На кого возлагается ответственность за организацию работы по ведению учету хранению и выдаче трудовых книжек

Обновлено: 19.04.2024

Вопрос об отмене трудовых книжек был поднят еще в 2006 году, и с тех пор полемика продолжается. Замминистра здравоохранения и соцразвития РФ Александр Сафонов, например, считает, что трудовая книжка должна быть отменена и заменена трудовым договором, так как именно трудовой договор является самым эффективным методом защиты прав работника. Однако трудовая книжка все еще остается обязательным документом для предъявления при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ).

Из этого правила есть два исключения:

— когда трудовой договор заключается впервые, трудовую книжку оформляет работодатель;

— когда сотрудник поступает на работу на условиях совместительства, его трудовая книжка находится по основному месту работы.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника.

Заводим и учитываем трудовые книжки правильно

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Исключение составляют только работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями — они не вправе вести трудовые книжки на своих работников. Поэтому у работодателя должно быть в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

При выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работнику работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение документов.

Работодатель оплачивает бланк и/или трудовую книжку сотрудника:

— в случае массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки) (п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

— в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

Несмотря на то что порядок оформления трудовых книжек и вкладышей в них без взимания платы с сотрудников Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 не предусмотрен, его можно практиковать, если создать такую возможность правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Учет и хранение трудовых книжек

Ответственность перед государством и работником за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя*(6). В свою очередь, ответственность перед работодателем за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное должностное лицо.

Работодатель издает приказ (распоряжение) о назначении такого лица. Как правило, это сотрудник кадровой службы организации.

Приведем пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками.

г. Орел

от 08.08.2011 N 332-п

О назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек

В целях совершенствования организации документационного обеспечения кадровой деятельности организации, обеспечения надлежащего порядка при работе с трудовыми книжками работников в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек

Назначить ответственным за работу с трудовыми книжками работников начальника отдела кадров О.А. Слепневу и возложить на нее организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

Утвердить должностную инструкцию начальника отдела кадров от 08.08.2011.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: должностная инструкция начальника отдела кадров на двух листах.

Директор	/Морозов/	В.П. Морозов
Ознакомлены:
О.А. Слепнева	/Слепнева/

Перед тем как приступить к работе с трудовыми книжками, лицу, ответственному за их ведение, необходимо:

— принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе;

— проверить наличие и правильность ведения книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета);

— проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников;

— проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Документы учета и регистрации трудовых книжек

Пункт 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек вменяет работодателю ведение книги учета. Ее отсутствие может стать для работодателя проблемой не только при проверке, проводимой государственной инспекцией труда, но и в случае обращения одного из работников в суд.

Книга учета должна вестись кадровой службой или другим подразделением организации, которое отвечает за прием и увольнение сотрудников.

В книгу учета вносятся сведения:

— о трудовых книжках, переданных в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу;

— о книжках, которые впервые оформленные работникам в данной организации;

— о вкладышах в трудовые книжки, выданных работникам в период работы в данной организации.

При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка, то есть вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится.

В книге учета обязательно должны быть указаны серия и номер трудовой книжки и вкладышей в нее, должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш, номер и дата приказа или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника на работу. Также при увольнении работника в книге учета должна стоять его подпись о получении трудовой книжки на руки и дата.

Если ранее книга учета в организации не велась, не рекомендуем заводить ее задним числом. Руководитель организации должен подписать докладную записку об отсутствии книги и завести документ начиная с даты обнаружения ее отсутствия в соответствии с требованиями п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Бухгалтерия организации должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — книга бланков и вкладышей), куда ответственное лицо должно вносить сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с обязательным указанием серии и номера каждого бланка.

Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек книга учета, а также книга бланков и вкладышей должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Заверение необходимо для исключения фальсификаций в записях, однако применение сургучной печати или пломб вызывает определенные трудности и неудобства при ведении книг. Законодательство не требует ставить на пломбе или сургучной печати оттиск реквизитов организации. Поэтому можно купить сургуч и самостоятельно скрепить прошитую книгу или же обратиться в любое почтовое отделение и за определенную плату скрепить сургучом прошитую книгу. Хотя практика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск мастичной печати организации, что представляется вполне оправданным.

Оформление трудовой книжки впервые

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке.

До сих пор, несмотря на утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.03 N 117н Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.

Поэтому хотелось бы еще раз напомнить, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником данным порядком не предусмотрено и является его прямым нарушением. Работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами.

Следует обратить внимание на то, что при первичном оформлении трудовой книжки должен присутствовать сам работник. При первичном оформлении книжки в нее вносятся сведения о работнике.

Согласно п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:

1) ФИО, дата рождения (число, месяц, год), образование, профессия, специальность. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

2) образование, профессия, специальность. Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Какие документы являются надлежаще заверенными или надлежаще оформленными, в Инструкции по заполнению трудовых книжек не поясняется, поэтому нужно применять общие правила. Обычно данные берутся из оригиналов документов. Если оригиналы утеряны, можно использовать дубликаты или копии. Дубликаты выдаются, как правило, теми же органами (учреждениями, организациями), которые имеют право выдавать оригиналы документов. Копии могут быть заверены нотариусом или иным лицом в соответствии с Основами законодательства о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может вестись и на государственном языке этой республики.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) .

В трудовую книжку вносятся:

— сведения о работнике;

— сведения о выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора;

— сведения о награждении за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

В статье 2.4 КоАП РФ сказано, что должностное лицо несет административную ответственность в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное.

Размеры административных штрафов за нарушение законодательства о труде и об охране труда установлены ст. 5.27 КоАП РФ:

— для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;

— для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ст. 5.27 КоАП РФ).

В настоящее время статус трудовой книжки в Российской Федерации, порядок ведения, хранения регламентирован следующими нормативно-правовыми документами:
- Трудовой кодекс РФ;
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Данным документом утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей;
- Постановление Минсоцразвития России от 10.10.2003 N 69, утв. Инструкцию по заполнению трудовых книжек.
На наиболее распространенные вопросы разъясняем:
Как правильно внести запись в трудовую книжку?
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В настоящее время трудовая книжка - это обязательный кадровый документ. Трудовые книжки обязаны вести как работодатели-организации, так и работодатели - индивидуальные предприниматели (ст. 66 ТК РФ).
В трудовую книжку вносятся следующие сведения:
- о работнике;
- о выполняемой им работе;
- о переводах на другую постоянную работу;
- об увольнении работника;
- основания прекращения трудового договора;
- сведения о награждениях за успехи на работе;
- сведения о работе по совместительству (данные сведения вносятся в трудовую книжку только по желанию работника).
Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ст. 66 ТК РФ). Если по каким-либо причинам работник проработал у работодателя менее шести дней, запись в трудовую книжку работника делать не нужно. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку (ст.65 ТК РФ).
Из этого правила существует три исключения:
- работник поступает на работу и заключает трудовой договор впервые (т.е. он нигде раньше не работал);
- работник поступает на работу на условиях совместительства;
- трудовая книжка работника потеряна или повреждена.
В перечисленных ситуациях работодатель должен оформить работнику новую трудовую книжку. Обратите внимание! Работодатель, у которого работник работает по совместительству, не вправе делать какие-либо записи в его трудовой книжке. У такого работодателя при всем его желании отсутствует и физическая возможность внесения записи в трудовую книжку работника, поскольку трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы и выдавать ее на руки работникам он не вправе.
Трудовую книжку работника ведет работодатель по основному месту работы. Если работник желает внести в трудовую книжку запись о совместительстве, такую запись вносит работодатель по основному месту работы на основании документа, представленного работником, подтверждающего его работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

Заполнение сведений о работе
В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
В том случае, если работодателем является индивидуальный предприниматель, в виде заголовка указывается полное наименование индивидуального предпринимателя - фамилия, имя и отчество предпринимателя.
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 - дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Такие записи производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Записи во всех разделах трудовой книжки вносятся ручкой шариковой, ручкой-роллером, гелевой ручкой синего цвета.
Даты во всех разделах трудовой книжки вносятся следующим образом: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.01.2010).
В записях, вносимых в трудовую книжку, не допускается сокращений (п.1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
При внесении неправильной записи в разделы "Сведения о приеме на работу" или "Сведения о награждении" зачеркивать запись нельзя. В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Кто несет ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек?
На работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.
Уполномоченное лицо несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Уполномоченным лицом может быть секретарь, кадровик, бухгалтер или иное лицо, на которого возложена эта функция.
Нарушение норм трудового законодательства может повлечь за собой применение к работодателю административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Считается ли ошибкой, если в трудовой книжке имеются расхождения в записях о приеме на работу ( с 25 сентября 1968 г) и об издании соответствующего приказа ( 17 ноября 1968)
На основании ст.68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. В соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа(распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении- в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Где должны храниться трудовые книжки работников, устанавливается нормами законодательства. В нашей статье вы найдете информацию о требованиях к процедуре хранения личных документов работника и ответственности за несоблюдение этих норм. Также рассмотрим порядок хранения и выдачи трудовых книжек сотрудникам с связи с введением электронного документа.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

Если же сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше.

В матриале далее рассмотрим порядок хранения бумажных трудовых книжек, в случае если сотрудник выбрал и бумажный и электронный документ.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили ответы на множество вопросов, связанных с ведением, оформлением и хранением трудовых книжек сотрудников. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Где и как хранить трудовые книжки

Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее — Приказ о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

В соответствии с п. 41 Приказа о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО. Соответственно, хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 № 105).

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения и еще в некоторых установленных случаях. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 38 Приказа о ТК).

Для учета трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладышей в нее вы должны вести (пп. 39, 40 Приказа о ТК):

книгу (журнал) учета бланков трудовой книжки и вкладышей;
книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей.

Формы этих книг с 01.09.2021 разрабатываются работодателями самостоятельно.

Образец книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них с 01.09.2021 можно скачать в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Действия работодателя при утере трудовой книжки

Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:

Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места сначала указываются в одной обобщенной записи, а затем детализируются (пп. 27-29 Приказа о ТК).
Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью региона создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 31 Приказа о ТК).

Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:

на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.

Итоги

Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

До того момента, пока система сведений о трудовом стаже работника не будет полностью переведена в электронный формат, личные трудовые книжки будут оставаться основным документом о трудовой деятельности граждан. Ответственность за ведение трудовых книжек (ТК) и достоверность вносимых в них данных определена законодательно. Информацию о том, какими законодательными нормами определена ответственность за ведение ТК, кто обязан вести трудовые книжки согласно требованиям закона, и на основании чего осуществляются такие функции, вы найдете в этом обзоре.

Что говорит закон

Нормы статьи 66 Трудового Кодекса РФ устанавливают обязанность и ответственность работодателя по ведению трудовых книжек работников, проработавших в его подчинении свыше 5 рабочих дней, если эта работа для них является основной. Как трактовать эту правовую норму, и какие работодатели обязаны вести трудовые книжки в соответствии с ней?

юридические лица (предприятия и организации всех форм собственности);

физические лица – индивидуальные предприниматели, осуществляющие свою деятельность без образования юрлица, и состоящие в трудовых правоотношениях с наемными работниками.

Обязанность оформлять, вносить сведения и вести учет ТК не распространяется на юридических и физических лиц, взаимодействующих с наемными работниками в рамках договоров ГПХ, а также на физических лиц, использующих наемный труд, но не имеющих статуса ИП.

Еще одна законодательная норма, которая учитывается при ведении трудовых книжек – Правила ведения и хранения ТК, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 (ред. от 25.03.2013). Пункт 45 данных Правил также возлагает на работодателя обязанности по ведению, обеспечению сохранности, учету и обращению трудовых книжек работников.

Резюмируем: выше обозначенными правовыми актами (ст.66 ТК РФ и п.45 Правил ведения и хранения трудовых книжек) закон прямо указывает, что не каждый работодатель обязан вести трудовые книжки, а только юридические лица и ИП, которые несут ответственность также за их хранение, выдачу, учет и достоверность вносимых данных. Обычные физлица (не ИП) не ведут трудовые книжки на работающих у них граждан.

О чем свидетельствует практика

Несмотря на то, что закон определяет работодателя в качестве лица, обязанного вести ТК сотрудников, в реальности не часто можно встретить ситуацию, когда руководитель (он же – работодатель) лично занимается оформлением и учетом трудовых книжек, особенно когда речь идет о предприятиях многочисленным штатом и большим перечнем профессий и специальностей. Так кто же в таких случаях ведет трудовые книжки?

В общепринятой практике, обязанность ведения трудовых книжек работодатель делегирует:

должностным лицам, осуществляющим кадровый учет на предприятии (типично для крупных организаций);

лицам, ответственным за делопроизводство и документооборот (обычно на небольших производствах);

любому сотруднику, уполномоченному на данную деятельность (в малочисленных компаниях).

Однако следует помнить, что к работе по ведению трудовых книжек сотрудник не может быть привлечен по устному распоряжению работодателя. Допуск должен быть оформлен соответствующим образом, т.е., если оформление и учет ТК осуществляет:

штатный работник кадровой службы – в его должностной инструкции, в перечне функциональных обязанностей должен быть отражен пункт о ведении ТК. Причем, эта должностная инструкция должна быть утверждена руководителем, согласована с профсоюзом (при наличии) и внесена в номенклатуру дел предприятия;

уполномоченный сотрудник (таковым может являться любое должностное лицо из числа служащих – секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и проч.) – работодатель должен издать приказ по предприятию, о вменении в обязанность данной функции и ответственности сотрудника за достоверность сведений и качество работы.

Для выполнения данной обязанности, лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно ориентироваться в трудовом праве, иметь навык работы с кадровой документацией, знать порядок ведения и хранения ТК.

Важное дополнение - при издании распоряжения о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек (речь об уполномоченных сотрудниках), в приказе должно быть оговорено право подписи под вносимыми сведениями, т.е.:

либо оставить это право исключительно за руководителем – тогда сотрудник будет приносить ТК всех высвобождаемых сотрудников с записью об увольнении на подпись руководителю;

либо оговорить в приказе полномочия сотрудника на заверение личной подписью вносимых записей.

Об ответственности работодателя

Делегирование руководителем обязанностей по ведению трудовых книжек должностному или уполномоченному лицу не снимает ответственности работодателя, предусмотренной законодательством. Независимо от того, кто по факту вносит записи о трудоустройстве, перемещениях и увольнении работника в трудовую книжку, работодатель:

обязан возместить работнику материальный ущерб, в случае если уволенный сотрудник не смог трудоустроиться на новое место работы ввиду нарушения сроков выдачи ТК, а также недостоверности или неправильности внесенной в трудовую записи об увольнении (ст.234 ТК РФ);

несет административную ответственность, сопряженную со штрафными санкциями (ст. 5.27 КоАП РФ), если ведение трудовых книжек осуществлялось с нарушениями норм трудового права.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Читайте также: