Почему резерв отпусков с минусом

Обновлено: 05.05.2024

В целях оптимизации налоговой нагрузки работодатели могут формировать резерв по отпускам. Это особенно выгодно, когда отпускные периоды сотрудников распределяются неравномерно в течение календарного года и, соответственно, у организации наблюдается резкое колебание нагрузки.

Законодательство о резервах по отпускам

Согласно п. 1 ст. 324.1 НК РФ, компании, которые принимают решение о том, чтобы планомерно отражать в налоговом учете предстоящие расходы по отпускам, обязательно должны включить соответствующее положение в учетную политику для целей налогообложения. При этом следует отразить: какой метод резервирования средств будет использоваться, какова максимальная сумма отчислений и какой ежемесячный процент будет отчисляться в резерв.

Указанные сведения берутся не просто так ─ для документального подтверждения информации следует сформировать особый расчет (или смету).

В этом документе отражается расчет ежемесячной величины отчислений на основании плановой величины расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов). Законодательно утвержденной формы расчета нет, а потому компании разрабатывают ее самостоятельно и включают в учетную политику в качестве приложения.

Что касается процента отчислений, то он рассчитывается по формуле:

Плановая годовая величина расходов на отпуск / Плановая годовая величина расходов на оплату труда

Согласно п. 3 ст. 324.1 НК РФ, по итогам налогового периода хозяйствующий субъект должен проводить инвентаризацию сформированного резерва по отпускам. Если он использован неполностью, то есть по итогам периода имеются неиспользованные суммы, их нужно включать в базу по налогу на прибыль текущего периода.

Если размера сформированного резерва оказалось недостаточно, то отпускные и страховые взносы по ним, не вошедшие в резерв, включаются в затраты для определения базы по налогу на прибыль.

Особенности формирования резерва по отпускам в 2019 году

Экономическая сущность резерва по отпускам заключается в том, что организация изначально откладывает денежные средства, а в будущем использует их для оплаты отпусков и страховых взносов по ним. При таком подходе расходы будут равномерно распределены в течение календарного года, что позволит организовать налоговую нагрузку с меньшими колебаниями.

Формирование резерва отпусков в налоговом учете ─ это не обязанность, а только право организации, а потому она может воспользоваться им либо нет. Однако вы может использовать это право, только если являетесь плательщиком налога на прибыль, а также используете метод начисления. Если используется кассовый метод, то компании не учитывают расходы на создание резерва и, естественно, его не создают.

Отказаться от формирования резерва отпусков можно, но лишь со следующего года, но никак не в течение текущего.

Отчисления в отпускной резерв включаются в состав расходов по оплате труда, то есть в дальнейшем используются для исчисления налогооблагаемой базы. При этом отчисления относятся на счета учета затрат, связанных с оплатой труда по конкретным категориям персонала.

Если налоговый учет отчислений в резерв отличается от бухгалтерского учета, следует вести специальный налоговый регистр, форма которого разрабатывается компанией самостоятельно. Если же сведения в бухгалтерском и налоговом учете совпадают, то отдельный регистр вести не надо.

Пример расчета процента отчислений в резерв отпусков

Для определения процента отчислений можно использовать формулу:

Планируемая сумма отпускных и взносов / Планируемая сумма по оплате труда и взносам * 100%

Следует отметить, что субъект самостоятельно устанавливает планируемые суммы отпускных, оплаты труда и страхвзносов в соответствии с численностью персонала, тарифными ставками и окладами и т. д.

Для определения ежемесячного размера отчислений с учетом установленного процента используется формула:

Сумма по оплате труда и взносам * Процент

Если в каком-то месяце сумма всех предыдущих отчислений превысила определенный ранее лимит отчислений, то размер отчисления нужно определить по особой формуле:

Предельная величина отчислений в резерв ─ Фактический размер отчислений с начала года

В следующие месяцы отчисления рассчитывать не надо.

Пример

Сумма, руб.

Месяц

Фактические расходы на оплату труда Страховые взносы с оплаты труда Итого расходы на оплату труда и страховые взносы

Ежемесячные отчисления в резерв

Каждая сумма, рассчитанная в конкретном месяце, может быть включена в расходы на оплату труда при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. При достижении рассчитанного лимита данные отчисления не рассчитываются и не используются в качестве расходов.

О резерве отпусков в бухгалтерском учете читайте в этой статье.

Каким образом и в какой период можно отменить начисление резерва по отпускам, в связи с отменой обязательного аудита?

Резерв в бухгалтерском учете

Оценочные обязательства по оплате отпусков обязаны создавать все организации, за исключением тех, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета (п. 3 ПБУ 8/2010, п. 20 Информации Минфина России от 29.06.2016 № ПЗ-3/2016).

Субъекты малого предпринимательства не обязаны создавать оценочные обязательства по оплате отпусков, если их отчетность не подлежит обязательному аудиту (п. 1 ч. 4, п. 1 ч. 5 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете).

Тем организациям, которые вправе применять упрощенные способы, решение не применять ПБУ 8/2010 и не создавать оценочное обязательство по оплате отпусков нужно будет закрепить в учетной политике.

Если ранее в учетной политике было указание о том, что резерв на оплату отпусков создается, то в учетную политику нужно внести изменения и норму о создании резерва исключить.

Рекомендуем издать приказ об изменении учетной политики датой декабря 2020 года и указать в нем, что изменение в учетной политике применяется с 01.01.2021.

На конец отчетного года (2020) в бухгалтерском учете необходимо провести инвентаризацию оценочных обязательств.

По результатам инвентаризации в бухгалтерском учете оценочные обязательства могут быть:

увеличены , если величина оценочных обязательств по оплате отпусков, определенная на конец отчетного года, больше величины, отраженной в бухучете;
сторнированы на разницу между действительной суммой обязательства, определенной по результатам инвентаризации, и суммой, отраженной в учете, если на промежуточные отчетные даты организация рассчитывала оценочное обязательство упрощенными методами;
уменьшены с включением избыточных сумм в прочие доходы, если величина оценочного обязательства на промежуточные отчетные даты определялась персонифицировано по каждому работнику.

Вышеперечисленные действия отражаются оборотами декабря отчетного года следующими проводками:

Увеличено оценочное обязательство по оплате отпусков

20 (26, 44, 08, 91-2 и др.)

Акт инвентаризации оценочного обязательства по оплате отпусков, Бухгалтерская справка-расчет

Уменьшено оценочное обязательство по оплате отпусков

Акт инвентаризации оценочного обязательства по оплате отпусков, Бухгалтерская справка-расчет

На разницу между действительной суммой обязательства, определенной по результатам инвентаризации, и суммой, отраженной в учете

20 (26, 44, 08, 91-2 и др.)

Акт инвентаризации оценочного обязательства по оплате отпусков, Бухгалтерская справка-расчет

Таким образом, счет 96, на котором отражено создание резерва, оборотами декабря 2020 года закроется. На 2021 год резерв создавать уже не нужно.

Резерв в налоговом учете

В налоговом учете организация сама решает создавать резерв на оплату отпусков или нет. Решение о создании резерва должно быть отражено в учетной политике (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).

Если организация начинает формирование резерва на предстоящую оплату отпусков, то отказаться от создания резерва в течение налогового периода она не может. Поэтому если организация принимает решение об отказе от создания резерва в налоговом учете, в учетную политику для целей налогообложения на 2021 год тоже нужно внести изменения в части отказа от создания резерва.

На конец года налогоплательщик должен провести инвентаризацию резерва на оплату отпусков (п. 3 ст. 324.1 НК РФ). Для этого нужно сравнить фактические расходы на оплату отпусков за год и сумму начисленного резерва.

Если по итогам инвентаризации окажется, что расходы на отпуска (с учетом страховых взносов) в текущем году превысили сумму начисленного резерва, разницу нужно отразить в расходах на оплату труда. Это следует из п. 3 ст. 324.1 НК РФ.

Если же начисленный резерв окажется больше фактических расходов на оплату отпусков за год, нужно всю сумму недоиспользованного резерва по состоянию на 31 декабря включить в состав внереализационных доходов (п. 5 ст. 324.1 НК РФ), но в случае, если резерв не будет создаваться в следующем году.

Таким образом, если организация приняла решение с 2021 года отказаться от создания резерва на оплату отпусков, то в налоговом и бухгалтерском учете она должна:

1) провести инвентаризацию резерва на оплату отпусков;

2) по состоянию на 31 декабря 2020 года списать остатки резерва в выше указанном порядке;

3) внести соответствующие изменения в учетную политику на 2021 год.

Ответ подготовлен на основе следующих документов из системы КонсультантПлюс:

Если условные активы не используются, при учете отпуска оформляется несколько проводок.

Дебет затратного счета (20, 26, 44) – Кредит зарплатного счета (70).
Дебет затратного счета (20, 26, 44) – Кредит счета для начисления взносов (69).

Такой порядок начислений, как правило, применяют малые и средние организации. При массовом сезонном оформлении отпусков сумма затрат может оказаться очень значительной. Чтобы избежать неравномерной нагрузки, затраты на такие расходы отражаются на счетах учета еще до того, как сотрудники взяли отпуска. При оформлении резерва используется несколько проводок.

Дебет оценочного счета 96 – Кредит зарплатного счета (70).
Дебет оценочного счета 96 – Кредит счета для начисления взносов (69).

Следует учитывать, что такой вид учета оценочных обязательств используется в регламентированном учете 1С:ЗУП 3.1. Для синхронизации процессов с бухгалтерским учетом используются специальные средства обработки и переноса информации.

Антикризисное предложение с 1С:ЗУП

Настройку 1С ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями;
Настройку электронного кадрового документооборота с сотрудниками;
Настройку интеграции 1С:ЗУП с Корпоративным порталом;
Создание корпоративного портала, если у вас его нет.

Особенности формирования в 1С:ЗУП 3.1 оценочных обязательств, связанных с оплатой отпусков

В соответствии с законодательством, малые предприятия могут не начислять оценочные обязательства. Остальные организации могут не использовать такой метод распределения затрат на счетах налогового учета. Но применение оценочных резервов в бухучете является обязательным.

Для расчетов резервов можно использовать два метода:

метод обязательств (по МСФО);
нормативный метод.

Метод обязательств (по МСФО) отличается использованием расчетных остатков отпусков. По каждому сотруднику на конец месяца определяется количество заработанных отпускных дней. Эти величины совпадают с количеством дней отпусков, которые должны представляться при увольнении работников.

К полученным затратам прибавляются суммы начисленных взносов. Получается сумма, практически совпадающая с фактическими затратами на отпуска сотрудников.

Для расчетов нормативным методом используется другая методика. Суммы ОО рассчитываются как определенный процент от фонда оплаты труда.

Этот метод, по сравнению с оценкой по МСФО, отличается меньшей точностью. Но начисления рассчитываются быстро, и полученную сумму можно легко проверить. Кроме того, нормативный метод должен использоваться в налоговом учете. Поэтому при расчете по нормативам нет необходимости учитывать временные разницы.

В конце каждого года ЗУП 3.1 производит инвентаризацию ОО. Для оценки данных НУ и БУ используется алгоритм МСФО. По результатам проведения инвентаризации данные бухгалтерского и налогового учета должны совпадать, а временные разницы нивелируются.

Методика учета резервов отпусков в 1С:ЗУП

Расчеты и начисления резервов отпусков в программе 1С

В примере приведены данные по расчетам за август 2019 года.

Оценочные обязательства и резервы: инвентаризация по итогам года

На каждого сотрудника рассчитывается количество неиспользованных отпускных дней и средний заработок (соответствующий используемому для расчета отпуска). Эти значения умножаются.

Из полученных величин вычитаются суммы ОО, начисленные за предыдущие периоды.

Определяются разницы между полученными и накопленными значениями.

Обобщаются итоги по каждому подразделению. Полученные данные передаются в систему БУ.

Пример расчета приведен ниже.

В данном случае суммы по БУ и НУ совпадают. Временные разницы, появившиеся из-за использования в бухучете метода МСФО, исчезли.

Дебет счета 96 – Кредит счета 91.

Используемые субсчета 96 счета должны соответствовать начислениям отпускных и взносов.

В случае появления положительных значений ОО доначисляются. Используются те же проводки.

Дебет затратного счета (20, 26, 44) – Кредит зарплатного счета (70).
Дебет затратного счета (20, 26, 44) – Кредит счета для начисления взносов (69).

Списание резервов отпусков в 1С ЗУП

Отпуск одного из сотрудников разделен на две части, относящиеся к различным месяцам.

Отчеты по отпускным резервам

Методика начислений оценочных резервов и обязательств не является слишком сложным. Для корректного учета необходим правильный выбор параметров учетной политики и настройка модуля 1С:ЗУП для формирования проводок.

Формирование оценочных резервов зачастую вызывает у бухгалтеров некоторое сопротивление. Практически все знают об обязанности формировать определенные резервы в бухгалтерском учете, но зачастую резервы не создают. Возможно потому, что не знают, как это делать. Поэтому наша сегодняшняя тема — учет резервов на оплату отпусков.

Содержание статьи:

1. Учет резервов на оплату отпусков нормативная база

2. Резерв по отпускам в бухгалтерском учете

3. Учет резерва отпусков проводки

4. Резервы отпусков в налоговом учете

5. Учет резервов на оплату отпусков примеры

1. Учет резервов на оплату отпусков нормативная база

Резерв по отпускам в бухгалтерском учете должны создавать все организации. Право не создавать такой резерв есть только у организаций, имеющих законное право использовать упрощенные способы учета и отчетности (п. 3 ПБУ 8/2010, статьи 4 и 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете).

Цель создания такого резерва — обеспечение пользователей отчетности достоверной информацией по обязательствам организации перед своими работниками и бюджетом (в части страховых платежей, например). Созданный резерв помогает более взвешенно оценить финансовые обязательства компании и рационально распределять расходы в течение года.

Разработанный метод расчета должен быть закреплен в учетной политике, также должна быть утверждена и форма первичного документа, которым будет оформляться формирование такого резерва. Например, бухгалтерская справка.

Важный момент — определение периодичности формирования резерва. По общему правилу резерв формируется на конец отчетного периода. Для большинства организаций этот календарный год. Значит, можно создавать резерв один раз по состоянию на 31 декабря каждого года.

Но возможно формирование резерва и ежемесячно, и ежеквартально. Если ежемесячное формирование может быть достаточно трудоемко, то выбор квартального расчета представляется рациональным.

В этом случае происходит более равномерное отражение оценочных обязательств в учете. Что важно не только для организаций, для которых квартальная отчетность обязательна. Но и для многих других, которые например, получают кредиты в банках и банковские гарантии, участвуют в электронных торгах.

2. Резерв по отпускам в бухгалтерском учете

Рассмотрим основные подходы к созданию методики определения отчислений в резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете (БУ). Методик разработано достаточно много. Но практически все их можно свести к 3-м вариантам.

Вариант 1.

Определяется количество дней неиспользованного отпуска и средний заработок каждого работника. Затем рассчитывается сумма резерва.

Вариант 2.

Сумма отчислений в резерв определяется исхода из фонда оплаты труда за отчетный период и дней отпуска, которые положены работникам за фактически отработанное время. Чаще всего речь идет о фонде оплаты труда не всей фирмы, а конкретного подразделения. Иногда первые два метода называют Методом МСФО (разработанным на основе МСФО 19).

При ежемесячном расчете берется сумма начислений по оплате труда (ФОТ) и начисленные на нее взносы, делится на положенное в общем случае количество дней отпуска в год (28) и умножается на 2,33 (причитающиеся дни отпуска при полностью отработанном рабочем времени за месяц).

Вариант 3

Рассчитывается по итогам прошлого года. Текущие отчисления в резерв формируются исходя из установленного на весь год процента отчислений. Процент считают по формуле:

Процент отчислений в резерв = Суммы отпускных и компенсаций за неиспользованные отпуска при увольнении и страховые взносы с этих сумм / общая сумма начислений на оплату труда и страховые взносы с сумм оплаты труда.

Этот методом иногда называют нормативным методом, иногда — методом налогового кодекса, хотя в НК РФ речь идет о прогнозируемом размере отчислений. Подробнее про резервы отпусков в налоговом учете — ниже.

3. Учет резерва отпусков проводки

Основное правило при расчете резерва отпусков — начисление резерва отражается на тех же счетах, что и зарплата сотрудников определенного подразделения, либо занятых в определенных работах.

Читайте также: