Соглашение об использовании эцп между работником и работодателем

Обновлено: 03.05.2024

Стоит заметить, что редакция Федерального закона № 377 от 22.11.2021 существенно изменилась с момента начала его рассмотрения в Государственной Думе. В статье мы рассмотрим основные вопросы, которые касаются применения ЭДО именно в рамках принятого закона.

Что такое ЭДО в трудовых отношениях?

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

К каким документам может применяться ЭДО?

ЭДО применяется к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись.

Иными словами, если в Трудовом кодексе РФ или в ином нормативном акте указано, что какой-либо документ должен быть оформлен на бумаге или с каким-либо документом работник должен быть ознакомлен под подпись, такой документ можно перевести в электронный вид.

К каким документам нельзя применить ЭДО?

ЭДО не применяется в отношении:

• трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
• акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказа (распоряжения) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

С помощью каких информационных систем можно применить ЭДО в компании?

ЭДО может осуществляться посредством следующих информационных систем:

Является ли ЭДО обязательным?

Нет, работодатель сам принимает решение о применении ЭДО. Организация может продолжать вести документы на бумажном носителе без каких-либо санкций.

На основании какого документа в организации вводится ЭДО?

ЭДО вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Локальный акт должен содержать:

• сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
• порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
• перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
• срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Также необходимо будет определить порядок осуществления ЭДО (локальным актом). В нем рекомендуется предусмотреть:

• сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
• исключительные случаи, при которых допускается оформление отдельных документов на бумаге;
• процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Как и кого нужно уведомить о переходе на ЭДО?

Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом (указанным выше), о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие. Также компания обязана проинформировать об осуществлении электронного документооборота лиц, принимаемых на работу.

Переход на взаимодействие с работодателем с помощью ЭДО осуществляется с письменного согласия работника. Отсутствие согласия признается отказом сотрудника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в будущем. Таким образом, предполагается, что в случае отказа от перехода на ЭДО в отношении данного работника нужно продолжить оформлять документы на бумажном носителе.

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.

Работодатель обязан безвозмездно предоставлять работникам, которые не дали согласия на взаимодействие посредством ЭДО, документы, связанные с их работой в организации, на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Кто оплачивает оформление электронных подписей для работников?

Если у работника на момент перехода на ЭДО нет ранее оформленной электронной подписи, работодатель несет расходы на ее получение и использование им.

Если у работника или лица, принимаемого на работу, уже есть ранее оформленная электронная подпись, то они могут использовать ее.

Какую электронную подпись может использовать работодатель?

Вид подписи будет зависеть от электронного документа, который нужно подписать, а также от вида используемой информационной системы.

Так, при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

При подписании иных электронных документов посредством информационной системы работодателя в компании может использоваться:

Какую электронную подпись может использовать работник?

Вид электронной подписи работника также будет зависеть от электронного документа, который нужно подписать, а также от вида используемой информационной системы.

При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

При подписании иных электронных документов посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
• простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.

• усиленная квалифицированная электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
• простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке в соответствии с установленными Правительством РФ правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Как работник может получить копии документов?

При подаче работником такого заявления работодатель обязан безвозмездно предоставить ему в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления требуемые документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе. Либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, предоставить электронные документы способом, указанным в заявлении работника:

Как обеспечивается доступ работника к электронным документам?

По заявлению работника работодатель обеспечивает ему доступ к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя, путем направления электронного документа в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале государственных и муниципальных услуг.

Что изменилось в процедуре приема на работу?

В соответствии с принятым законопроектом, прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Таким образом, приказ о приеме на работу переходит из разряда обязательных документов в разряд возможных. При желании работодатель может отказаться от оформления приказа о приеме на работу. В таком случае документом-основанием, подтверждающим факт приема на работу, будет трудовой договор (его нужно будет указывать в качестве основания при внесении в трудовую книжку записей о приеме на работу и при подаче сведений в Пенсионный фонд РФ).

Рекомендуется ознакомиться с полным текстом принятого Федерального закона.

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Локально-нормативными актами организации может быть установлено, что работодатель подписывает некоторые кадровые документы (например, приказ об отпуске) квалифицированной электронной подписью, а сотрудники для этих целей используют простую электронную подпись. Является ли такая норма нарушением Трудового кодекса РФ? Какую электронную подпись необходимо использовать для подписания кадровой документации?

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

Законодательством предусмотрена возможность ведения некоторых кадровых документов в электронном формате. Так, например, Федеральный закон от 16 декабря 2019 года № 436-ФЗ разрешает вести электронные трудовые книжки. Лист нетрудоспособности может быть сформирован в электронном виде, согласно ст. 2 Федерального закона от 1 мая 2017 года № 86-ФЗ. Кроме того, электронными могут быть договоры с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, а также оформленными по соглашению гражданско-правового характера. Это прописано в ст. 312.2 Трудового кодекса РФ и п. 2 ст.160 Гражданского кодекса РФ.

Какая электронная подпись нужна для подписания кадровых документов

Законом об электронной подписи (ЭП) предусмотрено применение двух видов подписи: простой и усиленной.

Простая ЭП по факту является комбинацией логина и пароля, которая позволяет подтвердить, что действие (например, отправка электронного заявления) выполнено конкретным человеком. Чаще всего простая ЭП применяется при работе с госпорталами. Это наименее защищённый вид электронной подписи.

Усиленная электронная подпись формируется в результате криптопреобразования данных с использованием ключа ЭП. Разделяется на неквалифицированную и квалифицированную.

Неквалифицированная электронная подпись, помимо идентификации владельца, подтверждает, что в документ с момента подписания не вносилось никаких изменений.

Квалифицированная ЭП применяется в целях электронного документооборота в кадровых процессах, а также для подписания внешних документов, сдачи электронной отчётности и участия в электронных торгах.

С помощью КЭП подписывают следующие документы:

трудовые договоры,
договоры о материальной ответственности,
ученические договоры,
дополнительные соглашения,
должностные инструкции,
приказы о приёме и увольнении,
соглашения о расторжении договоров и др.

Специалистам, отвечающим за кадровый учёт персонала в организации (например, начальнику отдела кадров, руководителю HR-отдела или главному бухгалтеру), для подписания документов необходима именно квалифицированная ЭП. Она необходима для передачи данных по электронным листам нетрудоспособности в Фонд социального страхования РФ, а также кадровой отчётности в Пенсионный фонд России и Федеральную службу государственной статистики.

Прочие сотрудники для подписания электронных документов могут использовать как квалифицированную, так и неквалифицированную ЭП — в зависимости от типа документа. Для подписания внутренних документов (например, приказов, служебных записок, инструкций и др.) можно использовать неквалифицированную электронную подпись. При этом с работником необходимо заключить допсоглашение, чтобы его подпись считалась действительной (п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ).

В каком случае кадровые документы можно подписывать простой электронной подписью

Может ли сотрудник подписывать кадровые документы простой электронной подписью? Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо обратиться к положениям закона об электронной подписи.

Согласно п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ, электронные документы, которые подписаны простой электронной подписью, признаются равнозначными бумажному документу с собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом указанные нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия должны соответствовать требованиям ст. 9 вышеуказанного Федерального закона.

Таким образом, для применения простой электронной подписи в кадровом документообороте внутри компании необходимо утвердить её действительность соответствующими локальными нормативными актами. На это указал Роструд , отвечая на вопрос в специальном разделе своего сайта.

В случае принятия таких ЛНА (сотрудники должны быть ознакомлены с ними), кадровая документация, подписанная простой ЭП сотрудника, будет считаться равнозначной документам на бумаге.

В число наиболее популярных кадровых процессов, которые подписываются с помощью простой ЭП, входят:

оформление отпусков и формирование графика отпусков;
командировки (согласование, приказ о направлении и тому подобное);
привлечение к дополнительной работе в выходные и праздничные дни;
ознакомление приказами, внутренними инструкциями, планом работы и другими ЛНА;
согласие на обработку личных данных;
различные уведомления (изменение условий труда, сокращения штата и другие);
привлечение к дисциплинарной ответственности;
выплаты (расчётные листы, матпомощь) и другие.

Если соответствующего локального нормативного акта нет, подписывать кадровые документы простой ЭП нельзя — это будет нарушением.

22 ноября 2021 года президент Владимир Путин подписал закон № 377-ФЗ, который внес в Трудовой кодекс три новые статьи (ст. 22.1 — 22.3). Они регулируют правила электронного документооборота в организации. Давайте разберемся, что стало причиной их принятия и как теперь организации и индивидуальные предприниматели обязаны будут вести кадровое делопроизводство в цифровом виде.

Зачем вообще понадобилось принимать эти изменения?

Дело в том, что долгое время вопрос о законности применения электронных документов в вопросах кадрового делопроизводства вызывал самые противоречивые мнения как у специалистов, так и у органов власти. До начала пандемии, например, даже Минтруда России в своем письме указывало, что право работодателя, какую форму ведения документации ему выбирать — бумажную или электронную — не распространяется на те документы, которые либо предоставляются под роспись работнику, либо прямо предусмотрены ТК: такие документы могут быть исключительно бумажными (письмо от 06.03.2020 N 14-2/ООГ-1773). Подобная же точка зрения имела место быть и у многих региональных судов — в Белгороде, Екатеринбурге, Омске и других городах.

Во время весеннего локдауна позиция министерства начала постепенно меняться. Чиновники начали допускать возможность обмена электронными документами между работодателем и работником, при условии того, что потом они будут оформлены нормативно в надлежащем порядке (см. например, п. 3 письма Минтруда РФ от 27.03.2020 N 14-4/10/П-2741, информацию Роструда от 27.04.2020 (п. 12) и т.д.)

В чем заключаются новые правила кадрового документооборота в электронном виде?

Во-первых, законом вводится само понятие электронного документооборота (ЭДО). Это создание, использование, подписание и хранение электронных документов без использования бумажных аналогов (статья 22.1 ТК РФ). Причем эта норма распространяется не только на уже числящихся в штате работников, но и тех соискателей, которые ищут работу впервые: они теперь тоже могут, согласно статье 65 ТК РФ, подавать работодателю все нужные ему документы “в цифре”.

Само собой разумеется, обмен электронными документами в сфере трудоотношений в первую очередь коснется дистанционных работников — для них это вообще форма коммуникации с работодателем, что называется, по умолчанию.

При этом, использовать или нет в своей организации ЭДО, каждый работодатель может решить самостоятельно. Обязанность внедрять электронный документооборот законодателем не установлена (часть первая статьи 22.2 Трудового кодекса). Но если все-таки подобное решение уже принято, то нужно обязательно выпустить соответствующий приказ, с которым ознакомить всех без исключения ваших сотрудников.

Учтите, что согласие работника на переход к электронному кадровому документообороту должно быть получено только письменно, и никак иначе. Исключением может стать только случай, если вы принимаете на работу соискателя после 31.12.2021, и при этом человек на указанную дату не имеет вообще никакого трудового стажа. Такого сотрудника можно перевести на электронный документооборот и без письменного согласия.

Если работник отказался переходить на ЭДО, то все документы, связанные с ним, необходимо продолжать предоставлять в бумажном виде. Но это не отнимает у вашего сотрудника право впоследствии все же согласиться на электронный оборот документов.

Важный момент: согласно закону, некоторые документы в организации должны храниться, обращаться и использоваться по-прежнему только в бумажной форме. Речь, в частности, идет об актах о несчастных случаях и происшествиях или сведениях о том, что работники прошли инструктаж по охране труда и соблюдению ТБ.

Минтруд России позднее должен утвердить документ, которым будут установлены требования к формам, содержанию и форматам тех электронных документов, которые начнут применять с 1 марта 2023 года.

Как технически должен быть организован электронный документооборот в компании?

Работодатель может создать для этих целей и собственную ИС, но все расходы по ее созданию, эксплуатации, распространению и хранению электронных документов при этом будет нести уже только он сам.

По умолчанию, при оформлении электронных документов в трудовых отношениях стороны должны будут использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Но есть важное различие в статусе сторон при заключении целого ряда документов. Например, использование УКЭП при заключении трудового договора, договора о матответственности или вынесении приказа о взыскании является строгой обязанностью для работодателя, и только лишь правом — для вашего сотрудника.

Отдельно стоит упомянуть ситуацию, когда происходит какой-либо форс-мажор (техногенная или природная катастрофа, авария на производстве, массовые беспорядки, эпидемии и т.д.). Тогда, согласно заранее принятому в организации локальному акту, стороны вправе при решении каких-то трудовых вопросов временно обменяться электронными документами или их образами (сканы, фото, копии и т.д., и т.п.). Но при прекращении подобной ситуации они обязаны будут обменяться соответствующими экземплярами “в бумаге”.

Какие преимущества дает работодателям и работникам переход на ЭДО?

Принятие закона № 377-ФЗ создает для всех сторон трудоотношений целый ряд преимуществ в области кадров и делопроизводства, переведенных на электронный оборот документов.

В первую очередь речь идет о значительном упрощении и ускорении устройства на работу: ведь теперь соискателю совсем не обязательно приезжать в ваш офис для заключения трудового договора — достаточно прислать все нужные документы в электронном виде

Далее, быстрый доступ ко всем необходимым документам приведет к тому, что у отечественного бизнеса будет в разы меньше проблем с Рострудом, налоговой, КТС и прочими инстанциями — просто за счет увеличения прозрачности всех кадровых процедур.

Наконец, это очередной шаг в сторону увеличения процента дистанционных работников, что в условиях пандемии (с непрогнозируемыми сроками окончания последней) является одним из главных факторов обеспечения стабильности рынка труда. Ведь именно благодаря “удаленке” работодатель может сократить значительную часть своих расходов, не теряя при этом в эффективности труда своих работников. А последние, в свою очередь, могут быть уверены в том, что, скорее всего, сохранят свои рабочие места — поскольку резко снижается количество прогулов, опозданий, дисциплинарных взысканий и т.п.

Минтруд разработал положение (утв. приказом от 14.05.20 № 240н), в котором содержатся новые, важные для работодателей детали перевода кадровых документов в электронную форму. Так, положением утверждены формы заявлений об участии в эксперименте и об отказе от участия, названы кадровые документы, которые можно переводить в электронную форму. Кроме того, сообщается, какую информацию и как организации должны будут регулярно передавать чиновникам.

Закон о кадровом ЭДО

Напомним, что основы для перевода кадрового документооборота в электронный формат закреплены Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ).

Работайте с электронными трудовыми книжками и готовьте всю сопутствующую отчетность Попробовать бесплатно

Минтруд разработал положение о порядке участия в эксперименте (утв. приказом от 14.05.20 № 240н; далее — Положение). Чиновники прояснили некоторые моменты, а также дополнили ряд положений Закона № 122-ФЗ.

Как присоединиться к эксперименту или отказаться от него

ИНН.
Основной вид деятельности.
Штатную численность работников.
Предполагаемое число сотрудников, которые будут участвовать в эксперименте.
Наличие профсоюзной организации.
Место проведения эксперимента.

ВНИМАНИЕ

Участник эксперимента может в любой момент отказаться от него. Для этого тоже понадобится заявление. Его рекомендованная форма приведена в приложении № 2 к Положению. Работодателю нужно сообщить свое название, ИНН и причину отказа.

Какие кадровые документы можно переводить в электронную форму

Виды документов, подпадающих под эксперимент, перечислены в приложении № 3 к Положению. К ним, в числе прочего, относятся:

договоры: трудовой; коллективный; ученический; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
приказы (распоряжения): о приеме на работу; о прекращении трудового договора;
графики: отпусков; сменности; работы на вахте;
отдельное соглашение к трудовому договору;
соглашение об изменении условий трудового договора;
локальный нормативный акт;
заявление;
согласие;
отказ;
уведомление;
извещение;
объяснение.

ВАЖНО

Список является открытым. Работодатель вправе перевести в электронную форму любые кадровые документов (кроме трудовых книжек). Каждая организация вправе определить свой собственный перечень.

Составьте и распечатайте трудовой договор под вашу ситуацию с помощью специального конструктора Составить бесплатно

ВАЖНО

Электронные подписи и обмен документами

Способ передачи сведений работнику (или кандидату в работники), а также вид электронной подписи (ЭП) зависит от информационной системы и типа кадрового документа (см. таблицу).

Способ подписания электронных кадровых документов и передачи их сотрудникам (соискателям)

Сервис, который использует организация

Какая подпись используется при создании и изменении:

Как предоставить документ работнику (соискателю)

договоров: трудовых; ученических; о материальной ответственности; на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

прочих кадровых документов

Усиленная квалифицированная ЭП работодателя;

вид ЭП работника определяется в локальном нормативном акте

Через личный кабинет работодателя. Работник (соискатель) может ознакомиться с документом через свой личный кабинет после аутентификации в системе

Две усиленные квалифицированные ЭП: работодателя и сотрудника. Работник вправе использовать усиленную неквалифицированную ЭП

Способ устанавливается в локальных нормативных актах и трудовых договорах

Обратите внимание

О чем сообщать в Минтруд

В пункте 12 Положения говорится, что работодатели — участники эксперимента будут регулярно представлять в Минтруд информацию. Делать это нужно в сроки:

до 1 августа 2020 года;
до 1 декабря 2020 года;
до 2 апреля 2021 года.