Список сотрудников имеющих право подписи электронных документов

Обновлено: 18.05.2024

22 ноября вступил в силу Федеральный закон об электронном кадровом документообороте (кадровом ЭДО). Рассказываем, что из себя представляет кадровый ЭДО, какие работодатели могут перейти на его применение и как это правильно сделать.

Что такое кадровый ЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями 22.1–22.3, раскрывающими сущность и устанавливающими порядок внедрения и осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон понимает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

В частности, закон позволяет оформлять в электронном виде, без дублирования на распечатанном бланке:

трудовой договор, в том числе срочный;
ученический договор;
договор о полной материальной ответственности;
приказ о предоставлении отпуска;
распоряжение о направлении в командировку и т.д.

По сути, оформить в электронном виде можно любой кадровый документ, за рядом исключений, прямо указанных в законе.

Какие документы нельзя перевести в электронную форму

Положения закона об ЭДО не применяются в отношении следующих документов (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

трудовых книжек;
актов о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказов (распоряжений) об увольнении работника;
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Все эти документы, за исключением трудовых книжек, как и прежде, требуют обязательного составления на бумажном носителе. Что касается трудовых книжек, то они также продолжают вестись на бумажном носителе, если работники не изъявили желания перейти на электронную трудовую книжку.

Переход на кадровый ЭДО

Переход к кадровому ЭДО может быть осуществлен любым работодателем – организацией или ИП на основании их добровольного волеизъявления. Заставить работодателя отказаться от бумажного кадрового учета в пользу электронного никто не может.

Чтобы перейти от бумажного к электронному кадровому документообороту, работодатель должен разработать и утвердить специальный локальный нормативный акт, определяющий порядок такого перехода, который в обязательном порядке должен содержать следующую информацию (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):

сведения об информационной системе, с помощью которой осуществляется ЭДО;
порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО;
сведения о конкретной дате введения ЭДО.

Определившись с порядком перехода на ЭДО, работодатель должен будет определить и утвердить сам порядок кадрового ЭДО.

Утверждение порядка кадрового ЭДО

Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В данном порядке прописываются (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ):

сроки подписания работниками электронных документов и ознакомления с ними. Периодичность такого подписания и ознакомления;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем через ЭДО;
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, переведенных в электронный формат, на бумажном носителе.

Утвердив порядок перехода на ЭДО и, собственно, сам порядок осуществления кадрового ЭДО, работодатель должен будет уведомить своих работников и получить их согласие на переход к составлению кадровых документов в электронной форме.

Уведомление работников и получение их согласия

Срок и конкретный порядок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО устанавливается в локальном акте работодателя, определяющим порядок перехода к ЭДО. Единственное ограничение – дата перехода на ЭДО не может устанавливаться ранее даты уведомления работников. Что касается соискателей, трудоустраивающихся к работодателю, то их также необходимо уведомлять о том, что в компании применяется кадровый ЭДО.

Уведомив работников о переходе на ЭДО, работодатель должен будет получить их письменное согласие на такой переход. Отсутствие письменного согласия работника признается его отказом оформления кадровых документов в электронной форме. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

Согласие не требуется только от лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на указанную дату отсутствует трудовой стаж (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). При этом лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу вправе отказаться от участия в кадровом ЭДО.

Отсутствие согласия работника или соискателя, принимаемого на работу, на переход к ЭДО не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника. Не может служить таким основанием и отсутствие у работника/соискателя электронной подписи.

Если работники откажутся от перехода к кадровому ЭДО, то это не лишит их возможности получать документы, связанные с работой, которые ведутся в электронной форме. Работодатель обязан безвозмездно и по первому требованию предоставлять таким работникам все необходимые и надлежащим образом заверенные кадровые документы на бумажном носителе (ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ).

При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий работодатель обязан безвозмездно их предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Выбор системы кадрового ЭДО

Работодатель вправе самостоятельно выбирать вид информационной системы, которая будет им использоваться в целях составления, формирования, подписания и хранения кадровых документов в электронной форме. В указанных целях работодатель может использовать (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):

Все расходы на эксплуатацию соответствующей информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов берет на себя работодатель. Пользование системой кадрового ЭДО работниками осуществляется на безвозмездной основе.

Подписание кадровых документов

Чтобы иметь возможность подписывать электронные кадровые документы, у работников, перешедших на ЭДО, должна быть в наличии соответствующая электронная подпись – усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная или простая электронная.

При этом конкретный вид подписи зависит от вида подписываемого документа. Так, при подписании следующих документов работники могут использовать исключительно усиленную электронную подпись – как квалифицированную, так и неквалифицированную (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):

трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор;
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
согласие на перевод;
заявление об увольнении;
отзыв заявления об увольнении;
уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
при ознакомлении с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.

Другие кадровые документы работниками могут подписываться в том числе простой электронной подписью. По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя. Это осуществляется путем направления электронного документа в личный кабинет работника на едином портале госуслуг. Конкретный порядок подобного доступа работников к электронным документам позднее установит Правительство РФ.

Все расходы на получение и использование работниками электронной подписи несут исключительно сами работодатели. Причем работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Уже в 2019 году правительство решило навести порядок в сфере обращения электронных цифровых подписей. 476-ФЗ от 27.12.2019 внес существенные изменения в закон об ЭЦП (№ 63-ФЗ). Вмешательство государства вызвано многочисленными нарушениями при выпуске подписей.

Недобросовестные третьи лица умудрялись на ничего не подозревающих граждан и руководителей компаний открывать по нескольку фирм-однодневок, дарить кому-то квартиры и т.д.

Есть о чем тревожится — некоторым удостоверяющим центрам жить осталось до 2022 года (пункт 4 ст.3 476-ФЗ), а выдавать ЭП до июля 2021 (пункт 3 ст. 3 476-ФЗ). Мы уже немного рассказали о новшествах в прошлой статье , а теперь нам нужно разобраться с новой методикой получения подписей, без которой скоро ни один бизнес не сможет даже вздохнуть.

Интерес к продукту 1С-ЭТП вырос по сравнению с 2019 годом на 30%; стал популярнее на 10%;
На 50% больше ИП стали получать у нас электронные подписи.

Что уже изменилось с 1 июля 2020 года

Пробежим по действующим изменениям — вдруг вы что-то пропустили или только начинаете работу.

Подпись можно получить дистанционно. Для этого у вас есть два способа:

И по-прежнему можно прийти в УЦ лично.

Руководителю организации разрешили получить за своих сотрудников ЭП . Они понадобятся для удаленной работы при подписании приказов, внутренних документов, накладных и актов.

Пока электронная подпись работника содержит данные об организации. Если он меняет место работы и там тоже используют ЭЦП для документов, то придется получать новую подпись. Но в будущем ситуация изменится.

Нововведения сделают подпись универсальной . Раньше вы выбирали для каких целей нужна ЭЦП: сдача отчетности, ЕГАИС, торги и т.п. Теперь сертификат КЭП обязаны принимать без ограничений все электронные площадки и информационные системы, в т.ч. те, которые ранее принимали только сертификаты со специфическими расширениями.

Физические лица будут уведомлены через Госуслуги , если на их имя кто-то выпустит ЭП. Вот это огромный плюс и новый уровень защиты.

Изменения 2021 года

С 2021 года нас ожидает новое понятие — доверенная сторона (пункт 17 ст. 2 63-ФЗ).

В цепочку обмена данными вклинивается новый институт доверенных третьих сторон (ДТС). Он в режиме реального времени располагает сведениями о всех выданных и действующих ЭП. Благодаря этому, ДТС проверяет действительность подписи в электронных документах в конкретный момент времени, а также документально подтверждает результаты такой проверки.

Мобильность пользователя . Теперь руководитель даже в командировке может удаленно подписать срочные документы.
Повышенный уровень безопасности. Хранить ключ на флэшке безопасно только в сейфе. Облачное хранилище не требует физического накопителя, который можно потерять, сломать, или который смогут украсть мошенники.
Не требуется покупать лицензии на специальные программы для работы с крипто-ключами, да и сам рутокен становится не нужным.

УЦ, утратившие аккредитацию 1 июля 2021 года, не смогут выдавать подписи. При этом ЭЦП по закон продолжают действовать до истечения срока действия, но не более срока действия аккредитации УЦ, либо не позднее чем до 1 января 2022 года.

Если УЦ передаст свои функции другому лицу, он должен сообщить об этом владельцу сертификатов не позднее, чем за месяц, если же функции УЦ никому передавать не станет, то сертификаты будут аннулированы и об этом их владельцев центр тоже должен будет известить.

Несмотря на разъяснения , которые дает Министерство цифрового развития, ситуация с сертификатами клиентов УЦ, которые потеряют аккредитацию, остается неопределенной. Надеемся, что либо будут внесены поправки в законодательство, либо будут даны более понятные пояснения. Иначе многие владельцы сертификатов после 1 июля 2021 года рискуют остаться без своих электронных подписей.

Недалекое будущее

В итоге с 2022 УЦ станут выдавать подписи физлицам, а налоговая получит эксклюзивные права по созданию КЭП (квалифицированной ЭП) для руководителей юридических лиц, предпринимателей и нотариусов. По доверенности подпись получить нельзя!

Если на момент продления срока действия ЭП директор имеет действующий сертификат, то новая КЭП может быть выдана без его личного присутствия в налоговой дистанционно. При смене директора КЭП автоматически теряет свою силу.

Появится новый вид ЭП для организаций без привязки к директору (единоличному исполнительному органу). Их можно использовать при любом автоматизированном подписании. Например, для технологических документов, формируемых автоматически в информационных системах. Сейчас такие подписи можно использовать только в системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ)

ЦБ будет аккредитован на выдачу КЭП для операторов платежных систем, кредитных и не кредитных финансовых организаций. Государственные должностные лица будут обращаться за подписью в УЦ казначейства. Получается, что произойдет разделение полномочий по выдаче электронных подписей.

В некотором смысле это даже радует. Сейчас ФНС принимает отчетность от операторов и, если возникают проблемы со сдачей декларации, например, кто-то выпустил мошенническим образом ЭП и подписал ей декларацию с недостоверными данными, то разбирательство ложится на плечи налогоплательщика.

Если ФНС будет выдавать подписи самостоятельно, то и контролировать законность их выдачи тому или иному лицу будет она.

Физлица, которым понадобится КЭП (ст 17.1. 63 ФЗ) для подписи удаленно трудового договора, покупки-продажи недвижимости, подписи накладных, счет-фактур и прочих документов, получат свои подписи в прошедших аккредитационный отбор коммерческих УЦ.

Как будут действовать лица по доверенности

Чтобы подписать документ представителю юрлица, действующему по доверенности, нужно иметь свою КЭП, выданную физлицу, и электронную доверенность.

Электронная доверенность подписывается директором, пользующимся КЭП организации.

Что это значит — теперь директору не надо передавать бухгалтеру свою флэшку, хотя и раньше так делать не следовало, т.к. это нарушение правил использования КЭП.

Бухгалтер получает в УЦ КЭП на себя лично, оформляет электронную доверенность от директора на основании бумажной доверенности и может подписывать документы сам.

У предпринимателя такая же схема работы.

Давайте подведем итоги и отсортируем изменения в хронологическом порядке. Для удобства мы сделали табличку:

Как бы не хотелось удержаться за старые привычки, но пора признать — все становится цифровым — электронные документы, отчетность, проведение сделок, даже заключение трудовых договоров. Перестраивать работу бизнеса нужно не завтра, а уже сейчас , иначе ваша организация рискует оказаться динозавром в мире высоких технологий.

Безопасная электронная подпись для различных задач это Астрал-ЭТ . Быстрое получение и гибкие тарифы делают ее идеальной для бизнеса любого масштаба. А если возникнут проблемы с настройкой — вам удаленно поможет наша техподдержка.

С 1 июля до 31 декабря 2021 года предприниматели могут бесплатно получать квалифицированные электронные подписи (КЭП) в налоговой или покупать в удостоверяющих центрах, аккредитованных по новым правилам. С 1 января 2022 года выдавать подписи предпринимателям будет только налоговая и её доверенные удостоверяющие центры. Рассказываем, как теперь получить КЭП и как новые требования коснутся тех, кто получил подпись до 1 июля 2021 года.

Автор: Дарья Суслова
Эксперт: Вячеслав Предыбайло
Редактор: Екатерина Лурина

Где получать КЭП до 31 декабря 2021 года

До 31 декабря 2021 года вы можете получить новую КЭП двумя способами:

Бесплатно в налоговой. С 1 июля 2021 года ИП и юрлица, которые не выдают кредиты и не являются финансовыми организациями, могут получать подписи в региональных подразделениях ФНС.

Срок действия бесплатной КЭП — 15 месяцев.

Если ваши сотрудники, например, бухгалтер, тоже подписывают документы компании или ИП — им понадобятся подписи физических лиц. Такие подписи выдают аккредитованные удостоверяющие центры.

Платно в удостоверяющем центре, который прошёл аккредитацию по новым правилам. С 1 июля 2021 года выдавать КЭП могут только удостоверяющие центры, которые прошли аккредитацию по закону 476-ФЗ после 1 июля 2020 года (ст. 3 закона 476-ФЗ). Остальные удостоверяющие центры не имеют права выдавать новые подписи.

Обычно платные КЭП действуют 12 месяцев, но некоторые удостоверяющие центры выдают подписи на 15 месяцев.

Чтобы подписывать документы компании или ИП, сотрудники должны получить подписи физлиц. Аккредитованные удостоверяющие центры выдают такие подписи.

Где получать КЭП с 1 января 2022 года

С 1 января 2022 года ИП и юрлица, которые не выдают кредиты и не являются финансовыми организациями, смогут получать КЭП только в налоговой или у её доверенных лиц (п. 14 ст. 1 закона 476-ФЗ).

Налоговая и её доверенные лица будут выдавать по одной подписи на ИП и юрлицо. Такую подпись сможет использовать только индивидуальный предприниматель или руководитель компании. Чтобы подписывать документы ИП или организации, сотрудникам понадобятся подписи физических лиц. В ыдавать КЭП физлицам будут аккредитованные удостоверяющие центры.

ИП и организации, которые выдают кредиты или занимаются финансированием, будут получать КЭП в Центральном банке РФ.

Как получить КЭП в налоговой

Шаг 1. Купите носитель для КЭП.

Носитель для электронной подписи или токен — это устройство в виде USB-флешки для хранения ключа подписи. Ключ — это код, который содержит информацию о КЭП в зашифрованном виде.

Носитель должен быть сертифицирован Федеральной службой по техническому и экспортному контролю России (ФСТЭК) или ФСБ России и иметь формат USB типа А. Например, подойдут Рутокен-S, Рутокен-Lite, JaCarta, E-Smart, Рутокен ЭЦП, JaCarta ГОСТ, E-Smart ГОСТ.

Если у вас уже есть носитель и он соответствует требованиям — можете использовать его.

Шаг 2. Подготовьте документы:

Паспорт РФ.
СНИЛС.
Документы на носитель. Вам понадобится сертификат соответствия вашего носителя ФСТЭК или ФСБ России. Его можно найти на сайтах ФСТЭК, ФСБ России или производителя носителя для КЭП.

Если вы используете носитель со встроенным средством криптографической защиты информации (СКЗИ), например, Рутокен ЭЦП, JaCarta ГОСТ или E-Smart ГОСТ — вам также понадобится формуляр на СКЗИ. Как его получить, подскажет производитель.

Шаг 3. Подайте заявление на получение КЭП.

Шаг 5. Получите подпись в выбранном подразделении ФНС. Возьмите с собой на приём носитель для КЭП и все необходимые документы. Сотрудник налоговой проверит документы, и если всё будет в порядке, запишет ключ подписи и сертификат на носитель. Сертификат подтверждает, что ключ подписи принадлежит именно вам. Запись займёт не более 15 минут.

Что делать, если вы получили КЭП до 1 июля 2021 года

Если вы получили электронную подпись до 1 июля 2021 года — убедитесь, что ваш удостоверяющий центр прошёл аккредитацию по 476-ФЗ. Если он не получит аккредитацию по новым правилам до 31 декабря 2021 года, с 1 января 2022 года ваша КЭП станет недействительной, и вам придётся её менять.

Чтобы проверить УЦ, найдите его в списке и посмотрите, когда он был аккредитован. Если после 1 июля 2020 года — значит он прошёл аккредитацию по 476-ФЗ.

Когда получили КЭП	Аккредитация вашего УЦ на момент оформления КЭП	Что делать
До 1 июля 2021 года	Не прошёл аккредитацию по 476-ФЗ	Проверять в списке , чтобы УЦ успел пройти аккредитацию до 31 декабря 2021 года.

Если успеет — можете продолжить пользоваться КЭП до окончания её срока действия.

Подытожим

Если вы получили КЭП до 1 июля 2021 года, проверьте, аккредитован ли ваш удостоверяющий центр по новым правилам. Если аккредитован — работайте с КЭП до окончания её срока действия, а затем получайте новую. Если нет — проверяйте в списке, чтобы удостоверяющий центр успел пройти аккредитацию до 31 декабря 2021 года. Если не успеет, с 1 января 2022 года вам придётся получать новую подпись в налоговой.

Если вы собираетесь получать КЭП до 31 декабря 2021 года, у вас два варианта: получить подпись бесплатно в ФНС или платно в аккредитованном удостоверяющем центре. Если хотите получить подпись в удостоверяющем центре, убедитесь, что на момент выдачи КЭП он аккредитован по закону 476-ФЗ — иначе подпись будет недействительной.

С 1 января 2022 года ИП и организации, которые не выдают кредиты и не занимаются финансированием, смогут получить КЭП только в налоговой и её доверенных удостоверяющих центрах. Сотрудники, которые подписывают документы компаний, должны будут получать подписи физлиц в аккредитованных удостоверяющих центрах. С 2023 года кроме подписей физлиц сотрудникам нужны будут электронные доверенности.

Финансовые организации с 1 января 2022 года будут получать КЭП в Центробанке РФ.

В статье рассмотрим нововведения, которые касаются использования электронных подписей юридическими и физическими лицами, опишем правила, риски и проблемы, связанные с соответствующими изменениями, прокомментируем мнения и предложения экспертов, а также порассуждаем, как изменится наша деловая деятельность.

Электронная подпись вчера и сегодня

Усиленные квалифицированные электронные подписи (далее – УКЭП) используются в России уже 20 лет, и за эти годы были сформированы пусть и не беспроблемные, но работающие: инфраструктура открытых ключей (PKI-инфраструктура) и нормативная база, а также сложилась правоприменительная практика.

Как менялось правовое регулирование электронной подписи

В нашей стране сложились отдельные практики использования усиленных электронных подписей (далее – УЭП) в деловой деятельности юридическими и физическими лицами, при этом основная масса УКЭП используется именно юридическими лицами.

[…] В настоящее время в обороте находятся 15 миллионов квалифицированных сертификатов, из которых примерно 90 % используются организациями (т.е. юридическими лицами). В то же время экономически активное население страны, которое насчитывает примерно 70 миллионов человек, интереса к квалифицированной электронной подписи практически не проявляет; уровень обеспечения сертификатами в течение последних лет не растет. […]

Характеристика и особенности используемых в настоящее время УЭП юридических и физических лиц отображены в Таблице 1.

Новая система использования УКЭП

Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ[6] внес революционные перемены в размеренную жизнь инфраструктуры, обслуживающей всю систему электронных подписей.

Изменений много, в том числе в процедуре использования УКЭП в деловой деятельности. Фактически планируется создать уникальную, не имеющую аналогов в мире систему, характерной особенностью которой является достаточно неожиданная для третьего десятилетия XXI века попытка, после 20 лет довольно успешного применения ЭЦП[7] и УЭП/УКЭП, заново возродить некоторые традиции бумажного делопроизводства в условиях электронной среды.

Речь идет в первую очередь о двух тенденциях:

Универсальное использование УКЭП физического лица как в личных целях, так и при исполнении должностных обязанностей. То есть подобно тому, как универсально используется собственноручная подпись в рамках традиционного бумажного делопроизводства. О том, что у физического лица УКЭП должна быть одной-единственной, пока что речь не идет, однако эта идея, что называется, витает в воздухе…
Все сотрудники, кроме руководителя (он подписывает документы УКЭП юридического лица), будут использовать в работе свои УКЭП как физического лица вместе с доверенностью.

В настоящее время должностные лица подписывают создаваемые в рамках деловой деятельности документы выданными на их имя подписями юридического лица, которые одновременно частично выполняют функции доверенностей.

Новые правила предусматривают возвращение к бумажным традициям, когда сотрудники все подписывают своими собственноручными подписями, а право подписания подтверждается доверенностями (следует отметить, что в рамках бумажного делопроизводства, помимо доверенностей, также используются и другие инструменты).

При этом применение доверенностей доводится до абсурда: доверенность так или иначе должна сопровождать каждый подписанный УКЭП документ! Помимо привычных проблем проверки действительности сертификатов, теперь организации столкнутся с куда большей головной болью: проверкой доверенностей в ходе проверки УКЭП – с одной стороны, и выпуском, актуализацией и отзывом доверенностей всех своих сотрудников – с другой.

Как водится, такое движение в крайне сомнительном направлении, в котором больше никто в мире идти не собирается, оправдывают самыми благими намерениями, в числе которых:

идея активизировать использование УКЭП физических лиц в деловой деятельности и гражданских правоотношениях;
расширение ради снижения рисков мошенничества сферы применения доверенностей и других документов, подтверждающих полномочия физических лиц при подписании электронных документов.

[…] Еще в сентябре 2020 года ни одного удостоверяющего центра по новым требованиям не было аккредитовано, а к середине сентября 2021 года такую аккредитацию прошли 24 УЦ. […]

Все УЦ разделены на четыре группы, каждая из которых будет обслуживать свои группы пользователей УКЭП (Таблица 2).

Изменения в работе УЦ начались с июля 2020 года. Изобразим их в Схеме.

Однако уже в августе 2021 года Минцифры России в своих документах начало трактовать законодательство, отклоняясь от буквальных значений положений Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ.

Деятельность УЦ по новым правилам регламентируется пакетом нормативно-правовых актов (далее – НПА), в числе которых:

Особенности примененмя УКЭП юридических лиц с 01.01.2022

УКЭП юридических лиц, согласно новым правилам:

Выдаются удостоверяющими центрами ФНС России, Федерального Казначейства и Банка России. Как правило, на организацию выдается одна такая УКЭП.
Соответствующие расходы (стоимость ключевого носителя или токена, оплату услуг удостоверяющих центров и т.д.) берет на себя юридическое лицо – работодатель.
Ключевой носитель и сертификат ключа проверки подписи являются собственностью юридического лица, и под его контролем проводится выпуск и отзыв сертификатов.

Для справки: по данным ФНС России[18], в стране по состоянию на 01.11.2021 общее количество:

юридических лиц – 3,2 млн;
ИП и крестьянских (фермерских) хозяйств – 3,7 млн.

Выдать за короткое время почти 7 млн УКЭП будет достаточно сложно, поэтому и ФНС России, и Банк России призывают организации заблаговременно обеспечить себя УКЭП юридического лица.

УЦ ФНС России выдает квалифицированные сертификаты бесплатно, они выпускаются территориальными налоговыми органами. Заявитель должен лично представить в налоговый орган заявление на выпуск УКЭП, паспорт и СНИЛС и пройти процедуру идентификации. Сертификаты записываются на предоставляемый заявителем носитель ключевой информации, сертифицированный ФСТЭК России или ФСБ России.

УКЭП физического лица

С 01.01.2022 планируется расширить сферу применения УКЭП физических лиц:

Одна и та же УКЭП будет использоваться как для личных целей, так и при выполнении должностных обязанностей на работе в интересах работодателя.
Для использования УКЭП физического лица в деловой деятельности юридического лица руководитель юридического лица должен оформить на физическое лицо доверенность (в том числе машиночитаемую).
Эта УКЭП, как и прежде, будет находиться под полным контролем физического лица.
Квалифицированный сертификат УКЭП физического лица выпускается и выдается аккредитованным УЦ.

Доверенности, необходимые для использования КЭП

Доверенность представляется в том числе в электронной форме в машиночитаемом виде в соответствии с формами доверенностей, которые могут быть определены и размещены на официальных сайтах:

операторами государственных и муниципальных информационных систем;
Банком России (на своем официальном сайте) – в отношении доверенностей, выдаваемых кредитными организациями, операторами платежных систем, некредитными финансовыми организациями и ИП.

Формулировка положения об использовании доверенностей предполагает, что можно использовать в том числе и доверенности на бумажном носителе, – однако о том, как именно это можно сделать, не уточняется.

В рамках создания нормативной базы для использования таких доверенностей утверждены Единые требования к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи[21] (далее – Единые требования).

Согласно п. 1 Единых требований доверенность создается в электронной форме в формате XML и подписывается УКЭП в формате XMLDSIG или в соответствии с Форматом электронной подписи, обязательным для реализации всеми средствами электронной подписи[22]. Содержание доверенности установлено в п. 2 Единых требований.

Извлечение из Единых требований

2. Доверенность должна содержать:

1) наименование документа;

2) сведения о доверителе для физического лица/индивидуального предпринимателя:

фамилию, имя, отчество (при наличии), страховой номер индивидуального лицевого счета, идентификационный номер налогоплательщика, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя для физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем;

3) сведения о доверителе для российского юридического лица […];

4) сведения о доверителе для иностранного юридического лица (организации) […];

5) сведения о представителе […];

6) дату совершения доверенности […];

7) срок действия доверенности (при его наличии);

8) перечень полномочий представителя;

9) идентификатор полномочия (идентификаторы полномочий) из классификатора полномочий[23];

10) при отсутствии идентификаторов полномочий в классификаторе полномочий […] в машиночитаемой доверенности используется иное описание полномочий в виде текста (в соответствующем текстовом поле) и (или) идентификаторов;

11) идентифицирующие сведения об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получения информации о досрочном прекращении действия доверенности, в том числе в силу ее отмены доверителем;

12) номер доверенности;

13) усиленную квалифицированную электронную подпись, которой подписана доверенность;

14) возможность передоверия доверенности в соответствии с положениями статьи 187 Гражданского кодекса Российской Федерации […].

Единые требования начнут действовать только с 01.03.2022, и это создает новые проблемы при организации работы с доверенностями. Получается, что первые два месяца 2022 года использовать УКЭП физических лиц в практической работе будет нельзя (если не вмешается законодатель).

Кроме того, готовятся два проекта постановлений Правительства Российской Федерации:

Срок вступления в силу новых положений законодательства об электронной подписи приближается, а у всех участников этого захватывающего процесса пока что нет понимания, как же все это заработает.

[…] Бизнес в целях адаптации своих информационных систем ожидает от госсектора регулирования и создания инфраструктуры машиночитаемых доверенностей. Отмечу инициативу и опережающую работу в этом направлении Федеральной налоговой службы. Ими в короткие сроки был подготовлен и запущен пилотный проект по машиночитаемым доверенностям на основе цифровой платформы распределенного реестра. К пилоту присоединились операторы ЭДО[27], крупные банки и Федеральное казначейство. Считаю целесообразным ФОИВ[28] изучить пилотный проект ФНС и присоединяться к его проведению для получения единой распределенной системы управления доверенностями и полномочиями. […]

Руководитель ФНС России Даниил Егоров пояснил:

[…] Создаваемая инфраструктура не только может в короткие сроки удовлетворить потребности участников информационного взаимодействия, но и позволит создать единую среду с актуальными сведениями о машиночитаемых доверенностях. Сейчас в рамках эксперимента в роли владельцев узлов уже выступают 9 операторов электронного документооборота, 6 банков и Федеральное казначейство, а в качестве клиентов – более 500 организаций. […]

Планируется, что ФНС России в декабре этого года подведет итоги эксперимента и представит доклад в Правительство Российской Федерации с предложениями по нормативному и организационному обеспечению технологии.

Новостное агентство РБК со ссылкой на Дмитрия Чернышенко проинформировало[29] о том, что на заседании было принято решение ввести в течение 2022 года переходный период для использования так называемых машиночитаемых доверенностей – электронного документа, который будет подтверждать, что сотрудник имеет право подписывать документ от имени организации. Также стало известно об еще одном решении: в течение 2022 года машиночитаемые доверенности будут применяться добровольно, а аккредитованные удостоверяющие центры смогут, как и раньше, выпускать на сотрудников компаний электронные подписи с привязкой к организации.

Планируемый переходный период временно позволит добровольно применять электронную доверенность. Это означает, что сотрудники юридических лиц смогут:

получить УКЭП по ныне действующим правилам (с указанием в сертификате сведений и о физическом лице, и об организации) либо
работать по-новому: получить электронную подпись физического лица и применять машиночитаемые доверенности (если к этому готова информационная система).

В тоже время без изменений останутся новые требования к УКЭП юридических лиц и ИП, которым с 01.01.2022 придется применять УКЭП по новым правилам.

[…] Переходный период позволит максимально комфортно и с минимальными рисками обеспечить внедрение машиночитаемых доверенностей и адаптацию пользователей к новым условиям. […]

[…] Разработчики информационных систем в большинстве своем даже не начали доработки своих систем для поддержки использования машиночитаемых доверенностей. […]

Риски для физических и юридических лиц и риски мошенничества

Самый большой потенциал для мошеннических действий связан с неразберихой (законодательно-нормативной, организационной и т.д.), которая может возникнуть в переходный период. В организациях может остаться одна-единственная УКЭП юридического лица, в результате чего привычный ЭДО может столкнуться с большими проблемами.

Большинство юридических лиц еще даже не начали уговаривать своих сотрудников обзаводиться УКЭП физического лица для использования на работе и не проработали резервные варианты действий на случай, если сотрудники откажутся это делать.

Само собой, есть риск и того, что до 01.01.2022 все необходимые подзаконные нормативные акты утверждены не будут.

Риски, связанные с необходимостью использования УКЭП физических лиц в деловой деятельности, существуют как для физических, так и для юридических лиц.

Можно отметить следующие риски для физических лиц:

Риски есть и для юридических лиц, в том числе следующие:

Электронные доверенности влекут за собой дополнительные проблемы для организаций

До сих пор сертификаты УЭП юридических лиц де-факто частично выполняли функции доверенностей, поскольку в них указывалось не только наименование юридического лица, но фамилия, имя и отчество физического лица, которое имеет право подписывать электронные документы.

В этом было свое удобство, поскольку для проверки верности подписи не нужно было иметь доверенность и проверять ее актуальность; а юридическая сила документа, как показали опыт нормативного регулирования отдельных отраслей и судебная практика, жестко не зависела от существования доверенностей или иных подтверждающих полномочия инструментов. Часто принадлежность подписи организации оказывалась для судов достаточным основанием для того, чтобы отклонить сомнения в правовой силе подписанного УКЭП документа.

Еще больше проблем может вызвать необходимость организации в новых условиях управления доверенностями. Эта работа и в бумажном делопроизводстве является непростой. Использование электронных доверенностей в связке с УКЭП неизбежно вызовет дополнительные затраты юридического лица на их оформление, составление, согласование, подписание, регистрацию, выдачу, хранение и отзыв.

Но ясно одно: чтобы минимизировать возникающие правовые риски, организациям потребуется разрабатывать локальные правовые акты об общем порядке выдачи и регистрации электронных доверенностей.

Чего можно ожидать в дальнейшем?

На сегодняшний день можно констатировать следующее:

Мы планируем отслеживать развитие ситуации с УЭП и будем оперативно информировать об этом наших читателей, а также публиковать рекомендации о том, как действовать юридическим и физическим лицам, чтобы в максимальной степени защитить свои интересы и обеспечить эффективное и безопасное использование УКЭП в деловой деятельности.

[1] Далее – Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ.

[2] В ред. от 11.06.2021. Далее – Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

[7] ЭЦП – электронная цифровая подпись. Понятие использовалось в период действия ныне утратившего силу Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ.

[8] См. п. 14 ст. 1 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ.

[10] ИП – индивидуальный предприниматель.

[11] В ред. от 02.07.2021.

[13] Утв. приказом Минцифры России от 13.11.2020 № 584.

[14] Утв. приказом ФНС России от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@.

[15] Утв. приказом Казначейства России от 15.06.2021 № 21н.

[17] Иванова Л.А. Новый порядок выдачи сертификатов КЭП и ее использования с 01.01.2022: ответы на вопросы // Секретарь-референт. 2021. № 9. С. 38–42.

[19] См. п. 14 ст. 1 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ.

[20] См. п. 14 ст. 1 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ.

[21] Утв. приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857.

[22] Утв. приказом Минцифры России от 14.09.2020 № 472.

[23] В п. 2 ст. 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ будет зафиксировано, что формировать, актуализировать классификатор полномочий и обеспечивать доступ к нему будет уполномоченный федеральный орган (см. п. 14 ст. 1 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ).

Читайте также: