Запрос на согласование проведения работ

Обновлено: 15.05.2024

Согласование проектной документации в органах контроля, надзора и эксплуатационными организациями — обязательное условие для получения разрешения на строительство. Это сложный процесс, который требует соблюдения законодательных норм, правил оформления проекта и требований к комплектности пакета документов, грамотности технических решений.

Компания ИРБИС организует быстрое и успешное прохождение согласований в уполномоченных организациях. Соответствие проектной документации техническому заданию, ИРД, нормам и требованиям к составу и полноте объема гарантирует получение положительного заключения государственной/негосударственной экспертизы.

Оформление и комплектование проектной документации

Выпуск проектной документации необходим для возведения, реконструкции и капитального ремонта объектов капитального строительства в границах принадлежащего застройщику земельного участка. Согласно ст. 49 ГрК РФ она подлежит экспертизе, в процессе которой проверяется соблюдение требований градостроительных и техрегламентов, национальных стандартов, соответствие результатам инженерных изысканий и заданию на проектирование.

Согласование объемно-планировочных и инженерных решений выполняется при наличии требований в задании на проектирование и ИРД, отклонений от техусловий подключения и градостроительного плана.

Требования к комплектности и содержанию проектной документации установлены постановлением Правительства РФ №87, ст. 48 ГрК РФ и методическими рекомендациями НОПРИЗ 3.1. Некорректное оформление, отсутствие материалов и ИРД, несоблюдение нормативов — прямое основание для отказа в согласовании, который задержит старт строительства.

Где согласуют проектную документацию?

Порядок согласования проектной документации

Согласование проходит в несколько этапов. Их количество и последовательность зависят от сложности и территориального расположения конкретного объекта. Порядок действий определяет заказчик.

Предпроектные материалы и проектная документация проходят предварительное и окончательное согласование в муниципальных, государственных снабжающих организациях и органах исполнительной власти — ОПС КГА и Главный архитектор, районная администрация города, КГИОП, УГИББД, Управление садово-паркового хозяйства и Центр комплексного благоустройства, Комитет по природопользованию, охране окружающей среды и обеспечению экологической безопасности.

Грамотная подготовка проектной документации в части комплектности, оформления, качества разработки, достоверности и полноты данных ускоряет получение положительного заключения.

Компания ИРБИС оказывает услуги по сопровождению согласования проектной документации на строительство, реконструкцию, реставрацию, капитальный ремонт объектов различного назначения, прохождению государственной и негосударственной экспертизы в Санкт-Петербурге, Москве, Екатеринбурге, Краснодаре и по всей России. Успешное прохождение всех этапов позволяет быстро получить разрешение на работы и начать реализацию проекта.

Конкурентные преимущества компании ИРБИС

Широкий комплекс услуг. Компания осуществляет разработку и согласование проектно-сметной документации на строительство, реконструкцию, реставрацию и капитальный ремонт зданий и сооружений различного назначения.

Соблюдение согласованных сроков, утвержденных стандартов, официальных инструкций и нормативов.

Многолетний практический опыт специалистов компании: разработка и согласование проектной документации в строительстве — существенно увеличит шансы на получение положительного заключения экспертизы и сэкономит ваше время и деньги.

В портфеле компании более 400 успешно реализованных проекта.

Тема: Выдача разрешения администрацией поселения на земляные работы.

Заявитель подал заявление на проведение земляных работ при строительстве сборника для жидких отходов (септика) на придомовой территории многоквартирного жилого дома. В протоколе общего собрания собственников жилья 2 кв высказались "за" 2 кв. "против" строительства. По количеству голосов (кв. метров жилья) собственников "За" имеет преимущество. Проекта строительства септика заявитель не предоставил. В "бегунке" заинтересованные службы поставили свои согласования.

Вопрос: Может ли администрация поселения выдать разрешение на земляные работы?

Хочу провести воду в частный дом, есть разрешение главного архитектора на проведение земляных работ на муниципальной земле с оговоркой что копать могу в присутствии представителя ЖКХ и газовой службы. В ЖКХ мне сказали что земляные работы я могу проводить только на своей земле, а на муниципальной не имею права даже с разрешения главного архитектора. Скажите пожалуйста, не нарушают ли в ЖКХ мои права?

Нужно провести водопровод от реки 100 м, нужно ли получать разрешение на проведение земляных работ?

Нужно ли согласовывать перед проведением строительных работ по переуструйству нежилого помещения с устройством дополнительного пожарного выхода, (будут проводиться земляные работы) с управляющей компанией которая обслуживает данное здание, если разрешение на проведение работ уже выдала администрация района и все согласовано в управлении градостроительства города.

Мы коллектив соседей собираемся проложить частную канализацию, нужно ли спрашивать у соседей разрешение на проведение земляных работ?

Производится замена канализационных труб, выпуск из многоквартирного дома до колодца. Нужно ли разрешение на проведение земляных работ?

Имеется разрешение на строительство надо ли получать ордер на проведение земляных работ в данном случае поиска кабеля методом шурфования.

Ситуация: Приобрел земельный участок, категория земель: земли населенных пунктов, разрешенное использование: ведение личного подсобного хозяйства на полевых участках. Решил его разровнять по всей площади.

Вопрос: Для проведения работ, связанных с планировкой грунта в указанной ситуации необходимо получать письменное разрешение (ордер на проведение земляных работ) или нет?

Через мою частную собственность и еще через два домовладения проходит водопроводная труба к соседям. Трубе уже 31 год. Без получения всех разрешений сосед начал проводит работы по замене крана на трубе (кран также расположен в 0,5 метрах от моей земли (от постройки) сначала земляные работы проводит вручную, с помощью лопаты. Затем сказал что будет использовать трактор. Рядом, в 0,5 метра проходят еще 2 водопроводные трубы Мы не дали разрешение на проведение земляных работ с помощью трактора. Далее мы обратились в водоканал, который в срочном порядке приказал соседям приостановить работы. Теперь соседи подали на нас в суд.

Вопросов сразу несколько:

1) допустимо чтобы водопроводная труба проходила от центрального канала к домовладению через три других домовладения, на которых построены здания/сооружения?

2) нужно ли соседям получать от нас разрешение на проведение работ?

При укладке плит вытащили фундаментный блок из земли, повредили кабель. Администрация выписала постановление по делу об административных правонарушениях. Мотивируют тем, что я допустил проведение земляных работ без разрешения (ордера) администрации города на производство земляных работ. Можно ли обжаловать постановление административной комиссии в суде?

19 июня 2020 19:09

Водоканал не дает разрешение на самостоятельное проведение земленых работ и монтажа колодца, до врезки к центральному водоснабжению. Правомерно ли это?

Почему у ваших юристов ответы на вопросы совершенно разные? Даже и не знаешь кого слушать и кому верить. Я задавал вот такой вопрос по поводу работ на участке и получил ответ:

Я приобрёл участок в Московской области, оформил все документы и получил

свидетельство на право собственности. Категория земель: земли сельскохозяйственного назначения, разрешенное использование: для дачного строительства. У нас на нашем поле в ДНТ очень высоко находятся грунтовые воды и наши участки просыхают только к середине июня месяца. Подскажите пожалуйста, я хочу выкопать котлован у себя на участке размеров 40 х 25 метров для осушения своего участка и сбора в нём талой и дождевой воды для полива и пожаробезопасности моего участка. Подскажите надо ли мне для земляных работ получать какие нибудь разрешения или по закону я имею право без разрешений строить у себя на участке который находится в моей собственности?

Юрисконсульт Шишкин Виталий Михайлович, г. Лабинск

Шишкин Виталий Михайлович

Ответ от 08.10.2016 08:43

Подскажите надо ли мне для земляных работ получать какие нибудь разрешения или по закону я имею право без разрешений строить у себя на участке который находится в моей собственности?

Вы собственник, ст.209 ГК,никакого разрешения не нужно.

А вот похожий вопрос, но ответ совершенно противоположный моего:

Земля в собственности. Нужно ли оформлять ордер на земляные работы?

Юрист Жуйкова Юлия Валерьевна, г. Челябинск

Жуйкова Юлия Валерьевна

Ответ от 24.04.2015 20:05

Работы, связанные с разрытием грунта или вскрытием дорожных покрытий (прокладка, реконструкция или ремонт подземных коммуникаций, забивка свай и шпунта, планировка грунта, буровые работы), следует производить только при наличии письменного разрешения (ордера на проведение земляных работ), выданного администрацией муниципального образования.

Подскажите пожалуйста, так нужно ли мне разрешение или нет?

У нас заказ на проведение земляных работ, по закону нам нужно разрешение от связистов и и т. д. о том что в месте проведения работ нет кабелей, договор у нас на работы с юр.лицом, ген.директор говорит разрешений не нужно ни каких и в случае если мы в друг что повредим то ответственность на нем, так вот, нам нужно с ним подписать соглашение, о том что в случае чего ответственность на нем, он готов такую бумагу подписать. Сможете нам составить форму такую, чтоб по закону правильно было? За ранее спасибо.

Наша организация получила разрешение от администрации города на установку рекламной конструкции. Заглубление по проекту рекламного щита - 0,55 м. Нужен ли в этом случае ордер на проведение земляных работ? Г. Сергиев Посад МО.

Требуется заменить водопровод в частном доме. Центральная труба проходит по краю грунтовой дороги. Нужны ли разрешения на проведения земляных работ, если никаких коммуникаций рядом не проходит, кроме электропроводов. Работы проводим за свой счет, ЖЭК только делает врезку. Заранее спасибо.

Подрядчик по муниципальному контракту в 2018 году не проводил земляные работы, не оформил разрешение на их проведение, можно ли его привлечь к админ ответ-ти.

Я хочу подключить частный дом к центральному водоснабжению. Для этого мне необходимо взять разрешение на проведение земляных работ от администрации. Но администрация не даёт мне это разрешение, требует что бы я взяла участок на котором будут проходить работы по прокладке труб в аренду, через аукцион. (участок вне границ моего участка) Законно ли её требование?

Приобрёл земельный участок под строительство жилого дома, возник вопрос по подключению к водопровод с, собственником сетей заключён договор на определение точки вырезки, собственник дороги устраивает волокиту с разрешением на проведение земляных работ как быть.

Мне необходимо составить соглашение на обременение по земельному участку, в частности разрешение на проведение земляных работ на моем участке для водоконала. Их канализация проходит в непосредственной близости от вновь постороенного мной здания и без такого соглашения администрация не дает мне разрешения на ввод в эксплуатацию. Как мне учесть свои интересы и на какой срок давать обременение?

Водоканал требует вынос счётчика за территорию домовладения. Это земля муниципальная. На сколько это законно? Разрешение администрация на проведение земляных работ не даёт. Водоканал говорит если не вынесет счётчик, то будут начислять по кол-ве проживающих. Как мне быть? Заранее благодарю!

В 2013 году я купил у района земельный участок с разрешенным использованием под центр обслуживания автомобилей. Сделал проект и начал собирать подписи для получения ордера на проведение земляных работ и получения разрешения на строительство. После получения данных документов я начал строительство. В процессе строительства ко мне предъявил претензии нач ГИБДД района в части отсутствия согласования строительства с ГИБДД. При этом в момент получения ордера на земляные работы и разрешения на строительство о согласовании с ГИБДД речи не шло. Теперь нач ГИБДД говорит, что он может запретить дальнейшее строительство объекта и / или дальнейшую эксплуатацию объекта, а также может привлечь меня к адм ответственности в виде штрафа. От стены здания до проезжей части не менее 14 метров. Скажите пожалуйста, какими нормативными документами регламентируется согласование строительства с ГИБДД, а также может ли ГИБДД запретить строительства и/или дальнейшую эксплуатацию объекта по назначению?

Собрались проложить канализацию. Собрали все необходимые док-ты,подписи, заказали проект. Сосед разрешил врезаться в его канализ. Колодец, взяли с него расписку. Что не против. Оставалось взять разрешение на проведение земляных работ. Все это сделали в том году, разрешение не дали т.к.дело было к зиме. Сказали приходите весной. Пришли, а водоканал теперь требует топогр. Съемку. А это, вообще обязательно ли.Ведь съемка стоит больших денег. Чего там проверять, сосед все провел, а нам только подключиться к нему. Он никакой съемки не делал.

В июне 2021 получила бесплатно в собственность земельный участок, до этого данный участок принадлежал мне на праве безвозмездного пользования. При проведении работ по благоустройству участку был поврежден кабель оптиковолоконный, разрешение на земляные работы у меня есть, отданном кабеле там информации нет, сервитут также не наложен, о его наличии кабеля на моем участке узнала при его порыве. Вопрос: могу ли я понудить собственника кабеля перенести его за пределы участка либо требовать плату за его нахождение на частной территории.

Мы хотим завести в свой частный дом воду, получили тех. условия в горводоканале, сделали согласование, заключили договор с подрядной организацией, получили разрешение на проведение земляных работ. Но когда приехала организация, чтобы делать прокол, обнаружено было, что колодец заилен, нужно чистить. Стоит он и принадлежит горводоканала. Кто должен обслуживать и чистить колодец и за чей счёт? Горводоканал хочет возложить плату на нас по чистке. Чем оперировать? Каким законом? Думаю, что раз на балансе горводоканала, то они должны его обслуживать за свой счёт.

Я взял в аренду землю в месте где два дома образуют угол, именно в нем я хочу построить здание с небольшим выступом, все согласовано везде, есть разрешение на строительство, и ордер на проведение земляных работ, зданию присвоено отдельный от дома номер, структуру дома оно не изменяет и не нарушает, выступ здания не мешает обзору с балконов (если не выразить головой и прям не смотреть в его сторону) но перед началом работ один из жильцов пошел в ТСЖ, прибежал с ними и работы были остановлены, мотивируя тем что нужно согласие жильцов, хотя архитектура дала разрешение, и стены дома по проекту даже к дому не прикасаются, но по факту будут вплотную, нужно ли согласовать это с жильцами, если да то какими, только теми которым якобы мешает выступ?

Спасибо за ответ!

Хотим грамотно составить заявление в прокуратуру для проверки действий главы сельской администрации, а проблема такая. Сын главы поселковой администрации построил себе дом возле нас три года назад. И как только отец был избран главой пользуясь административным ресурсом отца произвел врезку в трубопровод холодной воды. Трубопровод был построен на деньги 8 человек. Разрешений мы ему ни каких не давали. После проведении земляных работ не была проведена рекультивация подъезда. Произвести ее он отказался. Глава администрации заявил что это будет делать ЖКХ. В ЖКХ отказались. Все это происходит на фоне угроз от главы администрации и его подручных.

Я арендую квартиру в коттедже в пансионате вот уже более 10 лет. Возле квартиры есть участок, который я благоустроила, заасфальтировала, поставила гараж (с разрешения дирекции пансионата) разбила клумбы, посадила цветы. Всего вложила средств примерно на 1 миллион рублей в нынешних ценах. Приехали энергетики, говорят: кабель порван, точно где не знают. Но будут копать яму глубиной более 3 метров именно на нашем участке, якобы прибор показал там разрыв.

Я потребовала разрешение на проведение земляных работ, и список фамилий тех, кто отдал распоряжение копать и кто копают, чтобы потом взыскать через суд с них ущерб. Документов они мне не дали, но копать начали с соседнего участка. Планируют потом тихой сапой и на мой участок прийти. Как остановить этот произвол? Как истребовать от них документы? Как защититься от них по закону?

Мы к дому на участок хотим подвести воду от центрального водопровода. Технические условия, проект, разрешение на проведение земляных работ до 30 августа были получены и выполнены. Сегодня хотели заключить договор и оплатить врезку. Но нам ответили, что не могут этого сделать, т. к. центральный водопровод передали другой организации на баланс в другой город. В этой другой организации говорят, что нужно заново все оформлять. Но у нас все согласовано до момента передачи в другую организацию, трубы проложены к дому, заведены, на участке установлен колодец, в нем счетчит, труба заведена в колодец с центральным водоснабжением. Осталась только врезка и заключение договора. Нас обязывают заново сделать все то, что уже сделано. Подскажите, что делать? Заранее благодарю за ответ!

Вопрос. Если не был составлен акт, может ли позже мне предъявлен счёт на стоимость работ по восстановлению повреждённого телефонного кабеля? И что делать, если такой счёт, возможно вместе с каким-то актом, мне придёт?

С ростом масштабов организации возникает необходимость в управлении и документальном сопровождении процесса подготовки, согласования и выполнения заявок. Заявка в общем случае выступает как формализованный запрос на выполнение определенной работы или предоставления ресурсов. При этом заявка может выступать, как в качестве вспомогательного элемента в рамках операционных бизнес-процессов, так и в качестве основного способа выполнения определенных задач. Возможности системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum позволяют охватить все этапы жизненного цикла заявки с учетом возможной формализации заявки, как в виде бумажного документа, так и в виде уведомления адресатов в электронном виде.

Возможности

автоматизировать процесс управления заявками на выполнение определенных работ или предоставление ресурсов, а также решение может быть интегрировано в существующие бизнес-процессы организаций.
зафиксировать в едином формате и в едином справочнике всю информацию по процессам работы с заявками, независимо от предмета заявки, места инициации, способа исполнения, сферы деятельности организации.

Техническое решение состоит из нескольких компонент, которые обеспечивают фиксацию и хранение необходимой информации по заявкам.

Вспомогательные компоненты обеспечивают наполнение системы необходимыми данными, позволяющими охватить весь спектр работ по заявкам в организации:

Решение использует базовые модули системы DIRECTUM и не требует настройки взаимодействия с другими модулями.

Бизнес-эффект

Для работников структурных подразделений – инициаторов заявок:

сокращение временных затрат и упрощение процесса подготовки заявок;
автоматизация процесса определения конечного адресата заявки и состава согласующих;
упрощение взаимодействия с конечным исполнителем по заявке и оперативное предоставление необходимой информации;
возможность контроля стадии согласования и выполнения заявки, приемке работ.

Для структурных подразделений – исполнителей заявок:

универсализация процесса обработки заявок от разных структурных подразделений;
возможность запроса у инициаторов необходимой дополнительной информации (в зависимости от вида заявки) уже на стадии создания заявки и сокращение временных затрат на получение дополнительной информации после получения заявки;
возможность получения сводных отчетных данных по всему подразделению и конечным исполнителям заявок, затраченным материальным и временным ресурсам;
упрощение распределения заявок между конечными исполнителями на основе мониторинга текущей загруженности работников.

Пример работы

Создание заявки

Для создания заявки работник запускает мастер действий Оформление заявки и указывает все необходимые данные (предмет заявки или состав работ, описание проблемы и т.д.). Для автоматизации процесса детализации заявки в мастере действий используются вспомогательные компоненты системы. Часть данных заполняется автоматически с возможностью изменения (дата заявки, инициатор, ЦФО).

В результате работы мастера создается электронный документ с указанными данными и запись справочника Заявки.

Запись справочника Заявки

Согласование заявки

Подготовленная заявка автоматически отправляется на согласование и исполнение по типовому маршруту.

В рамках процесса согласования заявка попадает к руководителю подразделения инициатора заявки (если руководитель подразделения и инициатор заявки совпадают, то заявка автоматически отправляется на дальнейшее согласование). Руководитель подразделения определяет целесообразность заявки, корректность всех указанных данных и принимает решение об отправке заявки адресату или о нецелесообразности заявки, и прекращении работ.

Исполнение заявки

По итогам исполнения заявок для каждого центра финансовой отчетности может быть сформирован отчет по исполненным заявкам и затраченным ресурсам.

Сейчас актуальна задача приведения инструкции по делопроизводству организации в соответствие новым правилам. При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота. Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание.

Управленческий аспект согласования

Л учшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

Контроль согласования

сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Читайте также: