Для чего предназначена опись
Обновлено: 25.06.2024
Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава, содержания, а также учета дел. Опись отражает систему организации документов архивного фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда.
Опись дел по личному составу в зависимости от количества дел или периода времени, за который составляется опись, может составляться на отдельные виды документов по личному составу или на весь комплекс документов.
Для систематизации дел в описи используется различные схемы. Наиболее приемлемые схемы: хронологически-номинальная, когда основой расположения дел является год, внутри года по видам документов или номинально-хронологическая, когда сначала располагаются дела по видам документов, внутри по годам. Номинально-хронологическая схема как правило применяется в крупных организациях с большим количеством работников. При систематизации судебно-следственных дел и историй болезней возможно использовать схему, в которой дела располагаются по тематическому или предметно-вопросному признаку, внутри по хронологии или алфавиту.
Примерная схема расположения документов внутри годового раздела описи может выглядеть таким образом:
– приказы по личному составу или другие распорядительные документы заменяющие их;
– списки, книги, карточки учета личного состава;
– контракты (трудовые договоры), не вошедшие в состав личных дел;
– личные карточки Т-2;
– лицевые счета или расчетно-платежные ведомости;
– протоколы и акты о несчастных случаях;
– списки работающих на производстве с вредными условиями труда;
– табели, наряды работников вредных профессий;
– протоколы аттестационных, квалификационных комиссий и документы к ним;
– невостребованные трудовые книжки;
– документы по награждению правительственными и ведомственными наградами и присвоению почетных званий (наградные дела, списки, книги учета выдачи наград).
Личные дела и личные карточки уволенных располагаются в описи по году увольнения работников.
В опись целесообразнее включать документы одного срока хранения, исключение составляют дела представленные фрагментарно.
Если в фонде находятся документы других организаций, их включают в отдельную опись.
Документы постоянного срока хранения и долговременного включаются в отдельные описи.
5.2. Справочный аппарат к описи
Справочный аппарат к описи дел по личному составу традиционен - титульный лист, список переименований организации, список сокращенных слов, предисловие, оглавление, указатель. Состав справочного аппарата к описи диктуется его целесообразностью. Справочный аппарат обязательно составляется:
– к первому годовому разделу описи;
– при включении в опись несколько годовых разделов; при составлении описи дел ликвидированной организации (максимальный состав справочного аппарата).
На титульном листе описи указывается:
– название государственного архива;
– полное и сокращенное название организации с указанием ее подчиненности.
При изменении названия организации в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указываются изменения в названии организации в хронологической последовательности и с указанием крайних дат существования организации под каждым названием. В случае многократного изменения названия организации (более трех раз), на титульном листе указывается последнее название организации, все изменения указываются на отдельном листе, следующим за титульным. Крайними датами каждого названия организации являются даты приказов, распоряжений вышестоящих организаций (если они имеются) или дата регистрации изменений в Уставе организации в связи с ее переименованием.
– гриф утверждения описи руководителем организации;
– срок хранения документов на титульном листе может быть указан, если в опись включены документы одного срока хранения.
Титульный лист может не составляться на годовой раздел описи дел по личному составу.
Пример оформления титульного листа описи и форма годового раздела описи приведены в приложениях №№ 5, 6.
Оглавление (содержание) описи отражает ее состав и построение, а также показывает на каких листах начинаются ее составные части. В оглавлении указываются номер листа, на котором находится предисловие, список сокращенных слов, название разделов (групп дел), включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров (если имеются). К описям, содержащим небольшой объем дел, оглавление можно не составлять. Оглавление помещается за титульным листом или за списком переименований организации (если имеется).
Предисловие к описи является важным элементом справочного аппарата. Предисловие включает: историю фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава, содержания документов и особенности формирования дел; состав справочного аппарата к описи.
Обычно в предисловии к описям по личному составу история фондообразователя дается кратко: дата образования, переименования организации, название организации-предшественницы, подведомственная сеть, основные функции. Основной акцент в предисловии делается на описание состава документов описи и особенности их формирования, Однако, при описании документов ликвидированных организаций в предисловии приводятся наиболее полные сведения по истории фондообразователя, а также истории фонда: при написании предисловия используются законодательные источники, устав, положение организации, официальные издания организации. В том случае, если сведения по истории фондообразователя были установлены по косвенным источникам (угловые штампы, печати, бланки и т.д.), то это следует оговорить в данном разделе предисловия.
В список сокращенных слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых. Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью, и в круглых скобках дается их сокращенное название. При повторном внесении названия организации в опись оно приводятся в сокращении.
К описям документов по личному составу могут быть составлены указатели: именные, профессий, учреждений, предприятий, видов документов. Целесообразность составления указателей зависит от объема документов, их разновидностей, от количества описей, составленных на документы фонда и принципа их систематизации.
Читайте также: