Сколько хранятся графики работы сотрудников в организации

Обновлено: 18.05.2024

Срок хранения штатного расписания — постоянно (для организаций, в которых оно разработано) или до ликвидации (для некоторых учреждений).

Сколько хранить штатное расписание

Наводя порядок среди бумаг, не забывайте, что несоблюдение условий и периодов сохранности документов грозит серьезными штрафами. Существует конкретный срок хранения штатного расписания в архиве и на предприятии.

Закон напрямую не обязывает коммерческие предприятия составлять штатное расписание. Но это важная кадровая бумага, формирующая внутреннюю структуру, включающая в себя численность работников, список должностей, фонд оплаты зарплаты. В ч. 1 ст. 15 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ прописано, что трудовая функция устанавливается в соответствии со штатным расписанием. Обойтись без этого документа не получится, тем более что его всегда требуют контролирующие инспекторы.

Форму в организации утверждают на выбор: унифицированную № Т-3 (утвержденную постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004) или разработанную самостоятельно (ст. 7, 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011).

До прошлого года вопрос, сколько лет хранить штатное расписание в организации, регулировался Перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, в ст. 71. С 2020 года, определяя период сохранности этого акта, работодатели ориентируются на Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный распоряжением Росархива № 236 от 20.12.2019. Сейчас сроки хранения штатного расписания по новому перечню отражены в п. 40 раздела 1.3.1:

постоянно — по месту утверждения;
3 года — в иных учреждениях;
до момента ликвидации — в компаниях, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Такими источниками являются государственные учреждения. Но таковыми вправе стать и частные компании, и физлица, если заключат договор с архивом (ст. 20 ФЗ № 125 от 22.10.2004). Так, например, штатное расписание медицинской организации должно храниться или постоянно, или до ликвидации — в зависимости от того, являются ли они источниками комплектования госархивов. В государственных поликлиниках и больницах документ остается навсегда, в коммерческих — пока их не ликвидируют. Если частная клиника заключила договор с архивом, то и ее акты хранятся вечно.

В законе не уточняется, на какой период оставлять документ, если он составлен в электронном виде. Большинство специалистов считают, что цифровой документ по содержанию аналогичен бумажному варианту. Следовательно, и периоды сохранения не меняются.

Федеральная архивная служба РФ не предусматривает отдельных требований к тому, сколько работодатель должен хранить штатное расписание после того, как оно утратило силу, — ориентироваться следует на общие правила для действующих бумаг.

Есть и другие сопутствующие документы, которых много в крупных компаниях. Например, подготовительные проекты расписания, официальная переписка о формировании перечня должностей и др. Для них предусмотрены отдельные периоды хранения. Например, проекты расписания, справки, заключения по его разработке сохраняют до тех пор, пока они не перестанут быть нужными (п. 41 Перечня).

В этом нормативном акте указано и в течение какого срока необходимо хранить штатное замещение (расстановки, списочный состав персонала): здесь двойной период — 75/50 лет. Какой период выбрать, зависит от того, когда завершено делопроизводство. Если до начала 2003 года, то 75, если после — 50 (ст. 42 Перечня).

Иногда и организации необходимо проанализировать структуру предприятия за определенный период — сравнить численность сотрудников, должности, зарплату. Тогда понадобится сделать копию этих сведений из архива.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать ведение архива в коммерческой организации и у ИП. Используйте эти инструкции бесплатно.

Где хранится штатное расписание

Документ издается на определенный срок, обычно на год. Но если требуется внести в него изменения или появилась опечатка в расписании, необходимо его переиздать раньше. Для этого предстоит составить новый. Но старый не уничтожать, а сохранить в специально отведенном для этого месте.

Хранилища оснащают следующим оборудованием:

сейфами, шкафами, стеллажами;
системой вентиляции;
средствами пожаротушения;
охранной и противопожарной сигнализацией.

Есть ли ответственность за нарушение сроков хранения

Контролирующие органы вправе запросить документы для проверки срока хранения штатных расписаний организации в любой момент. Если документы уничтожены раньше предусмотренного законом периода, то работодателям грозят санкции по ст. 13.20 КоАП РФ — от предупреждения до штрафов:

для физических лиц — от 1000 до 3000 руб.;
для должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.;
для компаний — от 5000 до 10 000 руб.

Формирование графика сменности – во многих случаях одно из основных условий бесперебойной работы предприятия или организации.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Когда применяется сменный график работы

Сменный график – явление достаточно распространенное. Используется он в самых разных отраслях деятельности, чаще всего в компаниях с непрерывным круглосуточным производственным циклом – необходимость его применения здесь обусловлена тем, что простои оборудования недопустимы, т.к. они ведут к сбоям в системе и немалым финансовым потерям. А вот регулярная своевременная смена персонала приводит к увеличению объема выпускаемой продукции, улучшению производительности труда и, как следствие, большей прибыли.

Количество смен и работников в них

Число смен зависит от особенностей деятельности организации. Это может быть две, три и даже четыре смены в сутки. Каждая смена работает определенный промежуток времени – от трех-четырех часов до двенадцати.

Индивидуально и количество работников в одной смене. Это может быть один человек или даже несколько десятков (верхний порог не ограничен).

Зачем нужен график сменности

График сменности является одним из важнейших внутренних документов компании.

На основе графика ведется учет рабочего времени сотрудников и впоследствии производится начисление им заработной платы.

Таким образом, он относится не только к методам организации труда на предприятии, но и является серьезным учетным бланком.

Не нужно забывать и о том, что если в компании предусмотрена работа в сменном режиме, то наличие графика в обязательном порядке проверяется государственными надзорными структурами (например, трудовой инспекцией и налоговой службой). Отсутствие этого документа может послужить причиной к наложению на предприятие и его руководство административного наказания в виде достаточно крупного штрафа.

Законодательное регулирование, обязательные условия

Сменный график регулируется законодательством, а именно ст. 372 ТК РФ (ч. 3 ст. 103 ТК РФ). При введении его в организации требуется неукоснительно соблюдать нормы и условия вышеназванного раздела Трудового Кодекса Российской Федерации.

Правила работы в данном режиме прописаны здесь достаточно обстоятельно и четко. Перечислять их в этой статье смысла нет, но на некоторых просто необходимо заострить внимание:

недельная длительность рабочего времени в сумме всех смен не должна быть больше сорока часов;
каждую смену людям должен даваться перерыв на обед (его длительность определяется индивидуально — от 30 минут до 2 часов);
сотрудникам должен быть обеспечен непрерываемый отдых в течение 42 часов каждую неделю;
работодатель обязан обозначить работникам недопустимость исполнения ими обязанностей в две смены подряд (за исключением экстренных случаев) – и строго за этим следить.

Если организация испытывает потребность в применении сменного графика для разных категорий (должностей) работников, то для каждой из них продолжительность смены может определяться отдельно (такие ситуации встречаются в транспортных компаниях – для водителей применяется один режим работы, для диспетчеров другой, а для обслуживающего персонала – третий).

При формировании графика следует учитывать и еще один важный момент — если большая часть выпадает на ночь, то смена автоматически должна быть уменьшена на час.

Все остальные условия работы должны также соответствовать законодательству, в том числе и в тех вопросах, которые касаются выдачи зарплаты, предоставления больничных, отпуска и т.п.

Что не считается сменным графиком

Некоторые кадровики ошибочно полагают, что график работы сутки через двое/трое, два дня через два и т.п., относится к сменным. Если внимательно ознакомиться с трудовым законодательством РФ, выяснится, что это не так. Группа работников, выполняющая свои должностные обязанности в течение одного дня, и сменяющаяся на следующий день другими, работает в режиме, закрепляемом внутри предприятия, однако при этом четкой процедуры разработки такого режима, его согласования и утверждения не предусмотрено.

Некоторые моменты, касающиеся оплаты

Расчет оплаты труда при сменном графике несколько отличается от стандартного. Специфика здесь заключается в том, что количество рабочих часов по установленному на предприятии режиму может отличаться от нормы, установленной по закону, причем как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения (так называемая плановая переработка или недоработка).

Для того, чтобы в расчетах зарплаты не было ошибок, по завершении периода учета следует осуществлять сверку следующих параметров: количества рабочих часов в соответствии с нормой и их же количество, исходя из реальных показателей. Если при сравнении второй показатель будет больше первого, потребуется рассчитать и доплатить сотруднику за переработанное время.

Если смена работнику выпадает на выходной день, то она оплачивается как обычная (это обосновывается особенностями условий сменного режима). Если же он вынужден работать в праздничный день (государственные нерабочие дни указаны в Трудовом Кодексе РФ), то оплата ему должна производиться по соответствующему стандартному тарифу, т.е. в двойном размере.

Закрепление порядка работы

Если руководство предприятия решает применять посменный график работы, эту норму оно обязано закрепить в учетной политике, если точнее – в Правилах внутреннего распорядка.

Если в компании действует профсоюзная ячейка, данные Правила, в том числе по части сменного режима работы, должны утверждаться ее представителем. На взаимодействие с профсоюзом отводится пятидневный период – за этот срок профсоюзные деятели должны либо одобрить представленные им Правила, либо доказательно их оспорить.

Также допускается установить использование сменного графика в коллективном договоре.

Помимо Правил внутреннего распорядка и коллективного договора, пункт о сменном режиме работы должен быть прописан в разделах индивидуальных трудовых договорах с сотрудниками, с указанием количества часов в смене и иных параметров.

Процесс формирования графика сменности

Первым практическим этапом воплощения сменного графика в жизнь является приказ о его создании, выпускаемый от имени директора организации. В нем прописывается указание создать график сменности, период, ответственное лицо и прочие необходимые сведения.

Образец приказа об утверждении графика сменности

Далее идет непосредственное составление документа. Здесь должны быть учтены интересы работодателя и сотрудника.

График формируется заранее – как минимум за тридцать дней до наступления смены.

Каждый сотрудник, упомянутый в документе, должен быть с ним ознакомлен под роспись. Таким образом, он свидетельствует о том, что согласен с данным режимом работы.

После разработки, согласования и окончательного утверждения график будет обязательным к исполнению как для руководства предприятия, так и для сотрудников, которые в нем обозначены.

На какой период составляется бланк

График посменной работы может формироваться на любой период времени. Как правило, срок, на который составляется данный документ, указывается в нормативных актах компании. Чаще всего графики составляются на один месяц. Каждый раз новый график должен утверждаться в установленном порядке.

Можно ли менять в нем сведения

В утвержденный сменный график изменения вносить допускается, но только в крайнем случае и с соблюдением некоторых правил.

Во-первых, если перемены происходят по инициативе работодателя, он в обязательном порядке должен заранее уведомить о них подчиненных и получить их письменное согласие – без них законным образом внести правки будет проблематично.

Если изменить график смен просит кто-либо из сотрудников, он должен составить специальное заявление на имя руководителя. В заявление нужно указать причины просьбы (она должна быть обязательно уважительной с приведением соответствующих письменных обоснований), затем должно быть получено согласие остальных сотрудников, которых касается документ. Если коллегам и руководству удалось достичь компромисса, формируется новый приказ, на основе которого в график вносятся нужные коррективы.

Можно ли меняться сменами без внесения изменений в график сменности

Иногда на предприятиях случаются ситуации, когда работники меняются сменами без предварительного уведомления об этом начальства. Это категорически недопустимо.

За подобную замену руководство вправе наложить на подчиненных дисциплинарное взыскание.

А в случае не единичного нарушения трудовой дисциплины (а именно к этой категории относятся данные проступки) даже уволить провинившихся.

Кто составляет документ

Непосредственная задача по составлению графика сменности может быть возложена либо на специалиста кадрового отдела, либо на начальника структурного подразделения, либо на секретаря организации. Главное условие, которое должен соблюдать исполнитель – учитывать нормы законодательства, интересы предприятия и работников.

При этом документ после формирования обязательно должен быть передан на подпись руководителю отдела и директору.

Как согласовывать с работниками

С сотрудниками график смен нужно согласовывать заранее, как уже говорилось выше – не позднее, чем за тридцать дней до наступления первой по нему смены.

Подписи о согласии можно ставить непосредственно в самом графике или же сделать для этого отдельный лист.

Если выбран второй вариант, то в листе согласования нужно сделать таблицу, вписать туда всех работников и собрать их автографы (с датой их постановки). Данный документ будет официальным приложением к графику сменности.

Особенности формирования графика сменности, общие сведения

Если вам поручено сделать сменный график, а вы не представляете, как именно его формируют, прочитайте наши рекомендации – они дадут вам точное представление о данном документе. Также ознакомьтесь и с примером заполнения – на его основе у вас легко получится оформить собственный бланк.

Прежде чем перейти к детальному описанию графика, приведем общую информацию о документе. Начнем с того, что унифицированной формы графика нет. Это обозначает, что писать его можно в свободном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике организации. При этом способ формирования бланка должен быть отражен в нормативных актах фирмы.

Независимо от того, какой метод составления графика будет выбран, нужно, чтобы документ содержал в себе ряд обязательных данных:

реквизиты компании;
информация о месте и времени составления;
сам график.

Бланк обязательно должен быть заверен несколькими лицами. Во-первых, теми работниками, в отношении которых он формировался, во-вторых, руководителем структурного подразделения и, в-третьих, директором компании.

Заверять бланк печатью не обязательно – делать это необходимо только тогда, когда такое условие есть в локальной документации фирмы.

График допускается составлять на простом чистом листе бумаги (предпочтительно А4 формата) или на фирменном бланке организации (если такое требование установлено руководством). Писать его можно вручную или на компьютере (с обязательным последующим распечатыванием).

Как учитывать график сменности

Все графики, разрабатываемые на предприятии, подлежат обязательной регистрации в соответствующем журнале учета. После проведения с ними всех необходимых процедур (разработка, согласование, утверждение, ознакомление), они передаются на хранение в отдел кадров компании. Здесь они подшиваются в отдельную папку с другими такими же документами. Доступ к месту их содержания для посторонних людей должен быть ограничен.

Длительность их хранения обозначается либо в локальных актах организации, либо устанавливается законодательством РФ (но не менее пяти лет). После истечение этого срока, графики можно утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законе.

Образец графика сменности

Прежде чем начать заполнение бланка, следует условно поделить его на три основные последовательные части.

название документа;
дата, место его формирования;
номер (по внутреннему документообороту предприятия);
период, на который составляется график (неделя, месяц, год и т.п.).

Вносить эти данные можно как посередине документа, так и слева или справа – значения не имеет. Единственное, что следует учесть, чтобы тут же, вверху, было отведено несколько строк под утверждение графика руководителем организации (сюда надо вписать его должность и ФИО).

Ниже находится основной блок. Обычно он оформляется в виде таблицы. В нее поэтапно вписываются:

ФИО работника;
дата;
номер смены, в которую он выйдет на работу;
сведения о выходных днях.

Можно дополнить таблицу и другими столбиками (например, о табельном номере сотрудника и т.п.). Под таблицей надо обязательно дать расшифровку информации, внесенной в график, в том числе о количестве смен, количестве работников, в них задействованных, продолжительности каждой смены (в часах), а также об условных обозначениях, внесенных в график.

Далее следует поставить отметку о том, что мнение сотрудников, внесенных в документ, учтено и собрать их подписи. Если подписи ставятся в листе согласования, то в графике сменности нужно указать его наличие, обозначив его в качестве приложения к основному документу.

Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи.

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению: для документов, оконченных делопроизводством после 01.01.2003, это может быть 50 лет, до этой даты — 75 лет, а отдельные документы вообще в течение всего периода существования компании. К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются (это 3 года и 5 лет соответственно).

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

На первый взгляд трудно уловить общее в этих двух документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

ВАЖНО! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.

Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 50/75 лет (в зависимости от даты издания документа).

ВАЖНО! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Сроки хранения кадровых документов на примере

Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 236. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

Таблица сроков хранения

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.

Срок хранения штатного расписания — постоянно по месту разработки и утверждения. Для некоторых организаций — до момента ликвидации.

Сколько хранить документ

Законодательно установлены правила, сколько лет хранить штатное расписание в организации, корректировать их нельзя. Документ необходим для систематизации внутренней структуры и формирования списка сотрудников. В нем указывают перечень должностей, количество единиц работников, их Ф.И.О. и размер зарплаты. Его наличие обязательно для работодателя ( ст. 57 ТК РФ ).

Работодатель самостоятельно определяет форму документа: унифицированную № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) или свою собственную (ст. 7, 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Ранее срок хранения штатных расписаний организации и у работодателя ИП регулировал перечень, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 , в ст. 71. С 18.02.2020 перечень утратил силу, и сроки регулирует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 .

Актуальные сроки хранения штатного расписания по новому перечню (п. 40 разд. 1.3):

по месту утверждения документа — постоянно;
в других организациях — 3 года;
в компаниях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, — до момента ликвидации.

После ликвидации работодателя — источника комплектования архивов документы передают в архив, срок хранения штатного расписания в архиве — постоянно (по месту утверждения) и 3 года (в сторонних организациях).

Так, например, штатное расписание медицинской организации должно храниться: в государственной больнице — постоянно, в частной — до ликвидации, если есть договор с архивом — постоянно.

Изменять порядок локальными актами нельзя (п. 4.10 инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 ).

Росархив не установил специальные правила, сколько работодатель должен хранить штатное расписание после того, как оно утратило силу, соответственно, на недействующие документы распространяются общие требования.

Недействующим признают документ, если ввели в действие новый с измененными данными или обнаружилась опечатка в расписании и требуется его замена.

Компании с большой численностью сотрудников составляют проекты документов, подготовительную документацию, осуществляют официальную переписку по вопросу составления списка сотрудников. Такая документация хранится до минования надобности (ст. 41 перечня), но не менее одного года. Конкретную продолжительность устанавливают локальным актом.

Где хранить документ

Закон не содержит требований, где хранится штатное расписание у работодателя. Порядок и место хранения устанавливают локальным актом.

В локальном акте указывают порядок хранения: в сейфе, в отдельном помещении, с разбивкой по годам и пр. В акте допустимо установить, в каком отделе должно храниться штатное расписание, обычно указывают отдел кадров или архивный отдел на предприятии. Если предприятие давно функционирует и имеется большой объем документации, целесообразно выделить для хранения отдельное помещение.

В архиве на предприятии выделяют отдельное место для кадров и группируют документацию по видам и годам издания. Если архива нет, храните в отделе кадров в кабинете с ограниченным доступом или в сейфе.

Хранение осуществляют в защищенном от влаги, прямых солнечных лучей и иных вредных для бумаги факторов.

Доступ к нему ограничивают, разрешают для определенных сотрудников. После работы необходимо вернуть его в место хранения и не оставлять в свободном доступе.

Есть ли ответственность за нарушение сроков

За нарушение установленных законом сроков предусмотрена административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ .

Читайте также: