Плюсы и минусы работы на удаленке при карантине

Обновлено: 25.06.2024

Простой способ организовать переход на удаленную работу:

На рабочем и домашнем ПК установить и настроить программы для удаленного доступа.
Рабочий оставить включенным.
Подключиться из дома к офисному компьютеру и работать, как обычно.

Удаленка стала одной из мер, направленных на борьбу с распространением коронавирусной инфекции, COVID-19. Это позволяет избежать скопления людей в закрытых помещениях, устраняет необходимость пользоваться общественным транспортом, способствует самоизоляции граждан и ускоряет оптимизацию трудовых процессов, внедрение инновационных цифровых систем и схем взаимодействия. Поэтому неочевидным положительным следствием пандемии может стать значительное усовершенствование рабочих процессов в организациях. Но в работе специалистов по закупкам и контрактных управляющих есть некоторые особенности.

Основания для удаленной работы

Каждый работодатель в Российской Федерации вправе самостоятельно определять формат деятельности своего предприятия. С возникновением угрозы распространения коронавируса в России издан ряд нормативных актов, настоятельно рекомендующих компаниям предпочесть, насколько это возможно, удаленный вариант.

Основным актом является Указы президента №206 от 25.03.2020 и , в котором озвучена необходимость борьбы с пандемией и предусмотрены оплачиваемые нерабочие дни. 26 марта 2020 года на официальном сайте Минтруд пояснил, что объявленные нерабочие дни не являются ни выходными, ни праздничными, и они оплачиваются в однократном размере. Чуть позже пресс-секретарь президента Дмитрий Песков пояснил, что нерабочая неделя не предполагает всеобщего отдыха: все, кого отправили на удаленную работу, продолжают трудиться, равно как не прекращается дистанционное обучение, а цель этой меры — не предоставить гражданам отдых, а создать условия для самоизоляции.

Одновременно на территории разных субъектов РФ издан ряд нормативных актов, направленных на борьбу с коронавирусом и затрагивающих вопрос удаленки. Общефедеральные документы, такие как постановление правительства об удаленной работе, пока отсутствуют.

На территориальном уровне рекомендовали перейти на удаленку, например:

мэр Москвы Сергей Собянин в п. 8 Указа от 29 марта 2020 года №34-УМ;
губернатор Московской области Андрей Воробьев в п. 11 Постановления от 29.03.2020 №162-ПГ;
губернатор Санкт-Петербурга Александр Беглов в п. 7.5 Постановления от 13.03.2020 №121.

Подобные документы изданы еще в ряде субъектов, поскольку на большей части РФ введен режим самоизоляции.

Особенности удаленной работы заказчиков

Госзаказчикам рекомендовано покинуть офисы, бюджетников переводят на удаленную работу в связи с вирусом на основании Писем Минтруда от 16.03.2020 №19-0/10/П-2261 и от 18.03.2020 №19-0/10/П-2382.

Переход на удаленку в этих документах указан как рекомендованная мера, решение о переводе того или иного органа или служащего остается за руководством организации.

Госзаказчик вправе перевести на удаленную работу любого сотрудника, функции которого позволяют это сделать, но особенно важно обеспечить такой порядок для:

женщин (беременных, многодетных, имеющих малолетних детей);
пенсионеров и лиц предпенсионного возраста;
инвалидов;
тех, кто использует несколько видов общественного транспорта, чтобы доехать до места работы.

Перевод производится по заявлению сотрудника.

Не подлежит переводу персонал, деятельность которого связана с информацией, составляющей гостайну.

Если для кого-то режим работы дистанционного работника невозможен, заказчикам предписано обеспечить дополнительные меры защиты от вируса на рабочих местах, например:

установить гибкий график, чтобы не допускать скопления большого количества людей;
организовать регулярные уборки и дезинфекцию помещений;
обеспечить персонал средствами дезинфекции и дать возможность регулярно мыть руки.

Как организовать работу дома

Организация удаленного взаимодействия — это совместная задача сотрудников и работодателя, и для ее решения созданы рекомендации по дистанционной работе, которые заключаются в следующем.

Из техники специалисту по закупкам требуется только компьютер, который имеется дома практически у всех. На практике специалисты заказчиков оперируют не только стандартным пакетом офисных программ и корпоративной электронной почтой — им необходим доступ к электронным торговым площадкам и ЕИС, который невозможен без электронной подписи.

Если забрать носитель с ЭП домой не получилось, рекомендуем, перед тем как уйти на дистанционную работу на дому из-за коронавируса, сделать следующее:

Установить и запустить на рабочем компьютере TeamViewer, AnyDesk или другое ПО, обеспечивающее доступ с домашнего компьютера к рабочему.
При запуске программа выдаст ID рабочего компьютера и предложит придумать пароль доступа. И ID, и придуманный пароль необходимо записать.
На домашнем компьютере установить аналогичную программу и ввести в нее ID и пароль рабочей машины. После синхронизации у сотрудника появится доступ ко всем рабочим инструментам. Важно, чтобы офисный компьютер оставался включенным.

Удаленный труд неизбежно повышает риск нарушения информационной безопасности, взлома системы и утечки данных. Следует принять ряд дополнительных мер по обеспечению сохранности информации:

Установить как на рабочие, так и на домашние компьютеры актуальные версии антивирусного ПО.
Использовать двухфакторную аутентификацию для доступа ко всем информационным системам организации.
Обеспечить резервное копирование информации.
Проинструктировать персонал об элементарных правилах цифровой безопасности, так, памятка сотруднику для работы на удаленном доступе рекомендует воздерживаться от использования незащищенных каналов связи, например публичного Wi-Fi.

Удаленная работа ограничивает коммуникацию: больше нет возможности просто переговорить с коллегой, находясь в одной комнате. Вопрос связи следует решить централизованно. Использование исключительно телефона нерационально: во-первых, в разговоре участвуют только двое, а во-вторых, постоянный поток звонков помешает концентрации на имеющихся задачах.

Оптимальный вариант — общение при помощи мессенджеров (Telegram, WhatsApp), для проведения коллективных совещаний хорош Skype. На использование этих программ постепенно переходят многие структуры, уже есть прецеденты проведения судебных заседаний по WhatsApp.

Определить конкретный вид связи следует заранее и применять его если не в рамках всей организации, то хотя бы на уровне подразделений.

То, как организован график дистанционной работы на период карантина, зависит и от компании, и от персонала. Рекомендуется сохранять действующий в офисе режим, то есть обычное время начала и окончания трудового дня.

Каждый сотрудник, будучи предоставлен сам себе, рискует расслабиться и упустить что-то важное. Чтобы такого не происходило, помогут:

Помимо концентрации на рабочих вопросах, гражданам, вынужденным оставаться дома, важно помнить о поддержании здоровья. Это особенно важно в условиях пандемии. Режим самоизоляции неизбежно снижает уровень активности, поэтому, чтобы не допустить гиподинамии и вызванного ею снижения иммунитета, следует раз в 1,5–2 часа проводить пятнадцатиминутную разминку. Следует регулярно проветривать квартиру и проводить в ней влажную уборку.

Многие сотрудники, которые никогда не стремились работать из дома, оказались вынуждены перейти на удаленку. Оказалось, что в новом режиме им сложнее поддерживать не только коммуникации, но и личную работоспособность. Поэтому, предоставляю перечень практических рекомендаций, которые помогут организовать работу из дома как сотруднику, так и руководителю.

Как поддерживать связи внутри организации и не рассыпаться

Если вы не стремились к работе из дома всю свою сознательную жизнь, на это были причины. Самая главная из них – человек существо социальное, и для поддержки ему нужно общество единомышленников.

Загонять мамонтов или заниматься продвижением проекта всегда удобнее в команде – так и веселее, да и шансов на успех больше.

Мы веками работали, развивались, и приводили время в кругу себе подобных, а сейчас оказались загнанными в просторные камеры сенсорной депривации. Особенно тяжело приходится тем, кто проживает один. Вся эта ситуация повышает тревожность и вызывает депрессивные состояния. Как следствие – снижение продуктивности, апатия и демотивация. И каждому из нас с этим надо что-то делать.

Почему видеозвонки – это важно

Очень многие из моих коллег придерживались точки зрения, что видеосозвоны – это не обязательно. Да и зачем они нужны, когда почти все рабочие вопросы можно решить в переписке – это ведь гораздо удобнее.

Но я считаю, что мы не должны идти по пути удобства и комфорта. Ведь не от хорошей жизни мы вынуждены сейчас максимально качественно выполнять рабочие задачи в часто совершенно не приспособленных для этого домашних условиях. Каждому важно держать себя в тонусе: работа спустя рукава чертовски сильно повышает шанс остаться без источника дохода. А тонус – это совокупность факторов. Например, гладко выбритое лицо, причесанные волосы и чистая рубашка.

Любой из нас склонен дичать в самоизоляции. Не ускоряйте этот процесс, избегая видеозвонков в Zoom или Skype.

А еще нам нужно живое общение, признаем мы это или нет. Нам нужен зрительный контакт, нужно видеть лицо другого человека. Если вы подчиненный, то вам проще считывать психическое состояние своего босса, а если вы сами руководитель – то так поддерживаете более тесную связь и боевой дух вашей команды.

Cхемы коммуникаций на удаленке для руководства и сотрудников

Есть две простые и эффективные схемы коммуникации.

Руководителю: один общий созвон со всеми сотрудниками в начале дня, потом мини-созвоны с каждым отдельно и финальный созвон в конце дня. Руководителю нужно помнить, что на общем созвоне рулит он: можно поделиться мыслями по какому-то рабочему вопросу, сделать небольшой мотивационный спич или начать летучку с обсуждения проблемы. Этим созвоном создают эмоциональный настрой на весь день.

Что касается небольших коммуникаций со своими сотрудниками по отдельности, то они носят более приватный и камерный характер общения. Вначале можно выяснить общий настрой, как себя чувствует сотрудник и как прошел вчерашний вечер. Далее – расставить вместе с ним приоритеты по плану работ и, если нужно, дать дополнительные поручения. На итоговом созвоне важно обсудить успехи за день, поделиться планами на завтра и попрощаться с командой.

Отдельно заострю внимание на том, что я рекомендую начинать утренние созвоны с разговоров на нерабочие темы и выделять на это 3-5 минут. Например, можно спросить сотрудников, как прошел вчерашний вечер, выспались ли они, кто как себя чувствует, какое кино вчера смотрели и т. д.

Работая удаленно, каждый из нас лишился крайне обширной части повседневного общения (и не только на рабочие темы). Старайтесь компенсировать этот момент и не сводите коммуникацию только к рабочим вопросам.

Таким образом вы сможете продемонстрировать искренний интерес к жизни команды и будете держать руку на пульсе.

Как в TexTerra борются с дефицитом неформального общения

Мы попробовали – большей части наших ребят эта идея зашла. С тех пор каждый рабочий день в 11:45 кто-то из сотрудников проводит небольшую разминку. Ничего сложного, просто подбираешь прикольный и подходящий трек на свой вкус, показываешь какие-нибудь несложные упражнения, а коллеги повторяют. Это весело, заряжает позитивом, позволяет немного подвигаться и занимает совсем немного времени. Сейчас все разминки мы проводим через трансляции в Instagram c личных страниц сотрудников.

Пятничные болталки. Это моя любимая категория – каждую пятницу в TexTerra c 17:00 до 18:00 все желающие прекращают работать и собираются вместе. У нас каждый раз происходит что-то интересное – научпоп-лекции про будущее человечества, игры в мафию, конкурсы публичных выступлений, рассказы о наших хобби. Каждую неделю – новая тема, это священное правило. В реме удаленки мы проводим наши болталки в Zoom, показываем домашних питомцев, шутим и слушаем спичи коллег. Для нас это процедура завершения рабочей недели: она позволяет настроиться на выходные и восполняет дефицит неформального общения.

Зачем нужна обратная связь

И последнее: если вы хотите, чтобы ваша работа не удаленке не вызывала никаких вопросов у руководства и коллег, то в рабочее время вы должны быть на связи. Отошли от рабочего места более чем на 5 минут – отпишитесь руководителю где и вы и когда будете. Не забывайте про дефицит контроля над подчиненными – не стоит его усугублять. И помните, что несмотря на то, что вы находитесь дома, время с 9:00 до 18:00 (не считая обеда) принадлежит вашей компании.

Как повысить свою концентрацию и внимание при работе из дома?

Дома бывает сложно сосредоточиться – вот пришла кошка, вот вы решаете срочно взглянуть на коллекцию марок, сделать бутерброд или протереть зеркало в ванной. Вот несколько рекомендаций, которые помогут сконцентрироваться.

Всегда держите под рукой личный план задач

Идеально подходят четкие задачи с дедлайном в виде чек-листа. Это потрясающе облегчает работу. Да, чек-лист на следующий день нужно составлять в конце текущего рабочего дня – хочется поскорее закрыть ноутбук и побежать смотреть свежую серию любимого сериала. Но планирование следующего дня хорошо тренирует дисциплину, которой на удаленке много не бывает. К тому же, так вы переносите на завтра задачи, которые по каким-то причинам не успели сделать сегодня и заранее планируете работу. Теперь утром не придется думать, чем заняться.

Планируйте на первый час рабочего дня меньше сложных задач

Работая из дома, многие просыпаются за 10-20 минут до начала дня и еще плавают на грани сна и бодрствования. Поэтому в первые 30-60 минут занимайтесь чем-то не очень сложным: прочитайте корпоративную рассылку, подтвердите созвоны с коллегами на сегодня, заполните пару таблиц. Так вы быстрее проснетесь и войдете в продуктивное состояние. А после – смело беритесь за задачи посерьезнее!

Если вы проживаете не один в однокомнатной квартире, то можете воспользоваться шумоподавляющими наушниками или включая фоновую музыку на обычных. Правда, эта схема дает сбой, если вам надо созваниваться с клиентами, а на фоне слышатся крики ребятни или лай собак. Поэтому, все же, постарайтесь выделить для работы отдельное помещение – это может быть кухня или балкон. Пусть до обеда вас никто не беспокоит, если нужен чайник – перенесите его в зал.

Введите систему положительного подкрепления

Например, вы знаете, что немного проголодаетесь к 12:00. Поставьте себе какую-нибудь задачу, которую нужно сделать до 12:00 и по ее завершению смело перекусите вкусным бутербродом. Положительное подкрепление должно носить индивидуальный отпечаток. Постарайтесь подобрать то, что любите именно вы.

Делайте небольшие перерывы раз в час

Четко планируйте обед на конкретное время

Например, с утра или в начале дня, а лучше привыкайте обедать в определенное время. Как показывают мои наблюдения, в пучине рабочих задач про обед позабыть легче легкого, поэтому загодя заводите будильник. Если у вас дома работает супруг или супруга – обязательно согласовывайте свой обед заранее.

И последнее: систематично следуйте этим правилам

Выработать дисциплину – это самое сложное. В офисе у нас есть куча внешних ограничителей, которые поддерживают нас в рабочем состоянии. На дистанционке дисциплина и режим дня – опора в вопросе сохранения продуктивности и стабильного морального состояния.

95 % сотрудников нашего агентства в самоизоляции столкнулись проблемой: у них не получается прекратить работать и переключиться на отдых или заняться важными домашними делами. Многие жалуются, что общения с близкими стало даже меньше, чем до карантина.

Конечно, любовь к работе это хорошо, но всегда нужно помнить, что выгорание быстрее всего забирает самых продуктивных и ответственных специалистов. Поэтому, научившись продуктивно работать на удаленке, очень важно уметь останавливаться.

Введите четкий регламент окончания рабочего дня

Введите социальные ритуалы начала и окончания рабочего дня

Утром выпиваете чашку кофе, а в конце рабочего дня – чашку ромашкового чая.
Делаете зарядку перед началом и в конце рабочего дня.
Гуляете утром и вечером по своему участку, если у вас частный дом.

Лучше всего, если вы придумаете свой собственный вариант, проявив воображение и учитывая склонности и интересы. Попробуйте, этот метод работает отлично.

Заранее запланируйте себе интересный досуг на внерабочее время

К сожалению, количество культурно-досуговых мероприятий сильно сократилось. Я советую всем продумывать заранее, чем вы займетесь вечером – устроите себе ужин с любимым сериалом, позвоните другу в Старый Оскол через Zoom, начните читать новую книгу любимого автора или поиграйте с друзьями во что-нибудь онлайн. Планирование и подготовка важны для хорошего отдыха – иначе вы рискуете большую часть вечера бессмысленно скролить ленту в соцсетях.

Придумайте себе вкусный ужин на вечер

И еще: заранее договоритесь с кем-то из близких о совместном досуге. Например, поиграть с сыном, посмотреть комедию с женой, созвониться по скайпу с мамой. Согласовали? Теперь запланируйте активность на конкретное вечернее время, например, на 19:30. Четкий тайминг и обещание перед родными являются хорошим мотиватором и обязывают постараться закончить работу вовремя.

Как не одичать, работая из дома?

На эту тему писали уже очень много и подробно, но я надеюсь, эти небольшие советы окажутся полезными.

Введите четкий режим дня

Режим дня помогает банально не сойти с ума. Идеально просыпаться за 1-2 часа до начала рабочего дня, всегда четко обедать и стараться ложиться до 00:00 (буду реалистом и не стану призывать ложиться спать до 22:00). Но все же: старайтесь высыпаться. Идеальная комбинация: вкусная еда, тренировки, горячий душ и ранний отбой.

Вводите в свою жизнь спорт и тренировки

Физическая активность прекрасно очищает голову от ненужных мыслей, улучшает сон и повышает настроение. Например, мы в TexTerra запустили в онлайне фитнес-марафон, где два раза в неделю своими силами проводим для сотрудников тренировки по растяжке, кардио, йоге, где рассказываем, как можно заниматься, если из спортинвентаря дома есть только бутылки с водой.

Регулярно читайте бумажные книги

Еще важно не тратить свое личное время на неинтересные книги. Я в этом вопросе придерживаюсь правила 50 страниц: даю книге ограниченное количество времени, чтобы заинтересовать меня. Если книга меня не зацепила спустя несколько десятков страниц, то отправляю ее на самую дальнюю книжную полку.

Заведите себе хобби

Обязательно выделяйте время для самообразования

Перевод сотрудников на удаленную работу – вынужденная, но очень правильная мера в условиях глобальной пандемии. Многие сознательные руководители понимают, что заражение даже одного сотрудника в офисе сможет надолго парализовать работу всей компании.

Но даже это ничто по сравнению с угрозой жизни и здоровью людей, особенно тех, чей возраст превышает 45 лет.

Мы знаем о переводе сотрудников в режим home office много и не понаслышке, поскольку уже пять лет помогаем компаниям организовывать контроль удаленных сотрудников.

Кроме того, за последние две недели к нам обратились около тысячи организаций со всего мира, столкнувшихся с этой задачей, в связи с последними событиями.

В этой статье мы поделимся накопленными знаниями о переводе сотрудников на удаленную работу, а также дадим несколько практических советов, как сделать этот процесс максимально безболезненным для вашего бизнеса.

Примечание: здесь и далее речь пойдёт о сотрудниках, которые работают за компьютером.

Как организовать перевод сотрудника на удалённую работу?

Есть три основных варианта действий:

Также уделите внимание тому, чтобы у сотрудника дома был качественный широкополосный и с хорошей скоростью Интернет. Если домашнего Интернета не хватает для выполнения задач, вы можете предложить сотрудникам подключить второго провайдера с хорошей скоростью на время работы. За счёт организации, конечно же.

Как оформить перевод сотрудника на дистанционную работу?

Как официально оформить перевод сотрудников на удаленную работу и стоит ли вообще это делать? Стоит. Мы рекомендуем предпринять следующие шаги:

получить от сотрудников заявления о переводе на удаленную работу,
сотрудникам подписать дополнительное соглашение о дистанционной работе к трудовому договору,
выпустить приказ об изменении режима работы (переходе на дистанционный режим),
опционально заключить договор о материальной ответственности за техническое оснащение и оформить акт о передаче техники.

Заявления от сотрудников нужны, потому что в ином случае работодатель обязан предупредить сотрудника за 2 месяца. Какие пункты следует внести в допник полностью зависит от вашей организации и отдела, в котором сотрудники работают, будь то отдел продаж, кадров, маркетинга и т.д.

Как контролировать удалённого сотрудника?

Многочисленные исследования говорят о том, что из дома сотрудники работают даже эффективнее, чем в офисе. Например, исследование Gallop сообщает, что при переводе сотрудника на удаленку, его результативность возрастает на 20%.

У нас нет оснований не доверять авторитетному изданию Gallop, но в данном исследовании принимали участие только те сотрудники, которые перевелись на удаленку, сознательно, по своей воле, точно зная, что найдут в себе силы самоорганизоваться.

Исследований же по продуктивности тех сотрудников, которые перешли на работу из дома вынужденно (например, в условиях глобальной эпидемии), нет, но по нашему опыту, продуктивность таких работников будет заметно ниже.

У сотрудника, который привык работать в офисе, дом, прежде всего, ассоциируется с отдыхом, поэтому даже самые мотивированные сотрудники, работая из дома, могут расслабиться и снизить продуктивность. Поэтому будьте готовы к тому, что с переходом на home office у вас вырастет нагрузка на менеджмент.

Если ваш персонал работает на компьютерах, предоставленных организацией – или через удалённый доступ к собственной рабочей станции – вы имеете полное право поставить на эти машины систему учета рабочего времени Kickidler. Где бы принадлежащий компании компьютер ни находился, он остаётся собственностью компании, предназначенной строго для выполнения работы. И вы, конечно, имеете право следить за использованием своего оборудования.

Что касается случая, в котором сотрудник работает за домашним компьютером, рекомендуем предложить персоналу следующую схему:

В этом случае наша программа будет отслеживать только действия сотрудника во время работы, никак не взаимодействуя с его личными данными – нарушения неприкосновенности частной жизни не происходит.

Выше мы обсудили техническую сторону перехода на удалённую работу, но что с организацией самого рабочего процесса? По статистике, при переходе на удаленку, нагрузка на менеджмент возрастает почти в два раза. Мы считаем, что здесь важнее всего следовать трём ключевым советам:

Совет 1: индивидуальный подход – это основа всего

Если личные привычки сотрудника не мешают делу, не требуйте изменить их

Конечно, менеджер по продажам должен работать по обычному графику, с утра и до вечера – так, как работает большинство компаний. Но программисты, бухгалтеры, инженеры отнюдь не обязаны придерживаться такого графика, если специфика их труда не требует этого. Оставьте одну-две планёрки в удобные для всех часы – этого в большинстве случаев достаточно для дистанционного управления командой – а дальше контролируйте не потраченное человеком время, а достигнутые результаты.

Совет 2: создайте атмосферу доверия и вовлечённости

Предлагая сотрудникам удалённую работу, вы автоматически даёте им определённые преимущества. Более гибкий график, более комфортные условия труда, меньше контроля – всё это будет работать только в том случае, если ваш подчинённый действительно заинтересован в выполнении своих обязанностей.

Совет 3: доверяй, но проверяй

Мотивация, доверие – всё это важно, но учёт рабочего времени удалённых сотрудников всё-таки нужен. Хотя бы для того, чтобы видеть, кто и насколько хорошо справляется с поставленными задачами. Простой пример: у вас есть некий программист, Иван Иванов, который выполняет свою работу. Он вовремя заливает код, не отстаёт от графика, всё прекрасно… вот только Иван тратит на решение рабочих задач по 12-13 часов ежедневно, и это вместо запланированных 6-8. Такими темпами ваш сотрудник выгорит за месяц-два, придётся искать замену – лишние хлопоты и лишние расходы.

Проблема с удалённым сотрудником заключается в том, что вы не видите, как именно он работает. В офисе лидер команды заметил бы, что Иван не справляется вовремя, и понял бы, что его нужно перевести на другую, более близкую к его навыкам задачу. Удалённо… удалённо тоже можно это заметить!

Выше мы рассказали, как организовать удалённую работу, а теперь поговорим о проблемах, с которыми вы, скорее всего, столкнётесь. Основных из них всего три:

Первая проблема: снижение продуктивности

Решение одно: не ослабляйте контроль. Ваш персонал должен чувствовать, что дома он находится или в офисе, работа есть работа. Проверяйте KPI каждого сотрудника, сразу же разбирайтесь в причинах любых задержек или ошибок, держите руку на пульсе. Видите в Kickidler, что у менеджера обед затянулся на несколько часов? Позвоните ему, спросите, что случилось и почему не ведётся работа? Два-три таких звонка, и человек исправится.

По-хорошему, после перехода на удалённую работу контроль должен стать более жёстким, чем он был в офисе – как минимум, в первое время. Именно поэтому мы рекомендуем использовать модули учёта рабочего времени: если ваши люди знают, что вы следите за каждым их рабочим днём, им становится гораздо проще преодолеть прокрастинацию и сосредоточиться на деле.

Вторая проблема: беда с коммуникацией

Каждый день в 13:00 жду всех на планёрку по видеоконференцсвязи;
К среде, к 18 часам в репозиторий должны быть залиты все материалы по проекту А;
В четверг, в 14 часов, отчитываемся по проекту Б, должна быть готова презентация;
Ответ на электронные письма, отправленные в интервале с 10 утра до 18 вечера, жду в течение часа, не более.

Чем более прозрачно и понятно будут сформулированы все ваши требования, тем проще будет управлять удалённой командой. Конечно, выбирать какое-то время для общих мероприятий всё равно нужно с учётом режима работы участников, но уже после выбора никаких обсуждений: есть планёрка? Все приходят.

Третья проблема: снижение вовлечённости

Работая дома, наедине с компьютером, человек быстро теряет связь с командой. Особенно это актуально для людей, привыкших активно взаимодействовать с коллегами: общаться, генерировать идеи, креативить. Они, находясь в вынужденной изоляции, быстро теряют тонус и начинают хандрить.

Чтобы этого не произошло, необходимо поддерживать внутрикорпоративное общение:

Голосовые звонки;
Видеоконференции;
Общие чаты со смайлами, стикерами и т. п. инструментами выражения эмоций.

Помните, что каждый человек – где бы он ни находился – является частью вашей компании, важным членом команды. Будьте внимательны к своим людям, оставайтесь на связи с ними, и проблемы с удалёнными сотрудниками обойдут вас стороной!

Текущая ситуация с карантином вынудила миллионы людей перейти на удаленный формат работы. Бытует мнение, что в результате часть сотрудников уже не вернется обратно, осознав все прелести работы из дома.

И действительно, удаленка выглядит как спасение для тех, кто задыхается от условностей офисной жизни. Преимущества налицо: не надо тратить время и нервы на поездки до работы и обратно, нет обязательств работать по 8 часов, если удается выполнить свои задачи быстрее. А высвободившиеся часы можно вдохнуть в те проекты, на которые постоянно не хватает времени: творчество, саморазвитие, семья.

Хотя есть и свои недостатки. Потеря мотивации, чувство отчужденности от коллег и людей в принципе, частые сложности с техникой и самоорганизацией не дают сделать однозначный выбор в пользу удаленки. А некоторые люди и вовсе настаивают, что в дистанционном формате человек никогда не сможет работать так же эффективно, как в офисе.

Давайте разбираться, какие особенности есть у этого вида работы, и кому он может подойти.

Особенности удаленной работы

Для начала посмотрим на те возможности , которые дает удаленная работа.

А теперь посмотрим на сложности , которые возникают у людей.

Технические проблемы : нестабильность сигнала vpn, IP-телефонии и прочих премудростей удаленного подключения. Например, у меня за первые 3 недели карантина 3 раза слетали настройки из-за перегруженности сети. И каждый раз приходилось изучать и устанавливать новые непонятные штуки, чтобы вся эта магия снова заработала.
Возможная потеря производительности . Например, если домашний компьютер не тянет рабочие программы. Или 1 монитор вместо 2-х, а вам нужно постоянно работать с документами и сравнивать их друг с другом. Или подключаться к клиентам.

В случае вынужденного перехода на работу из дома, стоит позаботиться и забрать свою технику из офиса.

Сложности в самоорганизации . Кажется, что можешь спокойно делать свою работу, попивая чаек. Но в итоге есть риск, что рабочий день растянется до ночи. А новые отвлекающие факторы и отсутствие привычной атмосферы работающих людей могут серьезно демотивировать.
Сложности с семьей : когда трудно обозначить домашним, что сейчас вы работаете и вас нельзя отвлекать.
Оторванность от коллег . Без эмоциональной поддержки становится труднее справляться со своими задачами и чувствовать значимость своей работы.

Потому что даже общение с клиентами не даст тот глубокий заряд от разговоров с людьми, которых хорошо знаешь. Когда не с кем обсудить результаты, сложности и победы, попросить совета или поделиться им.

На эффективность сотрудника также влияет готовность компании к удаленному процессу работы. Применялся ли ранее такой формат, хватает ли технической мощности и оперативности в решении технических проблем у сотрудников.

А также насколько выстроен контроль выполнения задач: объективность kpi и его гибкость для новых условий или жесткая проверка со снимками экрана каждые 15 минут.

Многие работодатели думают, что если они видят сотрудников – они их контролируют. У них возникает много вопросов с охраной труда, юридических вопросов. Крупным структурам, несмотря на их масштабы, гораздо проще перевести людей на удаленку. У них выстроен правильный менеджмент внутри компании.

А вот малый и средний бизнес часто использует примитивные способы работы. Однако это реальная возможность улучшить свои компетенции с точки зрения управленческих процедур. Можно на эту ситуацию посмотреть положительно – у многих работодателей спадает пелена визуального контроля.

эксперт-консультант по работе с удаленными сотрудниками

Евгения Тудалецкая-Попова

Эмоциональное состояние сотрудников во многом зависит от корпоративной культуры, когда сознательно поддерживаются скайп-совещания, звонки и обсуждения задач. Чтобы сотрудники не теряли связь друг с другом, понимали текущие задачи и чувствовали свой вклад в общее дело.

А также готовность управленцев подстроиться под новые условия и требования.

Если у работодателя отлажены бизнес-процессы в компании, он готов приложить усилия и проявить гибкость, то переход на удаленку будет гораздо более комфортен и продуктивен для его сотрудников.

2) сохранение энергии вместо утренних и вечерних поездок в часы пик

3) комфортная обстановка

4) можно подстроить рабочий график под свои задачи и варьировать его в зависимости от нагрузки в конкретный день

5) возможность работать на московскую компанию из региона за оплату в 2-3 раза больше, чем при сотрудничестве с местными предпринимателями

2) недостаток обратной связи по своим ежедневным результатам (актуально для новичков)

Техника безопасности для фрилансера: как подготовиться к удаленной работе

Есть несколько основных моментов, на которые человек сам может повлиять, чтобы его переход на дистанционную работу прошел безболезненно, и эффективность труда не пострадала.

Обустроить рабочее место . Чтобы через пару дней не мучиться от болей в спине или шее от неудобного расположения стола, неподходящего стула или слишком маленького монитора. Добавить орг. технику: анатомическую мышку, более качественные наушники для IP-телефонии, новый стул.

В офисе это ответственность работодателя. Но дома вы можете заметить, как эти незначительные нюансы могут глобально снизить продуктивность. И теперь именно вам нужно позаботиться о себе.

Отделить свое рабочее пространство . Даже если вы один дома, нужно определить конкретное место или сделать перестановку. Чтобы погрузиться в работу и не отвлекаться на привлекательный вид дивана, непросмотренные сериалы или тоскующих без хозяина питомцев.

В случае с детьми лучший вариант — отдельная комната. Некоторые люди оборудуют для этих целей балкон. Если физически отдельного пространства нет, нужно договориться с домочадцами и установить часы, когда вас не отвлекать. Но есть и свои плюсы — совместные обеды, когда свой перерыв вы можете уделить общению с близкими.

Определить границы по времени . В противном случае экономия времени на поездках до офиса может вылиться в 12-часовой рабочий день, где работа всегда в шаговой доступности, и затягивает ответственного сотрудника. А разница в часовых поясах с клиентами может только усугубить этот аспект.

Правда в том, что работа есть всегда. И всю ее невозможно переделать. В долгосрочной перспективе избыток чего-либо всегда ведет к пресыщению и отторжению. Так постоянные переработки неизбежно приведут к эмоциональному выгоранию: проблемам со здоровьем, ухудшению качества труда, безразличию и апатии. Поэтому вам нужно позаботиться о себе и определить четкий график для рабочих задач и отдыха.

Что еще нужно знать об удаленной работе

Удаленка — это именно режим работы . Возможно, у вас просто изменится график: день станет более растянут с перерывами на отдых. Или в какие-то дни вы будете работать меньше, зато в другие — больше из-за усилившейся нагрузки. Но в целом трудиться меньше вы не станете.
Удаленка не поможет сбежать от нелюбимой работы. Домашний уют не скрасит скучную деятельность, стресс из-за чрезмерного объема задач, несправедливую оплату труда и прочие причины, по которым работа перестала вам быть интересной.

Общие тенденции и что будет дальше

Мировая статистика говорит в пользу нового формата работы: например, в США уже 30% сотрудников работают на удаленке. В нашей стране такой формат еще больше в диковинку и пока применялся преимущественно в IT-сфере.

Многие исследования доказывают, что современные сотрудники гораздо креативнее и позитивнее мыслят на удаленке. Не ощущая офисного стресса и не сравнивая свои достижения с работой коллег, они в полной мере могут раскрыть себя. Кто-то, привыкнув к такому режиму, и вовсе отказывается возвращаться в офис.

Здесь все зависит от человека – если работодателю нравится результат работы удаленного сотрудника, не обязательно заставлять его сидеть в кабинете. К тому же, можно периодически приезжать на встречи

директор по глобальному развитию Rakuten Viber

Анна Знаменская

Но правда в том, что нет однозначного рецепта продуктивности и оптимального подхода для всех. Потому некоторые компании приходят к смешанному варианту, когда сотрудники большую часть времени работают из дома, но 1-2 дня в неделю выполняют свои обязанности в офисе.

Такой вариант дает больше самостоятельности и свободы для людей, при этом сохраняет командный дух, добавляет значимости выполняемым проектам.

Несмотря на то, что мы интернет-компания и удаленная работа для нас это норма, два офисных дня в неделю были обязательны для всех. Мы пробовали разные форматы, но поняли, что эффективность сильно снижается, когда сотрудники совсем не посещают офис.

сооснователь сервиса аренды вещей Next2U

Екатерина Крайванова

По результатам удаленной работы российских организаций во время карантина, аналитический центр НАФИ провел опрос. Только 20% компаний согласны в будущем перевести на дистанционный режим часть сотрудников. И лишь 7% говорят о возможности удаленки для всего персонала.

Пока ясно одно: удаленный формат работы потребует силы и время на адаптацию. Чтобы перестроиться на новый лад общения с клиентами, коллегами, начальником. Чтобы научиться решать вопросы онлайн и вовремя выносить их на обсуждение. И развивать гибкость, когда требуется чуть больше общения, объяснений и новых способов, чтобы сохранять понимание.

Удаленка подойдет, в первую очередь, тем людям и компаниям, которые сами хотели попробовать такой формат и сумели подстроиться к его особенностям. А вот тот, кто изначально был скептически настроен, и чувствует абсолютную важность живого общения с людьми, будет рад вернуться в офис.

И потому после кризиса произойдет сдвиг в сторону большего количества занятых на дистанционной работе. Но удаленка не заменит полностью офисную жизнь и привычное общение между людьми. По крайней мере, в ближайшее время.

Нина Долматова

Люблю системность и анализ: 8 лет проработала в сфере тендеров. Но душа всегда лежала к более творческому началу. Сейчас с удовольствием окунаюсь в мир веб-райтинга, мечтаю писать интересные и полезные статьи. Особенно привлекают темы саморазвития, психологии, литературы.

Читайте также: