Требуется ли согласие работника для перенесения отпуска на следующий рабочий год

Обновлено: 18.04.2024

Отпускная пора в самом разгаре. Казалось бы, график отпусков утвержден, процедура отлажена, но все равно возникают некоторые вопросы. Сегодня мы напомним основные моменты предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска и укажем на наиболее часто встречающиеся ошибки, совершаемые кадровыми работниками.

Продолжительность отдыха.

С татьей 115 ТК РФ работникам гарантирован ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы ( должности ) и среднего заработка . Минимальная продолжительность основного отпуска – 28 календарных дней . Вместе с тем некоторым категориям работников трудовым законодательством гарантирован отпуск большей продолжительности :

Помимо основного отпуска , работникам при определенных условиях полагается дополнительный оплачиваемый отпуск . Статья 116 ТК РФ гарантирует предоставление такого отпуска работникам :

занятым на работах с вредными и ( или ) опасными условиями труда ( не менее семи календарных дней ( ст . 117 ТК РФ )) ;
имеющим особый характер работы – его минимальная продолжительность определяется Правительством РФ ( ст . 118 ТК РФ );
трудящимся в режиме ненормированного рабочего дня ( не менее трех календарных дней ( ст . 119 ТК РФ ));
работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях ( ст . 321 ТК РФ );
спортсменам , тренерам ( не менее четырех календарных дней ( ст . 348.10 ТК РФ )).

Другие случаи предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска определены иными федеральными законами ( например , это отпуск за выслугу лет или стаж службы ).

Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается . При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском ( ст . 120 ТК РФ ).

К сведению:

Для работников, заключивших срочные трудовые договоры на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ), и сезонных работников (ст. 295 ТК РФ) продолжительность ежегодного отпуска определяется из расчета два рабочих дня за месяц работы.

Ошибка 1. Непредоставление работодателями дополнительного отпуска .

Это нарушение ТК РФ . Работники , обратившись в ГИТ или суд , легко восстановят справедливость . Так , работодатель не предоставлял дополнительный отпуск за работу в районах Крайнего Севера (24 дня ), считая , что он компенсируется за счет сокращенного режима рабочего времени . Однако суд указал , что отпуск таким образом не может компенсироваться : работодатель обязан его предоставлять ( Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха ( Якутия ) от 20.09.2017 по делу № 33‑3637/2017).

А Апелляционным определением ВС РФ Республики Башкортостан от 24.06.2014 по делу № 33‑8859/2014 с работодателя взыскана компенсация за непредоставленный дополнительный отпуск . Работодатель думал : поскольку сотрудник выполняет работы в районах Крайнего Севера вахтовым методом , он не имеет права на такой отпуск . Однако суд указал , что даже в названном случае работники имеют право на дополнительный отпуск .

Право на отпуск.

По общему правилу право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя ( ст . 122 ТК РФ ). Причем оплачиваемый отпуск по соглашению сторон может быть предоставлен и до истечения указанного срока .

Однако на некоторые категории граждан это правило не распространяется , и до истечения шести месяцев непрерывной работы работодатель обязан предоставить отпуск некоторым категориям работников ( см . схему ).

Право на отпуск до истечения шести месяцев работы имеют

Женщины (перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него)

Работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев

Мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам

Некоторые работники могут взять ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время . К этим категориям относятся :

Ошибка 2. Игнорирование работодателями требования ТК РФ о предоставлении отпуска отдельным категориям граждан в удобное для них время .

Так , работница по окончании отпуска по беременности и родам просила предоставить ей ежегодный отпуск . Ей было отказано , поскольку однажды она уже воспользовалась правом , предусмотренным положениями ст . 260 ТК РФ . Суд указал , что работодатель не вправе отказывать работнику в предоставлении гарантии , даже притом что работница однажды уже ей пользовалась ( Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 09.09.2015 по делу № 33‑5886/2015).

Отпуска за второй и последующие годы работы могут предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков , установленной графиком отпусков .

Кроме категорий работников , нужно учитывать стаж работы сотрудника , поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется не за календарный , а за рабочий год , период отсчета которого начинается со дня начала работы . Напомним , что периоды , которые подлежат включению в стаж для предоставления отпуска и исключению из него , названы в ст . 121 ТК РФ . Так , не включаются в стаж время отсутствия на работе без уважительных причин , в том числе вследствие отстранения от работы согласно ст . 76 ТК РФ , время отпуска по уходу за ребенком и неоплачиваемых отпусков , предоставленных свыше 14 дней . Соответственно , у работника , имеющего подобные периоды , начало следующего рабочего года сдвинется на количество дней таких периодов .

Порядок предоставления отпуска.

Ошибка 3. Отсутствие утвержденных графиков отпусков .

Это нарушение трудового законодательства , за которое грозит административный штраф ( см ., например , Решение Челябинского областного суда от 08.12.2016 № 7‑1797/2016).

Отметим , что ст . 125 ТК РФ позволяет по соглашению между работником и работодателем делить ежегодный оплачиваемый отпуск на части . Причем хотя бы одна из частей данного отпуска должна быть не менее 14 календарных дней . Такое разделение желательно закрепить в графике отпусков . Но если этого не сделать – ошибки не будет . При необходимости разделения стороны договариваются , работник уходит в отпуск , а в графике отпусков в графе 7 отмечается фактическая дата использования отпуска . В графе 10 нужно указать реквизиты заявления работника , где проставлена виза руководителя о согласии , и приказа о предоставлении отпуска .

Ошибка 4. Деление отпуска на части без согласия работника .

Поскольку ст . 125 ТК РФ говорит о возможности разделения отпуска лишь по соглашению сторон трудового договора , иное означает нарушение трудового законодательства . Например , если работодатель в графике отпусков без согласия работника зафиксирует разделение отпуска на две части по 14 календарных дней , трудовая инспекция оштрафует за это . Так , Пермский краевой суд в Решении от 19.04.2017 по делу № 7‑674‑2017(21-421/2017) признал штраф законным , поскольку установил , что отпуска в графике были поделены на части без согласия работников .

Помните , что запрещаются непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд и его непредоставление работникам в возрасте до 18 лет и трудящимся во вредных и ( или ) опасных условиях ( ч . 4 ст . 124 ТК РФ ).

Бывает и так , что работник не использовал свой отпуск в текущем году . Тогда он переносится на следующий год . При этом неиспользованные календарные дни включаются в общее количество календарных дней отпуска .

Ошибка 5. Перенос работодателями из года в год отпусков сотрудников , что не позволяет последним отгулять отпуск полностью .

Суды , рассматривая дела об обязательстве предоставить отпуск , указывают , что если отпуск был перенесен в связи с производственной необходимостью , то его нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года , за который он предоставлялся ( ст . 124 ТК РФ ). Отказ в предоставлении отпуска в связи с производственной необходимостью при отсутствии таковой будет нарушением ТК РФ ( см ., например , Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 29.05.2015 по делу № 33‑3011/2015).

Если на период отпуска выпал нерабочий праздничный день , отпуск автоматически удлиняется на него . Обратите внимание : не включается в отпуск именно праздничный день . Например , если работник идет в отпуск с 1 по 14 июня , исключается только
12 июня . То есть отпуск закончится не 14, а 15 июня . При этом если сотрудник работает по пятидневке , то на работу он выйдет 18 июня , поскольку 16 июня 2018 года – суббота , выходной день .

Еще один важный момент при предоставлении отпуска – уведомление работника об отпуске . Сделать это нужно не позднее чем за две недели до начала отпуска ( ч . 3 ст . 123 ТК РФ ). Поскольку законом не установлены требования к порядку и форме извещения , на практике применяются следующие способы :

добавление в график отпусков графы, в которой работник расписывается в знак ознакомления с датой начала отпуска;
составление журнала извещения работников о датах начала отпусков;
направление уведомления каждому работнику перед началом отпуска.

Не стоит пренебрегать обязанностью по уведомлению работника , поскольку это чревато последствиями . Так , работник может потребовать переноса отпуска на другой срок , и работодатель не сможет ему отказать ( ст . 124 ТК РФ ).

Сама процедура предоставления отпуска проста :

1. Издается приказ о предоставлении отпуска ( форма Т -6 ( Т -6 а )), в котором отражаются табельный номер , Ф . И . О ., должность работника , структурное подразделение , в котором он работает , период работы , за который предоставляется отпуск , а также вид отпуска и его продолжительность . Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом . С данным документом работника необходимо ознакомить под подпись . Если он отказывается ставить свою подпись , составляется соответствующий акт .

2. Выплачиваются отпускные . Согласно ч . 9 ст . 136 ТК РФ сделать это нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска . Если выплатить их позже , работник будет вправе потребовать переноса отпуска на другой срок ( ч . 2 ст . 124 ТК РФ ).

3. Заполняется соответствующий раздел личной карточки ( форма Т -2, Т -2 ГС ( МС )). Лучше сделать это по факту использования работником отдыха , чтобы не вносить изменения в случае переноса отпуска .

4. Проставляются отметки в табеле учета рабочего времени о том , что сотрудник в отпуске .

Нужно ли требовать от работника заявление о предоставлении отпуска ? Нет , заявление требуется лишь в случае переноса отпуска на другой срок , уточнения даты начала отпуска ( если в графике отпусков запланирован лишь месяц ) или при предоставлении отпуска до истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя .

Продление или перенесение ежегодного отпуска.

Статьей 124 ТК РФ определены случаи , когда оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок , определяемый работодателем с учетом пожеланий работника ( представим их на схеме ).

Каждому работнику с трудовым договором положен отпуск 28 календарных дней в году. Зарплата за отпуск сохраняется. На неполной ставке количество дней не уменьшается. Нерабочие праздники в отпуск не засчитываются — ст. 115, 120 ТК РФ.

Эти 28 дней нельзя заменить денежной компенсацией. Даже когда все не против. Отпуск работник должен отгулять. Исключение — когда он не успел отдохнуть и уволился или в компании аврал — про это будет ниже.

Отпуск можно разбить на части. Но одна из частей должна быть не меньше 14 дней. Остальные дни можно разбросать по году. Дробление отпуска — это костыль для работодателя, если работника некому заменить на целый месяц — ст. 125 ТК РФ.

Рабочий год для исчисления отпуска начинается с даты приёма работника в штат, а не с первого января. К примеру, ателье заключило трудовой договор со швеёй 20 мая 2021 года. Значит, 28 дней за 2020 год швея должна отгулять до 20 мая 2022 года. Так следует из п. 1 Правил НКТ СССР 30.04.1930 г. № 169.

Первый раз работник отдыхает через шесть месяцев после приёма на работу. Если только работодатель не против отпустить раньше. Отпуск раньше обязательно дать беременным перед декретом, несовершеннолетним и усыновителям детей до трёх месяцев.

Дальше работник ходит в отпуск по графику. Но родители детей-инвалидов, многодетные, несовершеннолетние и ветераны выбирают место в графике сами. А беременная имеет право отгулять отпуск вообще вне графика — перед выходом в декрет или сразу после — ст. 122, 123, 260, 262.1, 262.2, 267 ТК РФ.

Работодатель утверждает график отпусков за две недели до начала года. То есть до 17 декабря. Работнику сообщают о его отпуске за две недели до начала.

Если аврал, отпуск можно перенести на следующий год

Если без работника всё рухнет, отпуск можно перенести на следующий год. Все 28 дней или частично — ст. 124 ТК РФ.

Надо понимать, что причина переноса должна быть очень серьёзной. К примеру, швейное производство выиграло госконтракт на поставку постельного белья для больниц. Если швеи уйдут в отпуск, поставщик нарушит договор. Поэтому отпуск переносят.

На перенос отпуска берут письменное согласие работника, без этого никак.

Компенсацию за перенос отпуска работнику не платят. Это не замена отпуска деньгами. Просто в следующем году работник отгуляет больше, чем 28 дней, и получит больше отпускных.

Отменённый отпуск работнику обязательно дают в следующем году. Переносить ещё на год нельзя. Год без отпуска — можно, два — уже нет. Представим, что наша швея согласна не отдыхать в своём рабочем году с 20 мая 2021 года по 20 мая 2022 года. Тогда свои 28 дней она использует с 20 мая 2022 года по 20 мая 2023 года.

Нельзя отменять отпуск по профнеобходимости несовершеннолетним и работникам с вредными условиями труда по результатам спецоценки.

Работника может не устроить отмена отпуска, он пожалуется в трудовую инспекцию и суд. Работодателю надо приготовиться доказать острую необходимость переноса. И держать наготове письменное согласие работника. Иначе инспекция оштрафует. Работодателя заставят дать отпуск по графику. А работник взыщет компенсацию морального вреда.

Штраф, если работник не ходил в отпуск

— Для ИП — от 1000 до 5000 ₽;

— Для ООО — от 30 000 до 50 000 ₽;

— Для директоров ООО — дополнительно от 1000 до 5000 ₽.

Оправдания перед инспектором, что работник трудоголик и сам просил заменить отпуск на деньги, не прокатят. Пример — в деле № 21-477/2017.

Тут просится вопрос. Если работник сам не идёт отдыхать, можно ли оформить приказ на отпуск и выдать отпускные, а по факту он будет выходить на работу? Получится замена отпуска деньгами, но по бумагам будет чисто. Полицейский ведь к каждому работодателю не приставлен. Будут ли проблемы, зависит от работника. Если он передумает и пожалуется в инспекцию на фиктивный отпуск, работодателя накажут.

Удлинённые отпуска можно заменять компенсацией, но не всем

Некоторым работникам положены отпуска дольше обычных 28 дней:

— инвалидам — 30 дней — ст. 23 Закона № 181-ФЗ;

— работникам с вредными условиями труда — минимум 35 дней — ст. 117 ТК РФ;

— работникам с ненормированным днём — 31 день — ст. 119 ТК РФ;

— работникам Крайнего Севера — 52 дня, а из приравненной местности — 44 дня — ст. 321 ТК РФ;

— несовершеннолетним — 31 день — ст. 267 ТК РФ;

— педагогам детсадов, школ, вузов и сузов — от 42 до 56 дней — ст. 334 ТК РФ;

— удлинённый отпуск любому работнику, если так решил работодатель, и это записали в трудовой договор.

Дни отпуска свыше 28 можно заменить деньгами. На замену надо взять заявление с работника. Сам работодатель не может принять такое решение — ст. 126 ТК РФ.

Заменить отпуск деньгами нельзя беременным, несовершеннолетним и работникам с вредными условиями труда — ст. 126 ТК РФ.

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Отпуск заменяют компенсацией при увольнении

Неотгулянный отпуск в текущем рабочем году при увольнении заменяют денежной компенсацией — ст. 127 ТК РФ.

Статья актуальна на 09.06.2021

Однако на практике обычно все происходит иначе — непредоставленный ранее отпуск приходится оформлять в срочном порядке.

Прошлогодний отпуск в графике

Как правильно предоставлять прошлогодний отпуск? По заявлению работника или путем включения в график? Существуют сторонники и того, и другого способа.

Первые ссылаются на статью 124 ТК РФ: в ней сказано, что перенос отпуска осуществляется по заявлению.

В статье же 124 идет речь о ситуации, когда работодатель не предупредил работника за 2 недели и не выдал ему отпускные. В таком случае, действительно, с работника следует получить заявление на отпуск.

Какой отпуск предоставлять прежде — положенный в текущем году или за прошлый период? И тут на практике применяется 2 подхода:

Выбор остается за работодателем — его следует отразить в приказе или ином локальном акте.

Сколько можно не ходить в отпуск

Воспользоваться правом на оплачиваемый отдых каждый сотрудник может спустя полгода работы в компании. Согласно положениям действующего законодательства, стандартная длительность отпуска — не менее 28 дней. В том случае, когда в течении первого года работы сотрудник не ходил в отпуск, дни отдыха автоматически переносятся на следующий год, но они никогда не сгорают.

Исполнение графика отпусков обязательно как для работника, так и для работодателя. Работник не вправе в одностороннем порядке отказаться от подчинения графику отпусков, утвержденному работодателем. Отказ работника от очередного отпуска можно рассматривать как нарушение им трудовой дисциплины, что влечет за собой дисциплинарное взыскание.

В обязанности отдела кадров организации входит отслеживание по личным карточкам сотрудников продолжительность полагающегося отпуска и уведомлять руководство компании о случаях, когда тот или иной сотрудник долго не брал отпуск. Со своей стороны руководство фирмы должно принять меры, направленные на то, чтобы работник получил возможность воспользоваться положенными ему днями оплачиваемого отдыха.

Длина просроченного отпуска

Предположим, сотрудник не отдыхал 4 года. Как долго может длиться его отпуск? Что, если он будет отдыхать весть накопившийся срок подряд — а это более 100 дней?

Работодатели в подобной ситуации иногда опасаются предоставлять столь длинный отпуск. Между тем это как раз лучший способ сократить риск получения претензии со стороны трудовой инспекции. Можно смело отправлять сотрудника в отпуск на весь срок — Трудовому кодексу это не противоречит.

Сгорает ли неиспользованный отпуск

Согласно положениям Трудового кодекса Российской Федерации, регламентирующего правила предоставления сотрудникам очередного отпуска, в том случае, если в отчётном периоде сотрудник не воспользовался правом на очередной отпуск в полной мере, то в следующем году он имеет право:

Воспользоваться правом провести неотгулянный отпуск, а потом, написав отдельное заявление, уйти отдыхать в счёт отпуска за новый период;
Объединить неотгулянный отпуск с периодом отпуска за новый отчётный период.

В том случае, если сотрудник увольняется, но на дату прекращения трудовых отношений он имеет неиспользованные дни отпуска, то у него есть право погасить весь накопленный отпуск перед датой расторжения трудового договора. В противном случае сотруднику должны выплатить денежную компенсацию.

Так или иначе, но ежегодный отпуск не сгорает, он сохраняется и за продолжающими трудовую деятельность в организации и за теми, кто увольняется.

Другая ситуация наступает в случае, когда происходит реорганизация компании или сокращение штата в случае прекращения деятельности фирмы:

Сотрудники могут воспользоваться своим правом отгулять положенные им дни отпуска до того, как начнётся процедура изменения статуса фирмы;
Сотрудники могут реализовать свои права на получение денежной компенсации за неиспользованный отпуск;
В случае, если не был использован ни один из вышеперечисленных способов, то право на отпуск аннулируется.

ВНИМАНИЕ! В случае с дополнительным отпуском в силу вступает правило, согласно которому сотрудник имеет право либо воспользоваться правом на отдых, либо получить за них денежную компенсацию в стопроцентном объеме.

При выходе в декрет сотрудница имеет право отгулять очередной отпуск до момента выхода на больничный, либо после гашения листка нетрудоспособности, выданного по беременности. Еще одним вариантом может стать гашение неиспользованного отпуска после того, как женщина выйдет из отпуска по уходу за ребёнком.

ВАЖНО! Сроков давности для подобных отпусков не существует, согласно положениям действующего законодательства Российской Федерации.

Если сотрудник не воспользовался своим правом на отпуск, то он продолжает накапливаться, что грозит штрафными санкциями работодателю.

Выгоден ли неиспользованный отпуск работодателю?

Для сотрудников пропуск очередного отпуска — утрата возможности отдыха. Работодателю такая ситуация может грозить спором с трудовой инспекцией. В случае, если сотрудник не получит возможность воспользоваться своим правом на очередной отпуск и в следующем году, то к работодателю будут применены меры ответственности за нарушение норм трудового права (ст. 5.27 КоАП Российской Федерации), а именно:

Организация может быть оштрафована на сумму от 30 до 50 тыс. руб.;
Работа организации может быть приостановлена на срок до 90 дней.

ВНИМАНИЕ! Сотрудник не несёт никакой ответственности за неиспользованный отпуск! Вся ответственность автоматически возлагается исключительно на работодателя!

Следует отметить, что для организации факт накопления отпусков сотрудниками является неблагоприятным признаком. Данный фактор может стать поводом к проверкам со стороны трудовой инспекции, а также оказать влияние на финансовый фактор.

В случае выявления случая длительного неиспользования отпуска кем-либо из сотрудников, у трудовой инспекции появится законное основание для расследования и выяснения причин этого события. Руководству организации предстоит доказать, что данный фактор возник не по вине работодателя, а также доказать отсутствие создания искусственных препятствий при оформлении отпуска.

Даже в том случае, когда вина работодателя в наличии у одного или нескольких сотрудников неиспользованных отпусков за 2 и более года не получит доказательств, на предприятие будет наложен штраф. С финансовой стороны организации невыгодно допускать накапливания отпусков по следующим причинам:

В том случае, если человек захочет уйти в отпуск сразу за 2 года или более, работодатель будет вынужден искать резервы для перераспределения его рабочих функций на других сотрудников;
В случае расторжения трудовых отношений, сотрудник может потребовать денежную компенсацию за неиспользованные дни отпуска, а это может стать ощутимой Финансовой нагрузкой для предприятия;
Если нарушение спровоцирует проверку государственной инспекцией труда, организация попадёт в список нарушителей положений трудового права, что повлечёт за собой дополнительные материальные издержки на погашение штрафов.

Замена отпуска компенсацией

Статья 127 ТК РФ предусматривает ситуации, при наступлении которых сотрудник имеет право потребовать выплату компенсационных сумм за неизрасходованные дни отпусков. Например:

сотрудник уже подал заявление об увольнении и оставшиеся дни намерен отработать в обычном режиме;
продолжительность отпуска превышает стандартную (28 календарных дней).

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (свыше 28 дней) предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Граждане из данной категории, согласно закону Российской Федерации, также имеют возможность осуществить замену дополнительного отпуска на денежную компенсацию, для этого достаточно письменного заявления.

Очередной отпуск не может быть подменен материальными благами. В качестве исключения Трудовым кодексом выделяются увольняемые лица. Они могут инициировать оплату всей продолжительности неотгулянных отпусков.

Кадровые службы и руководство предприятия-работодателя не имеют права согласовывать заявление на замену отпуска материальной компенсацией, если заявителем является:

беременная сотрудница;
несовершеннолетний наемный работник;
работник, занятый на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Заявление на отпуск

сотрудник отправляется в очередной оплачиваемый отпуск;
сотрудник изъявил желание получить внеочередной отпуск (причиной может быть учёба, беременность или иные личные обстоятельства).

Если сотрудник уходит отдыхать в соответствии с графиком, подавать заявление не обязательно. Если в графике указывается только месяц, то написание заявления о предоставлении очередного отпуска обязательно. Такое заявление должно быть подано в обязательном порядке в срок не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска. Это связано с тем, что бухгалтерии нужно время на подсчёт и начисление отпускных.

Заявление о предоставлении очередного отпуска пишется сотрудником, как правило, в произвольной форме. Какие-либо стандартные образцы для написания заявления о предоставлении очередного отпуска сотруднику отсутствуют.

Заявление на перенос отпуска

Если у сотрудника по какой-то уважительной причине изменились планы на отдых, он пишет на имя руководителя организации заявление на перенос отпуска на другой срок.

Перенос отпуска — это процедура корректировки взаимных договоренностей с работодателем по поводу начала и продолжительности очередного ежегодного отдыха, закрепленного в графике отпусков.

Инициатором переноса ежегодного отпуска может оказаться каждая из сторон трудового договора.

Заявление о переносе отпуска по желанию работника пишется в произвольной форме на имя руководителя. В тексте заявления обязательно указывается причина переноса. При необходимости к заявлению могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, наличие которых также нужно отразить в заявлении (например, справка о больничном).

Когда инициатором переноса отпуска является работодатель, он направляет на имя работника письменное уведомление с просьбой согласовать перенос отпуска. В этом случае заявление о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью от работника не нужно.

Ещё материалы по теме

Кадровый ЭДО: изменения ТК РФ

Приказ о приёме на работу больше не обязателен

Предстоящие изменения в Трудовом кодексе РФ

Отчетность

Последнее

Заполнение декларации по УСН при переходе на повышенную ставку налога

Налогоплательщики на УСН должны отчитаться за 2021 год по новой форме. В бланке будет учитываться применение обычных и повышенных ставок. ФНС в письме от 24.11.2021 № СД-4-3/16342@ разъяснила, как правильно заполнить декларацию, если в течение года Вы перешли с обычной налоговой ставки на повышенную.

Что нужно успеть бухгалтеру до Нового Года 2022?

У бухгалтера в конце года аврал: слишком многое нужно успеть. Предлагаем календарь бухгалтерских задач на конец декабря, чтобы Вы не забыли ни о чём необходимом.

Льготы для общепита с 2022 года

Законом установлено освобождение общепита от уплаты НДС с 01.01.2022. Для компаний с численностью работников до 1 500 человек начнут действовать сниженные ставки по страховым взносам. Льготы установлены ФЗ от 02.07.2021 № 305-ФЗ. Какие условия нужно соблюдать, чтобы пользоваться льготами?

Несмотря на то что оформлением ежегодных оплачиваемых отпусков организации занимаются постоянно, проверки ГИТ редко остаются без претензий. Предлагаем пошаговый алгоритм, который поможет без ошибок подготовить документы

Три общих правила

Эти правила определены гл. 19 ТК РФ. О них часто забывают, между тем при проверке это может стать поводом для взыскания.

Правило 1. Работодатель обязан предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск ежегодно (ст. 122 ТК РФ)

Правило 2. Отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставлять оплачиваемый отпуск в удобное для них время

К таким категориям относятся несовершеннолетние работники, почетные доноры России, родители трех и более детей в возрасте до 18 лет и пр. Когда будете составлять график отпусков на следующий год, возьмите с них заявление с пожеланием удобного времени отдыха. Но будьте готовы, что даже при наличии заявления сотрудник в любой момент может передумать и попросить отпуск в другое время.

Вопрос. Сотрудник — ветеран боевых действий попросил дать ему ежегодный отпуск с завтрашнего дня. Можно ли отказать со ссылкой на невозможность выплатить отпускные за три дня до начала?

Ответ. Работодатель обязан удовлетворить просьбу работника, так как законодатели не предусмотрели никаких исключений в порядке предоставления отпуска такой категории работников. Это подтверждает судебная практика (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.02.2012 № 33-1972/2012, Апелляционное определение Московского городского суда от 14.05.2015 по делу № 33-8626).

Правило 3. Право на отпуск за первый год возникает после шести месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ). По этой причине не включайте в график на текущий календарный год сотрудников, которые только поступили на работу. Чтобы отпустить новичка в отпуск после шести месяцев работы, вам потребуется только взять с него заявление. Впрочем, по договоренности с работодателем сотрудник может отдохнуть и раньше.

Алгоритм предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска по графику отпусков

Составить и утвердить график отпусков

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяет ежегодный график отпусков. Работодатель утверждает документ с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если профсоюза нет — единолично. График нужно утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года. Вы можете использовать унифицированную форму Т-7 или разработать свою.

Заявление от работника о предоставлении части ежегодного отпуска и дальнейшее ее предоставление работодателем рассматривается судьями как доказательство соглашения между работником и работодателем (Решение Пермского краевого суда от 19.04.2017 по делу № 7-674-2017(21-421/2017).

Чек-лист. На что обращают внимание инспекторы ГИТ при проверке графика отпусков:

Дата утверждения графика отпусков	Не позднее чем за две недели до начала календарного года	ч. 1 ст. 123 ТК РФ
Оплачиваемый отпуск на основании графика	Планируется и используется фактически полностью	ст. 123, 124 ТК РФ
Оплачиваемый отпуск на основании графика	Планируется и (или) используется частями на основании достигнутого соглашения сторон, одна из частей — не менее 14 календарных дней	ст. 125 ТК РФ
Ознакомление с графиком отпусков	С графиком отпусков работник ознакомлен под роспись	Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1

Ознакомить сотрудников с графиком отпусков под роспись

Как можно ознакомить с графиком отпусков:

Дополнить унифицированную форму Т-7 графой 11, в которой после утверждения графика сотрудники будут ставить свои подписи.
Разработать отдельный лист ознакомления к графику отпусков.

Известить сотрудника о времени начала отпуска

Форма извещения трудовым законодательством не уточнена, но определены два условия (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Сотруднику нужно сообщить о начале отпуска:

не позднее чем за две недели;
под роспись.

При этом форма документа может быть любая:

Последний вариант позволяет убить двух зайцев: известить о начале отпуска и подтвердить, что работник ознакомлен с графиком.

Главное, при выборе способов извещения понимать, что если вы не выполните два основных условия, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Предупреждаем риски. Если отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, работник не пишет заявление на отпуск. Это обязанность работодателя известить его. Заявления на отпуск появляются, когда есть отклонения от графика, например, работник хочет отгулять лишь часть отпуска или возникли законные обстоятельства для его переноса.

Издать приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника под роспись

В настоящее время нет ни одного нормативного правового акта, обязывающего работодателей издавать приказ на отпуск. Но на практике большая часть компаний его оформляют. К этому привыкли и проверяющие из ГИТ. Известны случаи, когда работодателей привлекали к ответственности за отсутствие приказа на отпуск или за неознакомление с ним работника. Нельзя сказать, что такая практика правомерна, но она существует (Решение Московского городского суда от 08.02.2019 по делу № 7-648/2019, Решение Верховного Суда РФ от 01.03.2017 № 84-АД17-1).

Поэтому если вы решили оптимизировать кадровое делопроизводство и исключить приказ о предоставлении отпуска из документооборота, учитывайте и такой вариант развития событий.

Основанием для приказа является сам график отпусков. В приказе укажите номер и дату, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, рабочий год, за который предоставляется отпуск.

Рабочий год исчисляется с даты приема на работу, но всегда проверяйте себя: могут быть периоды, которые сдвинут окончание рабочего года.

Вопрос. Если работник принят на работу 1 июня 2020 года, в декабре 2020-го он находился 20 дней в отпуске без содержания, как определить рабочий год для исчисления ежегодного оплачиваемого отпуска?

Ответ. Если работнику предоставлялось 20 дней отпуска без сохранения заработной платы в декабре, то окончание первого рабочего года сдвинется на 6 дней: из 20 дней отпуска без сохранения в рабочий год включаются 14 дней, а окончание отпуска сдвигается на 6 календарных дней (ч. 1 ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). Таким образом, первый год закончится не 31 мая, а 6 июня 2021 года. Соответственно, второй рабочий год начнется с 7 июня 2021 года и закончится 6 июня 2022 года.

Срок издания приказа на отпуск законодательством не установлен. Учитывайте время, необходимое для подписания, передачи в бухгалтерию и пр.

Оформить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику

Записка-расчет — необязательный документ, но зачастую она необходима для расчета причитающихся работнику отпускных. Решая вопрос, надо или нет составлять ее, ориентируйтесь на внутренние правила своего работодателя.

Вы можете использовать унифицированную форму
№ Т-60 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или разработать свою. Важно оформить записку-расчет заранее, чтобы бухгалтерия успела выплатить отпускные работнику в срок — не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Работники кадровых служб заполняют только первый лист записки-расчета, вносят номер и дату составления записки-расчета, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, и период работы, за который предоставляется отпуск. Второй лист содержит расчет оплаты отпуска, начислений и удержаний, а также общей суммы к выплате и заполняется бухгалтерией.

Записка-расчет — это внутренний документ, который необходим только для взаимодействия кадровой службы и бухгалтерии. Ее не нужно выдавать работнику, поэтому оформлять можно только в электронном виде.

Выплатить работнику отпускные

В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Речь идет именно о календарных днях. Если отпуск начинается в понедельник, последний день для выплаты отпускных — четверг (Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, Письмо Минтруда России от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).

Внести сведения об отпуске в личную карточку работника

После 1 сентября 2021 года вопрос, вести или нет личные карточки Т-2 для кадрового учета, работодатель может решить самостоятельно. Единственный нормативный правовой акт, обязывающий вести личные карточки на бумажном носителе, — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 — с 1 сентября утрачивает силу в связи с Постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250.

Обратите внимание: личная карточка — это единственный документ в кадровом делопроизводстве для учета сведений о предоставляемых отпусках.

Работодатели должны продолжать вести личные карточки Т-2 для целей воинского учета. Минобороны пока не утвердил новую форму.

Внести сведения об отпуске в табель учета рабочего времени

Внести в график отпусков данные о фактически использованных днях отпуска

Если вы используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, дату фактического начала отпуска ставьте в графе 7. Не надо ждать окончания года, заполняйте в режиме реального времени.

Если фактическая дата отличается от планируемой, обязательно в графе 8 укажите документ, на основании которого отпуск переносится, а в графе 9 — дату переноса отпуска.

Даты могут отличаться только по причинам, названным в ст. 124 ТК РФ, и в случае, когда работник просит предоставить часть отпуска (ст. 125 ТК РФ).

Вместо заключения

Предоставление отпуска требует от кадрового сотрудника знания трудового законодательства и соблюдения определенной последовательности действий.

Главное правило: нельзя нарушать обязательные требования, предусмотренные законодательством. Серьезными нарушениями будет отказаться от графика отпусков или утверждать его позже чем за две недели до начала календарного года, не извещать сотрудников о начале отпуска или не предоставлять отпуск в полном размере. В этих случаях работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Подробная инструкция поможет оформлять ежегодные отпуска без ошибок, а приведенный ниже чек-лист — проверить себя.

Порядок предоставления основного оплачиваемого отпуска согласно графику

Читайте также: