Сколько приказов должно быть составлено при увольнении работника
Обновлено: 03.05.2024
Проводя оформление увольнения работника по любому основанию, сотруднику кадровой службы приходится выполнять одни и те же схожие операции. Тем не менее, есть определенные различия в сроках составления документов, перечне положенных к выплате сумм, формулировках причины ухода. Всё это необходимо учитывать, чтобы впоследствии не иметь проблем с проверяющими, которые будут изучать оформление увольнения: порядок и документы.
Что включает общая процедура увольнения
Несмотря на многообразие оснований расторжения трудовых отношений в ТК РФ, процедура увольнения работника в целом идентична для всех случаев. Она включает в себя:
- Получение документов – оснований для проведения увольнения.
- Издание приказа об увольнении.
- Оформление записи в трудовую книжку, личную карточку работника.
- Подготовка документов к выдаче и начисление расчетных выплат.
- Ознакомление сотрудника с приказом и записью в трудовой книжке, личной карточке.
- Выдача всех положенных при увольнении документов.
- Перечисление окончательного расчета уходящему сотруднику.
Кроме того, в ряде ситуаций работодателю нужно совершать дополнительные шаги, связанные с документальным уведомлением сотрудника об увольнении.
Как готовят документы – основания для увольнения
Количество и сложность подготовки документов, доказывающих что увольнение с работы проведено правомерно, зависит от причины прекращения сотрудничества. Так, для ухода трудящегося по своей инициативе достаточно одного заявления, а расставание в связи с сокращением или из-за хищения, допущенного сотрудником, требует составления целого пакета документации.
Окончательное решение на увольнение из организации принимают только после получения необходимого документального обоснования.
При возникновении судебных споров всегда проводят проверку наличия доказательств правомерного расторжения трудовых отношений, в том числе документов-оснований.
Порядок издания приказа об увольнении
Формирование приказа на соответствующие виды увольнений происходит только после получения документов-оснований.
Типового утвержденного бланка приказа об увольнении нет. Обычно применяют свободную форму собственной разработки или типовую форма № Т-8 либо Т-8а.
Приказ об увольнении обязательно должен включать:
- название предприятия;
- дату и порядковый номер регистрации;
- реквизиты расторгаемого трудового договора;
- Ф.И.О., должность уходящего сотрудника и наименование подразделения, где он трудился;
- дату прекращения трудовых отношений;
- четкую формулировку основания увольнения в соответствии с ТК РФ;
- ссылку на реквизиты документа, по которому проводят увольнение сотрудника работодателем.
Наиболее важный из указанных реквизитов – основание для расторжения трудового договора. Помимо полного дублирования его текста из ТК РФ, оно должно содержать ссылку на соответствующую статью.
Кроме того, очень важно наличие в тексте приказа указания на реквизиты документов, послуживших основанием для его издания. Это так же служит дополнительным доказательством правомерности действий работодателя.
Общий процесс увольнения предусматривает обязательное ознакомление работника с приказом в день увольнения. Для этого в нем должно быть предусмотрено специальное поле для подписи. Если сотрудник не появился на работе в последний трудовой день или выразил отказ от ознакомления, работник кадровой службы делает в приказе соответствующую отметку и ставит свою подпись.
В случае увольнения по причине дисциплинарного взыскания одной отметки недостаточно. Следует дополнительно оформить акт комиссии об отказе от ознакомления.
Процедура оформления трудовой книжки и личной карточки работника
С 2020 года работникам предоставлен выбор: вести далее трудовую книжку в бумажном виде или предпочесть ее электронную форму. В связи с этим, процедура увольнения включает некоторые особенности оформления подобной документации:
- при оставлении бумажной версии трудовой книжки – записи об увольнении вносят в нее в последний рабочий день, после чего её выдают покидающему организацию работнику. Одновременно вносят сведения в цифровой реестр сведений о трудовой деятельности и не позднее 1 дня, следующего за датой оформления приказа, отправляют отчет СЗВ-ТД в ПФР;
- при выборе электронного варианта – сведения о расторжении трудового договора вносят в электронный реестр, сотруднику на дату ухода выдают форму СТД-Р и в ПФР в те же сроки отправляют отчет СЗВ-ТД.
- в графе 1 – ставят порядковый номер записи;
- в графе 2 – указывают дату прекращения сотрудничества;
- в графе 4 – указывают причину, по которой проведено увольнение сотрудника по ТК РФ в строгом соответствии с формулировкой из применяемой статьи и ссылкой на нее;
- в графе 5 – приводят реквизиты приказа об увольнении.
В качестве алгоритма для внесения записи в графу 4 можно использовать:
- для увольнения за виновные действия или по не зависящим от воли сторон причинам:
- для увольнения по собственному желанию и соглашению сторон:
Запись об увольнении по желанию работодателя, работника или иным причинам должен заверить сделавший ее сотрудник. Для этого он ставит наименование должности, свою подпись, расшифровку и печать (при наличии).
Оформление электронных сведений о трудовой деятельности в целом схоже с порядком для бумажной версии книжки. Для этого заполняют форму СЗВ-ТД для ПФР в соответствии с постановлением Правления Пенсионного фонда от 25.12.2019 № 730п:
- сначала в отчет вносятся данные об организации – регистрационный номер в ПФР, полное и краткое наименование, ИНН, КПП;
- затем указывают данные сотрудника – Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС;
- вписывают отчетный период, в котором проведено увольнение;
- заполняют табличную часть, похожая на форму бумажной трудовой книжки (с небольшими отличиями):
- в графе 3 указывают шифр сведений о прошедшем кадровом мероприятии – «УВОЛЬНЕНИЕ”;
- в графе 4 приводят должность увольняемого.
Форму СТД-Р выдают работнику в день увольнения. По структуре, порядку оформления она полностью дублирует форму СЗВ-ТД. Однако в ней указывают сведения не только о последнем кадровом мероприятии, а обо всей трудовой деятельности сотрудника в период работы в организации.
Сотрудник должен поставить свою подпись в карточке.
Оформление начислений и расчет с работником
Сотруднику необходимо рассчитать зарплату на день увольнения (ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 140 ТК РФ). На состав входящих в нее выплат оказывают влияние вид увольнения и локальные акты компании. Для каждого конкретного случая он может меняться.
![]()
Зарплату начисляют на основании данных табеля учета рабочего времени, сдельных нарядов, сменных заданий, отчетов по достижению показателей премирования, приказов руководителя о назначении дополнительных выплат.
Вычисления оформляют в форме записки-расчета, утвержденного унифицированного бланка которой нет. На практике компании пользуются формой № Т-61, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Хотя законодательно не запрещено использовать и бланк своей разработки. В нем указывают:
- наименование организации;
- Ф.И.О., должность, подразделение увольняемого;
- реквизиты расторгаемого трудового договора;
- дату увольнения;
- основание увольнения;
- количество дней неиспользованного отпуска;
- сумму зарплаты для расчета среднедневного заработка для компенсации за отпуск;
- среднедневной заработок и итоговую сумму компенсации за отпуск;
- состав и сумму начислений, положенных работнику;
- состав и сумму удержаний (если есть);
- итоговую сумму к выплате.
По запросу сотрудника ему должна быть предоставлена копия записки-расчета.
Выплату всех сумм производят в последний рабочий день сотрудника.
Состав, порядок и сроки выдачи документов при увольнении
В последний рабочий день уволенный должен получить определенный перечень документов, связанных с его работой. В обязательном порядке необходимо выдать:
- трудовую книжку или форму СТД-Р;
- выписки из персонифицированной отчетности, содержащие только сведения, касающиеся конкретного работника – СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, раздел 3 РСВ, ДСВ-3 (при наличии отчислений на накопительную часть пенсии);
- справку о заработке для начисления больничного – по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н.
При письменном обращении работника наниматель обязан предоставить ему:
- выписку из приказа об увольнении;
- справку о доходах и уплаченных налогах (бывшая 2-НДФЛ);
- справку о среднем заработке за последние 3 месяца для центра занятости;
- иные документы, связанные с его трудовой деятельностью.
В целях подтверждения выдачи требуемых документов лучше фиксировать их предоставление в специальной описи или журнале, в которых сотрудник проставляет свою подпись.
Основания, по которым трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя, перечислены в ст. 81 Трудового кодекса РФ.
Например, трудовой договор может быть расторгнут работодателем в следующих случаях:
ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем;
сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;
несоответствия работником занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
смены собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);
неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;
однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей;
представления работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора;
в других случаях, установленных Трудовым кодексом.
При увольнении работника по инициативе работодателя необходимо обратить внимание на следующие моменты:
Увольнение в связи с ликвидацией предприятия
В случае ликвидации организации учредители (участники) организации или орган, принявшие решение о ликвидации организации, назначают ликвидационную комиссию и устанавливают порядок и сроки ликвидации организации.
С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами организации.
Порядок увольнения работников в связи с ликвидацией организации следующий:
1. Уведомление профсоюзного органа.
Профсоюзный орган должен получить уведомление в срок, не менее чем за три месяца до увольнения работников.
2. Уведомление службы занятости.
Не позднее, чем за два месяца до расторжения трудовых договоров организация обязана письменно сообщить о ликвидации в органы службы занятости.
При этом организация должна указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к должностям, а также условия оплаты труда каждого конкретного работника.
3. Уведомление работников.
В срок, не менее чем за два месяца до увольнения, работодатель должен персонально и под подпись уведомить работников о предстоящем увольнении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).
4. Расторжение трудового договора с работниками.
При расторжении трудового договора оформляется приказ по унифицированной форме N Т-8 и вносится запись о расторжении трудового договора в трудовую книжку и личную карточку работника (унифицированная форма N Т-2).
5. Выплаты работникам в связи с увольнением.
При расторжении трудового договора в связи с ликвидацией организации работнику полагается выходное пособие в размере среднего месячного заработка и за работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, не более двух месяцев со дня увольнения.
Увольнение в связи с сокращением штата
При увольнении работника по сокращению штата необходимо соблюдать следующий порядок действий.
1. Издать приказ о сокращении штата и о введении нового штатного расписания.
В приказе надо указать сокращаемые штатные должности.
2. Уведомить органы занятости и профсоюзную организацию о планируемом сокращении штата.
Письменное уведомление в органы занятости должно быть направлено в срок не позднее, чем за два месяца, а при массовом увольнении в связи с сокращением штата - не позднее, чем за три месяца до даты увольнения конкретного работника.
Срок письменного уведомления профсоюзной организации такой же.
Обращаем Ваше внимание, если процедура уведомления не соблюдена или нарушены сроки, увольнение может быть признано незаконным действием.
3. Определить круг лиц, имеющих преимущественное право на оставление на работе.
При сокращении штата (численности) такое право предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией (ч. 1 ст. 179 ТК РФ).
Кроме того, существуют категории работников, которые не могут быть уволены при сокращении штата, в частности (ст. 261 ТК РФ):
женщина, имеющая ребенка в возрасте до трех лет;
одинокая мать, воспитывающая ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребенка - ребенка до 14 лет.
4. Предупредить сокращаемых сотрудников о сокращении.
Предупреждение должно быть сделано в срок не позднее, чем за два месяца до даты увольнения конкретного работника (ст. 180 ТК РФ).
Если о предстоящем сокращении работник не уведомлен либо это не сделано вовремя, увольнение признается незаконным действием.
5. Предложить сокращаемым работникам другие имеющиеся вакансии.
При этом, работодатель должен предлагать имеющиеся вакансии в течение всего периода проведения сокращения штата работников.
Если такой порядок не соблюдается, то увольнение также может быть признано незаконным действием.
6. Запросить мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации при сокращении работника - члена профсоюза.
Свое мнение профсоюз представляет в течение семи рабочих дней, иначе мнение не учитывается.
Член профсоюза должен быть уволен в течение месяца с момента получения мотивированного мнения профсоюза (ст. 373 ТК РФ).
7. Оформить расторжение трудового договора в соответствии с ТК РФ.
Расторжение договора оформляется приказом по унифицированной форме.
После этого, в трудовую книжку вносится запись об увольнении по сокращению штата на основании.
В последний рабочий день помимо заработной платы работнику должно быть выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка.
Также за работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения.
В последний рабочий день работнику надо выдать трудовую книжку и справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы.
Увольнение за несоответствие занимаемой должности
Для увольнения работника за несоответствие занимаемой должности или выполняемой работе, если его квалификация недостаточна для занятия этой должности или выполнения этой работы, необходимо соблюдать следующий порядок действий.
1. Провести аттестацию работника с помощью аттестационной комиссии, итогом работы которой будет результат, подтверждающий недостаточность квалификации работника.
Уволить работника без решения аттестационной комиссии нельзя.
Обращаем Ваше внимание на то, что соответствие или несоответствие работника занимаемой должности определяет аттестационная комиссия, но решение о прекращении трудового договора принимает работодатель.
При этом работодатель вправе не увольнять работника, несмотря на решение комиссии.
2. Предложить работнику, в отношении которого выявлено несоответствие, все имеющиеся должности, а именно:
вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника;
вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу.
При этом следует помнить, что нельзя по данному основанию уволить следующих работников:
женщина, имеющая ребенка в возрасте до трех лет;
одинокая мать, воспитывающая ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);
отец, воспитывающий без матери ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет), либо опекун, попечитель детей указанного возраста и др.
Увольнение при смене собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера)
Согласно ч. 1 ст. 75 ТК РФ при смене собственника имущества организации новый собственник не позднее трех месяцев со дня возникновения у него права собственности имеет право расторгнуть трудовой договор с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером.
Расторжение трудового договора оформляется соответствующим приказом (унифицированная форма N Т-8).
Основанием для его издания служит документ, подтверждающий решение нового собственника (протокол заседания совета директоров и (или) постановление уполномоченного органа с указанием даты и реквизитов).
Также составляется записка-расчет.
Запись о расторжении трудового договора вносится в трудовую книжку.
При этом указывается, что договор прекращен в связи со сменой собственника имущества организации по основаниям п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Трудовая книжка выдается работнику в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
При ее получении работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Запись о расторжении трудового договора заверяется подписью работника, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью увольняемого работника.
Увольнение за неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание
По этому основанию работника можно уволить за нарушения трудовой дисциплины.
Нарушением трудовой дисциплины считается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей (ст. 192 ТК РФ).
Примерами нарушения трудовой дисциплины могут быть:
неисполнение трудовой функции;
опоздание на работу или уход раньше с работы;
невыполнение распоряжений руководителя;
Для правильного оформления увольнения следует документально зафиксировать неоднократное совершение проступка (действия или бездействия).
На практике нарушение оформляется:
докладной запиской (например, при невыполнении поставленной задачи);
актом (например, при опоздании на работу);
решением комиссии при нанесении ущерба работодателю;
отражением в табеле рабочего времени фактического времени нахождения работника на работе при опоздании или раннем уходе.
Обращаем Ваше внимание на то, что в ТК РФ не прописана обязанность ознакомления работника с данными документами.
Для привлечения работника к дисциплинарной ответственности за повторное неисполнение трудовых обязанностей понадобится письменное объяснение работника (ст. 193 ТК РФ).
При расторжении трудового договора с работником по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ следует руководствоваться общими правилами увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). В частности, необходимо оформить ряд документов: приказ о расторжении трудового договора, записку-расчет, трудовую книжку, личную карточку работника.
Увольнение за однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей
В соответствии с пп. "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине прогула, т.е. отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
Увольнение работника оформляется приказом по унифицированной форме N Т-8.
Запись о прекращении трудового договора вносится в трудовую книжку. При этом указывается, что договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей (прогулом).
В личную карточку (унифицированная форма N Т-2) вносится запись о прекращении трудового договора в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей (прогулом).
Трудовая книжка выдается работнику в день прекращения трудового договора.
При ее получении работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Увольнение из-за представления работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора
Уволить работника за представление подложных документов (например, подложная трудовая книжка, подложный документ об образовании) можно только при наличии следующих условий: документ представлен при приеме на работу, обязателен для представления, является подложным и послужил основанием для принятия решения о приеме на работу.
При возникновении подозрения о подлоге кадровый сотрудник в первую очередь направляет запрос в соответствующий орган.
После получения ответа, подтверждающего факт подлога, с работника следует потребовать объяснительную записку.
Далее на имя руководителя составляется докладная записка, к которой прилагаются все полученные документы.
Исходя из представленных документов, руководитель принимает решение - и если это решение об увольнении, издается приказ об увольнении, с которым работника следует ознакомить под роспись.
На основании приказа вносятся записи в личную карточку и трудовую книжку.
Порядок увольнения работника
Чтобы правильно уволить работника в соответствии с требованиями действующего законодательства следует придерживаться следующего алгоритма:
Шаг 1. Оформление документов об увольнении
Шаг 2. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск
Шаг 3. Окончательный расчет
Шаг 4. Учет выплат, причитающихся увольняющемуся работнику, и начисление НДФЛ и страховых взносов с выплат
Шаг 5. Внесение записи об увольнении в трудовую книжку
Шаг 6. Выдача документов увольняющемуся работникуШаг 1. Оформление документов об увольнении
Для увольнения работника нужно сделать следующее (ст. 84.1 ТК РФ).
1. Издать приказ об увольнении (форма N N Т-8 или Т-8а). В этом приказе обязательно указываются:
пункт, часть и статья ТК РФ, в соответствии с которыми работник увольняется.
На приказе работник должен поставить свою подпись о том, что он с ним ознакомлен.
2. Оформить записку-расчет (форма N Т-61) с указанием всех причитающихся работнику выплат.
3. Сделать запись об увольнении в трудовой книжке работника.
4. Сделать запись об увольнении в личной карточке работника (форма N Т-2) и ознакомить работника с внесенными в нее данными под роспись.
Шаг 2. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск
В соответствии со ст. 127 ТК РФ при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. При этом не имеет значения, по каким основаниям прекращается трудовой договор.
Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается работнику в день увольнения.
Шаг 3. Окончательный расчет
Окончательный расчет с работником должен быть произведен в день увольнения, то есть в последний день работы (ст. 140 ТК РФ).
В этот день надо выплатить все причитающиеся ему суммы, например:
зарплату и премии, начисленные за отработанный период;
компенсацию за неиспользованный отпуск;
другие компенсации, если они предусмотрены законом, трудовым или коллективным договором, локальным нормативным актом организации (например, выходное пособие).
Выплаты производятся на основании записки-расчета (форма N Т-61).
Нельзя не выплачивать работнику полагающиеся ему деньги лишь потому, что он не подписал обходной лист или не вернул числящееся за ним имущество организации.
Шаг 4. Учет выплат, причитающихся увольняющемуся работнику, и начисление НДФЛ и страховых взносов с выплат
Налоговый учет.
Все суммы, которые причитаются увольняющемуся работнику (включая компенсацию за неиспользованный отпуск и выходное пособие), учитываются в расходах:
при ОСН - на дату начисления;
при УСН - на дату выплаты работнику.
НДФЛ. Заработная плата (включая премии и надбавки) и компенсация за неиспользованный отпуск облагаются НДФЛ в полной сумме.
Если к моменту увольнения работника не был удержан НДФЛ с полученного им в счет заработной платы аванса, то это надо сделать при окончательном расчете.
Выходное пособие облагается НДФЛ только в части, превышающей трехкратный размер среднего месячного заработка работника (шестикратный размер среднего месячного заработка работника, увольняющегося из организации, расположенной в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях).
Исчисленный и удержанный с этих сумм НДФЛ надо перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем их выплаты.
В справке 2-НДФЛ, которая подается в ИФНС на уволенного работника по итогам года, указывается:
сумма зарплаты (включая премии и надбавки) - с кодом дохода 2000;
сумма компенсации за неиспользованный отпуск и сумму выходного пособия - с кодом дохода 4800.
Страховые взносы в ПФР, ФСС и ФФОМС начисляются на полную сумму:
заработной платы (включая премии и надбавки);
компенсации за неиспользованный отпуск.
Выходное пособие облагается страховыми взносами только в части, превышающей трехкратный размер среднего месячного заработка работника (шестикратный размер среднего месячного заработка работника, увольняющегося из организации, расположенной в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях).
В бухучете начисление выплат увольняющемуся работнику, НДФЛ и взносов с них отражается проводками:
Проводка
Операция
Д 20 (23, 25, 26, 44) - К 70
Начислены выплаты, причитающиеся увольняющемуся работнику (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие)
Д 20 (23, 25, 26, 44) - К 69
Деньги выплачены увольняющемуся работнику
Шаг 5. Внесение записи об увольнении в трудовую книжку
Запись об увольнении следует занести в трудовую книжку на основании приказа работодателя (форма N N Т-8 или Т-8а), причем в день увольнения.
Записи в трудовой книжке надо делать шариковой, гелевой или перьевой ручкой с черными, синими или фиолетовыми чернилами. Сокращать слова нельзя.
Запись об увольнении делается следующим образом:
1. графа 1 раздела "Сведения о работе" - ставится порядковый номер вносимой записи.
2. графа 2- указывается дата увольнения в соответствии с приказом.
3. графа 3 - указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ с точной формулировкой, как написано в ТК РФ.
4. графа 4 - пишется слово "Приказ" и указываются реквизиты приказа об увольнении (дата и номер).
После этого все записи, сделанные в трудовой книжке за время работы, заверяются подписью работника организации, отвечающего за ведение трудовых книжек, и печатью и под ними подписывается работник.
Шаг 6. Выдача документов увольняющемуся работнику
В день увольнения работника надо выдать работнику под роспись все необходимые документы.
К таким документам относятся:
раздел 6 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица" расчета по форме РСВ-1;
справка 2-НДФЛ за текущий год;
справка о сумме зарплаты за два предшествующих года;
трудовая книжка с записью об увольнении. О получении трудовой книжки работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
иные документы, выдаваемые по письменному заявлению работника.
Окончательный расчет с работником должен быть произведен в день увольнения, то есть в последний день работы (ст. 140 ТК РФ).
Проводя оформление увольнения работника по любому основанию, сотруднику кадровой службы приходится выполнять одни и те же схожие операции. Тем не менее, есть определенные различия в сроках составления документов, перечне положенных к выплате сумм, формулировках причины ухода. Всё это необходимо учитывать, чтобы впоследствии не иметь проблем с проверяющими, которые будут изучать оформление увольнения: порядок и документы.
Что включает общая процедура увольнения
Несмотря на многообразие оснований расторжения трудовых отношений в ТК РФ, процедура увольнения работника в целом идентична для всех случаев. Она включает в себя:
- Получение документов – оснований для проведения увольнения.
- Издание приказа об увольнении.
- Оформление записи в трудовую книжку, личную карточку работника.
- Подготовка документов к выдаче и начисление расчетных выплат.
- Ознакомление сотрудника с приказом и записью в трудовой книжке, личной карточке.
- Выдача всех положенных при увольнении документов.
- Перечисление окончательного расчета уходящему сотруднику.
Кроме того, в ряде ситуаций работодателю нужно совершать дополнительные шаги, связанные с документальным уведомлением сотрудника об увольнении.
Как готовят документы – основания для увольнения
Количество и сложность подготовки документов, доказывающих что увольнение с работы проведено правомерно, зависит от причины прекращения сотрудничества. Так, для ухода трудящегося по своей инициативе достаточно одного заявления, а расставание в связи с сокращением или из-за хищения, допущенного сотрудником, требует составления целого пакета документации.
![]()
Окончательное решение на увольнение из организации принимают только после получения необходимого документального обоснования.
При возникновении судебных споров всегда проводят проверку наличия доказательств правомерного расторжения трудовых отношений, в том числе документов-оснований.
Порядок издания приказа об увольнении
Формирование приказа на соответствующие виды увольнений происходит только после получения документов-оснований.
Типового утвержденного бланка приказа об увольнении нет. Обычно применяют свободную форму собственной разработки или типовую форма № Т-8 либо Т-8а.
Приказ об увольнении обязательно должен включать:
- название предприятия;
- дату и порядковый номер регистрации;
- реквизиты расторгаемого трудового договора;
- Ф.И.О., должность уходящего сотрудника и наименование подразделения, где он трудился;
- дату прекращения трудовых отношений;
- четкую формулировку основания увольнения в соответствии с ТК РФ;
- ссылку на реквизиты документа, по которому проводят увольнение сотрудника работодателем.
Наиболее важный из указанных реквизитов – основание для расторжения трудового договора. Помимо полного дублирования его текста из ТК РФ, оно должно содержать ссылку на соответствующую статью.
![]()
Кроме того, очень важно наличие в тексте приказа указания на реквизиты документов, послуживших основанием для его издания. Это так же служит дополнительным доказательством правомерности действий работодателя.
Общий процесс увольнения предусматривает обязательное ознакомление работника с приказом в день увольнения. Для этого в нем должно быть предусмотрено специальное поле для подписи. Если сотрудник не появился на работе в последний трудовой день или выразил отказ от ознакомления, работник кадровой службы делает в приказе соответствующую отметку и ставит свою подпись.
В случае увольнения по причине дисциплинарного взыскания одной отметки недостаточно. Следует дополнительно оформить акт комиссии об отказе от ознакомления.
Процедура оформления трудовой книжки и личной карточки работника
С 2020 года работникам предоставлен выбор: вести далее трудовую книжку в бумажном виде или предпочесть ее электронную форму. В связи с этим, процедура увольнения включает некоторые особенности оформления подобной документации:
- при оставлении бумажной версии трудовой книжки – записи об увольнении вносят в нее в последний рабочий день, после чего её выдают покидающему организацию работнику. Одновременно вносят сведения в цифровой реестр сведений о трудовой деятельности и не позднее 1 дня, следующего за датой оформления приказа, отправляют отчет СЗВ-ТД в ПФР;
- при выборе электронного варианта – сведения о расторжении трудового договора вносят в электронный реестр, сотруднику на дату ухода выдают форму СТД-Р и в ПФР в те же сроки отправляют отчет СЗВ-ТД.
- в графе 1 – ставят порядковый номер записи;
- в графе 2 – указывают дату прекращения сотрудничества;
- в графе 4 – указывают причину, по которой проведено увольнение сотрудника по ТК РФ в строгом соответствии с формулировкой из применяемой статьи и ссылкой на нее;
- в графе 5 – приводят реквизиты приказа об увольнении.
В качестве алгоритма для внесения записи в графу 4 можно использовать:
- для увольнения за виновные действия или по не зависящим от воли сторон причинам:
- для увольнения по собственному желанию и соглашению сторон:
Запись об увольнении по желанию работодателя, работника или иным причинам должен заверить сделавший ее сотрудник. Для этого он ставит наименование должности, свою подпись, расшифровку и печать (при наличии).
Оформление электронных сведений о трудовой деятельности в целом схоже с порядком для бумажной версии книжки. Для этого заполняют форму СЗВ-ТД для ПФР в соответствии с постановлением Правления Пенсионного фонда от 25.12.2019 № 730п:
- сначала в отчет вносятся данные об организации – регистрационный номер в ПФР, полное и краткое наименование, ИНН, КПП;
- затем указывают данные сотрудника – Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС;
- вписывают отчетный период, в котором проведено увольнение;
- заполняют табличную часть, похожая на форму бумажной трудовой книжки (с небольшими отличиями):
- в графе 3 указывают шифр сведений о прошедшем кадровом мероприятии – «УВОЛЬНЕНИЕ”;
- в графе 4 приводят должность увольняемого.
Форму СТД-Р выдают работнику в день увольнения. По структуре, порядку оформления она полностью дублирует форму СЗВ-ТД. Однако в ней указывают сведения не только о последнем кадровом мероприятии, а обо всей трудовой деятельности сотрудника в период работы в организации.
Сотрудник должен поставить свою подпись в карточке.
Оформление начислений и расчет с работником
Сотруднику необходимо рассчитать зарплату на день увольнения (ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 140 ТК РФ). На состав входящих в нее выплат оказывают влияние вид увольнения и локальные акты компании. Для каждого конкретного случая он может меняться.
![]()
Зарплату начисляют на основании данных табеля учета рабочего времени, сдельных нарядов, сменных заданий, отчетов по достижению показателей премирования, приказов руководителя о назначении дополнительных выплат.
Вычисления оформляют в форме записки-расчета, утвержденного унифицированного бланка которой нет. На практике компании пользуются формой № Т-61, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Хотя законодательно не запрещено использовать и бланк своей разработки. В нем указывают:
- наименование организации;
- Ф.И.О., должность, подразделение увольняемого;
- реквизиты расторгаемого трудового договора;
- дату увольнения;
- основание увольнения;
- количество дней неиспользованного отпуска;
- сумму зарплаты для расчета среднедневного заработка для компенсации за отпуск;
- среднедневной заработок и итоговую сумму компенсации за отпуск;
- состав и сумму начислений, положенных работнику;
- состав и сумму удержаний (если есть);
- итоговую сумму к выплате.
По запросу сотрудника ему должна быть предоставлена копия записки-расчета.
Выплату всех сумм производят в последний рабочий день сотрудника.
Состав, порядок и сроки выдачи документов при увольнении
В последний рабочий день уволенный должен получить определенный перечень документов, связанных с его работой. В обязательном порядке необходимо выдать:
- трудовую книжку или форму СТД-Р;
- выписки из персонифицированной отчетности, содержащие только сведения, касающиеся конкретного работника – СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, раздел 3 РСВ, ДСВ-3 (при наличии отчислений на накопительную часть пенсии);
- справку о заработке для начисления больничного – по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н.
При письменном обращении работника наниматель обязан предоставить ему:
- выписку из приказа об увольнении;
- справку о доходах и уплаченных налогах (бывшая 2-НДФЛ);
- справку о среднем заработке за последние 3 месяца для центра занятости;
- иные документы, связанные с его трудовой деятельностью.
В целях подтверждения выдачи требуемых документов лучше фиксировать их предоставление в специальной описи или журнале, в которых сотрудник проставляет свою подпись.
Начальник транспортного цеха Колокольцев И. Ф. увольняется, отработав в Организации 1 год 9 месяцев. 04 сентября Колокольцев написал заявление на увольнение. Приказ о его увольнении вышел 18 сентября.
Пошаговая инструкция оформления примера. PDF
Дата Дебет Кредит Сумма БУ Сумма НУ Наименование операции Документы (отчеты) в 1С Дт Кт Увольнение сотрудника 18 сентября — — — Приказ на увольнение сотрудника Увольнение Процедура увольнения
Трудовые отношения могут быть расторгнуты:
- по инициативе работника;
- по инициативе работодателя;
- по соглашению сторон.
В данной статье рассматривается случай, когда расторжение трудового договора происходит по инициативе работника, по его заявлению.
Правильность процедуры увольнения важна, для ее прохождения необходимо (ст. 84.1 ТК РФ):
Шаг 1. Принять заявление на увольнение у работника
Работник обязан за две недели предупредить работодателя об увольнении. Через две недели, считая со следующего дня после подачи заявления, работник имеет право получить расчет и трудовую книжку (ст. 80 ТК РФ).
Следует помнить, что работник имеет право отозвать заявление в течение всего срока отработки, в том числе в последний день работы. Исключение составляет случай, когда на его место уже приглашен работник, которому по закону нельзя отказать в заключении трудового договора (ст. 80 ТК РФ).
Шаг 2. Издать приказ на увольнение работника
Работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.
Шаг 3. Произвести расчет с сотрудником
В день увольнения, последний день работы сотрудника необходимо:
- начислить зарплату за последний месяц работы и компенсацию за неиспользованный отпуск;
- произвести расчет с работником.
Шаг 4. Выдать справки сотруднику
Необходимо подготовить и выдать работнику справки :
-
; ; (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ);
- другие выписки и справки по запросу работника.
Работник имеет право обратиться с письменным заявлением за любыми справками и выписками, касающимися его персональных данных, даже после увольнения. Организация обязана выдать интересующие сведения в течение 3-х рабочих дней с даты обращения (ст. 62 ТК РФ).
Шаг 5. Оформить документы при увольнении
- внести информацию в Личную карточку сотрудника (форма Т-2 или другая, принятая локальным нормативным актом организации) о:
- дате увольнения;
- причине увольнения в формулировке ТК РФ;
- реквизитах приказа на увольнение.
Записи заверяются уволенным работником и специалистом, ведущим кадровый учет.
Увольнение сотрудника
В 1С до того, как рассчитать зарплату в связи с увольнением и компенсацию за неиспользованный отпуск, необходимо провести операцию кадрового увольнения.
Увольнение сотрудника в программе оформляется документом Увольнение из раздела Зарплата и кадры – Кадровый учет – Кадровые документы — Создать — Увольнение .
![]()
Следует обратить внимание на заполнение полей:
- Дата – дата оформления приказа;
- Дата увольнения – дата последнего дня работы сотрудника, согласно заявлению или резолюции на нем;
- Статья ТК РФ – основание расторжения трудового договора, согласно ТК РФ. В нашем примере это п. 3 ч. 1 ст. 77 – Расторжение трудового договора по инициативе работника;
- Основание – документ, на основании которого производится расторжение трудового договора.
- Прием на работу ;
- Кадровый перевод ;
- Увольнение .
Движения по регистрам
Кадровая история сотрудников
![]()
Документ формирует движения по регистру сведений Кадровая история сотрудников :
- регистрационную запись об увольнении сотрудника.
Параметры периодов стажа ПФР
![]()
Документ формирует движения по регистру сведений Параметры периодов стажа ПФР :
- регистрационную запись о прекращении страхового стажа сотрудника с 21.09.2020.
Документальное оформление
Организация должна утвердить формы кадровых документов в учетной политике или локальном нормативном акте. В настоящее время унифицированные бланки кадровых документов, разработанные Госкомстатом РФ, не обязательны для применения. Но организация может воспользоваться бланками, предложенными 1С.
Основание увольнения в Приказе должно быть указано в строгом соответствии с формулировками трудогового кодекса или закона, на основании которого происходит расторжение договора. Нормы закона приводятся без сокращений.
Подробнее Основания для увольнения в приказах
В документе Увольнение по кнопке Печать можно сформировать:
- Приказ об увольнении (форма Т-8); PDF
- Справку для пособия по безработице (форма, рекомендованная Письмом Минтруда РФ от 15.08.2016 N 16-5/В-421). PDF Она выдается по заявлению бывшего работника для постановки на учет в службу занятости.
См. также:
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
-
...У вас нет доступа на просмотр Чтобы получить доступ:Оформите коммерческую.
Карточка публикации
(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>Документирование при расторжении договора с сотрудником: порядок процедуры
![blank]()
Процедура увольнения требует соблюдения всех требований во избежание взаимных претензий и проблем между нанимателем и работником. Законодательство устанавливает следующий алгоритм действий при расторжении договора:
- Работник пишет заявление с указанием причины и даты прекращения трудовых отношений.
- Работодатель принимает заявление и издает приказ об увольнении, который подписывает сотрудник.
- Рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск.
- Делается расчет за отработанные дни.
- Начисляются НДФЛ и страховые взносы с положенных работнику выплат.
- Вносится запись об освобождении от должности в личную карточку увольняемого.
- Производится окончательный расчет.
- Делается запись в трудовой книжке.
- В день увольнения работнику выдаются трудовая книжка, справка о зарплате за два года, справка-расчет о прекращении трудовых отношений, приказ об увольнении (посмотреть полный список справок при увольнении с работы можно здесь).
- По требованию сотрудника предоставляются заверенные копии других документов — приказ о приеме на работу, сведения об отпусках и т. д. (какие выдают документы выдают при увольнении?).
При увольнении сотрудника по инициативе работодателя сразу издается приказ об увольнении, в котором должны быть указаны причина увольнения и соответствующий пункт ч. 1 ст. 81 ТК РФ. При увольнении по соглашению сторон работодатель и работник подписывают соответствующее соглашение, в нем определяется дата увольнения и ставится ссылка на ст. 78 ТК РФ.
Статья 78 ТК РФ. Расторжение трудового договора по соглашению сторон
Трудовой договор может быть в любое время расторгнут по соглашению сторон трудового договора.
Заявление
Работник предупреждает работодателя об уходе письменно. Заявление составляется в произвольной форме, с указанием:
- должности и ФИО руководителя;
- даты последнего дня работы;
- причины увольнения;
- даты написания;
- подписи сотрудника.
Заявление может быть передано лично руководителю или отправлено по почте. Работодатель обязан принять документ, подписать его и зарегистрировать в отделе кадров.
Согласно ст. 80 ТК РФ сотрудник имеет право отозвать заявление в любое время, вплоть до дня увольнения.
Сроки предупреждения
Срок предупреждения по общему правилу равен двум неделям. Он может быть изменен в следующих случаях:
- При увольнении по собственному желанию в период испытательного срока — до трех календарных дней (часть 4 ст. 71 ТК РФ).
- При расторжении трудового договора с руководителем — до одного месяца (ст. 280 ТК РФ).
- При увольнении тренера, спортсмена, с которыми заключен контракт на срок свыше четырех месяцев, — до одного месяца (часть 1 ст. 348.12 ТК РФ).
- Увеличение срока до одного месяца может быть предусмотрено в трудовом договоре.
Статья 280 ТК РФ. Досрочное расторжение трудового договора по инициативе руководителя организации
Руководитель организации имеет право досрочно расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя (собственника имущества организации, его представителя) в письменной форме не позднее чем за один месяц.
![blank]()
Срок предупреждения отсчитывается от даты получения заявления руководителем, а не от даты написания. Поэтому, при отправке документа через почту, следует добавить время доставки письма.
ТК РФ не обязывает сотрудника работать до даты ухода, работник может находиться на больничном, в отпуске. Прекращение трудовых отношений возможно без отработки и до истечения двухнедельного срока:
- Взаимная договоренность сторон.
- Выход работника на пенсию.
- Нахождение увольняемого в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет.
- Несоблюдение работодателем условий договора. Нарушения должны быть официально зафиксированы органами охраны труда или судом.
Приказ
Кратко ознакомимся с правилами составления приказа о расторжении трудового договора. После регистрации заявления отделом кадров составляется приказ об увольнении. Унифицированная форма № Т-8 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1. Работодатель может разработать собственную форму приказа или использовать стандартную. Приказ передается работнику для ознакомления под поспись.
Справка о доходах за два календарных года
![blank]()
На основании приказа об увольнении бухгалтерия начинает высчитывать расчетные выплаты и готовить необходимые документы. Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н утверждена форма справки о доходах, которую выдают при увольнении сотрудника. Справка 182н дает сведения о доходах сотрудника за последние два года работы, или меньше, если он проработал не полный период.
Унифицированный бланк состоит из нескольких разделов:
Документ может быть составлен на компьютере, заполнен от руки на фирменном бланке или листе формата А4. Подписывают справку главный бухгалтер и главный руководитель организации. Документ делается в одном экземпляре, отдается сотруднику в день освобождения от должности с остальным пакетом документов.
Бумага о выплатах в ПФР
При освобождении от должности работодатель обязан предоставить сотруднику выписку из сведений персонифицированного учета, заполненных по формам:
- СЗВ-М, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда от 01 декабря 2016 года № 83п.
- СЗВ-СТАЖ, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 №507п.
Информация о доходах и удержанных страховых взносах вносится на основании данных бухгалтерии. Сведения о периоде работы заполняются по документам, предоставленным отделом кадров. В СЗВ-М указываются данные за отчетный месяц, в СЗВ-СТАЖ — сведения за отчетный и текущий год. Справки выдаются работнику в день освобождения от должности.
Внесение сведений о расторжении договора в личную карточку
Личная карточка заводится отделом кадров на каждого оформленного на работу сотрудника. В ней находится полная информация о работнике, дублируются все записи из трудовой книжки. Сведения о расторжении трудового договора вносятся в последний день работы сотрудника, после заполнения трудовой книжки.
Он должен лично расписаться в карточке и подтвердить верность внесенных в нее сведений. Личная карточка не выдается на руки работнику, она хранится в организации 75 лет.
Записка-расчет
Документ составляется по форме Т-61, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Работодатель может составить собственную форму документа, использовать стандартную необязательно. Записка-расчет заполняется специалистами отдела кадров и бухгалтерии. Справка состоит из нескольких разделов:
![blank]()
- размер начисленной зарплаты;
- размер отпускных;
- иные начисления;
- размер подоходного налога с итоговой суммы начислений;
- прочие виды удержаний;
- долг организации перед работником;
- задолженность сотрудника перед предприятием;
- итоговый размер суммы, причитающейся работнику;
- дата заполнения и подпись сотрудника бухгалтерии.
Информация о расчетах с работником входит в пакет обязательных документов, выдаваемых ему при расторжении трудового договора.
Каким образом оформить расчет?
![blank]()
Окончательный расчет с увольняемым работником проводится в последний день работы сотрудника. Если зарплата в организации выплачивается наличными, а уволенный не смог подойти за деньгами, то выплата должна быть произведена не позднее дня, следующего за днем обращения работника за расчетом. При нарушении сроков работодателем сотруднику выплачивается компенсация в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ от невыплаченных сумм (ст. 236 ТК РФ).
С 17 июня 2019 г. ключевая ставка определена в размере 7,5%. Расчет идет за каждый день задержки, по день фактической выплаты средств включительно. Например, за задержку 12 000 руб. зарплаты с 1 по 12 июля работник получит компенсацию в размере 66 рублей (12 000 руб. х 7.5% х 1/150 х 11 дн.).
Как правильно должна оформляться трудовая книжка?
Запись в трудовую книжку делают на основании приказа об увольнении. Порядок оформления трудовой регламентируется Постановлением Минтруда от 10.10 2003 №69. Вносятся следующие данные:
- номер записи;
- дата освобождения от должности;
- отметка о расторжении трудового договора;
- основание расторжения трудовых отношений, прописывается нужная статья ТК РФ;
- реквизиты приказа об увольнении;
- удостоверяющие подписи: увольняемого и работодателя или его представителя.
После оформления трудовая книжка отдается сотруднику, он расписывается в журнале отдела кадров в ее получении.
Узнать о том, что такое копия трудовой книжки и когда она нужна уволенному работнику, можно здесь.
Подготовка и выдача уволенному человеку по его просьбе заверенных копий других документов
![blank]()
При расторжении договора работник может потребовать предоставления дополнительных справок и документов. Они выдаются на основании заявления сотрудника, не позднее чем через три календарных дня после обращения. К таким документам относятся:
- Справка 2НДФЛ за текущий год, оптимально взять несколько заверенных копий. Заполняется по форме, установленной Приказом ФНС от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@.
- Справка о среднем заработке для получения пособия по безработице.
- Копия формы СПВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФ РФ от 01.06.2016 N 473п, и содержащей данные о застрахованном стаже для установления пенсии.
- Копии приказов о приеме на работу, переводе, несчастном случае на производстве, иных документов, касающихся деятельности сотрудника.
Все документы должны быть подписаны руководством, при наличии печати — пропечатаны, копии заверяются в общепринятом порядке.
Что должно подписывать увольняемое лицо?
Рассмотрим, какие кадровые документы нужно подписывать человеку, который увольняется. При увольнении сотрудник обязан подписать ряд документов:
![blank]()
-
Заявление об увольнении (при увольнении по собственной инициативе). Оно пишется в произвольной форме, с указанием следующих данных:
- основания расторжения трудового договора, с соответствующими ссылками на ТК РФ;
- дату увольнения;
- реквизиты приказа об увольнении.
Работодатель не вправе отказать сотруднику в получении расчетного листка при увольнении. Информирование о начисленной заработной плате и ее составляющих – это его обязанность в соответствии с ТК РФ. Является обходной лист обязательным документом и как правильно составить рекомендательное письмо мы рассказывали в отдельных материалах.
Сроки выдачи, порядок оформления документов, сроки выплат уволенному сотруднику должны соответствовать требованиям нормативных актов. Законодательство защищает обе стороны трудовых отношений, поэтому важно соблюдать все положения ТК РФ.
Читайте также:
