Справка об остатках отпусков образец заполнения
Обновлено: 04.05.2024
Статья 114 Трудового кодекса Российской Федерации регламентирует предоставление каждому из работников предприятия ежегодного оплачиваемого отпуска.
Справка о предоставляемом отпускном периоде с работы
Справка об отпуске – это официальный документ, содержащий в себе всю необходимую информацию о предоставленном сотруднику ежегодном отпускном периоде и подтверждающий факт отсутствия сотрудника в определённый период времени на рабочем месте.
Данная справка может потребоваться в различных случаях, при этом работодатель сотрудника не имеет права отказать ему в его просьбе. Данное условие регламентируется статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации; при этом срок получения запрашиваемого документа не может превышать 3 рабочих дня.
Случаи для получения справки
При запросе справки об отпуске гражданин должен конкретно обозначить цели ее применения, чтобы лицо, выписывающее данный документ, максимально точно указало все необходимые данные. Самыми распространенными случаями для ее получения являются:
- Предоставление в детский сад ребенка сотрудника. Такая ситуация возможна, когда работник предприятия собирается уйти в отпуск, при этом на протяжении всего отпускного периода не планирует приводить ребенка в детский сад, например, при совместной поездке на отдых. Обоснованием для предоставления данного документа является факт сохранения за ребенком его места в детском учреждении.
- При получении визы. Для посещения некоторых стран консульства иногда запрашивают к общему пакету документов справку об отпускном периоде, которая сможет доказать, что гражданин является трудоустроенным, а за границу собирается исключительно для отдыха на короткий промежуток времени во время отпускного периода. При этом данная бумага не может заменить справку об официальном трудоустройстве гражданина, а также документ, подтверждающий его доход.
- При оформлении отпуска на работе по совместительству. Статья 286 Трудового кодекса Российской Федерации регламентирует право сотрудника на получение ежегодного отпускного периода одновременно с отпуском по месту основной работы. Таким образом, справка об отпуске с основного места работы нужна для подтверждения даты начала и окончания отпускных дней работника.
Данный список может быть скорректирован в зависимости от сложившейся ситуации, однако, действующее законодательство РФ не регламентирует обязательные случаи для ее предоставления.
Помимо этого, документ не может гарантировать начало отпускного периода исключительно в те сроки, которые указаны в справке, ввиду возможных непреодолимых обстоятельств, нарушивших запланированные действия.
Алгоритм получения документа
Для получения справки об отпускном периоде сотрудник должен обратиться непосредственно в отдел на предприятии, отвечающий за выдачу данной бумаги. При этом нужно предоставить полную информацию о цели ее использования.
Лицо, выдающее справку
Справку об отпускном периоде сотрудника, как правило, выдает либо работник кадровой службы, либо бухгалтер предприятия. Лицо, ответственное за выдачу данного документа, определяется исходя из установленных у него трудовых полномочий.
Оформление
При составлении справки об отпускном периоде сотрудника лицо, ответственное за ее составление, должно придерживаться следующих правил оформления:
- Для написания документа используется чистый лист бумаги формата А4; в случае присутствия на предприятии разработанного шаблона разрешено его заполнение.
- Текст справки пишется на бумаге в письменном виде от руки или набирается на компьютере и распечатывается на бумажном носителе.
- Документ должен быть подписан главным бухгалтером и директором предприятия.
- Подписи ответственных лиц заверяются печатью организации.
Необходимая форма и содержание документа
Унифицированной формы, установленной на законодательном уровне, в настоящий момент не существует.
Лицо, ответственное за составление данной бумаги, может написать его в свободной произвольной форме с соблюдением делового стиля письма либо же по форме организации, которая запрашивает данный документ.
Независимо от того, по какой форме составляется справка об отпуске, ее текст должен содержать в себе следующую информацию:
- В “шапке” указываются юридические данные предприятия (полное название, ИНН, ОГРН, КПП, адрес расположения и контактный телефон). Также здесь могут быть указаны номер документа исходя из внутренней нумерации документооборота предприятия и дата его составления.
- По центру прописывается название “Справка об отпуске”.
- В основном тексте указываются персональные данные сотрудника, дата начала трудовой деятельности на данном предприятии, а также занимаемая им должность. Также прописывается дата начала и окончания ежегодного отпускного периода и средняя заработная плата за месяц работы.
- При необходимости ниже основного текста указывается место предоставления документа, например, по месту требования.
- В конце справки ставится подпись главного бухгалтера предприятия и генерального директора, а также ставиться печать компании.
Период действия документа
Срок действия справки о предоставленном ежегодном отпуске не определен и не закреплен на законодательном уровне.
Как правило, каждая справка, выданная работодателем, имеет свой период действия, который определяется непосредственно самой организацией.
Срок годности данного документа, как показывает практика, составляет 2 недели с момента ее выдачи. В этот период работник должен успеть предъявить ее по месту требования.
Используя программу 1С:ЗУП 8.3., можно достаточно легко учитывать отпуска работающих в организации сотрудников. Однако, возможны и ситуации, когда компания только начинает переход к данной системе, а раньше такой учет велся в иных системах. По этой и ряду других причин достаточно часто становится необходимо внесение остатков отпусков в ручном режиме.
По закону, все работодатели должны каждый год предоставлять оплачиваемый отпуск своим сотрудникам. Как правило, продолжительность подобного отпуска равна 28 дней (календарных), но в определенных случаях она может измениться за счет назначаемых в организации дополнительных отпусков, доступных в определенных условиях. Отдельный график отпусков, при этом, составляется на каждый календарный год.
В настоящее время часто возникают ситуации, когда структура (организация, компания и т.п.) уже во время своей деятельности производит переход на 1С ЗУП 3.1 с иной информационной системы. Сотрудники уже давно зачислены в штат, и каждый имеет собственный и вполне определенный стаж отпусков, которые им положены. К тому же некоторые вполне могли уже успеть их отгулять, и эти данные вполне успешно переносятся. Но тем не менее, случаются ситуации, когда необходимо изменить вручную или внести остатки отпусков.
Данная статья посвящена инструкции, регламентирующей просмотр в 1С ЗУП 3.1остатков отпусков, их ввод изменение. Корректность отображения такого рода сведений в программе крайне важна, ведь если с этом возникнут сложности, вполне может появиться и трудности контакта с трудовой инспекцией.
Как посмотреть остатки отпусков по сотрудникам в ЗУП 3.1?
Сделать это можно несколькими способами, они будут рассмотрены детально. Каждый имеет собственные отличительные особенности, различающиеся между собой.
Первый способ
Второй способ
Третий способ
Отчет по остаткам отпусков дает возможность просмотра этих остатков в разных вариациях — по конкретному сотруднику, либо по организации в целом. Выбранная дата при этом может быть любой.
Отчет по справке по остаткам отпусков служит для формирования детальных сведений, касающихся остатков отпусков по конкретному сотруднику на определенную дату, которая задается пользователем.
Как изменить остатки отпусков в 1С?
Что бы скорректировать остатки отпусков в ручном режиме, в ЗУП 3.1 предусматривается три следующих способа:
Первый способ
Второй способ
Третий способ
После этого, использовав данный документ можно вводить по сотрудникам остатки отпусков, а также менять их в случае необходимости.
При своевременном внесении касающихся отпусков сотрудников достоверных сведений в программу, работа персонала по кадрам существенно облегчается. Крайне важно надежно контролировать остатки отпусков, поскольку это позволяет точно формировать большие объемы отчетности, состоящей из важных кадровых документов. Кроме того, это позволяет избежать лишних расходов, связанных с выплатами компенсаций в случаях увольнения сотрудников за неиспользованные ими отпуска.
Главные темы месяца
Для ГИТ Справка о наличии и количестве неиспользованных дней ежегодных оплачиваемых отпусков (с указанием причин переноса неиспользованных дней отпусков на следующий год, а также количества дней, замененных выплатой денежной компенсации, В июле ждем ГИТ
Добрый день!
Прошу помощи знающих коллег !
С первого июля к нам приходит ГИТ. Необходимо составить " Справку о наличии и количестве неиспользованных дней ежегодных оплачиваемых отпусков (с указанием причин переноса неиспользованных дней отпусков на следующий год, а также количества дней, замененных выплатой денежной компенсации"
Как она выглядит и что это такое я не знаю. В интернете не нашла информацию. Кто сталкивался, могли бы рассказать, как это составить. Возможно есть примерные образцы!
Буду очень благодарна!
В свободной форме на бланке предприятия.
Так и называется: "Справка об использовании ежегодных отпусков за такой то год"
На основании утвержденного графика отпусков.
Запланировано столько. Использовано отпусков столько.
Осталось на текущую дату неиспользованных дней отпуска столько. Указываете причину (отпуск не наступил, перенесен и т.д.)
Компенсация за отпуск выплачена работнику ФИО - за столько дней. Причина (увольнение или еще какая).
Удобнее для наглядности в таблице в екселе делать.
| Цитата |
|---|
| tsarapick написал: С первого июля к нам приходит ГИТ. Необходимо составить "Справку о наличии и количестве неиспользованных дней ежегодных оплачиваемых отпусков (с указанием причин переноса неиспользованных дней отпусков на следующий год, а также количества дней, замененных выплатой денежной компенсации" |
24 И фарисеи сказали Ему: смотри, что они делают в субботу, чего не должно делать?
27 И сказал им: суббота для человека, а не человек для субботы; (Евангелие от Марка, гл.2
| Цитата |
|---|
| olca написал: На основании утвержденного графика отпусков. |
| Цитата |
|---|
| olca написал: Компенсация за отпуск выплачена работнику ФИО - за столько дней. Причина (увольнение или еще какая). |
Не думаю, что речь об этом.
| Цитата |
|---|
| tsarapick написал: Справку о наличии и количестве неиспользованных дней ежегодных оплачиваемых отпусков (с указанием причин переноса неиспользованных дней отпусков на следующий год, а также количества дней, замененных выплатой денежной компенсации" |
Не бойтесь разговаривать с проверяющими и уточнять у них что им нужно, чтобы потом не переделывать. Они такие же люди
Так и не найдете. Это же не нормативка. Это желание ВАШЕГО ГИТ.
Я бы ПРЕДПОЛОЖИЛА, что они хотят увидеть ВСЕ остатки отпусков работников на сегодняшний день (а в ГО могут быть внесены не все, поэтому ГО нам никак не поможет). И компенсация отпуска их интересует не по уволенным работникам, а чтобы проверить , не заменяете ли вы часать отпуска, которая не превышает 28 дней. То есть, если в организации отпуск только 28 дней, то компенсации вообще не может быть в период работы.
Но это МОИ предположения. А что хотят от Вас ОНИ - спросить нужно там, а не здесь.
| Цитата |
|---|
| olca написал: Удобнее для наглядности в таблице в екселе делать. |
| Цитата |
|---|
| olca написал: На основании утвержденного графика отпусков. |
| Цитата |
|---|
| olca написал: Компенсация за отпуск выплачена работнику ФИО - за столько дней. Причина (увольнение или еще какая). |
Не думаю, что речь об этом.
| Цитата |
|---|
| tsarapick написал: Справку о наличии и количестве неиспользованных дней ежегодных оплачиваемых отпусков (с указанием причин переноса неиспользованных дней отпусков на следующий год, а также количества дней, замененных выплатой денежной компенсации" |
Не бойтесь разговаривать с проверяющими и уточнять у них что им нужно, чтобы потом не переделывать. Они такие же люди
Так и не найдете. Это же не нормативка. Это желание ВАШЕГО ГИТ.
Я бы ПРЕДПОЛОЖИЛА, что они хотят увидеть ВСЕ остатки отпусков работников на сегодняшний день (а в ГО могут быть внесены не все, поэтому ГО нам никак не поможет). И компенсация отпуска их интересует не по уволенным работникам, а чтобы проверить , не заменяете ли вы часать отпуска, которая не превышает 28 дней. То есть, если в организации отпуск только 28 дней, то компенсации вообще не может быть в период работы.
Но это МОИ предположения. А что хотят от Вас ОНИ - спросить нужно там, а не здесь.
| Цитата |
|---|
| olca написал: Удобнее для наглядности в таблице в екселе делать. |
В том то и дело, наши проверяющие заявили нам заранее: "НЕ ЗВОНИТЕ И НЕ СПРАШИВАЙТЕ НАС!" Я тоже заподозрила ,что хотят увидеть остатки отпусков на каждого работника на сегодняшний день. Компенсация отпуска у нас есть только при увольнении. Дни дополнительного отпуска ,которые идут свыше 28 дней, мы не компенсируем, а работники все отгуливают.
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск закреплено на законодательном уровне за каждым из граждан. Многие встречались с ситуацией, когда требовалось предоставление справки о таком отпуске. Что это за документ, как его оформить, где взять образец справки об отпуске с места работы, расскажем в статье.
Суть документа
Справку об отпуске относят к официальным разновидностям документов. Источник выдачи сведений – организация, с которой заключен трудовой договор сейчас либо в прошлом времени. Нужна, чтобы подтвердить наличие серьезных причин для отсутствия на месте в конкретный период времени. Иногда доказывает сведения по ежегодному отпускному периоду.
Существует много случаев, когда просят предоставить такие сведения. У руководителя нет законных оснований отказывать в оформлении. Статья 62 Трудового кодекса подтверждает правило. 3 рабочих дня – максимальный срок, на протяжении которого должен быть получен документ.
Когда представляют справку?
При отправке запроса гражданин должен точно указывать, для чего ему понадобились сведения. Это упростит оформление документа, внесение всех необходимых сведений.
Таблица 1. Случаи, когда требуется справка об отпуске с места работы
| Когда нужна справка | Комментарий |
| Для детского сада, куда зачислили ребёнка гражданина | Пример – когда планируется длительный отпуск, на протяжении которого ребенок не будет посещать образовательное учреждение. Документ потребуется, чтобы за малышом было сохранено его место. |
| Оформление визы | Некоторые консульства определённых стран запрашивают справку, где подробно описан отпускной период. Она доказывает, что у гражданина есть официальное место трудоустройства, что целью поездки остается исключительно отдых, на короткий промежуток времени. Справка не становится заменой для информации о самом рабочем месте и официальном доходе. |
| Оформление отпуска на работе по совместительству | Сотрудник имеет право получать отпуска одновременно на нескольких местах, закон этого не запрещает. Справки нужны, чтобы точно определиться со временем и конкретной датой. |
Как получить, кто выдает?
Нужно обратиться к представителям отдела, наделенными достаточными полномочиями для выдачи информации. Главное – подробно описать цели, для реализации которых потребовалась справка.
Бухгалтер предприятия или сотрудник кадровой службы – вот кто чаще всего выдает документ. Трудовые полномочия определяются руководителем предприятия, на основе заранее составленных актов.
Правила оформления, образец
Следующие правила оформления и рекомендации помогают пройти любые процедуры без проблем:
- Основа составления – чистый лист стандартного формата А4.
- Если на предприятии есть специальный шаблон, допускают и его оформление.
- Текст пишут от руки, либо набивают с помощью компьютера. Потом идет распечатка с помощью бумажного носителя.
- Директор предприятия, главный бухгалтер ставят свою подпись.
- Печать организации подтверждает, что подписи подлинные.
Уже было сказано, что унифицированная форма бумаги отсутствует. Поэтому допускается применение свободных вариантов. Независимо от выбранного решения правила заполнения сведениями будут такими:
Образец справки можно скачать здесь:
На какое время справка считается действительной?
Законы не контролируют время действия таких справок. Обычно это время определяют сами организации, выставившие соответствующее требование. Стандартный срок действия составляет 2 месяца с момента выдачи справки. Этого периода должно хватить, чтобы сотрудник предоставил сведения.
В случае с декретом
Установленный образец отсутствует и у справок, связанных с предоставлением декретного отпуска. Но всегда остаются реквизиты, которые нужно сохранить при любых обстоятельствах.
За справкой женщина обычно обращается в отдел кадров на своем предприятии. Бланк документа в этом случае соответствует требованиям, описанным выше.
Заверение
Внутренние документы организационно-распорядительного характера должны точно указывать, как заверять справки. Пример – Положение о делопроизводстве компании. Подпись на документах ставит лишь лицо, наделенное соответствующими полномочиями. В большинстве случаев их передают директору фирмы. Локальные нормативные акты могут указывать на других лиц, имеющих примерно те же права.
Главный бухгалтер должен являться вторым ставящим подпись, если документ содержит сведения финансового характера. Пример – средний размер заработной платы за тот или иной период.
Документ подлежит регистрации в соответствующем журнале для исходящей документации. Можно выдавать справки на руки подчиненным, либо передавать законным представителям интересов.
Уволившиеся работники: имеют ли право требовать?
Законодательство говорит о том, что и после увольнения работники имеют право запрашивать конкретные сведения, связанные с сотрудничеством в этой компании. Правило распространяется на любые выписки, в том числе – связанные с отпуском. На отправление ответа даётся максимум три дня.
Закон не описывает ситуаций, когда работника обязывают доказать, что он идет в отпуск. Обычно это личное дело, не оказывающее какого-либо влияния на другие события. Такие бланки не относят к документам, из-за которых обладатели наделяются особенными правами. Но многие организации имеют обычай требовать доказательств того, что планируется отпуск.
В каждом случае надо рассматривать вопрос отдельно.
Часто для составления справок об отпуске применяют специальные формы отчетности. Пример – 2-НДФЛ. Иногда это своеобразное приложение к другой информации, связанной с работой.
Но большинство предприятий для каждой из справок соглашаются разрабатывать собственные бланки, чтобы было удобнее обрабатывать информацию. Главное – чтобы сам работник собрал бумаги для выдачи справки, тогда процесс отнимет минимальное количество времени.
Какие справки можно заказать в бухгалтерии, для каких целей и как правильно они называются, смотрите в этом сюжете:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Читайте также: