Можно ли не удерживать ндфл с сотрудника по заявлению

Обновлено: 18.05.2024

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

При исчислении налога на доходы нередко возникают ошибки, вследствие которых НДФЛ оказывается излишне удержанным. Причин может быть несколько: арифметическая ошибка бухгалтерской службы, игнорирование при расчетах подтверждающих документов на вычет, смена статуса работника с нерезидента на резидента.

Как поступить бухгалтеру, если он обнаружил излишнее удержание с доходов сотрудника? О порядке действий, законодательных нормах, регламентирующих возврат налога сотруднику, расскажет наша статья.

Что говорит законодатель?

Порядок возврата НДФЛ, удержанного излишне из доходов, содержится в НК РФ ст. 231-1. Возврат сумм работодателю, которые он излишне перечислил за сотрудника в ФНС, регулируется НК РФ, ст. 78. Статья 231 не исключает возможность выплаты гражданину сумм НДФЛ из средств работодателя до момента, когда ИФНС произведет возврат этих денег на счет фирмы-работодателя.

В этой же статье говорится о необходимости возврата налога в случае, если его плательщик писал заявление на имя работодателя с просьбой предоставить ему имущественный вычет, но при расчете право на вычет не было учтено.

Имущественный вычет в связи с покупкой (строительством) жилья имеет свои нюансы, когда дело касается возврата налога на доходы.

Согласно законодательству получить вычет физическое лицо имеет возможность (по НК РФ ст. 220 п. 7-8):

в налоговой по окончании года;
в месте, где он работает, в середине года.

Обращаясь по месту работы за вычетом, налогоплательщик должен иметь в виду, что уменьшать НДФЛ при расчетах бухгалтерия начнет с того месяца, в котором он написал заявление с просьбой предоставить вычет. При этом возникает вопрос, должен ли работодатель пересчитать налог в сторону уменьшения с начала года, а затем его вернуть.

О том, что возвращать НДФЛ, удержанный до получения заявления налогоплательщика (с подтверждением из налоговой, что он такое имеет право), работодатель не должен, говорит Минфин (документ №03-04-06/6-46 от 21/03/11 г. и ряд других).

Алгоритм возврата

Обнаружив факт излишнего удержания, руководство фирмы обязано следовать порядку возврата, прописанному в НК РФ:

Возникшую переплату по налогу можно погасить за счет текущих платежей НДФЛ, т.е. уменьшить сумму НДФЛ за счет сумм, начисленных с доходов данного сотрудника либо других сотрудников, независимо от ставки налога, которая применялась при расчетах, и видов дохода.

Если фирма по какой-то причине не имеет возможности вернуть сотруднику излишне удержанный у него налог, необходимо обратиться в ФНС, предоставив заявление о необходимости возврата НДФЛ физическому лицу в установленные законом сроки. К заявлению прилагаются документы, в которых отражен факт переплаты, и налоговые документы-расчеты на удержание НДФЛ (выписки из реестров НУ за соответствующий период).

Работник может вернуть НДФЛ, обратившись в ФНС:

если фирма, где он работал, ликвидирована;
если работник приобрел в текущем календарном году статус резидента РФ.

В последнем случае переплата возникает из-за разницы ставок НДФЛ для резидентов и нерезидентов (соответственно 13 и 30% от доходов). При обращении налогоплательщик предоставляет декларацию на доходы и заявление с указанием счета, на который будет перечисляться излишне удержанный налог. Необходимо подтвердить и статус резидента РФ документами, имеющимися в наличии у работника (копии регистрационных документов по месту жительства, миграционной карты и пр.).

Может случиться так, что сотрудник уже уволен, а бухгалтерия обнаружила переплату по налогу с его доходов. В этом случае излишне удержанный НДФЛ фирма обязана сотруднику вернуть.

Возврат оформляется тем же порядком и по тому же алгоритму, который приведен выше: уведомление, заявление сотрудника, перечисление ему средств.

Если сведения в налоговую уже отправлены, а сотрудник заявил свое право на возврат, сумма должна быть возвращена.

После этого в ИФНС подается корректирующая справка 2-НДФЛ, в которой излишне удержанный налог отражаться не будет. Кроме того, в форме 6-НДФЛ обязательно указывается сумма перечисленного сотруднику на счет излишне удержанного НДФЛ в том отчетном периоде, в котором прошло перечисление.

Бухгалтерские записи по операциям возврата НДФЛ представляют собой корректировочные проводки – сторно Дт 70 Кт 68/НДФЛ.

Вкратце

Возврат НДФЛ сотруднику производится после того, как он будет уведомлен об излишне удержанной с доходов суммы. Возврат производится на основании заявления сотрудника, только безналичным порядком на банковский счет физлица.

При невозможности перечислить налог руководство фирмы обязано обратиться в ИФНС с заявлением об этом, с приложением соответствующих сведений по НДФЛ из регистров НУ. Игнорирование налоговым агентом обязанностей по возврату НДФЛ ведет к необходимости им уплаты дополнительных процентов за каждый день просрочки.

Трудовым законодательством предусмотрены различные виды удержаний из зарплаты. Для каждого из них указаны определенные лимиты, основания и правила. Так как видов удержаний много, работодатели пытаются это использовать для совершения неправомерных действий.

Все удержания из оплаты труда условно делятся на несколько категорий. Некоторые из них обязательные, например, НДФЛ, алименты, по исполнительным листам.

Другие же производятся по инициативе работодателя. К примеру, к ним относятся удержания излишне выплаченных сумм зарплаты.

Некоторые удержания производятся по заявлению сотрудника. В частности, к ним относится просьба работника перечислять часть дохода в банк для погашения кредита.

По удержаниям - закрытый перечень

Работодатель производит удержания из зарплаты только в случаях, установленных Трудовым кодексом и иными законами. Этот момент указан в ч. 1 ст. 137 ТК РФ.

Согласно ч. 2 ст. 137 ТК РФ удержания следующие:

возврат неотработанного аванса, выданного в счет зарплаты;
погашение неизрасходованного и невозвращенного аванса, выданного на командировку и другие случаи;
возврат сумм, излишне выданных работнику из-за счетной ошибки;
возврат сумм, признанных при рассмотрении индивидуального трудового спора и установленных в связи с виной сотрудника в невыполнении норм труда или простое.

Также основаниями для удержания из зарплаты являются ситуации, которые возникают при увольнении работника до окончания рабочего года, если он в счет него получил ежегодный отпуск. Тогда производится удержание оплаты неотработанных дней отпуска. Удержание не проводится, если сотрудника увольняют по основаниям, указанным в п. 8 ч. 1 ст. 77, подп. 1, 2, 4 ч. 1 ст. 81, подп. 1, 2, 5, 6, 7 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса.

Во всех ситуациях удержания (кроме удержания за неотработанные отпускные дни) работодатель, прежде чем издать приказ, должен убедиться (ч. 3 ст. 137 ТК РФ), что:

не прошел месячный срок, который установлен для возврата аванса, погашения задолженности или неверно рассчитанных выплат;
сотрудник не оспаривает основания и величину удержания. То есть его письменное согласие на удержание, например, заявление (Письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 30044-6-0).

Если какое-то условие не выполняется, то денежные средства можно взыскать только через судебные органы.

Внимание! По ч. 4 ст. 137 ТК РФ взыскивать излишне выплаченную зарплату можно только в случае счетной ошибки, официальном признании при индивидуальном трудовом споре вины сотрудника в невыполнении норм труда или простое, а также если зарплата выплачена излишне из-за неправомерных действий сотрудника (факт установлен в суде). В остальных случаях взыскивать излишне выплаченную зарплату запрещено.

Какие максимальные суммы удержаний из зарплаты

В ст. 138 ТК РФ указан максимальный размер удержаний в зависимости от конкретного основания. Правилом установлено, что общая величина удержаний по всем основаниям при каждой выплате зарплаты не должна быть больше 20% от размера этой зарплаты.

Однако на основании федеральных законов максимальный размер удержаний может быть до 50% от суммы зарплаты (Письмо Роструда от 16.11.2011 г. № 22-2-4852). В частности, по некоторым исполнительным документам размер может быть до 50% от суммы зарплаты (ч. 2 ст. 138 ТК РФ). Соответственно, работодатель все же может удержать с зарплаты сотрудника половину суммы.

Общее правило про 20% от суммы не относится к удержаниям из зарплаты:

при отбывании исправительных работ;
при взыскании алиментов на детей;
при возмещении вреда, причиненного здоровью третьих лиц;
при возмещении вреда третьим лицам, получившим ущерб в связи со смертью кормильца;
при возмещении вреда в связи с преступлением.

Этот перечень указан в ч. 3 ст. 138 ТК РФ — он закрытый. В данных случаях размер удержаний может быть до 70%.

Важно! Правила удержания по исполнительным документам регламентирован Законом от 02.10.2007 г. № 229-ФЗ. В п. 1 ст. 99 сказано, что размер удержания рассчитывается из суммы, которая остается после удержания налогов. Соответственно, сначала из начисленной зарплаты удерживается НДФЛ, а потом удерживается задолженность сотрудника перед работодателем, но не более 20%.

Можно ли удерживать комиссию банка

Сотрудник вправе подать заявление на перечисление зарплаты на определенный банковский счет. За обработку такого платежного поручения работодатель может платить комиссию.

В ст. 137 ТК РФ указаны основания удержания из зарплаты, и в перечне нет удержания комиссии, уплачиваемой банку за проведение платежного поручения.

Соответственно, работодатель не вправе удерживать из зарплаты данную банковскую комиссию.

Можно ли удерживать стоимость форменной одежды

Работодатели удерживают из зарплаты уволенного сотрудника стоимость невозвращенной спецодежды. Но в ст. 137 ТК РФ нет такого основания — принудительное удержание стоимости форменной одежды.

Удержать можно только в том случае, если работник сам подаст такое заявление. И при этом требуется учитывать сроки носки данной одежды.

Если указанные условия не соблюдаются, работодатель не вправе удерживать из зарплаты стоимость невозвращенной одежды при увольнении сотрудника.

Внимание! Для обеспечения мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам был запущен сервис 1С:Кабинет сотрудника.

Можно ли удержать задолженность по договору займа

Иногда работодатель заключает с сотрудниками беспроцентный договор займа. При увольнении сотрудник рассчитывает получить все суммы, предусмотренные при расторжении трудового договора.

Но иногда работодатель удерживает из суммы при увольнении ту часть, которая не возвращена работником по договору займа. При этом данный момент может указываться в заключенном договоре.

Однако если сотрудник не подает заявления на удержание этой суммы, работодатель не вправе самостоятельно принимать решение об удержании остатка займа из окончательного расчета работника при увольнении.

Можно ли удержать излишне выплаченную сумму

К примеру, работодатель выплатил премию. Но затем аннулировал приказ, а суммы премии удержал из следующей зарплаты.

Согласно ст. 137 ТК РФ излишне выплаченная зарплата не взыскивается, но при этом исключение — счетная ошибка и установленные судом неправомерные действия сотрудника. Трудовым законодательством не установлено такое основание для взыскания как аннулирование приказа о премировании.

Соответственно, данное действие работодателя по удержанию из зарплаты — незаконно, поскольку аннулирование приказа не является счетной ошибкой.

Внимание! При неправомерном удержании из зарплаты работодатель будет оштрафован трудовой инспекцией.

С выплат сотрудникам работодатель должен удерживать НДФЛ — налог на доходы физических лиц. В статье подробно расскажем о порядке расчета и уплаты НДФЛ, ставках налога, налоговых вычетах и о том, как по нему отчитываться.

Что такое НДФЛ

НДФЛ — это налог, который платят физлица почти со всех своих доходов. Если человек официально работает, работодатель выступает налоговым агентом: сам удерживает НДФЛ и выдает зарплату уже за вычетом налога.

Работодатель должен удерживать НДФЛ со всех выплат по трудовым договорам и договорам ГПХ.

Ставки НДФЛ зависят от нескольких факторов, рассмотрим их ниже более подробно. Речь пойдет только про тот НДФЛ, который нужно платить за сотрудников. НДФЛ, который ИП или другое физлицо платит за себя, — отдельная тема, его в статье касаться не будем.

Ставки подоходного налога в 2021 году

Ставка НДФЛ зависит от следующих факторов:

статуса физлица: налоговый резидент России или нет;
вида дохода;
суммы годового дохода.

НДФЛ для резидентов. Налоговые резиденты — это лица, которые находятся на территории России не менее 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд. Гражданство и место работы в РФ значения не имеют.

Большинство доходов резидентов облагается по ставке НДФЛ 13%, например зарплата. Если же доходы физлица за год превысили 5 млн рублей, то доходы свыше этой суммы будут облагаться налогом по ставке 15%.

Зарплата физлица за год — 6 млн рублей. Пока доход не достигнет 5 млн рублей, работодатель будет удерживать НДФЛ по ставке 13%, а затем — по ставке 15%.

В некоторых случаях будет повышенный налог. Так, с матвыгоды от экономии на процентах по льготному займу от работодателя придется заплатить НДФЛ по ставке 35%.

Ставки подоходного налога для резидентов

НДФЛ для нерезидентов. По общему правилу нерезидент платит 30% с доходов. В отдельных случаях могут применяться пониженные ставки.

Некоторые доходы нерезидентов облагаются по ставке НДФЛ 13%. Когда доходы физлица за год превысят 5 млн рублей, то доходы свыше этой суммы будут облагаться налогом по ставке 15%.

Ставки подоходного налога для нерезидентов

Какие выплаты не облагаются подоходным налогом

НДФЛ не нужно платить с государственных пособий, кроме больничного, материальной помощи в связи со смертью близких родственников, суточных в пределах лимитов, выходных пособий в пределах трех среднемесячных заработков. Это не весь список, полный перечень — в налоговом кодексе.

Налоговые вычеты при расчете НДФЛ

Налоговый вычет — это сумма, которая уменьшает налоговую базу. Это значит, что доход физлица можно уменьшить на сумму вычета и заплатить меньшую сумму НДФЛ.

Все вычеты применяются только к доходам налоговых резидентов, облагаемым по ставке 13%.

Вычеты по НДФЛ бывают стандартные, имущественные, социальные и профессиональные.

Если сотрудник вправе получить несколько стандартных вычетов, то применяют только один — максимальный из них. Исключение — вычет на ребенка, его предоставляют в любом случае: он суммируется, если есть другие стандартные вычеты.

Для получения вычета сотрудник пишет заявление в свободной форме и предоставляет документы, подтверждающие право на такой вычет.

Стандартные вычеты бывают на самого сотрудника и на детей сотрудника. Сотрудник может получать через работодателя такой вычет ежемесячно до того момента, пока его доход не достигнет 350 000 ₽ нарастающим итогом с начала года.

Вычеты на сотрудников положены льготным категориям граждан: например, инвалидам, участникам боевых действий, лицам, перенесшим заболевания, связанные с радиацией аварии на ЧАЭС.

Размер вычета зависит от льготной категории: например, вычет на инвалидов детства и инвалидов I и II групп — 500 ₽ в месяц, а на принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыля — 3000 ₽ в месяц.

Вычеты на ребенка могут ежемесячно получать:

каждый из родителей — не важно, в браке они или нет;
каждый из усыновителей, опекунов, попечителей;
каждый из приемных родителей.

Размер вычета — от 1400 до 12 000 ₽. Сумма зависит от того, какой ребенок по счету, от его здоровья и статуса родителя.

Ежемесячные суммы вычетов такие:

на первого и второго ребенка — 1400 ₽;
на третьего и следующих детей — 3000 ₽;
на ребенка-инвалида опекунам и попечителям — 6000 ₽;
на ребенка-инвалида родителям, усыновителям и их супругам — 12 000 ₽.

Вычет 12 000 ₽ суммируется с вычетом в зависимости от очередности ребенка-инвалида. Если он первый или второй, общая величина вычета — 13 400 ₽, а если третий или последующий — 15 000 ₽.

Чтобы получить вычет, сотрудник должен предоставить работодателю заявление и документы, который подтвердят право на вычет, например свидетельство о рождении ребенка.

Имущественный вычет может получить сотрудник, который приобрел:

квартиру или комнату;
жилой дом;
земельный участок с готовым домом или для его строительства.

Еще имущественный вычет может получить сотрудник, который купил не весь дом, квартиру или землю, а только доли в этом имуществе.

Размер вычета зависит от затрат на приобретение, но максимально — 2 000 000 ₽, за счет чего из бюджета можно вернуть 260 000 ₽ переплаты НДФЛ: 2 000 000 ₽ × 13% = 260 000 ₽.

Если объект обошелся дешевле 2 000 000 ₽, остаток переносят на следующий объект. Если дороже, вычет будет однократным.

В 2021 году Петров купил квартиру за 7 млн рублей. Это больше максимальной суммы вычета 2 млн рублей, значит, в дальнейших расчетах участвует эта сумма.

Поскольку годовой доход Петрова меньше имущественного вычета 2 млн рублей, использовать его он будет так:

800 000 ₽ в 2021 году, НДФЛ к возврату — 104 000 ₽. Остаток вычета: 2 000 000 ₽ − 800 000 ₽ = 1 200 000 ₽;

800 000 ₽ в 2022 году, НДФЛ к возврату — 104 000 ₽. Остаток вычета: 2 000 000 ₽ − 800 000 ₽ − 800 000 ₽ = 400 000 ₽;

Когда Петров купит вторую квартиру, он уже не сможет заявить вычет и вернуть переплату по налогу.

Работодатель предоставляет вычеты по уведомлению из ИФНС, которое сотрудник должен получить в налоговой и принести. Если не принес, вычета не будет. Если принес, работодатель предоставляет вычет и за предыдущие месяцы календарного года.

Социальный вычет может получить сотрудник:

за свое лечение, обучение и фитнес (с 2022 года), за лечение супруга, детей, близких родственников — не больше 120 000 ₽ в год по всем расходам;
за обучение детей, родных братьев и сестер, в том числе неполнородных, — не больше 50 000 ₽ на каждого ребенка.

Если лечение входит в специальный перечень правительства, вернуть можно 13% от всей потраченной суммы без ограничений суммы вычета.

Сотрудник должен получить в налоговой уведомление для вычета и принести его работодателю. Тогда работодатель предоставит вычеты в том числе и за предыдущие месяцы календарного года.

Профессиональные вычеты могут получить исполнители работ, услуг по договорам ГПХ и получатели авторских вознаграждений.

Размер профессионального вычета зависит от вида договора, по которому он предоставляется.

При выплате доходов по гражданско-правовым договорам исполнителю предоставляют профессиональный налоговый вычет в размере документально подтвержденных расходов, связанных с выполнением работ или оказанием услуг.

По авторскому вознаграждению размер вычета такой:

если получатель дохода может подтвердить свои затраты документами, то вычет предоставляют в размере затрат;
если получатель дохода не может подтвердить затраты или они меньше фиксированной суммы, то вычет предоставляют в фиксированной сумме.

Сумма вычета зависит от вида авторского вознаграждения. Чтобы получить вычет, получатель дохода должен предоставить работодателю заявление.

Алгоритм расчета подоходного налога с зарплаты в 2021 году

Работодателям нужно рассчитывать НДФЛ по такому алгоритму:

1. Рассчитать налоговую базу по НДФЛ — на каждую дату получения дохода нарастающим итогом с начала года. В налоговую базу включают зарплату, премии, выплаты по договорам ГПХ.

2. Полученную сумму доходов сотрудника нужно уменьшить на предоставленные ему с начала года вычеты по НДФЛ.

3. Рассчитать налог по формуле:

4. Рассчитать НДФЛ, который нужно удержать на дату выплаты дохода сотрудника:

Рассмотрим на примере. Допустим, зарплата руководителя отдела продаж Ильина — 100 000 ₽ в месяц. Ему положен вычет на ребенка. Он предоставляется, только пока доход не достигнет 350 000 ₽, поэтому начиная с четвертого месяца — апреля — этого вычета уже не будет.

Зарплату и вычеты на ребенка считаем нарастающим итогом.

Показатель	Расчет
НДФЛ к удержанию на дату выплаты дохода в январе	(100 000 ₽ − 1400 ₽) × 13% = 12 818 ₽
НДФЛ к удержанию на дату выплаты дохода в феврале	(200 000 ₽ − 2800 ₽) × 13% − 12 818 ₽ = 12 818 ₽
Исчисленный НДФЛ с начала года к апрелю	38 454 ₽
НДФЛ к удержанию на дату выплаты дохода в апреле	400 000 ₽ × 13% − 38 454 ₽ = 13 546 ₽

В следующем году Ильина повысили до коммерческого директора, теперь его зарплата — 550 000 ₽ в месяц. Вычет на ребенка ему не положен, потому что доход превышает лимит по вычету уже в январе. А в десятом месяце — октябре — его доход превысит 5 млн рублей, и НДФЛ бухгалтер будет считать по повышенной ставке.

Показатель	Расчет
НДФЛ к удержанию на дату выплаты дохода в январе	550 000 ₽ × 13% = 71 500 ₽
НДФЛ к удержанию на дату выплаты дохода в феврале	1 100 000 ₽ × 13% − 71 500 ₽ = 71 500 ₽
Исчисленный НДФЛ с начала года к октябрю	643 500 ₽
НДФЛ к удержанию на дату выплаты дохода в октябре	5 000 000 ₽ × 13% + (5 500 000 ₽ − 5 000 000 ₽) × 15% − 643 500 ₽ = 81 500 ₽
Исчисленный НДФЛ с начала года к ноябрю	725 000 ₽
НДФЛ к удержанию на дату выплаты дохода в ноябре	5 000 000 ₽ × 13% + (6 050 000 ₽ − 5 000 000 ₽) × 15% − 725 000 ₽ = 82 500 ₽

С ноября и до конца года с зарплаты Ильина будут удерживать подоходный налог 82 500 ₽ — по ставке 15%. Это на 11 000 ₽ больше, чем удерживали по ставке 13%.

Как удержать и перечислить НДФЛ

Когда работодатель рассчитал НДФЛ, нужно удержать и перечислить его в бюджет. При этом важны три даты:

дата, когда возникает доход;
день, когда нужно удержать НДФЛ;
срок уплаты НДФЛ.

Дата, когда возникает доход. Дата получения дохода зависит от вида выплаты.

Когда доход может считаться полученным

Вид дохода	Дата, когда возникает доход
Аванс	Последний день месяца, в котором выплачен аванс.

День, когда нужно удержать НДФЛ, зависит от вида дохода и от того, как его выплатили.

Форма дохода	Когда удерживать НДФЛ
В денежной форме	В тот же день, когда человек получил деньги на счет или из кассы
В натуральной форме или в виде материальной выгоды	В день ближайшей денежной выплаты этому сотруднику, из которой можно удержать налог. Удержать можно не более 50% от выплаты

НДФЛ удерживают в целых рублях. Если рассчитанная сумма налога будет с копейками, то сумму до 50 копеек отбрасывают, а 50 копеек и более округляют до полного рубля.

Если удержать налог из дохода сотрудника невозможно, то компания или ИП обязаны об этом уведомить налоговую. Сделать это надо не позднее 1 марта года, следующего за истекшим годом. То есть за 2021 год — до 1 марта 2022 года.

Срок уплаты НДФЛ. Срок уплаты зависит от вида дохода. С зарплаты и премий НДФЛ нужно перечислить не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода налогоплательщику. А вот с отпускных и больничных крайний срок уплаты налога — последнее число месяца, в котором выплатили доход.

Если срок уплаты НДФЛ выпал на выходной, праздничный или нерабочий день, перечислить налог нужно в следующий за ним рабочий день.

В какую налоговую перечислить НДФЛ

Куда уплачивать НДФЛ, зависит от налогооблагаемого дохода и от того, кто именно перечисляет налог — компания или предприниматель.

Компания перечисляет НДФЛ в налоговую, в которой стоит на учете.

Как ИП перечисляет НДФЛ за сотрудников

Система налогообложения ИП	Куда перечислять НДФЛ
ОСН или УСН	В налоговую по месту жительства ИП. Не важно, где предприниматель ведет деятельность
Патент	В налоговую по месту жительства, если патент получен в регионе места жительства.

Если патент получен в другом регионе, тогда:

Если не получается определить, какая часть зарплаты относится к определенному виду деятельности, то считают так: долю налога с зарплаты сотрудника берут пропорционально доле доходов по каждому виду деятельности в общем объеме поступлений.

Например, ИП Кондратьев получил доход 1 млн рублей. По деятельности на УСН — 800 000 ₽ и по деятельности на патенте в другом регионе — 200 000 ₽.

Менеджер Белов работает у ИП Кондратьева.

Получается, 20 800 ₽ ИП должен перечислить по месту жительства, а 5200 ₽ — по месту ведения деятельности на патенте.

Как отчитаться по НДФЛ

Налоговые агенты ежеквартально сдают в налоговую расчет 6-НДФЛ. В нем показывают все доходы, с которых налоговый агент исчислил НДФЛ. Например, зарплату сотрудников и доходы по гражданско-правовым договорам. 6-НДФЛ за 2021 год нужно сдавать по новой форме, документ вступит в силу с 1 января 2022 года.

Сроки сдачи 6-НДФЛ:

за первый квартал — до 30 апреля;
за полугодие — до 31 июля;
за 9 месяцев — до 31 октября;
за год — до 1 марта следующего года.

Если с начала года не начислялись и не выплачивались доходы физлицам, то формально налоговым агентом компания или ИП не является и подавать нулевой расчет 6-НДФЛ не нужно. Но если в предыдущие годы подавали расчет, налоговая будет ожидать его и в текущем, а за непредставление может заблокировать счет. Поэтому нулевой 6-НДФЛ лучше сдать.

Если у работодателя более 10 сотрудников, которые получали выплаты, 6-НДФЛ нужно сдавать в электронном виде. Если 10 человек или меньше — отчитаться можно как электронно, так и на бумаге.

Пример заполнения раздела 2 расчета 6-НДФЛ, где указывают доходы по ставке 13%

Что будет, если не платить НДФЛ

Если работодатель не удержит НДФЛ и вовремя не перечислит налог в бюджет, его могут оштрафовать и начислить пени. Штраф — 20% от суммы неуплаченного налога. Сам налог тоже взыщут.

Еще могут оштрафовать тех, кто сдает отчетность по НДФЛ не вовремя или с ошибками:

за не вовремя представленный расчет — 1000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки, а при просрочке более 20 рабочих дней налоговая может заблокировать расчетные счета компании или ИП;
за неправильные сведения в 6-НДФЛ — 500 ₽ за каждый документ;
за расчет, представленный неправильным способом — 200 ₽.

Должностное лицо — директора или бухгалтера — могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 ₽, если он не представил сведения в налоговую, представил их не полностью или с ошибками.

Для должностных лиц малых и средних компаний и предпринимателей за первое нарушение предусмотрена замена штрафа на предупреждение.

Работодатель может избежать штрафа за занижение НДФЛ. Для этого ему нужно сначала уплатить налог и пени, а затем подать уточненный расчет. Уточнить расчет нужно раньше, чем налоговая сообщит об ошибке или назначит выездную проверку.

Работники всегда с неприятием относятся к любым видам удержаний из их заработной платы, особенно если они осуществляются по инициативе работодателя. Выделим четыре момента, в которых чаще всего ошибаются организации, производящие удержания. В частности, перечень оснований, сроки, размеры и порядок оформления.

Н ачисляя работнику заработную плату, всегда следует помнить не только о ее размере, но и о грамотно произведенных удержаниях. Перечислим основные правила, которые должен знать любой работодатель, удерживая зарплату сотрудников по своей инициативе.

Все удержания можно классифицировать следующим образом:

основные (НДФЛ, по исполнительным листам);
по инициативе работодателя (за неотработанный аванс, материальный ущерб и т.д.);
по инициативе работника (по заявлению работника).

Данная классификация представлена в такой последовательности, в каком порядке следует производить удержания. В статье остановимся на удержаниях, производимых по инициативе работодателя. Чтобы не допустить ошибок и не нарушить трудовое законодательство, разберем основные правила, которые в обязательном порядке должен знать и соблюдать работодатель.

Правило 1. Удержания из зарплаты производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами

для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в иную местность, а также в других случаях;
для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, - за неотработанные дни отпуска.

В указанном случае имеются ограничения - удержания в возмещение неотработанных дней отпуска не производятся, если работник увольняется по следующим основаниям:

отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
ликвидация или сокращение численности или штата (п. 1, 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
восстановление на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
признание работника нетрудоспособным (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
смерть работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих осуществлению трудовой деятельности (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

Перечень оснований, позволяющих работодателю произвести удержания по своей инициативе, закрытый и расширительному толкованию не подлежит. Например, нельзя удержать из заработной платы работника излишне выплаченные ему суммы в связи с неверным толкованием нормативных правовых актов.

Несмотря на то что основания для удержания имеются, работодателю следует получить с работника согласие на него. Если последний против, даже при условии, что основание указано в ст. 137 ТК РФ, то производить удержание неправомерно. Данный вопрос работодателю придется решать в суде. Исключением, когда согласие работника не требуется, является удержание сумм за неотработанные дни отпуска.

Также трудовое законодательство разрешает работодателю в определенных случаях удержать из заработной платы работника причиненный организации материальный ущерб (ст. 238 ТК РФ).

Правило 2. Работодатель может произвести удержания только в определенные трудовым законодательством сроки

Выше рассматривались случаи, когда работодатель может производить удержания из заработной платы работника. Обратите внимание, что для каждого из них есть ограничения.

В Таблице 1 перечислим сроки, которые работодатель должен соблюдать.

Обратите внимание: если работодатель в течение месяца не оформит и не произведет удержания по основаниям ст. 137 ТК РФ (возврат аванса, погашение задолженности, неправильно рассчитанные выплаты), то ему придется решать вопрос об удержании через суд.

В случае с материальным ущербом также есть ограничения: если сумма ущерба превышает месячный средний заработок работника и при этом истек месячный срок, то удержание возможно произвести только на основании судебного решения.

Правило 3. Следует соблюдать размеры удержаний, установленные законодательством

Согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. Также не следует забывать о нормах ч. 1 ст. 99 ТК РФ: размер удержания из заработной платы исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов. Рассмотрим данный вопрос на примере, рассчитав предельную сумму, которую можно удержать из заработной платы за месяц.

Пример 1. Расчет предельной суммы, возможной к удержанию за месяц

Менеджеру Климову А.Н. 10 августа был выдан аванс на командировочные расходы в размере 9000 рублей. Согласно авансовому отчету, который был сдан в бухгалтерию 14 августа, указанный работник 5000 рублей не израсходовал. Данная сумма Климовым возвращена не была. 25 августа работодатель издал приказ об удержании из его заработной платы суммы невозвращенного аванса.

Бухгалтер начислила указанному работнику заработную плату за август в размере 12 900 рублей. Работник согласен на удержание.

Определим предельный размер, который возможно удержать из заработной платы сотрудника за август по причине невозвращенного аванса:

Рассчитаем сумму НДФЛ: 12 900 × 13% = 1677 руб.
Установим предельный размер удержания: (12 900 - 1677) × 20% = 2244 руб. 60 коп.

То есть за август из заработной платы Климова А.Н. максимально можно удержать невозвращенный аванс в сумме не более 2244 руб. 60 копеек.

Оставшаяся сумма 2755 руб. 40 коп. (5000 - 2224,6) будет удержана в следующих месяцах.

А если работник увольняется и последней заработной платы не хватает, чтобы полностью удержать невозвращенный аванс? Как быть в данной ситуации?

В указанном случае возможны два варианта:

Договориться с работником о добровольном возврате оставшейся суммы неизрасходованного аванса.
Обратиться в суд, если сотрудник отказывается в добровольном порядке возместить невозвращенные суммы.

Имейте в виду: предельный размер удержаний может быть увеличен.

Согласно ч. 1 ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы в случаях, предусмотренных федеральными законами, не может превышать 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Так, максимальный размер удержания, равный 50%, будет в случае, если с работника следует удержать одновременно сумму по исполнительному листу, скажем, на взыскание с работника в возмещение непогашенного кредита, а также невозвращенный аванс, выданный на командировочные расходы.

Рассмотрим на примере порядок определения предельного размера при удержании по нескольким основаниям: не возвращенный в срок аванс, выданный на командировочные расходы, и взыскание по исполнительному листу.

Пример 2. Расчет предельного размера при удержании по нескольким основаниям

Аудитору Кочкину А.П. 5 августа был выдан аванс на командировочные расходы в размере 8000 рублей. Согласно авансовому отчету, который был сдан в бухгалтерию 10 августа, указанный работник 4000 рублей не израсходовал. Данная сумма Кочкиным А.П. возвращена не была.

Также 10 августа в организацию поступил исполнительный лист на взыскание с Кочкина в возмещение непогашенного в срок кредита (сумма возмещения 5000 рублей).

Бухгалтер начислил указанному работнику заработную плату за август в размере 15 500 рублей. Работник на удержание согласен.

Определим предельный размер, который возможно удержать из заработной платы за август:

1. Рассчитаем сумму НДФЛ: 15 500 × 13% = 2015 рублей.

2. Установим предельный размер удержаний за август. Согласно ч. 1 ст. 138 ТК РФ предельный размер удержаний в данном случае не может превышать 50%: (15 500 - - 2015) × 50% = 6742 руб. 50 коп.

Из указанной суммы по инициативе работодателя (за не возвращенный в срок аванс) можно удержать: 15 500 × 20% = 3100 руб.

3. Определяем сумму, которую правомерно удержать из заработной платы работника за август:

6742,5 - 5000 = 1742,5 руб. (меньше 3100 руб.);

4000 - 1742,5 = 2257 руб. 50 коп. - указанную сумму не возвращенного в срок аванса можно удержать только в следующем месяце.

То есть из заработной платы за август правомерно удержать следующие суммы:

размер взыскания по исполнительному листу - 5000 руб.;
не возвращенный в срок аванс, выданный на командировочные расходы, - 1742 руб. 50 коп.

при отбывании исправительных работ;
при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей;
при возмещении вреда, причиненного работником здоровью другого лица;
при возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца;
при возмещении ущерба, причиненного преступлением.

Правило 4. Удержания должны быть правильно оформлены

Чтобы удержать из заработной платы работника суммы по основаниям, указанным в ст. 137 ТК РФ, работодателю следует издать приказ об этом. Установленной законодательством формы приказа нет, поэтому работодатель форму приказа разрабатывает самостоятельно. Приказы следует издать в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возврата неотработанного аванса, сумм, рассчитанных с ошибкой, погашения задолженности.

При удержании в возмещение сумм за неотработанные дни отпуска приказ выпускать не обязательно.

Если речь идет об удержании сумм в погашение материального ущерба, то также следует придерживаться месячного срока. То есть приказ выпускается не позднее одного месяца со дня окончания установления работодателем размера причиненного работником ущерба (см. Пример 3).

Перед этим, как мы уже говорили, работодателю следует получить отработника согласие на удержание (исключение - возмещение сумм за неотработанные дни отпуска). Для фиксации получения согласия можно предложить несколько вариантов:

составить уведомление об удержании, в котором предусмотреть графу о согласии работника;
попросить работника составить заявление о том, что он не возражает против удержания (Пример 4);
предусмотреть в приказе отметку о согласии на удержание.

Пример 3. Приказ об удержании

Пример 4. Заявление работника о том, что он не возражает против удержания из зарплаты

В заключение напомним, что за необоснованные удержания организация может быть оштрафована по статье 5.27 КоАП РФ.

Читайте также: