С какой целью проводится предварительное рассмотрение документов работником службы доу

Обновлено: 23.04.2024

Составитель: Ф.А. Айтнякова

2. Инструкция по технике безопасности

Настоящие методические указания содержат практические работы, которые позволят студентам закрепить теорию по наиболее сложным разделам курса и направлены на формирование следующих компетенций:

  1. Принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию, направлять её в структурные подразделения организации.
  2. Рассматривать документы и передавать их на исполнение с учётом резолюции руководителей организации.
  3. Оформлять регистрационные карточки и создавать банк данных.
  4. Вести картотеку учёта прохождения документальных материалов
  5. Осуществлять контроль за прохождением документов.
  6. Отправлять исполненную документацию адресатам с применением современных видов организационной техники.
  7. Составлять и оформлять служебные документы, материалы с использованием формуляров документов конкретных видов.
  • использовать в профессиональной деятельности законодательные акты и нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления;
  • вести делопроизводство, в том числе с применением информационных технологий.
  • роль и место документационного обеспечения в работе аппарата управления;
  • современные технологии организации делопроизводства;
  • задачи и функции службы документационного обеспечения управления;
  • нормативную базу по обеспечению деятельности учреждения;
  • организация документооборота;
  • номенклатуру дел;
  • формирование дел и проведение экспертизы ценности документов;
  • подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Описание каждой практической работы содержит: тему, цели работы, порядок выполнения работы, а так же перечень контрольных вопросов, с целью выявить и устранить недочёты в освоении рассматриваемой темы. Для получения дополнительной, более подробной информации по изучаемым вопросам, приведено учебно-методическое и информационное обеспечение.

2. И нструкция по технике безопасности

  • Трогать разъёмы соединительных кабелей.
  • Прислоняться к экрану и тыльной стороне монитора.
  • Включать и выключать ЭВМ без разрешения преподавателя.
  • Прислоняться к проводам и устройствам заземления.
  • При обнаружении запаха гари немедленно остановить работу, выключить клавиатуру и сообщить преподавателю.

ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ:

  • Убедитесь в отсутствии видимых повреждений рабочего места.
  • Запрещается работать во влажной одежде (и вообще в верхней одежде) и с влажными руками.
  • На рабочем месте размещается тетрадь и учебные пособия так, чтобы они не мешали работе.

ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ:

  • Работайте 60-80 см на расстоянии от ЭВМ.
  • Строго выполняйте вышеуказанные правила.
  • Следите за исправностью аппаратуры.
  • Немедленно прекратите работу при появлении постороннего звука и немедленно сообщите преподавателю.
  • Пользуйтесь клавиатурой с чистыми руками, правильно нажимайте на клавиши.
  • Никогда не пытайтесь сами устранить неисправность при работе с аппаратурой.
  • Не вставайте со своих мест, когда входит посетитель.

ПО ОКОНЧАНИИ РАБОТЫ:

  • Отключить ЭВМ, навести порядок на рабочем месте.
  • Сдать рабочее место преподавателю, сообщить обо всех неполадках.

Практическое занятие №1 (2 часа)

Цель работы: развитие умений и навыков в обработке входящих документов.

Порядок выполнения работы

  1. Записать номер практической работы, тему и цель работы.
  2. Записать коротко предложенные задания.

Практическая работа состоит из трёх заданий по обработке входящих документов.

Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Все выполненные задания должны быть распечатаны и представлены преподавателю для проверки в установленные сроки.

Основной теоретический материал

Обработка входящих документов

Обработка входящих документов включает:

  • прием и первичную обработку документов;
  • предварительное рассмотрение и распределение документов;
  • регистрацию;
  • рассмотрение документов руководством;
  • передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Предварительное рассмотрение

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

  • проверка правильности доставки документов;
  • проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;
  • фиксация факта получения документов;
  • подготовка их к исполнению;
  • передача документов исполнителям.

Определите последовательность операций с входящими документами.

Составьте схему обработки входящего документа

Нарисуйте формы регистрации входящей документации

Требования к отчёту по практической работе:

После выполнения работы необходимо чисто и аккуратно оформить выполненное задание, согласно требованиям к письменным работам. После этого письменно ответить на контрольные вопросы.

Работа засчитывается после устного ответа на контрольные вопросы и вопросы по лекции, а также после выполнения задания практической работы и самостоятельной внеаудиторной работы студента соответствующих данной теме.

Для чего проводится предварительное рассмотрение входящих документов?

В документе, поступившем в организацию, в качестве адресата может быть указана организация, ее подразделение, руководитель или работник. При этом значительный процент входящих документов независимо от их тематики и автора, как правило, адресуется организации или ее руководителю. Но передавать руководителю организации их все нецелесообразно по следующим причинам:

  1. Тематики вопросов, содержащихся в поступивших документах, различаются по значимости, а к руководителю организации должны поступать входящие документы, содержащие наиболее важные вопросы. То есть руководитель организации не должен тратить время на чтение и анализ всех входящих документов, которые адресованы ему или организации.
  2. Большинство входящих документов, адресованных организации или ее руководителю, в соответствии с установленными в организации полномочиями подлежат рассмотрению определенным руководителем более низкого уровня управления (или даже специалистом). Соответственно, эти входящие документы следует сразу направлять в подразделения. Такой порядок работы позволит сократить время, затрачиваемое на работу с входящими документами (в том числе срок получения документа исполнителем).

В связи с этим в практике делопроизводства сложились определенные правила работы с документами, в соответствии с которыми входящие документы, адресованные высшему руководству организации 1 , а также без указания конкретного лица или подразделения 2 предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения управления 3 . Данная работа проводится с целью распределения вышеперечисленных документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем организации и те, что направляются заместителям руководителя организации, руководителям подразделений и/или работникам.

С нашей точки зрения, этап предварительного рассмотрения может быть исключен только при незначительном объеме входящих документов. В остальных случаях данный этап должен присутствовать. Ведь от него зависит скорость доведения документов до исполнителей.

Отметим, что порядок проведения предварительного рассмотрения входящих документов в организации должен устанавливаться инструкцией по делопроизводству или иным локальным нормативным актом организации.

Проведение предварительного рассмотрения входящих документов в службе ДОУ

Отметим, что известные нам методические рекомендации и учебные пособия по делопроизводству не предлагают объединять в едином документе данные, необходимые для предварительного рассмотрения. В учебной литературе можно найти только информацию о том, что эту работу следует поручать высококвалифицированному работнику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации, а также полномочия и должностные обязанности работников.

Матрица распределения входящих документов

Преимущество использования Матрицы заключается в следующем:

  • Матрица содержит данные, которые установлены разными локальными нормативными актами и необходимы для предварительного рассмотрения;
  • вышеперечисленные данные в Матрице представлены в удобной для использования форме;
  • Матрица ведется в электронном виде, а это позволяет максимально быстро находить нужную информацию.

Вот почему использование Матрицы позволяет облегчить и сократить время предварительного рассмотрения поступивших документов, а также повышает качество работы по распределению входящих документов. Т.к. данный документ ранее не был описан в учебной литературе и специализированных журналах, подробно объясним, как создать Матрицу и потом применять ее.

Форма Матрицы

Матрица распределения входящих документов должна содержать следующие данные, представленные в форме таблицы (Рисунок 1):

Тематики вопросов входящих документов. Отметим, что в Матрицу должны включаться тематики вопросов, которые часто или периодически содержатся во входящих документах. То есть в Матрицу нецелесообразно включать тематики вопросов, которым однократно были посвящены входящие документы.

Данные о руководителях и работниках, которым по результатам предварительного рассмотрения направляются входящие документы. Формат представления информации каждая организация может определить самостоятельно. Здесь можно указывать фамилии с инициалами, наименования должностей и/или наименования подразделений (см. Рисунок 2).

Отметки о необходимости направления входящего документа, содержащего вопрос определенной тематики, руководителю (работнику) по результатам предварительного рассмотрения 5 .
Такие отметки о направлении включаются в Матрицу на основании локальных нормативных актов, устанавливающих полномочия и обязанности руководителей (работников). В Матрице также могут быть отметки о направлении, которые отражают практику рассмотрения входящих документов, сложившуюся на основании резолюций руководства организации.
Отметки о направлении могут быть разных видов. Например:

Количество отметок о направлении для каждой тематики вопроса входящего документа. В Матрице для каждой тематики вопроса входящего документа устанавливается одна или несколько отметок о направлении. То есть некоторые входящие документы должны поступать нескольким руководителями (работникам).
В связи с этим в Матрицу желательно включить отдельный столбец, позволяющий быстро определить, какому количеству руководителей (работников) должен быть направлен входящий документ.

Основания для включения в Матрицу тематик вопросов входящих документов и отметок о направлении:

  • данные о локальных нормативных актах, которые устанавливают полномочия и/или обязанности руководителей (работников);
  • или информация о входящих документах и резолюциях руководства организации, на основании которых сложились правила распределения входящих документов.

Рисунок 1
Форма Матрицы распределения входящих документов

Условные обозначения рисунка:

1 – боковик таблицы (столбец для тематик вопросов). Боковик таблицы Матрицы состоит из одного столбца, в строках которого указываются тематики вопросов входящих документов. Строки таблицы желательно сортировать по боковику таблицы, располагая тематики вопросов входящих документов в алфавитном порядке;
2 – во втором столбце таблицы указывается количество руководителей (работников), которым должны направляться входящие документы, содержащие вопрос определенной тематики;
3 – столбцы (графы) таблицы, в которых указываются Ф.И.О. руководителей и работников, которым документ с данной тематикой направляется на рассмотрение или исполнение. Кроме Ф.И.О., по каждому человеку здесь можно дополнительно указывать должность и/или наименование его подразделения. Желательно данные о руководителе подразделения и подчиненных ему работниках указывать в соседних столбцах, а подразделения располагать в соответствии с последовательностью, закрепленной организационной структурой или штатным расписанием (см. Рисунок 2);
4 – номера столбцов (граф) таблицы;
5 – строки таблицы;
6 – в ячейках таблицы, находящихся на пересечении строк (за исключением заголовка и строки с номерами столбцов) и столбцов (за исключением боковика, второго и последнего столбца) таблицы, находятся отметки о необходимости направления входящего документа, содержащего вопрос определенной тематики, руководителю (работнику) по результатам предварительного рассмотрения;
7 – в последнем столбце (графе) таблицы указываются основания для включения в Матрицу тематик вопросов входящих документов и отметок о направлении;
8 – заголовок таблицы.

Рисунок 2
Заполнение Матрицы в MS Excel

Условные обозначения рисунка:

Как было отмечено выше, Матрицу распределения входящих документов нужно создавать и вести в электронном виде. Табличный процессор Microsoft Excel является одним из удобных инструментов для выполнения такой задачи. Поэтому предлагаем рассмотреть, как с помощью данной программы создать Матрицу, а затем использовать ее.

Создание Матрицы распределения входящих документов в табличном процессоре MS Excel

Прежде всего в MS Excel нужно заполнить таблицу в соответствии с вышеописанной формой Матрицы (см. Рисунок 1) и сохранить файл, то есть книгу Excel (см. Рисунок 2).

При заполнении таблицы целесообразно изменять формат ячеек (см. Рисунки 2 и 3), а именно:

Рисунок 3
Изменение формата ячеек

Условные обозначения рисунка:

Условные обозначения рисунка:

Отметим, что в таблицу можно вносить в любой последовательности тематики вопросов, отметки о направлении, а также реквизиты документов-оснований. Когда таблица будет полностью заполнена, при необходимости можно отсортировать строки таблицы по любым столбцам, в т.ч. по тематикам вопросов.

Рисунок 5
Запуск сортировки строк таблицы

Условные обозначения рисунка:

Рисунок 7
Результат сортировки строк таблицы и автоподбор их высоты

Условные обозначения рисунка:

Для удобства работы с Матрицей целесообразно закрепить область первого столбца таблицы, содержащий тематики вопросов. И тогда он всегда будет отображен на экране при прокрутке листа MS Excel (остальных столбцов таблицы) вправо или влево.

Рисунок 8
Закрепление областей таблицы

Для дальнейшего использования Матрицы в заполненную таблицу необходимо добавить возможность фильтрации строк. Фильтрация позволит отображать строки, которые содержат определенный текст. В том числе фильтр поможет быстро находить в Матрице тематику вопроса входящего документа.

При создании электронной Матрицы можно осуществить группировку столбцов таблицы по подразделениям. Это целесообразно делать в случае одновременного выполнения следующих условий:

  • заполненная таблица состоит из большого числа столбцов;
  • в столбцах указаны как руководители, так и их подчиненные;
  • входящие документы в большинстве случаев должны направляться руководителям.

Рисунок 9
Группировка столбцов

Условные обозначения рисунка:

Рисунок 10
Скрытие/отображение столбцов

Условные обозначения рисунка:

1 – символы структуры таблицы, используемые для скрытия/отображения столбцов;
2 – отображаемые столбцы;
3 – скрытые столбцы.

После группировки столбцов вверху таблицы добавятся символы структуры таблицы , и (Рисунок 10), которые используются для скрытия/отображения данных. Чтобы скрыть столбцы, нужно нажать на символ или , а для отображения – на или .

Использование Матрицы

После выполнения вышеописанных действий электронную Матрицу можно будет использовать при предварительном рассмотрении входящих документов.

Итак, работник службы ДОУ сначала должен прочитать входящий документ и определить его тематику. Затем в первом столбце Матрицы ему необходимо найти и выделить строку, содержащую тематику вопроса входящего документа. Для этого можно воспользоваться функцией поиска или фильтром:

Рисунок 11
Меню фильтра, появляющееся при нажатии кнопки

Рисунок 12
Результат фильтрации

После того как в Матрице будет выделена строка, содержащая нужную тематику, следует:

  • по второй ячейке строки определить, сколько отметок о необходимости направления входящего документа в ней содержится;
  • найти отметку о необходимости направления входящего документа и по заголовку столбца, содержащего найденную отметку, определить, какому руководителю (работнику) должен быть направлен входящий документ. Например, в соответствии с Матрицей, приведенной на Рисунке 12, входящие документы, посвященные международным мероприятиям на уровне компании, должны направляться Чижовой Е.Н.;
  • если в отфильтрованной (найденной) строке содержится несколько отметок о необходимости направления входящего документа, то руководителя (работника), которому должен направляться входящий документ, следует определять по каждой отметке.

Обратите внимание: входящий документ может содержать два или более вопросов. В этом случае руководители (работники), которым должен направляться документ, определяются по каждому из них!

Разработка и внедрение Матрицы в организации

Чтобы Матрицу можно было использовать в организации при предварительном рассмотрении входящих документов, в инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте следует закрепить требования по разработке, заполнению и использованию такой Матрицы.

Так как Матрица содержит данные, которые установлены (утверждены) другими документами организации, и включает ссылки на эти документы, то, с нашей точки зрения, Матрица распределения входящих документов и вносимые в нее изменения не требуют утверждения руководством организации или специально издаваемым распорядительным документом.

В целях поддержания актуальности Матрицы в нее должны своевременно вноситься изменения, включая:

  • новые тематики вопросов входящих документов,
  • изменения в полномочиях и обязанностях руководителей и работников, а также
  • изменения в организационной структуре и штатном расписании.

Разработанную и заполненную Матрицу целесообразно сделать доступной для просмотра всем работникам организации, а не только представителям службы ДОУ. Соответственно, Матрицу желательно опубликовать в режиме чтения на внутреннем портале организации или выложить в сетевую папку. Доступ к Матрице позволит руководителю (работнику) самостоятельно посмотреть, на каком основании к нему поступил тот или иной входящий документ (если в Матрице применить фильтрацию к столбцу, содержащему отметки о необходимости передачи документов определенному руководителю / работнику, то можно быстро получить список тематик вопросов, документы по которым направляются данному лицу).

Сноски

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче

Файлы: 1 файл

ДОУ.doc

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку.

Предварительное рассмотрение документов
службой документационного обеспечения управления (ДОУ)

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников.

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

  • примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
  • перечня должностных лиц и их обязанностей;
  • технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

  • важность его содержания;
  • сложность и новизна поставленных вопросов;
  • авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
  • реальная срочность исполнения документа;
  • вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.

К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели:

  • учет документов,
  • контроль за их исполнением;
  • справочную работу по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

  • информационные материалы, присланные в копии для сведения;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • прейскуранты;
  • пригласительные билеты;
  • программы конференций, совещаний;
  • рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе. 5

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

  • наименование организации (автора или корреспондента);
  • наименование вида документа;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • дата и индекс поступления;
  • заголовок к тексту (краткое содержание документа);
  • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
  • срок исполнения документа;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

  • гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
  • внутренняя переадресация документов по исполнителям;
  • код по тематическому классификатору;
  • ключевые слова;
  • количество листов документа;
  • наличие приложений;
  • должностное лицо, поставившее документ на контроль;
  • промежуточные сроки исполнения;
  • перенос сроков исполнения;
  • срок хранения документа;
  • статус документа (проект, версия);
  • вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Журнальная форма регистрации документов

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним. 1

Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

Карточная форма регистрации документов

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, с оставляются следующие самостоятельные картотеки:

  • справочные, контрольно-справочные;
  • картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
  • тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

  • составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
  • систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм):

Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).


Как все начиналось

  • на рассмотрение:
    • первому руководителю организации,
    • его заместителям,
    • руководителям структурных подразделений

    То есть одной из обязательных для службы делопроизводства становилась функция формирования документопотоков внутри организации, которую могли бы реализовывать специалисты-документоведы.

    См. ответ на вопрос про обращения граждан журнала № 1′ 2018

    Однако в Методических рекомендациях по внедрению ЕГСД 2 организация предварительного рассмотрения поступающих документов подробно не раскрывалась, а в государственном стандарте на оформление организационно-распорядительных документов той поры ГОСТ 6.39-72 правила оформления на поступившем документе отметки о предварительном рассмотрении не устанавливались, что не способствовало практическому внедрению данной делопроизводственной операции.

    Сыграл свою роль и субъективный фактор: первые лица организаций, да и их заместители не могли правильно воспринять тот факт, что сотрудники канцелярий, предварительно проставив отметку с наименованием подразделения или сотрудника-исполнителя, могли направлять поступившие документы на исполнение минуя руководителя (без его резолюции). Отметка о предварительном рассмотрении зачастую воспринималась как резолюция, несмотря на то что в отметке:

    • оформляется лишь направление документа (кому? – наименование подразделения или фамилия и инициалы конкретного исполнителя),
    • а указание по исполнению и сроки исполнения отсутствуют.

    Управленческий стиль руководителей, предусматривавший централизованное рассмотрение почти всей поступившей корреспонденции исключительно первым лицом организации, фактически стал препятствием рационализации документооборота за счет внедрения операции предварительного рассмотрения документов. Подтвердилось давнее правило: какова организация (в современных терминах – бизнес), таков и документооборот. Оптимизировать документооборот невозможно без оптимизации системы управления организацией.

    Что требуется теперь

    Предварительное рассмотрение документов сейчас официально включено в технологию делопроизводства федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) как обязательная операция, но ее сущность Правилами делопроизводства для ФОИВ не определяется:

    Пункт 14 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее – Правила делопроизводства)

    Пункт 14 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее – Правила делопроизводства)

    14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

    Профессиональные стандарты нашей сферы деятельности предусматривают, что эта делопроизводственная операция должна выполняться специалистами достаточно высокого уровня квалификации (см. Таблицу 1).

    Таблица 1. Профстандарты о предварительном рассмотрении входящих документов

    Цель предварительного рассмотрения поступающих документов определяется Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в ФОИВ:

    Пункт 3.4.3 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические указания).

    Пункт 3.4.3 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические указания).

    3.4.3. Предварительное рассмотрение документов

    В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством. Документы, поступившие. по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

    Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю. или заместителям руководителя в соответствии с установленным. распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

    Документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Его сущность проявляется лишь тогда, когда в организации имеется четкое представление о том:

    • какие виды и разновидности документов;
    • по каким вопросам;
    • кому (каким должностным лицам, в какие подразделения и каким специалистам-исполнителям);
    • с какой целью и
    • в какие сроки должны быть переданы, направлены на исполнение для подготовки ответа или принятия решения.

    Причем это направление документов должно осуществляться прежде всего по типовым, маршрутизируемым (настраиваемым в СЭД) схемам документопотоков. Схемы могут:

    • включаться в состав административных регламентов государственных органов и органов местного самоуправления;
    • разрабатываться как составная часть технологических и рабочих инструкций в любых организациях;
    • передаваться для реализации маршрутизации документов в информационной системе.

    Правила делопроизводства подтвердили необходимость предварительного рассмотрения документов, но в список реквизитов, которые могут быть оформлены на документе, отметка о предварительном рассмотрении опять включена не была. Отсутствует она и в стандартах на оформление документов: в действующем ГОСТ Р 6.30-2003 и в сменяющем его ГОСТ Р 7.0.97-2016.

    Как организовать предварительное рассмотрение

    • оно осуществляется в день их поступления в организацию (в этот же день, как правило, происходит и регистрация входящих документов);
    • решение о направлении документа на исполнение принимается на основе анализа содержания и значимости для деятельности организации документа, а не на основе названия его вида или адресования;
    • на рассмотрение первому руководителю организации направляются документы:
      • поступившие из вышестоящих организаций, от контролеров и регуляторов;
      • по важным, принципиальным вопросам деятельности, исполнение которых требует решения руководителя;
      • в которых затрагиваются вопросы коррупции (фиксируются факты коррупции, склонения к ней и т.п.);

      Для организации такой работы требуется разработать Классификатор основных направлений / вопросов / участков деятельности организации (далее – Классификатор). Он может быть утвержден в статусе самостоятельного нормативно-технического документа и актуализироваться службой делопроизводства, а может быть оформлен в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству организации.

      Если в Инструкции по делопроизводству операция предварительного рассмотрения документов не предусмотрена или упомянута лишь в общем виде, то рекомендуем разработать отдельный локальный нормативный акт для ее регламентации – Правила или Регламент предварительного рассмотрения поступающих документов, в котором дать ссылку на Классификатор основных направлений деятельности как на базовый справочник, который ведется самостоятельно.

      Итак, Классификатор основных направлений деятельности закрепляет организационные основы маршрутизации входящих документов по документопотокам. Его обычно разрабатывает служба делопроизводства в плановом порядке, т.е. в план работы подразделения включаются и разработка данного Классификатора, и его постоянная актуализация (по мере необходимости и обязательно 1 раз в квартал).

      Эта работа выполняется на основе изучения:

      • устава или положения об организации,
      • положений о должностях руководителей и приказа о распределении зон ответственности между ними,
      • положений о структурных подразделениях,
      • должностных регламентов и должностных инструкций сотрудников, списка сотрудников и иных имеющихся в организации классификационных справочников, а также
      • номенклатуры дел,
      • административных регламентов исполнения функций и реализации услуг, в которых имеются блок-схемы и примерные схемы движения документов, закрепляющих внутреннюю организацию и взаимодействие внутри организации и во внешней среде.

      Алгоритм разработки Классификатора вопросов и участков деятельности следующий (см. Таблицу 2):

      Классификатор для предварительного рассмотрения документов может быть также построен на базе классификаторов, которые в организации уже разработаны и используются для других целей (например, для бюджетирования, расчета себестоимости продукции и т.п.). Служба делопроизводства, взяв за основу систематизацию бизнес-процессов, может разработать свой Классификатор сначала до уровня конкретных структурных подразделений – исполнителей, а затем доработать его до уровня поступающих в организацию видов и разновидностей документов.

      Наименование функций в первой версии Классификатора можно указывать обобщенно, в последующих версиях они будут уточняться до уровня конкретного вопроса деятельности структурного подразделения организации. Индексация направлений и функций для управления документами может считаться необязательной, потому что для предварительного рассмотрения наибольшее практическое значение имеет идентификация документопотоков и индексация документов внутри них (например, по Классификатору видов и разновидностей документов, особенно если в СЭД она поддерживается отдельными счетчиками).

      Пример 1. Соотношение Классификатора основных направлений деятельности и Классификатора видов и разновидностей документов

      Для консалтинговой компании повторяющийся индекс 12 означает, что по Классификатору видов и разновидностей документов письма получили индекс 12, а в процессе регистрации конкретного письма к данному индексу будет системно добавляться его порядковый номер (переменная часть) по соответствующему журналу регистрации / счетчику СЭД. См. Таблицу 2.

      Таблица 2. Классификатор основных направлений деятельности

      • зон ответственности и участков деятельности;
      • выявленных видов и разновидностей документов, которые включаются в состав документальных фондов этих подразделений.

      Классификатор утверждается обычно приказом первого руководителя, в котором функция методического руководства его применением и ответственность за поддержание Классификатора в актуальном состоянии возлагается на службу делопроизводства:

      Пример 2. Распорядительная часть текста приказа об утверждении Классификатора основных направлений деятельности

      2. Возложить функции актуализации и методического руководства применением утвержденного Классификатора на начальника отдела ДОУ Семенова П.Р. (замещающий в случае временного отсутствия – главный специалист Бирюкова Т.А.)

      Предварительное рассмотрение документов осуществляет служба делопроизводства. Условиями эффективности этой процедуры являются достаточная квалификация сотрудников службы и наличие полномочий формировать документопотоки и маршрутизировать документы.

      Пример 3. Распорядительная часть текста приказа об организации предварительного рассмотрения документов

      2. Поручить начальнику отдела ДОУ Семенову П.Р. (замещающий в случае временного отсутствия – старший специалист Иванова И.А.) осуществление предварительного рассмотрения поступающих документов и направление их на исполнение должностным лицам в структурные подразделения и исполнителям Общества.

      3. Утвердить следующий состав атрибутов отметки о предварительном рассмотрении документов:

      • наименование должности лица либо структурного подразделения, которым поступивший документ направляется на исполнение или рассмотрение;
      • подпись сотрудника отдела ДОУ, принявшего решение о направлении документа;
      • дата предварительного рассмотрения.

      4. Установить место оформления отметки о предварительном рассмотрении – нижнее поле или левое поле поступившего документа рядом с заголовком.

      Официальное введение операции предварительного рассмотрения документов необходимо для того, чтобы перевести взаимодействие сотрудников в процессе исполнения документов на уровень нормативно установленной технологии и исключить субъективизм, излишние эмоции.

      Отметка о предварительном рассмотрении

      Предварительное рассмотрение документов – одна из операций делопроизводства, которая должна завершаться документированной отметкой.

      Отметка о предварительном рассмотрении поступивших документов в настоящее время является дополнительным реквизитом, правила ее оформления стандартами не установлены. Организации определяют их в Инструкции по делопроизводству или в самостоятельном Регламенте предварительного рассмотрения документов, реже – в приказе как в Примере 3 (см. его п. 3).

      Такая отметка может проставляться от руки или специальным штампом с датером:

      • на нижнем поле поступившего документа или
      • на левом поле документа рядом с заголовком к тексту.

      Она отражает результат предварительного рассмотрения и должна содержать (см. Примеры 4–7):

      • фамилию / должность лица либо наименование подразделения, которым документ направляется на рассмотрение или исполнение;
      • дату ее проставления и
      • подпись сотрудника службы делопроизводства.

      Пример 4. Отметка о предварительном рассмотрении,направляющая входящий документ на исполнение


      Пример 5. Отметка о предварительном рассмотрении,направляющая входящий документ на исполнение


      Чтобы отметка о предварительном рассмотрении не была слишком похожа на резолюцию, при направлении документов руководству организации, опыт лучших практик рекомендует указывать наименование должности в именительном падеже:

      Пример 6. Отметка о предварительном рассмотрении, направляющая входящий документ на рассмотрение непосредственно руководителю


      Пример 7. Отметка о предварительном рассмотрении, направляющая входящий документ на рассмотрение руководителю


      Отметку о предварительном рассмотрении нужно ставить на поле документа, чтобы она не занимала место, традиционно отводимое для резолюции – это дополнительно поможет быстро различать данные реквизиты.

      • дополнительные поля, в которых фиксируются атрибуты отметки о предварительном рассмотрении (в т.ч. возможность ее подписания простой электронной подписью сотрудника службы делопроизводства, поддерживаемой СЭД; могут применяться датер, счетчик);
      • связь с Классификатором основных направлений деятельности (вид поступившего документа, вопрос, исполнитель с дублером, а в случае необходимости и коды / индексы этих полей по классификатору).

      Если по результатам предварительного рассмотрения документ направлен не сотруднику организации, а подразделению, то, как правило, документ сначала попадает на стол к руководителю этого подразделения.

      Управленческое значение

      Классификатор основных направлений деятельности предоставляет руководству информацию для:

      • анализа объема и структуры документооборота, документального фонда;
      • анализа степени загруженности подразделений по вопросам и участкам деятельности;
      • выявления конкретных специалистов-исполнителей, которые решают вопросы окончательно и по существу;
      • обоснования выводов о развитии того или иного направления деятельности, обоснования решений об изменении оргструктуры.

      Внедрение операции предварительного рассмотрения документов является достаточно сложной и трудоемкой задачей для службы делопроизводства. Но опыт лучших практик рекомендует за нее взяться, если служба делопроизводства стремится управлять документами 3 , а ее сотрудники и руководитель соответствуют требованиям профессиональных стандартов.

      Читайте также: