Что значит имя файла не соответствует формату отчетности пфр

Обновлено: 02.07.2024

Ошибка 10 при расшифровке файла и проверке ЭЦП — это использование неверного способа шифрования отчетности либо несоответствие сертификата и электронной подписи отправителя заявленным стандартам.

Ошибки: ФСС не принимает отчетность

Каждый страхователь обязан своевременно отчитываться в ФСС по страховым взносам на травматизм. Единая форма расчета 4-ФСС утверждена приказом ФСС №381 от 26.09.2016 (ред. от 07.06.2017). Если в штате работодателя более 25 человек, отчет придется сдавать электронно. Для остальных страхователей способ подачи определяется на выбор: через интернет или на бумажном носителе.

При отправке отчетности страхователю важно проверить форму и правильность ее заполнения. Если в расчете обнаружены ошибки, то отчетность не примет ФСС. Страхователю выставят штраф минимум в 1 000 рублей.

Все виды недочетов расчета 4-ФСС группируют на:

форменные — это ошибки в структуре формы, наименовании файла;
файловые — это сбои при формировании самого файла отчета, например при шифровании;
арифметические — это стандартные бухгалтерские описки и неточности, допущенные при заполнении;
ошибка проверки ЭЦП в ФСС — это несоответствие форм криптографической защиты, заявленных Фондом к представлению электронной отчетности.

Современные бухгалтерские программы позволяют формировать электронную отчетность без предупреждений и ошибок. Но проблемы встречаются довольно часто.

Инструкция по исправлению

Порядок исправления ошибок в отчетности Соцстраха зависит от их вида. Специальные программы сверок позволяют выявить недочет еще до отправки формы в Соцстрах.

Все виды ошибок, которые возникают при формировании и сдаче расчета 4-ФСС, описаны на официальном сайте Фонда. Самые распространенные — это сбои электронных сертификатов (ЭС) и электронных подписей. Ошибки возникают из-за того, что Фонд социального страхования регулярно обновляет сертификаты криптографической защиты данных. Это необходимо, чтобы сохранить и обезопасить информацию отчетности от вредоносных программ и хакерских атак.

Шаг №1. Запустите АРМ.

На рабочем компьютере, через который осуществляется отправка электронных расчетов 4-ФСС, откройте АРМ подписания и шифрования электронных документов:

Шаг №2. Установка ЭС.

Шаг №3. Проверка установки.

Если ЭС установлен правильно, в левом нижнем углу окошка АРМ появится надпись:

Шаг №4. Формируем отчет.

Уже после обновления ЭС Фонда необходимо сформировать отчет снова. Проверьте правильность заполнения формы, исправьте арифметические и прочие недочеты. Теперь подпишите отчет действующей электронной подписью, зашифруйте с помощью нового ЭС и отправьте в Фонд.

Основные ошибки при отправке расчетов в ФСС

Наименование недочета при отправке отчетности в Соцстрах

Причины возникновения и способы устранения

He удалось расшифровать

Файл отчета зашифрован неверно либо не зашифрован вовсе. Проблема актуальна при выгрузке отчетности из специализированных бухгалтерских программ.

Попробуйте обновить ЭС Фонда.

He удалось проверить ЭЦП

Вероятно, файл расчета подписан не той электронной подписью, либо срок ее действия истек.

Попробуйте сформировать новый файл и снова подписать его ЭЦП.

Если срок действия истек, обратитесь к оператору, выдавшему ЭЦП.

В ЭС отсутствует регистрационный номер страхователя

В сертификате отсутствует код подразделения ФСС

Неверный формат регистрационного номера страхователя

Неверный формат кода подразделения ФСС

Отчет зашифрован на ключе, отличном от открытого ключа ФСС

При шифровании и подписании отчета выбран неверный или устаревший ЭСФСС. Обновите сертификаты по инструкции и подготовьте отчет заново.

Отчет не зашифрован или не подписан

Не найден издатель сертификата

Возможная причина — сбой ЭСФСС. Обратитесь к спецоператору, выдавшему ЭЦП. В озможна проблема на шлюзе приема отчетов, проявляющаяся при большой нагрузке.

Ошибка при проверке сертификата

Не найден или просрочен СОС издателя сертификата

Срок действия корневого сертификата страхователя истек или отозван.

Проблема на шлюзе приема отчетов, проявляющаяся при большой нагрузке во время сдачи отчетности. Обратитесь к серверу позднее.

Если проблема не устранена, обратитесь в спецоператору, который выдал ЭС.

Вероятно, файл расчета подписан не той электронной подписью, либо срок ее действия истек.

Попробуйте сформировать новый файл и снова подписать эго ЭЦП.

Если срок действия истек, обратитесь к оператору, выдавшему ЭЦП.

XML-файл с отчетом не прошел форматный контроль

Формат отчета не соответствует заявленному. Сформируйте файл заново.

В сертификате указано несуществующее подразделение Фонда

Проблема возникает вследствие ошибки ЭС — следует связаться со спецоператором, выдавшим ЭЦП.

Неверное имя файла

Зашифрованный файл расчета, предназначенный для передачи в Фонд социального страхования, должен иметь стандартизированное название.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Общие правила сдачи СЗВ-М

Сведения о застрахованных физлицах по форме СЗВ-М (утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п) должны сдавать в ПФР по итогам каждого месяца все страхователи. То есть, все организации, которые имеют штатных и внештатных работников (застрахованных лиц). В форму включают сведения обо всех застрахованных физлицах, которые выполняют работу на основании трудовых или гражданско-правовых договоров.

Неважно, вела организация фактическую деятельность или нет, а также были ли выплаты людям в отчетном месяце или нет. Подать форму СЗВ-М нужно в любом случае. Это следует из положений пункта 2.2 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

СЗВ-М сдают в территориальные отделения ПФР по месту учета страхователя, то есть организации – работодателя.

Форму можно сдать:

на бумаге или в электронном виде – если число физлиц, которые включены в отчет, меньше 25 человек;
только в электронном виде – если количество человек, включенных в отчет, 25 и более.

СЗВ-М сдают ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Когда СЗВ-М придется отменить или дополнить

Если по каким-либо работникам в отчете допущены опечатки (например, ошибка в ФИО или СНИЛС) то действовать нужно так:

сформировать отменяющую форму, аннулировав ошибочную запись;
сформировать дополняющий отчет, сделав запись правильную.

Такие правила следуют из постановления Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Ответственность

По общему правилу, размер штрафа составляет 500 руб. за каждое застрахованное лицо. Страхователя оштрафуют на эту сумму:

если он сдаст отчет позже срока;
если он сдаст отчет своевременно, но укажет в нем данные не по всем сотрудникам;
если он сдаст отчет вовремя, но укажет в нем недостоверные сведения (например, неверный СНИЛС или ФИО сотрудника).

Кроме того, виновному должностному лицу придется заплатить от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Штрафа можно избежать, если организация устранит ошибки и несоответствия в течение пяти дней с момента получения уведомления об ошибках от ПФР. Также санкций не будет, если страхователь выявит и исправит ошибки самостоятельно, до того, как их обнаружит ПФР.

Такие выводы следуют из части 3 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и п. 39 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н.

Важно!

Еще один штраф предусмотрен за то, что организация, которая обязана сдавать СЗВ-М в электронном виде, представила его на бумаге. В этом случае страхователя оштрафуют на 1000 руб. Это правило части 4 статьи 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Виды и коды ошибок в СЗВ-М

Каждому виду ошибок в СЗВ-М присвоен соответствующий код. А именно:

Далее остановимся на каждом из видов ошибок более подробно.

Грубые ошибки в СЗВ-М (код ошибки – 50)

Важно!

Нельзя отправлять тот же файл, который в фонде первый раз не приняли, – даже если в нём все ошибки скорректированы. Если при повторной отправке имя файла будет тем же, что и в первый раз, проверочная программа ПФР автоматически откажет в приеме.

Вот примеры таких ошибок.

В чем ошибка

Как правильно

недействительна;
выдана неуполномоченным центром;
принадлежит не тому, кто указан подписантом.

Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет примут частично (код ошибки 30-40)

Таким ошибкам соответствуют коды 30-40. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой частично. Это означает – отчет принят, но нужен корректирующий отчет. Как правило, такие ошибки связаны с некорректными или неполными данными о застрахованных лицах.

Вот примеры таких ошибок.

В чем ошибка

Как правильно

При проверке специалисты фонда сверяют СНИЛС по ФИО человека.

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочный СНИЛС.

При проверке специалисты фонда сверяют ФИО по страховому номеру.

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочные данные.

На практике возможна такая ситуация. ПФР ошибочно открыл несколько лицевых счетов одному и тому же застрахованному лицу и, соответственно, присвоил ему несколько СНИЛС.

сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочные данные;
сформировать дополняющий отчет, указав правильные сведения.

Сформировать отменяющую форму СЗВ-М, аннулировав ошибочные данные.

Ошибки в СЗВ-М, при которых отчет уточнять необязательно (код ошибки 10-20)

Таким ошибкам соответствуют коды 10-20. Форма СЗВ-М при их наличии считается принятой. Это означает – отчет принят, уточнять необязательно.

Самые распространенные ошибки такого типа:

не указан ИНН застрахованного лица;
указан неверный ИНН сотрудника.

Если ИНН не указан по причине его отсутствия у человека, то этот недочет исправлять не нужно – идентификационный номер не является критичным для пенсионного отчета.

ИНН у человека есть, но его просто забыли включить в отчет;
ИНН сотрудника указан с опечатками.

Важно!

При отсутствии ИНН у застрахованного лица нужно просто оставить соответствующие графы формы СЗВ-М пустыми. Нельзя вписывать в графы нули – это будет считаться ошибкой.

Выводы

Высокая квалификация наших специалистов и автоматизированный контроль позволят избежать вашей компании ошибок и штрафов, а вашему главному бухгалтеру – освободить рабочее время от рутинных операций и сосредоточиться на решении стратегических задач.

Действующая форма СЗВ-ТД

С 1 июля 2021 года отчет сдается по форме, утвержденной постановлением Правления ПФР 25.12.2019 № 730п в редакции постановления от 27.10.2020 № 769п.

Кто сдает

Форму обязаны сдавать все работодатели, как компании, так и ИП, если у них есть наемные работники, включая совместителей, иностранцев, дистанционщиков и надомников.

Когда сдавать

Форму заполняют и сдают, если произошло кадровое событие :

1. Прием или увольнение работника.

Срок подачи отчета — на следующий день после издания приказа.

перевод на другую постоянную работу,
присвоение нового разряда, квалификации,
переименование работодателя,
запрет занимать должность по решению суда,
заявление работника о выборе электронной или бумажной трудовой книжки.

Срок подачи отчета — не позже 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведено кадровое мероприятие (подано заявление о выборе трудовой книжки).

Способ подачи отчета в ПФР

Форму на бумажном носителе могут сдать работодатели с численностью персонала не больше 25 человек.

Все остальные сдают отчет электронным способом.

Сдавайте электронную отчетность в ПФР и другие госорганы через сервис Астрал Отчет 5.0 — быстро, удобно, надежно.

Штраф за несдачу отчета

Если ПФР обнаружит, что отчет сдан с ошибками, он отправит запрос о представлении исправлений. На корректировку недочетов у работодателя будет 5 дней (п. 38 р. IV приказа Минтруда от 22.04.2020 № 211н).

Если отчет вовремя не сдан, ПФР может передать информацию в ГИТ. А уже инспектор ГИТ составит протокол об административном нарушении.

В 2021 году за несдачу отчета предусмотрены санкции по ст. 15.33.2 КоАП РФ: должностному лицу грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей . Но нужно учитывать, что при проведении проверки инспектор ГИТ может найти другие нарушения, которые могут обойтись работодателю значительно дороже.

Если работодатель сам обнаружил ошибки в ранее сданном отчете и внес исправления, то никаких санкций ему не грозит.

Типовые ошибки в СЗВ-ТД и способы их исправления

Ошибки в отчете можно условно поделить на 3 группы:

1. Ошибки, в результате которых, отчет считается непринятым

Таким ошибкам ПФР присваивает код 50.

Например: неверно указали регистрационный номер работодателя в ПФР (50.ВС.Б-СТРАХОВАТЕЛЬ.1.1) или его ИНН (50.ВС.Б-СТРАХОВАТЕЛЬ.1.2).

Примечание: все коды ошибок вы можете найти в Приложениях 1-4 к постановлению № 730п.

Способ исправления: подать отчет заново с верными сведениями.

2. Ошибки, в результате которых ПФР принимает поданные сведения только частично

Таким ошибкам ПФР присваивает код 30.

Например: неверно указан СНИЛС работника (30.ВСЗЛ.ОП.1.1), пропущено наименование должности работника (30.ЭТК.СЗВ-ТД.1.5).

Порядок исправления таких ошибок будет зависеть от того, какой протокол получен из ПФР — положительный или отрицательный.

Протокол отрицательный: нужно сформировать и сдать отчет заново с корректными данными.

Протокол положительный : нужно отменить ошибочные данные, и внести правильные.

На этом случае остановимся подробнее.

Способы исправления

Вариант 1. Что делать, если вамнужно отменить запись в отчете целиком.

Например: в ранее сданном отчете ошибочно указана запись о приеме на работу.

Иногда отчет с исправлениями не проходит. Тогда можно поступить следующим способом:

3. Ошибки, когда отчет считается принятым

Таким ошибкам ПФР присваивает код 20.

Например: указан неверный КПП страхователя (20.ВС.Б-СТРАХОВАТЕЛЬ.1.3).

Ваш отчет принят, можно не переживать. Исправьте сведения о страхователе в программе, чтобы последующие отчеты уходили с верными реквизитами.

Иногда даже исправлять ничего не нужно.

Например: в вашем отчете указан работник, по которому уже отчитался другой работодатель. Это бывает, если работник трудится где-то еще, а вид и дата кадрового события у вас и другого работодателя совпадают.

Просто проверьте данные и убедитесь, что у вас в учете все в порядке.

Астрал Отчет 5.0 дает подсказки для каждого поля или графы при заполнении отчета. Даже если вы заполняете его впервые — не допустите ошибок. Попробуйте прямо сейчас.

Читайте также: