Можно ли отменить приказ о приеме на работу в 2021

Обновлено: 23.04.2024

Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, а также внес изменения в части оформления приказа при приеме сотрудника на работу. Большинство новых положений вступило в силу с 22 ноября 2021 года.

Электронный документооборот (далее ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Какие документы можно будет оформлять в электронном виде

Положения об ЭДО применяются к документам, которые согласно ТК РФ и другим НПА в сфере трудового права должны быть оформлены на бумаге и/или с которыми работники должны быть ознакомлены в письменной форме, в том числе под роспись (например, трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и другие).

Установлен ряд документов, к которым новые правила не применяются:

– трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников,
– акт о несчастном случае на производстве по установленной форме,
– приказ (распоряжение) об увольнении работника,
– документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

При приеме на работу соискатель по согласованию с работодателем может предъявить документы в электронном виде.

Информационная система для ведения кадрового ЭДО

Расходы по созданию и эксплуатации собственной информационной системы для кадрового ЭДО ложатся на работодателя. Затраты на получение сотрудником электронной подписи (если ее нет) и ее использование тоже несет работодатель.

Отметим, с 1 марта 2023 года будут применяться единые требования к составу и форматам электронных документов, которые установит Минтруд.

Начало применения ЭДО работодателем

Работодатель сам решает, переходить ему на электронный кадровый ЭДО или продолжать оформлять документы на бумаге.

1. Решение о введении ЭДО нужно закрепить в ЛНА с учетом мнения первичной профсоюзной организации. В нем нужно определить:

Для перехода на ЭДО необходимо письменное согласие работников. Отсутствие согласия приравнивается к отказу, при этом работник может дать такое согласие в дальнейшем. Принимаемые на работу могут дать согласие в электронном виде.
С 2022 года не требуется получение согласия на использование электронного формата от лиц, которые впервые будут приняты на работу после 31 декабря 2021 года (на дату 31 декабря 2021 года у них нет трудового стажа).

Отказ работника от перехода на ЭДО или отсутствие у него электронной подписи не может быть причиной отказа в приеме на работу либо увольнения.

Отметим: работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления ЭДО.

2. Помимо ЛНА, работодателю нужно разработать Порядок осуществления электронного документооборота (утверждается тоже с учетом мнения первичной профсоюзной организации), который может предусматривать:

сроки и периодичность подписания работником электронных документов и/или ознакомления с ними;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем через ЭДО (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, к которым применяется ЭДО, на бумажном носителе;
процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и/или органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Какие виды электронных подписей можно использовать при применении ЭДО

Для работодателей – участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой

Напомним, эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой, проводился по 15 ноября 2021 года включительно. Подробно о нем рассказано в Путеводителе по кадровым вопросам. Эксперимент по электронному кадровому документообороту (до 16.11.2021).

Оформление приказа о приеме на работу

С 22 ноября 2021 года внесены изменения в ст. 68 ТК РФ, которыми установлено, что прием на работу оформляется трудовым договором. Приказ о приеме на работу работодателю в обязательном порядке издавать больше не нужно.

Законодатели поясняют, что в рамках эксперимента была выявлена избыточная норма об оформлении приказа о приеме на работу, содержание которого аналогично некоторым положениям трудового договора. Поэтому данная норма исключена из ТК РФ.

На заметку: не пропустите правовую онлайн-планерку для кадровика, которая пройдет 30 ноября 2021 года с 15.00 до 16.30. На ней будут рассмотрены главные изменения, актуальные для кадровых работников за текущий месяц.

Президент России В. Путин подписал Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, позволяющий создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Что нужно знать работникам про электронные документы, связанные с работой? Как работодателям организовать работу с электронными документами по кадрам по новым правилам и сколько им будет стоить переход на кадровый ЭДО (ЭКДО), рассказываем в этом материале про электронный кадровый документооборот: Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ и новую ст. 22.1 ТК РФ.

Как было

До 22 ноября 2021 года у работодателей по Трудовому кодексу РФ не было законных оснований оформлять кадровые документы только в электронном виде. К ним относились, например, трудовой и ученический договоры, договор о материальной ответственности и ещё порядка 30 видов других кадровых документов.

Всем давно было очевидно, что сфера трудовых отношений давно отстаёт в своей цифровизации.

Три новых статьи ТК РФ о кадровом ЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ с 22 ноября 2021 года ввёл в ТК РФ следующие новые статьи:

В ст. 22.1 ТК РФ дано определение кадрового ЭДО (электронного документооборота в сфере трудовых отношений):

Это понятие в полной мере распространяется и на лиц, поступающих на работу.

При приеме на работу соискатель может предъявить свои документы в электронном виде.

По обновленным правилам работодателям разрешено вводить кадровый ЭДО в том числе в отношении дистанционных работников (ст. 312.1 ТК РФ в ред. Закона № 377-ФЗ).

Отметим, что помимо введения в ТК РФ новых статей, Закон № 377-ФЗ установил новые правила оформления приема на работу, изменив ч. 1 и изъяв ч. 2 ст. 68 ТК РФ. По новым правилам прием на работу оформляют не приказом (распоряжением) работодателя, а трудовым договором.

То есть, теперь приказ о приеме на работу можно не оформлять. Если же работодатель решил издать такой приказ, его содержание должно соответствовать условиям трудового договора.

Содержание новых статей ТК РФ раскроем в следующих разделах.

Переход на кадровый ЭДО: обязанность или право?

2 варианта кадрового ЭДО

Для организации кадрового ЭДО работодатель может использовать следующие информационные системы (ст. 22.1 ТК РФ):

В итоге, работники могут через применяемую в компании ИС предоставлять работодателю и получать от него электронные документы, а также знакомиться с ними.

Закон не заставляет работодателей в обязательном порядке создавать собственную ИС для кадрового ЭДО, но и не запрещает такой формы взаимодействия с работниками.

ВИД ИНФОСИСТЕМЫ

ПОЯСНЕНИЕ

подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ;
хранение электронного документа;
фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Документы-исключения

Требования, установленные новыми статьями ТК РФ, применяют в отношении документов, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством.

При этом новые ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ не применяют в отношении:

трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД, СТД-Р);
акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказа (распоряжения) об увольнении работника;
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в т. ч. лично подписываемых работником.

С переходом на ЭКДО на первый план выходит применение электронной подписи и её необходимый вид.

Работникам разрешено подписывать электронные документы на этом портале с помощью:

УКЭП;
УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства;
простой ЭП, ключ которой получен при личной явке получателя в порядке, определенном Правительством РФ.

Электронные подписи для собственной инфосистемы

Работники и работодатели могут применять УКЭП во всех случаях и для всех кадровых электронных документов. А для отдельных документов этот вид подписи обязателен (ст. 22.3 ТК РФ).

1. Электронные подписи работодателя

Иные электронные кадровые документы работодатель может подписывать как УКЭП, так и с помощью неквалифицированных электронных подписей.

2. Электронные подписи работников

Для работников предусмотрены другие требования по виду электронной подписи для подписания электронных кадровых документов (ст. 22.3 ТК РФ).

При подписании иных электронных документов работник помимо УКЭП и УНЭП может применять простую ЭП (при оформлении специального соглашения между работником и работодателем).

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно УКЭП.

Приказ о переходе на кадровый ЭДО

Если работодатель решил применять кадровый ЭДО, ему нужно издать приказ или иной локальный акт, в котором указать (ст. 22.2 ТК РФ):

сведения об инфосистеме, с использованием которой будет происходить кадровый ЭДО;
порядок доступа к ней (при необходимости);
перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых применяется кадровый ЭДО;
срок уведомления работников о переходе на кадровый ЭДО и сведения о дате его введения (не ранее даты истечения срока указанного уведомления).

Работодателю также нужно разработать и утвердить порядок кадрового ЭДО, в котором прописать:

сроки и периодичность подписания работником электронных документов и/или ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
порядок проведения инструктажа по вопросам применения кадрового ЭДО (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допустимо оформление электронных документов на бумажном носителе;
порядок взаимодействия работодателя с профсоюзным органом и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Приказ о введении кадрового ЭДО и порядок его применения нужно согласовать с профсоюзом (при его наличии в компании).

Согласие работников

Работодатель, решивший применять кадровый ЭДО, должен уведомить каждого работника об этом в срок, указанный в приказе.

Работник имеет право согласиться или отказаться от применения кадрового ЭДО. Согласие оформляют в письменной форме. Закон позволяет отказавшемуся работнику впоследствии передумать и дать такое согласие (ст. 22.2 ТК РФ).

Вновь принимаемых на работу сотрудников работодателю нужно проинформировать о применении кадрового ЭДО.

Порядок получения согласия на применение кадрового ЭДО зависит от того, есть у работника стаж на 31.12.2021 или нет:

У работника есть стаж на 31.12.2021. Значит, он вправе дать согласие на применение кадрового ЭДО (в т. ч. в электронном виде). При этом отсутствие согласия приравнено к отказу работника и сохраняется право дать согласие в последующем.
Сотрудник принят на работу после 31.12.2021 и у него отсутствует трудовой стаж. Тогда согласие на применение кадрового ЭДО не нужно.

Работодатель не вправе отказывать в приеме на работу соискателю или увольнять действующего сотрудника при отсутствии его согласия на применение кадрового ЭДО либо отсутствии у него электронной подписи (ст. 22.2 ТК РФ).

Как же быть с теми работниками, которые не дали согласия на применение кадрового ЭДО? Законодатели предусмотрели, что работодателю надлежит безвозмездно выдавать им заверенные надлежащим образом бумажные документы, связанные с работой в компании.

Нюансы для новичков

Лица, поступающие на работу к применяющему кадровый ЭДО работодателю, вправе (ст. 22.2 ТК РФ):

для заключения трудового договора предоставлять документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, согласованной с работодателем – бумажной или электронной;
знакомиться с коллективным договором, правилами внутр. труд. распорядка и иными локальными актами, связанными с трудовой деятельностью в электронной форме.

Лица, поступающие на работу (как и действующие сотрудники) могут подписывать электронные кадровые документы УКЭП, которая была получена ими ранее самостоятельно.

Если у работника нет электронной подписи, расходы на ее получение и использование оплачивает работодатель.

Детали электронного взаимодействия

Работник вправе подать работодателю заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных копий, несколькими способами:

Работодатель обязан безвозмездно выдать документы/заверенные копии в течение 3-х рабочих дней со дня подачи такого заявления.

Если в отношении документов применяется кадровый ЭДО, их нужно выдать в форме, указанной работником в заявлении. Это может быть:

Сохранность документов работодатель должен обеспечить в течение сроков, установленных Росархивом.

Сроки перехода на ЭКДО

Большинство изменений, внесенных в ТК РФ Федеральным законом № 377-ФЗ, действуют с 22 ноября 2021 года ─ даты его опубликования. А для участников эксперимента по переходу на электронные кадровые документы еще раньше ─ с 16.11.2021 (сразу после окончания эксперимента) с завершением перехода на кадровый ЭДО до 01.07.2022.

Закон № 377-ФЗ был разработан с учетом эксперимента по использованию электронного кадрового документооборота, который проходил с 2020 года по Закону от 24.04.2020 № 122-ФЗ и успешно завершился 15 ноября 2021 года. Его участники применяют новые правила с 16.11.2021, если пожелали продолжить кадровый ЭДО.

Для таких работодателей также предусмотрен переходный период до 01.07.2022, в течение которого необходимо выполнить предусмотренные изменениями в ТК РФ мероприятия по переходу на ЭКДО, продолжая вести электронное кадровое делопроизводство, как это было в период эксперимента.

Работодатели, которые не захотели продолжать использование электронных документов, связанных с работой, по завершении эксперимента возвращаются к кадровому документообороту на бумаге в соответствии с нормами действующего трудового законодательства.

В рамках эксперимента была выявлена избыточная обязанность оформлять приказ о приеме на работу, хотя его содержание аналогично некоторым положениям трудового договора. Поэтому соответствующая норма исключена из ТК РФ.

Отдельный срок предусмотрен для начала применения единых требований к составу и форматам электронных документов, который разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом ─ с 1 марта 2023 года. Этот переходный период нужен, чтобы компаниям и ИП доработать и развить своё программное обеспечение. При этом документы, сформированные в информационной системе работодателя до вступления в силу единых форматов Минтруда, имеют юридическую силу.

Что нужно знать про форматы электронных кадровых документов

Как было сказано, Минтруд России утверждает единые требования к формам (составу обязательных типов данных) и форматам базовых электронных документов, определяющих условия трудовых отношений. Это нужно для:

Формат электронного документа – это описание структуры файла, содержащего сведения электронного документа.

Форма электронного документа – это совокупность установленных трудовым законодательством реквизитов, которые в нем представлены.

В частности, Минтруд устанавливает требования к форматам и формам электронных документов, формируемых в информационных системах работодателей. Это трудовые договоры, договоры о материальной ответственности, ученические договоры, договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и др. Для иных электронных документов Минтруд утверждает требования только к их электронным форматам.

В любом случае обязательное условие – машиночитаемость форматов таких документов. Соблюдение данных требований к форматам кадровых документов позволяет:

обеспечить межведомственное электронное информационное взаимодействие;
при формировании документов исключить часть нарушений трудового законодательства;
проводить автоматизированным способом контроль трудовых отношений;
формировать аналитическую информацию за счет автоматизированной обработки электронных кадровых документов.

Эти модели будут предусматривать применение форматно-логического и контроля по параметрам не только к отдельно взятым кадровым документам и данным в них, но и цепочкам связанных документов. В том числе – последовательности и срокам их формирования.

Указанные модели вместе с формами и форматами позволят работодателю предупреждать нарушения трудового законодательства уже на этапе формирования документов. Нарушения могут возникать в силу недостаточной правовой подготовки сотрудника, ведущего кадровое делопроизводство, или случайной ошибки.

Расходы работодателей

Работодателям, организующим свою ИС для кадрового ЭДО, придется найти дополнительные деньги на ее создание и эксплуатацию, а также на создание, использование и хранение электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работников (ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ).

Что даёт переход на ЭКДО

В частности, вот какие новые возможности и преимущества возникают с переходом на электронные документы по кадрам:

удаленное трудоустройство – соискатель может подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор;
работники могут без посещения кадровой службы подписывать документы, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью;
быстрый доступ к необходимой документации;
упрощение процедуры и повышение оперативности оформления трудовых отношений;
сокращение рутинных операций кадрового делопроизводства;
экономия трудовых и материальных ресурсов организации;
большая сохранность документов;
повышение эффективности защиты прав работников за счет прозрачности и открытости кадровых процедур.

В итоге, Закон № 377-ФЗ оптимизирует взаимодействие между работодателями и работниками, а также их представительными органами. Кроме того, он позволяет работникам оперативно получать государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где нужны данные от работодателя: необходимые сведения можно запросить через его информационную систему.

Отвечаем на основные вопросы

Что такое кадровый ЭДО

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (кадровый ЭДО/ЭКДО) ─ это создание, подписание, использование и хранение работодателем/работниками документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Обязан ли работодатель переходить на кадровый ЭДО

Не обязан, но вправе перейти.

Каким документом закреплены нормативные основы кадрового ЭДО

Вопросам кадрового ЭДО посвящены три новые статьи 22.1 – 22.3 ТК РФ в ред. Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

Как работодателю перейти на кадровый ЭДО

Сколько придется потратить работодателю на кадровый ЭДО

Заключение

Хотим успокоить: изменения в ТК РФ, внесённые рассмотренным Законом № 377-ФЗ, не устанавливают новые обязательные требования для работодателей и работников. Решение о переходе на электронный документооборот организация принимает самостоятельно.

В 2021 году в законодательство, касающееся ведения трудовых книжек, была внесена целая серия изменений. Рассмотрим основные новшества, которые необходимо будет учесть работодателям в ближайшее время. Чтобы трудовые книжки в компании всегда были в полном порядке, читайте разъяснения экспертов SuperJob!

Обзор изменений

Титульный лист предусматривает место для печати.

Титульный лист предусматривает место для печати при ее наличии.

Записи в книжке производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Не регламентирован порядок внесения записей о работе по совместительству.

Сведения о работе по совместительству можно будет вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и об увольнении).

При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия, и наименование организации или индивидуального предпринимателя, куда переводится работник.

Форма книги учета движения трудовых книжек и форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена законом.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.

Книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

Вернуть трудовую книжку работнику при отказе от ее ведения в бумажном виде (переходе на электронный вариант) нужно не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.

В новых правилах примеров формулировки записи о прекращении трудового договора нет.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

В остальном требования по заполнению трудовой книжки остались прежними.

Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н вступает в силу с 1 сентября 2021 года. С этой же даты утрачивает силу действующее сейчас Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Можно ли использовать старые бланки?

Как видим, одним из ключевых изменений является новая форма трудовой книжки, которая вводится с 1 сентября 2021 года. До недавнего времени предполагалось, что в случае наличия в компании старых бланков трудовых книжек с 1 сентября 2021 года работодатель должен обновить запас чистых бланков и приобрести трудовые книжки уже новой формы. Однако далее произошло еще одно ключевое изменение в связи с принятием Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 125.

В соответствии с данным Постановлением:

• трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2023 г.;
• имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат;
• имеющиеся у работодателей бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны и могут использоваться без ограничения срока.

Напомним, что работникам, которые сейчас впервые устраиваются на работу, трудовая книжка в бумажном виде уже не оформляется. То же самое касается и сотрудников, которые подали работодателям заявления на переход на электронные трудовые книжки. На них работодатели только предоставляют в электронном виде сведения в Пенсионный фонд РФ. Для таких работников бланки трудовых книжек уже не понадобятся. Новые бланки могут потребоваться только для тех, кто уже имел стаж работы (кому трудовая книжка была оформлена в прошлом) и кто не отказался от ведения бумажной трудовой книжки (например, при оформлении дубликата).

На что повлияет отмена Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225?

В целом основные положения, которые содержатся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, перешли в Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Однако отличия все же есть.

2) В новых правилах более подробно указан порядок оформления дубликата трудовой книжки.

4) Отдельно нужно остановиться на последнем пункте изменений. Как мы знаем, на сегодняшний день работодатели должны вести на каждого работника личную карточку по форме Т-2 (форма утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Это необходимо в следующих целях:

• ведение воинского учета в организации;
• ознакомление работника с вносимыми записями в его трудовую книжку.

Как теперь вести воинский учет в компании?

Таким образом, карточку Т-2 нужно будет вести только в целях воинского учета военнообязанных работников (и то лишь до момента, пока не будут утверждены иные формы документов). Для работников, которые не являются военнообязанными, личная карточка становится необязательной.

Тем не менее работодателю ничего не запрещает вести личные карточки на работников, как и раньше (если так удобнее). Но теперь для этого рекомендуется получить от работника согласие на обработку его персональных данных.

Наша рубрика с материалами экспертов по кадровому делопроизводству пополняется еженедельно. Чтобы не пропустить самое важное, подпишитесь на наш Телеграм-канал.

Посмотрим на ключевые изменения.

1. Ввели новые форматы удаленной работы. Наряду с постоянной дистанционной работой появились: 1) временная сроком до 6 месяцев; 2) комбинированная, при которой работники чередуют свое нахождение в офисе работодателя и вне его (ч. 2 ст. 312.1 ТК); 3) экстренная, когда работники переводятся на удаленную работу без их предварительного согласия в исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения или его части (ст. 312.9 ТК). Эти изменения окажутся полезными не только в период пандемии, но и после нее. Раньше работодатели прописывали такие форматы, как разъездной характер работы, обязанность исполнять поручения работодателя о явке в офис. Это все остается, но теперь можно в законном порядке устанавливать работникам график работы удаленно и в офисе.

3. Уточнили порядок использования УЭЦП при обмене документами в электронной форме. Прежде, если работник и работодатель обменивались электронными документами, их нужно было подписать УЭЦП. Причем не конкретизировалось, какие документы надо было обязательно подписать, а какие нет. Это вызывало много вопросов, особенно при возникновении конфликта между работником и работодателем. Чаще стороны игнорировали указанное требование и передавали скан-копии документов по электронной почте, а оригинал направляли обычной почтой. В связи с этим у судов возникал вопрос, можно ли считать датой получения работником, например, уведомления о запросе объяснений по электронной почте исключительно дату получения оригинала обычной почтой. Если оригинал не направлялся, работники оспаривали такие документы ввиду неподписания их УЭЦП.

Теперь этот вопрос урегулировали. Конкретизирован исчерпывающий печень документов, которые должны быть подписаны УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника при обмене ими в электронном виде: трудовой договор, дополнительное соглашение к трудовому договору, договор о материальной ответственности, ученический договор о получении образования без отрыва или с отрывом от работы, а также дополнительные соглашения при внесении изменений в эти договоры (ч. 1 ст. 312.3 ТК). В остальных случаях работодатель сам определяет, как будет подтверждаться достоверность документа, направленного в электронном виде. Порядок может быть установлен в локальном нормативном акте работодателя.

4. Изменили основания увольнения работников. На мой взгляд, изменения эти не очень удачные. Работодателю сложнее контролировать исполнение трудовых обязанностей дистанционными работниками. Раньше он мог предусмотреть дополнительные основания увольнения, и это ограничивало возможность злоупотреблений со стороны работников. Теперь ст. 312.8 ТК устанавливает два основания прекращения трудового договора с дистанционным работником по инициативе работодателя (в дополнение к общим основаниям увольнения, предусмотренным ст. 77 ТК):

работник не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней подряд;
работник, работающий на постоянной дистанционной работе, изменил местность выполнения трудовой функции, и это повлекло невозможность исполнения им обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

Электронный документооборот между работником и работодателем

Электронный документооборот в сфере трудовых правоотношений (ЭДО) – инструмент не новый. Он уже несколько лет активно используется компаниями. Но на законодательном уровне урегулирован он не был. В ноябре 2021 г. в Трудовой кодекс внесли поправки, закрепляющие порядок внедрения ЭДО между работником и работодателем 1 .

Что такое ЭДО?

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК).

Какими документами можно обмениваться посредством ЭДО?

Работник и работодатель могут обмениваться любыми документами, в отношении которых предусмотрено их оформление на бумажном носителе либо ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись (ч. 2 ст. 22.1 ТК).

Какими документами нельзя обмениваться посредством ЭДО?

Определен исчерпывающий перечень таких документов (ч. 3 ст. 22.1 ТК):

трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
акт о несчастном случае на производстве;
приказ (распоряжение) об увольнении работника;
документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

Какую систему ЭДО использовать?

Переход на ЭДО – право или обязанность?

Для работодателя переход на ЭДО является правом, а не обязанностью. Такое решение принимается исходя из внутренних организационных потребностей компании.

Работник, имеющий трудовой стаж на дату 31 декабря 2021 г., может отказаться от перехода на ЭДО. В этом случае работодатель обязан вести с ним документооборот в письменной форме. Санкции в виде увольнения или отказа в приеме на работу за нежелание переходить на ЭДО применяться к таким работникам и соискателям не могут. Это положение введено в первую очередь в интересах работников старшего поколения, которым может быть неудобно использовать ЭДО.

Работник, который принят на работу после 31 декабря 2021 г. впервые (не имеет трудового стажа), не может отказаться от ЭДО, который уже внедрен в компании или будет введен позже. Предполагается, что можно будет уволить такого работника или отказать такому соискателю в приеме на работу в случае нежелания использовать ЭДО.

Как внедрить ЭДО в компании?

Работодатель внедряет ЭДО путем принятия локального нормативного акта (ч. 2 ст. 22.2 ТК). Ознакомление лица, поступающего на работу, с таким актом может осуществляться в электронной форме (ч. 11 ст. 22.2 ТК). Предполагается, что работники, которые на момент внедрения ЭДО работают в компании и до 31 декабря 2021 г. уже имели стаж работы, с локальным нормативным актом об ЭДО знакомятся в письменной форме. Согласие на использование ЭДО от работников, имеющих стаж работы до 31 декабря 2021 г., нужно получить также в письменной форме (ч. 5 ст. 22.2 ТК).

Локальный нормативный акт об ЭДО должен содержать (ч. 2 ст. 22.2 ТК):

сведения об информационной системе, с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;
порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
перечень документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
перечень категорий работников, перешедших на электронный документооборот;
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Локальный нормативный акт об ЭДО может содержать (ч. 3 ст. 22.2 ТК):

сроки подписания работником электронных документов или ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
случаи, при которых допускается оформление документов, определенных абз. 4 ч. 2 ст. 22.2 ТК, на бумажном носителе;
процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников или выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Список этот неисчерпывающий.

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения или его части, работодатель и работник, не осуществляющие взаимодействие посредством ЭДО, вправе обмениваться документами в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением документов на бумажном носителе. В такой ситуации работодатель также должен принять локальный нормативный акт, в котором будет закреплен порядок временного обмена документами (ч. 13 ст. 22.3 ТК).

Как подписывать документы?

Исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью подписываются (ч. 1 ст. 22.3 ТК):

трудовой договор и изменения к нему;
договор о материальной ответственности и изменения к нему;
ученический договор и изменения к нему;
договор о получении образования без отрыва или с отрывом от работы и изменения к нему;
приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;
уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

Для подписания остальных документов стороны могут использовать как усиленную квалифицированную электронную подпись, так и иные способы, позволяющие идентифицировать личность подписавшего работника (ч. 5 ст. 22.3 ТК):

усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
простая электронная подпись.

Какие расходы несет работодатель?

Работодатель несет расходы на создание и эксплуатацию информационной системы; на создание, использование и хранение электронных документов (ч. 8 ст. 22.1 ТК); на получение работником электронной подписи и ее использование (ч. 12 ст. 22.2 ТК).

Электронные трудовые книжки

Наиболее важное нововведение состоит в том, что работодатель после 31 декабря 2020 г. не оформляет бумажные трудовые книжки для работников, впервые устраивающихся на работу. Работники не могут требовать вести трудовые книжки в порядке ст. 66 ТК.

Сроки взыскания компенсации за причиненный работнику моральный вред

Трудовой кодекс предусматривает сроки исковой давности для подачи в суд исков (ст. 392 ТК):

о взыскании задолженности по заработной плате и иным причитающимся работнику выплатам – 1 год со дня установленного срока выплаты;
о восстановлении нарушенных прав (например, об отмене дисциплинарного взыскания – замечания или выговора) – три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права;
об отмене приказа об увольнении и восстановлении в должности – 1 месяц со дня вручения работнику копии приказа об увольнении, выдачи трудовой книжки или предоставления ему в связи с увольнением сведений о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы.

В 2021 г. ст. 392 ТК дополнена положением, позволяющим обращаться в суд с дополнительным заявлением о компенсации морального вреда в течение трех месяцев с момента вступления в силу судебного акта, которым нарушенные права работника были восстановлены 2 . Ранее работники должны были заявлять такое требование одновременно с основным иском.

Изменение подхода судов к разрешению трудовых споров, связанных с увольнением работников

В 2021 г. сильно изменился подход судов к разрешению споров о признании незаконным увольнения и восстановлении в должности работников. В основном эти споры связаны с увольнениями по инициативе работодателя, но попадаются и судебные акты, которыми восстановлены в должности работники, уволенные по собственному желанию (по собственной инициативе).

1. Дисциплинарные увольнения (неоднократное нарушение трудовых обязанностей работником и однократное грубое нарушение трудовых обязанностей).

Суды стали в обязательном порядке обращать внимание:

на процедуру увольнения – малейшая ошибка в этой процедуре приведет к отмене приказа 3 ;
на соразмерность взыскания – помимо доказательств совершенного работником нарушения и соблюдения процедуры увольнения работодатель должен представить доказательства обоснованности применения взыскания в форме увольнения вместо менее строгого 4 ;
на множественность дисциплинарных взысканий. Причем применение нескольких взысканий до увольнения за неоднократное нарушение трудовых обязанностей работником еще не доказывает состава неоднократности. Суды интерпретируют это как намеренные действия работодателя, направленные на увольнение работника за неоднократное нарушение трудовых обязанностей 5 .

2. Сокращение.

Суды стали гораздо строже оценивать процедуру сокращения.

Предложение вакансий.
- Важно предложить вакансию всем сотрудникам, подпадающим под сокращение. Выбор в пользу одного повлечет отмену приказа. Если несколько работников претендуют на вакансию, выбор делается с учетом положений ст. 179 ТК о преимущественном праве на оставление на работе при сокращении численности или штата работников 6 .
- Предлагать вакансии нужно не только в местности, где работник работает (такого подхода суды придерживались ранее), но и в других местностях, особенно если в трудовом договоре не определено место работы или установлен разъездной характер работы 7 .
- Предлагать необходимо все вакантные должности, соответствующие квалификации увольняемого работника, и нижестоящие должности. При этом должностная инструкция к должности должна быть обоснованна (например, не должно быть прописано знание иностранного языка, если фактически он при исполнении трудовых обязанностей не требуется) 8 .
Ранее суды придерживались мнения, что вопрос целесообразности сокращения находится в исключительной компетенции работодателя. Но теперь работодатель должен доказать, помимо соблюдения процедуры сокращения, его экономическую и организационную целесообразность 9 .

3 Суд признал незаконным увольнение, когда в приказе об увольнении была дана ссылка на основание – Приказ о вынесении дисциплинарного взыскания в виде увольнения, в котором были все сноски на сопутствующие документы: запрос объяснений, служебная записка, проверка объяснений. Суд указал, что в самом приказе об увольнении должны быть перечислены все приказы, послужившие основанием неоднократности, и сам приказ о применении взыскания в виде увольнения. Определение судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 12.04.2021 по делу № 5-КГ21-5-К2.

6 Пункт 4 Обзора практики рассмотрения судами дел по спорам, связанным с прекращением трудового договора по инициативе работодателя (утв. Президиумом ВС РФ 9 декабря 2020 г.); определения Верховного Суда РФ от 1 марта 2021 г. № 69-КГ20-19-К7 и от 15 февраля 2021 г. № 53-КГ20-16-К8.

Вопрос клиента: Как скорректировать или отменить переданные в ПФР кадровые мероприятия в отчете СЗВ-ТД?

Ответ: Кадровые мероприятия считаются переданными в ПФР, если в отчете СЗВ-ТД установлен флажок Документ принят в ПФР (не редактируется):

При необходимости можно включить возможность редактирования кадровых документов через кнопку Еще / Изменить документ:

Корректировка переданных кадровых мероприятий

После корректировки сведений необходимо создать новый СЗВ-ТД.

Обратите внимание , если что-нибудь изменить в кадровом документе (например, сведения о мероприятии, которые были переданы в ПФР) или просто отменить проведение документа, то переданное кадровое мероприятие регистрируется как отмененное.

После повторного проведения, измененного или снятого с проведения документа, сформируется новое мероприятие (сформируется новый идентификатор мероприятия).

При изменении данных в кадровом документе в отчете СЗВ-ТД первая строка с ранее переданными сведениями будет стоять с признаком отмены, а вторая строка — с новыми (измененными) данными о мероприятии:

Если документ был снят с проведения, то сформируется строка с ранее переданными мероприятиями с признаком отмены:

Если в кадровом документе были изменены сведения, которые не передаются в ПФР (суммы начислений, право на отпуск и т. д.), то при проведении документа новое мероприятие (новый идентификатор) сформирован не будет.

Примеры корректировки переданных мероприятий:

Пример 1 – внесение изменений в кадровый документ

Сотрудница принята на работу 03.08.2020 г., сведения в ПФР о приеме приняты. В отчете СЗВ-ТД стоит галочка Документы приняты ПФР (не редактируется). В сентябре обнаружили ошибку, нужно было дату приема указать 10.08.2020 г. Принято решение скорректировать кадровый документ.

В Приеме на работу по кнопке Еще / Изменить документ включается возможность редактирования:

Изменяем в документе дату приема. При формировании отчета СЗВ-ТД будет сформировано две строки – одна с отменой ранее переданного мероприятия, вторая с корректными данными. Дата отмены, как правило, это текущая дата компьютера:

Переданы сведения в ПФР, но в номере приказа была допущена ошибка, вместо номера 70-л, было отправлено мероприятие с номером приказа 70.

При выборе мероприятия, которое нужно изменить, в Регистрации трудовой деятельности появится две строки – одна с признаком отмены, а вторая с такими же данными, в которые следует вносить изменения:

Скорректировав данные и проведя документ в отчете СЗВ-ТД появится две строки с мероприятиями – одна отменяющая, вторая в верными сведениями:

Отмена переданных кадровых мероприятий

Пример – отмена переданного кадрового мероприятия

В ПФР были переданы мероприятия о переводе сотрудника на другую должность. Позже выяснилось, что мероприятия были переданы ошибочно. Нужно отменить переданные кадровые мероприятия.

В документе строка с отменяемым мероприятием будет окрашена в серый цвет и стоять дата отмены:

Сведения, которые были отменены, будут отражены в форме СЗВ-ТД автоматически при последующем формировании:

Статью подготовила Польникова Анастасия, специалист линии консультаций компании "ИнфоСофт"

Читайте также: