Нужно ли регистрировать заявления о переходе на электронные трудовые книжки

Обновлено: 18.05.2024

В 2020 г. в ТК РФ внесены существенные корректировки. Они касаются перехода от бумажных трудовых к электронному формату этих документов. Данный момент отражен в Законе от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ, вступившем в действие с 1 января.

В связи с пандемией механизм перевода на электронные трудовые был изменен. Рассмотрим все изменения по ЭТК в 2020 году.

Изменение ст. 65 ТК РФ

В новой редакции ст. 65 ТК РФ содержится скорректированный перечень документов, представляемых сотрудником работодателю для оформления трудового соглашения. Согласно изменениям он вправе представить при трудоустройстве не только бумажную трудовую, но и сведения о трудовой деятельности (СТД).

Формулировка обновленной ст. 65 ТК РФ предполагает, что сотрудник для устройства на работу вправе предоставить и трудовую книжку, и СТД. Соответственно, начиная с текущего года, новый сотрудник при приеме передает:

  • бумажную трудовую;
  • СТД;
  • и бумажную трудовую, и СТД.

Новая ст. 66.1 ТК РФ

В ТК введена новая ст. 66.1, в которой установлено понятие, содержание и требования к СТД, иными словами - к электронным трудовым книжкам (ЭТК).

Согласно данной норме законодательства, указанные сведения - это информация о деятельности и стаже сотрудника, подлежащая включению в базу ПФР (отчет СЗВ-ТД). К такой информации относятся данные о застрахованном лице, месте работы, переводах на иную должность, увольнении с указанием основания расторжения трудового соглашения.

Самые частые вопросы, которые мы решаем в течении 1 часа:

В ст. 66.1 указаны также и варианты получения сотрудником СТД:

  • у работодателя по последнему месту работы. Информация представляется только за период работы в этой компании. Сведения передаются на бумаге и заверяются надлежащим образом или в электронном формате и подписываются ЭЦП (если есть);
  • в МФЦ. Сведения представляются на бумаге и заверяются надлежащим образом;
  • в ПФР. Информация передается на бумаге и заверяется надлежащим образом или в электронном формате и подписывается ЭЦП;
  • через портал Госуслуг. Информация представляется в электронном формате и подписывается ЭЦП.

Если сотрудник запрашивает сведения у работодателя, то в заявлении он указывает, какой именно формат представления информации нужно использовать (бумажный или электронный). Срок представления сведений при получении заявления от сотрудника - 3 рабочих дня с момента подачи заявления. При увольнении сотрудника работодатель также должен передать ему сведения о трудовой деятельности - в день расторжения трудового договора.

Для представления сведений используется специальная форма документа СТД-Р, регламентированная Приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 г. № 23н.

Взаимодействие с ПФР

Все работодатели, начиная с 2020 г., обязаны отчитываться в ПФР, сдавая форму СЗВ-ТД, регламентированную Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 г. № 730п.

Отчет следует представлять в срок до 15-го числа месяца, идущего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие или же сотрудником передано заявление о формате ведения трудовой книжки или о представлении информации о трудовой деятельности.

Если работодатель представляет сведения в ПФР впервые на конкретного сотрудника, он также обязан одновременно с этим передать информацию о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 г. у этого же работодателя.

Важно! Если по конкретному сотруднику в 2020 г. не произойдет никакого кадрового мероприятия, то в срок до 15 февраля 2021 г. работодатель обязан передать в ПФР информацию о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 г. у данного работодателя.

С 2021 г. при наступлении какого-либо кадрового мероприятия сведения будут представляться в срок не позже 15-го числа месяца, следующего за отчетным. При увольнении или приеме такая информация будет передаваться в срок не позднее следующего дня после издания приказа о приеме или увольнении работника.

Изменение ст. 84.1 ТК РФ

Чиновники внесли изменения в ст. 84.1 ТК РФ, которая касается порядка оформления расторжения трудового соглашения. Согласно внесенным поправкам, в день расторжения отношений работодатель должен не только выдать окончательный расчет, но и передать сотруднику его трудовую книжку или же сведения о трудовой деятельности (именно в этой компании).

При расторжении трудового договора записи в документы (трудовую книжку и сведения) о причинах и основании вносятся в точном соответствии с трудовым законодательством. При этом также указывается ссылка на норму закона, на основании которой произведено расторжение договора.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ В 1С ЗУП

Непосредственно сама ЭТК в программе 1С не создается, однако программное обеспечение необходимо для формирования определенных сведений.
Во-первых, это касается информации, которая должна передаваться не позднее 15-го числа. Во-вторых, это связано с представлением отчетности по формам СЗИ-ТД и СЗВ-ТД, которые можно сделать с помощью сервиса 1С-Отчётность.

Переход на ЭТК

Каждый работодатель должен уведомить своих сотрудников о переходе на ЭТК и о необходимости подать заявление на выбор формата ведения трудовой книжки. Сделать это нужно в письменной форме под подпись работника о получении уведомления.

Изначально срок передачи работодателем уведомлений был установлен до 30 июня 2020 г. Однако в связи с распространением коронавирусной инфекции и фактической приостановкой деятельности многих хозяйствующих субъектов срок был перенесен на 31 октября 2020 г.

Важно! Работодателю нужно в локальной документации отразить способы уведомления своих сотрудников. При этом необходимо учитывать мнение профсоюза или представительного органа работников (при его наличии в компании).

Работодатель указывает в уведомлении, что работник должен выбрать формат ведения трудовой книжки и подать соответствующее заявление не позже 31 декабря 2020 г. Рекомендуется также в таком уведомлении указать, как именно работник подает заявление и какому сотруднику (например, секретарю, начальнику, или кадровому специалисту).

Если до 31 декабря 2020 г. сотрудник не передаст работодателю заявление о выборе ведения трудовой книжки, этот документ нужно продолжить заполнять в бумажном виде. Если сотрудник выберет электронный формат, то бумажный документ нужно ему выдать. При этом в нем нужно сделать запись о том, что сотрудник передал заявление на ведение ЭТК (на представление СТД). Также сотрудник должен расписаться в журнале учета движения трудовых книжек, что документ передан ему лично в руки.

Лишь после окончательной выдачи бумажной трудовой на руки сотруднику работодатель освобождается от обязанности заполнять и сохранять документ.

Внимание! При устройстве с 1 января 2021 г. нового сотрудника, не имевшего ранее бумажной трудовой, на него не нужно заполнять этот документ. При устройстве нового сотрудника, имеющего бумажную трудовую, регистрация и заполнение документа происходит в обычном порядке.

Остались вопросы по переходу на электронные трудовые книжки? Закажите консультацию наших специалистов!

С 2020 года начался постепенный переход на электронные трудовые книжки и у работодателей в связи с этим появляется много хлопот и обязанностей. Много и вопросов. Что будет с бумажными книжками? Как и когда перейти на электронные трудовые? Обязательно ли это и что именно делать работодателям? В этой статье разложим все по полочкам и ответим на частые вопросы.

  • Что такое электронная трудовая книжка?
  • Закон об электронных трудовых книжках с 1 января 2020 года
  • Преимущества электронной трудовой книжки
  • Что будет с бумажными трудовыми книжками
  • Какие сроки установлены для перехода на электронные трудовые книжки?
  • Как будет переноситься информация со старых трудовых книжек
  • Новый отчет СЗВ-ТД
  • Новый отчет СТД-Р
  • Этапы перехода на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция
  • Другие вопросы по ЭТК
    • Нужно ли заводить бумажные трудовые в переходном 2020 году?
    • Нужно ли специальное ПО для перехода и ведения ЭТК?
    • Кто будет иметь доступ к сведениям по ЭТК?
    • Как получить сведения о своей трудовой деятельности?
    • Что делать тем, кто по во время перехода на ЭТК не имел трудовых отношений?

    За 20 минут научим формировать документы в 2 клика

    Что такое электронная трудовая книжка?

    Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой, где будет отображаться вся та же информация, что и в сегодняшних бумажных книжках. За исключением информации об образовании и награждениях – их в электронном аналоге не будет.

    Все данные о трудовой деятельности граждан будут собраны в информационной системе Пенсионного фонда, которую начали формировать с 2020 года. Для этого работодатели должны будут передавать в ПФР все сведения о кадровых изменениях.

    Вся информация по электронным трудовым книжкам за 15 минут в нашем экспертном видео:

    Закон об электронных трудовых книжках с 1 января 2020 года

    Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019г. об электронных трудовых книжках вступил в силу с 1 января 2020 года. Закон вносит изменения в Трудовой кодекс в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

    Преимущества электронной трудовой книжки

    Электронную трудовую книжку, в отличие от бумажной, нельзя потерять. Человек всегда сможет получить актуальные и достоверные сведения о своей трудовой деятельности из информационной базы ПФР. Ему не придется делать и заверять копии цифровой трудовой для различных инстанций, плюс станет проще устраиваться на дистанционную работу.

    Работодателям с 2021 года больше не придется заводить, вести и хранить бумажные трудовые книжки. Исключение – случаи, когда сотрудник не захотел отказываться от бумажной. Тогда работодателю придется соблюдать и старый, и новый порядок.

    Что будет с бумажными трудовыми книжками

    После 1 января 2021 года работодатели выдадут бумажные трудовые книжки на руки сотрудникам. Но только тем из них, кто выберет электронный вариант трудовой и напишет соответствующее заявление до конца 2020 года.

    Если сотрудник не захочет отказываться от бумажной трудовой, у него будет и бумажная, и электронная. Работодатели по-прежнему будут вести трудовую на бумаге, а параллельно будут подавать сведения обо всех кадровых изменениях в информационную базу ПФР. Если этот сотрудник сменит работу, новый работодатель также будет обязан продолжать вести его бумажную трудовую и хранить ее у себя.

    В любой момент человек, оставивший бумажную трудовую, сможет написать заявление и перейти только на электронный вариант, тогда старую ему выдадут на руки.

    Но возможность сохранить бумажную трудовую есть только у тех, кто уже ее имеет или впервые устроится на работу в этом году. С 2021 года бумажные трудовые на новых сотрудников заводить перестанут, и у тех, кто устраивается на работу впервые, выбора не остается: будет только цифровой вариант.

    Для того, чтобы уже работающие сотрудники знали о предстоящих изменениях и о своем праве оставить бумажную трудовую, работодатели обязаны известить их об этом письменно, попросить определиться с выбором и написать заявление до конца 2020 года. Подробнее об этом чуть ниже в пошаговой инструкции о переходе на ЭТК.

    Какие сроки установлены для перехода на электронные трудовые книжки?

    2020 год – переходный. В этом году начинают наполнять информационную базу ПФР сведениями о трудовой деятельности. В связи с этим у работодателей появляются обязанности, о которых расскажем чуть ниже.

    Переход трудовых в виртуальное пространство завершится к 01.01.2021 года.

    Как будет переноситься информация со старых трудовых книжек

    Со старых книжек работодатели передадут в электронную базу Пенсионного фонда только информацию о последнем месте работы. Для этого есть новый отчет СЗВ-ТД.

    Правда, по этой информации можно узнать стаж и название компании, а вот занимаемую должность – нет. При устройстве на новую работу человек сможет подтвердить должности, которые занимал до 2020 года, только по бумажной трудовой, которая будет у него на руках. В электронных трудовых такой информации не будет.

    Учёт от 2100 рублей в месяц

    Новый отчет СЗВ-ТД

    Подробно о новом отчете, кто и когда его должен сдавать и как заполнять, мы рассказали в этой статье. Здесь расскажем коротко о главном.

    Ежемесячный отчет СЗВ-ТД нужен для наполнения электронной базы ПФР сведениями о трудовой деятельности. Первый раз работодатели его сдадут в феврале 2020 года, но не все, а только часть из них.

    Дело в том, что в 2020 году отчет нужно сдавать только тем работодателям, у которых в отчетном месяце появились основания для этого.

    Вот эти основания:

    1. Компания приняла нового сотрудника, уволила или перевела сотрудника внутри компании.
    2. Кто-то из сотрудников сдал заявление о выборе варианта ведения трудовой.
    3. Работодатель поменял название.
    4. Работнику установили (присвоили) вторую или последующую профессию, специальность или иную квалификацию.
    5. По решению суда работнику запретили занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

    Если за месяц ничего подобного не произошло, фирма не должна сдавать СЗВ-ТД по итогам этого месяца. Если основание появилось – нужно до 15 числа следующего месяца сдать отчет СЗВ-ТД на работника, по которому есть основание, по остальным ненужно. Отчет сдают на каждого сотрудника отдельно.

    Если ничего из вышеперечисленного не произойдет за весь 2020 год, то первый отчет СЗВ-ТД вы должны будете сдать только в феврале 2021 года.

    Внимание! В самом первом отчете СЗВ-ТД на каждого сотрудника нужно в табличной части указать сведения о последнем кадровом мероприятии по этому сотруднику по состоянию на 01.01.2020 года. Другими словами – перенести туда последнюю запись из его бумажной трудовой. Более раннюю информацию переносить не нужно.

    Отчет СЗВ-ТД сдают только в электронном виде, если число сотрудников в компании 25 и более. Поэтому заранее позаботьтесь о технической возможности отправлять отчеты по ТКС и заключите соглашение об электронном документообороте с ПФР (если у вас его еще нет, и вы до этого не отчитывались в ПФР в электронном виде).

    С 2021 года порядок сдачи СЗВ-ТД поменяется. При увольнении или приеме сотрудника нужно будет сдавать отчет сразу – не позднее следующего дня после выхода приказа. А вот при переводе или получении заявления о выборе способа ведения трудовой срок останется прежний – до 15 числа следующего месяца.

    Новый отчет СТД-Р

    При увольнении все работодатели должны будут выдавать работникам, которые отказались от бумажных трудовых, сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Также этот отчет нужно будет предоставлять и еще работающим сотрудникам по их требованию.

    Подробнее о форме СТД-Р читайте в нашей статье.

    Этапы перехода на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

    Расскажем, что в течение текущего года должны сделать все работодатели для корректного перехода на электронные трудовые кникжи.

    Шаг 1. Пересмотреть и доработать локальные нормативные акты компании с учетом новых требований по формированию сведений о трудовой деятельности. То есть привести в соответствие ту часть документов, где говорится о трудовых книжках. Если в компании есть профсоюз, согласовать изменения с ним.

    Шаг 2. Обеспечить техническую готовность отправлять информацию в ПФР в электронном виде (если раньше электронные документы в ПФР не отправляли).

    Шаг 3. До 31 октября 2020 года разослать всем сотрудникам организации уведомления об изменениях в законодательстве и о праве выбирать: оставить бумажную трудовую или отказаться от ее ведения. В уведомлении попросите сотрудника письменно сообщить о своем решении до 31 декабря 2020 года.

    Заявление нужно передать сотруднику под роспись.

    Для удобства и быстроты можно разработать единый шаблон заявления от сотрудника о выборе и приложить ее к уведомлению. Сотруднику останется только обозначить свой выбор и подписать.

    Шаг 4. До 31 декабря 2020 года собрать с сотрудников заявления об их выборе.

    Если вы не получили от сотрудника заявление, автоматически считается, что он выбрал бумажную трудовую, поэтому работодатель обязан продолжать вести ее и дальше. Отказаться от нее сотрудник сможет в любой момент и после 31 декабря 2020 года.

    Шаг 5. Выдать бумажные трудовые на руки тем сотрудникам, которые выбрали электронный вариант. Но сразу после получения заявления в 2020-м году не выдавайте, начинайте выдавать только с 1 января 2021 года. До этой даты трудовые еще должны храниться у работодателей, даже если сотрудник уже сделал выбор.

    Перед выдачей трудовой сделайте в ней последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.

    В течение какого конкретно срока в 2021 году нужно отдать сотруднику трудовую, в законе не сказано, но это нужно сделать в разумные сроки. После выдачи работодатель уже не несет ответственность за хранение ее хранение.

    Шаг 6. Начиная с февраля 2020 года отправлять в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД при приеме работников, увольнении, переводе или при получении заявлений о выборе способа ведения трудовой. Если в кадрах пока тишь да гладь, и повода для отчета нет, за этот месяц не отправляйте. Нулевой формы СЗВ-ТД не предусмотрено.

    Другие вопросы по ЭТК

    Ответим на самые часто задаваемые вопросы.

    Нужно ли заводить бумажные трудовые в переходном 2020 году?

    Нужно ли специальное ПО для перехода и ведения ЭТК?

    С нами вы сможете заполнять любые отчёты, получать консультации специалистов и будете первыми узнавать о новостях.

    Правительство РФ длительное время вело обсуждение вопроса об отмене трудовых книжек. Про эксперименты Минтруда по переводу кадрового документооборота в электронный мы рассказывали ранее. С 2020 года для всех работников начинается поэтапный переход к замене привычной всем бумажной трудовой книжки на электронную.

    Как таковой электронной трудовой книжки не будет. Вместо неё работодатель будет предоставлять сведения о трудовой деятельность в электронном виде в информационную систему ПФР. При необходимости их можно будет также вывести на бумагу.

    Эти изменения предусмотрены пакетом законов, принятых в декабре 2019 года, а именно:

    Оба документа, вступивших в силу с 1 января 2020 года, предполагают введение электронных сведений о работе для всех работающих на территории Российской Федерации.

    Для этого ТК РФ дополняется статьёй 66.1, согласно которой не трудовая книжка, а сведения о трудовой деятельности теперь являются основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Эта информация включает сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора. Вся вышеуказанная информация представляется работодателями в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации.

    Законодательство устанавливает способы получения работником сведений о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронной форме, согласно которым он может получить сведения у работодателя по последнему месту работы, в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, в ПФР и с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций).

    Когда трудовую книжку сделают электронной

    Основные изменения произойдут с 1 января 2021 года, а именно:

    • работодатели будут вести на бумажном носителе трудовые книжки только тех работников, которые подадут до конца 2020 года соответствующее письменное заявление;
    • работникам, не подавшим письменное заявление, трудовые книжки выдадут на руки (работодателей освободят от ответственности за их хранение) и для них сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде;
    • для лиц, впервые поступающих на работу, сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде, а трудовая книжка оформляться не будет.

    Как работодателю подготовиться к нововведениям

    Учитывая, что нововведение затрагивает порядка 4,7 миллиона юридических лиц и 58,7 миллиона работников, в федеральном законе предусмотрен переходный период в течение 2020 года. Каждый работодатель обязан в течение этого времени провести следующие мероприятия:

    • внести изменения в соглашения и коллективные договоры, если они заключены работодателем;
    • принять или изменить локальные нормативные акты;
    • обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;
    • уведомить каждого работника об указанных изменениях трудового законодательства.

    Как уведомить сотрудников об отмене трудовых книжек

    Работодателю необходимо подготовить письменные уведомления для каждого работника. Вручить их нужно не позднее 30 июня 2020 года.

    Исключений для сотрудников, которые временно не работают (например, для сотрудниц в декрете), закон не предусматривает, поэтому их тоже придётся уведомить до середины года, не дожидаясь выхода на работу.

    В уведомлении нужно ознакомить работника с двумя моментами. Во-первых, что в трудовом законодательстве произошли изменения, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

    Во-вторых, что работник вправе до конца года подать работодателю письменное заявление, в котором выбрать ведение его трудовой книжки в бумажном виде или предоставление ему электронных сведений о трудовой деятельности.

    О поступившем от работника заявлении (вне зависимости от того, какой выбор сделал сотрудник) необходимо отчитаться в ПФР.

    Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку

    Вести электронные сведения работодатель обязан в силу закона, и выбор работником бумажной трудовой книжки эту обязанность никак не отменяет.

    Но у всех сотрудников будет право в течение 2020 года определиться, хотят ли они параллельно сохранять книжку на бумажном носителе или хотят от неё отказаться.

    Даже если работник выбрал бумажный вариант, то в дальнейшем он может передумать в любое время и выбрать электронную трудовую.

    За работником, выбравшим ведение бумажной трудовой книжки, это право сохраняется и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Это важно учитывать, принимая сотрудника на работу: если у него нет трудовой книжки на руках и в сведениях о трудовой деятельности нет отметки о том, что он выбрал электронный вариант, то работодателю придётся заводить новую бумажную трудовую книжку.

    Работники, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки. При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.

    В случае если сотрудник промолчал или не имел возможности подать заявление (был на больничном, в отпуске и т. д.) либо гражданин нигде не работал и в связи с этим не смог никого из работодателей проинформировать о своём решении, бумажная трудовая книжка сохраняется. Но параллельно в любом случае вся информация в электронном виде накапливается в системе персонифицированного учёта.

    Как вести электронную трудовую книжку

    Ведение электронной трудовой книжки будет заключаться в передаче определённых законом сведений в ПФР, а также в предоставлении работнику сведений о его трудовой деятельности.

    Сотруднику сведения о его трудовой деятельности нужно будет предоставить на бумажном носителе или в электронном виде в день увольнения или по его запросу в период работы.

    Если работодатель не предоставит эти сведения своевременно, то понесёт такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.

    По какой форме выдавать сведения о трудовой деятельности

    Проектом предусматриваются две формы, по которым работник может получить сведения о трудовой деятельности:

    СТД-Р предоставляется работодателем по заявлению работника или при его увольнении и содержит сведения о периоде работы у данного работодателя. Она формируется и представляется способом, указанным в заявлении работника, поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя.

    СТД-Р может быть представлена работнику на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при её наличии у работодателя).

    Как предоставить сведения в ПФР

    Если численность работающих за предшествующий отчётный месяц составляет 25 и более лиц, сведения подаются только в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. В таком же порядке сведения могут представляться работодателем, у которого численность работающих за предшествующий отчётный месяц составляет менее 25 лиц.

    Сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа можно сформировать с использованием программно-технических средств, применяемых работодателем для автоматизации своей деятельности, или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе ПФР.

    По какой форме предоставлять сведения в ПФР

    • с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения;
    • в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведённых мероприятий и другие);
    • в случае подачи работником заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о представлении ему электронных сведений о трудовой деятельности.

    Согласно Проекту большинство полей СЗВ-ТД заполняется унифицированным способом.

    1. Прием на работу (службу).
    2. Перевод на другую работу.
    3. Увольнение с работы.
    4. Изменение наименования страхователя.
    5. Прохождение обучения во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров).
    6. Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т. п.).
    7. Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью.

    СЗВ-ТД можно предоставлять на бумажном носителе или в форме электронного документа.

    Форма СЗВ-ТД в виде электронного документа подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

    Как накажут за нарушения при ведении электронной трудовой книжки

    Он предусматривает, что виновных в неоднократных нарушениях (то есть 2 и более раза за год) накажут предупреждением.

    Однако профильный комитет Госдумы считает, что ответственность за нарушения в предоставлении информации в ПФР уже предусмотрена действующим законодательством и она значительно строже, а предложенная норма, по сути, является частным случаем такого нарушения. Поэтому законопроект скорее всего доработают в 2020 году и сделают санкции более жёсткими.

    Преимущества цифровой трудовой книжки

    Основной причиной перехода от бумажного экземпляра трудовой книжки к цифровому стали сложности работников, связанные с подтверждением стажа работы при выходе на пенсию: отсутствие переименования работодателя или должности в записях, помарки в трудовой книжке и другие недочеты приводят к необходимости подтверждать стаж работы по архивным документам.

    С введением трудовой книжки в электронной форме работники и работодатели получат ряд преимуществ, о которых на своём сайте упомянул Минтруд, а именно:

    • удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
    • минимизацию ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
    • дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства;
    • снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
    • дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счёта без дополнительного документального подтверждения;
    • использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
    • новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
    • высокий уровень безопасности и сохранности данных.

    Введение электронных трудовых книжек — ещё один важный шаг на пути формирования цифрового профиля гражданина и ухода от ненужных и обременяющих бумаг. Кроме базовых преимуществ и отказа от ведения трудовых на бумаге, также важно отметить, что ПФР сменил технологию обмена документами с работодателями и иными инстанциями при реализации проекта электронных трудовых книжек.

    В своем программном обеспечении мы поддержали функционал для работодателя по формированию, проверке, передаче и полному контролю прохождения форм СЗВ-ТД, а также необходимых заявлений и служебных документов для ЭДО с ПФР.

    Разработчики ViPNet ЭДО Отчет лаконично встроили новый документооборот в систему таким образом, чтобы не было необходимости в новых навыках и принципах работы пользователей.

    Уже в феврале 2020 года работодатель сможет реализовать все нужные задачи, связанные с проектом ЭТК, в ViPNet ЭДО Отчет:

    отслеживать этапы прохождения, а также получать любую информацию и консультации в рамках поддержки продукта.

    В дальнейшем мы будем поддерживать более сложные сценарии для работодателей, представителей и обслуживающих организаций.

    ЭТК применяют с 01.01.2020. В 439-ФЗ от 16.12.2019 описан алгоритм перехода на электронные трудовые книжки — замена ТК происходит добровольно (п. 4 ч. 1 ст. 2 439-ФЗ). Работодатели уведомляли всех сотрудников о подготовке сведений по новой форме, о переходе на ЭТК и ее возможностях (это прямая обязанность работодателя). Работники вправе согласиться на новую форму ведения ТК или отказаться от нее.

    Переход осуществлялся следующим образом (ст. 2 439-ФЗ):

    Те, кто впервые устроится на работу в 2021 году, выбора не имеют. Таким работникам сразу же заведут ЭТК.

    Записи из бумажных ТК перенесут в электронные

    В 30-ФЗ от 24.02.2021 указано, как перенести стаж в ЭТК до 2020 года: подать специальное заявление в ПФР. Чтобы перенести необходимые сведения в ЭТ, застрахованным лицам следует обращаться в территориальные отделения Пенсионного фонда России с заявлением. ПФ РФ на его основе добавит информацию из бумажной ТК. Если специалисты Пенсионного фонда выявят несоответствие в данных, стаж уточнят у работодателей.

    ПФР разъяснил, как перенести данные из бумажной трудовой книжки в электронную: написать заявление о переносе записей за периоды до 2020 года. Такая возможность появилась с 07.03.2021. И если раньше после перехода на ЭТК требовалось сохранять бумажный документ для уточнения стажа, то после переноса сведений бумажная ТК работнику не понадобится. После отражения сведений из старой ТК на лицевом счете застрахованному лицу достаточно только формы СТД-ПФР.

    Как оформить переход

    Порядок изменения законодательства и применения ЭТК описан в 439-ФЗ и в инструкции Пенсионного фонда РФ. Разбираем пошагово, как оформить переход на электронные трудовые книжки работодателю. Напоминаем, что уведомления в 2021 году рассылать не требуется. Руководство информировало сотрудников вплоть до 31.10.2020.

    Шаг 1. Получить заявления

    Служащие выбирают переход на ЭТК или сохранение бумажной формы и сообщают о своем выборе работодателю. Сотрудники пишут заявление в свободной форме, но закон не запрещает использовать единую форму заявление на ведение ЭТК (на сайте ПФР приведен образец) в организации. Разошлите работникам оба варианта заявок.

    Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности

    Заявление о ведении бумажной ТК

    А вот тем, кто в 2021 году трудоустраивается первый раз, работодатель автоматически заведет ЭТК и начнет отправлять сведения о рабочей деятельности в электронном виде. Подавать отдельное заявление на оформление ЭТК при первом приеме на работу не требуется.

    Служащие получают информацию о рабочей деятельности выбранным способом — на бумаге или в электронном виде. Для тех сотрудников, которые отказались от бумажных ТК, сведения передают в форме СТД-Р. Если работнику понадобилась такая справка, он подает работодателю запрос. Сведения необходимо предоставить в течение трех рабочих дней с момента подачи заявки.

    Если сотрудник оставил бумажную трудкнижку, ее придется вести по новым правилам. С 01.09.2021 вступил в силу приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021. Он отменил инструкцию № 225 (постановление правительства № 225 от 16.04.2003) и ряд других нормативов — постановления Минтруда № 50 от 24.06.1994, № 69 от 10.10.2003 и приказ Минтруда № 588н от 31.10.2016. Новый порядок заполнения бумажных ТК применяется с 01.09.2021, а новый бланк трудкнижки и вкладыша начнет действовать с 01.01.2023.

    Если работник увольняется, форму СТД-Р передают в день прекращения отношений (договора). Если сведения невозможно передать лично из-за отсутствия получателя на работе или отказа принять документ, направьте информацию на бумаге — по почте на адрес служащего. Используйте заказное письмо с уведомлением.

    Шаг 2. Проверить и выдать бумажные носители

    Тем, кто выбрал ЭТК, следует вернуть бумажный бланк. По новым правилам из приказа Минтруда № 320н, сделать это следует не позднее трех рабочих дней после получения заявления от работника.

    Перед выдачей проверьте заполнение бумажной ТК: расхождения в информации, содержащейся в бумажной и электронной версиях, недопустимы. Ошибки приведут к неправильному заполнению СЗВ-ТД и штрафам от ПФР.

    Выдачу бумажного носителя необходимо зафиксировать в книге учета движений ТК. Сделайте следующую запись:

    Еще одно нововведение с 01.09.2021. Утвержденные формы журналов учета больше не применяются. Работодатели самостоятельно разрабатывают журнал учета движения трудкнижек и вкладышей и журнал учета бланков ТК и вкладышей. За основу разрешается взять единые формы, которые действовали ранее.

    Шаг 3. Сдать отчетность по форме СЗВ-ТД

    В 2021 году утверждена новая форма отчета в Пенсионный фонд — СЗВ-ТД (постановление правления ПФ РФ № 730п от 25.12.2019). Все работодатели предоставляют в ПФР сведения о трудовой деятельности. А сотрудники ПФР рекомендуют, в какой программе вести электронные трудовые книжки, для этого подойдут бесплатные ПО Пенсионного фонда для сдачи отчетности: Spu_orb, ПД СПУ, Документы ПУ-6. Кроме того, профильные ПО предлагают и разработчики специализированных бухгалтерских программ. Как пример — 1С: Электронные трудовые книжки. Она позволяет сформировать необходимые отчеты и даже вести кадровый учет небольшой компании.

    СЗВ-ТД отправляют в ПФР, если работник перешел на ЭТК и если в организации произошли другие кадровые изменения. С 01.01.2021 установили сроки сдачи такой отчетности. Отчет СЗВ-ТД необходимо предоставить до 15 числа следующего месяца при подаче заявления о переходе на ЭТК или продолжении ведения бумажной ТК, и на следующий день в случае увольнения или приема на работу сотрудника.

    Читайте также: