Учебный отпуск ндфл и страховые взносы

Обновлено: 28.04.2024

Отпуск: бухгалтерский и налоговый учет

На время ежегодного отпуска за сотрудником сохраняется рабочее место и средний заработок в соответствии со статьей 114 ТК РФ. Правила расчета среднего заработка закреплены в статье 139 ТК РФ, а отдельные особенности исчисления утверждены постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Вид оплаты - сохраняемый средний заработок на период отпуска или, иначе говоря, оплата отпуска, отпускные - имеет много особенностей:

Оплата отпуска отличается от заработной платы тем, что фактически в это время работник свободен от исполнения трудовых обязанностей. Соответственно, дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется по НК РФ не последним днем месяца (как для оплаты труда), а как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п.1 ст. 223 НК РФ).
Определение срока перечисления НДФЛ с суммы отпускных отличается от общего правила перечисления налога - не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). По доходам в виде оплаты отпуска обязанность по перечислению удержанного налога должна быть исполнена не позднее последнего числа месяца, в котором производились выплаты.
При исчислении страховых взносов сумма отпускных включается в облагаемую базу в том месяце, в котором отпускные начисляются вне зависимости от периода отпуска и даты выплаты (п. 1 ст. 421 НК РФ).
Выплата сумм отпускных производится до фактического наступления отпуска. Отпускные нужно выплачивать не позднее 3 дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Нарушение этого требования влечет административную ответственность (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Расходы на оплату отпуска относятся непосредственно к периоду отпуска. В бухгалтерском учете в соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 (утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени их начисления и фактической выплаты.
Аналогично и в налоговом учете согласно пункту 1 статьи 272 НК РФ расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств.

Среди прочих особенностей отпускных следует учитывать, что их начисление может производиться до расчета зарплаты, за месяц, когда еще неизвестен полный доход сотрудника, входящий в расчетную базу среднего заработка. Не ясно, будет ли месяц отработан сотрудником полностью и сохранится ли у него право на налоговые вычеты по окончании месяца.

Вдобавок отпуск, будучи уже оплаченным, может не состояться (например, в связи с производственной необходимостью). На сроки уже наступившего отпуска может повлиять болезнь, а индексация заработка или начисленные премии приводят к перерасчету суммы отпускных.

Эти отличия обуславливают особенности отражения оплаты отпуска в отчетности.

Пример 1

У сотрудника период отпуска с 01.04.2019 по 28.04.2019. Отпускные начислены и выплачены 26.03.2019.

В документе Отпуск начислена оплата отпускных по среднему в размере 9 556,40 руб. и НДФЛ 1 242 руб. При этом сумма начислений за март еще не учтена, и известно, что отпуск в дальнейшем подлежит перерасчету. При выплате отпускных 26.03.2019 НДФЛ удержан, срок его перечисления - 31.03.2019. Календарная особенность I квартала 2019 года состоит в том, что 31 марта приходится на воскресенье, следовательно, днем окончания срока перечисления налога считается ближайший следующий за ним рабочий день - 01.04.2019 (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Это означает, что в Раздел 2 отчета 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@) за I квартал 2019 года сумма начисленных отпускных и НДФЛ не попадут, а отразятся в отчете за полугодие 2019 года. В базу расчета страховых взносов отпускные включатся при расчете зарплаты за март 2019 года в документе Начисление зарплаты и взносов.

Отпускные и начисленные страховые взносы отражаются в отчете Расчет по страховым взносам (утв. приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@) за I квартал 2019 года.

Для соблюдения законодательных норм отражения отпускных в бухгалтерском и налоговом учете необходимо в марте учесть отпускные и взносы с них, исчисленные в составе расходов будущих периодов. Для этого в документе Отпуск, на закладке Дополнительно для отпускных предусмотрена возможность указания способа отражения в поле Счет, субконто (рис. 1).

Рис. 1. Способ отражения в учете оплаты отпуска

Указанный в документе способ отражения отпускных отображается в документе Отражение зарплаты в бухучете за март 2019 года (рис. 2).

Рис. 2. Отражение отпускных в бухучете

При этом Период принятия расходов для сумм Ежегодного отпуска и страховых взносов, начисленных на него, устанавливается 01.04.2019. Вид начисления для налогового учета (п. 7 ст. 255 НК РФ) устанавливается в соответствии с указанным в настройке вида начисления Отпуск основной на закладке Налоги, взносы, бухучет.

Пример 2

В продолжение Примера 1 отпуск сотрудника с 01.04.2019 по 28.04.2019 был отменен 01.04.2019 в связи с производственной необходимостью. Соответственно, нет оснований для начисления и выплаты 26.03.2019 отпускных.

Так как выплата отпускных уже произведена, то редактировать и отменять проведение документа Отпуск нельзя. Для отмены отпуска предназначена команда Сторнировать в документе, начислившем отпуск (рис. 3).

Рис. 3. Отмена начисленного отпуска

Рис. 4. Регистр налогового учета по НДФЛ

Однако совершенный факт выплаты отпускных уже нельзя отменить. А значит, блок, отражающий 26.03.2019 эту выплату в сумме 9 558,40 руб., удержание налога в сумме 1 242 руб. и срок его перечисления 01.04.2019 останутся неизменными в Разделе 2 отчета 6-НДФЛ за полугодие 2019 года.

Пример 3

В продолжение Примера 1 сотруднику в марте 2019 года была выплачена премия, которая увеличила размер среднего заработка. Начисленные и выплаченные 26.03.2019 отпускные после расчета заработной платы за март следует пересчитать.

В отчете 6-НДФЛ за полугодие 2019 года начисленные и доначисленные отпускные будут представлены в Разделе 2 двумя блоками по строкам (см. таблицы 1, 2):

Работник впервые получает профессиональное образование в учебном заведении, имеющем государственную аккредитацию. Обязан ли работодатель предоставлять работнику оплачиваемый учебный отпуск? Как рассчитать отпускные и отразить их начисление в бухгалтерском учете?

Работникам, совмещающим работу с обучением, статьями 173-177 ТК РФ установлены гарантии и компенсации.

На время учебного отпуска работникам могут предоставляться дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка и без сохранения среднего заработка.

В соответствии с положениями ТК РФ дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка предоставляется работодателями:

- работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения и успешно осваивающим эти программы (ст. 173 ТК РФ);

- работникам, осваивающим программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программы ординатуры и программы ассистентуры-стажировки по заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ);

- работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию образовательные программы среднего профессионального образования по заочной и очно-заочной формам о (ст. 174 ТК РФ);

- работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию образовательные программы основного общего или среднего общего образования по очно-заочной форме обучения (ст. 176 ТК РФ).

Продолжительность оплачиваемого учебного отпуска определяется справкой-вызовом в пределах, установленных статьями 173-176 ТК РФ.

Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования по не имеющим государственной аккредитации образовательным программам устанавливаются коллективным или трудовым договором (ст. ст. 173-176 ТК РФ).

Согласно ст. 177 ТК РФ Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые. Указанные гарантии и компенсации также могут предоставляться работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным для получения образования работодателем в соответствии с трудовым договором или ученическим договором, заключенным между работником и работодателем в письменной форме.

Если работник учится одновременно в двух образовательных организациях, отпуск положен только в связи с обучением в одном из них по выбору работника (часть третья ст. 177 ТК РФ).

Согласно второй части ст. 177 ТК РФ к дополнительным отпускам, предусмотренным статьями 173-176 ТК РФ, по соглашению работодателя и работника могут присоединяться ежегодные оплачиваемые отпуска. Организация должна предоставить работнику учебный отпуск независимо от продолжительности его работы в организации, так как ТК РФ таких ограничений не устанавливает.

На время учебного отпуска за работником сохраняется средний заработок (статьи 173-176 ТК РФ). Расчет среднего заработка для оплаты учебного отпуска производится в порядке, установленном ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение).

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат. В расчете не участвуют выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие) (часть вторая ст. 139 ТК РФ, п. 2 и п. 3 Положения).

О системе оплаты труда см. также Учет заработной платы.

Внимание

Для расчета суммы среднего заработка за период нахождения работника в учебном отпуске необходимо количество календарных дней оплачиваемого учебного отпуска умножить на средний дневной заработок работника.

Сотрудникам, совмещающим работу с обучением, Трудовой кодекс предоставляет определенные гарантии и компенсации. Сотрудник может обучаться:

в высшем учебном заведении (институте, академии, университете);
в учебном заведении среднего профессионального образования (колледже, техникуме);
в учебном заведении начального профессионального образования;
в вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении.

Гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом, предоставляют только в том случае, если программы бакалавриата, специалитета или магистратуры имеют государственную аккредитацию, а работник успешно обучается по этим программам. Гарантии и компенсации сотрудникам, совмещающим работу с обучением, предоставляют при получении образования соответствующего уровня впервые. Однако если компания сама направляет сотрудника для получения образования, соответствующий уровень которого уже есть у сотрудника, то в этом случае компенсации и гарантии могут быть предоставлены. Требование работодателя должно быть отражено в трудовом или ученическом договоре, заключенном с работником в письменной форме (абз. 1 ст. 177 ТК РФ).

Трудовой кодекс не предусматривает, что работник должен обучаться по специальности, соответствующей трудовым обязанностям. Не содержит таких ограничений и Налоговый кодекс. Это значит, что компания может включить суммы учебных отпускных в расходы, даже если получаемая специальность не соответствует трудовым обязанностям работника. Это подчеркнул и Минфин России в письме от 24 апреля 2006 года № 03-03-04/1/389.

Обучающимся сотрудникам в соответствующих случаях предоставляют дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка. Оплате подлежат все календарные дни отпуска, включая нерабочие праздничные дни (п. 14 постановления Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Учебный и ежегодный отпуск рассчитывают по одним правилам. Несмотря на это, между ними есть ряд отличий:

учебный отпуск (или его часть), в отличие от ежегодного отпуска, нельзя заменить денежной компенсацией. Трудовым кодексом это не предусмотрено;
учебный отпуск не продлевают на нерабочие праздничные дни, которые на него приходятся. Однако, как было отмечено выше, их оплачивают;
если сотрудник заболеет во время учебного отпуска, то ему не положено пособие по временной нетрудоспособности за дни болезни, приходящиеся на отпуск, и учебный отпуск на время болезни не продлевается (ст.183 ТК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Работник находился в учебном отпуске с 23 мая по 21 июня. Отпускные ему были рассчитаны и выплачены. По окончании учебного отпуска работник на работу не вышел, а вышел только 29 июня. Он предъявил листок нетрудоспособности, в соответствии с которым он болел с 16 по 28 июня 2017 г.

За период временной нетрудоспособности, который пришелся на дни, когда работник находился в учебном отпуске - с 23 мая по 21 июня включительно - выплачивать ему пособие по временной нетрудоспособности организация не должна. Пособие следует назначить за период нетрудоспособности с 22 июня по 28 июня.

Первые три дня (22, 23 и 24 июня) пособие выплачивается за счет средств работодателя.

Сотруднику, совмещающему работу с обучением одновременно в двух организациях, осуществляющих образовательную деятельность, гарантии и компенсации предоставляют только в связи с обучением в одной из них (по выбору работника). Обучающимся сотрудникам в соответствующих случаях предоставляют:

дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка. Оплате подлежат все календарные дни отпуска, включая нерабочие праздничные дни;
отпуск без сохранения заработной платы.

Дополнительный учебный отпуск с сохранением среднего заработка

Дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка предоставляют (ст. 173, 173.1, 174, 176 ТК РФ):

при получении высшего образования по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры (заочная и очно-заочная формы обучения)

для сдачи промежуточной аттестации (сессии) на первом и втором курсах – по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов – по 50 календарных дней (при освоении основных образовательных программ в сокращенные сроки на втором курсе – 50 календарных дней);
для прохождения государственной итоговой аттестации - до четырех месяцев;

при поступлении или обучении в аспирантуре

для сотрудников, обучающихся в аспирантуре (заочная форма обучения), дополнительный отпуск составляет 30 календарных дней. Кроме этого, работники, которые являются аспирантами или соискателями, имеют право на дополнительный отпуск продолжительностью три месяца. Его предоставляют для завершения диссертации на соискание ученой степени кандидата наук с сохранением среднего заработка;

при обучении по программам среднего профессионального образования (заочная и очно-заочная формы обучения)

для прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах – по 30 календарных дней, на каждом из последующих курсов – по 40 календарных дней;
для прохождения государственной итоговой аттестации – до двух месяцев;

при получении основного общего образования или среднего общего образования по очно-заочной форме обучения

для прохождения государственной итоговой аттестации по программе основного общего образования – девять календарных дней;
для прохождения государственной итоговой аттестации по программе среднего общего образования – 22 календарных дня.

Учебный отпуск без сохранения заработной платы

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляют (ст. 173, 174, 176 ТК РФ):

при поступлении на обучение по программам высшего образования

работникам, допущенным к вступительным экзаменам, – 15 календарных дней;
работникам – слушателям подготовительных отделений высших учебных заведений для прохождения итоговой аттестации – 15 календарных дней;

при обучении по программам высшего образования (очная форма обучения)

для прохождения промежуточной аттестации – 15 календарных дней в учебном году;
для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов – четыре месяца;
для сдачи итоговых государственных экзаменов – один месяц;

при поступлении на обучение по программам среднего профессионального образования

работникам, допущенным к вступительным экзаменам, – 10 календарных дней;

при обучении по программам среднего профессионального образования (по очной форме обучения)

для прохождения промежуточной аттестации – 10 календарных дней в учебном году;
для прохождения государственной итоговой аттестации - до двух месяцев.

Справка-вызов

Учебный отпуск предоставляют только после предъявления работником справки-вызова учебного заведения.

Форма этой справки утверждена приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013 года № 1368.

На период промежуточной аттестации Петрову предоставлен учебный отпуск на 40 календарных дней. Отпуск предоставляют с 29 декабря отчетного года.

Месячный оклад Петрова – 10 000 руб.

В расчетный период включают декабрь прошлого года и январь – ноябрь отчетного года.

Сумма выплат Петрову за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит:

10 000 руб. × 12 мес. = 120 000 руб.

Средний дневной заработок Петрова за расчетный период составит:

120 000 руб. : 12 : 29,3 = 341,3 руб.

341,3 руб. × 40 календ. дн. = 13 652 руб.

Справка-вызов состоит из двух частей. Первая часть - эта сама справка-вызов, на основании которой работнику предоставляют учебный отпуск, а вторая часть - справка-подтверждение, ее заполняет организация, осуществляющая образовательную деятельность, в которой обучается сотрудник. Эта справка служит подтверждением того, что сотрудник использовал учебный отпуск по назначению. Если работник вашей фирмы не предоставит такую справку, то это может квалифицироваться как отсутствие его на рабочем месте без уважительной причины. В этом случае с него можно удержать сумму ранее выплаченных отпускных. Так как велика вероятность, что без справки-подтверждения налоговые контролеры не зачтут расходы на учебный отпуск при налогообложении прибыли.

Обратите внимание: предоставлять сотруднику учебный отпуск меньшей продолжительностью, чем указано в справке-вызове, нельзя, даже если об этом просит сам работник в своем заявлении о предоставлении отпуска. Сроки учебного отпуска должны совпадать со сроками промежуточной аттестации, которая указана в справке-вызове, иначе это "будет не в полной мере соответствовать требованиям действующего законодательства" (письмо Роструда от 12 сентября 2013 г. № 697-6-1).

Расходы на проезд

Если работник получает высшее образование, успешно осваивая программы бакалавриата, специалитета или магистратуры по заочной форме обучения, то организация должна раз в год оплатить ему проезд до места нахождения учебного заведения и обратно. Указанные программы должны обязательно иметь государственную аккредитацию. В этом случае расходы оплачивают в пределах 100% стоимости проезда.

Если же сотрудник вашей компании осваивает образовательные программы, имеющие государственную аккредитацию среднего профессионального образования, по заочной форме обучения, то вы должны оплатить ему 50% стоимости проезда к месту нахождения образовательной организации и обратно.

Расходы работника на проезд должны быть документально подтверждены (например, железнодорожными или авиационными билетами).

На период прохождения промежуточной аттестации Сомову предоставлен учебный отпуск на 50 календарных дней. Отпуск предоставлен с 5 января отчетного года.

Месячный оклад Сомова – 15 000 руб.

Стоимость железнодорожных билетов до Москвы и обратно – 1640 руб.

В расчетный период включают январь – декабрь прошлого года.

Сумма выплат Сомову за расчетный период, учитываемая при оплате отпуска, составит:

15 000 руб. × 12 мес. = 180 000 руб.

Средний дневной заработок Сомова за расчетный период составит:

180 000 руб. : 12 : 29,3 = 511,95 руб.

511,95 руб. × 50 календ. дн. = 25 597,5 руб.

Общая сумма выплат Сомову за период учебного отпуска составит:

25 597,5 руб. + 1640 руб. = 27 237,5 руб.

Согласно статье 177 Трудового кодекса РФ, к дополнительному учебному отпуску может быть присоединен ежегодный оплачиваемый отпуск. На это должен быть согласен и работник, и работодатель. Не исключено, что работник захочет провести присоединенный отпуск в месте учебы. Тогда даты на билетах и на справке-вызове будут не совпадать. Однако препятствовать признанию расходов на проезд этот факт не будет. На это указал Минфин России в письме от 6 февраля 2006 года № 03-03-04/4/24.

Документально подтвержденные отпускные, выплачиваемые работникам, совмещающим работу с получением образования, и затраты на оплату проезда к месту учебы и обратно относятся к расходам на оплату труда (п. 13 ч. 2 ст. 255 НК РФ). Их в полной мере можно считать экономически обоснованными и направленными на получение дохода.

Обратите внимание: ни налоговое, ни трудовое законодательство не указывают, каким именно транспортом сотрудник должен добираться до места учебы. Главное, чтобы затраты были обоснованными и документально подтвержденными. Например, чтобы быстрее добраться до места и вернуться обратно, сотрудник может воспользоваться самолетом. В данном случае сокращение времени в пути будет означать, что сотрудник больше времени проведет при исполнении служебных обязанностей. А саму поездку он подтвердит авиабилетами.

Как может проводиться обучение

Обучение сотрудников может проводиться по-разному:

На учете обучения сотрудников с помощью двух последних вариантов мы и остановимся.

Кто имеет право обучаться

Статьей 197 ТК РФ предусмотрено, что у сотрудников есть право на подготовку и дополнительное профессиональное образование. Это право реализуется путем заключения договора между сотрудником и работодателем.

Права и обязанности работодателя по подготовке и дополнительному профессиональному образованию сотрудников прописаны в ст. 196 ТК РФ. Необходимость обучения сотрудников для собственных нужд определяет работодатель.

В случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, работодатель обязан проводить профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование сотрудников, если это является условием выполнения ими определенных видов деятельности.

сотрудники, с которыми заключен трудовой договор;
потенциальные сотрудники, которые по договору должны не позднее трех месяцев после обучения заключить трудовой договор с организацией и отработать в ней не менее одного года.

Если трудовой договор между указанным лицом и организацией был прекращен до истечения одного года с даты начала его действия или не был заключен по истечении трех месяцев после окончания обучения, то сумму затрат, потраченных организацией на обучение, надо восстановить путем отражения ее в составе внереализационных доходов (п. 3 ст. 264 НК РФ).

Исключением из этого может быть расторжение договора по не зависящим от воли сторон обстоятельствам, приведенным в ст. 83 ТК РФ, в частности:

призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном законодательством РФ.

Отметим, что трудовое законодательство не содержит исчерпывающего перечня уважительных причин досрочного расторжения трудового договора, поэтому вопрос о том, является ли указанная работником причина уважительной или нет, должен решаться в каждом отдельном случае с учетом конкретных обстоятельств (Письмо Минтруда России от 18.10.2017 № 14-2/В-935).

Во избежание возможных споров лучше прописывать уважительные причины для увольнения непосредственно в соглашении об обучении (Письмо Роструда от 18.10.2013 № 852-6-1).

Какими документами подтвердить расходы на обучение

Для подтверждения расходов на обучение в организации, осуществляющей образовательную деятельность на основании лицензии, для бухгалтерского и налогового учета нужны следующие документы (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 10.10.2016 № 03-03-06/1/58742, от 21.04.2010 № 03-03-06/2/77):

Если договор заключил работник, то компенсация стоимости такого обучения не включается в расходы на обучение (письма Минфина России от 09.12.2016 № 03-03-РЗ/73562 и от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2614).

Если сотрудники обучаются в иностранном образовательном учреждении, то для подтверждения в целях налогообложения расходов организации на обучение сотрудника необходимо наличие договора об оказании услуг по обучению, заключенного с иностранным образовательным учреждением (Письмо Минфина России от 09.11.2012 № 03-03-06/2/121);

документ о прохождении обучения или его этапа. Это может быть справка образовательной организации, копия диплома, сертификата, акт об оказании образовательных услуг.

Документы, подтверждающие расходы на обучение, организация обязана хранить в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены налогоплательщиком, в соответствии с заключенным с яалогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4-х лет (абз. 5 п. 3 ст. 264 НК РФ).

Расходы на обучение сотрудников в бухгалтерском учете

Дебет 26 Кредит 60 — отражены расходы на обучение;
Дебет 60 Кредит 51 (50) — погашена кредиторская задолженность, возникшая в связи с проведением обучения.

Как учесть обучение сотрудников в целях налогообложения

Если же оплачено участие сотрудников в семинаре или вебинаре, организованном организацией, не имеющей образовательной лицензии, или проведенном лектором в частном порядке, то компания такие затраты может учесть в целях налогообложения прибыли, но в составе прочих расходов (пп. 14, 15 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для этого нужно наличие договора, плана семинара или вебинара, акта оказанных услуг по проведению мероприятия или акта об оказании информационных или консультационных услуг (Письмо УФНС России по Москве от 28.06.2007 № 20-12/060987).

При этом не признаются расходами на обучение сотрудников расходы, связанные с организацией развлечения, отдыха или лечения (п. 3 ст. 264 НК РФ).

Если обучение оплачено авансом, то сразу уменьшить налогооблагаемую базу нельзя (п. 14 ст. 270 НК РФ). Учитывать такие расходы надо по окончании всего обучения или его этапа на основании документа, подтверждающего прохождение сотрудником обучения (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Окончанием обучения следует считать дату распорядительного акта организации, осуществляющей образовательную деятельность, об отчислении обучающегося из этой организации (Письмо Минфина России от 14.04.2016 № 03-03-06/1/21364).

Затраты на выплату стипендии по ученическому договору можно учесть в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, на дату их возникновения, если они документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 и пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34188).

При этом принять расходы по выплате стипендии учащимся, не принятым в организацию по окончании обучения, для целей налогообложения прибыли нельзя (письма Минфина России от 03.07.2014 № 03-03-06/1/32275, от 26.03.2015 № 03-03-06/1/16621, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34188). Кроме того, оплата обучения сотрудника не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина России от 18.01.2018 № 03-04-05/2319, пп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Расходы на проезд к месту обучения и обратно — это не расходы на обучение

Расходы организации по оплате сотруднику проезда к месту обучения и обратно для целей налогообложения прибыли относятся к расходам на оплату труда (п. 13 ст. 255 НК РФ).

Для признания этих расходов не имеет значения, соответствует ли специальность, которую получает сотрудник в процессе обучения, его трудовым обязанностям или нет (Письмо Минфина России от 24.04.2006 № 03-03-04/1/389).

При этом работодатель только один раз в год оплачивает проезд до места обучения и обратно сотруднику, который успешно обучается по аккредитованной образовательной программе заочно, в следующем размере:

при обучении в образовательной организации высшего образования (программы бакалавриата, специалитета или магистратуры) — полную стоимость проезда (ч. 3 ст. 173, ч. 1 ст. 173.1 ТК РФ);
при обучении в профессиональной образовательной организации (программы среднего профессионального образования) — 50% стоимости проезда (ч. 3 ст. 174 ТК РФ).

Компенсации подлежит оплата проезда, даже если сотрудник присоединил к учебному отпуску ежегодный оплачиваемый отпуск (ч. 2 ст. 177 ТК РФ, Письмо Минфина России от 06.02.2006 № 03-03-04/4/24). Также для целей налогообложения учитываются расходы на оплату гарантий и компенсаций сотрудникам на время учебных отпусков, которые предоставляются им в рамках трудового законодательства (письма Минфина России от 19.03.2018 № 03-03-07/16735, от 21.08.2017 № 03-03-06/1/53351, от 25.04.2016 № 03-03-06/1/23694).

Как видим, для бухгалтерского и налогового учета расходов на обучение сотрудников не имеет значения, является учебное заведение государственным или нет.

Наличие государственной аккредитации у учебного заведения также не является обязательным условием для признания затрат на обучение в расходах.

Главное для отражения затрат на обучение сотрудников, как и для всех других расходов — это заинтересованность в них организации (экономическая оправданность) и первичные подтверждающие документы.

Читайте также: