Согласование визирование исполнение работы предоставление информации подготовка предложений

Обновлено: 07.05.2024

ьными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов, проектов поправок к проектам федеральных законов и проектов решений Совета Евразийской экономической комиссии, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2012 г. № 1318 "О порядке проведения федеральными органами исполнительной власти оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов, проектов поправок к проектам федеральных законов и проектов решений Совета Евразийской экономической комиссии, а также о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации". (Дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 18.07.2015 № 732)

В случае если в отношении указанного проекта нормативного правового акта федерального органа исполнительной власти необходимо проведение процедуры раскрытия информации о подготовке проекта нормативного правового акта и результатах его общественного обсуждения, возможность проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта обеспечивается в рамках общественного обсуждения, проводимого в соответствии с Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. № 851 "О порядке раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения", за исключением случаев, установленных пунктом 11 указанных Правил. (Дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 18.07.2015 № 732)

Подготовка проектов нормативных правовых актов осуществляется в соответствии с ежегодно утверждаемыми руководителями федеральных органов исполнительной власти планами на очередной календарный год. (С 01.01.2016 дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 30.01.2015 № 83)

В планы подлежат включению нормативные правовые акты, разработка которых прямо не предусмотрена законодательными актами Российской Федерации, поручениями или указаниями Президента Российской Федерации, а также поручениями Председателя Правительства Российской Федерации. (С 01.01.2016 дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 30.01.2015 № 83)

Внесение изменений в указанные планы осуществляется федеральными органами исполнительной власти по согласованию с заместителями Председателя Правительства Российской Федерации, в обязанности которых входят вопросы координации деятельности соответствующих федеральных органов исполнительной власти. (С 01.01.2016 дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 30.01.2015 № 83)

5.2. Нормативные правовые акты федерального органа исполнительной власти подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти (лицом, исполняющим его обязанности).

Структурные подразделения федерального органа исполнительной власти и его территориальные органы не вправе издавать нормативные правовые акты.

5.3. В целях подготовки проектов нормативных правовых актов межведомственного характера руководитель федерального органа исполнительной власти, ответственного за их подготовку, по согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти может создавать межведомственные рабочие группы.

Согласование указанных проектов нормативных правовых актов осуществляется в порядке, аналогичном установленному Регламентом Правительства порядку согласования проектов нормативных правовых актов Правительства.

5.4. Заместители руководителя федерального органа исполнительной власти (в соответствии с распределением обязанностей) и руководители структурных подразделений обеспечивают согласование проекта нормативного правового акта, в том числе путем проведения согласительных совещаний.

При наличии неурегулированных разногласий по проекту нормативного правового акта соответствующий заместитель руководителя федерального органа исполнительной власти (уполномоченный руководитель структурного подразделения) докладывает о них руководителю федерального органа исполнительной власти и действует в соответствии с его указаниями.

5.5. Заключения на проекты нормативных правовых актов федерального министерства, относящиеся к сферам деятельности находящихся в ведении федерального министерства федеральных служб или федеральных агентств, подписываются руководителями (заместителями руководителей) федеральных служб или федеральных агентств и представляются в федеральное министерство, как правило, в 5-дневный срок с даты поступления проектов. По договоренности между соответствующими руководителями может быть установлен иной срок подготовки заключений, который для наиболее объемных и сложных проектов не может превышать 30 дней.

По итогам анализа поступивших в установленный срок заключений федеральный министр принимает решение о подписании (утверждении) нормативного правового акта или его доработке.

5.6. Проекты нормативных правовых актов федеральных служб или федеральных агентств, находящихся в ведении федерального министерства и наделенных соответствующими полномочиями, подлежат согласованию с соответствующим федеральным министерством.

VI. Порядок подготовки и рассмотрения проектов актов, которые вносятся в Правительство (для федеральных органов исполнительной власти, наделенных соответствующими полномочиями)

Порядок внесения проектов актов

6.1. Подготовленные в структурных подразделениях проекты актов с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений, информацию о соответствии проектов актов положениям Договора о Евразийском экономическом союзе, а также положениям иных международных договоров Российской Федерации, визируются руководителями соответствующих структурных подразделений, руководителем юридической службы, заместителями руководителя федерального органа исполнительной власти (в соответствии с распределением обязанностей) и вносятся в Правительство в соответствии с требованиями, установленными Регламентом Правительства. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 13.03.2015 № 222)

Подготовка проектов нормативных правовых актов Правительства осуществляется в соответствии с ежегодно утверждаемыми руководителями федеральных органов исполнительной власти планами подготовки нормативных правовых актов Правительства на очередной календарный год. (Дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 27.08.2015 № 896)

В указанные планы подлежат включению нормативные правовые акты Правительства, разработка которых прямо не предусмотрена законодательными актами Российской Федерации, поручениями или указаниями Президента Российской Федерации, а также поручениями Председателя Правительства. (Дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 27.08.2015 № 896)

Внесение изменений в указанные планы осуществляется федеральными органами исполнительной власти по согласованию с заместителями Председателя Правительства, в обязанности которых входит координация вопросов деятельности соответствующих федеральных органов исполнительной власти. (Дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 27.08.2015 № 896)

Указанные планы, а также информация о внесении в них изменений подлежат размещению на официальных сайтах федеральных органов исполнительной власти в сети Интернет. (Дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 27.08.2015 № 896)

6.2. Проекты актов по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также по вопросам, касающимся полномочий, осуществляемых органами государственной власти субъекта Российской Федерации по предметам ведения Российской Федерации за счет субвенций из федерального бюджета, подготавливаются в структурных подразделениях и направляются заместителями руководителя федерального органа исполнительной власти (в соответствии с распределением обязанностей) в органы государственной власти субъектов Российской Федерации до их внесения в Правительство. Поступившие в федеральный орган исполнительной власти предложения органов государственной власти субъектов Российской Федерации по указанным проектам направляются на рассмотрение в Правительство вместе с проектом акта.

6.3. Проекты актов до их внесения в Правительство подлежат обязательному согласованию в порядке, установленном Регламентом Правительства. Направление завизированных в соответствующих структурных подразделениях, в том числе в юридической службе, проектов актов на обязательное согласование осуществляется руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти.

В случае если в отношении указанного проекта нормативного правового акта необходимо проведение процедуры оценки регулирующего воздействия, возможность проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта нормативного правового акта обеспечивается в рамках публичных консультаций, проводимых в порядке, установленном Правилами, указанными в абзаце пятом пункта 5.1 настоящего Типового регламента. (Дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 18.07.2015 № 732)

В случае если в отношении указанного проекта нормативного правового акта необходимо проведение процедуры раскрытия информации о подготовке проекта нормативного правового акта и результатах его общественного обсуждения, возможность проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта обеспечивается в рамках общественного обсуждения, проводимого в соответствии с Правилами, указанными в абзаце шестом пункта 5.1 настоящего Типового регламента, за исключением случаев, установленных пунктом 11 указанных Правил. (Дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 18.07.2015 № 732)

Подготовленный проект акта должен пройти независимую экспертизу на коррупциогенность в соответствии с Правилами проведения экспертизы проектов нормативных правовых актов и иных документов в целях выявления в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции. (Дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 17.03.2009 № 242)

6.4. Проекты федеральных законов, указов Президента Российской Федерации нормативного характера и постановлений Правительства после их согласования в установленном порядке и до внесения в Правительство направляются руководителем федерального органа исполнительной власти или его заместителем (в соответствии с распределением обязанностей) на правовую экспертизу и на антикоррупционную экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 20.02.2010 № 72)

В случаях, установленных Регламентом Правительства, проекты актов направляются на заключение в Министерство финансов Российской Федерации и Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации.

Порядок рассмотрения проектов актов, поступивших на согласование

6.5. Поступившие на согласование в федеральный орган исполнительной власти проекты актов (их копии) с пояснительной запиской направляются на рассмотрение в соответствующие структурные подразделения, в том числе в юридическую службу, заместителям руководителя федерального органа исполнительной власти и иным должностным лицам, определенным руководителем федерального органа исполнительной власти в сроки, указанные в пункте 4.9 настоящего Регламента. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 21.02.2008 № 112)

Указанные документы рассматриваются и визируются руководителями соответствующих структурных подразделений (в том числе юридической службы) и руководителем федерального органа исполнительной власти или его заместителем (в соответствии с распределением обязанностей). В случае если на визирование представлен электронный документ, визирование такого документа осуществляется руководителем федерального органа исполнительной власти или его заместителем с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 06.09.2012 № 890)

Рассмотрение и визирование документов осуществляются в срок до 5 дней, а документов с пометкой о срочности доставки "вручить немедленно" или "срочно" и оперативных документов - незамедлительно. (Дополнен - Постановление Правительства Российской Федерации от 06.09.2012 № 890)

6.6. В случае если поступивший на согласование проект акта относится к сфере деятельности федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в ведении федерального министерства, он направляется в указанные федеральные службы и федеральные агентства на заключение.

Указанное заключение подписывается руководителем федеральной службы или федерального агентства или по указанию руководителя - его заместителями и представляется в федеральное министерство в установленный федеральным министерством срок.

В случае представления федеральной службой или федеральным агентством замечаний и отрицательного заключения по проекту акта федеральный министр или его заместитель проводит совещание с участием руководителя федеральной службы или федерального агентства и принимает решение, которое оформляется протоколом.

(Часть дополнена - Постановление Правительства Российской Федерации от 21.02.2008 № 112)

6.7. При наличии возражений проекты актов визируются с замечаниями. Замечания оформляются на бланке федерального органа исполнительной власти или создаются в форме электронного документа, подписываются руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти и направляются головному исполнителю вместе с согласованным проектом акта (его копией). Визирование и подписание электронных документов осуществляются с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 06.09.2012 № 890)

Оформление замечаний осуществляет структурное подразделение, являющееся головным исполнителем рассмотрения проекта акта в федеральном органе исполнительной власти.

Замечания к проекту акта при наличии неурегулированных разногласий после проведения согласительных мероприятий подписываются руководителем или заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 21.02.2008 № 112)

VII. Законопроектная деятельность и порядок участия в деятельности Федерального Собрания (для федеральных органов исполнительной власти, наделенных соответствующими полномочиями)

Планирование законопроектной деятельности и порядок ее организации

7.1. Федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывают проекты федеральных законов на основе плана законопроектной деятельности Правительства, ежегодно утверждаемого Правительством, а также в целях выполнения международных обязательств Российской Федерации, во исполнение решений Конституционного Суда Российской Федерации, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, актов Правительства, поручений или указаний Президента Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства, и поручений Председателя Правительства.

Разработка проектов федеральных законов по основаниям, не предусмотренным абзацем первым настоящего пункта, а также включение в разрабатываемые проекты федеральных законов положений, не относящихся к предмету правового регулирования, определенному в указанных документах, допускаются по решению Председателя Правительства.

(С 1 января 2020 г. пункт в редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 18.11.2019 № 1470)

7.2. Предложения о разработке проектов федеральных законов для включения в проект плана законопроектной деятельности Правительства представляются в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по подготовке сводных предложений по законопроектной деятельности. Указанные предложения должны содержать:

а) рабочее наименование проекта федерального закона, в случае необходимости его концепцию и проект технического задания на его разработку, которые согласовываются в установленном порядке; (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 30.04.2009 № 389)

б) наименование федерального органа исполнительной власти - головного исполнителя и перечень соисполнителей;

в) информацию о предлагаемых сроках рассмотрения проекта федерального закона в Правительстве и внесения его в Государственную Думу.

7.3. Сводные предложения подготавливаются соответствующим структурным подразделением, визируются руководителем юридической службы, заместителями руководителя федерального органа исполнительной власти и иными должностными лицами, определенными руководителем федерального органа исполнительной власти, и докладываются руководителю федерального органа исполнительной власти для последующего представления в Министерство юстиции Российской Федерации.

7.4. Руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти подготавливают и представляют руководителю федерального органа исполнительной власти законопроект с необходимыми материалами, определенными Регламентом Правительства, для его внесения в Правительство.

Законопроект, необходимые материалы к нему и сопроводительное письмо в Правительство визируются руководителями структурных подразделений, руководителем юридической службы, заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти (в соответствии с распределением обязанностей), а при необходимости - иными должностными лицами, определенными руководителем федерального органа исполнительной власти, и подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти.

Далеко не все руководители (особенно высшего звена) при внедрении системы электронного документооборота сами готовы в ней работать. Как тогда можно организовать согласование проектов и подписание документов? Рассмотрим несколько возможных вариантов.

Одним из показателей эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии является сокращение сроков согласования и подписания документов. Для достижения этого обычно рекомендуют:

автоматизировать максимально возможное число сотрудников;
создавать и согласовывать документы только в системе (!).

Но на проектах внедрения мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда некоторые руководители высшего звена (генеральный директор или его заместители) отказываются работать в СЭД. Причины могут быть самые разные: начиная от высокой загрузки и частых разъездов, заканчивая банальным консерватизмом и нежеланием менять устоявшиеся методы работы, свои привычки.

Как тогда организовать работу, чтобы все операции с документами осуществлялись в СЭД? Для этого необходимо решить две задачи:

организовать передачу документа руководителю и
зафиксировать результат согласования / подписания / утверждения документа в системе.

Согласование отражает результат работы с проектом документа. А подписание либо утверждение — некий итоговый вердикт уполномоченного лица, после которого проект становится полноправным документом, поэтому принципы организации подписания документа можно перенести и на процедуру утверждения, а еще на резолюцию руководителя на входящем документе (например, письме) либо внутреннем (например, докладной записке).

Согласование документа

Автоматизированный руководитель

Идеальный вариант, когда все руководители самостоятельно работают в СЭД, выполняя в ней входящие задания на согласование документов.

оперативное согласование документов, после которого они моментально отправляются по маршруту на подписание;
можно работать удаленно.

Хотя есть и минус:

Неавтоматизированный руководитель

Если какой-то руководитель не работает в СЭД и согласовывает документы в бумажном виде, то возможны 2 варианта организации процесса.

Рисунок 1. Содержимое папки входящих документов конкретного руководителя Арбузова С.И.

Рисунок 2. Отражение в СЭД помощником Снигиревым согласования проекта документа руководителем Арбузовым

Рисунок 3. Помощник подписывает своей подписью занесенные в СЭД сведения

Таким образом помощник выполняет задание по согласованию проекта в СЭД за руководителя, при необходимости подписывая файл своей согласующей электронной подписью (Рисунок 3). И в системе будет отражено, что задание выполнил помощник за руководителя, см. Рисунок 2 (это напоминает ситуацию, когда документ подписывается уполномоченным заместителем в отсутствие основного подписанта — руководителя).

Плюсы данного варианта:

ничего не меняется в уже сложившемся стиле работы руководителя;
результат согласования и виза руководителя будут зафиксированы в СЭД в скан-копии проекта документа.

появляются дополнительные обязанности и ответственность для помощника руководителя;
руководитель должен доверять своему помощнику на все 100%, ведь тот будет иметь доступ ко всем его документам!

Во-вторых, возможна работа в СЭД и без помощника. При этом варианте бумажный проект документа на согласование руководителю приносит его ответственный разработчик / инициатор издания документа.

После согласования руководителем инициатор забирает проект с рукописной визой, сканирует его и заносит в СЭД. При этом актуальной версией документа становится скан завизированного руководителем проекта.

После сбора всех виз на бумажном проекте (их сканы загружаются в СЭД) эта же бумага передается на подпись руководителю (если он тоже сам в СЭД не работает либо документ требует оформления в бумажном виде). Подписанный бумажный оригинал с визами потом подшивается в соответствующее дело своего подразделения.

ничего не меняется в уже сложившихся устоях работы руководителей и подразделений.

Подписание документа электронной подписью

простая ЭП,
усиленная неквалифицированная ЭП,
усиленная квалифицированная ЭП.

Электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством либо соглашением между сторонами.

Таким образом, простой и усиленной неквалифицированной ЭП могут быть подписаны внутренние документы компании, не имеющие длительного срока хранения, например служебные записки, часть приказов и распоряжений по основной деятельности.

При этом на предприятии должен быть принят нормативный акт, который признает документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, равнозначными собственноручно подписанным документам.

Чтобы считать такие документы юридически значимыми, организации еще необходимо иметь:

Регламент использования ЭП в системе документооборота либо аналогичный локальный нормативный акт;
Соглашение / регламент на предоставление услуг удостоверяющего центра (УЦ) (для организаций, пользующихся услугами внешнего УЦ) либо Регламент работы собственного УЦ.

Автоматизированный руководитель

Если руководитель самостоятельно работает в СЭД, подписывает документы своей электронной подписью (т.е. выполняет входящие задания на подписание документов в СЭД), то это оптимальный вариант.

оперативное подписание документов;
можно работать удаленно;
высокая степень защиты документа от подлога с помощью ЭП, ответственность за защиту ЭП от подделки лежит на Удостоверяющем центре выдачи сертификатов ЭП;
документооборот становится на 100% электронным — электронный документ, подписанный ЭП всех согласующих лиц и потом руководителя, становится основным юридически значимым подлинником.

Неавтоматизированный руководитель

Если руководитель не работает в СЭД и подписывает документы только в бумажном виде, то его помощник может получать задание в СЭД на передачу документа на подписание руководителю. Распечатывает документ или несет на подпись. После подписания помощник забирает бумажный оригинал, сканирует его и заносит новую версию документа в СЭД. Опять же актуальной версией становится скан подписанного руководителем документа.

Плюсы тут такие же, как и при согласовании проектов в СЭД руками помощника. А вот минусы мы перечислим конкретно:

сокращает время согласования и подписания документов, а значит, принятия решений;
самостоятельно контролирует исполнение выданных поручений и работу своих подчиненных;
экономит ресурсы предприятия (все, что связано с распечаткой документов);
экономит время своих подчиненных на экспорт / импорт данных СЭД.

Для руководителей, которые много времени проводят в командировках и работают удаленно, существуют мобильные приложения к СЭД, ориентированные именно на топ-менеджмент, удобные для рассмотрения документов, их визирования / подписания. Их использование дает максимальное ускорение внутренних процессов предприятия.

1. Настоящий Порядок подготовки, согласования и подписания организационно-распорядительных документов Управления (далее - Порядок) разработан на основании приказа ФТС России от 18.10.2004 N 160 "О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах" в целях повышения качества подготовки и оформления правовых актов Управления, осуществления контроля за соответствием организационно-распорядительных документов Управления действующему законодательству Российской Федерации и правовым актам ФТС России.

2. Настоящий Порядок предусматривает ряд последовательных действий, совершаемых правомочными либо специально назначенными должностными лицами при подготовке и согласовании организационно-распорядительных документов Управления.

Подготовка документа включает в себя подготовку предварительного варианта текста документа, уточнение (редактирование и корректирование) предварительного варианта текста документа, подготовку приложений (при необходимости), оформление проекта документа.

Согласование представляет собой результат анализа уполномоченными должностными лицами проекта организационно-распорядительного документа Управления, представляемого на подпись начальнику Управления, в том числе на его соответствие действующему законодательству Российской Федерации и правовым актам ФТС России.

Согласование оформляется подписями участников согласования, как правило, на одном экземпляре документа.

3. Правом согласования проектов организационно-распорядительных документов Управления в соответствии с компетенцией обладают заместители начальника Управления, начальники служб, начальники непосредственно подчиненных начальнику Управления отделов (отделений), иные уполномоченные должностные лица структурных подразделений Управления.

4. Настоящий Порядок регулирует подготовку и согласование следующих документов: приказов, распоряжений, протоколов, положений, инструкций, докладных записок и не распространяет свое действие на финансовые, платежно-расчетные документы Управления, гражданско-правовые договоры, а также оперативные документы, касающиеся деятельности службы по противодействию коррупции.

5. Проект организационно-распорядительного документа Управления разрабатывается и составляется на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в нем вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проекте предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству Российской Федерации и правовым актам ФТС России, обеспечивались материально-техническими средствами и финансированием. Текст документа должен содержать достоверную информацию.

6. Приказами и распоряжениями организационно-распорядительного характера оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Управления.

Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят подразделения на основании поручений начальника Управления, его заместителей либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по вопросам государственной службы и кадров готовит кадровая служба Управления на основании соответствующих представлений или иных документов.

Приказы и распоряжения подписываются начальником Управления или лицом, исполняющим его обязанности.

Приложения к проекту приказа (распоряжения) подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приложения.

В случае, если приложение к приказу (распоряжению) имеет приложение, то данное приложение не подписывается и не визируется.

Обеспечение качественной подготовки, правильности оформления проектов приказов, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

7. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

8. Положение, правила, регламент, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений правовых актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты. Утверждение положения (правил, инструкции) оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

9. Докладные (служебные записки) являются внутренними документами, они реализуют в пределах аппарата Управления отношения субординации структурных подразделений с руководством, предназначены для координации деятельности структурных подразделений.

На имя начальника Управления подаются только докладные записки. Докладная записка начальнику Управления подписывается заместителями начальника Управления и начальниками структурных подразделений, непосредственно подчиненных начальнику Управления.

В докладных (служебных) записках в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений Управления.

Докладные (служебные) записки оформляются в соответствии со структурой текста и стилистическими особенностями служебных писем.

В случае наличия на докладной записке на имя начальника Управления или лица, его замещающего, указания, в котором даны поручения начальникам таможен, то структурное подразделение - автор докладной записки готовит в таможни письмо, с которым докладная записка направляется в виде приложения, либо письмо, в котором содержатся необходимая информация и поручения в соответствии с докладной запиской. В случае необходимости доведения информации срочно, автор докладной записки на основании указания начальника Управления (лица его замещающего) готовит телетайпограмму, оформленную установленным порядком.

II. Согласование организационно-распорядительных документов Управления

10. Виза согласования документа (далее - виза) - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица Управления (внутреннее согласование) с его содержанием, соответствие его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представленный на подпись документ визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения, вносящим проект, заместителем начальника Управления, курирующим структурное подразделение, вносящее проект, а также руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, уполномоченным должностным лицом правовой службы, начальником отдела документационного обеспечения или его заместителем.

11. Визы должностных лиц Управления проставляются:

при согласовании приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций - на листе согласования, который является оборотной стороной последнего листа текста документа;

при согласовании протоколов - на лицевой стороне копии подписного листа.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия.

12. Подготовку проекта документа осуществляет исполнитель. Общее руководство подготовкой проекта документа возлагается на руководителя соответствующего структурного подразделения Управления.

13. Проект приказа (распоряжения) с визой руководителя структурного подразделения, подготовившего проект, представляется на редактирование в отдел документационного обеспечения Управления только исполнителем, полномочным обсуждать и вносить поправки в текст.

Должностное лицо отдела документационного обеспечения Управления, исполняющее функции редактора (далее - редактор), карандашом отмечает погрешности в текстах проектов приказов (распоряжений) и вправе требовать от исполнителей исправления орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, устранения нарушений правил оформления реквизитов, устранения несоответствия положениям правовых актов в сфере делопроизводства, а также иных замеченных им недостатков.

На оборотной стороне каждого листа (в нижнем левом углу) отредактированного проекта приказа (распоряжения) и приложений к нему помещается подпись редактора (полистное визирование).

Если в процессе согласования в структурных подразделениях в документ вносились изменения принципиального или редакционного характера, они согласовываются с редактором.

14. Подготовленный проект приказа (распоряжения) по основной деятельности должен быть согласован (завизирован) в следующей последовательности:

исполнитель, ответственный за подготовку проекта приказа (распоряжения);

руководитель структурного подразделения, вносящего проект приказа (распоряжения);

заместитель начальника Управления, курирующий соответствующее направление деятельности;

руководители заинтересованных структурных подразделений Управления;

уполномоченное должностное лицо правовой службы;

начальник отдела документационного обеспечения или его заместитель.

15. Заинтересованными структурными подразделениями считаются подразделения в тех случаях, когда:

в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;

в их адрес даются поручения;

из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

16. При согласовании руководители заинтересованных структурных подразделений определяют целесообразность оформления данного вопроса организационно-распорядительным документом, его обоснованность, соответствие проекта организационно-распорядительного документа ранее изданным правовым актам.

17. В случае наличия замечаний руководители заинтересованных структурных подразделений вносят соответствующие поправки в проект организационно-распорядительного документа и возвращают его исполнителю.

18. Согласование проектов организационно-распорядительных документов в структурных подразделениях Управления осуществляется в срок не более 3-х дней с момента их поступления.

19. Проект организационно-распорядительного документа представляется на согласование руководителям заинтересованных структурных подразделений с обязательным приложением всех нормативных и иных правовых актов, а также поручений вышестоящих органов и иных документов, на основании и во исполнение которых издается документ.

К проектам организационно-распорядительных документов, касающихся результатов проведения проверок, должны прилагаться материалы данных проверок.

20. Лица, завизировавшие документ, несут ответственность за содержание текста - каждый в рамках своей компетенции.

21. Правом согласования организационно-распорядительных документов в правовой службе обладает заместитель начальника Управления - начальник правовой службы, а в случае его временного отсутствия - заместитель начальника правовой службы.

В случае временного отсутствия заместителя начальника Управления - начальника правовой службы и заместителя начальника правовой службы правом согласования проектов организационно-распорядительных документов обладает начальник правового отдела.

Виза уполномоченного должностного лица правовой службы подтверждает отсутствие в проекте организационно-распорядительного документа противоречий действующему законодательству Российской Федерации и право Управления на издание соответствующего распорядительного документа.

22. Проект приказа (распоряжения) по основной деятельности, не завизированный лицами, указанными в пункте 14 настоящего Порядка, признается неподготовленным и не может быть передан на подпись.

23. Проекты приказов (распоряжений) представляются на подпись начальнику Управления через отдел документационного обеспечения, который несет ответственность за соблюдение требований по оформлению приказов (распоряжений).

24. После подписания начальником Управления подлинник приказа по основной деятельности или распоряжения передаётся в отдел документационного обеспечения для регистрации и рассылки в установленном порядке.

25. Внесение изменений в приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа осуществляется в установленном порядке.

26. Особый порядок согласования устанавливается для приказов по личному составу, так как каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявление должностного лица, докладная записка, график отпусков, лист изучения, лист согласования, трудовой договор и т.д.), который уже завизирован или подписан начальником Управления, его заместителем или руководителями других таможенных органов по принадлежности.

27. Приказы по личному составу готовят должностные лица кадровой службы Управления в соответствии с установленными требованиями.

Визируют приказы по личному составу руководители финансово-бухгалтерской и правовой служб Управления, а также заместитель начальника Управления - начальник кадровой службы.

Срок согласования приказов по личному составу - не более 1 рабочего дня.

После подписания начальником Управления приказы по личному составу передаются в кадровую службу для регистрации и рассылки в установленном порядке.

III. Рассмотрение замечаний к документам, подлежащим согласованию

28. Если в процессе согласования должностными лицами Управления в проект организационно-распорядительного документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если устранены орфографические и стилистические ошибки.

29. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту правового акта излагаются в виде точно сформулированного пункта или мотивированного предложения на отдельном листе и прилагаются к документу. При этом на листе согласования делают запись "замечания прилагаются", помещаемую перед личной подписью визирующего.

Отказ в визировании проекта документа не допускается.

30. В случае, когда замечания структурным подразделением - исполнителем не принимаются, все замечания рассматриваются заместителем начальника Управления, курирующим данный вопрос, для принятия решения. Если заместителем начальника Управления решение не принято, то замечания представляются для рассмотрения начальнику Управления.

IV. Согласование отдельных правовых актов Управления

31. С кадровой службой Управления согласовываются:

приказы о приеме и увольнении должностных лиц Управления;

приказы о наложении дисциплинарных взысканий и их снятии с должностных лиц Управления;

приказы о переводе должностного лица на другую должность в том же таможенном органе, в другой таможенный орган в той же местности или на службу в другую местность по инициативе начальника Управления;

приказы о поощрении, премировании должностных лиц Управления или подчиненных таможенных органов;

приказы о назначении проверок и о направлении в служебные командировки;

распорядительные документы, содержащие поручения в адрес кадровой службы или должностных лиц кадровой службы.

Приказы о назначении служебных проверок и о мерах по их результатам кроме руководителя кадровой службы также согласовываются с начальником отдела инспектирования и профилактики правонарушений.

32. С организационно-инспекторской службой Управления согласовываются:

приказы о наложении дисциплинарных взысканий и их снятии с должностных лиц Управления и таможен;

приказы о назначении проверок и о направлении в служебные командировки; приказы о поощрении, премировании должностных лиц Управления или подчиненных таможенных органов;

распорядительные документы, содержащие решения по следующим направлениям деятельности таможенных органов, а именно: управленческой, выполнения контрольных показателей эффективности деятельности таможенных органов, организационно-структурной работе.

33. Со службой по противодействию коррупции согласовываются наградные материалы, материалы о поощрении и досрочном снятии ранее наложенных дисциплинарных взысканий на должностных лиц Управления.

34. Проекты организационно-распорядительных документов Управления, в которых затрагиваются вопросы финансово-хозяйственной деятельности, материального обеспечения и поощрения, согласовываются с финансово-бухгалтерской службой Управления.

35. В целях обеспечения законности при проведении инспекторских, функциональных и служебных проверок, объективности при принятии управленческих решений акты и заключения по результатам проведения проверок представляются на утверждение начальнику Управления с докладной запиской, в которой должно быть отражено:

подтверждение (либо указание нарушений) соблюдения установленных требований к проведению проверки, включая сроки её проведения;

подтверждение (опровержение) соблюдения законности при осуществлении проверки;

при наличии предложений о применении к проверяемым лицам мер дисциплинарного воздействия - указание о наложенных ранее (в течение 1 года) дисциплинарных взысканиях со ссылкой на соответствующие документы.

Акты об итогах инспекторских и функциональных проверок (кроме комплексных инспекторских проверок) должны быть завизированы начальниками служб (отделов и отделений прямого подчинения), подчиненными должностными лицами которых осуществлялась проверка. Виза размещается ниже подписей членов комиссии по проведению проверки и состоит из слова "согласовано", должности визирующего, подписи и расшифровки подписи.

При представлении на утверждение заключения по результатам служебной проверки указанная докладная записка визируется заместителем начальника Управления - начальником кадровой службы и заместителем начальника Управления - начальником правовой службы.

Начальник отдела
документационного обеспечения

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.