Записи трудовой книжки переданы в пфр редактирование документа может привести

Обновлено: 25.04.2024

Так как представляемые показатели, в большинстве своем, — сведения, заносимые в трудовые книжки работников, для простоты их ведение в электронном виде назвали электронными трудовыми книжками (ЭТК).
В статье разберем, как учитываются электронные трудовые книжки в 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0.

Немного теории

До 30.06.2020 (в связи с коронавирусом — до 31.10.2020) работодатель в письменном виде должен был сообщить сотрудникам о том, что трудовые книжки можно вести в электронном виде. После чего сотрудники пишут заявление, в котором выбирают один из вариантов:

Вести учет трудовых книжек в бумажном виде. В этом случае работодатель ведет учет и в бумажном, и в электронном виде.
Вести учет трудовых книжек в электронном виде. Тогда работодатель ведет учет только в электронном виде, бумажный вариант выдает сотруднику на руки.

До 31.12.2020 работодатель обязан подать сведения в ПФР о способе ведения трудовой книжки по сотрудникам, которые определились с выбором.

Если сотрудник не написал заявление, то работодатель ведет учет сведений о трудовой деятельности в обоих вариантах:

в электронном виде;
в бумажной трудовой книжке.

С января 2021 года если работник впервые трудоустраивается, его трудовая деятельность учитывается только в электронной форме.

Форма заявления законодательно не закреплена, можно применять произвольную.

СЗВ-ТД — это форма отчетности о трудовой деятельности сотрудников работодателя в ПФР. Она представляется при:

подаче заявления о способе ведения трудовой книжки;
приеме на работу и увольнении;
кадровом переводе.

СТД-Р — форма, по которой работодатель предоставляет сотруднику сведения о его трудовой деятельности. Информация выдается по запросу сотрудника или при его увольнении. При этом сотрудникам с бумажными книжками работодатель предоставлять СТД-Р не обязан.

Заявления о способе ведения трудовой книжки

Функционал формирования электронных сведений о трудовой деятельности работников находится в меню Зарплата и кадры —Электронные трудовые книжки .

По кнопке Создать формируются необходимые сведения.

Для представления сведений в ПФР по решениям работников о порядке ведения данных об их трудовой деятельности создайте документ Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности .

Заполните информацию в шапке документа:

Дата — дата заявления;
Организация — укажите вашу организацию.

Добавьте в табличную часть сотрудников. Кнопка Заполнить автоматически подберет всех сотрудников организации, по которым не было заявлений на дату документа. Для выборочного заполнения используйте кнопки Подбор или Добавить .

Для каждого работника в колонке Вид заявления укажите выбранный ими вариант ведения трудовой книжки: Сведения о трудовой деятельности в электронной форме или Ведение бумажной трудовой книжки .

Ниже указываются руководитель организации и его должность. Эта информация подтягивается автоматически из карточки организации из раздела Подписи .

По кнопке Заявление доступны две печатные формы.

Сверху выводится уведомление сотруднику о переходе на ЭТК.

Ниже выводятся заявления. При сохранении бумажной трудовой книжки сотрудник подписывает заявление по статье 66 ТК РФ. При переходе на ЭТК — заявление по статье 66.1 ТК РФ.

Отмена заявления о способе ведения трудовой книжки

Для отмены переданной информации в журнале ЭТК создайте документ Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности .

В шапке документа укажите дату операции и вашу организацию.

По кнопкам Подбор или Добавить выберите сотрудников, по которым требуется отменить информацию. Колонки Заявление и Вид заявления заполняются автоматически предыдущими сведениями.

В дальнейшем информация по отзыву сведений будет использоваться в форме СЗВ-ТД.

СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД с 01.04.2020 года подается на следующий рабочий день после приема на работу или увольнения сотрудника. В остальных случаях отчетность сдается не позднее 15 числа месяца, следующего после кадрового события. Если сведений для передачи нет, нулевой отчет в ПФР не подается.

До 15 февраля 2021 года нужно сдать СЗВ-ТД по сотрудникам, по которым в течение 2020 года не было событий (п. 1.7 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п).

Рассмотрим примеры заполнения отчета.

СЗВ-ТД при передаче заявлений о способе ведения трудовой книжки

Сотрудники организации Уютный дом подписали заявления о выборе способа ведения трудовой книжки 20 ноября 2020 года. Других кадровых мероприятий за период не было. Требуется подать СЗВ-ТД.

Для формирования отчета в журнале ЭТК создайте документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД .

Дата — дата документа;
Организация — выберите вашу организацию;
Отчетный период — месяц, за который подается отчет.

Заполните табличную часть документа автоматически по кнопке Заполнить всеми сотрудниками, по которым есть сведения для передачи, либо перенесите сотрудников вручную по кнопке Подбор .

Для каждого сотрудника на основании заявления автоматически проставляется выбранный вариант ведения трудовой в колонках Трудовая книжка (заявл.) или Электронная форма (заявл.) . В колонку Мероприятия попадают кадровые события по работнику. В нашем примере сведения подаются впервые, поэтому в отчет попадает последнее событие до 01.01.2020.

Щелкнув два раза мышкой по строке с сотрудником откроется расшифровка мероприятий.

После заполнения проверьте отчет на соответствие требованиям ПФР встроенным в 1С механизмом по кнопке Проверка — Проверить выгрузку . Если используется 1С-Отчетность , выполните дополнительную проверку отчета по кнопке Проверка — Проверить в интернете .

Отправьте отчет в ПФР одним из способов:

После отправки сохраните документ по кнопке Провести или Провести и закрыть .

Но на этом работа с отчетом еще не завершена. Дождитесь проверки от ПФР, после чего они пришлют протокол приема.

Если отчет принят, поставьте статус Сдано , установите флажок Документ принят в ПФР (не редактируется) . Тогда для всех сотрудников проставится отметка в колонке Принято . После сохранения документ будет недоступен для редактирования.

Если отчет принят только по некоторым сотрудникам, установите по ним отметку Принято вручную . Отметки можно проставить автоматически, если загрузить файл XML от ПФР по кнопке Прочитать протокол приема . После сохранения документ также недоступен для изменения.

Если отчет не приняли, внесите изменения в этот же документ, либо создайте новый, а для текущего отмените проведение.

СЗВ-ТД при приеме на работу

В организацию Уютный дом 19 января 2021 года принят на работу Чернов Григорий Андреевич. Требуется подать СЗВ-ТД.

В документе Прием на работу укажите способ ведения трудовой книжки по сотруднику на прежнем месте работы и дату заявления. Для автоматического создания СЗВ-ТД установите флажок Запись электронной трудовой книжки и нажмите Зарегистрировать .

В документе Сведения от трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД в колонку Мероприятия попадет информация о приеме.

Дальнейший порядок работы с отчетом такой же, как было описано в разделе выше >>

После сохранения СЗВ-ТД в документе Прием на работу отобразится ссылка.

СЗВ-ТД при увольнении

Сотрудник организации Уютный дом уволился по собственному желанию 7 июня 2021 года. Требуется подать СЗВ-ТД.

В документе Увольнение установите флажок Запись электронной трудовой книжки и нажмите кнопку Зарегистрировать .

СЗВ-ТД заполнится автоматически.

В документе Увольнение проставится ссылка на СЗВ-ТД.

Корректировка переданных сведений

При подаче отчетности встречаются ошибки. В таких случаях выполняется корректировка переданных сведений. Рассмотрим пример.

В организацию Уютный дом 19 января 2021 года принят на работу Чернов Григорий Андреевич. 20 января сдали отчетность. В апреле нашли ошибку — оказалось, сотрудника приняли 25 января. Требуется скорректировать СЗВ-ТД.

Для корректировки есть два способа:

Способ 1. Изменение кадрового документа

Откройте документ приема по сотруднику и нажмите кнопку Изменить документ .

Документ станет доступным для редактирования, измените дату приема на 25 января.

Автоматически будет создан СЗВ-ТД, в котором в колонке Мероприятия заполнятся старые и новые сведения о приеме.

В печатной форме будет две строки по сотруднику: одна — с признаком отмены, другая — с верной датой приема.

Укажите организацию и дату, нажмите кнопку Изменить .

Найдите в списке сотрудника, выделите мероприятие для отмены и нажмите Выбрать .

В табличную часть попадет две строки: одна отменяет предыдущие сведения, а для другой укажите новую дату приема.

Создайте и заполните СЗВ-ТД.

Сотрудник Петров Алексей Сергеевич запросил у работодателя Уютный дом отчет СТД-Р. Требуется распечатать отчет.

В журнале ЭТК по кнопке Создать выберите вариант Сведения о трудовой деятельности, СТД-Р .

Дата — дата формирования отчета;
Организация — выберите вашу организацию;
Сотрудник — выберите сотрудника, которому предоставляется отчет.

После выбора сотрудника по нему автоматически заполнится информация:

персональные данные;
дата заявления о выборе способа ведения трудовой книжки;
в таблице отобразятся кадровые события в вашей организации по данному сотруднику.

В документ попадают только те кадровые события, которые приняты в ПРФ. То есть СЗВ-ТД должен быть сдан.

По ссылке Подписи укажите руководителя кадровой службы и его должность. В дальнейшем в новых документах подписи подтянутся автоматически информацией из последнего документа.

Читайте также: