Обязательно ли создавать резервный фонд по зарплате

Обновлено: 04.05.2024

На что повлиял новый стандарт

Текущие выплаты всегда имеют определенных срок исполнения, характеризуются конкретным размером и объектом их учета является отдельное денежное обязательство. А вот объектом отложенных выплат является отдельное обязательство перед физлицом, размер которого нужно рассчитать путем оценки обязательств на неопределенный период действия.

К ним относятся:

оплата основных и дополнительных отпусков сотрудникам за отработанное время;
компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника или по заявлению;
страховые взносы, начисленные на вышеуказанные пункты.

Чтобы оценить отложенные выплаты необходимо сформировать резерв, который можно создать по следующему алгоритму:

В учетной политике закрепить выбранный метод расчета.
Определить в кадровом производстве количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам.
Рассчитать среднюю заработную плату в целом по учреждению или среднедневной заработок по каждому сотруднику.
Рассчитать резерв по выбранному методу.

Методов для расчета резерва всего три: по учреждению в целом, по категориям сотрудников и по отдельному работнику. Подробное описание каждого из этих методов вы можете найти в письме Минфина РФ от 20 мая 2015 г. № 02-07-07/28998.

Как рассчитать резервы страховых взносов и отпусков

Резерв на оплату страховых взносов рассчитывается согласно методике расчета резерва на оплату отпусков.

Исключения составляют госучреждения, которым сложно выполнять расчет с применением рекомендованных Минфином методов. В этом случае для расчета норматива берутся данные за прошлый год, т.е. вся сумма фактически выплаченных прошлогодних отпускных делится на общий фонд заработной платы и полученный результат умножается на ФОТ за определенный период. Аналогично рассчитываются и взносы.

Для равномерного отнесения на финансовый результат отложенных расходов в бюджетном учете используется счет 401.60. Учет резерва на данном счете позволяет получить полные и достоверные сведения об обязательствах учреждения по методу начисления, который предусматривает отражение расходов в периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда выплачены средства.

По истечении каждого отработанного месяца у сотрудника возникает право на соответствующие дни отпуска, а у работодателя — обязанность по предоставлению выплат за эти дни. Соответственно, появляется основание для отражения обязательств на счете 401.60. Если брать во внимание резерв на оплату отпусков, то можно использовать отдельный счет 401.61, но для этого его нужно закрепить в учетной политике. С учетом трудозатрат учреждение может установить удобную периодичность для начисления, например, один раз в месяц или реже.

Операции санкционирования на иные очередные годы (за пределами планового периода) учитываются на счете 500.90. Для отражения отложенных обязательств предназначен счет 502.99.

Проводки для учета отпусков

Давайте обратимся к проводкам, которые нужно формировать по учету отпусков в казенном учреждении:

Сформирован резерв на отпускные: Дт 1 401.20 211 Кт 1 401.61 211 Дт 1 109 ХХ 211
Сформирован резерв на страховые взносы: Дт 1 401.20 213 Кт 1 401.61 213 Дт 1 109 ХХ 213
Отражены расходные обязательства на отпускные: Дт 1 501.93 211 Кт 1 502.99 211
Отражены расходные обязательства на страховые взносы: Дт 1 501.93 213 Кт 1 502.99 213
Начислены расходы на использованный резерв (отпускные): 1 401.61 211 Кт 1 302.11 737
Начислены расходы на использованный резерв (страховые взносы): 1 401.61 213 Кт 1 303 0Х 731
Отражены расходные обязательства по выплатам начисленных отпускных: Дт 1 502.99 211 Кт 1 502.11 211
Отражены расходные обязательства по выплатам начисленных страховых взносов: Дт 1 502.99 213 Кт 1 502.11 213

Обратите внимание: если вдруг сумма начисленных отпускных превышает размер рассчитанного вами резерва, то в этом случае часть придется отнести на текущие расходы в Дт счетов 1 401.20 211 и 1 401.20 213.

Бухгалтерские записи по формированию вышеуказанных проводок отражаются на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) и расчетов величины резервов.

В текущем году отпускные и страховые взносы начисляются за счет созданного ранее резерва согласно Расчетно-платежной ведомости, Расчетной ведомости, Записке-расчету об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска.

Несмотря на то что польза от ведения учета резервов очевидна, это достаточно трудоемкий процесс и за отказ от создания обязательств должностные лица учреждения могут быть привлечены к административной ответственности. Если резерв не будет отражен на счете 401.60, грозит штраф до 30 000 рублей. А за искажение данных по счету 401.60 в отчетности предусмотрены следующие штрафы:

От 1% до 10% — от 1000 до 5000 рублей.
От 1% до 10% на сумму свыше 100 000 до 1 млн. рублей включительно — от 5000 до 15 000 руб.
Более 1% — от 15 000 до 30 000 руб.

Примеры расчета отпусков в казенном учреждении

Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета в целом по учреждению.

На 31 декабря 2021 г. количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам составило 53 дня. Среднедневная заработная плата в целом равна 1432 рубля. Учреждение применяет ставку страховых взносов в размере 30,2 %. Применяем формулу:

Р = (К1 × Зпср1 + К2 × Зпср1 + К3 × 3пср3) + (К1 × Зпср1 + К2 × Зпср1 + К3 × 3пср3) × С

К* — количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников;

Зпср* — средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников;

С — ставка страховых взносов.

Производим расчет: 53 дня*1432 руб. + 53 дня *1432 руб. * 30.2 % = 98 816,6 руб.

Пример 2. Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета по категориям сотрудников.

На 31 декабря 2021 г. количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам категории руководители составило 16 дней, у бухгалтерии — 10. Среднедневной заработок равен 2000 руб. и 1500 руб. соответственно.

Определяем резерв отпусков для категории руководители:

16 дней * 2000 руб. = 32 000 руб. — сумма оплаты отпусков
32 000 руб. * 30.2% = 9664 рублей — сумма страховых взносов.
32 000 руб. + 9664 рублей = 41 664 руб.

Определяем резерв отпусков для категории бухгалтерия:

10 дней * 1500 рублей = 15 000 руб. — сумма оплаты отпусков
15 000 руб. * 30.2% = 4530 руб. — сумма страховых взносов.
15 000 руб. + 4530 руб. = 19 530 руб.

Бухгалтер по итогу должен отразить в резерв по всем категориям 61 194 рублей.

Пример 3. Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета по каждому сотруднику.

В этом случае используется формула:

Р = К × Зп + К × Зп × С

К — количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета;

Зп — среднедневной заработок сотрудника, рассчитанный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва;

С — ставка страховых взносов.

На 31 декабря 2021 г., количество неиспользованных дней отпусков всех сотрудников — 21 день, в том числе: Иванов И.И. — 6, Петров П.П. — 15. Среднедневной заработок 1524 руб. и 1750 руб. соответственно.

Резерв отпусков Иванова равен 9144 руб., а у Петрова — 26 250 руб.

Резерв по взносам Иванова равен 2761,49 руб., а у Петрова — 7927,50 руб.

Общая сумма резерва у Иванова равна 11 905,49 руб., а у Петрова — 34 177,50 руб.

Общая сумма резерва равно 46 082,99 руб.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Можете ли подробнее рассказать о создании финансовой подушки? Какой размер резерва оптимален? Что учесть в расчетах? И имеет ли смысл подушку держать в наличных долларах или евро? А то рубль то и дело обесценивается.

Финансовая подушка — это запас денег для непредвиденных ситуаций. Например, если человек потеряет работу, эти деньги помогут продержаться до трудоустройства и первой зарплаты на новом месте. У многих такого запаса денег нет.

По исследованию Аналитического центра НАФИ , 38% россиян не откладывают деньги на черный день. 18% надеются на помощь родственников. Многие рассчитывают на кредиты и кредитные карты. Те, у кого сбережения все-таки есть, признают, что их хватит максимум на 3 месяца.

Мы считаем, что всем важно иметь финансовую подушку. Если у вас ее пока нет, то нет смысла даже задумываться об инвестициях или каких-то крупных тратах, на которые нужно долго копить. Подушка нужна для безопасности на случай внезапных трат: потери работы или болезни. Оптимальный размер подушки у каждой семьи свой. Я расскажу про общие принципы.

Сколько нужно накопить?

В идеале финансовая подушка должна обеспечивать привычный уровень жизни на период затруднений. Значит, отталкиваться нужно от размера ежемесячных расходов. В них нужно включить не только повседневные траты, например, продукты питания, связь, транспорт, но и платежи по кредитам, если они есть.

Ежемесячные отчисления в инвестиционные продукты, накопления на отпуск и т. д. не должны влиять на размер подушки. В случае серьезных трудностей это не так важно, приоритетная цель — решить проблему.

Ведение бюджета и учет расходов облегчат задачу. Необходимо посмотреть расходы хотя бы за последние полгода — а лучше за год — и вывести средние траты за месяц.

Разобраться с этим помогут наши статьи:

Хорошо, если финансового резерва хватит на 6 месяцев жизни без источников дохода. Если вы тратите 40 000 Р в месяц, резерв должен быть 240 000 Р .

Сразу создать такой резерв сложно, нужно много времени. Поставьте цель и формируйте подушку постепенно, регулярно откладывая в нее часть доходов — хотя бы 10—20% зарплаты, лучше больше.

Сначала резерва будет хватать на полмесяца жизни, потом на месяц и т. д. Стремитесь запасти хотя бы трехмесячный резерв — это уже неплохо. Затем по возможности доведите его до шестимесячного.

Дополнительные факторы

Со временем расходы могут увеличиться из-за инфляции, переезда и других причин. Значит, хотя бы раз в год нужно проверять, хватает ли подушки на ваши средние расходы в месяц. Если нет, подушку нужно увеличить.

Если у вас несколько источников дохода, например, зарплата и плата от съемщика квартиры, размер резерва может быть меньше. А если источник дохода один или все они зависят от вашей трудоспособности, подушку лучше формировать по максимуму.

При этом, на мой взгляд, делать запас больше чем на год жизни особого смысла не имеет — остальные деньги лучше инвестировать.

В чем хранить подушку

Удобный способ хранения резерва — это расходно-пополняемые вклады и карты с процентом на остаток, желательно в разных банках. Наличные тоже неплохой вариант, но они со временем могут обесцениться из-за инфляции. А вот ценные бумаги не подходят из-за колебаний цены и сложностей с доступом к ним.

Подушка должна быть в той валюте, на которую приходится большинство расходов. При этом можно часть подушки держать в долларах или евро. Это защитит ваш резерв от девальвации рубля.

Но помните, что в России наличными долларами и евро расплатиться вы вряд ли сможете, потребуется обмен на рубли, что не всегда удобно. Кроме того, курс иностранной валюты может и упасть, что уменьшит размер подушки.

Как хранить деньги почти без риска

Главное

1. Финансовая подушка должна быть у каждого человека и у каждой семьи. Эти деньги помогут решить проблемы без необходимости брать в долг, а наличие запаса средств придает уверенности.

2. При создании резерва необходимо отталкиваться от среднего размера расходов за месяц с учетом выплат по кредитам.

3. Оптимальный размер резерва — запас денег на полгода жизни. Он может быть немного меньше, если у вас несколько источников дохода.

4. Часть подушки можно держать в долларах или евро, это позволит защититься от свойственных рублю проблем.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.

Вопрос про формирование резервного фонда ООО. Есть необходимость сформировать резервный фонд для этого внести изменения в устав. 1) Может ли размер резервного фонда быть во много раз больше уставного капитала? Есть ли вообще документы, которые бы регулировали размер резервного фонда? 2) Можно ли в новой редакции устава не прописывать источники, размер, цели расходования, а сослаться на положение о резервном фонде? 3) Надо ли в уставе еще что-то отражать по поводу резервного фонда? (например: какое кол-во голосов должно быть при принятие этого решения). 4. На очередном собрании должно быть принято решение об отчислении части прибыли в резервный фонд. Нужно ли собирать внеочередное собрание с целью утверждения новой редакции устава и как следствие голосования за создание резервного фонда или можно оставить вопрос на очередное собрание участников?

Анна, добрый день!

В ФЗ-14 об ООО об этом есть некоторое упоминание.

Так, в силу ч.1 ст. 30 указанного закона.

1. Общество может создавать резервный фонд и иные фонды впорядке и в размерах, которые установлены уставом общества.

Соответственно, учитывая указанные положения все основные моменты (порядок формирования и размеры) указываются в уставе.

1) Может ли размер резервного фонда быть во много раз больше уставного капитала? Есть ли вообще документы, которые бы регулировали размер резервного фонда?

Законом не предусмотрено минимальный или максимальный размер. Соответственно, да, может быть во много раз больше уставного капитала.

Как выше написал, что Устав, а им может быть определен не только порядок, но и формирование внутренними нормативными актами Общества.

2) Можно ли в новой редакции устава не прописывать источники, размер, цели расходования, а сослаться на положение о резервном фонде?

Да, поскольку нет никаких противоречий, в том что общим собранием будет изменен устав. В части указания, что источники, размер, цели расходования определяются Положением о резервном фонде, которое утверждается общим собранием.

3) Надо ли в уставе еще что-то отражать по поводу резервного фонда? (например: какое кол-во голосов должно быть при принятие этого решения).

На самом деле нет четких требований относительно указанного.

Есть только общие, что решение может быть принято при наличии кворума + принятие решения по такому вопросу относится к компетенции общего собрания (ст. 33 ФЗ-14 об ООО).

Если вы хотите регламентировать весь порядок, то можно и прописать. Важно понимать, что каждое действие должно преследовать определенную цель. Если у вас, например, единственный участник ООО, то для чего это все указывать, когда контроль у одного лица?

Другой вопрос, что участников очень много и нужен порядок.

4. На очередном собрании должно быть принято решение об отчислении части прибыли в резервный фонд. Нужно ли собирать внеочередное собрание с целью утверждения новой редакции устава и как следствие голосования за создание резервного фонда или можно оставить вопрос на очередное собрание участников?

1. Такое решение может быть принято на внеочередном собрании. (ст. 35 ФЗ-14 об ООО)

2.Если Устав требует корректировки и внесения изменений, то да.

3. В первую очередь нужно посмотреть Устав. Там должен быть расписан порядок создания Фонда. В противном случае, если там нет порядка, чтобы не ошибиться, то лучше созвать внеочередное собрание и принять решение о создании фонда, об утверждении положения, в котором все подробно расписать, а также принять решение относительно денежные средств, которыми должен быть пополнен фонд.

4. Относительно очередного собрания.

Тут больше вопрос в необходимости срочного принятия решения, поскольку очередное собрание проводится в определенные сроки Уставом раз в год. Все остальные собрания внеочередные.

Если у вас планируется раньше очередное собрание, то нужно соблюсти процедуру и в повестку дня включить дополнительные вопросы, связанные с создание фонда (изменение Устава, утверждение положения и т.д.).

Анна, если у вас остались вопросы относительно ответа, то можем их дополнительно обсудить.