Нужно ли сдавать отчет по сотрудникам на удаленке
Обновлено: 19.04.2024
Если вы задумываетесь о самозанятости в бухгалтерской сфере или планируете подработку в декрете, вам будет интересно узнать об инструментах, которые ежедневно использует бухгалтер, работающий удаленно.
Выгодно ли работать дома
Для бухгалтера работа дома дает возможность сотрудничать с несколькими организациями. Заработать можно больше, но вырастет и нагрузка. Оплата труда напрямую зависит от количества организаций, систем налогообложения и сложности работы. Если вести учет двух-трех малых организаций на УСН без каких-либо сложностей, то вряд ли удастся зарабатывать намного больше, чем бухгалтеры, работающие в офисе. Если же у организаций ОСН либо имеется сложная специфика, то грамотный специалист может зарабатывать в два раза больше, работая дома.
В целом, можно выделить следующие плюсы:
можно взять дополнительную работу;
не надо тратить время на дорогу к рабочему месту;
не нужно тратить деньги на дорогу и питание вне дома;
можно совмещать с домашними делами при острой необходимости.
общение с коллегами сведено к минимуму, сложнее вести переговоры по рабочим вопросам;
фактически отсутствует социальная жизнь;
нужно использовать личное оборудование и ресурсы (электроэнергия).
Как происходит взаимодействие
Рабочий процесс организуется максимально удобно для обеих сторон. Чаще всего для работы бухгалтер использует личный компьютер и другое необходимое оборудование (принтер, сканер, рабочий стол и кресло). Если же какого-либо оборудования для работы не хватает – работодатель может обеспечить им бухгалтера. При этом оно будет являться собственностью компании.
Основная масса рабочих вопросов решается при помощи мессенджеров и телефонных разговоров. Для обмена электронными документами используется электронная почта. Очень удобно, когда настроено удаленное подключение к серверам компании, чтобы бухгалтер имел доступ к внутренним документам.
Конечно же, без визитов в офис все равно не обойтись. Есть встречи (совещания), на которых должен присутствовать бухгалтер, иногда необходимо обмениваться бумажными версиями документов.
Конечно, работа дома к тому же связана с определенными рисками. Бывают ситуации, когда невозможно решить срочный вопрос ввиду того, что коллеги не выходят на связь. К примеру, бухгалтеру нужны подтверждающие документы для представления в банк, а сотрудник, ответственный за их оформление, не отвечает на звонок. Из-за этого решение вопроса может затянуться.
Также бывают ситуации, когда документы или печать, которые хранятся у бухгалтера, срочно нужны в офисе, без предупреждения заранее. А бухгалтер в этот момент уехал по рабочим вопросам на несколько часов. Из-за подобных ситуаций запланированный график работы бухгалтера приходится перестраивать и в срочном порядке возвращаться домой.
Какие программы используются
В работе бухгалтера на дому пригодятся несколько программ и сервисов.
Для бухгалтера, который осуществляет свою деятельность на дому и ведет учет нескольких организаций, сервис удобен тем, что в одной учетной записи можно разместить несколько программ.
При удаленной работе очень удобно использовать сервис Google Таблицы. Он используется бухгалтером для внутренних отчетов руководителю и для совместной работы с коллегами над документами. Однако, когда информации в них слишком много, они могут зависать, к тому же надо убедиться, что все, кто имеет доступ к редактированию данных, относится к этому сознательно.
Оформление трудовых отношений
Трудовые отношения на дому могут быть оформлены несколькими способами. Самый распространенный и удобный способ – заключение трудового договора. Оформление происходит по ТК РФ и практически не отличается от оформления работника, занятого в офисе. Единственным отличием будет место работы, прописанное в договоре.
Если же бухгалтер ведет бухгалтерский учет нескольких организаций, то все последующие трудовые договоры оформляются по совместительству.
Реже отношения с бухгалтером оформляются договором гражданско-правового характера. Он имеет существенные отличия от трудового договора. Такое оформление предусматривает больше свободы действий для бухгалтера (график работы, самостоятельный выбор способа выполнения работы), но при этом не предусматривает оформления на должность и социальных гарантий.
Иногда сотрудничество с бухгалтером не оформляется официально – однако это несет риски для обеих сторон. Особенно, когда речь пойдет об ответственности за ошибки в учете.
Теперь это можно делать, только если поменялся состав работников на дистанционке. Но отчёт нужно сдать в этот же день.
Московские работодатели могут не сдавать отчёты о переводе сотрудников на дистанционную работу каждую неделю. Теперь они должны отчитываться, только когда меняют состав работников на удалёнке, следует из указа мэра Москвы Сергея Собянина от 15 октября.
Работодатель должен подать отчёт в тот же день, когда переводит кого-то на удалёнку или возвращает на рабочее место.
В случае отсутствия изменений в представленных сведениях о работниках (исполнителях по гражданско-правовым договорам) еженедельное представление таких сведений не требуется.
При изменении сведений о работниках (исполнителях по гражданско-правовым договорам) представление актуализированных сведений производится в день принятия соответствующего решения.
Мэр также уточнил, как соблюдать ограничения, если сотрудники работают посменно или чередуют удалёнку с посещением работы. В таких компаниях на рабочем месте должно быть не больше 70% работников. Посменно работают, например, магазины и заведения из сферы услуг.
В первый день работы сервис для сбора данных о переведённых на удалёнку сотрудниках дал сбой. В мэрии неполадки связали с работодателями, которые подали сведения в последний момент.
Хотите сделать человека счастливым? отнимите у него все что есть,а потом верните обратно (с)
. а потом часть отнятого верните обратно). (с)
судя по всему, человек пометил копирайтом именной свой вариант фразы
Я правильно понимаю, что эти отчеты тем не менее как-то связаны с будущими штрафами (при этом не физ лиц, а именно работодателей), если тот, кто заявлен как удаленный сотрудник, будет замечен не дома?
Иначе, зачем это все?
Больше похоже на имитацию какой-то деятельности, пока меняются бордюры из прошлогодней коллекции.
Да, думаю, вы правы
Кстати, а где-то закреплено, что удаленка=дом? Может у меня нет условий для работы дома и я хочу работать в условной кафешке рядом? Или в коворкинге?
Закреплено. Удалёнка оформляется доп.соглашением к трудовому договору, в котором указывается место удаленной работы (фактический адрес)
ТАк доп соглашения к трудовому отменили, теперь только приказ работодателя
живем как при Андропове прям ;)
штрафы за ложную удаленку, а не самоцель штрафы. но штрафы ошибочные конечно будут. цель разгрузить транспорт на 30% хотябв
Собянин разрешил бизнесу работать
Собянин приказал бизнесу перевести 30% на удаленку
Собянин приказал сдавать отчёты
Собянин разрешил не сдавать отчёты
Мэр Москвы разрешил бизнесу не сдавать отчёты о сотрудниках на удалёнке каждую неделю, т.к. это может снизить качество ежедневных отчетов)
А жареных гвоздей не хочешь, нет?
Ой спасибо, Сергей Семенович, за доброту вашу!
ссс: бизнес обязан сдавать отчёты
бизнес: кладёт болт
ссс: разрешаю бизнесу не сдавать отчёты
Купи козу!
А теперь продай козу!
А было бы весело, если каждый понедельник сайт бы падал 😂. А так как-то скучно теперь, нечем будет заняться на работе по понедельникам 😂
Теперь он будет падать ежедневно!
спасибо, благодетель наш. смиловался
Неужели, теперь можно вернуться к работе?
Нет, теперь пора готовиться к QR-кодам на входе (пока запущено в тестовом режиме для баров)
Московские джентльмены никогда не обманывают? Почему бизнес не может просто на мэрию передать какой-нибудь левак по сотрудникам?
Про ночные клубы в указе не доработали. На мой взгляд, проще было бы обязать бизнес подавать данные о сотрудниках, посещающих ночные клубы. Это нормальные взаимоотношения сотрудника и работодателя, сотрудник обязан предоставить такую информацию по требованию, она не является персональной, все равно он выложит селфики где только можно. А главное - не пришлось бы пилить QR-кодовку, тот же экселевский парсер бы и работал себе, как работает.
для подачи отчет нужна электронная подпись, которая во-первых стоит денег, а во-вторых ее нигде быстро не делают, везде очереди и тд )
ИП разрешили сдавать без подписи. А как живут юр. лица без ЭП в 2020 я вообще не представляю.
бухгалтера возят бумажки в налоговую как 10 лет назад и все.
За последние 9 лет у 14 юрлиц (где работал или точно знаю как сдают отчетность) у всех была ЭП на директора который всё через сервисы типа такскомовского референта (спринтера ) или контуровского экстерна сдавали отчётность. А в одной конторе нужно было поставить на учет погрузчик в 17 году, так сказали идите на мос.ру и в электроном виде делайте, бумагу (которую ещё в 5 году принимали )уже не приняли.
PS Ещё же в ПФР нужно сдавать.
Интересно, Собянин как-то своих плиткоукладчиков тоже на удаленку переведет?
А у бизнеса нет какого-то консолидированного выражателя их мнения? То есть какой-то ньюз-мейкер бы заявил со страниц СМИ, что бизнес посовещался и принял решение отказать Собянину. Можно ведь не подчиняться или в московии древняя византийско-татарская окупационная особенность не спорить с властью? Любой конфликт можно проэкскалировать. Хоть, это новогородская модель, а столица у вас в Москве. Я бы, кстати, когда взял власть перенес бы столицу в Великий Новгород. Не московия, не петербургская империя, а старый демократический вечевой путь. Очень символично или массы не на столько искушенные в политической истории собственной страны? Можете скупать недвижимость в этом депрессивном городе - скоро там будет столица.
Кстати, а как быть с проститутками? Как идентифицировать их клиентов, когда де-юре проституция вне закона?
Лучше небольшие послабления, чем никаких, но. Москвичей, по-моему, зажали уже по самое "не хочу". Боятся выйти из дома. Боятся сказать лишнего по телефону. Телефонов имеют несколько. чтобы выходить можно было. Грустная картина.
каждый раз жду, какие антинародные меры они еще придумают, и каждый раз им удаётся удивить.
Кто обязан перевести сотрудников на удалёнку и сдавать отчёт
Исключение — организации, поименованные в п. 11.1 Указа:
- оборонно-промышленного комплекса, авиастроения;
- входящие в состав государственной корпорации космической деятельности "Роскосмос";
- входящие в состав государственной корпорации по атомной энергии "Росатом";
- осуществляющие работу по государственному оборонному заказу;
- электронно-технической отрасли, обеспечивающие деятельность указанных организаций;
- здравоохранения и иные организации, определенные штабом по мероприятиям по предупреждению завоза и распространения инфекции, вызванной коронавирусом 2019-nCoV в г. Москве.
Перевести на удалённый режим нужно не меньше 30% персонала, а также сотрудников старше 65 лет и с хроническими заболеваниями по перечню, утверждённому Приказом Департамента здравоохранения г. Москвы № 1117 от 25 сентября 2020 г.
Работодатель сам решает, кого именно переводить. Не переводят на дистанционный режим сотрудников, чьё присутствие критически важно для деятельности организации, без которых появится угроза жизни или здоровью граждан, ущерб имуществу, грозит сбой в работе непрерывно действующих или опасных производств.
Отчёты создаются автоматически на основе введённых вами данных. Вы получаете готовые документы без опечаток, неточностей и ошибок, которые часто бывают при ручном заполнении бланков.
Новый отчёт о дистанционных сотрудниках нужно сдавать каждую неделю по понедельникам.
За нарушения работодателей могут оштрафовать по статье 20.6.1 КоАП РФ.
Это от 30 000 до 50 000 рублей для ИП и от 100 000 до 300 000 рублей для организаций.
ИП без сотрудников новый отчёт сдавать не должны. ООО, где есть только учредитель без трудового договора, тоже не сдают этот отчёт. Он только для работодателей.
Внимание! Сотрудников, оформленных не по трудовым, а по гражданско-правовым договорам, включать в отчёт нужно. Если у организации или ИП есть хотя бы один работник на ГПД и нет ни одного в штате, отчёт сдавать всё равно нужно.
Форма и порядок заполнения отчёта
Форма приведена приложении № 4 к Указу Мэра г. Москвы № 12-УМ от 5 марта 2020 г. В неё вносят реквизиты организации, общее число сотрудников и отдельно число сотрудников, работающих очно и удалённо.
По сотрудникам, которых перевели на удалёнку, нужно дополнительно заполнить таблицу с указанием их телефона, номера машины и реквизитов социальных карт.
Образец заполнения перечня сведений о работниках
На тех, кто продолжает трудиться на рабочем месте, приложение заполнять не нужно.
Образец заполнения приложения
Подписывать форму и заверять печатью не нужно.
Проблема может возникнуть, если у вас нет нужных сведений на работника, а он отказывается их предоставлять.
Мэрия Москвы разъясняет, что обязанность по предоставлению сведений распространяется не только на организации, но и на их персонал, и что по статье 189 ТК РФ работники обязаны соблюдать дисциплину труда.
Но если сотрудник всё-таки откажется, работодатель не сможет передать сведения.
Ещё одна проблема: номер телефона сотрудника можно отнести к персональным данным. В отчёте хоть и не упоминаются ФИО сотрудников, но в совокупности с местом работы, телефоном, номером машины и номером социальной карты человека можно идентифицировать.
В этой ситуации вряд ли работодателей будут привлекать к ответственности за распространение персональных данных без согласия работника, но рекомендуем всё-таки заручиться таким согласием на всякий случай.
Образец запроса
Согласие или отказ сотрудника могут выглядеть так:
Образец ответа сотрудника о согласии или несогласии предоставить данные
Если сотрудник откажется давать информацию, его письменный ответ будет правомерным обоснованием, почему вы не предоставили сведения на него.
В таких случаях лучше не оставлять форму приложения пустой. Таблица будет обрабатываться автоматически, поэтому, чтобы её приняли в обработку, обязательные поля нужно заполнить читаемыми символами, а не оставлять пустыми и не ставить прочерки.
1. Первым делом нужно создать оперативный штаб по организации удалённой работы компании. Рекомендуемая численность оперативного штаба для небольших компаний – два-три человека, в средних и больших организациях – по одному сотруднику от крупного подразделения. На старте работы штаб должен сделать следующее:
Определить, кто за что отвечает в работе оперативного штаба.
Определить регламент работы и планёрок/заседаний. Понять, как проводить планерки: очно, в формате видео-конференций, по мобильной связи или в смешанном варианте.
2. Очень важно продумать и расписать два варианта работы компании:
План А: часть сотрудников работает удалённо, часть в офисе.
План Б: перевод всей компании на удалёнку.
3. Оперативному штабу целесообразно не только генерировать свои предложения, но и по возможности собрать предложения от сотрудников/подразделений и проанализировать, как перестроить текущие процессы работы, можно ли придумать и быстро развить новые направления. Пример вопросов к обсуждению:
Работа с клиентами, продажи:
Встреч с клиентами не будет, чем их заменить?
Клиентов необходимо сохранить, как это сделать?
Продажи возможно упадут, чем заместить выпадающие доходы? Как пережить это время?
Что предлагать клиентам, что в текущих условиях будет востребовано?
Умеете ли вы проводить вебинары и выкладывать видео? Умеете ли собирать клиентов на эти онлайн-мероприятия, писать в соцсетях и получать отклики? Если этих компетенций нет, необходимо срочно осваивать инструменты онлайн-общения с пользователями.
Бизнес-процессы, удалённая работа с сотрудниками:
Как перевести сотрудников на удалёнку?
Как выстроить постановку задач и контроль их выполнения?
Что делать с теми, кто не сможет работать удалённо, но будет вынужден оставаться дома – обучить их? Предложить другие варианты работы? Какие именно?
Как оптимизировать затраты?
Если будет кассовый разрыв - чем в этом случае платить зарплату?
Как настроить еженедельный анализ финансовой ситуации? Если нет удобных отчётов – срочно разработать (и такие же отчёты можно рекомендовать клиентам).
Как проводить анализ эффективности направлений, подразделений, сотрудников?
Как не допускать просроченной дебиторки?
4. По каждому подразделению необходимо определить бизнес-процессы, которые не могут останавливаться из-за перехода на удалённую работу и те, которые можно временно заморозить/притормозить. По критичным процессам назначить ответственных и их исполнителей.
5. Если к текущему моменту возможность удалённой работы уже имеется, то нужно провести инвентаризацию техники: возможно у кого-то из сотрудников дома нет ноутбука или компьютера, или компьютер есть, но нет гарнитуры и камеры для видеосвязи. Продумайте, что из текущей техники можно выдать временно сотрудникам.
6. Если возможности удалённой работы нет, её требуется срочно организовать. Самый простой способ для тех, кто ещё не в теме, - доступ к рабочим компьютерам с домашних как к удалённым рабочим столам. В этом случае в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один сотрудник для перезагрузки зависших компьютеров и т.п.
Полезные рекомендации для тех, кто не знает, как организовать удалённый доступ:
Подключите какие-либо средства удалённого доступа. Правда, эти сервисы почти все платные, а бесплатные ограничивают длину сеанса (подробнее читайте тут );
Выгрузите документы в облака.
Уточните у своих интернет-провайдеров, возможно, они предлагают услугу по организации vpn для своих клиентов.
7. В большинстве компаний часть документооборота бумажная, поэтому надо продумать, как с ним работать. Как собирать подписи и печати? Можно ли быстро перевести в электронный документооборот (ЭДО)?
Для ЭДО, например, для сдачи отчётности в электронном виде, используются электронно-цифровые подписи, надо убедиться, что с удалённых компьютеров они будут нормально работать.
8. Необходимо собрать актуальные контакты сотрудников:
Номера мобильных телефонов;
Номера мобильных телефонов близких людей на случай, если с сотрудником на удалёнке не удаётся связаться.
9. Важно учесть юридические особенности оформления удалённой работы. По Трудовому кодексу РФ, дистанционная работа должна оформляться локальными актами и заявлениями сотрудниками о переводе на удалённую работу (подробно можно прочитать тут ). Если такой возможности нет, просите сотрудников написать заявление от руки, поставить подпись, сфотографировать и прислать. Перед этим определитесь, кому эти заявления нужно присылать и по каким каналам связи.
10. Запросите сотрудников, есть ли у них дома интернет. Тем, у кого его нет, предложите срочно решить этот вопрос, выбрать оператора, тариф и срочно подключить, раздача интернета через мобильный телефон не всегда позволяет работать на компьютере с нормальной скоростью. Обратите внимание сотрудников, что будет много желающих работать дома и возможны перебои/замедление скорости интернета.
11. Пропишите следующие моменты:
Какие задачи стоят перед каждым сотрудником (со сроками и KPI).
Какое оборудование и другие ресурсы необходимы для их выполнения. Проверьте, есть ли оно у сотрудника, настроено ли, есть ли вопросы и сложности по настройке.
Как сотрудники будут фиксировать рабочее время и отчитываться о выполненной работе.
Что делать в случае, если что-то пошло не так, к кому обращаться.
13. Удалённая работа требует от руководителя чёткого выстраивания процесса взаимодействия с сотрудниками, но одновременно это возможность попробовать новый формат взаимодействия с подчинёнными, по-новому выстроить рабочий процесс и прокачать свои управленческие навыки.
Рекомендации руководителю по работе с сотрудниками на удалёнке:
Если в офисе ежедневно утро начиналось с планёрки, то в то же время проводите её и удалённо (как принято в подразделении: общую или один на один). Другие регулярные процедуры тоже целесообразно восстановить.
Доводите до сотрудников расписание созвонов/чатов на день (руководители обычно знают своих специалистов: кому необходимо более частое общение, а кому достаточно утро-вечер или один-два раза в неделю).
Делайте рассылки по своим сотрудникам: в небольших компаниях – общефирменные, а в больших фирмах - и внутри отделов, разъясняйте текущую ситуацию, давайте инструкции по работе. Ситуация меняется ежедневно, поэтому инструкции тоже могут меняться.
Создайте или актуализируйте регламенты: например, что руководители всех уровней должны проверять корпоративную почту не реже одного раза в час, сотрудники не реже одного раза в два часа и т.д.
Если у сотрудника маленький ребёнок и его не с кем оставить – нужно понимать, что в этом случае вряд ли получится эффективно работать, предложите брать отпуск или дни за свой счёт, а работу этого сотрудника нужно перераспределить или отложить, если есть возможность.
Руководителям полезно оказывать сотрудникам дома в непривычной для них рабочей обстановке моральную и психологическую поддержку. Не допускайте ситуаций, когда с кем-то из сотрудников вы неделю контактируете только по электронной почте, хотя раньше регулярно общались лично.
Не забывайте поздравить сотрудника с днём рождения или юбилеем работы в компании – это точно будет приятно, а маленький виртуальный подарок от руководителя и коллег может дополнительно поднять настроение.
Не допускайте паники и пережёвывания сотрудниками негативных новостей, вселяйте в них оптимизм.
Недвусмысленно дайте понять сотрудникам, что удалённая работа – это такая же работа, с коммуникациями и результатом не хуже чем в офисе. Объясните, что не у всех может быть достаточно самоорганизации – и некоторым напрягаться придётся больше. Рабочий день – такой же, как в офисе, всё это время сотрудник должен быть на связи и оперативно реагировать на обращения.
Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в Facebook .
biz360
Читайте также: