Сколько граф в разделе трудовой книжки сведения о работе

Обновлено: 16.05.2024

Министерство труда и социальной защиты РФ наконец реализовало свою давнюю задумку актуализировать нормы, регламентирующие ведение трудовых книжек. С 1 сентября 2021 года работать с трудовыми книжками мы должны уже с учетом новых требований. Рассмотрим основные изменения, которые нас ожидают.

ИСТОРИЯ ПОЯВЛЕНИЯ НОВОГО ПОРЯДКА РАБОТЫ С ТРУДОВЫМИ КНИЖКАМИ

Первая попытка заменить морально устаревшую во многом Инструкцию[1] была сделана еще в 2018 году: 23.04.2018 на сайте Минтруда России был опубликован проект Порядка ведения и хранения трудовых книжек, который так и не был принят — по всей видимости, в связи с тем, что как раз вскоре после этого началось активное внедрение электронных трудовых книжек и проект в части некоторых своих положений перестал быть актуальным, не успев родиться…

• электронные трудовые книжки и

• специфика удаленных работников.

В порядок частично инкорпорированы нормы Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[2] (далее — Правила). При этом сами Правила продолжают действовать.

В первоначальной редакции проекта Порядка момент вступления его в силу был привязан к дате отмены Правил, чтобы вместо двух документов — Правил и Инструкции — кадровикам можно было руководствоваться только одним — Порядком.

Это означает, что идея Минтруда России освободить нас от обязательного ведения бумажных личных карточек пока, к сожалению, не заработает: разделы формы № Т-2 либо формы, самостоятельно утвержденной работодателем, куда вносятся сведения о приеме, постоянных переводах и увольнении, подлежат заполнению записями, дублирующими информацию в трудовых книжках, и к ним должны быть автографы работников — вплоть до отмены Правил.

КАКИЕ НОВШЕСТВА ОЖИДАЮТ НАС С 1 СЕНТЯБРЯ?

Что меняется в форме трудовых книжек

1. Собственно говоря, в общем и целом утвержденные Порядком формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку почти не претерпели изменений, а те, что есть, — весьма незначительны:

• Титульный лист:

– для указания профессии (рабочие) и специальности (служащие) вместо двух строк предусмотрена одна. Так что полученную работником новую профессию или специальность вписать будет некуда;

– количество разворотов раздела увеличено с 10 до 14;

– количество разворотов раздела уменьшено с 10 до 7;

• Вкладыш в трудовую книжку:

– обложка для вкладыша не предусмотрена;

– для сведений о работе установлено 12 разворотов, для сведений о награждении — 5;

• Нумерация бланков:

– ни в форме книжки, ни в форме вкладыша, приведенных в Порядке, не предусмотрено (!) указание их серий и номеров.

2. Как и прежде, бланки трудовой книжки и вкладыша должны храниться работодателями как документы строгой отчетности и выдаваться ответственному лицу по его заявке. По окончании каждого месяца ответственное лицо обязано предоставлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, прилагая приходный ордер кассы организации.

Весьма странный факт: в новом нормативном документе не учтено, что сейчас у подавляющего большинства работодателей отсутствуют наличные расчеты и приходных кассовых ордеров у них быть не может ввиду отсутствия кассы.

3. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, как и ранее, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта и без возложения материальной ответственности на работника, испортившего бланк строгой отчетности.

Что меняется в формах регистрационных книг

1. Как и раньше, работодатели обязаны будут вести учет как самих трудовых книжек и вкладышей в них, так и бланков трудовой книжки и вкладыша.

2. Изменяются не сами формы — порядок их утверждения. Применяемые сегодня формы:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

С 1 сентября нам нужно будет вести:

1. Учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

2. Учет трудовых книжек и вкладышей в них —

при этом конкретные названия книг или журналов, а также их формы работодатели должны будут разрабатывать самостоятельно, установлены только обязательные регистрационные элементы:

• при учете бланков книжек и вкладышей нужно будет фиксировать сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка;

• при учете трудовых книжек и вкладышей — указывать:

– трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, — очевидно, только от тех работников, на которых трудовые книжки еще ведутся, а также

– трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь (т. е. дубликаты, новые книжки взамен отсутствующих у работника и вкладыши), с указанием их серии и номера.

3. Как и прежде, эти книги (или журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (или индивидуального предпринимателя) и печатью организации (при наличии).

4. Абсурдного требования скреплять их сургучной печатью или опломбировывать в Порядке нет — что не может нас не радовать.

Что меняется в ведении трудовых книжек

1. Учтены изменения в главе 49.1 ТК РФ, согласно которым трудовая книжка дистанционного работника ведется:

• при условии ее предоставления работником работодателю (в т. ч. путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).

Разумеется, это только для случаев, когда трудовая книжка на работника ведется.

2. Записи в трудовых книжках теперь на законном основании можно полностью или частично вносить с использованием технических средств путем переноса красителей — т. е. на принтере или в виде оттиска штампа.

3. Установлен срок для внесения любых записей (кроме записи об увольнении): в течение пяти рабочих дней (запись об увольнении — в день увольнения).

5. Установлено правило о фиксации в трудовой книжке трансформации временного перевода на другую работу в постоянный. В этом случае в трудовую книжку вносится следующая запись:

6. Регламентирован порядок внесения записей о работе по совместительству, которые вносятся по желанию работника на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он в данный момент не работает ни у одного работодателя, ему следует обратиться к работодателю, у которого он осуществлял работу по совместительству — это совершенно новая практика, когда работодатели смогут вносить записи в трудовые книжки работников-совместителей.

Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении разрешено вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о прекращении данного трудового договора.

Подчеркнуто, что запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда она имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной, — ранее это не делалось.

Проблема в том, что именно порядок-то и не установлен… Кроме требования о запрете зачеркивания… Нам представляется, что в документе пропущен абзац.

8. Специальные указания даны по внесению записей о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы, военной службы и государственной службы иных видов, которые устанавливаются федеральными законами. Они, сказано в Порядке, вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения государственной службы.

Что меняется в оформлении дубликата

1. Подробно расписан порядок заполнения титульного листа — не очень понятно зачем, поскольку он заполняется так же, как в трудовой книжке.

2. Больше не требуется указывать продолжительность непрерывного стажа, нужно только внести сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально. Таким подтверждением могут быть, в частности, СТД по формам СТД-Р и СТД-ПФР.

3. Оказывать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, работодатель теперь обязан только в случае, если утрата трудовой книжки произошла по вине самого работодателя.

4. Вносятся сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы, — учитывая, что дубликат в большинстве случаев выдается вместо утраченной трудовой книжки, данный абзац выглядит несколько странно.

Что меняется в оформлении вкладыша

1. Подчеркнуто, что вкладыш в трудовую книжку является ее неотъемлемой частью.

2. Установлено, что, если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче очередного вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Что меняется в порядке выдачи трудовой книжки работнику

2. Установлен срок для выдачи трудовой книжки на руки работнику, подавшему заявление о предоставлении ему работодателем СТД: книжка должна быть выдана в течение трех рабочих дней со дня подачи такого заявления, но не позднее дня увольнения.

3. Нормативно установлена формулировка, вносимая в трудовую книжку в таких случаях:

4. А вот вопрос о том, нужно ли заверять такую запись аналогично записи об увольнении, остается открытым. Впрочем, если следовать правилу буквального исполнения нормативных требований, то заверять запись не следует, поскольку подобного требования в Порядке нет.

5. Конкретизирован порядок выдачи трудовой книжки в случае смерти работника. После внесения в нее соответствующей записи трудовая книжка:

• выдается под расписку на руки тому члену семьи работника, который предъявил свидетельство о смерти, или

• высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

ВЫВОД

Мы обсудили основные изменения, которые нужно будет учесть при работе с трудовыми книжками с 1 сентября этого года. У вас, коллеги, еще есть время внимательно и вдумчиво изучить новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек, чтобы не допускать ошибок и не иметь проблем ни для себя — при проверках, ни для работников — при последующем трудоустройстве и оформлении пенсии.

[2] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 25.03.2013).

Трудовая книжка является документом, подтверждающим наличие стажа и рабочих взаимоотношений. Если гражданин не имеет трудовой, документ заводится и заполняется бухгалтером, а по окончании взаимоотношений выдается сотруднику. В дальнейшем он предъявляет книжку работодателям во все места последующего трудоустройства (ст. 65 ТК РФ). Рассмотрим подробно как происходит оформление трудовой книжки при приеме на работу.

Трудовая может быть заполнена только в соответствии с официальными нормативами РФ. Порядок действий регламентируется такими нормативными актами:

Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003.
Постановление Минтруда – Инструкция № 69 от 10.10.2003.

Стандартная последовательность записей работодателя в трудовой книжке работника включает:

наименование работодателя
запись о приеме на работу
возможно, одна или более записей о переводах, присвоении разрядов и т. п.
запись об увольнении
подписи

Существуют отклонения от этой последовательности — записи об исправлениях, совместительство и т. д., они будут рассмотрены отдельно.

Наименование работодателя

Инструкция по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России от 10.10.2003 № 69)

Формулировка в инструкции не слишком хороша: игнорирует и работодателей- ИП , и возможность существования у организаций нескольких сокращенных наименований. По всей видимости, следует исходить из того, что при наличии нескольких сокращенных наименований указывается одно из них. Сокращенное наименование обычно пишут в скобках после полного. Удобным и общепринятым является использование для внесения наименования работодателя штампа.

Для физических лиц понятие сокращенного имени формально не определено, поэтому пишем только полное имя (про указание на предпринимательскую сущность тоже не забываем: хотя это и бессмыслица, но проще не спорить с потенциальными проверяющими):

Обратите внимание, что номер и дата записи (графы 1 и 2) в строках с наименованием работодателя не заполняются. Если вы по ошибке все же поставили там номер и дату, то проще всего будет не указывать их в строке с записью о приеме.

Общие замечания о внесении записей

В текстах записей не допускаются сокращения.

Инструкция по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России от 10.10.2003 № 69)

Прием на работу

Трудовой кодекс, ст. 66

…Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней , в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной…

Инструкция по заполнению трудовых книжек (приказ Минтруда России от 10.10.2003 № 69)

3.1. …в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Из существенных моментов следует обратить внимание на то, что в книжке указывается дата приема на работу, а не дата издания приказа или внесения записи. Общая структура записи в графе 3:

глагол (принят/назначен/избран),
наименование структурного подразделения, если оно определено трудовым договором (в такой-то цех/отдел),
наименование должности (тем-то или на должность такую-то).

Прием в порядке перевода из другой организации

Согласно п. 6.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, при приеме работника в порядке перевода в записи должны содержаться указание на этот факт и наименование организации, откуда переводится работник (заметим, что сокращенное наименование не относится к запрещенным в трудовых книжках сокращениям):

Оформление приема руководителя организации

Прием по срочному договору

Не рекомендуется указывать в записи о приеме на работу на срочный характер трудового договора, поскольку вы с большой вероятностью обрекаете себя на необходимость внесения дополнительных записей в случае его продления.

Все знаете про прием на работу? Пройдите тест

Поможем бухгалтеру Фантоцци в непростых ситуациях приема на работу.

АКЦИЯ ПРОДЛЕНА

С 01.09.2021 прекратит действие Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" и вступит в силу Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек". Нововведения будут действовать до 01.09.2027. В статье расскажем об изменениях в форме и порядке заполнения трудовой книжки.

Напомним, с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки на работников, которые трудоустраиваются впервые, не заводятся. Бланк трудовой книжки может быть использован только для оформления дубликата трудовой книжки.

Если на 01.09.2021 в организации останутся бланки действующих сейчас трудовых книжек и вкладышей в них, они также могут быть использованы.

Форма бланка трудовой книжки изменилась несущественно:

1) на титульном листе появилась отметка о том, что печать ставится при ее наличии;

2) для сведений о работе отводится 14 разворотов (сейчас - 10);

3) для сведений о награждении или поощрении работника отводится 7 разворотов (сейчас - 10).

Изменилась и форма вкладыша в трудовую книжку:

1) появилась отметка о том, что печать ставится при ее наличии;

2) для сведений о работе отводится 12 разворотов (сейчас - 9);

3) для сведений о награждении или поощрении работника отводится 5 разворотов (сейчас - 8).

Содержание бланка трудовой книжки и вкладыша осталось прежним.

При этом уточнен порядок внесения информации о вкладышах, когда их много. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша.

Если на титульном листе трудовой книжки штамп об очередном вкладыше не вмещается, запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Правила заполнения трудовой книжки

Несущественные изменения внесены в правила заполнения трудовой книжки. В частности, требование о внесении записей перьевыми, гелевыми и другими ручками стало не обязательным, а рекомендуемым. Кроме того, записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

По новым правилам при оформлении титульного листа не нужно отражать сведения о неоконченном образовании, указываются только сведения об основном общем, о среднем общем, среднем профессиональном, высшем образовании (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

Установлено, что записи вносятся на основании оригиналов, а не копий документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома).

При внесении изменений в сведения о работнике в ссылках на документы обязательно указываются их реквизиты, а печать проставляется при ее наличии.

Запись о переводе

Установлено, что запись о переводе должна быть внесена в течение пяти рабочих дней. Сейчас на внесение этой записи отводится неделя, что практически одно и то же.

Прописаны правила внесения записи о временном переводе, ставшем постоянным:

- в графе 1 указывается порядковый номер записи;

- в графе 2 - дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом;

- в графе 3 - конкретное наименование структурного подразделения организации, в которое работник переведен, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;

- в графе 4 - дата и номер приказа или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен, дата и номер приказа или иного решения работодателя, на основании которого работник был переведен на постоянной основе.

Запись о работе по совместительству

Установлено, что запись о работе по совместительству по-прежнему вносит основной работодатель. Но если работнику потребуется внести такую запись в случае, когда он уже не осуществляет трудовую деятельность, то для этого работник вправе обратиться к работодателю, у которого он ранее выполнял работу по совместительству.

По новым правилам записи о приеме на работу по совместительству и об увольнении можно вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации.

Запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной.

Запись об увольнении

В правилах внесения записи об увольнении следующие нововведения:

- при внесении записи указываются подпункты, пункты, части и статьи Трудового кодекса;

- при увольнении в порядке перевода к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), кроме порядка осуществления перевода (по просьбе работника или с его согласия), отражается наименование организации, в которую переводится работник;

- устранено несоответствие формулировок записи об увольнении. Если сейчас конкретной формулировки нет, запись может начинаться словами "Трудовой договор расторгнут (прекращен)" или "Уволен", то по новым правилам такая запись должна быть произведена в точном соответствии с формулировкой статьи ТК РФ;

- отменено заверение записи об увольнении подписью работника. По новым правилам она заверяется только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей).

Трудовая книжка дистанционного работника

Запись о награждении

Расширен список наград, запись о награждении которыми надо вносить в трудовую книжку. В него входят награды Президента РФ и Правительства РФ, награды федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов).

Книги учета трудовых книжек и их бланков

По новым правилам книга учета трудовых книжек ведется в произвольной форме и без проставления сургучной печати.

Книги учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее по-прежнему надо вести.

Унифицированные формы названных книг не установлены, поэтому работодатель должен разработать формы таких книг самостоятельно.

При этом книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, ИП, печатью организации (при наличии).

Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания.

Подпись работника

Сейчас с каждой вносимой в трудовую книжку записью о работе, о переводе на постоянной основе и об увольнении работодатель обязан ознакомить работника под подпись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

При увольнении сотрудник также должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

По новым правилам заверять подписью все записи, внесенные в книгу учета и в трудовую книжку, не нужно. Работник должен заверить подписью только сведения о нем на титульном листе.

Общие правила внесения записей

Правила внесения в трудовую книжку сведений о работе

Сведения о работе в той или иной организации начинаются с данных о приеме на работу. Рассмотрим основные правила внесения этой информации.

Какие сведения вносятся при приеме на работу?

При поступлении работника на основное место работы на срок более чем 5 дней работодатель обязан внести в его трудовую книжку (представленную работником или оформленную тем же работодателем при приеме на работу сотрудника, для которого это основное место работы является первым) запись о приеме на работу.

При внесении записи о приеме на работу нужно придерживаться такой последовательности:

В больших компаниях зачастую в целях облегчения работы по многократному внесению записей о приеме на работу используется следующий подход. Заказывается специальный штамп с наборным текстом, содержащим наименование - полное и сокращенное - организации. Оттиск такого штампа в трудовой книжке заменяет внесенную от руки запись. Это целесообразно делать и в тех случаях, когда указание в трудовой книжке двух вариантов наименования организации (полного и сокращенного) от руки занимает много строк.

4. Потом в 3-й графе делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования 2 , наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

Как правило, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производится в соответствии со штатным расписанием - документом, который должен быть в каждой организации в обязательном порядке. Однако если в соответствии с федеральным законом с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками, утверждаемыми в порядке, установленном Правительством РФ. В настоящее время действуют:

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, и
Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, отдельные выпуски которого ранее в разное время утверждались постановлениями Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС, а общие положения были утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 31/3-30.

Обратите внимание! При игнорировании этих правил у работника могут возникнуть трудности при назначении пенсии, в том числе в отношении зачета периода работы на должностях (по профессиям или специальностям), связанных с вредностью: сотрудники территориального отделения пенсионного фонда могут отказать работнику в зачете соответствующего периода в качестве льготного со ссылкой на то, что в списках должностей, специальностей и профессий, согласно которым предоставляют право на льготное начисление, данной должности (специальности или профессии) нет.

При внесении записей в трудовую книжку о приеме на работу часто неправильно толкуют требование о точном соответствии записей о приеме на работу приказу (распоряжению) работодателя, воспроизводя текст приказа (распоряжения) в трудовой книжке с указанием, например:

Несмотря на то, что все эти подробности действительно установлены приказом (распоряжением) о приеме на работу, их указание в трудовой книжке недопустимо, поскольку противоречит Инструкции и означает нарушение правил внесения записей в трудовую книжку. Анализ текста Инструкции позволяет сделать вывод, что запись в трудовой книжке о приеме на работу должна включать в себя лишь указание, куда и кем принят человек, исключая особенности характера работы и другие условия трудоустройства у данного работодателя.

5. Наконец, в 4-й графе указывается наименование организационно-распорядительного документа, на основании которого в трудовую книжку внесена запись о приеме на работу - приказа (распоряжения) или иного решения работодателя - с указанием его даты (сначала) и номера (после даты).

Читайте также: