Российская государственность в терминах. IX – начало XX века

ЧИНОВНИЧЕСТВО — в России особая привилегированная прослойка населения, находившаяся на гражд. гос. службе и специализировавшаяся на управлении и делопроизводстве. Ч. появилось с возникновением в Рус. гос ве 16 в. приказов. Создание формуляров (видов) док тов,… … Советская историческая энциклопедия

Служба государственная — I Система государственной С., существующая в настоящее время в различных европейских государствах, есть результат долгого исторического процесса, находящегося в тесной связи с развитием самого государства. В государствах, основанных германцами,… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

Присяжные поверенные — История. О профессиональных поверенных впервые упоминается в наших законодательных памятниках XV в. Принцип личной явки в суд продолжает, однако, еще долго господствовать. Исключение представляет древний Новгород, где развитая торговая жизнь… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

Служба государственная (дополнение к статье) — Указом 5 октября 1906 г. всем русским подданным, кроме инородцев, предоставлены одинаковые права в отношении государственной С., применительно к правам дворян, с упразднением всех особых сословных преимуществ по занятию некоторых должностей.… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

Львов, Афанасий Иванович — статский советник, обер прокурор Святейшего Синода; родился в 1703 г., назначен обер прокурором 18 декабря 1753 г. В силу обер прокурорской инструкции 1722 г., которая вменяла обер прокурору бдительно наблюдать за тем, чтобы Св. Синод все дела… … Большая биографическая энциклопедия

Сандунов, Николай Николаевич — профессор Московского университета. Происходил из благородной грузинской фамилии, род. в Москве 13 го октября 1769 г. и десятилетним мальчиком, благодаря ходатайству А. А. Антонского Прокоповича, был записан в Дворянскую гимназию при Московском… … Большая биографическая энциклопедия

Заседание — совместные занятия предстателя и членов какого либо учреждения, преимущественно правительственного. Постановления о З. всякого рода присутственных мест содержатся в II м т. Св. Зак. (изд. 1892 г. ст. 24 49), о З. судебных мест, образованных по… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

Копиист — см. Канцелярские служители … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

Законодательство предусматривает несколько случаев, когда работодатель обязан предложить сотруднику имеющиеся у него вакантные должности. Такое происходит, в частности, при сокращении штата, восстановлении на работе предыдущего сотрудника, дисквалификации. При предложении вакантных должностей у компаний возникает немало вопросов. Ответим на наиболее распространенные из них.

В ряде случаев, предусмотренных трудовым законодательством, работодатель обязан перевести сотрудника на другую имеющуюся у него работу (разумеется, при ее наличии). Заострим внимание на самом ее начале, точнее, – на порядке предложения вакансии. Как оказалось, здесь компанию также может ожидать немало трудностей.

В каких случаях работодатель обязан предложить работнику другую работу или должность? Таких ситуаций достаточно много:

сокращение численности или штата работников (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
восстановление на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК ТФ);
дисквалификация или иное административное наказание, исключающее возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору (п. 8 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
истечение срока действия, приостановление действия на срок более двух месяцев или лишение работника специального права (лицензии, права на управление транспортным средством, права на ношение оружия, другого специального права), если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору (п. 9 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
прекращение допуска к государственной тайне, если выполняемая работа требует такого допуска (п. 10 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
возникновение законных ограничений на занятие определенными видами трудовой деятельности, исключающих возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору (п. 13 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
перевод сотрудника (в том числе беременной женщины) на другую работу в соответствии с медицинским заключением (ст. 73 и 254 ТК РФ);
изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ);
нарушение правил заключения трудового договора не по вине работника, если это исключает возможность продолжения работы (ст. 84 ТК РФ) и др.

Как правило, данные ситуации (за исключением перевода беременной женщины) предшествуют последующему увольнению работника. И предложение перевестись на вакантную должность является одной из гарантий трудоустройства работника, которую устанавливает ТК РФ.

Итак, закон указывает на обязанность работодателя предложить сотруднику другую работу и поясняет, что это должна быть вакансия, которую работник может занимать с учетом его квалификации (соответствовать ей или требовать более низкую квалификацию) и состояния здоровья (см., например, ст. 81, 83 ТК РФ).

Как видим, закон предъявляет сразу несколько требований к новой работе:

место должно быть вакантным;
работа должна соответствовать квалификации работника или же соответствовать более низкой квалификации;
состояние здоровья сотрудника позволяет выполнять предложенную работу.

Кроме того, работодатель должен предлагать вакантные места в данной местности. Предлагать вакансии в другой местности следует тогда, когда это предусмотрено трудовым, коллективным договором или соглашением.

Отметим, что больше никаких пояснений, требований и определений ТК РФ не содержит, в связи с чем у компаний возникает довольно много вопросов. Далее рассмотрим наиболее частые из них, а также ответы, которые дает судебная практика.

1. Какая должность считается вакантной?

ТК РФ не дает определения вакантной должности (или профессии). Вместе с тем, и анализируя действующее законодательство, а также судебную практику, можно сказать, что вакансия (от лат. vacans – пустующий) – это незанятое рабочее место, должность, поименованная в штатном расписании, на которую может быть принят новый работник.

Иными словами, вакантной является должность (или профессия), не занимаемая ни одним работником, на замещение которой не заключен ни один трудовой договор.

Стоит напомнить также о Постановлении № 2, где теме вакансий посвящен п. 10. Так, работодатель не обязан заполнять вакансии немедленно по мере их возникновения. И если работодатель в целях эффективной экономической деятельности и рационального управления имуществом не желает заполнять вакансию, он вправе не заключать по ней трудовой договор. Однако во избежание споров руководство должно издать приказ о сокращении этих должностей.

2. Можно ли назвать вакантной должность работника, который находится в длительном отпуске или отпуске по уходу за ребенком?

Здесь сразу напрашивается ответ – нет, поскольку по данной должности (или профессии) заключен трудовой договор с основным сотрудником, который в любой момент может выйти на работу. То есть предлагать такую должность увольняемому работнику не надо.

Тем не менее судебная практика не так однозначна. Часть судов полагает, что работодателю придется предложить подобную должность.

В решении Таганрогского городского суда от 15.11.2011 по делу № 2-6249-11 1 указано, что на период отпуска по уходу за ребенком за работником сохраняется место работы (должность). Такое место фактически нельзя назвать вакантным, поскольку работник вправе выйти на работу в любое удобное для него время. Однако если у работодателя нет вакансий, но имеется временно свободная должность (в связи, например, с отпуском по уходу за ребенком), то эту должность он обязан предложить увольняемому работнику. В случае его согласия с ним заключается срочный трудовой договор на период отсутствия основного работника.

Другие суды не так категоричны.

Например, Московский городской суд в определении cсудебной коллегии по гражданским делам от 14.04.2011 № 33-7225 указал на возможность предложения увольняемому работнику работы по должности, сохраняемой за временно отсутствующим работником.

При этом есть и противоположное судейское мнение.

Так, в кассационном определении Санкт-Петербургского городского суда от 30.08.2010 № 33-11908 сделан вывод, что временно свободные должности не являются вакантными и предлагать их увольняемому сотруднику не следует, поскольку работа на данных должностях будет временной, а не постоянной 2 .

3. Является ли вакантной должность, по которой работу выполняет совместитель?

По поводу совместительства судьи солидарны: должность, занятая совместителем, не является вакантной, поскольку работа по ней осуществляется на основании заключенного трудового договора (ст. 60.1 ТК РФ).

Согласно ст. 287 ТК РФ совместитель наряду с трудящимися по основному месту работы имеет право на все гарантии и компенсации, предоставляемые трудовым законодательством. Поэтому совместитель вправе требовать обеспечения его работой по обусловленной трудовым договором трудовой функции наравне с основными сотрудниками.

Кроме того, из буквального толкования ст. 288 ТК РФ следует, что прекращение трудового договора, заключенного с совместителем на неопределенный срок, в случае приема на работу сотрудника, для которого данная работа будет являться основной, – это право, но не обязанность работодателя. Соответственно, нет оснований считать, что занимаемая совместителем должность является вакантной.

Такие выводы делают судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда в кассационном определении от 07.07.2011 № 33-10309 3 , судебная коллегия по гражданским делам Вологодского областного суда в кассационном определении от 18.05.2011 № 33-2323 4 , а также судебная коллегия по гражданским делам Верховного суда Республики Коми в апелляционном определении от 11.10.2012 № 33-4541 АП/2012 5 .

4. Будет ли место вакантным, если сотрудник совмещает работу без отдельного трудового договора?

При совмещении отдельный трудовой договор не заключается. Работник исполняет дополнительные обязанности наряду с основной работой за определенную доплату. Будет ли такое место считаться вакантным? Судьи думают, что нет.

Так, в кассационном определении от 13.02.2012 № 33-36 6 судебная коллегия по гражданским делам Костромского областного суда указала, что работающий по совмещению сотрудник фактически выполняет наряду со своей работой трудовые функции по совмещаемой должности и получает за это оплату. То есть трудовой договор по совмещаемой должности также становится заключенным и действующим. То обстоятельство, что он не обязательно оформляется самостоятельным отдельным документом, а лишь дополнительным письменным соглашением к основному трудовому договору, не делает его незаключенным или недействительным. Кроме того, так же как и в случае с совместительством, изменение трудовых обязанностей (как исключение дополнительной трудовой функции) работника, занимающего должность по совмещению, является правом, а не обязанностью работодателя. Таким образом, если должность занимает работник в рамках совмещения, она не является вакантной.

Более того, судьи поясняют, что ущемления конституционных прав в этом случае не происходит.

В определении Верховного суда Удмуртской Республики от 28.03.2011 по делу № 33-978/11 судьи также отметили, что если работодатель считает экономически более оправданным заключение соглашения о совмещении, чем прием нового работника, то данные действия нельзя расценивать как посягающие на конституционное право каждого на труд.

Вакантные полставки

Еще один момент. Если по какой-либо штатной единице сотрудник работает не на полную ставку, то оставшаяся часть ставки считается вакантной. Этот вывод, в частности, подтверждает определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.04.2011 № 33-4388/2011.

5. Что такое квалификация?

Ранее мы отметили, что вторым условием предложения вакансии является соответствие квалификации работника предлагаемой работе. Как и в предыдущем случае, ТК РФ не содержит определения квалификации, поэтому снова обратимся к анализу действующего законодательства.

Из Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих (утвержденного приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 26.08.2010 № 761н) следует, что квалификацией считается определенный уровень профессиональной подготовки работника, удостоверяемый документами об образовании, а также необходимым стажем работы.

В кассационном определении Вологодского областного суда от 18.05.2011 № 33-2323 7 дано такое определение квалификации: это уровень подготовленности, мастерства, степень годности работника к выполнению труда по определенной специальности или должности, определяемые разрядом, классом, званием и другими квалификационными категориями.

в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37);
в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих (утвержден постановлением Правительства РФ от 31.10.2002 № 787).

На основании данных квалификационных требований работодатель разрабатывает должностные инструкции (или инструкции по профессии). А согласно п. 10 Постановления № 2 работодатель вправе дополнить эти требования своими в силу специфики той или иной работы.

Нижестоящая должность

Итак, ТК РФ (например, ч. 3 ст. 81) содержит требование о том, что работодатель может предлагать вакансию – как соответствующую квалификации сотрудника, так и нижестоящую должность. На практике возникают ситуации, когда вакантной оказывается вышестоящая должность, которая соответствует квалификации работника.

Обязан ли работодатель предлагать и ее тоже? Да, обязан. Такой вывод содержится в многочисленных судебных актах.

Из ситуации, рассмотренной в деле, следует, что должностные обязанности заместителя генерального директора и управляющего магазином по существу идентичны и направлены на осуществление одних и тех же целей. Исходя из этого увольняемому управляющему следует предложить должность заместителя генерального директора, хоть она и является вышестоящей (определение Ленинградского областного суда от 27.01.2010 № 33-388/2010).

Переквалификация

Еще один момент, который отмечают судьи в своих решениях: работодатели не обязаны предлагать сотруднику вакансию или работу, которая потребует его переквалификации. Более того, сотрудник не может требовать предложить ему подобную работу, поскольку необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров определяет сам работодатель (ст. 196 ТК РФ).

Это право реализуется в том числе путем заключения ученического договора между сотрудником и работодателем (ст. 198 ТК РФ). Такой вывод содержится, например, в решении Октябрьского районного суда г. Уфы Республики Башкортостан от 01.02.2013 по делу № 2-518/13.

6. Что делать, если вакансия одна, а претендентов на должность несколько (квалификация и состояние здоровья которых равнозначны)?

Некоторые работодатели ссылаются на ст. 179 ТК РФ, где говорится о преимущественном праве оставления на работе, и предлагают действовать по аналогии: в первую очередь предлагать вакансии работникам, обладающим этим правом. Однако многие юристы (да и судьи тоже) указывают на неправомерность таких действий, поскольку ст. 179 ТК РФ сказано о преимущественном праве на оставление именно на прежней (той же) работе.

Преимущественное право по сокращению численности или штата учитывается тогда, когда речь идет о частичном сокращении штатных единиц по одинаковой должности. То есть если несколько работников, подлежащих сокращению, претендуют на вакантную должность, то правило о преимущественном праве на оставление на работе к ним не применяется.

Поэтому, по нашему мнению, предлагать вакансию следует одновременно всем претендентам. Кому же отдать предпочтение в случае положительного ответа всех претендентов на должность (или профессию)? В этом случае уже действует право работодателя самостоятельно, под свою ответственность, принимать необходимые кадровые решения по подбору, расстановке и увольнению работников.

7. В какой момент следует предлагать вакансии?

Закон не содержит четких предписаний предлагать вакансии в момент извещения работника о грядущем сокращении, изменении условий трудового договора и т.д.

В связи с этим делаем вывод, что работодателю следует предлагать работнику вакантные должности (в том числе вновь появившиеся) в течение всего отрезка времени, вплоть до дня увольнения (см., например, решение Минераловодского городского суда Ставропольского края от 28.03.2012 8 ).

9. Как должно выглядеть предложение о вакансиях?

ТК РФ не указывает на форму предложения вакансий – письменную или устную. Однако письменная будет наиболее предпочтительна, так как появится возможность доказать в суде факт предложения работы. Более того, некоторые судьи довольно строго оценивают содержание уведомления о вакансиях.

Помимо обязательных реквизитов документа, а также непосредственно списка вакантных должностей (профессий) рекомендуем указывать обязанности по вакантным должностям (профессиям), заработную плату, требования к квалификации и состоянию здоровья, чтобы работник мог объективно оценить свои силы и возможности относительно вакантной позиции. Все эти сведения о вакансиях можно прописать как в отдельном документе, так и, например, в уведомлении о предстоящем сокращении.

Читайте также: