Ошибки в трудовой книжке из за которых работник может лишиться пенсии

Обновлено: 19.04.2024

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Начисление пенсии зависит от нескольких факторов: величина заработной платы, возраст гражданина и стаж его работы. Стаж является одним из основных понятий, определяющих величину пенсионных выплат. Проблема подтверждения стажа для начисления пенсии может возникать, если граждане работали в небольших частных фирмах-однодневках, на предприятиях, меняющих собственников, в случае утери архивных данных по заработной плате. Какие существуют способы доказательства стажа и как ими воспользоваться?

Трудовой и страховой стаж

Говоря о пенсионном стаже, употребляют два определения: страховой и трудовой. Какой стаж необходимо доказывать будущему пенсионеру?

Трудовым стажем называется трудовая (и иная, полезная для общества) деятельность, которая велась до 1/01/02 г. Число отработанных лет само по себе влияло на уровень пенсий. После этой даты стали учитывать страховые взносы, уплаченные в ПФР.

В составе трудового стажа учитывалось подтвержденное записью в трудовой книжке время работы, срочная армейская служба, уход за малышом до 1,5 лет (вместе с декретным отпуском), время в официальном статусе безработного, а также обучение в вузе на очной форме.

В страховой стаж входит время:

официальной работы и перечисления за работника взносов в ПФР;
уход за малышом до 1,5 лет;
в официальном статусе безработного с получением пособия;
ухода за несовершеннолетним инвалидом или инвалидом 1 группы;
время ухода за лицом преклонного возраста (более 80 лет);
оплачиваемых общественных работ;
в статусе ИП (аналогично — фермеры), если перечислялись взносы в ПФР;
иные периоды, указанные в ст. 11 и 12 ФЗ-400.

На заметку! На сумму пенсии по действующему законодательству влияет, кроме продолжительности страхового стажа, размер страховых выплат. По законодательно установленному алгоритму эти данные переводятся в баллы, определяющие величину пенсии.

Как доказать стаж, зависит от конкретной ситуации. Разберем наиболее характерные случаи.

Трудовые отношения

Важно! Подтвердить свидетельскими показаниями можно только рабочие периоды.

Договоры ГПХ

Этот вид договора выпадает из сферы трудовых отношений, однако выплаты по нему облагаются страховыми взносами в ПФР (ст. 420-1 п. 1 НК РФ). Несмотря на то что записи в трудовой книжке об этом событии будут отсутствовать, взносы нанимателем должны перечисляться.

Доказательством этого факта послужит сам договор ГПХ и сведения, передаваемые в ПФР на гражданина, оказывающего услуги (выполняющего работы). Истребуют их аналогично документам, подтверждающим трудовые отношения. Иногда пометку об уплате сумм в ПФР делают прямо на договоре, скрепляя ее подписью ответственных лиц.

ИП, работающие по такому договору, уплачивают взносы самостоятельно (ст. 419-1 НК РФ), следовательно, полностью несут ответственность за свои пенсионные накопления в этот период.

Другие случаи

Если речь идет не о периоде работы, то сведения можно подтвердить:

служба в армии – предоставляется военный билет, справка с места службы;
уход за пожилыми и инвалидами – предоставляется справка о совместном проживании либо подтверждение самого нетрудоспособного (члена его семьи), а также акт, составленный работником ПФР на месте;
уход за ребенком – свидетельство о рождении, данные от работодателя, что отпуск по уходу за ним был использован, справка о совместном проживании от жилищной организации;
уход за ребенком-инвалидом – свидетельство о рождении ребенка, справка медико-социальной экспертизы;
безработный статус с получением пособия – справка службы занятости и т.п.

Следует понимать, что уход за нетрудоспособными учитывается в стаже на основании персонифицированного учета, ведущегося пенсионным фондом (пост. Прав-ва №546 от 10/05/17 г.).

Однако если уход фактически имеет место, но нигде не зафиксирован, необходимо как можно скорее обратиться в ПФР и подтвердить его документально.

Вопрос о назначении досрочной трудовой пенсии постоянно является поводом для судебных разбирательств, поскольку Пенсионный фонд старается не принимать в качестве доказательств подтверждающие трудовой стаж справки, выданные ликвидированными коммерческими организациями.

Решением Управления Пенсионного фонда РФ во Всеволожском районе Ленинградской области от 18.10.2011 гражданину было отказано в назначении досрочной трудовой пенсии по старости в связи с отсутствием требуемого стажа. В специальный стаж не были включены периоды работы в должностях заливщика металла и плавильщика металла в литейном цехе ряда коммерческих организаций. Причины отказа были следующими:

несоответствие требованиям ГОСТов справок, выданных работодателями в подтверждение работы гражданина в соответствующих должностях;
расхождение трудовой книжки и указанных справок в части сведений о номерах и датах приказов о приеме на работу и об увольнении с работы (это вызвало сомнение Пенсионного фонда в обоснованности выдачи таких справок).

Но Судебная коллегия по гражданским делам Ленинградского областного суда в июне 2013 года сделала иные выводы:

гражданином была представлена трудовая книжка, где были зафиксированы периоды его работы в должности заливщика металла. Кроме того, из трудовой книжки следует, что гражданин работал в должности плавильщика металла. По мнению суда, трудовая книжка, признаваемая в силу действующего пенсионного законодательства основным документом, который подтверждает периоды работы, содержит однозначные сведения о том, что гражданин работал в должностях, которые поименованы в Списке № 1 от 26.01.1991;
помимо трудовой книжки были представлены также уточняющие справки с прежних мест работы, выданные работодателями коммерческих фирм. Все справки без исключения содержат указание на вредный характер работ и полную занятость, они были выданы за подписью руководителей предприятий, заверены печатями, содержат ссылки на документы, на основании которых они выданы (личные карточки формы Т-2 и приказы);
периоды работы гражданина в указанных должностях были подтверждены свидетельскими показаниями двух людей, которые представили суду копии своих трудовых книжек, содержащих записи, аналогичные по содержанию и последовательности записям, произведенным в трудовой книжке гражданина;
согласно пояснениям гражданина он начал свою работу в литейном цехе в период, который был включен Пенсионным фондом в специальный стаж. В последующем, вплоть до 31 августа 1999 года, он продолжал работать в том же цехе, который передавался в аренду различным предприятиям. Все работники данного цеха, продолжая осуществлять свои трудовые функции, в порядке перевода увольнялись и принимались на работу к работодателям, которые арендовали данный литейный цех. Это подтверждается и свидетельскими показаниями, и справками об аренде литейного цеха. Из трудовой книжки гражданина также следует, что во всех случаях увольнение его производилось в порядке перевода.

Таким образом, по мнению суда, совокупность доказательств подтверждает, что гражданин в спорные периоды работал на условиях полной занятости на должностях, которые включены в Список № 1 от 26.01.1991.

Суд подчеркнул, что сомнения Управления Пенсионного фонда РФ во Всеволожском районе в обоснованности выдачи справок не могут ограничивать право работника, выработавшего необходимый стаж на вредных работах, на получение досрочной пенсии. Такие сомнения могут быть приняты во внимание только в том случае, если пенсионный орган представит доказательства, опровергающие достоверность представленных истцом документов, но этого сделано не было!

Общая продолжительность специального стажа гражданина составила 12 лет, 4 месяца и 26 дней. Судебная коллегия по гражданским делам Ленинградского областного суда в июне 2013 года постановила признать за гражданином право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости на льготных условиях с 15.07.2011.

Как проверить, все ли периоды работы включены в стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости? Почему их могут не учесть и что делать в таком случае?

Гарантии и компенсации – за вредность

Дополнительные гарантии и компенсации работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, с 2014 г. предоставляются по результатам специальной оценки условий труда на основании Трудового кодекса РФ.

Виды гарантий и компенсаций

Опасные условия труда

Повышенный размер оплаты труда – не менее чем на 4% (ст. 147 ТК РФ)

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск – не менее 7 дней (ст. 117 ТК РФ)

Сокращенная продолжительность рабочего времени – не более 36 часов (ст. 92 ТК РФ)

Обязательное прохождение всеми работниками предварительных, периодических и (по медицинским показаниям) внеочередных медосмотров, а для работников на подземных работах ‒ еще и в начале, в течение и (или) в конце рабочего дня (смены) (ст. 213, 330.3 ТК РФ)

Независимо от подкласса вредности или опасности, за счет средств работодателя

Бесплатная выдача всем работникам спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, а также смывающих и (или) обезвреживающих средств в соответствии с установленными нормами (ст. 221 ТК РФ)

Независимо от подкласса вредности или опасности, за счет средств работодателя

Выдача молока и лечебно-профилактического питания (ст. 222 ТК РФ;

Приказ Минздравсоцразвития России от 16 февраля 2009 г. № 45н)

При воздействии
определенных вредных
производственных факторов

Досрочная трудовая пенсия по старости (ст. 27 Федерального закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 18 июля 2002 г. № 537; Постановление Кабинета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10)

Работодатель платит в Пенсионный фонд повышенные страховые взносы. Вредный или опасный класс условий труда подтвержден результатами СОУТ

Статья 219 ТК РФ позволяет расширить указанный перечень гарантий и компенсаций в коллективном договоре и других локальных нормативных актах предприятия с учетом финансового положения работодателя. Также в коллективном договоре могут устанавливаться льготы и преимущества, условия труда, более благоприятные по сравнению с указанными в законах, иных нормативных правовых актах и соглашениях (ст. 41 ТК РФ; Письмо Минтруда России от 21 августа 2019 г. № 15-1/ООГ-1867).

Работникам, для которых гарантии и компенсации были установлены до 1 января 2014 г., а также тем, кто трудоустроился после этой даты, гарантии и компенсации должны предоставляться в виде, установленном по результатам аттестации рабочих мест, до проведения специальной оценки условий труда (п. 3 ст. 15 Федерального закона № 421-ФЗ). Результаты аттестации, действительные до окончания срока их действия, но не более чем до 31 декабря 2018 г., применяются при определении размера дополнительных тарифов страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, установленных п. 2.1 ст. 33.2 Федерального закона № 167-ФЗ и п. 3 ст. 428 НК РФ, в отношении рабочих мест, условия труда на которых признаны вредными или опасными.

Размеры повышения оплаты труда устанавливаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, предусмотренном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, либо коллективным, трудовым договорами. Если работодатель присоединился к отраслевому (межотраслевому) соглашению, должен применяться размер доплаты за вредность, указанный в таком соглашении. О том, распространяется ли на работодателя действие отраслевого (межотраслевого) соглашения, можно узнать на сайте Минтруда или ГИТ субъекта РФ, в котором находится организация.

Работодатель вправе изменить уровень гарантий и компенсаций в рамках установленных трудовым законодательством пределов, только если по результатам специальной оценки условий труда было зафиксировано изменение условий труда работников в лучшую сторону (Апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 20 июня 2017 г. № 33-2171/2017). При этом работодатель вправе оставить повышенные гарантии и компенсации согласно условиям трудового договора, только в этом случае они уже не будут признаваться установленными законодательством.

Необходимо помнить, что пункт о компенсациях за работу во вредных условиях с указанием характеристик условий труда на рабочем месте является обязательным для включения в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ), а его соблюдение – обязанность работодателя (ст. 22 ТК РФ). Следовательно, пока соответствующие условия не будут изменены или исключены из трудовых договоров, работодатель обязан предоставлять работникам компенсации в прежних размерах и порядке. Внести в договор такие изменения можно либо по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ), либо по инициативе работодателя с соблюдением требований ст. 74 ТК РФ (т.е. предупредив работника за 2 месяца до изменений условий труда).

Как проверить, включены ли периоды работы в стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости?

Главное условие для включения периодов работы на вредных или опасных производствах в специальный стаж – уплата работодателем за работника повышенных страховых взносов в Пенсионный фонд РФ. Такая обязанность установлена с 1 января 2013 г. Если стаж работы во вредных условиях не будет учтен на индивидуальном лицевом счете работника в системе обязательного пенсионного страхования, он не сможет претендовать на досрочное назначение страховой пенсии по старости.

Чтобы этого не допустить, проверьте соответствие наименования вашей должности нормативным актам и спискам; узнайте, какой дополнительный тариф установлен для вашего работодателя; выясните, платит ли предприятие дополнительные страховые взносы в Пенсионный фонд РФ (за невыполнение этой обязанности работодатель несет ответственность).

Чтобы проверить работодателя, направьте ему по почте заказным письмом с уведомлением письменное заявление о предоставлении информации об уплаченных за вас в период работы страховых взносах с указанием адреса для направления ответа и контактного номера телефона. Заявление можно вручить лично (в двух экземплярах, на одном из которых работодатель поставит отметку о получении). Если вы сменили место работы, направьте заявление бывшему работодателю. Заверенные копии документов, связанных с вашей трудовой деятельностью, работодатель обязан предоставить в течение 3 рабочих дней со дня получения заявления. Полученные у работодателя документы при необходимости нужно передать в ПФР.

Кроме того, вы самостоятельно можете отслеживать уплату работодателем дополнительных страховых взносов путем получения выписки из своего лицевого счета в ПФР через сайт Пенсионного фонда или клиентскую службу его территориальных органов, через Портал госуслуг или МФЦ.

А если не все периоды работы включили в специальный стаж?

10 месяцев могли быть не учтены ПФР из-за неуплаты работодателем дополнительных страховых взносов или непредставления соответствующих сведений о работе.

Полагаем, читателю следует обратиться к работодателю за уточнением информации об отсутствии в ПФР данных о стаже по вредности за указанный период. Возможно, имела место ошибка при уплате дополнительных взносов, и добросовестный работодатель согласится устранить допущенное нарушение. В случае отказа работодателя от добровольного исполнения своей обязанности можно обратиться за защитой своих прав в суд. Исковые требования могут быть адресованы как к работодателю, так и к ПФР.

Предельный срок для обращения работника в суд за разрешением индивидуального трудового спора к работодателю составляет 3 месяца со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права (ст. 392 ТК РФ). В данном случае полагаем возможным считать этим моментом дату получения официального документа в ПФР. В пределах установленного законом срока к работодателю можно обратиться с иском о начислении и уплате дополнительных страховых взносов.

Что учесть при обращении в суд?

Как добиться включения в стаж периодов работы в неблагоприятных климатических условиях, чтобы получать заслуженные выплаты?

Порядок подтверждения периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 31 марта 2011 г. № 258н. Полагаем, в качестве доказательств работы в особых условиях суду могут быть предоставлены следующие документы: трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, предусмотренные ст. 66.1 ТК РФ, трудовой договор, приложения и дополнительные соглашения к нему, архивные справки, справки от работодателя, приказы о назначении на должность, переводе и пр., личные карточки и личные дела, расчетные (платежные) ведомости и лицевые счета, расчетные листки с указанием нормы времени и выработанных часов, выписки из журнала и табеля рабочего времени, а также иные документы по личному составу.

Как следует из п. 3 ст. 13 Федерального закона № 173-ФЗ, специальный стаж (характер работы) не может быть подтвержден свидетельскими показаниям (Кассационное определение Судебной коллегии по гражданским делам Белгородского областного суда от 13 февраля 2012 г. по делу № 33-81-17).

С вопросами о документах, подтверждающих стаж работы в особых условиях труда, следует обращаться в органы Пенсионного фонда РФ.

Ошибки, при оформлении трудовых книжек, к сожалению, далеко не редкость. Данные ошибки могут создать определенные трудности при обращении за назначением пенсии. А именно: при назначении пенсии могут быть исключены периоды работы из страхового стажа, что в сою очередь неизбежно повлечет установление пенсии меньшего размера. В особо запущенных случаях, пенсия вообще не будет назначена в связи с недостаточным страховым стажем.

Рассмотрим основные типы нарушений, допускаемых при оформлении трудовых книжек:

– наименование организации и печать не соответствуют наименованию организации и печати при поступлении на работу и увольнении с нее работника

– в записях о приеме на работу не указаны номер приказа, дата его подписания (то же самое при увольнении)

– обратившийся за назначением пенсии, продолжает трудиться, а в копии трудовой книжки отсутствует запись о том, что он продолжает работать

– плохо читающиеся печати, заверяющие подписи ответственных лиц

– наименования профессий, указанных в трудовой книжке, не соответствуют тем, что дают право на досрочную пенсию

– печать, заверяющая подписи ответственного лица, не соответствует наименованию организации, от имени которой делают подписи

– имя и отчество указаны в сокращенном виде или заменены инициалами

– отсутствует информация об изменении наименования организации, структурного подразделения или должности

– на титульном листе трудовой книжки отсутствуют или представлены неполные сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения. Между тем такая информация обязательно должна быть внесена работодателем со ссылкой на реквизиты документа (серия, номер, дата, кем выдан) и заверена подписью должностного лица и печатью организации

– нечеткий оттиск, либо отсутствие такового на записях при увольнении с работы

– в записи о приеме на работу отсутствует название организации, должности

– в случаях реорганизации предприятия не внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника, что приводит к несоответствию наименованию организации в записи о приеме на работу и наименованию организации в печати на записи об увольнении

– из-за небрежного хранения трудовой книжки некоторые записи стерты, соответственно, невозможно прочесть запись о работе

Данные ошибки не всегда являются необратимыми – устранить все эти нарушения в записях трудовых книжек можно, но в установленном порядке. Например, для того что бы подтвердить период работы, запись о котором внесена с нарушением, необходимо представить справку организации. В случае, если организация ликвидирована, или передала документы в архивное учреждение – необходимо представить архивную справку.

Если организация не ликвидирована, то ошибки могут быть устранены работодателем путем внесения в трудовую соответствующих изменений и дополнений в порядке, установленном инструкцией по заполнению трудовых книжек. Если к моменту обращения гражданина произошла реорганизация предприятия и изменилось его наименование, то должна быть приобщена соответствующая справка о реорганизации.

Сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения, о которых говорилось ранее, могут быть внесены в установленном порядке работодателем по последнему месту работы гражданина.

Особое внимание стоит обратить на то, что запись об увольнении с работы обязательно заверяется уполномоченным лицом, полномочия которого заверяются печатью организации. Если проставлена печать отдела кадров, то таким лицом может быть только начальник отдела кадров. Если запись об увольнении подписана руководителем, то заверена она может быть только печатью организации, печать кадровой службы в таком случае не допускается. Печати других отделов – общего отдела или канцелярии – не допускаются.

Читайте также: