Правила работы архивов арбитражных судов российской федерации это такое

Обновлено: 16.05.2024

В целях обеспечения унифицированного подхода к ведению делопроизводства в арбитражных судах Российской Федерации Пленум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации на основании статьи 13 Федерального конституционного закона "Об арбитражных судах в Российской Федерации" постановил:

утвердить Инструкцию по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций).

1. Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана на основе Федерального конституционного закона от 28.04.1995 N 1-ФКЗ "Об арбитражных судах в Российской Федерации", Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее - АПК РФ, Кодекс), иных нормативных правовых актов, регулирующих вопросы делопроизводства и судопроизводства, приказов и распоряжений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации (далее - ВАС РФ), а также в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", с учетом положений Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15.06.2009 N 477 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 07.09.2011 N 751).

2. Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с процессуальными и иными документами, единые правила организации приема, регистрации, учета документов, их подготовки и оформления, рассмотрения, отправки и выдачи, печати и тиражирования, текущего хранения и передачи на хранение в архив, а также осуществления контроля за соблюдением установленных правил делопроизводства всеми структурными подразделениями арбитражных судов.

Перечень арбитражных судов Российской Федерации (далее - арбитражные суды, суды), их индексы и адреса официальных сайтов представлены в приложении N 1 к Инструкции.

3. Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности арбитражных судов и повышения его эффективности путем унификации, а также применения систем автоматизации судопроизводства и делопроизводства.

4. В состав понятия "делопроизводство в арбитражном суде" входят все этапы прохождения документов, как судебных, так и организационных с момента их поступления (создания) до момента передачи на постоянное хранение или уничтожение в установленном порядке.

5. Структура делопроизводства в каждом конкретном арбитражном суде зависит от структуры суда, штатной численности судей, количества рассматриваемых ими дел.

Централизованная система делопроизводства предполагает, что все операции с судебным делом от его первичного формирования до подшивки документов, нумерации страниц, отслеживания доставки корреспонденции сторонам осуществляются специализированным подразделением суда, отвечающим за ведение делопроизводства (общим отделом/отделом делопроизводства) (далее - подразделение делопроизводства). Судья получает дело для осуществления процессуальных действий, по окончании каждого из которых дело вновь передается в подразделение делопроизводства для обработки и пополнения поступающими документами.

Децентрализованная система, также именуемая системой "офис судьи", предполагает, что все операции с делом осуществляются помощниками судей и специалистами судебных составов, составляющих в совокупности "офис" каждого конкретного судьи или нескольких судей. В рамках данной системы материалы/дело из подразделения делопроизводства суда после его регистрации поступает к судье в том виде, в котором оно получено от стороны или из суда нижестоящей инстанции, все дальнейшие операции с делом (за исключением регистрации поступающих в дело документов) осуществляются судьей и его помощниками/специалистами. Каждому офису судьи в суде присваивается порядковый номер. Внутренний учет поступающих в офис судьи судебных дел и документов осуществляется путем ведения журналов движения судебных дел и документов, при этом используется принцип сквозной нумерации поступивших в течение года судебных дел.

Судебное дело возвращается в подразделение делопроизводства только после окончания его рассмотрения либо для целей передачи в вышестоящую инстанцию, либо для целей помещения на хранение в архив суда.

Система делопроизводства выбирается судом самостоятельно и распространяется на процесс делопроизводства суда в целом. Использование различных систем делопроизводства в рамках одного суда (в различных коллегиях суда, судебных составах) не допускается.

В соответствии с выбранной арбитражным судом системой делопроизводства, штатной численностью работников, технической оснащенностью возможны различные подходы к решению судами некоторых организационных вопросов делопроизводства. В этом случае, с учетом требований Инструкции, суд разрабатывает дополнительную инструкцию по делопроизводству, описывающую данные особенности. Текст такой инструкции не должен противоречить действующему законодательству и настоящей Инструкции. После утверждения инструкции председателем арбитражного суда она подлежит опубликованию на сайте арбитражного суда и размещению на портале арбитражных судов Российской Федерации.

6. Вне зависимости от выбранной арбитражным судом системы делопроизводства организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности суда, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются подразделением делопроизводства суда.

7. Автоматизация делопроизводства обеспечивается совокупностью автоматизированных систем, эксплуатируемых арбитражными судами:

Системы автоматизации судопроизводства (САС) - информационные системы, обеспечивающие автоматизацию процессов судебного делопроизводства. В арбитражных судах используются две системы: автоматизированная информационная система "Судопроизводство" (АИС "Судопроизводство") и Программный комплекс "Судебно-арбитражное делопроизводство" (ПК "САД").

Системы автоматизации делопроизводства (САД) - информационные системы, обеспечивающие автоматизацию процессов общего делопроизводства. В арбитражных судах используются три системы: система "Дело", автоматизированная информационная система "Делопроизводство" (АИС "Делопроизводство"), система электронного документооборота ВАС РФ (СЭДО).

Информационная система "Картотека арбитражных дел" (КАД) - информационная система, обеспечивающая автоматический централизованный сбор информации о движении судебных дел из арбитражных судов и их представление в сети Интернет. В КАД размещается в полном объеме вся информация о судебном деле, а также тексты всех судебных актов, за исключением текстов судебных актов, которые содержат сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну. КАД является основным местом размещения текстов судебных актов арбитражных судов Российской Федерации в сети Интернет.

Информационная система "Банк решений арбитражных судов" (БРАС) - информационная система, обеспечивающая представление судебных актов, завершающих рассмотрение судебных дел.

Информационная система "Календарь судебных заседаний" - информационная система, обеспечивающая оперативное представление информации о судебных заседаниях, назначенных на заданную дату, и перерывах в судебных заседаниях. В информации указываются судья, принявший судебный акт о назначении судебного разбирательства, время и место проведения судебного заседании, наименования сторон, участвующих в деле.

Информационная система "Система подачи жалоб на действия судей и работников аппаратов арбитражных судов" (СПЖ) - система, предназначенная для подачи в арбитражные суды, включая ВАС РФ, жалоб на действия судей и работников аппаратов арбитражных судов. Подача иных заявлений, ходатайств, жалоб посредством данной системы невозможна.

Использование судами систем автоматизации является обязательным. Порядок работы с системами автоматизации определяется регламентами работы пользователей данных систем; регламенты утверждаются приказом арбитражного суда и обязательны для исполнения всеми судьями, федеральными гражданскими служащими и служащими арбитражного суда.

Данные САС и САД считаются первичными, а сведения, содержащиеся в журнально-карточных системах учета арбитражных судов, носят лишь вспомогательный характер.

8. Автоматизация делопроизводства, осуществляемая на основе использования вышеназванных систем, обеспечивает решение следующих задач:

1. Копия судебного акта направляется арбитражным судом по почте заказным письмом с уведомлением о вручении либо путем вручения адресату под расписку непосредственно в арбитражном суде или по месту нахождения адресата, а в случаях, не терпящих отлагательства, путем направления телефонограммы, телеграммы, по факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи.

Если арбитражный суд располагает доказательствами получения лицами, участвующими в деле, и иными участниками арбитражного процесса определения о принятии искового заявления или заявления к производству и возбуждении производства по делу, информации о времени и месте первого судебного заседания, судебные акты, которыми назначаются время и место последующих судебных заседаний или совершения отдельных процессуальных действий, направляются лицам, участвующим в деле, и иным участникам арбитражного процесса посредством размещения этих судебных актов на официальном сайте арбитражного суда в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в разделе, доступ к которому предоставляется лицам, участвующим в деле, и иным участникам арбитражного процесса (далее также - в режиме ограниченного доступа). Арбитражный суд также вправе известить указанных лиц о последующих судебных заседаниях и отдельных процессуальных действиях по делу путем направления телефонограммы, телеграммы, по факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи.

2. В случае, если копия судебного акта вручается адресату или его представителю непосредственно в арбитражном суде либо по месту их нахождения, такое вручение осуществляется под расписку.

3. В случае, если копия судебного акта направляется адресату телефонограммой, телеграммой, по факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи и способов доставки корреспонденции, на копии переданного текста, остающейся в арбитражном суде, указываются фамилия лица, передавшего этот текст, дата и время его передачи, а также фамилия лица, его принявшего.

4. В случае, если адресат отказался принять, получить копию судебного акта, лицо, ее доставляющее или вручающее, должно зафиксировать отказ путем отметки об этом на уведомлении о вручении или на копии судебного акта, которые подлежат возврату в арбитражный суд.

5. Документы, подтверждающие направление арбитражным судом копий судебных актов и их получение адресатом в порядке, установленном настоящей статьей (уведомление о вручении, расписка, иные документы), приобщаются к материалам дела.

6. В случае, если место нахождения или место жительства адресата неизвестно, об этом лицом, доставляющим корреспонденцию, делается отметка на подлежащем вручению уведомлении с указанием даты и времени совершенного действия, а также источника информации.

Комментарий к ст. 122 АПК РФ

1. В ч. 1 ст. 122 АПК указываются способы доставки копий судебного акта об извещении или о вызове участников арбитражного процесса. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах РФ копии судебных определений о судебных извещениях регистрируются специалистами судебных составов и передаются для отправки в экспедицию в заклеенных конвертах с надписанными адресами.

Одним из самых распространенных способов является рассылка судебных извещений по почте. Копия судебного акта направляется адресатам через экспедицию арбитражного суда по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Документы, подтверждающие направление арбитражным судом копий судебных актов лицам, участвующим в деле, и их получение адресатом (уведомление о вручении, расписка, иные документы), подшиваются к тем судебным актам, к которым они относятся.

Помимо почтовой рассылки, копия судебного акта может быть вручена адресату непосредственно в арбитражном суде. Как правило, такое извещение производится при отложении судебного заседания, при объявлении перерыва.

Копия судебного акта может быть вручена по месту нахождения адресата. В этом случае доставка судебного извещения производится курьером. О получении судебного акта также составляется расписка. Вручение судебных определений, содержащих судебные извещения и вызовы, может быть произведено и участниками процесса. При таких обстоятельствах в материалы дела приобщается расписка в получении соответствующего извещения или вызова.

Отсутствие этих данных может свидетельствовать о ненадлежащем извещении участника процесса.

Так, отменяя состоявшиеся по делу судебные акты, кассационная инстанция указала на нарушение судом ч. 1 ст. 121 АПК, предусматривающей извещение сторон о времени и месте судебного заседания.

Суд первой инстанции сообщил налоговому органу о времени и месте судебного разбирательства по факсимильной связи и посчитал представленный отчет о передаче определения в адрес инспекции надлежащим извещением.

Справка по результатам анализа причин отмены судом кассационной инстанции судебных актов по налоговым спорам ФАС Московского округа // СПС "КонсультантПлюс" (документ не был официально опубликован).

2. В ч. ч. 2, 3 комментируемой статьи законодатель называет документы, которые являются допустимыми доказательствами получения судебных извещений и вызовов. К ним относятся расписки, копии передаваемого судебного акта со специальными отметками.

В соответствии с п. 14 Постановления Пленума ВАС РФ от 17.02.2011 N 12 если арбитражный суд располагает доказательствами получения лицами, участвующими в деле, и иными участниками арбитражного процесса определения о принятии искового заявления или заявления к производству и возбуждении производства по делу, информации о времени и месте первого судебного заседания, то суд вправе известить их о последующих судебных заседаниях и отдельных процессуальных действиях по делу путем направления телефонограммы, телеграммы, по факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи. Применяя данные положения, судам надлежит учитывать следующее. Если АПК предусматривается направление лицам, участвующим в деле, копии судебного акта, содержащего информацию о времени и месте судебного заседания, совершения отдельного процессуального действия (к примеру, определения о назначении дела к судебному разбирательству - ч. 3 ст. 137 АПК), и суд располагает сведениями о номере телефона, факса, об адресе электронной почты, другими данными лица, участвующего в деле, то копия соответствующего судебного акта может направляться этому лицу по электронной почте или иным способом, в том числе по почте заказным письмом без уведомления. Указанный порядок применяется в дополнение к размещению на официальном сайте арбитражного суда в сети Интернет информации о времени и месте судебного заседания или совершения отдельного процессуального действия. Если по техническим причинам соответствующая информация не отображается на официальном сайте арбитражного суда в сети Интернет в течение срока, предусмотренного ч. 1 ст. 121 АПК, то арбитражный суд извещает лиц, участвующих в деле, и иных участников процесса телефонограммой, телеграммой, по факсимильной связи, электронной почте либо с использованием иных средств связи (ч. 3 ст. 121 АПК). Физическим лицам, участвующим в деле либо являющимся иными участниками арбитражного процесса, копии судебных актов в любом случае направляются заказным письмом с уведомлением о вручении. При этом отсутствие у суда сведений о получении лицами, участвующими в деле, и иными участниками арбитражного процесса направленной вышеуказанными способами копии судебного акта само по себе не является препятствием для проведения судебного заседания, совершения отдельного процессуального действия.

3. В ч. 4 ст. 122 АПК регулируется порядок фиксации отказа адресата в получении копии судебного акта. При отказе адресата в получении заказного письма с уведомлением о вручении либо при отказе адресата получить копию судебного акта, когда она вручается по месту его нахождения, данный факт отказа должен быть зафиксирован. Фиксация осуществляется путем проставления отметки об отказе в получении на уведомлении о вручении или на копии судебного акта, которые подлежат возврату в арбитражный суд. Если адресат отказался от получения судебного извещения или вызова, то в отношении него будет действовать презумпция надлежащего извещения.

4. Поскольку обязанность по надлежащему извещению лежит на арбитражном суде, то в материалах дела должны находиться документы, подтверждающие исполнение этой обязанности. Данное правило закреплено в ч. 5 ст. 122 АПК. На арбитражный суд возлагается обязанность регистрировать и хранить как документы об отправке судебных извещений и вызовов, так и документы, подтверждающие получение извещений и вызовов адресатами. Неисполнение этих обязанностей может привести к отмене судебного акта в связи с ненадлежащим извещением участков процесса.

5. В ч. 6 ст. 122 АПК содержится правило о процедуре оформления доставки извещения лицу, которое отсутствует по указанному адресу или месту жительства, а другое место жительства или адрес неизвестны. В этом случае лицо, доставляющее корреспонденцию, должно сделать отметку на подлежащем вручению уведомлении с указанием даты и времени совершаемого действия, а также источника информации. Такое уведомление с отметкой направляется в арбитражный суд и приобщается к материалам дела.

Под ред. В.В. Яркова "КОММЕНТАРИЙ К АРБИТРАЖНОМУ ПРОЦЕССУАЛЬНОМУ КОДЕКСУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" (ПОСТАТЕЙНЫЙ)"

АБСАЛЯМОВ А.В., АБУШЕНКО Д.Б., БЕССОНОВА А.И., БУРАЧЕВСКИЙ Д.В., ГРЕБЕНЦОВ А.М., ДЕГТЯРЕВ С.Л., ДОЛГАНИЧЕВ В.В., ЗАГАЙНОВА С.К., КУЗНЕЦОВ Е.Н., ЛАЗАРЕВ С.В., ПЛЕШАНОВ А.Г., РАЗДЬКОНОВ Е.С., РЕНЦ И.Г., РЕШЕТНИКОВА И.В., СКУРАТОВСКИЙ М.Л., СОЛОМЕИНА Е.А., СПИЦИН И.Н., ТАРАСОВ И.Н., ТИМОФЕЕВ Ю.А., ХАЗАНОВ С.Д., ХАЛАТОВ С.А., ЧУДИНОВСКАЯ Н.А., ЯРКОВ В.В., 2020. Издательство "СТАТУТ"

ВИАКАДЕМИЯ
Институт переподготовки
и бизнес-экосистема

Электронная библиотека по делопроизводству, кадрам и архивному хранению

Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Дата актуализации документов в библиотеке по делопроизводству, кадрам и архивному хранению 15 сентября 2021 года

Нормативно-правовые акты по делопроизводству, кадрам и архивному хранению

125-ФЗ – регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.