Можно ли заключать трудовые договоры с использованием эдо сбис

Обновлено: 04.03.2024

22 ноября вступил в силу Федеральный закон об электронном кадровом документообороте (кадровом ЭДО). Рассказываем, что из себя представляет кадровый ЭДО, какие работодатели могут перейти на его применение и как это правильно сделать.

Что такое кадровый ЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями 22.1–22.3, раскрывающими сущность и устанавливающими порядок внедрения и осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон понимает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

В частности, закон позволяет оформлять в электронном виде, без дублирования на распечатанном бланке:

  • трудовой договор, в том числе срочный;
  • ученический договор;
  • договор о полной материальной ответственности;
  • приказ о предоставлении отпуска;
  • распоряжение о направлении в командировку и т.д.

По сути, оформить в электронном виде можно любой кадровый документ, за рядом исключений, прямо указанных в законе.

Какие документы нельзя перевести в электронную форму

Положения закона об ЭДО не применяются в отношении следующих документов (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

  • трудовых книжек;
  • актов о несчастном случае на производстве по установленной форме;
  • приказов (распоряжений) об увольнении работника;
  • документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Все эти документы, за исключением трудовых книжек, как и прежде, требуют обязательного составления на бумажном носителе. Что касается трудовых книжек, то они также продолжают вестись на бумажном носителе, если работники не изъявили желания перейти на электронную трудовую книжку.

Переход на кадровый ЭДО

Переход к кадровому ЭДО может быть осуществлен любым работодателем – организацией или ИП на основании их добровольного волеизъявления. Заставить работодателя отказаться от бумажного кадрового учета в пользу электронного никто не может.

Чтобы перейти от бумажного к электронному кадровому документообороту, работодатель должен разработать и утвердить специальный локальный нормативный акт, определяющий порядок такого перехода, который в обязательном порядке должен содержать следующую информацию (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):

  • сведения об информационной системе, с помощью которой осуществляется ЭДО;
  • порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
  • срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО;
  • сведения о конкретной дате введения ЭДО.

Определившись с порядком перехода на ЭДО, работодатель должен будет определить и утвердить сам порядок кадрового ЭДО.

Утверждение порядка кадрового ЭДО

Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В данном порядке прописываются (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ):

  • сроки подписания работниками электронных документов и ознакомления с ними. Периодичность такого подписания и ознакомления;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем через ЭДО;
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, переведенных в электронный формат, на бумажном носителе.

Утвердив порядок перехода на ЭДО и, собственно, сам порядок осуществления кадрового ЭДО, работодатель должен будет уведомить своих работников и получить их согласие на переход к составлению кадровых документов в электронной форме.

Уведомление работников и получение их согласия

Срок и конкретный порядок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО устанавливается в локальном акте работодателя, определяющим порядок перехода к ЭДО. Единственное ограничение – дата перехода на ЭДО не может устанавливаться ранее даты уведомления работников. Что касается соискателей, трудоустраивающихся к работодателю, то их также необходимо уведомлять о том, что в компании применяется кадровый ЭДО.

shutterstock_1412609024 (1).jpg

Уведомив работников о переходе на ЭДО, работодатель должен будет получить их письменное согласие на такой переход. Отсутствие письменного согласия работника признается его отказом оформления кадровых документов в электронной форме. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

Согласие не требуется только от лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на указанную дату отсутствует трудовой стаж (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). При этом лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу вправе отказаться от участия в кадровом ЭДО.

Отсутствие согласия работника или соискателя, принимаемого на работу, на переход к ЭДО не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника. Не может служить таким основанием и отсутствие у работника/соискателя электронной подписи.

Если работники откажутся от перехода к кадровому ЭДО, то это не лишит их возможности получать документы, связанные с работой, которые ведутся в электронной форме. Работодатель обязан безвозмездно и по первому требованию предоставлять таким работникам все необходимые и надлежащим образом заверенные кадровые документы на бумажном носителе (ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ).

При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий работодатель обязан безвозмездно их предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Выбор системы кадрового ЭДО

Работодатель вправе самостоятельно выбирать вид информационной системы, которая будет им использоваться в целях составления, формирования, подписания и хранения кадровых документов в электронной форме. В указанных целях работодатель может использовать (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):

Все расходы на эксплуатацию соответствующей информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов берет на себя работодатель. Пользование системой кадрового ЭДО работниками осуществляется на безвозмездной основе.

Подписание кадровых документов

Чтобы иметь возможность подписывать электронные кадровые документы, у работников, перешедших на ЭДО, должна быть в наличии соответствующая электронная подпись – усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная или простая электронная.

При этом конкретный вид подписи зависит от вида подписываемого документа. Так, при подписании следующих документов работники могут использовать исключительно усиленную электронную подпись – как квалифицированную, так и неквалифицированную (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор;
  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
  • согласие на перевод;
  • заявление об увольнении;
  • отзыв заявления об увольнении;
  • уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
  • при ознакомлении с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.

Другие кадровые документы работниками могут подписываться в том числе простой электронной подписью. По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя. Это осуществляется путем направления электронного документа в личный кабинет работника на едином портале госуслуг. Конкретный порядок подобного доступа работников к электронным документам позднее установит Правительство РФ.

Все расходы на получение и использование работниками электронной подписи несут исключительно сами работодатели. Причем работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

СБИС – экосистема сервисов с электронным документооборотом и электронными подписями. Один из крупнейших операторов ЭДО в РФ. Обмен документами с контрагентами, сдача отчетности, участие в торгах и др.


Облако


Софт

Характеристики сервиса

Описание

  • доставка – 1 секунда, печать – 0 рублей;
  • экономичнее, чем отправка по почте или курьером;
  • экономия на хранении документов.

Порядок действий для работы с электронным документооборотом в СБИС:


Подробнее о сервисе

СБИС – единое пространство, удобные инструменты для совместной работы и коммуникаций. Сеть деловых коммуникаций. Переписки с контрагентом или внутри компании.

  • более 15 лет успешного опыта;
  • более 700 точек продаж по всей России;
  • 1-ое место по данным ФСС.

Тензор – разработчик СБИС:

  • оператор электронного документооборота;
  • федеральный удостоверяющий центр;
  • сертифицированный EDI – провайдер;
  • поставщик и сервисный центр ККТ;
  • ОФД, аккредитованный ФНС.

СБИС уже содержит готовые технологические решения для всех отраслей бизнеса, кейсы внедрений с любыми компаниями, любого масштаба в этих отраслях.

Возможности СБИС:

  1. Просмотр досье на нового контрагента.
  2. Распределение сотрудников.
  3. Трёхсторонний документооборот.
  4. Копия документа в один клик.
  5. Поиск торгов по всем площадкам.
  6. Умный поиск и точный подбор.
  7. Глубокая аналитика.
  8. Командная работа над тендером.

Фишки СБИС:

  • EDI и ЮСДО в одной системе;
  • электронные документы с физ. лицами;
  • доступ из любой точки мира;
  • не требует обновлений;
  • любое количество пользователей;
  • у каждого сотрудника свои права.

Полезные функции сервиса СБИС

  1. Роуминг с любым оператором клиента.
  2. Пиар перехода на электронный документооборот для ваших клиентов.
  3. Готовые листовки, ролики, шаблоны страниц для сайта.

Подробнее про документы

Какими документами можно обмениваться в СБИС?

  • с госорганами: отчеты, письма, истребованные документы;
  • с коллегами: приказы, инструкции, кадровые документы;
  • с партнерами: счета-фактуры, акты сверки, договоры.

Поиск документов в СБИС:

  1. Укажите, что знаете – дату, сумму, название, ИНН или номер договора.
  2. СБИС мгновенно найдет документы.
  3. Распечатайте документы или выгрузить в Excel.

Согласование входящих документов

Наглядный графический редактор. Двигайте блоки и соединяйте их стрелками, задайте маршрут для согласования документов.

Как запустить согласование документов?

  • зарегистрируйте сотрудников;
  • определите маршрут движения документов;
  • запустите и контролируйте.

Виды электронной подписи

  • квалифицированная – от 500 р.;
  • неквалифицированная – от 50 р.

НЭП можно подписывать:

  • внутренние приказы;
  • инструкции;
  • заявления;
  • согласование;
  • кассовые документы;
  • первичные документы;
  • договоры с контрагентами.

НЭП нельзя подписывать:

  • счета-фактуры;
  • отчеты и документы для госорганов;
  • трудовые договоры;
  • листы ознакомления с локальными актами.
  1. Перейдите на вкладку регистрации.
  2. Выберите форму бизнеса и функционала.
  3. Укажите данные организации.
  4. Введите логин и пароль.


Личный кабинет СБИС

  1. Зарегистрируйтесь в СБИС как физическое лицо.
  2. Или получите приглашение в корпоративный аккаунт компании, которая предложила вам работу.
  3. Получите доступ к корпоративному и личному аккаунтам.

Что можно делать в личном кабинете СБИС:


Интеграция СБИС с вашей системой, SAP и 1C

Легкая интеграция – интегрируйте за пять, десять минут СБИС с 1с и SAP.

Если у вас стандартная конфигурация, подключите базу данных и смотрите документы из вашей учетной системы.

Если у вас уникальная система или есть технические особенности, то СБИС подберет решение самостоятельно.


Специальная технология облегчает интеграцию с системой. Загружайте данные в любом формализованном виде.

Если у вас много документов, используйте потоковую обработку данных.

  • формализованные и неформальные документы;
  • для всех операционных систем;
  • быстрый старт без лишних настроек.


Стоимость сервиса СБИС

Компания Тензор предлагает воспользоваться услугой ЭДО за 6000 рублей в год.

Стоимость с НДС. Подключение одного абонента за 500 рублей.

За 6500 рублей организация получает:

При документообороте от 400 до 1000 в квартал, стоимость пакета (счет, накладная, акт, счет-фактура) не превышает 5 рублей.

Маленьким контрагентам – СБИС выдает бесплатно электронную подпись на 12 месяцев.

Где можно найти ответы на вопросы?

Если не разобрались самостоятельно – обратитесь за помощью к специалистам.

Дата публикации 30.11.2021

Документ

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации"

Комментарий

С 22 ноября 2021 года действуют изменения в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ), которым определены основные положения и порядок ведения кадрового ЭДО.

Расскажем основные положения о его ведении.

Что представляет собой электронный кадровый документооборот (КЭДО)?

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО, кадровый ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТK РФ).

КЭДО может применяться:

  • при заключении трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • ученических договоров;
  • оформлении других кадровых документов.

При этом КЭДО нельзя применять при оформлении (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

  • трудовых книжек;
  • сведений о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде;
  • акта о несчастном случае на производстве (по формам Н-1 и Н-1ПС, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73);
  • приказа (распоряжения) об увольнении работника (может составляться по унифицированным формам № Т-8 или Т-8а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем);
  • документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда (в т. ч. тех, которые лично подписываются работником).

Порядок введения КЭДО

Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости введения КЭДО. То есть переходить на КЭДО не обязательно (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). Если работодателю удобно оформлять кадровые документы в бумажном виде, то можно продолжать вести их привычным способом.

Работодатель должен уведомить о введении КЭДО работников (соискателей), которые в свою очередь вправе согласиться на ведение их кадровых документов в электронном виде или отказаться от этого (ч. 4 и ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ).

Если письменное согласие не получено, то работодатель не вправе применять КЭДО в отношении работников (лиц, поступающих на работу). Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде. Однако работник вправе передумать и впоследствии согласиться на переход на КЭДО.

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО не нужно получать у работников, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). В отношении таких работников КЭДО можно вести по умолчанию в случае его применения работодателем.

Работодатель не вправе отказывать в приеме на работу либо увольнять работника в следующих случаях:

  • работник или лицо, принимаемое на работу, отказывается от взаимодействия с работодателем посредством КЭДО (за исключением случая, указанного в ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ);
  • у работника или лица, принимаемого на работу, отсутствует электронная подпись.

При приеме на работу работник может предъявить документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, которая согласована с работодателем (в том числе в электронной форме). Другие правила (например, представление документов только в бумажном виде) могут быть предусмотрены законодательством РФ.

Кроме того, работодатель может в электронной форме ознакомить работника при приеме на работу с Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с будущей трудовой деятельностью, коллективным договором (при наличии) (ч. 11 ст. 22.2 ТК РФ).

Если работодатель принял решение о введении КЭДО, он должен разработать и утвердить локальный нормативный акт, который определяет:

  • информационную систему (системы) для ведения электронного документооборота;
  • порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется электронный документооборот;
  • срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота;
  • сведения о дате введения электронного документооборота (не ранее дня истечения срока указанного уведомления).

Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).

Работодатель может вести электронный документооборот с работником (лицом, поступающим на работу) посредством следующих информационных систем:

  • Федеральной государственной информационной системы "Работа в России" (далее – цифровая платформа "Работа в России"). Доступ к ней можно получить, в том числе и через Федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг";
  • информационной системы работодателя. Такая система должна обеспечить подписание электронного документа, его хранение, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (работником и работодателем).

Порядок взаимодействия сторон посредством КЭДО

Порядок взаимодействия сторон при ведении КЭДО работодатель определяет самостоятельно. Здесь необходимо учитывать специфику деятельности работодателя, его организационные и технические возможности.

Работодателю необходимо локальным нормативным актом утвердить порядок ведения электронного документооборота (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ). Этот ЛНА может предусматривать:

  • сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление определенных кадровых документов на бумажном носителе;
  • процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии).

Работодатель вправе распространить действующие у него правила электронного документооборота на взаимодействие с дистанционными работниками (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Стороны трудовых отношений подписывают электронные документы своей электронной подписью. Конкретный вид электронной подписи зависит от используемой работодателем информационной системы и подписываемых документов (ст. 22.3 ТК РФ).

При этом расходы на получение работником электронной подписи (если она отсутствует) и ее использование несет работодатель. При наличии у работника или лица, поступающего на работу, усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), полученной им ранее, он вправе использовать эту подпись (ч. 12 и ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Для удобства информация о подписании электронных документов представлена в форме таблицы.

Информационная система работодателя

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Все виды документов

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

Все документы, кроме:

  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • ученических договоров;
  • договоров на образование без отрыва или с отрывом от работы;
  • допсоглашений к договорам;
  • приказа о применении дисциплинарного взыскания;
  • уведомления об изменении условий трудовых договоров.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Простая электронная подпись в информационной системе работодателя

  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • ученических договоров;
  • договоров на образование без отрыва или с отрывом от работы;
  • допсоглашений к договорам;
  • согласия на перевод;
  • заявления об увольнении;
  • отзыва заявления об увольнении;
  • уведомления об изменении условий трудового договора;
  • приказа о применении дисциплинарного взыскания.

Цифровая платформа "Работа в России"

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке за получением услуг в электронной форме.

Если работнику необходимо подать заявление о выдаче документов, связанных с работой, или заверенных копий таких документов, то работник может это сделать одним из следующих способов (ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ):

Запрошенные работником документы выдаются в течение трех дней со дня подачи заявления способом, который указан в заявлении работника (ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ):

  • в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;
  • в форме электронного документа. Такой документ работодатель может разместить одним из следующих способов:
    • на Едином портале государственных и муниципальных услуг (если при ведении КЭДО налажено взаимодействие информационной системы работодателя с данной Федеральной государственной информационной системой);
    • в личном кабинете работника на цифровой платформе "Работа в России" (если работодатель использует эту платформу при КЭДО).

    При возникновении чрезвычайных ситуаций (катастрофа, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия или эпизоотия, и др.) работодатель и работник, которые не взаимодействует посредством КЭДО, вправе временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением таких документов на бумажном носителе. Порядок взаимодействия сторон в таких ситуациях регулируется локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 13 ст. 22.3 ТК РФ).

    Хранение электронных документов

    Работодатель обязан хранить электронные документы в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле. Это касается и ситуации, когда электронный документооборот ведется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы "Работа в России" (ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ).

    При определении сроков хранения документов работодателю необходимо руководствоваться:

      типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.

    Как быть, если работодатель участвовал в проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой?

    Напомним, что в Российской Федерации по 15 ноября 2021 года включительно проводился эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой. Сейчас этот эксперимент завершен.

    Эксперимент по электронному кадровому документообороту проводился на основании:

    • Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" (далее – Федеральный закон № 122-ФЗ);
    • Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утв. Приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240н.

    Участие работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, в эксперименте по КЭДО было добровольным (ст. 3 Федерального закона № 122-ФЗ).

    Если работодатель принимал участие в эксперименте по электронному кадровому документообороту и решил продолжать вести КЭДО после окончания эксперимента, он может применять новые правила к возникшим с 16 ноября 2021 года правам и обязанностям. В этом случае работодателю необходимо завершить переход на электронный кадровый документооборот до 1 июля 2022 года (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ).

    вопросы

    Российским законодательством предусмотрено право применять ЭЦП для заключения договоров. Основное требование — правильное оформление, с учетом юридических и технических требований. Мы подготовили материал о том, как правильно подписать договор электронной подписью.

    Правовая основа подписания договора электронной подписью

    В Российской Федерации правовой основой такого типа договора считаются нормы Гражданского и Трудового Кодекса:

    1. Гражданский кодекс Российской Федерации гарантирует право подписать договор электронной подписью, если речь идет о заключении соглашения между разными контрагентами, которые занимаются экономической деятельностью. Заключение договора происходит с помощью передачи электронных документов.
    2. Трудовой Кодекс Российской Федерации гарантирует право подписания договора с удаленным работником с помощью электронной формы.

    Чтобы заключенный договор признавался юридически верным, необходимо подтвердить описанное решение усиленной ЭЦП (электронная подпись). Законодателем не оговаривается нужна подпись квалифицированная или нет.

    Если читатель хочет получить дополнительную информацию о том, как проходит подписание договора в цифровой форме, следует обратиться к Федеральному Закону номер 63 от 6 апреля 2011 года.

    Юридическая сила заключенных соглашений

    В упомянутом выше ФЗ под номером 63 говорится о том, что юридическая сила договора дается применением ЭЦП. Именно она подтверждает подлинность соглашения, которое подписали стороны. Если электронный договор решили подписать ЭЦП, с точки зрения действующего законодательства, он ничем не отличается от формально признанного юридического соглашения, где используется бумажный носитель.

    Другие необходимые к соблюдению правила, чтобы электронный договор признавался подлинным:

    1. Форма должна выполнять требования российского законодательства. Однако, если речь идет не о формализованном соглашении, оно составляется в свободной форме. Подпишите такое соглашение, оно все равно будет действительным благодаря подписи.
    2. Содержание также не должно противоречить действующему законодательству Российской Федерации.
    3. Требования к подписи заключаются в том, что она принадлежит лицу, который имеет полное право подписать договор с точки зрения действующего законодательства.

    У подписания договора, где применяется электронный сертификат, есть и другие особенности. Надо смотреть на вид договора, прежде чем его подписать и заверить ЭЦП. Документы бывают формализованные и неформализованные, они отличаются правилами составления.

    Что такое формализованные соглашения

    Подписание формализованных документов будет соответствовать действующему законодательству только при условии, что они соответствуют установленной форме. Среди таких документом выделяют отчетность, трудовой договор и т. п. Если вы подпишите соглашение и заверите его цифровой подписью, у него будет юридическая сила при выполнении следующих условий:

    1. Соблюдение формата. Подпишите соглашение, только если формат не противоречит требованиям российского законодательства.
    2. Заключаются по полному согласию сторон, при этом соблюдается установленный для подписания регламент.
    3. Применяется электронный сертификат в виде квалифицированной ЭЦП.

    Обе стороны имеют действующий сертификат на момент заключения соглашения. Если действующей ЭЦП в данный момент нет, можно обратиться за помощью в аккредитованный удостоверяющий центр.

    Что такое неформализованные документы

    Чаще всего это простой документ, для которого отсутствует единый формат, установленный государственными органами. Любая сторона может оформить доверенность, написать письмо, предложить хозяйственное соглашение. Форма при этом может быть любой. Вторая сторона смотрит на содержание предложенного соглашения, а для юридической силы используется:

    1. Цифровая подпись квалифицированного типа. Дополнительное преимущество от данного сертификата состоит в гарантии неизменности документа. Цифровая подпись свидетельствует: если было оформлено подписание соглашения, его содержание не поменяется.
    2. Цифровая КЭП неквалифицированного типа.

    Если подписание соглашения выполняется в рамках действующего электронного документооборота, нужно предварительно выполненное подписание соглашения о признании силы в юридической форме у данных типов сертификатов. Перед подписанием убедитесь в том, что документ содержит описание требований к типу подписи, а также присутствуют все необходимые реквизиты документа.

    Документы для подписания цифровым способом

    Для получения помощи относительно возможности или невозможности подписания соглашений в цифровой форме ознакомьтесь с предоставленной ниже информацией. Юридический документ, который заключен с использованием криптографической защиты, формально равен тому же самому документу, который написан на бумаге и на который надо поставить обычную печать, а также написать фамилию и инициалы. Но есть вид документов, который может быть заключен только в традиционной бумажной форме. К сожалению, никакая помощь в виде усиленной криптографической защиты не изменит этого факта.

    В том же самом ФЗ под номером 63 оговариваются случаи, когда надо использовать только бумажный вид носителя информации. Но есть и противоположные случаи.

    Оба типа носителя пригодны к использованию только в том случае, если законом прямо не оговаривается обратное.

    Где используется ЭЦП для подписания договора

    Контракты, заверенные КЭП, заключаются на следующих площадках:

    1. Электронные площадки. Заключить соглашение можно с представителями государства или частными компаниями.
    2. Коммерческие организации. Обычно ими разрабатывается web-интерфейс для пользователя. Соглашение оформлять удобно, если есть КЭП.
    3. Специализированные информационные системы.

    Как правило, образец соглашения можно найти на любом из этих сервисов. Чтобы можно было легально заключать сделки, надо иметь признанную КЭП, получить которую можно в одном из удостоверяющих центров.

    Читайте также: