Что означает осуществлять контроль

Обновлено: 18.05.2024

Контроль – это потеря по определению, но без него очень часто не обойтись. В настоящей статье было решено остановиться на этом вопросе, так как важность обеспечения контроля обуславливается сложностью перестройки мышления человека при реализации какого-либо изменения. Мы регулярно сталкиваемся с необходимостью обеспечения контроля как после реализации какого-либо улучшения, так и в текущей деятельности. Начать выполнять работу по-другому и совершать непривычные действия бывает достаточно сложно, в то время как невидимая сила привычки так и подталкивает к выполнению работы по-старому. Именно для облегчения подобной адаптации, а точнее для предотвращения возможного совершения ошибок, связанных с этим, нужен контроль. Он позволит своевременно среагировать на отклонение и повысит ответственность исполнителя. Это не означает, что все исполнители по определению являются безответственными и не могут работать без контроля. Периодически проводимый контроль постоянно напоминает о правильном способе выполнения работы, который постепенно станет привычным. С другой стороны, правильно выстроенный периодический контроль позволяет своевременно реагировать на проблемы и решать их на начальных стадиях. Как известно, привычка формируется не менее 3-х недель, в зависимости от сложности изменения и силы старых привычек. Поэтому наличие качественно организованного контроля особо важно на стадии сразу после реализации улучшения. По мере формирования привычек и стабилизации процесса после улучшения вы можете изменить (уменьшить) периодичность и содержание (объём) контроля, в зависимости от ситуации.
Не вдаваясь в долгие рассуждения о важности поддержания улучшений и контроля над ними, хочется подчеркнуть, что в данном вопросе рекомендуется опираться на три принципа: принцип визуализации, принцип применения петель контроля и применение PDCA.

Важность визуализации неоднократно подчёркивалась на страницах сайта. Основная задача визуализации – сделать понятным для каждого то, что происходит в процессе (на рабочем месте, участке). Визуальный контроль, основанный на данном принципе, как известно, является лучшим способом контроля. Визуальный контроль позволяет ответственному с одного взгляда оценить состояние процесса, состояние выполнения работ и т.д. Кроме того, наличие визуального контроля является неким саморегулирующим фактором для персонала, который напоминает о необходимом состоянии процесса или способе выполнения работ.

Принцип применения петель контроля означает осуществление периодического контроля каждым уровнем управления не только определённой работы, но и осуществления контроля нижним уровнем управления. Например, бригадир каждый час контролирует выполнение стандартной работы, а мастер 2 раза в смену контролирует выполнение проверок бригадиром, совершая при этом 1 выборочную проверку выполнения рабочими стандартной работы и т.д.

Применение цикла PDCA важно в любой работе, т.к. постоянно встречаются ошибки, когда пропускаются последние две стадии (C и A). Реализуя какое-либо улучшение или решая проблему, большинство людей останавливается, получив первые видимые результаты, что является естественной психологической реакцией. Поэтому задача руководителя в данном случае – проконтролировать завершение цикла: проверку, стандартизацию и распространение результатов.

Визуальное представление информации в месте создания ценности существенно экономит время руководителя и помогает осуществлять контроль, повышая ответственность исполнителей. Сэкономленное время можно потратить на решение проблем и улучшения. Говоря о контроле, остановимся ещё на одном важном моменте – визуализации планов работ. Любая деятельность согласно циклу PDCA вначале должна быть спланирована. Практически все руководители понимают важность формализации планов, но их визуализация не менее важна. Пусть все видят формализованные планы по решению проблем или улучшениям. Это превосходный приём контроля, который в данном случае уже осуществляется всеми, кто видит визуализированный план, соответственно, повышается уровень ответственности исполнителей. Кроме того, это отличный способ информирования персонала о происходящих и предстоящих изменениях, некая психологическая подготовка персонала к переменам.
Пользуйтесь уникальными особенностями человеческого организма и применяйте приёмы визуализации в повседневной работе, в том числе при осуществлении контроля.
Ответьте на следующие вопросы:

Контроль – это важный элемент процесса управления. Невозможно рассматривать в отрыве от контроля ни создание организационных структур, ни планирование, ни мотивацию. Все они – неотъемлемые части общей системы организационного контроля. Можно выделить три основных типа контроля: предварительный, текущий и заключительный. В зависимости от формы осуществления все данные типы будут иметь одну и ту же цель: поспособствовать тому, чтобы все полученные результаты были максимально приближены к тем, которые требуются. Их различие лишь во времени осуществления (рис.1).

Рисунок 1 - Время применения основных типов контроля

Предварительный контроль

Самые важные типы организационного контроля могут происходить в рамках других управленческих функций.

К примеру, функции организации и планирования обычно не связаны с контролем, однако они позволяют осуществить предварительный контроль, под которым понимают вид контроля, который осуществляется до фактического начала работы.

Среди основных механизмов предварительного контроля выделяют реализацию (не создание) определенных правил, политик и процедур. Ввиду того, что они вырабатываются для того, чтобы обеспечить выполнение планов, то в случае их строгого соблюдения можно обеспечить выполнение работы в заданном направлении. В организации предварительный контроль принято использовать в трех ключевых областях – в управлении материальными, человеческими и финансовыми ресурсами.

Если говорить о человеческих ресурсах, то предварительный контроль в данной области осуществляется путем серьезного анализа профессиональных и деловых навыков и знаний, которые необходимы для того, чтобы выполнять те или иные должностные обязанности, а также с помощью отбора самого квалифицированного и подготовленного персонала. Если необходимо убедиться, что все нанятые работники будут в состоянии выполнять обязанности, которые им поручают, то необходимо указать минимальный стаж работы в данной сфере или допустимый уровень образования и проверить все рекомендации и документы, которые предоставляет нанимаемый. Для того, чтобы повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации работников, обладающих должными компетенциями, можно установить справедливые размеры компенсаций и выплат, а также провести психологические тесты и собеседование с работником в рамках найма.
В большинстве организаций предварительный контроль в области человеческих ресурсов будет продолжаться даже после найма сотрудника с помощью проведения тренингов, благодаря которым и рядовые работники, и менеджеры, получают возможность обучиться новым навыкам, прежде чем приступить к фактическому исполнению своих обязанностей. Такой процесс позволяет увеличить вероятность того, что нанятые сотрудники будут эффективно трудиться.

Ввиду того, что высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно изготовить, на производственных организациях существует обязательный предварительный контроль материальных ресурсов, которые используются. Он осуществляется с помощью разработки стандартов минимально допустимого уровня качества, а также путем проведения проверок на то, насколько поступающие материалы соответствуют этим требованиям. Среди методов предварительного контроля материальных ресурсов выделяют также и обеспечение в организации их запасов на уровне, который будет достаточным для того, чтобы избежать возможного дефицита.

Одним из самых важных средств предварительного контроля в сфере ресурсов финансов является бюджет, позволяющий осуществить еще и функцию планирования. Бюджет – это механизм предварительного контроля, т.к. он дает возможность спланировать обеспечение организации наличными средствами в нужном объеме в конкретное время. Бюджет также устанавливает предельные значения затрат и не позволяет какому-либо из отделов или организации в целом исчерпать все свои наличные средства до конца.

Текущий контроль

Он осуществляется непосредственно в процессе проведения работы. Зачастую его объектом становятся сотрудники, а сам текущий контроль – это прерогатива их непосредственного начальства. Для того, чтобы исключить отклонения от инструкций и намеченных планов необходима регулярная проверка работы сотрудников и постоянное обсуждение всех возникающих предложений и проблем касательно усовершенствования работы. Если же эти отклонения получат развитие, то они могут вырасти в существенные трудности для организации.

Данный вид контроля не проводят во время выполнения самих работ, как может казаться из его названия. Он скорее основывается на измерении фактических результатов, которые были получены после проведения работы, которая была направлена на достижение поставленных целей.

Заключительный контроль

Заключительный вид контроля проводится после того, как вся работа уже выполнена. По мнению У. Ньюмана, профессора менеджмента, этот вид контроля обладает двумя важными функциями. Первая из них состоит в том, что заключительный контроль позволяет руководству получить информацию об организации, которая понадобится для того, чтобы спланировать аналогичные работы в будущем. После сравнения фактически полученных и требуемых результатов, начальство может лучше оценить, насколько соответствуют реальному положению составленные им планы. Благодаря данной процедуре также можно узнать о возникших проблемах и сформулировать новые планы таким образом, чтобы была возможность избежать всех этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля в том, чтобы замотивировать персонал организации. Если руководство связывает достижение определенного уровня результативности с мотивационными вознаграждениями, то понятно, что фактически достигнутую результативность нужно стараться измерить максимально объективно и точно.

Процесс контроля

Процесс контроля включает в себя три основных этапа, на которых реализуется комплекс разных мер: определение стандартов; сравнение со стандартами реальных результатов; выбор подходящих действий. Полная модель процесса контроля представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Модель процесса контроля

Этап 1. Определение стандартов.

Этот этап связан с функцией планирования. В соответствии с ее результатами на базе стратегий и целей организации будет формироваться перечень стандартов.

Под стандартами понимают конкретные цели, которые имеют определенный критерий (к примеру, получить в 2018 году прибыль в размере 40 млн. руб.), временной период и показатели результативности, четко определяющими, какой результат необходимо получить для того, чтобы достичь поставленных целей, и позволяющими управлению организации сравнить ту работу, которая выполнена реально, с запланированной работой.

Так, важная задача в системе контроля – это установление показателей результативности. Могут возникнуть проблемы в их установлении в отношении ряда целей, которые сложно отобразить количественно, к примеру: научно-исследовательская деятельность организации, этика и социальная ответственность, организационные цели. В случае если нельзя использовать прямые количественные оценки, то можно применить косвенные показатели. К примеру, для того, чтобы оценить уровень удовлетворенности работой, можно использовать критерий текучести кадров. Однако, при этом важно иметь в виду, что на косвенные показатели также способны оказать влияние различные переменные, которые не связаны с оцениваемой областью. В частности, низкие показатели по текучести кадров могут быть взаимосвязаны со страхом сотрудников искать другую работу в данное время, а не с высокой удовлетворенностью их потребностей.

В то же время, отсутствие возможность отобразить показатель результативности в количественной форме не является оправданием для отсутствия стандартов контроля в какой-либо сфере.

Этап 2. Сравнение реальных результатов и стандартов.

На данном этапе менеджер определяет, насколько полученные результаты соответствуют заявленным и принимает решение – допустимы ли отклонения от стандарта или же они являются относительно безопасными. Для этого на данном этапе устанавливают масштаб отклонений, а также измеряют полученные результаты, передают информацию и оценивают ее.

Масштаб отклонений наглядно демонстрирует, насколько реальные результаты будут отклоняться от запланированных. Для того, чтобы повысить экономическую эффективность системы контроля, используют управление по отклонениям или принцип исключений. В соответствии с ним система контроля приводится в действие лишь при возникновении сильных отклонений от стандарта. Измерение результатов, которое позволяет оценить их соответствие стандартам – это самая проблемная и дорогостоящая часть контроля. Благодаря новым компьютерным программам контрольные измерения стали более оперативными, точными и дешевыми. Систему контроля можно сделать эффективной лишь в той ситуации, когда персонал обладает точными и своевременными сведениями о стандартах и о результатах своей деятельности, которые позволяют принимать решения и предпринимать все требуемые действия. На последней фазе данного этапа важно оценить полученную информацию о фактических результатах. В то же время, в большинстве случаев менеджеры оценивают важность информации и соответствие фактических и запланированных результатов на основании ранее установленного масштаба отклонений. Однако зачастую это приходится делать субъективно, исходя лишь из своего опыта. При этом важно учитывать риск и другие факторы, которые могут повлиять на решение о необходимости принятия определенных действий.

Этап 3. Выбор подходящих действий

На этом этапе выбирают один из трех вариантов – не предпринимать ничего, устранить отклонение, пересмотреть стандарты.

Поведенческие аспекты контроля

Во время разработки процедуры контроля менеджер должен учитывать поведение людей, являющихся важным элементом контроля. Следовательно, необходимо принимать во внимание следующее:

Контроль (организационный/управленческий контроль) – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей; постоянное сравнение, что есть, с тем, что должно быть.

В роли субъекта контроля (или его инициатора) выступает контролирующее звено. В зависимости от ситуации в качестве такого звена могут выступать: учредители (собственники) организации; акционеры; топ-менеджеры; линейные руководители различного уровня; специализированное подразделение организации или специально выделенный работник, государственные органы, общественные организации (например, профсоюзы), а также межгосударственные органы и международные организации [10, 34].

Объект контроля – это сама организация, внутри которой контролю подвергаются происходящие в ней процессы или отдельные элементы системы (подразделения организации, её филиалы, отдельные работники) [10, 34].

Предметом контроля могут стать технические характеристики, количество и качество продукции, служебные документы, настроение и поведение людей, степень удовлетворённости работой, информационные и финансовые потоки и т.д. [34].

В системе управления контроль выполняет функции, представленные в табл. 5.1.

Широкий спектр функций контроля в управлении организацией обуславливает разнообразие его видов, основная часть которых классифицирована в табл. 5.2.

Таблица 5.1

Основные функции контроля в системе управления организацией

Содержание функции контроля

установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений

сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта

изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении, выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов

создаёт основу для предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров

обеспечивает установление и поддержание обратной связи

указывает, на что нужно обращать особое внимание

по итогам контроля происходит оценка персонала, поощрение или наказание

на основе полученных результатов, состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них

способствует сохранности ресурсов

Составлено по: [11].

Таблица 5.2

Основные виды контроля в системе управления организацией

Содержание видов контроля

В зависимости от соотнесения времени с исполняемым управленческим решением

осуществляется до фактического начала работ и используется применительно к трем видам ресурсов: человеческим, материальным и финансовым. В области человеческих ресурсов этот контроль проводится при приеме людей на работу и при перемещении работающих на новые должности.

Контроль осуществляется посредством анализа профессиональных знаний и практических навыков, а также деловых и личностных качеств работников на предмет их соответствия предъявляемым требованиям. Для того чтобы обеспечить производство качественными материальными ресурсами (материалами, полуфабрикатами, оборудованием и др.), на промышленных предприятиях проводится их обязательный предварительный контроль. Он состоит в выработке стандартов минимально допустимых уровней качества и проведении физических проверок соответствия поступающих ресурсов этим стандартам. Контролируется также уровень запасов материальных ресурсов, чтобы не допустить остановки производства из-за их отсутствия. Основным средством такого контроля финансовых ресурсов является составление и использование бюджета – документа, устанавливающего баланс и распределение доходов и расходов

осуществляется непосредственно в процессе проведения работ. Контролирующей инстанцией является руководитель, а объектами контроля – его подчиненные. Контроль заключается в регулярной проверке работы подчиненных с выявлением отклонений от намеченных планов и инструкций, обсуждении возникающих проблем и путей их преодоления. В системе текущего контроля активно функционируют как прямая информационная связь (данные, поступающие от объектов контроля к руководителю), так и обратная связь (данные, поступающие от руководителя к объектам контроля)

проводится после того, как работа выполнена; либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении заранее установленного периода времени фактические результаты сравниваются с требуемыми. Заключительный контроль выполняет две основные функции: дает руководителю информацию, необходимую для правильного планирования аналогичных работ в будущем (чтобы избежать ошибок, допускавшихся ранее); позволяет получить данные для обеспечения надлежащей мотивации к труду (фактические результаты труда в сравнении с требуемыми)

По объёму вопросов, охватываемых контролем,
и его масштабу в управлении организацией

охватывает все основные направления, линии, участки деятельности (объём контроля) одного (организации, подразделения работника) или одновременно нескольких (масштаб контроля) объектов

по субъекту контроля, он затрагивает лишь одно направление, какую-либо линию или сторону организации (подразделения, работника); специальный контроль также могут осуществлять соответствующие подразделения аппарата управления (кадровое, финансовое и т. д.)

нацелен на собственную деятельность субъекта управления; является непременным условием эффективной деятельности работника

В зависимости от того, входят ли субъекты контроля
в состав контролируемой системы или нет

осуществляют представители вышестоящей организации – материнской компании, управляющей структуры холдинга и т.д., а также государственных контролирующих органов, общественных организаций, международных структур

осуществляют должностные лица, которым контрольные полномочия определены по должности или делегированы соответствующими субъектами управления (руководители предприятий и филиалов, руководители и работники подразделений, для которых контроль – служебная обязанность)

По направленности контроля

направлен на решение соответствующих задач организации и непосредственно связан со стратегическим планированием и управлением, предполагает оценку и регулирование деятельности организации с позиции выполнения долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой.

Тактический (или административный)

призван обеспечивать систематическое слежение за выполнением текущих задач, программ, планов.

осуществляется с периодичностью, характерной для оперативного планирования, в большинстве случаев ежедневно. Его задача – непрерывное обеспечение выполнения плановых заданий.

По виду деятельности

выступает в форме бюджетного контроля, анализа рентабельности, анализа относительных показателей деятельности, анализа использования инвестиций и т. д.

включает в себя контроль последовательности выполнения операций, контроль загрузки мощностей (распределения работ), контроль выполнения производственных графиков и т.д.

базируется на анализе возможностей сбыта, доли рынка, соотношения между затратами на маркетинг и сбытом и т. д.

По предмету: контроль технологии, организации процессов, условий труда, информации, документационных потоков и т.д.

По стадии жизненного цикла объекта: контроль при подготовке объекта к функционированию, вводе его в эксплуатацию, свёртывании деятельности объекта и т. д.

С учётом стадии производственного процесса: входной контроль, операционный, готовой продукции, транспортирования продукции или её хранения и т. д.

Контроль по своей сути является процессом определения, оценки и информации в части отклонений действительного значения от заданного или совпадении их и результатах анализа. Можно осуществлять контроль целей, хода выполнения планов и прогнозов, развития процесса в соответствии с ожиданиями от него.

Предметом контроля может становится как исполнительская деятельность, так и работа самого менеджера. В процессе регулирования используется контрольная информация, что, таким образом, формирует целесообразность объединения контроля и планирования в единую управленческую систему управления: планирования, контроля, отчетности, менеджмента (рис. 1).

Контроль может осуществляться лицами, которые прямо или косвенно зависят от процесса. Проверкой при этом называется осуществление контроля лицами, которые от процесса независимы.

Рисунок 1. Ключевые концепции контроля

В работах ученых и исследователей обычно рассматриваются следующие классификации контроля:

по признаку принадлежности субъекта контроля к предприятию (внутренний или внешний);
по основанию для обязанностей контроля (добровольный контроль, договорной контроль, контроль по уставу или по закону);
по объектам контроля (за решениями, за каким – либо объектом, за результатами);
по признаку регулярности (нерегулярный, регулярный, специальный).

Контроль является одним из основных инструментов разработки политики и принятия решений, которые обеспечивают нормальное функционирование организации как на долгосрочную перспективу, так и в вопросах оперативного менеджмента.

Готовые работы на аналогичную тему

Функция контроля является такой характеристикой управления, которая дает возможность определить проблемы, таким образом скорректировать организационную деятельность, чтобы кризисную ситуацию упредить.

В функцию контроля включается:

процессы сбора, обработки и анализа информации в части фактических результатов хозяйственной деятельности каждого подразделения фирмы, сопоставления с плановыми показателями, выявления отклонений и анализ причин подобных отклонений;
разработка необходимых для достижения заданных целей мероприятий.

Важнейшая функция контроля – это разработка системы стандартов отчетности (по финансовым и производственным показателям), проверка такой отчетности и анализ ее как по итогам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого подразделения в отдельности.

Основные функции контроля в системе управления организацией

Контроль в системе управления организацией имеет ряд основополагающих функций, среди которых следующие:

Проверочная функция, предполагающая установление обоснованности, целесообразности, законности решений; проверка выполнения их, соблюдения экологических, технических, правовых и прочих норм и нормативов; выявление нарушений и ошибок.
Информационная функция, подразумевающая сбор, передачу, обработку информации о состоянии какого – либо объекта.
Диагностическая функция, которая предполагает оценку и изучение реального состояния дел в организации и в ее окружении, определение ключевых тенденций изменения его, возможностей и угроз, наличия скрытых резервов
Прогностическая функция создаёт базу для предположений о потенциальном состоянии объекта и будущих возможных отклонениях его от заданных ранее параметров.
Коммуникационная функция обеспечивает процесс установления и поддержания обратной связи.
Ориентирующая функция контроля указывает, на чем необходимо концентрировать особое внимание
Стимулирующая функция предполагает то, что по результатам проведения контроля производится оценка персонала, наказание или поощрение.
Корректирующая функция подразумевает что, на базе полученных результатов, поведение и состояние объекта и его частей меняются та, чтобы были обеспечены все необходимые значения характеристик его или постоянство функционирования в случае отклонения от них.
Защитная функция контроля способствует обеспечению сохранности жизненно важных для организации ресурсов.

Этапы процесса осуществления контроля

Первым этапом процесса контроля является определение стандартов, т. е. поддающихся измерению и конкретных целей. Для эффективного управления должны создаваться стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей.

На втором этапе производится измерение фактически достигнутых итогов деятельности организации и ее персонала.

Третий этап предполагает сопоставление показателей функционирования и установленных стандартов, определение масштабов допустимого отклонения от установленной нормы.

Лишь существенные отклонения от установленных стандартов должны приводить к корректирующим воздействиям. К подобным мерам относятся: изменение внутренних переменных системы, модификация стандартов или невмешательство в функционирование системы.

В процессе осуществления процедуры контроля менеджер должен обязательно учитывать поведение людей. Контроль за действиями сотрудников может на них оказывать как положительное, так и отрицательное воздействие. В ряде случаев контроль может приводить и к выдаче неверной информации.

Как результат контроля, выделяют три главных момента:

формирование критериев и стандартов;
измерение настоящих результатов деятельности;
соизмерение реальных и плановых результатов.

Основные характеристики эффективного контроля

Стратегическая направленность контроля, которая предполагает отображение и поддержание общих организационных приоритетов.
Соответствие процессу. Контроль беспристрастно должен оценивать и измерять то, что для организации важно на конкретном этапе развития.
Направленность на результаты. Итоговая цель контроля – собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, с целью решения задач, стоящих перед организацией. Эффективный контроль должен способствовать достижению поставленных целей.
Простота. Эффективный контроль должен отвечать потребностям и возможностям персонала, взаимодействующего с системой контроля и ее осуществляющего.
Контроль должен быть довольно гибким и приспосабливаться к изменениям, происходящим во внешней среде и внутри организации.
Своевременность осуществления оценок или измерений.
Экономичность. Следует четко отслеживать в организации затраты на осуществление контроля.
Контроль должен осуществляться не только руководителем, но и персоналом организации, поскольку лучшим контролем является самоконтроль.

Для повышения надежности контроля необходимо расширять границы полномочий персонала.

В системе управления контроль выполняет функции, представленные в табл. 5.1.

Таблица 5.1

Основные функции контроля в системе управления организацией

Содержание функции контроля

сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта

обеспечивает установление и поддержание обратной связи

указывает, на что нужно обращать особое внимание

по итогам контроля происходит оценка персонала, поощрение или наказание

способствует сохранности ресурсов

Составлено по: [11].

Таблица 5.2

Основные виды контроля в системе управления организацией

Содержание видов контроля

В зависимости от соотнесения времени с исполняемым управленческим решением

По объёму вопросов, охватываемых контролем,
и его масштабу в управлении организацией

В зависимости от того, входят ли субъекты контроля
в состав контролируемой системы или нет

По направленности контроля

Тактический (или административный)

призван обеспечивать систематическое слежение за выполнением текущих задач, программ, планов.

По виду деятельности

Читайте также: