Нужно ли заверять копии документов в личном деле работника
Обновлено: 18.05.2024
Главные темы месяца
Здравствуйте! Скажите пожалуйста, в личное дело входят копии документов их обязательно заверять печатью "копия верна" и подписью?
Ведение личного дела не предусмотрено законодательством (кроме гос.органов). Если ваше предприятие не относится к ним, то вести или нет ЛД - на усмотрение работодателя.
Цитата |
---|
Снеженка пишет: Ведение личного дела не предусмотрено законодательством |
Но при желании, можно самим разработать положение о ведении личных дел.
Но лучше этим не занимайтесь.
А я веду дела,мне так удобно.Часто просят то копии документов об образовании,то копию заявления на отпуск по БиР.
Цитата |
---|
Гость пишет: заверять печатью "копия верна" и подписью? |
проставляю дату. Недавно сотрудница попросила копию ТК и трудового договора для банка, я проставила "копия верна",дату,подпись. Банк попросил еще полностью написать должность заверяющего документ.
Правда у нас организация небольшая.
Цитата |
---|
nabobu пишет: то копию заявления на отпуск по БиР. |
Такие документы в ЛД я не храню. И вот вчера буквально задумалась о заявлении об увольнении (прочитав какую-то из тем): я храню их в ЛД. Но 75 лет ЛД хранить не собираюсь. Получается, что заявления тоже будут уничтожены, а ведь они должны храниться 75 лет. Как быть?
Если уж личные дела ведутся, то хранить их необходимо 75 лет.
Цитата |
---|
nabobu пишет: Недавно сотрудница попросила копию ТК и трудового договора для банка, я проставила "копия верна",дату,подпись. Банк попросил еще полностью написать должность заверяющего документ. |
По ГОСТу копия документа заверяется следующим образом:
В нижнем левом углу пишется слово Верно, далее ставится дата (когда заверен документ), должность ответственного лица, подпись, фамилия.
Я тоже включаю в личные дела заявления работника, хотя это и утяжеляет их.
Но практика почти во всех организациях показывает, что они периодически бывают востребованы.
На заявлениях я ставлю отметку об их исполнении, например, номер и дату приказа об отпуске.
Inness, а вот еще про личные дела: (я никогда не сдавала в архив ничего, поэтому не вникала в такие тонкости) работник увольняется, я подшиваю его личное дело, составляю опись и оно хранится в нашем так сказать "архиве" ( в алфавитном порядке, на отдельных стеллажах). Прочла здесь на форуме, что при сдаче в архив необходимо ЛД сшивать в одно дело в алфавитном порядке. Возникает несколько вопросов:
1. Зачем тогда мы сейчас их формируем и подшиваем каждое отдельно?
2. Получается, что корочки с каждого придется удалять?
3. А описи , которые мы сейчас составляем в ЛД, тоже получается будут не нужны.
Добрый день! А вот такой вопрос. Нужно ли подшивать в личное дело копию приказа о дисциплинарном взыскании? Спасибо.
Цитата |
---|
Гость пишет: ужно ли подшивать в личное дело копию приказа о дисциплинарном взыскании? |
Нет.Через год взыскание снимается.
Цитата |
---|
Снеженка пишет: Зачем тогда мы сейчас их формируем и подшиваем каждое отдельно? |
Чтобы потом не тратить массу времени.Я недавно стала кадровиком, у нас все ЛД уволенных просто были сложены и связаны.Теперь думаю,когда выбрать время, чтобы это все привести в божеский вид.Дела уволенных при мне сразу привожу в порядок, т.ч. потом останется только сшить между собой(если действительно это нужно) и в путь. в архив.
Цитата |
---|
nabobu пишет: т.ч. потом останется только сшить между собой( |
Так вот насколько я поняла, потом сшивать нужно без корочек, с новой нумерацией. Как раз и получается, что тратим массу времени.
А где посмотрели?У нас от головной организации инструкция по делопроизводству,там
Цитата |
---|
Снеженка пишет: сшивать нужно без корочек, с новой нумерацией. |
такого нет,написано - без металлических предметов(скрепок,скобок..)на 4 прокола.А без корочек. Не знаю.Может нужно глянуть архивное дело?!
В какой-то из тем тут на форуме. Если прошиваем, нумеруем и составляем опись, не могу представить, чтобы в единый том подшивались уже подшитые дела. Вернее, не представляю этого. А Вы подшиваете с корочками? А опись как составляете: 5 листо - корочка дела, 10 - задняя корочка дела?
А я каждое личное дело оформляю отдельно (без скрепок, скоб, в 4 прокола). В дело входят: личный листок по учету кадров, заявление о приеме, приказ о приеме, копия диплома, автобиография, аттестационный лист, трудовой договор, (заявление и приказ о переводе, если есть), заявление и приказ об увольнении, а также должностная инструкция. Составляю опись, лист заверитель дела, оформляю обложку. Каждому личному делу в Описи № 2 присваивается номер. А вот карточки Т2 оформляю в одно дело.
Согласна, Я изначально познавала азы КДнауки на предприятии в 1000 человек и там велись личные дела. По мне, хотя бы на "высший эшелон", личные дела вести очень удобно
Нашла то,что стало своего рода моей инструкцией,может кому-то тоже пригодится.
Краткая памятка по ведению личных дел в организациях
Главный специалист отдела комплектования
и ведомственных архивов И.А. Ишмуратова
Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.
Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.
Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2021 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.
Какие документы входят в личное дело сотрудника
Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих ( Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ , Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005 ). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.
В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):
- заявление о приеме на работу;
- анкета;
- копия паспорта;
- копии актов гражданского состояния;
- копии документов воинского учета;
- копия ИНН и т.д.
Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
- приказы о поощрениях или наложении взысканий;
- договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
- соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
- докладные и объяснительные записки;
- акты нарушения трудовой дисциплины;
- приказ об увольнении.
Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.
Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника
В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:
- страницы паспортов;
- свидетельства о присвоении ИНН;
- карточки СНИЛС;
- свидетельства о браке и рождении детей;
- военные билеты.
За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ . И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.
Что допускается, но с согласия работника
Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.
То же самое касается документов:
- об образовании;
- о повышении квалификации;
- об отсутствии судимости;
- аттестационных листов;
- характеристик с прошлых мест работы.
Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.
Как правильно вести
Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.
Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.
Сколько хранить
Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.
В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).
Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):
- на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
- каждый лист нумеруется;
- документы подшиваются в хронологическом порядке;
- сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
- максимальное количество листов в одном томе — 250;
- каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.
Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
Личная карточка и личное дело
Л ичная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.
В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.
Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).
Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!
В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.
Оперативное хранение и учет
Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.
Пример 1. Журнал регистрации личных дел
Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.
Затем открывают Алфавитную книжку и в нее вносят сведения о поступивших работниках, но уже по алфавиту фамилий:
- на букву П – о руководителе организации Прохорове Иване Сергеевиче;
- на букву Ф – о его заместителе Федорове Кирилле Петровиче;
- т.к. Петров Никита Викторович поступил на работу позже Прохорова, в Алфавитную книжку он будет вписан на букву П после Прохорова и это будет нарушением алфавитного порядка внутри буквы П. Если Алфавитная книжка рукописная, то нарушение алфавитного порядка после первой буквы фамилии естественно – здесь фамилии располагаются в порядке поступления людей в организацию (точнее, даты приказа о приеме на работу).
Пример 2. Алфавитная книжка личных дел на букву П (с необходимым минимумом колонок)
Если Журнал регистрации личных дел считается обязательным для их учета, то Алфавитная книжка факультативна и заводится для удобства поиска личных дел. Раньше при полностью бумажном делопроизводстве в ней был смысл: в Журнале личные дела фиксировались в порядке трудоустройства людей, а в Алфавитную книжку сведения помещали по алфавиту их фамилии. Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД либо в таблице Excel), и тогда возможностей поиска по этому учетному документу становится достаточно.
Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.
Номер личного дела из Журнала переносится:
Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.
- с постоянным сроком хранения для личных дел руководителей и
- с 50-летним для личных дел остальных работников (напомним, что нормативно установленные сроки хранения организация может изменять в сторону увеличения).
Даже если правила формирования дел, принятые в вашей организации, подразумевают индивидуальный подход к большему числу категорий работников, но при этом сроки хранения личных дел всех категорий работников кроме высшего руководства одинаковые, то надобности заводить для них в номенклатуре дел отдельные строки – нет!
Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.
Пример 3. Обложка личного дела
После увольнения работника передаем документы в архив
Личные дела и личные карточки учитываются по годам увольнения работников.
При увольнении работника в Журнале регистрации (и Алфавитной книжке, если она ведется) указываются дата и номер приказа об увольнении. Объясним, зачем это делается. Когда личное дело запрашивается из архива, то, как правило, кадровик сообщает архивисту год увольнения сотрудника. По этим данным личное дело в архиве искать легче, особенно если штат у организации большой.
На практике сталкивались с организацией, где было порядка 10 000 личных дел уволенных работников. Но там была еще одна проблема: часто уволенные сотрудники возвращались и вновь устраивались на работу. Тогда кадровики забирали дело такого человека из архива и продолжали его вести. На некоторых работников было по 3–4 тома, объединенных в 1 дело. Но это не типичная ситуация.
Итак, архивист смотрит опись дел по личному составу за названный кадровиком год увольнения и находит дело. Архивист ищет личное дело уже по своим номерам: по описи дел по личному составу и архивному номеру (это порядковый номер внутри описи).
Увольняться пришедшие одновременно сотрудники будут в разное время. В опись личные дела уволенных работников будут включать по году увольнения. На обложке личного дела (если оно сформировано отдельно, не в наряде) обязательно нужно будет указать начало и окончание работы в организации – дату приказа о приеме и дату приказа об увольнении. На архивном штампе указывают номер дела в соответствии с порядковым номером дела по описи.
Следует отметить, что работники отдела кадров, когда передают дела в архив организации, должны проставлять на обложке порядковый номер по описи только карандашом! В дальнейшем, когда будут составлять годовые разделы описи по личному составу всей организации, в нее еще внесут бухгалтерские документы по личному составу: лицевые счета, расчетно-платежные ведомости и т.п. Поэтому при переработке описей (из структурных в годовые разделы организации) архивные номера изменятся.
Конечно, желательно, чтобы все структурные подразделения передавали законченные делопроизводством документы своевременно – ежегодно и по согласованному графику. Особенно это касается документов постоянного хранения и по личному составу, т.к. в дальнейшем в архиве будут на основании описей дел структурных подразделений составлять годовые разделы описей дел организации. Обычно годовые разделы описей по личному составу включают в себя документы не только отдела кадров, но и бухгалтерии. Если какое-то структурное подразделение не сдаст в определенный срок документы (например, бухгалтерия не подготовит к передаче лицевые счета), то и годовой раздел описи составить будет невозможно. Эта работа отложится до тех пор, пока все документы по личному составу за соответствующий год не будут сданы в архив.
Но это должно быть скорее исключение, чем правило. В организации необходимо четко установить график передачи дел из структурных подразделений в архив.
Описи дел структурных подразделений хранятся 3 года после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела за соответствующий год (см. примечание к ст. 248 Перечня):
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД)
Пример 6. Опись дел по личному составу отдела кадров (в нестандартном случае передачи документов в архив сразу за несколько лет)
Хранить личные карточки можно как объединяя в 1 дело, так и по отдельности (но как правило, их объединяют в наряды). Эти документы систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри каждого тома располагаются строго по алфавиту фамилий.
Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее. По общему правилу максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и 250 листов. Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне. И соответственно, в дело может войти не более 150–200 листов. В противном случае в архиве при подготовке и выдаче архивных справок будет трудно работать с таким тяжелым и неповоротливым делом.
Пример 7. Тома дела с личными карточками уволенных в конкретном году (фрагмент описи дел по личному составу)
То же касается и личных дел, но с некоторыми уточнениями:
б) из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера (это стандартная практика при подготовке к длительному хранению любого дела);
в) документы каждого личного дела располагаются в хронологическом порядке: от заявления о приеме на работу (с 2002 г. это необязательный документ) и / или оригинала трудового договора с копией соответствующего приказа до копии приказа об увольнении;
г) в целях обеспечения защиты персональных данных при передаче личных дел уволенных в архив их уже стараются не сшивать в наряды, а передавать отдельными делами (тогда они должны фигурировать отдельными строками в описи дел по личному составу, см. Пример 8).
Если же организация продолжает действовать по старинке, то при формировании тома с личными делами уволенных в конкретном году (см. Пример 9) перед каждым комплектом документов из отдельного личного дела подкладывается:
- лист, на котором напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника (порой для этого используют бумагу ярких цветов, чтобы было легче ориентироваться в томе);
- а потом можно вложить лист внутренней описи личного дела данного человека (но это необязательно).
Как правило, личные дела, включенные в наряды, бывают достаточно тонкие: состоят из 4–20 документов. Поэтому не обязательно составлять в нарядах стандартные внутренние описи к каждому личному делу.
Но в начале наряда необходимо будет сделать общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел и поместить ее после обложки (Пример 10). Она выглядит достаточно просто: Ф.И.О., крайние даты (это дата приказа о приеме и дата приказа об увольнении) и номера листов в наряде. Номера личных дел, присвоенные в момент их заведения отделом кадров, в архиве не понадобятся (архивисты личные дела идентифицируют, ищут по году увольнения и Ф.И.О.), поэтому в данную опись эти регистрационные номера личных дел обычно не включают;
Пример 8. Личные дела уволенных в конкретном году, если они не объединяются в единое дело (наряд), в описи дел по личному составу
Пример 9. Личные карточки и личные дела уволенных работников, если они объединяются в дело (наряд) по году увольнения, в описи дел по личному составу
Пример 10. Опись личных дел, уволенных в определенном году, включенных в конкретный том (фрагмент)
В личных делах, сформированных в наряды, также следует в описи указывать только год увольнения (Пример 9).
А в личных делах, сформированных на каждого работника отдельно, следует указывать дату приказа о приеме на работу и дату приказа об увольнении (Пример 8).
Каковы плюсы и минусы формирования личных дел разных работников в наряд (общее дело по году увольнения)?
В наряды их формируют те организации, в которых личные дела работников состоят из минимального количества документов (от 4 до 20 и не более) в целях экономии средств и места хранения.
В организациях, где создается много документов по личному составу, как правило, личные дела достаточно объемные – от 50 и выше документов в деле. Такие документы лучше оставлять в отдельных личных делах для каждого работника.
А вот личные дела государственных гражданских служащих и муниципальных служащих формируются только в отдельные дела на каждого работника.
Как правильно делить на тома личные карточки уволенных работников? При небольшом объеме, допустим, делим на 2 тома:
Указывать следует только те буквы, которые действительно есть в томе. Если в нем нет личных карточек на фамилии, начинающиеся с букв А, Л, Щ, Э, Ю и Я, то их и не надо указывать. Тогда деление на буквы будет таким:
Аналогично поступаем далее, т.е. не надо стремиться у всех томов указывать по 3 буквы или только по одной. К этой задаче можно подходить дифференцированно. Обычно при больших объемах приходится делить личные карточки на буквы А, Г, К, С и объединять в 1 том личные карточки на Б–В, Д–З, Н–О, У–Ф (фамилий на эти буквы гораздо меньше).
Если у вас нет личных карточек уволенных на какие-то буквы (например, А, Е, З, И, Ш, Щ, Э, Ю, Я) и всего 1 том дела, то в заголовке нужно указать только первую и последнюю из реально вошедших букв:
Если в деле всего до 5 карточек, то следует указать конкретные буквы фамилий уволенных. Например:
В ранее опубликованной памятке по приему на работу сотрудника мы уже писали о том, что копии личных документов сотрудника не должны храниться в личных делах и подлежат уничтожению. Чем это обосновано и какая грозит ответственность – об этом в нашем сегодняшнем материале.
Нормативная база
Прежде всего, стоит сказать, что Федеральная служба по труду и занятости говорит о том, что прямо порядок ведения личных дел сотрудников законодательно не прописан. Поэтому в данном вопросе можно опираться на следующие нормативные акты общего и профильного характера:
В статье 86 ТК РФ четко прописаны цели использования персональных данных:
Важно: список целей закрытый, а значит в других целях пользоваться персональными данными нельзя.
Что такое персональные данные и где они содержатся
Согласно Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.06г.
На практике основные документы — источники персональных данных, следующие (перечень не закрытый):
- Анкета при приеме на работу,
- Паспорт,
- Трудовая книжка (электронные аналоги СТД-Р, СТД-ПФР),
- Свидетельства о заключении брака, о рождении детей,
- Документ воинского учета,
- Документы об образовании, квалификации,
- Документ регистрации в системе персонифицированного учета (СНИЛС) и т.д.
Как правило, при приеме сотрудника на работу данные документы копируются, сведения заносятся в необходимые документы, а сами копии впоследствии хранятся в кадровой службе или в бухгалтерии (либо в организованной системе ведения личных дел, либо иным образом). Очень часто на практике копии этих документов хранятся и после увольнения сотрудников. Правомерно ли это?
Судебная практика
Запросы государственных органов в отношении копий документов Суды также признают незаконными. Ознакомится с решениями можно в Постановлениях:
- Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 24.12.2018 № Ф03-5958/2018 по делу №А19-2646/2018,
- Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 05.07.2017 № Ф02-3336/2017 по делу №А19-20943/2016,
- Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 08.12.2016 №Ф04-5760/2016 по делу №А70-2252/2016.
Ответственность
Выделяют следующие виды ответственности за неисполнение выше оговорённых требований по работе с персональными данными:
Дисциплинарная ответственность
Материальная ответственность
Административная ответственность
- обработку персональных данных в непредусмотренных законом случаях и не по целевому назначению,
- обработку персональных данных без письменного согласия,
- неопубликование или непредоставление доступа к документу с политикой по обработке персональных данных и сведениями по их защите,
- непредоставление субъекту информации, касающейся обработки его персональных данных,
- нарушение требований субъекта об уничтожении, блокировке, уточнении данных,
- необеспечение условий сохранности сведений и исключения несанкционированного доступа к ним, повлекшего за собой их неправомерное использование.
Уголовная ответственность
Итоги
Таким образом, хранение копий личных документов сотрудников в организации излишне и противоречит закону. Если все-таки в рамках законодательно оговоренных конкретных целей организация намеревается хранить копии, то данное решение должно быть прописано во внутреннем локальном нормативном акте (например, Положении о порядке хранения и защиты персональных данных) и подкреплено Согласиями работников на обработку персональных данных с указанием конкретных целей.
Читайте также:
- На какие профессии есть бюджетные места
- Что такое амбулаторное лечение в поликлинике полагается ли больничный
- Помогите человеку устроиться на работу исправьте ошибки в заявлении дорогому товарищу
- Работа в посольстве в чем заключается
- Контрольная работа гарантии по оплате труда компенсации при направлении в служебные командировки