Нужно ли составлять трудовой договор из обособленного подразделения в головное
Обновлено: 20.05.2024
В деятельности юридического лица, имеющего обособленные подразделения, расположенные вне места его нахождения, часто возникает необходимость направлять работников для решения производственных и иных вопросов в обособленные подразделения и наоборот – из обособленных подразделений в головной офис. От правильности оформления трудового договора, заключаемого с работником при приеме на работу, а в дальнейшем – оформления документов при направлении этого работника в командировку, зависит, будут ли такие поездки признаваться служебными командировками, соответственно, будут ли работнику предоставляться гарантии, предусмотренные главой 24 ТК РФ.
Порядок оформления командировок работников головного офиса организации в его обособленные подразделения и, соответственно, работников обособленных подразделений в головной офис, если обособленные подразделения и головной офис организации расположены территориально в разных местностях, о котором, собственно, и пойдет речь в настоящей статье, применим к филиалам, представительствам, а также к иным обособленным подразделениям, не указанным в учредительных документах юридического лица.
В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовой договор, заключаемый при приеме на работу между работодателем и работником, подлежит обязательному включению условие о месте работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. Иными словами, в трудовом договоре должен быть обязательно указан адрес, по которому располагается рабочее место работника. И если мы говорим о работе в обособленном подразделении юридического лица, расположенном в другой местности, то этот адрес не будет совпадать с адресом головного офиса организации.
Итак, местом работы может быть как головной офис организации, так и филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности.
Например, головной офис организации расположен в Москве, а ее обособленные подразделения (филиалы) находятся в Санкт-Петербурге и Новосибирске. При приеме на работу в филиалы в трудовом договоре указывается место постоянной работы работника – соответственно Санкт-Петербург или Новосибирск.
Согласно ст. 166 ТК РФ командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поэтому для работников, принятых на работу в г. Новосибирске, поездка в Москву в головной офис организации или в другой филиал, находящийся в Санкт-Петербурге, будет являться служебной командировкой. Аналогично командировкой будет и поездка из Москвы в Санкт-Петербург или Новосибирск для работников, в чьих трудовых договорах в качестве места работы определен город Москва.
Как правило, необходимость командировки предварительно обосновывается в письменной форме, например в выписках из протоколов, специальных распоряжениях, в утвержденных календарных планах командировок и др. Так, из головного офиса организации в обособленное структурное подразделение может быть направлено распоряжение о необходимости направления работника обособленного подразделения в командировку в головной офис. Оформление каких-либо документов, обосновывающих необходимость командирования, не является обязательным, все зависит от установленного в организации порядка документооборота. Решение о вызове работника обособленного подразделения в головной офис может быть принято и без оформления письменных документов, например посредством телефонной или электронной связи.
Унифицированные формы
Командировка должна быть документально оформлена.
Согласно Постановлению от 05.01.04 № 1 при направлении работника в командировку (в т. ч. в головную организацию, или филиал, или представительство) и при оформлении ее результатов должны использоваться следующие унифицированные формы:
Формы заполняются с учетом требований, предъявляемых действующим законодательством к ведению бухгалтерского учета на территории РФ.
Служебное задание
Основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку является служебное задание (форма Т-10а). Унифицированная форма Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении (приложение 1).
Служебное задание подписывается непосредственным руководителем командированного работника и самим работником. После этого служебное задание передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 или Т-9а.
Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).
По итогам командировки в служебном задании отражается краткий отчет о его выполнении. Результаты командировки утверждаются непосредственным руководителем командированного работника, а также руководителем организации и (или) обособленного подразделения, в котором работает командированный работник.
Приказ о направлении работника в командировку
Форма Т-9 – приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку – является унифицированной формой первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Форма Т-9а используется для оформления и учета, если в командировку направляются одновременно несколько работников.
В приказе (распоряжении) указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, должность (профессия), а также цель, место командировки и срок командировки в календарных днях.
По общему правилу, при направлении работника головной организации в командировку в филиал готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы – другое уполномоченное лицо), а подписывает – руководитель организации или уполномоченное им лицо (приложение 2). В обособленном подразделении приказ готовит то должностное лицо, которое в силу своих должностных обязанностей ведет кадровый и иной документооборот обособленного подразделения.
Постановлением от 05.01.04 № 1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике обычно делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации.
Работник знакомится с приказом, что подтверждается его личной подписью.
Приказ о направлении работника обособленного подразделения в командировку в головной офис организации оформляется аналогичным образом (приложение 3).
Доверенность на подписание приказа
Право подписания приказа о командировке работника обособленного подразделения зависит от объема полномочий, предоставленных руководителю обособленного подразделения. Следует отметить: какие бы права ни предоставлялись по трудовому договору и (или) должностной инструкции руководителю обособленного подразделения, объем прав должен в обязательном порядке закрепляться в доверенности (приложение 4). Так, в ст. 55 Гражданского кодекса РФ закреплено, что руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности. Именно доверенность в соответствии со ст. 185 ГК РФ является документом, подтверждающим письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
Командировочное удостоверение
Командировочное удостоверение (приложение 5) выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (или другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку, оно является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.
Первую запись о выбытии командированного с места работы делает сотрудник кадровой службы (или бухгалтерии), выписывая командировочное удостоверение. Далее записи вносятся в каждом месте, куда работник прибывает (и откуда соответственно выбывает). Последнюю запись – о прибытии на постоянное место работы – опять же ставит работник кадровой службы (бухгалтерии) организации (обособленного структурного подразделения).
Читатель задает вопрос
Нужно ли оформлять одновременно и приказ о направлении в командировку, и командировочное удостоверение?
По сути оба документа являются распоряжением руководителя и указывают цель командировки.
В письме Минфина России от 26.12.05 № 03-03-04 / 1 / 442 говорится следующее. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение, во-первых, подтверждают производственный характер командировки, во-вторых, являются документами, на основании которых определяется ее продолжительность. То есть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение.
Организация может в локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных командировках) установить перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и (или) выдача ему командировочного удостоверения. Следовательно, составлять два документа необязательно.
Однако данные разъяснения Минфина России представляются спорными в связи с тем, что оформление приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку и командировочного удостоверения на основании Постановления от 05.01.04 № 1 является обязательным.
Пункт 2 Инструкции, предусматривающий, что выдача командировочного удостоверения является обязательной, а издание приказа о направлении в командировку – факультативно, также нельзя признать действующим, в силу существующего противоречия с Постановлением от 05.01.04 № 1.
Кроме того, такой подход способен нанести вред налогоплательщику, если он решит не составлять командировочное удостоверение, ограничившись приказом руководителя. Дело в том, что отсутствие командировочного удостоверения может служить основанием для возникновения спора с налоговой инспекцией в отношении учета командировочных расходов, ввиду отсутствия подтверждения пребывания сотрудника в пункте назначения в указанные сроки.
Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности та или иная организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.
Обратите внимание! Если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, командировочное удостоверение можно не выписывать
Отъезд работника в командировку отражается в журнале учета работников, выбывающих в командировки из соответствующей организации (обособленного структурного подразделения) (приложение № 2 к Инструкции). В журнал заносятся сведения: фамилия, имя, отчество командированного работника, занимаемая им должность, номер выданного командировочного удостоверения, дата отъезда и возвращения и др.
Прибытие работника отражается в журнале учета работников, прибывающих в командировки в организацию (обособленное структурное подразделение) (приложение № 3 к Инструкции), содержащем аналогичные сведения. Обычно ведение такого журнала возлагается на работника кадровой службы или секретаря.
По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе и представляет его в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом (форма АО-1).
Мнение эксперта
В. И. Андреева, канд. истор. наук, профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия, член Комитета по трудовому законодательству НСК
Документирование процедуры направления работника в служебную командировку является составной частью кадрового делопроизводства, порядок ведения которого зависит от организационной структуры юридического лица. Различают две формы ведения кадрового делопроизводства: централизованную и децентрализованную.
Выбор формы делопроизводства напрямую связан с принятой в организации системой делегирования полномочий. Как правило, руководитель обособленного структурного подразделения наделяется полномочиями по приему, переводу (внутри обособленного подразделения) и увольнению работников этого подразделения.
Целесообразно передать руководителю обособленного подразделения и право направления работников в командировки в головной офис организации. При этом инициатива такой командировки может принадлежать как руководителю организации, так и руководителю обособленного структурного подразделения.
При названном распределении полномочий применяется децентрализованная система кадрового делопроизводства, т. е. документирование соответствующих функций кадровой службы осуществляется в обособленном структурном подразделении. Таким образом, все документы, связанные с направлением в командировку в головной офис работника обособленного подразделения (служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение), будут оформляться в самом подразделении, что представляется весьма логичным и с позиций бухгалтерского делопроизводства, связанного с проводками по средствам на командирование работников, последующей отчетности и налогообложения.
Из головного офиса при необходимости в обособленное структурное подразделение будет направляться приказ или распоряжение (в виде надлежащим образом заверенной копии или факса) о направлении работника подразделения в командировку в головной офис.
Методика документирования процедуры направления в командировку в головной офис работника обособленного подразделения, при которой приказ о командировании готовится в головном офисе, представляется менее удачной и не вполне естественной с точки зрения взаимодействия кадровой службы обособленного подразделения с бухгалтерией этого подразделения.
Пример оформления служебного задания для направления работника в командировку в обособленное структурное подразделение и отчета о его выполнении
Пример оформления приказа о направлении работника в командировку из головной организации в филиал (обособленное структурное подразделение)
Пример оформления приказа о направлении работника филиала (обособленного структурного подразделения) в командировку в головную организацию
Образец доверенности, выдаваемой руководителю филиала юридического лица на право направления работника в командировку
Пример оформления командировочного удостоверения о направлении в командировку в обособленное структурное подразделение
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
Читайте также: