Работа в архиве обязанности

Обновлено: 03.05.2024

Тип документа: Инструкция

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 10,3 кб

Бланк документа

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

архивариуса

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса "____________" (далее - "Организация").

1.2. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.

1.3. Архивариус подчиняется непосредственно _____________ Организации.

1.4. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Архивариус должен знать:

- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

- порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;

- Единую государственную систему делопроизводства;

- порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

- порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

- порядок ведения учета и составления отчетности;

- основы организации труда;

- правила эксплуатации технических средств;

- основы трудового законодательства;

- правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия архивариуса его обязанности возлагаются на ____________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Архивариус исполняет следующие обязанности:

2.1.1. Осуществляет работу по ведению архивного дела в Организации.

2.1.2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.1.3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

2.1.4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

2.1.5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

2.1.6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.1.7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.1.8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.1.9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.1.10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.1.11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

2.1.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

3.1. Архивариус имеет право:

3.1.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности архивариуса.

3.1.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию архивариуса.

3.1.3. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Архивариус несет ответственность за:

4.1.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.

4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.

4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.

4.1.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Организации и ее работникам.

4.1.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы архивариуса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью архивариус обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Архивариусу для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

Архивариусом может выступать сотрудник архива или же хранитель документов. Должностные обязанности архивариуса на предприятии направлены на грамотную организацию работы и документооборота в архиве. Поговорим о них подробно в этой статье.

Где может работать архивариус?

Должностные обязанности данного специалиста велики. Сотрудник с такой профессией востребован там, где наблюдается большой документооборот. Это могут быть страховые, финансовые предприятия, банки, государственные учреждения.

Также есть такая должность, как архивариус в суде. Обязанности его заключаются в ведении документооборота в данном учреждении.

Как возникла профессия?

В двадцатых годах 18 века Петр I издал " Генеральный регламент", в котором была прописана основа формирования управления государством в стране и который указывал на формирование архивов во всех ведомственных учреждениях. Одновременно с этим создана была такая должность, как актуариус. Это был писец в суде, который занимался написанием различных актов, оформлением их в регистр.

С течением времени его функционал переступил через рамки судопроизводства, а профессия стала называться "архивариус". В 20 веке слово устарело, и на его смену пришла должность "архивист".

Основные положения

Архивариус - это технический исполнитель. Данную должность может занимать лицо, которое имеет профессиональное образование либо среднее образование и какие-либо оконченные курсы по данному направлению.

Работник может выдвигаться на вакантное место и быть уволенным руководством компании.

Что обязан осуществлять архивариус?

Должностные обязанности этого сотрудника состоят в следующем:

формирование архива: он может быть как на бумажном носителе, так и в электронном виде;
прием корреспонденции, которая поступает в компанию, фиксирование и подшивка в архив;
выдача копий архивных документов либо во временное пользование оригиналов файлов, находящихся в архиве;
формирование отчета по своей деятельности.

Помимо этого, обязанности архивариуса на предприятии заключаются в следующем:

предоставление документации в компанию, из которой был сделан запрос;
соблюдение правил безопасности в помещении архива и их контроль.

Какими навыками обязан владеть архивариус? Обязанности этого сотрудника состоят в знании следующей информации:

различного рода акты, положения, касающиеся его работы;
порядок по приему и сдаче документации в архив, методы и способы ее хранения и применения;
единая система по делопроизводству, принятая на уровне государства;
методы формирования описи документов, их краткого описания, актов по уничтожению документации;
порядок подготовки документов к хранению и применению;
порядок учета и формирования отчетности;
организационная структура компании;
навыки работы на ПК на уровне профессионала;
методы работы с офисной техникой на уровне продвинутого пользователя;
навыки работы с колоссальными объемами информации;
трудовое законодательство РФ.

Помимо этого, он должен уметь грамотно излагать свои мысли как письменно, так и устно. Что касается образования, то это может быть как высшее образование, при этом крайне желательно, чтобы оно было профильным ("архивное дело", "документоведение"), так и неоконченное высшее. Также можно получить данную профессию, пройдя специализированные курсы.

Достоинства и недостатки должности

Профессия "архивариус", обязанности которой изложены в данной статье, имеет свои плюсы и минусы.

несложная работа в физическом плане;
не обязательно получать специальное образование.

большинство работников считают ее самой скучной профессией;
невысокий уровень оплаты труда;
практически нет карьерного роста.

Уровень заработной платы архивариуса

Размер оплаты труда данного работника может быть от 20 000 до 70 000 рублей. Уровень зарплаты зависит от региона, объема работ и прочих нюансов. Размер средней заработной платы - 45 000 рублей.

Итоговые положения

Архивариус, обязанности которого строго закреплены в его должностной инструкции, в своей работе опирается не только на нее, но и на положение об архиве.

Если рассматривать способности, которые должны быть у архивариуса, то это:

отличная память;
умение осуществлять анализ колоссального объема информации;
умение обращать внимание на детали;
навыки работы с канцелярскими принадлежностями;
способность осуществлять длительный срок мелкую монотонную работу;
тонкая ручная моторика.

Рассматривая качества личности, интересы, можно выделить:

умение организовывать;
аккуратность;
упорство;
умение контролировать себя;
четкость;
усидчивость;
педантичность, собранность.

Качества, которые будут препятствовать эффективному выполнению обязанностей:

неаккуратность;
узкий кругозор;
неумение организовывать себя;
невнимательность;
импульсивность.

Основные виды деятельности по профессии "архивариус":

обязанности поддержания документов в сохранности;
отслеживание применения документов;
выдача по запросам документов, справок;
формирование списка документации, которую надо сдать на хранение;
прием документации на хранение на долгий срок;
проверка грамотности и правильности оформления входящей информации;
создание системы входящей информации;
отправление сведений по делам в государственный архив;
формирование описи документации, которая есть в архиве.

Права архивариуса

Сотрудник обладает такими правами:

знать о проектах и решениях руководства компании, которые касаются его работы;
выдвигать рекомендации по улучшению своего функционала;
в рамках своей должности и инструкции уведомлять вышестоящее руководство в случае обнаружения недостатков в ходе выполнения своей работы, выдвигать предложения по их устранению;
просить у вышестоящего руководства или остальных сотрудников всю документацию, которая нужна для осуществления своих обязанностей;
обращаться к руководству предприятия для получения помощи и поддержки для выполнения прописанных должностных обязанностей.

Ответственность

Данный сотрудник ответственен в рамках законодательства о труде за полноценное выполнение своих обязанностей.

Рассматривая административный и уголовный аспект деятельности, можно сказать, что архивариус ответственен за допущенные в ходе работы нарушения. В рамках Гражданского кодекса и законодательства о труде РФ - за нанесение материального вреда.

Положительные и отрицательные стороны

Как и любая другая профессия, она имеет свои положительные и отрицательные стороны и прежде чем определиться с ней, необходимо ознакомиться с этими плюсами и минусами.

Основное преимущество профессии архивариус заключается в том, что:

специальное образование не требуется;
физически не сложная умственная работа;
на рабочем месте всегда тишина и покой;
работник может проявить творческий подход к делу;
напряженность обстановки сведена к минимуму.

Без недостатков также не обходится:

невысокий порог заработной платы;
отсутствие карьерного роста;
самая скучная профессия.

Архивариус в больнице

Как и было отмечено выше, должность архивариуса есть на каждом государственном учреждении и предприятии. Если рассматривать обязанности архивариуса в больнице, то они ничем не отличаются от обязанностей на любом из предприятий. Должностные обязанности сотрудника данного уровня включают в себя работу по сохранности документов всех структурных подразделений больницы и обеспечения быстрого поиска их в случае необходимости, выдаче согласно официальных запросов необходимых справок и информаций.

В обязанности архивариуса больницы входят также такие обязанности как:

ответственность за состояние документов;
контроль правил противопожарной защиты;
выдача копий архивных документов в соответствии с официальными запросами;
составление необходимых справок и отчетов, в основе которых лежат архивные дела.

Архивариус больницы обязательно владеет знаниями всех нормативных и правовых актов, порядком приема и сдачи документов в архив. Ведет подготовку документации для постоянного и временного хранения.

Значимость архивариуса в суде

Должность архивариуса в суде также важна, как и на любом другом направлении деятельности. Здесь он также относится к категории технических специалистов. Чтобы понять, что делает архивариус в суде, достаточно ознакомиться с его должностными инструкциями. Они также включают в себя знание всех нормативных актов, а также приемом всех документов и приведение их в надлежащее состояние для хранения. Чаще всего, на эту должность назначают лицо, имеющее начальное профобразование. К стажу работы никаких требований не предъявляется. Сотрудник должен относиться к своим обязанностям со всей ответственностью. Он также составляет соответствующие отчеты, справки и многое другое. На работу его назначает руководитель предприятия, он же и увольняет.

С какими вопросами может столкнуться сотрудник архива

Профессия архивариуса в современном мире отходит на второй план, но пока она существует, многие задаются вопросом – а сложно ли работать архивариусом? Фактически в этой профессии нет ничего сложного. Физически эта работа не трудная, но существуют некоторые нюансы, которые могут подойти не всем. Человек, который уже наработал опыт, в своем архиве сможет найти любой документ. Он сориентируется среди этого множества бумаг. Единственным минусом в данном случае, может стать многолетняя пыль, на которую может быть спровоцирована аллергия.

В современном мире все идет к тому, что профессия архивариуса может быть замерена машинами, но пока нет ничего ценнее оригинальных документов. Архивариусами работают люди, которые привязаны к своей работе. Им чаще всего нравится работа с бумагами, прикасаться к документам, которые представляют живую историю.

Учитывая всю специфику работы архивариуса, есть люди, которым будет интересна такая должность. Молодежь, желающая связать свою дальнейшую деятельность с архивными документами, интересует вопрос о том, какие предметы надо сдавать на архивариуса. Эта профессия востребована во многих учреждениях, таких как больницы, банки, страховые компании, музеи, государственные структуры. Чтобы получить соответствующее образование, выпускники школ при поступлении в соответствующие ВУЗы обязаны сдавать родной язык, иностранный язык, историю и математику. Специальность данного уровня имеет гуманитарное направление, поэтому такие предметы как история, обществознание, родной язык, иностранный играют немаловажную роль. Эти базовые предметы не ограничены такими знаниями как основы информационной безопасности и защиты информации, также специалист данной сферы должен понимать принципы работы архивных и справочных электронных систем. Для получения квалификации архивариуса, можно пройти обучение не только в ВУЗе и колледже, а и на соответствующих курсах.

Должность архивариуса на предприятии с большим документооборотом довольно ответственна. Стандартная должностная инструкция архивариуса состоит из таких пунктов, как:

формирование архивного дела в бумажном и в последнее время электронном виде;
включение в общий архив входящей документации;
выдача по официальному требованию архивных документов и их копии;
формирование и подготовка отчетов по документообороту в архиве;
уметь проводить экспертизу ценности предоставленных на хранение бумаг;
составлять каталоги документов, которые хранятся в архивах;
контроль правил пожарной безопасности в архивном помещении.

Для успешной работы архивариусом, необходимо знать основные нормативные документы, положения и инструкции по работе с архивом. Без знаний нормативно-правовой документации вообще невозможно работать в данном направлении. Без знаний по пользованию ПК также не обойтись, так как в современном мире обретает популярность электронный документооборот. Умение пользования современной офисной техникой также немаловажно. К такой технике относятся принтеры, сканеры, копировальные аппараты. Сотрудник архива должен обрабатывать большие объемы информации, предпочтительно иметь высшее образование, обладать чистой и грамотной речью. Также немаловажно умение составлять разнообразные отчеты и отчеты.

Правильно организованное рабочее место архивариуса гарантирует слаженность его работы. Поскольку основное направление деятельности этого должностного лица напрямую связано с архивными документами, то работа, без излишеств бумажная. На каждый принятый документ в соответствии с методическими указаниями заводятся сопроводительные карточки и многое другое. Изначально, архив предприятия или другой какой-либо организации, это помещение со стеллажами, хранящими информацию об исполненной документации. Поскольку в современном мире все сводится к тому, что информацию стремятся хранить в электронном виде, рабочее место специалиста должно быть оборудовано компьютером, сканером, копировальной техникой.

Работу с архивами нужно любить и чаще всего, на такие должности люди приходят по призванию. Существует множество учебных заведений, которые готовят сотрудников архивного дела. Можно окончить ВУЗы и даже колледжи где обучают на архивариуса. Сроки обучения по данной специальности обычно не долгие, но если человеку нравиться прикасаться к живой истории, эта профессия для него будет бесценной и, несмотря на заработную плату, которая здесь не отличается большими размерами. Многие сотрудники организаций оканчивают курсы архивного дела и развиваются в своей любимой профессии.

Несмотря на все положительные и отрицательные стороны профессии архивного работника, специалисты, которые определили для себя сферу занятости в данном направлении, преданы своем делу и чаще всего, увлечены им.

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

Как составить: общие положения

к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
кому работник подчиняется (заведующему архивом);
каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).

Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:

правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
единой государственной системы делопроизводства;
руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
правил оформления актов об уничтожении документации;
организационно-штатной структуры предприятия;
норм ведения составления и учета отчетности;
правил обращения со средствами коммуникации;
основных принципов организации труда;
правил внутреннего трудового распорядка;
норм этики и делового общения;
законодательства о труде;
норм охраны труда и правил противопожарной защиты.

Руководствоваться в своей деятельности архивариус должен действующим законодательством РФ и внутренними руководящими актами предприятия.

Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность

Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:

создании справочной системы документов;
отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.

В то же время архивариус вправе:

вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
подписывать документы в рамках собственной компетенции;
представлять интересы организации в установленном порядке;
получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:

нанесение ущерба организации;
ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
качество ведения отчетной документации;
нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
последствия самостоятельных решений и действий;
несанкционированное руководством представление интересов организации;
нарушение норм делового общения и этикета;
нарушение требований руководящей документации предприятия.

Образцы должностной инструкции архивариуса

Типовая инструкция

Медицинского учреждения

Образовательного учреждения

Архивариуса-делопроизводителя

Таким образом, архивариус может быть работником как бюджетного, так и частного учреждения, однако в любом случае его должностная инструкция должна быть максимально полной, подробной и соответствующей законодательству.

Читайте также: