Методы изучения дисциплины организации работы архива в суде
Обновлено: 28.04.2024
от 24 января 2020 года N 11
Об утверждении Инструкции по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи
(с изменениями на 17 февраля 2021 года)
В целях установления единого порядка организации хранения документов (электронных документов), образующихся в процессе деятельности аппарата мирового судьи Кировской области, на основании постановления Совета судей Кировской области от 20.12.2019 N 136:
1. Утвердить и ввести в действие с 01.02.2020 Инструкцию по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи (далее - Инструкция по архиву) согласно приложению.
2. Отделу государственной гражданской службы и кадров, судебной аналитики довести Инструкцию по архиву до сведения мировых судей и работников их аппаратов.
Министр юстиции
Кировской области
М.С.ФИНЧЕНКО
ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ АРХИВА И ФОРМИРОВАНИЮ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА В АППАРАТЕ МИРОВОГО СУДЬИ
1. Общие положения
1.2. Инструкция по архиву разработана в целях установления единого порядка организации хранения документов (электронных документов), образующихся в процессе деятельности аппарата мирового судьи, и предназначена для оказания методической помощи по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи, обязательна для исполнения мировыми судьями и их аппаратами.
1.3. Инструкция по архиву предлагает порядок: составления описей дел (описей электронных дел); оформления судебных дел и иных документов к последующему хранению в архиве и их передачи в архив; проведения экспертизы ценности документов; определения сроков хранения дел и отбора документов на уничтожение; перевода документов в электронный вид; составления научно-справочного аппарата; ведения учета архивных дел; проверки наличия и состояния архивных дел; организации использования архивных дел; обеспечения сохранности архивных дел; передачи архивных дел на хранение в государственный архив.
1.4. Организация учета, комплектования, использования и хранения электронных дел и документов осуществляется при наличии технической возможности.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию учета, комплектования, использования и хранения документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
1.6. Согласование (утверждение) номенклатуры дел судебного участка, описей дел и других документов судебного участка с экспертно-проверочной комиссией Кировского областного государственного бюджетного учреждения "Центральный государственный архив Кировской области" (далее - ЭПК архивного учреждения) осуществляется при наличии соответствующего договора.
При отсутствии соответствующего договора документы на хранение в государственный архив не передаются и хранятся в архиве судебного участка. Номенклатура дел судебного участка, описи дел постоянного хранения, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются экспертной комиссией министерства юстиции Кировской области (далее - ЭК министерства юстиции Кировской области).
1.7. Для целей настоящей Инструкции по архиву используются следующие термины и определения:
архивные документы - документы суда, переданные в установленном порядке на хранение в архив суда;
дело (электронное дело) - совокупность документов (электронных документов), сформированных в соответствии с номенклатурой дел;
единица хранения электронных документов - контейнер электронного документа;
контейнер электронного документа - упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные;
метаданные - данные, описывающие контекст, содержание, структуру электронного документа, а также процессы управления им на протяжении его жизненного цикла;
машинный носитель информации - любое техническое устройство либо физическое поле, предназначенное для фиксации, хранения, накопления, преобразования и передачи компьютерной информации;
миграция (электронных документов) - перемещение документов из одной системы или одного носителя в другую систему или на другой носитель с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и пригодности их для использования;
физически обособленный материальный носитель - материальный носитель, предназначенный для записи, хранения вне информационной системы и воспроизведения информации в цифровой форме (диски, дискеты, флеш-карты);
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Иные термины и понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
2. Составление описей дел (описей электронных дел) на судебные дела (наряды) постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и их представление на утверждение
2.1. Опись дел (опись электронных дел) - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри документального фонда и их учета. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Опись дел (опись электронных дел) составляется на основе номенклатуры дел. Номенклатура составляется на каждый год не позднее 1 декабря предшествующего года на основании изучения содержания документов, образующихся в процессе деятельности судебного участка.
Индивидуальная номенклатура дел мирового судьи оформляется в соответствии с приложением к Примерной номенклатуре и утверждается мировым судьей.
Сроки хранения дел, установленные Примерной номенклатурой, являются обязательными для всех мировых судей.
2.2. На гражданские, уголовные, административные дела, дела (наряды) общего делопроизводства постоянного хранения, временного срока хранения заводятся отдельные описи (приложения NN 1, 2, 3, 4 к Инструкции по архиву).
Аналогичные описи составляются на электронные дела.
2.3. Для учета дел временного (до 10 лет) срока хранения рекомендуется вести отдельные описи дел в электронном виде, аналогичные описям дел временных сроков хранения (свыше 10 лет) (приложения NN 2, 4 к Инструкции по архиву).
При уничтожении таких дел в графе "Примечание" проставляется соответствующая отметка со ссылкой на акт об уничтожении дела.
2.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся под отдельным порядковым номером;
графы заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;
графа "Примечание" используется для отметок о приеме (передаче) дел, особенностях физического состояния, о наличии копий и другое.
2.5. Каждая опись дел ведется с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет. Номера по порядку в годовом разделе описи дел должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года.
Законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения.
2.6. После внесения дела в опись дел на его обложке рядом с пометкой "постоянно" проставляются номер описи и номер дела по описи.
2.7. В случае обнаружения новых дел, не внесенных в описи дел, такие дела вносятся в указанные описи под литерными номерами.
Внесение изменений в годовые разделы описи дел после их утверждения ЭПК архивного учреждения допускается только на основании соответствующих решений экспертной комиссии судебного участка мирового судьи и ЭПК архивного учреждения.
2.8. После каждого поступления или выбытия документов (утрата, обнаружение неучтенных документов) составляется новая итоговая запись к описи дел, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
2.9. Законченная опись дел вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.
Каждая законченная опись дел, том описи дел должны иметь лист-заверитель.
2.10. При наличии в архиве двух и более описей дел ведется реестр описей дел (приложение N 5 к Инструкции по архиву).
Описи дел вносятся в реестр описей дел в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.
2.11. Формирование электронной описи дел осуществляется на основе электронной номенклатуры в автоматизированном режиме. При этом "фильтром" для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения).
В электронной описи дел содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов.
Читайте также: